Постановление Губернатора Астраханской области от 4 мая 2005 г. N 309 "Об Инструкции по делопроизводству в администрации Губернатора Астраханской области"

1. Общие положения

 

1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации Губернатора Астраханской области (далее - Инструкция) определяет единую систему делопроизводства и организации работы с документами в администрации Губернатора Астраханской области (далее - администрация) в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности Губернатора и Правительства Астраханской области.

Инструкция разработана в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 N 68, ГОСТР 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов".

1.2. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Автоматизированные технологии обработки документов, применяемые в администрации, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.

1.3. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в администрации осуществляются управлением делопроизводства администрации Губернатора Астраханской области (далее - управление делопроизводства администрации).

1.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации (далее - структурное подразделение) возлагается на их руководителей. Ведение делопроизводства в структурном подразделении осуществляет определенный руководителем работник.

1.5. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех государственных гражданских служащих Астраханской области, работающих в администрации (далее - работники администрации).

Работники администрации несут ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.

1.6. Передача документов (копий документов) представителям средств массовой информации осуществляется только начальником управления пресс-службы и информационной политики администрации - пресс-секретарем Губернатора области.

В иных случаях в связи со служебной необходимостью передача документов (копий документов) органам государственной власти и организациям допускается с разрешения руководителя администрации и начальника управления делопроизводства администрации.

1.7. При работе с документами в администрации не разрешается вносить в них исправления, делать пометки, за исключением случаев, предусмотренных настоящей Инструкцией.

1.8. Работа с документами вне служебных помещений запрещается.

1.9. При увольнении или переходе на другую работу работник должен сдать все числящиеся за ним документы ответственному за ведение делопроизводства.

1.10. В случае утраты документов руководитель структурного подразделения, исполнительного органа государственной власти Астраханской области, руководитель соответствующего секретариата обязаны проинформировать начальника управления делопроизводства администрации и провести служебное расследование. Результаты расследования и соответствующие предложения представляются руководителю администрации.

1.11. Порядок работы с секретными документами и документами с грифом "Для служебного пользования" установлен специальными инструкциями.

2. Документация в администрации

 

2.1. Деятельность Губернатора Астраханской области и Правительства Астраханской области (далее - Губернатор, Правительство) обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих ее документационную базу.

В пределах своих полномочий Губернатор издает постановления и распоряжения Губернатора Астраханской области (далее - постановления и распоряжения Губернатора). Правительство по вопросам своей компетенции принимает постановления и распоряжения Правительства Астраханской области (далее - постановления и распоряжения Правительства).

2.2. Постановлениями оформляются решения Губернатора и Правительства нормативного характера, то есть предписания, рассчитанные на постоянные или многократные действия.

Постановлениями Губернатора оформляются решения о назначении или освобождении от занимаемой должности руководителей структурных подразделений, исполнительных органов государственной власти Астраханской области.

В форме распоряжений принимаются решения Губернатора и Правительства по оперативным, организационным, кадровым вопросам.

2.3. Руководитель администрации издает приказы по администрации, в том числе о назначении на должность и освобождении от должности.

3. Общие требования к составлению и оформлению документов

 

3.1. При оформлении и составлении служебных документов должны соблюдаться требования, обеспечивающие юридическую силу документов.

Подготовка служебных документов должна производиться в соответствии с требованиями основных положений Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, ГОСТР 6.30-2003.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовой редактор Microsoft Word версии от 6.0 и выше с использованием шрифта Times New Roman Cyr размером 14, 12 (для оформления табличных материалов) через одинарный интервал.

3.2. Обязательными реквизитами всех документов являются: наименование вида документа, заголовок к тексту, дата документа, номер, текст, визы, подпись, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

3.3. Постановления, распоряжения, приказы и служебные письма оформляются на соответствующих гербовых бланках (требования к бланкам, пункты 14.1 - 14.9) (приложения N 1-11).

3.4. Вид документа.

Наименование должно быть на каждом виде документа, кроме письма. Оно обусловливает особенности изложения содержания и построения текста, помогает определить назначение документа (постановление, распоряжение, приказ, акт, инструкция и т.д.).

3.5. Заголовок к тексту документа.

Заголовок составляется к любому документу формата А4 (210 x 297 мм) независимо от его назначения.

Заголовок должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста.

Формулировать заголовок рекомендуется, отвечая на вопрос "о чем". Если в документе отражено несколько вопросов, заголовок может формулироваться обобщенно.

Заголовок не проставляется на документах, текст которых печатается на формате А5, а также на извещениях, телефонограммах, телеграммах.

3.6. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания, утверждения; для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события; датой издания (принятия) постановления, распоряжения, приказа является дата их подписания руководителем. Документы, изданные двумя и более органами государственной власти, должны иметь одну дату.

Датой вступления в силу распорядительного документа считается дата подписания, если иное не указано в самом документе.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год, например: дату 5 января 2003 года следует оформлять 05.01.2003.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 01 марта 2003 года.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются (визы, резолюции, отметки о регистрации).

3.7. Адресование документа.

3.7.1. В качестве адресата могут быть органы государственной власти, организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица. Адресат печатается в правом верхнем углу документа. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

Министерство

сельского хозяйства

Астраханской области

3.7.2. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией, например:

Заместителю

председателя Правительства

Астраханской области -

министру строительства

и дорожного хозяйства

Астраханской области

Т.Д. Мухатову

3.7.3. Если документ отправляют в несколько органов государственной власти, местного самоуправления, однородных организаций или в несколько структурных подразделений одного органа государственной власти, то их следует указать обобщенно, например:

Руководителям органов

местного самоуправления

городов и районов области

3.7.4. В состав реквизита "адресат" при необходимости может входить почтовый; адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной почтовыми правилами. Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатом не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа. Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения, постоянным корреспондентам.

3.7.5. Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение

"Всероссийский научно-

исследовательский институт

документоведения и

архивного дела"

ул. Профсоюзная, д. 12,

Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию, инициалы, почтовый адрес получателя, например:

Петрову И.А.

ул. С. Здоровцева, д. 10, кв. 15,

г. Астрахань, 414040

3.8. Текст документа.

3.8.1. Текст документа должен быть кратким, четким, не допускающим различных толкований и состоящим, как правило, из двух основных частей. В первой части излагается причина (основание) составления документа, во второй части излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы.

В отдельных случаях текст постановлений и распоряжений Губернатора и Правительства, приказов может содержать одну распорядительную часть без преамбулы.

3.8.2. Доклады, справки, положения, обзоры, отчеты и т.д., содержащие информацию по различным вопросам, делятся на разделы. Разделы должны иметь заголовки, выражающие существо содержания.

3.8.3. При необходимости разделения текста на составные части (разделы, подразделы, пункты) их следует нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруются в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и подраздела, разделенных точкой. Пункты нумеруются в пределах раздела, если нет подразделов. Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела, пункта, разделяемых точками, например: 1.1.3. В качестве образца может служить нумерация настоящей Инструкции. Допускается также сквозная нумерация составных частей текста арабскими цифрами.

3.8.4. Особенностями языка служебного документа являются: замена сложных предложений простыми; использование прямого порядка слов в предложении; употребление в распорядительных документах глаголов неопределенной формы, например: "утвердить", "назначить", "обязать", "рекомендовать", "отменить", "выделить" и т.д.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации, автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

3.8.5. В постановлениях Губернатора, приказах руководителя администрации текст излагается от первого лица единственного числа (постановляю, приказываю).

В постановлениях Правительства текст излагается от третьего лица единственного числа (Правительство, Астраханской области постановляет).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("постановили", "решили", "приказываем").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности исполнительных органов государственной власти, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав управления входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

от третьего лица единственного числа ("Правительство Астраханской области не возражает", "управление считает возможным").

3.9. Приложения к документам.

Приложения дополняют, разъясняют, детализируют отдельные положения основного документа.

Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты: наименование вида документа, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметки о согласовании, утверждении и т.д.

Если документ имеет приложения, названные в тексте, после текста делается отметка, которая включает в себя сведения о количестве листов приложения и количестве прилагаемых экземпляров, например:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если в документе приложения информационно-справочного характера не названы, то их наименования необходимо перечислить после текста с указанием количества листов каждого приложения и количества экземпляров, например:

Приложения: 1. Штатное расписание на 3 л. в 2 экз.

2. Пояснительная записка к штатному расписанию

на 4 л. в 2 экз.

При наличии приложений в распорядительных документах (постановлениях, распоряжениях, приказах) ссылка на приложения дается в тексте документа. При этом в правом верхнем углу первого листа приложения делается отметка с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

При наличии нескольких приложений к распорядительному документу на них проставляется порядковый номер, например:

 

Приложение N 2

к постановлению Губернатора

Астраханской области

от 05.06.2005 N 310

 

Приложение N 3

к постановлению Правительства

Астраханской области

от 03.03.2005 N 12-П

 

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметка о наличии приложений имеет следующее оформление:

Приложение: на 3 л. в 4 экз. в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, например:

Приложение: брошюра в 3 экз.

3.10. Согласование документа.

Согласование является способом предварительного рассмотрения и оценки проекта документа. Согласование проектов документов проводится при необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам. Согласование может проводиться как в администрации, ее структурных подразделениях, так и вне ее.

Внутреннее согласование проекта распорядительного документа оформляется в виде визы.

3.10.1. Виза включает в себя личную подпись визирующего и дату согласования. При необходимости могут быть указаны должность визирующего, дата и расшифровка его подписи (инициалы и фамилия), например:

Министр социального

развития и труда

Астраханской области (личная подпись) Э.М. Володин

15.02.2005

3.10.2. Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа распорядительного документа.

Служебные письма и другие отправляемые документы визируются на копиях, остающихся в администрации, на лицевой стороне последнего листа.

3.10.3. Внешнее согласование.

Внешнее согласование можно оформлять грифом согласования, справкой согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа. Гриф согласования включает в себя следующие элементы: слово СОГЛАСОВАНО (печатается прописными буквами), полное наименование должности и название органа исполнительной власти, организации, личную подпись, инициалы и фамилию лица, с которым документ согласовывается, дату согласования, например:

Согласовано

Вице-губернатор - председатель

Правительства Астраханской области

 

(личная подпись) К.А. Маркелов

10.03.2005

Если согласование производится коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется следующим образом:

Согласовано

Протокол заседания

коллегии министерства

культуры Астраханской

области

от 23.09.2005 N 7

или

Согласовано

Письмо Государственной

архивной службы России

от 18.09.2005 N 02-4/89

3.10.4. Гриф согласования располагают ниже реквизита "подпись" или на отдельном листе согласования. Если содержание документа затрагивает интересы нескольких органов государственной власти, организаций, то согласование может быть на отдельном листе согласования, на документе делается запись: "Лист согласования прилагается".

3.11. Подписание документа.

Подпись - обязательный реквизит документа. Подлинники постановлений и распоряжений Губернатора, постановлений Правительства подписывает Губернатор, в его отсутствие - вице-губернатор - председатель Правительства или один из его заместителей, исполняющий обязанности Губернатора. Подлинники распоряжений Правительства подписывает Губернатор или вице-губернатор -председатель Правительства.

3.11.1. Документы, направляемые в федеральные органы государственной власти, подписывает Губернатор, в его отсутствие - вице-губернатор - председатель Правительства или один из его заместителей, исполняющий обязанности Губернатора.

Заместители председателя Правительства подписывают документы, направляемые в министерства и ведомства, а также в подведомственные и другие организации в соответствии с их компетенцией.

3.11.2. Доклады, докладные записки, справки, документы справочного или аналитического характера могут подписываться исполнителем (руководителем структурного подразделения, исполнительного органа государственной власти области), если разрешаемые при этом вопросы не выходят за пределы его полномочий.

3.11.3. В состав реквизита "подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Руководитель агентства

по физической культуре и спорту

Астраханской области (личная подпись) В.П. Макаров

или

Руководитель агентства (личная подпись) В.П. Макаров

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например: (на бланке управления делами)

Управляющий делами (личная подпись) В.И. Сизов

Главный бухгалтер (личная подпись) Г.В. Гордеева

3.11.4. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Губернатор Председатель Государственной

Астраханской области Думы Астраханской области

(личная подпись) А.А. Жилкин (личная подпись) П.П. Анисимов

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии (личная подпись) Н.П. Веселов

Члены комиссии: (личная подпись) К.Н. Артемьев

(личная подпись) С.М. Куликов

(личная подпись) С.Н. Матвеев

3.11.5. Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица. При этом необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ, и его фамилию. Не допускается ставить предлог "за", надпись от руки "зам." или косую черту перед наименованием должности.

3.12. Утверждение документа.

Утверждение - особый способ удостоверения документа после его подписания, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг исполнительных органов государственной власти области, организаций, должностных лиц.

3.12.1. Утверждение производится двумя способами: грифом утверждения или изданием соответствующего распорядительного документа (постановления, распоряжения, приказа). Оба способа имеют одинаковую юридическую силу.

3.12.2. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.

3.12.3. Если документ утверждается конкретным должностным лицом, то гриф утверждения состоит, из следующих элементов: слова Утверждаю, наименования должности, личной подписи, инициалов и фамилии лица, утверждающего документ, даты утверждения. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Слова Утверждено и Утверждаю печатаются прописными буквами:

Утверждаю

Губернатор

Астраханской области

(личная подпись) А.А. Жилкин

18.02.2005

3.12.4. Если документ утверждается распорядительным документом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова Утвержден (Утверждены, Утверждена, Утверждено), названия распорядительного документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

Утвержден

постановлением

Губернатора

Астраханской области от

от 31.01.2005 N 40

3.13. Резолюция.

3.13.1. Резолюция - это краткое указание по исполнению документа. Резолюция проставляется на документе Губернатором, вице-губернатором - председателем Правительства, заместителями председателя Правительства, руководителем администрации, руководителями исполнительных органов государственной власти области и включает фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:

Клыканову А.Б.

Прошу подготовить проект

постановления к 05.05.2005.

(личная подпись) А.А. Жилкин

10.03.2005

3.13.2. Резолюция проставляется на лицевой стороне первого листа документа на свободном месте между адресатом и текстом документа или на специальных карточках-поручениях.

Резолюция по выполнению указов, распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, других правовых актов Российской Федерации ставится только на специальных карточках-поручениях.

3.13.3. При наличии нескольких фамилий в резолюции указывается ответственный исполнитель. Если нет таких указаний, то должностное лицо, названное в резолюции первым, является ответственным за исполнение документа.

4. Подготовка и оформление проектов постановлений
и распоряжений Губернатора

 

4.1. Подготовка и оформление проектов постановлений и распоряжений Губернатора производится структурными подразделениями, исполнительными органами государственной власти в соответствии с порядком, установленным Регламентом Губернатора и требованиями настоящей Инструкции.

4.2. Проекты, постановлений и распоряжений Губернатора вносят вице-губернатор - председатель Правительства, заместители председателя Правительства, исполнительные органы государственной власти, структурные подразделения.

Проекты постановлений и распоряжений Губернатора во изменение или дополнение к ранее принятым вносятся должностными лицами, исполнительными органами государственной власти, структурными подразделениями, готовившими основной документ. Исключение составляет поручение Губернатора другому исполнителю.

4.3. Ответственность за качество проектов постановлений и распоряжений Губернатора, их соответствие действующему законодательству, настоящей Инструкции несут руководители структурных подразделений, исполнительных органов государственной власти, которые вносят эти документы, руководители секретариатов вице-губернатора - председателя Правительства, заместителей председателя Правительства области, руководителя администрации, курирующих данные структурные подразделения, исполнительные органы государственной власти.

4.4. Если при подготовке проекта правового акта выявились необходимость внесения существенных изменений и дополнений в ранее изданные правовые акты или наличие по одному и тому же вопросу нескольких актов, то в целях их упорядочения разрабатывается новый единый акт. В проект такого акта включаются новые, а также содержащиеся в ранее изданных актах предписания, которые сохраняют свою силу.

4.5. Внесение изменений и дополнений в нормативные акты облисполкома не допускается. В этом случае для решения вопросов разрабатываются соответствующие проекты постановлений и распоряжений Губернатора или Правительства, а решения облисполкома признаются утратившими силу.

Изменения в постановление Губернатора вносятся постановлением Губернатора, а в распоряжение Губернатора - распоряжением или постановлением Губернатора.

Такой же порядок соблюдается при подготовке распорядительных документов о признании утратившими силу соответствующих правовых актов.

4.6. К тексту проекта правового акта обязательно должна быть приложена пояснительная записка за подписью должностного лица, руководителя исполнительного органа государственной власти, структурного подразделения, внесшего проект документа (приложение N 18).

Если проект правового акта вносится по поручению Губернатора, то к нему обязательно прилагается документ (служебная записка, письмо) с письменной резолюцией Губернатора, исполняющего обязанности Губернатора, содержащей поручение о подготовке проекта постановления или распоряжения. В случае подготовки проекта по поручению, данному на совещании, к проекту прикладывается протокол совещания или выписка из него с точной формулировкой поручения. Ссылка на устное поручение Губернатора производится в пояснительной записке с указанием даты, когда оно было дано.

К проектам правовых актов о выделении денежных средств прикладываются смета расходов и все документы, подтверждающие необходимость выделения средств, полное обоснование производимых затрат.

4.7. Проекты постановлений и распоряжений Губернатора должны проходить согласование с заинтересованными структурными подразделениями, исполнительными органами государственной власти, а при необходимости - с государственными и другими организациями.

Согласование проектов постановлений и распоряжений Губернатора оформляется визой, включающей личную подпись визирующего (с расшифровкой фамилии), и дату.

Проекты постановлений, распоряжений, а также приложения к ним визируются исполнителем - руководителем и юристом исполнительного органа государственной власти, структурного подразделения, внесшего проект.

Визы руководителей проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа в нижней его части и в карточке согласования проекта постановления, распоряжения (приложение N 17). Допускается полистное визирование проекта документа.

4.8. Проекты постановлений, распоряжений Губернатора должны проходить правовую экспертизу в государственно-правовом управлении администрации, визироваться начальником этого управления или его заместителем.

4.9. При наличии разногласий по проекту руководитель, готовящий проект для внесения Губернатору, должен провести обсуждение с заинтересованными сторонами с целью поиска взаимоприемлемого решения. Если такое решение не найдено, к проекту прилагаются протокол проведенного обсуждения, перечень разногласий и подлинники замечаний, подписанные соответствующими руководителями.

Отказ в согласовании по конкретным пунктам проекта не препятствует его дальнейшему рассмотрению.

Если в процессе согласования в проект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию. Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не изменившие его сути.

Приложения к постановлениям и распоряжениям обязательно визируются государственно-правовым управлением администрации, руководителем администрации, редактором управления делопроизводства администрации.

4.10. После правовой экспертизы проект постановления, распоряжения вместе с дискетой передается исполнителем на редактирование в отдел распорядительных документов управления делопроизводства администрации, визируется редактором.

Проект правового акта на бумажном носителе должен полностью соответствовать электронному варианту. Ответственность за соответствие документа на бумажном носителе и в электронном варианте возлагается на разработчика проекта.

После визы редактора проект сдается в соответствующий секретариат, визируется вице-губернатором - председателем Правительства, заместителем председателя Правительства (в соответствии с распределением обязанностей), координирующим деятельность исполнительного органа государственной власти, внесшего проект документа.

 

Проекты правовых актов Губернатора, в которых предусмотрено выделение финансовых средств, согласовываются с вице-губернатором -председателем Правительства.

Проекты постановлений и распоряжений Губернатора при наличии замечаний вице-губернатора - председателя Правительства, заместителя председателя Правительства (в соответствии с распределением обязанностей), координирующего деятельность соответствующих исполнительных органов государственной власти, до их устранения не вносятся на подпись Губернатору.

Подготовленный (согласованный) документ передается работниками соответствующего секретариата в секретариат руководителя администрации, визируется руководителем администрации и передается на подпись Губернатору.

4.11. Проекты постановлений, распоряжений Губернатора печатаются на бланках установленной формы. В проектах распорядительных документов употребляются полные официальные наименования исполнительных органов государственной власти и иных организаций. Постановления и распоряжения Губернатора должны иметь заголовок, в краткой форме отражающий их содержание.

Текст может разделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную).

Преамбула в проектах постановлений Губернатора завершается словом "ПОСТАНОВЛЯЮ:", оно печатается прописными буквами. Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Губернатора, как правило, подразделяется на пункты.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точками и заголовков не имеют.

При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Губернатора в тексте на них обязательно делается ссылка.

Приложения к постановлениям и распоряжениям Губернатора печатаются на отдельных листах бумаги и оформляются согласно требованиям, изложенным в п.3.9 настоящей Инструкции.

Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и состоит из слов: "Губернатор Астраханской области", инициалов и фамилии Губернатора. Слова "Губернатор Астраханской области" печатаются в одну строку от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия Губернатора печатаются от правой границы текстового поля.

4.12. Документы, подготовленные с нарушением установленных требований и не прошедшие необходимого согласования, могут быть возвращены руководителем администрации должностным лицам, внесшим данные проекты.

4.13. Постановления и распоряжения Губернатора подписываются Губернатором, а в его отсутствие - вице-губернатором - председателем Правительства или заместителем председателя Правительства, исполняющим обязанности Губернатора.

4.14. Доработка проектов постановлений, распоряжений, не подписанных Губернатором, возлагается на структурное подразделение, исполнительный орган государственной власти, готовившие данный проект.

4.15. Подписанные Губернатором постановления и распоряжения передаются секретариатом руководителя администрации в управление делопроизводства администрации для их оформления и выпуска.

Постановления и распоряжения датируются днем подписания их Губернатором. Регистрация ведется отделом распорядительных документов управления делопроизводства администрации отдельно с начала и до конца года. Постановлениям присваиваются порядковые регистрационные номера, распоряжениям - порядковые номера с буквой "р", например: N 532-р.

Данные о документе (его номер, дата, заголовок, текст) вносятся в электронную базу.

4.16. Изданные постановления и распоряжения (копии), выписки из них направляются управлением делопроизводства администрации адресатам согласно указателю рассылки, составленному и подписанному исполнителем документа, в срок не позднее трех дней со дня подписания, а срочные - в течение суток.

Копии принятых постановлений и распоряжений Губернатора удостоверяются печатью управления делопроизводства администрации.

4.17. Подлинники постановлений и распоряжений Губернатора остаются в отделе распорядительных документов управления делопроизводства администрации для формирования в дела, хранятся 1 год и сдаются в архив управления.

Правовые акты Губернатора, изменяющие или дополняющие ранее принятые акты, направляются тем органам и организациям, которым рассылались ранее принятые документы.

Дополнительная рассылка правовых актов Губернатора осуществляется по заявке структурного подразделения, исполнительного органа государственной власти - исполнителя либо по указанию руководителя администрации, начальника управления делопроизводства администрации, о чем делается отметка в соответствующем указателе рассылки. Замена разосланных актов производится по указанию руководителя администрации.

5. Подготовка и оформление постановлений и распоряжений
Правительства Астраханской области

 

5.1. Подготовка и оформление проектов постановлений и распоряжений Правительства производится в соответствии с порядком, установленным Регламентом Правительства и требованиями настоящей Инструкции.

5.2. Проекты постановлений и распоряжений Правительства вносятся членами Правительства, исполнительными органами государственной власти.

5.3. Проекты постановлений и распоряжений Правительства вносятся на рассмотрение Правительства при наличии следующих материалов: пояснительной записки, содержащей основание внесения проекта, необходимых расчетов, финансово-экономического обоснования, прогноза социально-экономических и иных последствий реализации предлагаемых решений, карточки согласования проекта.

Пояснительная записка, проект представленного правового акта подписываются (визируются) членом Правительства, руководителем и юристом исполнительного органа государственной власти, внесшего проект.

5.4. Проекты постановлений и распоряжений Правительства, по которым требуется решение Правительства, до их внесения в Правительство подлежат обязательному согласованию с заинтересованными исполнительными органами государственной власти, а при необходимости - с государственными и другими организациями; правовой экспертизе в государственно - правовом управлении администрации.

5.5. Поступившие на согласование проекты правовых актов визируются руководителями указанных органов и организаций или уполномоченными ими заместителями (виза включает наименование должности, фамилию, инициалы, подпись, дату). Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа и на карточке согласования (приложения N 19, 20).

Если в процессе согласования в проект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию.

5.6. Если подготавливаемый проект постановления, распоряжения Правительства влечет за собой изменения или дополнения других актов Правительства, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого документа или в отдельном пункте документа дается поручение соответствующему исполнительному органу государственной власти о подготовке соответствующего правового акта.

Если подготавливаемый правовой акт Правительства влечет за собой изменения или дополнения, правовых актов Губернатора, то в отдельном пункте документа дается поручение соответствующему исполнительному органу государственной власти о подготовке соответствующего правового акта.

Изменения и дополнения, вносимые в правовой акт Правительства, оформляются правовым актом того же вида, в каком издан основной документ. Изменения и дополнения в правовой акт вносятся органом, готовившим основной документ.

Изменения и дополнения в правовые акты Администрации области вносятся соответствующими правовыми актами Правительства области.

5.7. Проекты всех правовых актов после их согласования с заинтересованными органами и организациями представляются на правовую экспертизу в государственно-правовое управление администрации, визируются начальником этого управления или его заместителем.

5.8. После правовой экспертизы проекты постановлений и распоряжений на бумажном носителе и в электронном виде представляются в управление делопроизводства администрации на редактирование, визируются редактором.

Разработчик проекта несет ответственность за соответствие бумажной и электронной версий проекта документа.

5.9. После визы редактора проект сдается разработчиком в соответствующий секретариат, визируется вице-губернатором председателем Правительства, заместителем председателя Правительства, министром, координирующим деятельность исполнительного органа государственной власти, внесшего проект документа.

5.10. Проекты постановлений и распоряжений Правительства, подготовленные с отступлением от установленных Регламентом Правительства и настоящей Инструкцией правил, подлежат возврату на доработку.

5.11. Проекты постановлений и распоряжений Правительства оформляются на гербовых бланках установленной формы. В проектах документов употребляются полные официальные наименования органов государственной власти и иных организаций. Заголовок, текст, подпись, приложения к постановлениям и распоряжениям Правительства оформляются аналогично оформлению реквизитов постановлений и распоряжений Губернатора (см. п. 4.11). Преамбула в проектах постановлений Правительства завершается словами: "Правительство Астраханской области Постановляет:" (печатается с новой строки, последнее слово - прописными буквами).

5.12. Подготовленные документы передаются исполнителем в управление организационно-контрольной работы администрации для включения в повестку дня и формирования материалов заседания Правительства.

5.13. Поправки, внесенные непосредственно в ходе обсуждения проекта постановления и распоряжения Правительства, обобщает и изучает разработчик, который подготовил данный проект для рассмотрения на заседании Правительства.

Если срок доработки проекта постановления специально не оговаривается на заседании Правительства, то он составляет 7 рабочих дней.

Доработанный проект постановления, распоряжения Правительства визируется членом Правительства, руководителем исполнительного органа государственной власти, внесшего проект документа, и сдается в секретариат руководителя администрации (приемная заместителей руководителя администрации):

проект распоряжения Правительства - для визирования руководителем администрации и направления на подпись вице-губернатору - председателю Правительства;

проект постановления Правительства - для визирования вице-губернатором - председателем Правительства, руководителем администрации и направления на подпись Губернатору.

5.14. Постановления и распоряжения Правительства могут приниматься без рассмотрения на заседании Правительства (в рабочем порядке) в исключительных случаях, требующих безотлагательного решения Правительства и не вызывающих при этом особой необходимости коллегиального обсуждения вопроса. Решение о принятии правового акта в рабочем порядке принимает вице-губернатор - председатель Правительства (по письменному обращению исполнителя).

Согласование проекта правового акта с членами Правительства осуществляет исполнитель (проект постановления Правительства считается принятым, если он согласован с более 50 процентами от числа членов Правительства).

5.15. Подготовленные проекты правовых актов для рассмотрения в рабочем порядке передаются исполнителями в секретариат руководителя администрации (приемная заместителей руководителя администрации):

проект распоряжения Правительства - для визирования руководителем администрации и направления, на подпись вице-губернатору - председателю Правительства;

проект постановления Правительства - для визирования вице-губернатором - председателем Правительства, руководителем администрации и направления на подписание Губернатору.

5.16. После подписания правовые акты Правительства секретариатом руководителя администрации (приемной заместителей руководителя администрации) передаются в управление делопроизводства администрации для регистрации и выпуска.

5.17. Постановления и распоряжения Правительства датируются днем подписания. Регистрация ведется отделом распорядительных документов управления делопроизводства администрации отдельно.

Постановлениям и распоряжениям присваиваются порядковые регистрационные номера с литером П, например: N 121-П.

К регистрационным номерам распоряжений Правительства добавляется буква "р", например: N 121-Пр.

Данные о документе (его номер, дата, заголовок, текст) вносятся в электронную базу.

5.18. Изданные постановления и распоряжения (копии), выписки из них направляются управлением делопроизводства администрации адресатам согласно указателю рассылки, составленному и подписанному исполнителем документа, в срок не позднее трех дней со дня подписания, а срочные - в течение суток.

Копии принятых постановлений и распоряжений Правительства удостоверяются печатью управления делопроизводства администрации.

5.19. Подлинники постановлений и распоряжений Правительства остаются в отделе распорядительных документов управления делопроизводства администрации для формирования в дела, хранятся 1 год и сдаются в архив управления.

6. Подготовка и оформление приказов руководителя
администрации Губернатора

 

6.1. Приказами руководителя администрации Губернатора (далее - приказы) оформляются решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы администрации.

Проекты приказов готовят и вносят структурные подразделения администрации на основании указания руководителя администрации. Проекты приказов по кадровым вопросам, по вопросам поощрения готовит управление кадровой политики и государственной службы администрации на основании соответствующих представлений и поручений.

Приказы подписываются руководителем администрации или заместителем руководителя администрации, исполняющим его обязанности.

6.2. Ответственность за подготовку проектов приказов, их согласование с заинтересованными сторонами несут руководители структурных подразделений, которые готовят и вносят проекты приказов.

6.3. Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения, внесшим проект, начальником государственно-правового управления, а также в случае необходимости - руководителями' других заинтересованных структурных подразделений, редактором управления делопроизводства администрации. Замечания по проекту приказа излагаются в прилагаемой к проекту справке.

6.4. Проекты приказов печатаются на бланках установленной формы.

Заголовок, текст, подпись, приложения к приказам руководителя администрации оформляются аналогично оформлению реквизитов постановлений и распоряжений Губернатора (см. п. 4.11).

6.5. Подписанные приказы направляются в отдел кадров управления кадровой политики и государственной службы администрации для их оформления и выпуска.

Выпускаемым документам присваиваются порядковые номера по единой нумерации в пределах календарного года без литера - по деятельности администрации, с литером К-л - по личному составу, с литером К-о - об отпусках, например: N 18, N К-15-л, N К-18-о.

Копии приказов заверяются печатью отдела кадров управления кадровой политики и государственной службы администрации и направляются адресатам согласно указателям рассылки, составленным и подписанным исполнителями.

6.6. Подлинники приказов хранятся в течение одного года в отделе кадров управления кадровой политики и государственной службы администрации, а затем передаются в управление делопроизводства администрации для архивного хранения.

7. Особенности работы с законопроектами в администрации

 

7.1. Разработка проектов законов Астраханской области, постановлений Государственной Думы Астраханской области, вносимых в порядке законодательной инициативы Губернатором в Государственную Думу Астраханской области.

7.1.1. Разработка проектов законов Астраханской области и постановлений Государственной Думы Астраханской области (далее - проекты), вносимых в порядке законодательной инициативы Губернатором на рассмотрение Государственной Думы Астраханской области, осуществляется исполнительными органами государственной власти области и структурными подразделениями, в компетенции которых находится рассматриваемый вопрос.

7.1.2. Координацию деятельности, связанной с подготовкой проектов, вносимых в порядке законодательной инициативы Губернатором в Государственную Думу Астраханской области, осуществляет управление законодательных инициатив и взаимодействия с Государственной Думой Астраханской области администрации (далее - управление законодательных инициатив и взаимодействия с Думой области).

7.1.3. Порядок разработки и согласования проектов в исполнительных органах государственной власти области и структурных подразделениях осуществляется в соответствии с подпунктами 7.1.4-7.1.7 пункта 7 настоящей Инструкции.

7.1.4. Разработчик проекта в соответствии со статьей 59 Регламента Государственной Думы Астраханской области представляет в управление законодательных инициатив и взаимодействия с Думой области следующие документы:

- текст проекта в двух экземплярах;

- пояснительную записку к проекту с обоснованием необходимости его принятия, включающую характеристику целей и задач проекта, основных его положений, а также прогноз социально-экономических и иных последствий вступления проекта в силу;

- финансово-экономическое обоснование;

- перечень нормативных правовых актов Губернатора, органов государственной власти области, которые необходимо принять, отменить или изменить в связи с принятием проекта, а также предложения о разработке нормативных правовых актов Губернатора, органов государственной власти области, необходимых для реализации данного проекта;

- заключение соответствующей экспертизы (в случаях, предусмотренных федеральным законодательством).

Объем дополнительной информации, представляемой с проектом, необходимой для проведения правовой экспертизы, определяется управлением законодательных инициатив и взаимодействия с Думой области.

7.1.5. Проект представляется с сопроводительным письмом в двух экземплярах, один из которых оформляется на гербовом бланке Губернатора, с четким наименованием вопроса, вносимого на рассмотрение Государственной Думы Астраханской области. Второй экземпляр письма визируется руководителем исполнительного органа государственной власти области или структурного подразделения, разработавшего проект.

В соответствии с пунктом 3 статьи 59 Регламента Государственной Думы Астраханской области в сопроводительном письме указывается назначенный представитель Губернатора по данному проекту.

К проекту прилагается карточка согласования установленного образца с визами заинтересованных лиц (приложение N 21).

7.1.6. В исполнительных органах государственной власти области и структурных подразделениях проект находится на согласовании не более 10 дней.

7.1.7. Руководитель исполнительного органа государственной власти области или структурного подразделения, в его отсутствие - заместитель, а также юрист ставят визу на карточке согласования и на лицевой стороне последней страницы проекта.

Все замечания и предложения по проекту оформляются в письменном виде за подписью руководителя и прилагаются к проекту.

7.1.8. После согласования с заместителем председателя Правительства (в соответствии с распределением обязанностей) и со всеми заинтересованными лицами проект поступает в управление с Думой области для проведения правовой и лингвистической экспертизы.

Правовая и лингвистическая экспертиза (далее - экспертиза) проводится в течение 21 календарного дня.

7.1.9. Замечания, дополнения и предложения по результатам экспертизы оформляются в письменном виде за подписью начальника управления, в его отсутствие - заместителя, после чего проект возвращается разработчику для устранения замечаний и доработки.

7.1.10. Проект, прошедший экспертизу, направляется управлением законодательных инициатив и взаимодействия с Думой области полномочному представителю Губернатора в Государственной Думе Астраханской области и представительных органах местного самоуправления - министру Астраханской области на согласование.

7.1.11. Подготовленный проект передается управлением законодательных инициатив и взаимодействия с Думой области на рассмотрение Губернатору для внесения его в порядке законодательной инициативы в Государственную Думу Астраханской области.

7.1.12. После рассмотрения проекта Губернатором, подписания сопроводительного письма и регистрации письма в отделе служебной корреспонденции (канцелярии) управления делопроизводства администрации проект направляется управлением законодательных инициатив и взаимодействия с Думой области в Государственную Думу Астраханской области.

Копии направленных документов формируются в дело в управлении законодательных инициатив и взаимодействия с Думой области.

7.2. Рассмотрение проектов, подготовленных Государственной Думой Астраханской области и направленных Губернатору на заключение.

7.2.1. Отдел служебной корреспонденции (канцелярия) управления делопроизводства администрации регистрирует проект и в этот же день направляет его в секретариат Губернатора.

7.2.2. Губернатор направляет законопроект полномочному представителю Губернатора в Государственной Думе Астраханской области и представительных органах местного самоуправления - министру Астраханской области, начальнику управления законодательных инициатив и взаимодействия с Думой области, соответствующим исполнительным органам государственной власти области и структурным подразделениям для подготовки проекта заключения на законопроект.

7.2.3. В течение 14 дней со дня поступления проекта исполнительный орган государственной власти области или структурное подразделение подготавливает свои предложения за подписью руководителя или исполняющего его обязанности должностного лица и направляет их вместе с проектом в управление законодательных инициатив и взаимодействия с Думой области для подготовки проекта заключения.

7.2.4. Управление законодательных инициатив и взаимодействия с Думой области согласовывает проект заключения с полномочным представителем Губернатора в Государственной Думе Астраханской области и представительных органах местного самоуправления - министром Астраханской области, передает его в секретариат руководителя администрации для визирования руководителем администрации и направления на подпись Губернатору.

7.2.5. Подписанное Губернатором заключение на законопроект регистрируется в канцелярии и в этот же день направляется управлением в Государственную Думу Астраханской области. Копии заключений и законопроекты формируются в дело в управлении законодательных инициатив и взаимодействия с Думой области.

7.3. Подписание и опубликование законов Астраханской области.

7.3.1. Принятый закон Астраханской области (далее - закон), направляемый Государственной Думой Астраханской области на подпись Губернатору, передается в управление законодательных инициатив и взаимодействия с Думой области.

7.3.2. Управление готовит мотивированное заключение о соответствии принятого Государственной Думой Астраханской области закона Конституции Российской Федерации, федеральному и областному законодательству с рекомендацией о подписании либо отклонении закона, согласовывает его с полномочным представителем Губернатора в Государственной Думе Астраханской области и представительных органах местного самоуправления - министром Астраханской области.

7.3.3. Подписанный Губернатором закон возвращается управлением в Государственную Думу Астраханской области для регистрации и оформления.

7.3.4. Оформленный закон области представляется Государственной Думой Астраханской области в управление законодательных инициатив и взаимодействия с Думой области в двух экземплярах. Один экземпляр хранится в управлении законодательных инициатив и взаимодействия с Думой области, второй экземпляр с сопроводительным письмом, подготовленным управлением законодательных инициатив и взаимодействия с Думой области, направляется для опубликования в средствах массовой информации.

7.4. Подготовка отзывов Правительства на проекты федеральных законов по предметам совместного ведения.

7.4.1. Подготовка отзывов Правительства на проекты федеральных законов по предметам совместного ведения (далее - отзывы) осуществляется исполнительными органами государственной власти области, в компетенции которых находится рассматриваемый вопрос.

7.4.2. Координацию деятельности, связанной с подготовкой отзывов, осуществляет управление законодательных инициатив и взаимодействия с Думой области.

7.4.3. Порядок подготовки отзывов осуществляется в соответствии с подпунктами 7.4.4 - 7.4.9 пункта 7 настоящей Инструкции.

7.4.4. Отдел служебной корреспонденции (канцелярия) управления делопроизводства администрации регистрирует проекты федеральных законов по предметам совместного ведения (далее - проекты федеральных законов) и в этот же день направляет их руководителю администрации.

7.4.5. Руководитель администрации направляет проект федерального закона полномочному представителю Губернатора в Государственной Думе Астраханской области и представительных органах местного самоуправления области - министру Астраханской области и начальнику управления законодательных инициатив и взаимодействия с Думой области, соответствующим исполнительным органам государственной власти области, структурным подразделениям.

7.4.6. Проект федерального закона с проектом отзыва за подписью руководителя или исполняющего его обязанности должностного лица исполнительного органа государственной власти области и структурного подразделения, подготовившего его, направляется полномочному представителю Губернатора в Государственной Думе области и представительных органах местного, самоуправления - министру Астраханской области.

7.4.7. Если мнения при подготовке отзыва разделились, управление законодательных инициатив и взаимодействия с Думой области подготавливает служебную записку Губернатору с обоснованием по каждой позиции разногласий и проекта отзыва на законопроект.

7.4.8. Управление законодательных инициатив и взаимодействия с Думой области согласовывает проект отзыва на законопроект с полномочным представителем Губернатора в Государственной Думе Астраханской области и представительных органах местного самоуправления - министром Астраханской области и передает его в секретариат руководителя администрации для визирования руководителем администрации и направления на подпись Губернатору.

7.4.9. Подписанный Губернатором отзыв на законопроект регистрируется в отделе служебной корреспонденции и направляется в Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации.

Копии документов направляются в секретариат руководителя администрации.

8. Подготовка и оформление договоров (Соглашений)

 

8.1. Подготовку проектов договоров (соглашений) осуществляют соответствующие исполнительные органы государственной власти области в соответствии с порядком, установленным регламентами Губернатора и Правительства, требованиями настоящей Инструкции.

8.2. Проекты договоров (соглашений) должны сопровождаться пояснительной запиской с обоснованием целесообразности заключения, оценкой финансово-экономических и других последствий.

8.3. Проекты договоров (соглашений) должны пройти согласование во всех исполнительных органах государственной власти, различных организациях, заинтересованных в решении поставленных задач, правовую экспертизу в государственно-правовом управлении администрации, редактирование в отделе служебной корреспонденции управления делопроизводства администрации. В исполнительных органах государственной власти области, организациях проекты согласовываются (рассматриваются) не более трех дней.

Согласование проектов оформляется визой, включающей наименование должности, личную подпись визирующего (с расшифровкой фамилии) и дату.

Визы руководителей исполнительных органов государственной власти области проставляются на карточке согласования проекта договора (приложение N 22) и на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта (экземпляр Правительства).

8.4. Имеющиеся у должностных лиц возражения или замечания по проекту излагаются в письменном виде и приобщаются к проекту договора (соглашения) с обязательным проставлением визы и указанием даты.

Если в процессе согласования в проект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию. Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не изменившие его содержания.

8.5. Договоры (соглашения) оформляются на чистых белых листах бумаги формата А4 (210x297 мм) в нескольких экземплярах, по одному для каждой стороны. При оформлении используются реквизиты: вид документа, номер, дата, наименование, текст, подписи должностных лиц и гербовые печати каждой из сторон.

8.6. После подписания договора (соглашения) в секретариате руководителя администрации ему присваиваются номер и дата. В случае подписания договора (соглашения) только одной стороной исполнительный орган государственной власти области, готовивший проект, направляет документы на подписание другой стороне и отслеживает дальнейшую процедуру подписания вплоть до поступления подписанных договоров (соглашений) в секретариат руководителя администрации. Датой договора является дата совместного подписания или самая поздняя дата подписания одной из сторон. Номер договора проставляется через косую черту и состоит из регистрационных номеров каждой из сторон, подписавших договор.

8.7. Подписанные договоры (соглашения) вносятся в реестры договоров (соглашений), которые ведутся по месту хранения.

8.8. Договоры (соглашения) передаются секретариатом руководителя администрации в управление делопроизводства администрации для тиражирования и направления адресатам согласно указателю рассылки, составленному и подписанному исполнителем документа.

Адресатом обязательной рассылки является управление организационно-контрольной работы администрации.

9. Порядок оформления решений, принятых на заседаниях
правительства, совещаниях, проводимых губернатором,
вице-губернатором - председателем правительства,
заместителями председателя правительства
и руководителем администрации

 

9.1. Порядок оформления решений, принятых на заседаниях Правительства, установлен Регламентом Правительства.

Протоколы заседаний Правительства оформляются и выпускаются управлением делопроизводства администрации.

9.2. Решения, принятые на совещаниях, проводимых Губернатором, вице-губернатором - председателем Правительства, оформляются протоколами. Проект протокола совещания составляется ответственными за содержательную часть совещания в течение 2 рабочих дней.

Проект протокола визируется готовившими его сотрудниками и руководителями соответствующих исполнительных органов государственной власти области, структурных подразделений. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа подлинника.

Протокол совещания подписывается председательствовавшим на совещании. Если к протоколу прилагаются какие-либо материалы, то об этом производится соответствующая запись в решении.

9.2.1. Протокол регистрируется в соответствующем секретариате. При этом ему присваивается номер, состоящий из индекса секретариата и порядкового номера в пределах календарного года.

На протоколе, содержащем служебную информацию ограниченного распространения, проставляется отметка "Для служебного пользования" и номер экземпляра.

9.2.2. Подлинники протоколов совещаний передаются в соответствующий секретариат для хранения.

Копии протоколов совещаний оформляются и готовятся к рассылке исполнительным органом государственной власти области, структурным подразделением, ответственным за подготовку материалов к совещанию.

В указатель обязательной рассылки включаются секретариат заместителя председателя Правительства (в соответствии с распределением обязанностей), структурное подразделение, исполнительный орган государственной власти области, отвечающие за подготовку и организацию исполнения соответствующих пунктов протокола, управление организационно-контрольной работы администрации.

На копиях протоколов совещаний, рассылаемых в администрации, указываются фамилии и инициалы должностных лиц, которым они направляются. В других случаях в правом верхнем углу копии протокола указывается наименование и, при необходимости, почтовый адрес организации. Копии протоколов с указателем рассылки передаются в отдел служебной корреспонденции управления делопроизводства администрации для отправки.

9.3. Протоколы совещаний, проводимых заместителями председателя Правительства, руководителем администрации, оформляются и выпускаются соответствующими секретариатами.

9.4. Организация подготовки и проведения заседаний совещательных и координационных органов, создаваемых соответственно при Губернаторе и Правительстве, возложена на структурные подразделения, исполнительные органы государственной власти области (в соответствии с положением о совете, комиссии), оформление протоколов заседаний осуществляется ответственным секретарем совета (комиссии).

Протокол заседания регистрируется соответствующим структурным подразделением, исполнительным органом государственной власти области (определенным в положении ответственным за организационно-техническое обеспечение проведения заседаний) с нумерацией от начала календарного года.

10. Подготовка и оформление служебных писем, телеграмм

 

10.1. Служебные письма готовятся работниками структурных подразделений, исполнительных органов государственной власти области, оформляются на бланках.

Служебные письма за подписью Губернатора оформляются на гербовом бланке Губернатора Астраханской области (приложение N 1).

Служебные письма за подписью вице-губернатора - председателя Правительства оформляются на гербовом должностном бланке, гербовом бланке Правительства области (приложения N 2, 3). Служебные письма за подписью заместителей председателя Правительства оформляются на гербовых должностных бланках (приложение N 5) и бланках министерств.

Служебные письма за подписью руководителя администрации оформляются на гербовом должностном бланке (приложение N 8), за подписью заместителей руководителя администрации - на гербовом бланке администрации (приложение N 7).

Служебные письма за подписью руководителей структурных подразделений по вопросам, входящим в их'компетенцию, оформляются на бланках (негербовых) структурных подразделений (приложение N 13).

10.2. Служебные письма за подписью Губернатора готовятся исполнителем в двух экземплярах, должны быть завизированы руководителем соответствующего структурного подразделения, исполнительного органа государственной власти области, вице-губернатором - председателем Правительства, заместителем председателя Правительства (в соответствии с распределением обязанностей). Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа второго экземпляра письма.

Служебные письма за подписью Губернатора, вице-губернатора -председателя Правительства, отправляемые в федеральные органы государственной власти, обязательно редактируются в отделе распорядительных документов управления делопроизводства администрации, визируются редактором.

В левом нижнем углу служебного письма (исходящего) указываются инициалы, фамилия, телефон исполнителя (руководителя структурного подразделения, исполнительного органа государственной власти области), например:

 

Н.И. Кузнецов

22-34-16

 

Подготовленный проект служебного письма сдается в секретариат руководителя администрации для визирования руководителем администрации.

10.3. Подписанным служебным письмам присваивается регистрационный номер в отделе служебной корреспонденции управления делопроизводства администрации. Первый экземпляр письма направляется адресату, второй экземпляр (копия) - в секретариат Губернатора. Секретариат Губернатора направляет по факсу в представительство Губернатора Астраханской области при Правительстве Российской Федерации копии писем, направленных в федеральные органы государственной власти.

10.4. Телеграммы составляются в тех случаях, когда необходима срочная передача информации адресату.

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, без переноса слов, с сокращенными обозначениями знаков препинания:

точка - тчк

запятая - зпт

двоеточие - двтч

кавычки - квч

Словами в телеграмме пишутся такие знаки, как N (номер),

- (минус), + (плюс), % (процент) и др.

Печатаются телеграммы на чистых листах бумаги прописными буквами (шрифт 14) в двух экземплярах с указанием телеграфного адреса. Текст телеграммы не должен превышать двух машинописных страниц.

В телеграмме дается точный адрес: указываются индекс, город, улица, номер дома, наименование учреждения, фамилия, имя, отчество получателя. Телеграмма визируется руководителем структурного подразделения, исполнительного органа государственной власти области, в котором была составлена телеграмма, заместителем председателя Правительства (в соответствии с распределением обязанностей).

Тексты телеграмм подписываются Губернатором, вице-губернатором - председателем Правительства, заместителями председателя Правительства, заверяются печатью отдела служебной корреспонденции (канцелярии) управления делопроизводства администрации и передаются в почтовое отделение. Второй экземпляр телеграммы остается в отделе служебной корреспонденции.

11. Организация документооборота

 

11.1. Корреспонденция, поступившая Губернатору, в Правительство, принимается и учитывается централизованно в отделе служебной корреспонденции (канцелярии) управления делопроизводства администрации. Корреспонденция, поступившая в нерабочее время, а также в выходные и праздничные дни, принимается ответственными дежурными и передается в канцелярию. При поступлении корреспонденции от нарочных в разносной книге (реестре) отправителя или на копии доставленного письма ставится дата и подпись работника, принявшего документ.

11.1.1. При поступлении корреспонденции проверяется правильность ее доставки: соответствие содержимого указанному на конверте, целостность конвертов и другой упаковки. Поступившие конверты, кроме конвертов с надписью "лично", вскрываются в канцелярии управления делопроизводства администрации.

11.1.2. При обнаружении повреждения, отсутствии в конверте документа или приложений к нему, а также в случае несоответствия номера на конверте номеру вложенного документа его отправителю документы возвращаются с соответствующим сопроводительным письмом.

11.1.3. Обязательно сохраняются конверты с корреспонденцией по судебным вопросам, а также сохраняются и прилагаются к документам в том случае, когда только по почтовому штемпелю можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов.

11.1.4. При получении доплатной корреспонденции конверты сохраняются для представления в качестве оправдательных документов к расходам по оплате этой корреспонденции. Во всех остальных случаях конверты после вскрытия уничтожаются.

Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности.

11.1.5. Все входящие документы сортируются:

- служебные документы, поступившие на имя Губернатора, в Правительство, - по секретариатам Губернатора, вице-губернатора -председателя Правительства, заместителей председателя Правительства, руководителя администрации;

- служебные документы, поступившие на имя заместителей председателя Правительства, - в соответствующие секретариаты;

- письма, заявления и жалобы граждан - для передачи их в управление по работе с обращениями граждан администрации.

11.2. Порядок регистрации поступающих документов.

11.2.1. Поступившие в администрацию документы подлежат регистрации в день их поступления. По отдельным вопросам документы не регистрируются (приложение N 14).

11.2.2. На каждом поступившем документе проставляется регистрационный штамп с указанием даты поступления, за исключением поздравительных писем и телеграмм, пригласительных билетов и других документов, необходимость регистрации которых определяется управлением делопроизводства администрации. Регистрационный штамп проставляется в правом нижнем углу первого листа документа. Проставленная дата поступления документа не является ее регистрацией.

Поступившие в администрацию письма и телеграммы учреждений, организаций и предприятий (служебные документы) регистрируются централизованно в отделе служебной корреспонденции (канцелярии) управления делопроизводства администрации на ПЭВМ.

На регистрационном штампе служебного документа ставится порядковый входящий номер. Он состоит из индекса приемной и порядкового номера в пределах года.

11.2.3. При регистрации документа заполняется электронная регистрационная карточка (приложение N 15), в которую вносятся сведения о корреспонденте, от которого поступил документ, его исходящий номер, дата, фамилия лица, подписавшего документ, количество листов документа и приложений к нему. В карточке фиксируется краткое содержание документа, указывается, кому документ адресован, дата передачи документа по назначению и другие необходимые данные.

11.2.4. После регистрации документы направляются в соответствующие секретариаты. Федеральные законы, постановления Федерального Собрания Российской Федерации, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации направляются Губернатору.

Документы, поступившие из Аппарата Президента Российской Федерации и Председателя Правительства Российской Федерации, а также с пометкой "срочно", передаются по назначению незамедлительно.

Ошибочно направленные в подразделения документы немедленно возвращаются в отдел служебной корреспонденции управления делопроизводства администрации.

11.2.5. Электронная регистрационная карточка на документ, созданная в отделе служебной корреспонденции (канцелярии) управления делопроизводства администрации, по каналам телекоммуникационной сети пересылается в соответствующий секретариат, приемную, структурное подразделение, исполнительный орган государственной власти области, в которые направляется данный документ. В секретариатах, приемных, структурных подразделениях полученный документ повторно не регистрируется, а в указанную карточку вносится дополнительная информация, отражающая ход работы с этим документом в подразделении. В исполнительных органах государственной власти на полученной электронной регистрационной карточке дополнительно ставятся регистрационный номер и дата поступления этого документа.

11.2.6. Резолюции (поручения) руководителей, рассмотревших документы, оформляются на специальном бланке или непосредственно на документе в верхней его части на свободном от текста месте.

Резолюции по нормативным актам федеральных органов государственной власти оформляются исключительно на бланках.

В резолюции дается указание по исполнению документа, определяются ответственный исполнитель и должностные лица, участвующие в работе с документами, как правило, указывается срок исполнения.

11.2.7. Резолюция (поручение) руководителя вводится в электронную регистрационную карточку в соответствующем секретариате, приемной.

11.2.8. На документах, подлежащих исполнению, в соответствующих секретариатах ставится отметка о контроле по форме "К" или "контроль", которая помещается в левом поле первого листа документа.

11.2.9. Документы, рассмотренные Губернатором, вице-губернатором - председателем Правительства, заместителями председателя Правительства, руководителем администрации, в соответствии с их поручениями направляются исполнителям через отдел служебной корреспонденции (канцелярию) управления делопроизводства администрации.

11.2.10. Внутренняя переписка между структурными подразделениями и передача документов внутри структурного подразделения осуществляются без учета в отделе служебной корреспонденции управления делопроизводства администрации. Передача и регистрация документов осуществляются специалистами секретариатов и работниками структурных подразделений, ответственными за ведение делопроизводства.

11.2.11. Отдел служебной корреспонденции управления делопроизводства администрации не регистрирует и возвращает в подразделения документы, подготовленные и оформленные ими с нарушением установленных настоящей Инструкцией требований.

11.3. Порядок рассмотрения документов.

11.3.1. Корреспонденция, поступившая в администрацию, должна рассматриваться, как правило, в день ее доставки. Исполнитель обязан ознакомиться с переданными ему документами и выделить из них документы наиболее срочного исполнения.

11.3.2. Документы по вопросам, относящимся к компетенции администрации, не должны пересылаться на исполнение в иные организации.

11.3.3. Если документ направляется на исполнение в иные организации, то об этом необходимо поставить в известность заявителя или исполнительный орган государственной власти, организацию, откуда он поступил.

На документе, подлежащем возврату, в правом верхнем углу первой страницы соответствующими секретариатами ставится штамп "подлежит возврату".

11.3.4. Запрещается направлять в организации, не являющиеся структурными подразделениями администрации, исполнительными органами государственной власти области или территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, подлинники документов, поступивших из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации.

11.3.5. В случае, если исполнителями документов являются несколько лиц, то ответственным считается работник, который указан первым в распорядительном документе или резолюции руководства.

11.3.6. Ответственный исполнитель организует работу с поступившими документами, обеспечивает подготовку (при необходимости) ответных документов, контролирует качество и своевременность исполнения поручений.

11.3.7. После завершения работы над документом исполнитель должен кратко изложить на самом документе или на отдельном листе бумаги в форме краткой справки результаты выполнения поручения, например: "Учтено при формировании бюджета", "Дан устный ответ", "Вопрос обсужден тогда-то", "Решено (указывается, что решено)", "Принял участие" и т.д.

На исполненном документе, на нижнем поле первого листа или приложенной к нему справки (информации), руководителем, осуществляющим контроль (Губернатором, вице-губернатором -председателем Правительства, заместителями председателя Правительства, руководителем администрации), проставляется отметка "В дело", дата и подпись. Работником соответствующего секретариата к отметке "В дело" проставляется номер дела по номенклатуре. Отметка "В дело" свидетельствует о том, что работа над документом завершена и он помещается в соответствующее дело.

11.3.8. Если на входящий документ дается письменный ответ, то копия ответа является основанием для списания этого документа в дело. Копия документа - ответа вместе с входящим документом помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

11.3.9. Сведения о завершении работы над документом фиксируются отделом служебной корреспонденции (канцелярией) управления делопроизводства администрации в электронной контрольной карточке.

11.3.10. Отдел служебной корреспонденции (канцелярия) управления делопроизводства администрации не реже одного раза в месяц сверяет наличие документов, находящихся на исполнении, с учетными данными, составляет сводку о ходе исполнения документов и направляет ее руководителю администрации, вице-губернатору - председателю Правительства, заместителям председателя Правительства.

11.4. Отправка исходящих документов.

11.4.1. Работа с исходящими служебными документами включает их регистрацию, проверку правильности оформления, учет и отправку.

11.4.2. Осуществляется регистрация:

- исходящих инициативных документов Губернатора, вице-губернатора - председателя Правительства, заместителей председателя Правительства, руководителя администрации - в отделе служебной корреспонденции (канцелярии) управления делопроизводства администрации;

- исходящих ответных документов Губернатора, вице-губернатора - председателя Правительства, заместителя председателя Правительства, руководителя администрации - в соответствующих секретариатах;

- документов структурных подразделений администрации - специалистами, отвечающими за делопроизводство подразделения.

11.4.3. Регистрация инициативных исходящих документов предусматривает указание регистрационного номера, даты регистрации, краткого содержания документа, фамилии лица, подписавшего документ, и исполнителя, куда документ адресован, номера дела, в которое будет помещена его копия, и других необходимых данных.

Регистрация ведется с использованием ПЭВМ на электронных карточках (приложение N 16).

11.4.4. Регистрационный номер инициативного исходящего документа состоит из индекса секретариата, номера дела по номенклатуре и порядкового номера в пределах года.

11.4.5. Регистрационный номер исходящего ответного документа состоит из индекса секретариата, номера дела по номенклатуре и входящего номера документа - запроса.

11.4.6. Документу, направляемому в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер.

11.4.7. Документы на отправку передаются в отдел служебной корреспонденции (канцелярию) управления делопроизводства администрации в день их регистрации в соответствующем структурном подразделении.

11.4.8. Исходящие документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

11.4.9. Исходящие письма отправляются с подлинной подписью. Копия зарегистрированного и переданного на отправку документа, имеющая все необходимые визы и приложения, хранится в деле соответствующего секретариата, структурного подразделения.

При отправке по списку рассылки исходящего письма одного и того же содержания допускается передавать на рассылку необходимое количество его ксерокопий.

11.4.10. Служебные документы, в формуляр которых не входит указание адресата, других элементов, необходимых для их отсылки, принимаются на отправку только с сопроводительными письмами.

Документы, предназначенные для отправки за пределы Российской Федерации (за исключением государств СНГ), должны быть переданы на отправку с указанием на отдельном листе бумаги адреса на соответствующем языке.

11.4.11. Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям для исправления.

11.4.12. В зависимости от содержания и срочности документы доставляются адресатам почтой, фельдсвязью, электронной почтой.

Доставка корреспонденции исполнительным органам государственной власти области, как правило, осуществляется курьером, который вручает документы под расписку в журнале.

Допускается вызов в отдел служебной корреспонденции (канцелярию) управления делопроизводства администрации работников исполнительных органов государственной власти области для вручения срочной корреспонденции.

При отправке корреспонденции почтой составляется реестр по форме, утвержденной органами связи.

Исходящие документы, подписанные Губернатором, направляемые в органы государственной власти Российской Федерации, отправляются фельдсвязью. Необходимость использования фельдсвязи в других случаях определяется руководителем администрации, начальником управления делопроизводства администрации.

11.4.13. В отделе служебной корреспонденции управления делопроизводства администрации на основании реестров, разносной книги и показателей маркировальной машины осуществляется учет исходящих документов.

11.5. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи.

11.5.1. Электронная почта - один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри администрации, так и между организациями, имеющими соответствующие программные средства.

11.5.2. Сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документу на бумажных носителях при наличии определенной специфики в процессе исполнения.

К документам, отправляемым по электронной почте, предъявляются следующие требования:

- документы готовятся с помощью текстового редактора Word или табличного редактора Excel с использованием шрифтов Arial, Times New Roman и не должны содержать графических изображений;

- название файла пишется на латинском языке, не должно содержать пробелов в названии.

11.5.3. Прием и отправку служебных документов по каналам электронной почты в администрации осуществляют структурные подразделения.

Служебные документы, принятые на имя Губернатора, вице-губернатора - председателя Правительства, заместителей председателя Правительства, руководителя администрации, распечатываются на бумажный носитель и сдаются в отдел служебной корреспонденции (канцелярию) управления делопроизводства администрации для регистрации и дальнейшего прохождения.

После отправки документа электронной почтой исполнитель представляет оригинал документа с отметкой об отправке электронной почтой в отдел служебной корреспонденции (канцелярию) управления делопроизводства администрации для направления в соответствующий секретариат.

11.6. Прием и оперативная передача текстов служебных документов по официальным каналам факсимильной связи.

11.6.1. Факсимильный аппарат (телефакс), имеющий официальный номер администрации, установлен в секретариате руководителя администрации. Документ, принятый по факсимильной связи, не имеет юридической силы.

11.6.2. При передаче и приеме текстов служебных документов по телефаксу необходимо руководствоваться следующими требованиями:

- объем передаваемого документа не должен превышать 5 страниц;

- документ для передачи по телефаксу должен быть исполнен четким шрифтом, служебные письма должны быть оформлены в соответствии с требованиями настоящей Инструкции;

- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче. Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

- запрещается передавать тексты документов с пометкой "Для служебного пользования";

- подлежащий передаче по телефаксу документ учитывается в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа. Подлинники' документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о дате и времени отправки;

- поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно.

Факсограммы на имя Губернатора, вице-губернатора - председателя Правительства, заместителя председателя Правительства передаются в отдел служебной корреспонденции (канцелярию) управления делопроизводства администрации. При необходимости включения факсограммы в дело длительного срока хранения с нее при получении снимается ксерокопия, которая регистрируется и в последующем помещается в дело.

11.6.3. Контроль за использованием факсимильной техники осуществляют руководитель администрации, руководители секретариатов, помощники заместителей председателя Правительства.

12. Порядок работы с обращениями граждан

 

Рассмотрение обращений граждан осуществляется в соответствии с порядком, утвержденным постановлением Губернатора Астраханской области от 04.04.2005 N 228.

12.1. Прием и регистрация поступающей корреспонденции.

12.1.1. Письма граждан, поступившие по почте, вскрываются в отделе служебной корреспонденции (канцелярии) управления делопроизводства администрации и передаются в отдел по приему и обработке, контролю и анализу обращений граждан управления по работе с обращениями граждан администрации (далее - отдел управления по работе с обращениями граждан, управление по работе с обращениями граждан).

12.1.2. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится в отделе управления по работе с обращениями граждан. Работники отдела проверяют наличие приложений, уточняют в случае неразборчивого написания фамилию, имя, отчество, адрес, ставят в известность граждан, что управление за приложенные к обращениям документы ответственности не несет., Не принимаются обращения, не содержащие фамилии и подписи обратившегося гражданина и адреса для ответа. По просьбе обратившегося гражданина ему выдается расписка с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается телефон для уточнения прохождения письма. Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается.

12.1.3. Все письма граждан, поступившие непосредственно Губернатору, вице-губернатору - председателю Правительства, заместителям председателя Правительства без регистрации, должны быть переданы соответствующими секретариатами в управление по работе с обращениями граждан.

12.1.4. Поступившие в управление по работе с обращениями граждан письма регистрируются в день их поступления. При регистрации на письменных обращениях граждан в правом нижнем углу ставится штамп управления по работе с обращениями граждан, куда вписываются входящий номер и дата регистрации письма. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.

12.1.5. Регистрация писем граждан производится в автоматизированном режиме в базе данных "Письма" с последующей распечаткой регистрационно-контрольной карточки. Регистрационно-контрольная карточка содержит:

- фамилию, имя, отчество (полностью) обратившихся граждан;

- домашний адрес с указанием номера телефона при его наличии;

- вид корреспонденции (письмо, телеграмма, факс, сеть Интернет);

- тип обращения (жалоба, заявление, предложение, ходатайство);

- отметку о событии ("Выборы Президента РФ", "День Победы", "Выездной прием", "Прямая линия" и т.д.);

- индекс сопроводительного письма, если обращение переслано;

- краткую аннотацию поставленных в письме вопросов, которая обосновывает адресность направления письма на рассмотрение.

12.1.6. На обращение, поставленное на контроль в федеральных органах государственной власти, оформляется регистрационно-контрольная карточка с пометкой "Контроль".

12.1.7. При поступлении повторных обращений в регистрационно- контрольной карточке в обязательном порядке указывается признак повторности и подбирается переписка по предыдущим обращениям. Повторными обращениями считаются предложения, заявления, жалобы, ходатайства, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не согласен с принятым по его обращению решением.

12.1.8. При оформлении регистрационно-контрольной карточки на обращения депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Государственной Думы Астраханской области, напечатанные на бланке и имеющие подпись депутата, первыми пишутся фамилии и инициалы депутата, а потом фамилия и инициалы заявителя с указанием его адреса.

12.1.9. Служебные письма, то есть документы на официальном бланке или имеющие штамп предприятия (организации, учреждения) и подписанные одним из его руководителей, подлежат регистрации в отделе управления по работе с обращениями граждан в случае, если содержат просьбу, ходатайство о решении тех или иных вопросов конкретных граждан. В данном случае в регистрационно-контрольной карточке указываются две фамилии - руководителя и гражданина, по поводу которого обращаются.

12.1.10. При регистрации коллективных обращений в регистрационно-контрольную карточку вносятся первые две-три фамилии заявителей, в том числе и тот автор, в адрес которого просят направить ответ.

12.1.11. Обращения, поступившие в адрес Губернатора по сети Интернет, в которых четко сформулированы конкретные просьбы и предложения, рассматриваются в соответствии с настоящим Порядком. Обращения, в которых указан только E-mail адрес без указания обязательных реквизитов (Ф.И.О., почтовый адрес), списываются в дело, за исключением тех, в которых изложена особо важная информация.

12.1.12. Анонимные письма, то есть письменные обращения гражданина или группы лиц без указания данных, позволяющих установить личность обратившегося, рассмотрению не подлежат, а списываются в дело. Если анонимные письма содержат конкретную и важную информацию, они могут быть направлены тем должностным лицам и исполнительным органам государственной власти области, в чью компетенцию входит решение вопросов, затронутых в них.

12.1.13. Письма, бессмысленные по содержанию, списываются в дело начальником управления по работе с обращениями граждан.

12.2. Направление обращений на рассмотрение.

12.2.1. Зарегистрированные письма передаются на рассмотрение начальнику управления по работе с обращениями граждан, в случае необходимости представляются Губернатору, вице-губернатору - председателю Правительства, заместителям "председателя Правительства, руководителю администрации.

12.2.2. Решение о направлении обращения на рассмотрение принимается исходя исключительно из содержания обращения независимо от того, кому оно адресовано.

12.2.3. Указание об исполнении писем граждан, как правило, дается в форме резолюции. Обязательными элементами резолюции являются: фамилия исполнителя (или исполнителей), указание об исполнении, содержащее конкретное поручение, подпись дающего поручение, дата подписания и в необходимых случаях сроки исполнения.

12.2.4. В случае доклада Губернатору, вице-Губернатору - председателю Правительства проект резолюции должен быть подготовлен начальником управления по работе с обращениями граждан или его заместителем. Заместителям председателя Правительства проект резолюции готовят руководители их секретариатов.

12.2.5. В том случае если в резолюции указано несколько лиц, ответственных за исполнение поручения, контроль за сроками рассмотрения и подготовки ответа автору заявления осуществляет исполнитель, указанный в резолюции первым. Соисполнители не позднее семи дней до конца срока исполнения письма обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.

12.2.6. Обращения граждан должны направляться на исполнение в соответствующие структурные подразделения администрации и исполнительные органы государственной власти области не позднее чем в пятидневный срок со дня регистрации в отделе управления по работе с обращениями граждан.

12.2.7. Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения, вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить в установленном порядке дополнительные материалы и объяснения у заявителя и иных юридических и физических лиц.

12.2.8. В случае если обращение, по мнению исполнителя, направлено не по принадлежности, он в двухдневный срок возвращает это обращение в управление по работе с обращениями граждан, указывает при этом подразделение, в которое, по его мнению, следует направить обращение.

12.2.9. При уходе в отпуск исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные обращения временно замещающему его работнику. При переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности исполнитель обязан сдать все числящиеся за ним обращения лицу, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении.

12.2.10. На обращения, направленные на рассмотрение в органы местного самоуправления или иные организации по принадлежности, управление по работе с обращениями граждан направляет заявителям уведомления о том, куда направлено на рассмотрение их обращение и откуда они получат ответ.

12.2.11. Весь ход рассмотрения письма с записью поручений руководства заносится в базу данных "Письма".

12.2.12. Не разрешается передавать письма из одного структурного подразделения в другое, минуя отдел управления по работе с обращениями граждан.

12.2.13. Письма с резолюциями регистрируются в журнале отправки и под роспись передаются в отдел служебной корреспонденции (канцелярию) управления делопроизводства администрации для отправки исполнителям.

12.2.14. На письмах с резолюцией: "Информировать администрацию Губернатора" ставится штамп: "Подлежит возврату".

12.2.15. Не возвращаются в отдел управления по работе с обращениями граждан письма с резолюциями: "Для сведения", "Направляется по принадлежности".

12.2.16. Письма граждан, поступившие из редакций средств массовой информации, органов политических партий и общественных организаций (в том числе с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения), рассматриваются как обычные обращения.

12.2.17. Письма с просьбами о личном приеме должностными лицами рассматриваются как обычные обращения.

12.2.18. На письма, не являющиеся заявлениями, жалобами или ходатайствами, не содержащие конкретных предложений или просьб (в том числе стандартные поздравления, соболезнования, письма, присланные для сведения и т.д.), ответы, как правило, не даются.

12.2.19. В случае если обращение одного и того же лица и по тем же основаниям было ранее рассмотрено и во вновь поступившем обращении отсутствуют основания для пересмотра ранее принятых решений, должностное лицо, которому направлено обращение, вправе принять решение об оставлении обращения без рассмотрения по существу, уведомив об этом заявителя. В случае если заявитель продолжает обращаться в администрацию с вопросом, по которому он неоднократно получал ответы, начальником управления по работе с обращениями граждан может быть принято решение о прекращении с этим заявителем переписки по данному вопросу.

12.2.20. В случае если по вопросу, содержащемуся в обращении, имеется вступившее в законную силу судебное решение, должностное лицо, которому направлено обращение, вправе принять решение об оставлении обращения без рассмотрения по существу, уведомив об этом заявителя.

12.2.21. Обращения, содержащие выражения, оскорбляющие честь и достоинство других лиц, не рассматриваются. В необходимых случаях управление по работе с обращениями граждан направляет такие письма в правоохранительные органы.

12.3. Сроки рассмотрения обращений граждан и требования к оформлению ответа.

12.3.1. Срок рассмотрения писем граждан не должен превышать 30 дней (если в резолюции не указан другой срок исполнения) со дня регистрации письма, а не требующие дополнительной проверки и изучения рассматриваются в срок до 15 дней. Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей рассматриваются в срок до 15 дней со дня их регистрации.

12.3.2. При невозможности рассмотрения письма в указанные сроки необходимо заблаговременно решить вопрос о продлении срока рассмотрения, подготовив справку с указанием проделанной работы по выполнению поручения, обоснованием невозможности рассмотрения его в сроки в полном объеме, а также предложениями по продлению срока рассмотрения. Продлить срок рассмотрения может должностное лицо, которое его установило. Заявителю направляется промежуточный ответ с указанием срока окончательного разрешения вопроса.

12.3.3. Ответы на обращения граждан подписывают руководители и должностные лица в пределах своей компетенции.

12.3.4. Ответы по исполнению поручений из структурных подразделений, исполнительных органов государственной власти области поступают в отдел управления по работе с обращениями граждан. В правом нижнем углу письма делается пометка о дате поступления ответа, проставляется регистрационный номер обращения.

12.3.5. Подготовленные исполнителями ответы на обращения с письмом заявителя, регистрационно-контрольной карточкой, другими материалами передаются должностному лицу, давшему поручение.

12.3.6. Исполненными считаются обращения граждан, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и авторам даны исчерпывающие ответы. В ответе должно быть указано, что заявитель проинформирован о результатах рассмотрения его обращения и в какой форме. В ответах на коллективные обращения указывается, кому именно из авторов дан ответ.

12.3.7. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать ответ на все поставленные в письме вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие меры приняты к виновным должностным лицам.

12.3.8. Снять документы с контроля могут: должностное лицо, давшее контрольное поручение по письму, руководитель администрации, начальник управления по работе с обращениями граждан.

12.3.9. По результатам рассмотрения обращения может быть принят правовой акт. В случае если экземпляр правового акта направляется заявителю, подготовки специального ответа не требуется.

12.3.10. Ответы, не соответствующие установленным требованиям, возвращаются исполнителю для доработки.

12.3.11. При утрате исполнителем письменных обращений назначается служебное расследование, о результатах которого информируется руководитель администрации.

12.3.12. Данные о списании документа в дело заносятся в базу данных "Письма" с проставлением даты закрытия письма, результатом рассмотрения, после чего вся переписка помещается в папку "Дело", на которой пишутся номер письма, фамилия, инициалы автора, дата поступления и закрытия.

12.3.13. Обращения граждан хранятся в управлении по работе с обращениями граждан в течение 5 лет, затем архивные дела, срок хранения которых истек, представляются на заключение экспертной комиссии администрации, после чего составляется соответствующий акт на уничтожение, утверждаемый начальником управления по работе обращениями граждан.

12.4. Рассмотрение обращений, поступивших на личном приеме граждан.

12.4.1. Прием граждан в администрации ведут: Губернатор, вице-губернатор - председатель Правительства, заместители председателя Правительства, начальник управления и специалисты отдела по рассмотрению обращений граждан и взаимодействию с органами исполнительной власти и органами местного самоуправления управления по работе с обращениями граждан.

12.4.2. По итогам приема Губернатора, вице-губернатора - председателя Правительства регистрационно-контрольные карточки с резолюциями через управление по работе с обращениями граждан передаются на рассмотрение исполнителям, в случае отсутствия собственноручной резолюции Губернатора начальник управления по работе с обращениями граждан имеет право давать поручения исполнителям от имени Губернатора.

12.4.3. Исполнители обязаны в месячный срок, исключая обращения, где указаны другие сроки, представить информацию о выполнении поручения с приема Губернатора в управление по работе с обращениями граждан.

12.4.4. За день до приема заместителей председателя Правительства регистрационно-контрольные карточки и имеющаяся переписка управлением по работе с обращениями граждан передаются в соответствующие секретариаты.

12.4.5. После приема карточки не позднее чем на следующий день передаются в отдел управления по работе с обращениями граждан для отправки на исполнение. Руководители секретариатов заместителей председателя Правительства совместно с работниками отдела управления по работе с обращениями граждан контролируют исполнение поручений с личного приема граждан.

13. Организация контроля за исполнением служебных документов

 

13.1. Контроль за исполнением служебных документов устанавливается в целях обеспечения качественного и своевременного их выполнения.

13.2. Служебные документы, подлежащие обязательному контролю:

13.2.1. Федеральные законы, постановления Федерального Собрания Российской Федерации, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации.

13.2.2. Правовые акты Губернатора, Правительства Астраханской области.

13.2.3. Договоры, соглашения, подписанные Губернатором.

13.2.4. Протоколы заседаний Правительства, а также поручения Губернатора, вице-губернатора - председателя Правительства.

13.2.5. Письма и телеграммы федеральных органов государственной власти, в которых предусмотрено представление ответа.

13.2.6. Письма органов местного самоуправления, учреждений, организаций, содержащие просьбы по разным вопросам.

13.2.7. Протоколы межрегиональных и областных мероприятий с участием Губернатора, вице- губернатора - председателя Правительства.

13.2.8. Протоколы совещаний, проводимых отраслевыми исполнительными органами государственной власти области с участием Губернатора, вице- губернатора - председателя Правительства.

13.2.9. Протоколы еженедельных совещаний с участием Губернатора, вице-губернатора - председателя Правительства.

13.2.10. Протоколы рабочих встреч Губернатора, вице-губернатора - председателя Правительства.

13.2.11. Протоколы выездных мероприятий на территории области с участием Губернатора, вице- губернатора - председателя Правительства.

13.3. Контроль за сроками исполнения служебной корреспонденции осуществляют управление делопроизводства администрации, секретариаты Губернатора, вице-губернатора - председателя Правительства, заместителей, председателя Правительства, руководителя администрации, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях.

13.3.1. Управление организационно-контрольной работы администрации осуществляет контроль за исполнением документов, указанных в пунктах 13.2.1 - 13.2.4, 13.2.7, 13.2.8, 13.2.11 настоящей Инструкции.

13.3.2. Отдел протокола Губернатора, секретариаты заместителей председателя Правительства осуществляют контроль за исполнением документов, указанных в пунктах 13.2.9, 13.2.10 настоящей Инструкции.

13.3.3. Контроль за исполнением документов, поручений по ним в администрации ведется с использованием технологии системы автоматизированного делопроизводства.

13.4. Обеспечение организации исполнения документов осуществляют:

13.4.1. Исполнительные органы государственной власти области по документам, указанным в пунктах 13.2.7, 13.2.8 настоящей Инструкции.

13.4.2. Исполнительные органы государственной власти области, руководители исполнительных органов государственной власти Астраханской области, закрепленные за муниципальными образованиями Астраханской области, по документам, указанным в пункте 13.2.11 настоящей Инструкции.

13.5. Сроки рассмотрения служебных документов.

Все служебные документы должны исполняться в сроки, указанные в этих документах или в резолюции руководства. В тех случаях, когда срок исполнения не определен, документ должен быть исполнен в течение одного месяца со дня поступления его в администрацию. Поручения, содержащие в тексте или в резолюции руководства указание "срочно", исполняются в 3-дневный срок, а требующие дополнительного изучения поставленных вопросов, - в течение десяти дней. В 10-дневный срок исполняются также поручения, содержащие указание "оперативно". Депутатский запрос рассматривается не более четырнадцати дней.

Сроки исполнения всех служебных документов исчисляются в календарных днях со дня поступления в администрацию.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения всех поручений, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.

13.6. Организация контроля за исполнением федеральных законов и постановлений Федерального Собрания Российской Федерации, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации (далее - правовые акты Российской Федерации).

13.6.1. Учет контролируемых правовых актов Российской Федерации, а также хода и состояния исполнения возлагается на управление делопроизводства администрации, руководителей секретариатов Губернатора, вице-губернатора - председателя Правительства и руководителя администрации.

13.6.2. Непосредственный контроль за исполнением правовых актов Российской Федерации (сбор информационных материалов, их анализ, доклад руководству) обеспечивает управление организационно-контрольной работы администрации.

13.6.3. Контроль исполнения правовых актов Российской Федерации и поручений, содержащихся в них, по существу вопроса обеспечивают заместители председателя Правительства, а также указанные в резолюции Губернатора руководители исполнительных органов государственной власти области, структурных подразделений.

13.6.4. Содержание резолюции Губернатора по исполнению правовых актов Российской Федерации,заносится в электронную учетно-регистрационную карточку, которая направляется исполнителям и в управление организационно-контрольной работы администрации.

13.6.5. Правовые акты Российской Федерации отделом служебной корреспонденции (канцелярией) управления делопроизводства администрации передаются исполнителю под роспись.

13.6.6. Исполненные правовые акты Российской Федерации направляются в управление организационно-контрольной работы администрации под роспись для проверки сроков и качества исполнения. В случае выявления факта ненадлежащего исполнения правового акта Российской Федерации управление извещает должностное лицо, ответственное за выполнение поручения, о выявленных недостатках с целью их устранения. В случае повторного выявления докладывает об этом Губернатору, а в его отсутствие - вице-губернатору - председателю Правительства. Затем правовые акты передаются в отдел служебной корреспонденции (канцелярию) управления делопроизводства администрации.

13.6.7. Все правовые акты Российской Федерации хранятся в отделе служебной корреспонденции (канцелярии) управления делопроизводства администрации и по истечении календарного года в переплетенном виде сдаются на хранение в архив управления делопроизводства.

13.6.8. Срок исполнения правовых актов Российской Федерации, если он не указан в них, - в течение одного месяца. В случае наличия поручения, непосредственно связанного с нормотворческой деятельностью, срок исполнения правовых актов Российской Федерации, содержащих подобные поручения, - в течение двух месяцев. Поручения Президента и Правительства Российской Федерации исполняются в указанные в соответствующих документах сроки. Если срок не указан в них, он составляет один месяц.

13.6.9. При необходимости (обязательно наличие объективных оснований) продления срока исполнения правовых актов Российской Федерации должностное лицо, которому поручено исполнение, до истечения срока представляет на имя Губернатора или руководителя администрации докладную записку с мотивированной просьбой о продлении срока исполнения.

13.6.10. Если поручение Губернатора по исполнению правовых актов Российской Федерации дано нескольким должностным лицам, то его исполнение координирует должностное лицо, указанное в поручении первым.

13.6.11. Информация о выполнении поручений, указанных в правовых актах Российской Федерации, отправляется в центральные органы не позднее чем за 5 дней до истечения срока исполнения. В случае несвоевременного представления ответа в указанный срок управление организационно-контрольной работы администрации докладывает об этом Губернатору, а в его отсутствие - вице-губернатору - председателю Правительства.

13.7. Организация контроля за исполнением правовых актов Губернатора и Правительства.

Контроль за исполнением включает: постановку на контроль, своевременное доведение документа до исполнителя, предварительную проверку в ходе исполнения, учет и обобщение результатов исполнения документов, информирование заместителя председателя Правительства, снятие с контроля.

13.7.1. Правовые акты Губернатора и Правительства, не содержащие конкретных поручений и сроков исполнения, ставятся на контроль по указанию Губернатора, вице-губернатора - председателя Правительства, заместителей председателя Правительства и начальника управления организационно-контрольной работы администрации.

13.7.2. Подлежат контролю правовые акты Губернатора, Правительства, содержащие конкретные поручения и сроки исполнения (за исключением рекомендательных). Если срок исполнения не указан, поручение должно исполняться в течение месяца. В случае наличия поручений, связанных с нормотворческой деятельностью, срок исполнения составляет два месяца. В отдельных случаях сроки исполнения поручений могут быть продлены Губернатором или руководителем администрации на основании представленной информации с указанием объективных причин изменения срока, с визой начальника управления организационно-контрольной работы администрации или его заместителя.

13.7.3. Управление организационно-контрольной работы администрации осуществляет предупредительный контроль за сроками исполнения правовых актов Губернатора, Правительства путем сбора устной, а в отдельных случаях письменной информации об исполнении. В случае выявления факта ненадлежащего исполнения правового акта Губернатора, Правительства управление извещает должностное лицо, ответственное за выполнение поручения, либо заместителя председателя Правительства, курирующего соответствующий вопрос, о выявленных недостатках с целью их устранения. В случае повторного выявления докладывает об этом Губернатору, а в его отсутствие - вице-губернатору - председателю Правительства.

13.7.4. Управление организационно-контрольной работы администрации ежемесячно по состоянию на 5 число после отчетного периода представляет Губернатору, а также вице-губернатору - председателю Правительства, руководителю администрации, заместителям председателя Правительства обобщенные данные о ходе и результатах исполнения изданных правовых актов Губернатора, Правительства.

13.7.5. Правовые акты Губернатора и Правительства после их фактического исполнения в установленные сроки снимаются с контроля.

Снятие с контроля правовых актов Губернатора и Правительства осуществляется Губернатором и руководителем администрации по представлении соответствующих информации и справок проверок заместителем председателя Правительства, руководителем структурного подразделения, исполнительного органа государственной власти области, внесшего данный документ, с визой начальника управления организационно-контрольной работы администрации или его заместителя.

13.8. Организация контроля за исполнением поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства, а также поручений Губернатора, вице-губернатора - председателя Правительства.

Контроль за исполнением включает: постановку на контроль, своевременное доведение документа до исполнителя, предварительную проверку в ходе исполнения, учет и обобщение результатов исполнения документов, информирование заместителя председателя Правительства, снятие с контроля.

13.8.1. Исполнение поручений, содержащихся в постановлениях, распоряжениях Губернатора, Правительства, протоколах заседаний Правительства, а также поручений Губернатора, вице-губернатора - председателя Правительства (далее - поручение), организуется заместителями председателя Правительства, руководителями исполнительных органов государственной власти области, структурных подразделений и (или) иными должностными лицами, которым даны соответствующие поручения.

Доведение поручений до исполнителей обеспечивается управлением делопроизводства администрации.

Поручения Правительства, содержащиеся в постановлениях, распоряжениях Правительства, доводятся до исполнителей путем направления копии соответствующего акта.

Поручения, содержащиеся в протоколах заседаний Правительства, доводятся до исполнителей путем направления протоколов заседаний Правительства или выписок из них.

Поручения, содержащиеся в протоколах совещаний, проводимых Губернатором, вице-губернатором - председателем Правительства, и резолюциях по рассмотренным ими вопросам, доводятся до исполнителей путем направления им протоколов совещаний или выписок из них, либо резолюций, оформленных в установленном порядке.

Ответственность за качественное и своевременное исполнение поручений возлагается на исполнителя.

Исполнителем признается исполнительный орган государственной власти области, руководитель которого указан в тексте поручения и несет ответственность за качественное и своевременное исполнение поручений.

Если поручение дано нескольким исполнительным органам государственной власти области, то исполнительный орган государственной власти области, руководитель которого указан в тексте поручения первым или обозначен словом "созыв", является главным исполнителем. Главный исполнитель несет ответственность за качественное и своевременное исполнение поручения. Все другие исполнительные органы государственной власти области, указанные в поручении, являются соисполнителями поручения.

Главный исполнитель определяет сроки представления соисполнителями предложений, порядок согласования и подготовки итогового варианта исполнения поручения. При необходимости исполнения поручения в сжатые сроки главный исполнитель организует исполнение поручения в оперативном порядке, для чего согласовывает предложения соисполнителей в рабочем порядке, используя для этого согласительные мероприятия.

13.8.2. В поручениях, как правило, устанавливается конкретный срок (календарная дата) их исполнения.

Если срок исполнения поручения превышает 1 месяц, то в поручении устанавливаются сроки представления докладов о ходе исполнения поручения.

В тексте поручения могут быть указания "срочно" или "оперативно", которые предусматривают соответственно исполнение поручения в течение трех или десяти рабочих дней начиная с даты поступления поручения главному исполнителю.

Если срок исполнения не указан, поручение подлежит исполнению в срок до одного месяца (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце нет такого числа, то до первого рабочего дня следующего месяца) начиная с даты поступления поручения главному исполнителю. Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в следующий за ним рабочий день.

В исключительных случаях, когда по объективным причинам исполнение поручения в установленный срок невозможно, главный исполнитель представляет Губернатору, руководителю администрации или давшему поручение должностному лицу мотивированное предложение о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок начиная с даты поступления поручения главному исполнителю. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

13.8.3. В последний день указанного срока главным исполнителем представляется информация о выполнении поручения в управление организационно-контрольной работы администрации в виде служебной записки.

13.8.4. В случае устного поручения Губернатора или вице-губернатора - председателя Правительства управление организационно-контрольной работы администрации запрашивает исполнение по телефону или телефонограммой. В соответствии с запросом в установленные сроки исполнителями представляется устная или письменная (в зависимости от поручения) информация.

13.8.5. Поручения снимаются с контроля руководителем администрации.

13.8.6. Поручения Губернатора и Правительства после их фактического исполнения в установленные сроки снимаются с контроля.

Снятие с контроля поручений Губернатора и Правительства осуществляется Губернатором или руководителем администрации по представлении соответствующих информации и справок проверок заместителем председателя Правительства, руководителем структурного подразделения, исполнительного органа государственной власти области, ответственного за исполнение поручений, с визой начальника управления организационно-контрольной работы администрации или его заместителя.

14. Изготовление и использование бланков документов и печатей

 

14.1. Для обеспечения деятельности Губернатора, Правительства и должностных лиц устанавливаются следующие виды бланков:

- гербовые (приложения N 1-12): "Губернатор Астраханской области"

"Вице-губернатор - председатель Правительства Астраханской области"

"Правительство Астраханской области" (с реквизитами, без реквизитов)

"Заместитель председателя Правительства Астраханской области" "Постановление Губернатора Астраханской области" "Распоряжение Губернатора Астраханской области" "Постановление Правительства Астраханской области" "Распоряжение Правительства Астраханской области" "администрация Губернатора Астраханской области" (с реквизитами, без реквизитов)

"Руководитель администрации Губернатора Астраханской области"

- негербовые бланки структурных подразделений администрации Губернатора.

14.2. Бланки документов, применяемые в администрации, должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим лицам.

14.3. Гербовые бланки в администрации являются полиграфической продукцией, бланками строгой отчетности и- подлежат учету в управлении делопроизводства администрации.

14.4. Изготовление гербовых бланков осуществляется в соответствии с ГОСТР 6.30-2003 по заказам управления делопроизводства администрации.

14.5. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге формата А4 (210 x 297 мм) на основе продольного и углового расположения реквизитов. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее (мм):

левое - 20 (35)

правое - 10

верхнее - 20

нижнее - 20

14.6. Гербовые бланки в администрации подлежат учету. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (журнале) в управлении делопроизводства администрации, секретариатах Губернатора, вице-губернатора - председателя Правительства, секретариатах (приемных) заместителей председателя Правительства, руководителя администрации.

14.7. Гербовые бланки хранятся в сейфах.

14.8. Уничтожение испорченных, недействующих гербовых бланков осуществляется по акту с отметкой в журнале.

14.9. Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагается на управление делопроизводства администрации. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, определяются приказом руководителя администрации.

14.10. Бланки (негербовые) структурного подразделения изготавливаются в том случае, если руководитель подразделения имеет право подписи.

Допускается изготовление бланков структурных подразделений с помощью средств вычислительной, техники непосредственно при изготовлении конкретного документа.

14.11. Изготовление бланков структурных подразделений осуществляется по согласованию с начальником управления делопроизводства администрации.

14.12. Руководители структурных подразделений несут ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования.

14.13. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам в администрации используются гербовые и другие печати.

Гербовая печать "Губернатор Астраханской области" ставится на наиболее важных документах Губернатора, требующих удостоверения их подлинности (юридической силы) (приложение N 23).

Гербовая печать "Правительство Астраханской области" ставится на наиболее важных документах, требующих удостоверения их подлинности (юридической силы). Гербовой печатью Правительства заверяются подписи Губернатора, вице-губернатора - председателя Правительства, заместителей председателя Правительства на документах Правительства (приложение N 24).

Гербовая печать "Администрация Губернатора Астраханской области" ставится на наиболее важных документах, касающихся деятельности администрации, для удостоверения их подлинности (юридической силы) (приложение N 25).

14.14. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие штампы.

14.15. На копиях постановлений и распоряжений Губернатора, Правительства проставляется круглая (негербовая) печать "Управление делопроизводства администрации Губернатора Астраханской области". На копиях постановлений, распоряжений Губернатора, Правительства, выданных архивом управления делопроизводства администрации, проставляется круглая (негербовая) печать архива управления делопроизводства администрации.

На документах, справках по личному составу проставляется круглая (негербовая) печать отдела кадров управления кадровой политики и государственной службы администрации.

При отправке документов на пакетах проставляется специальная печать "Для пакетов", на телеграммах - печать (негербовая) "Телеграмма".

14.16. Оттиск печати проставляется на документах в строго определенном месте. При этом оттиск должен захватывать часть наименования должности и подписи лица, подписавшего документ.

14.17. Изготовление гербовых и других печатей, штампов производится управлением делами Губернатора на основании заказа после согласования образцов печатей с руководителем администрации.

14.18. Изготовленные печати и штампы должны учитываться в специальном журнале в управлении делопроизводства администрации, выдаваться работникам под расписку, храниться в несгораемых металлических шкафах или сейфах.

14.19. Контроль за правильностью хранения и использования гербовых печатей осуществляет руководитель администрации, негербовых печатей и штампов - начальник управления делопроизводства администрации.

15. Техническое обеспечение работы с документами

 

15.1. Машинописные работы.

15.1.1. Печатание документов в администрации производится управлением делопроизводства администрации (сектор автоматизированной обработки и выпуска документов), в секретариатах Губернатора, вице-губернатора - председателя Правительства, заместителей председателя Правительства и в структурных подразделениях. Документы печатаются на ПЭВМ с использованием текстового редактора Microsoft Word версии 6.0 и выше.

15.1.2. В управлении делопроизводства администрации печатаются документы только служебного характера. Печатание под диктовку не производится.

В первоочередном порядке печатаются проекты постановлений, распоряжений Губернатора и Правительства, документы к мероприятиям с участием Губернатора, вице-губернатора - председателя Правительства, а также другие документы, связанные с обеспечением деятельности Губернатора и Правительства.

Срочные документы печатаются в очередности, определяемой начальником управления делопроизводства администрации или его заместителем, а также на основании поручений руководителя администрации, заместителя руководителя администрации.

15.1.3. Все документы для печатания передаются заведующему сектором автоматизированной обработки и выпуска документов. Они должны быть написаны чернилами и тщательно отредактированы. Исполнитель обязан проверить рукопись документа. Особое внимание должно быть обращено на четкое и разборчивое написание фамилий, географических названий, наименований организаций, предприятий, цифр, дат и т.д.

Рукописи, написанные неразборчиво, карандашом или красными чернилами, к печатанию не принимаются.

15.1.4. Документы должны печататься с соблюдением ГОСТР 6.30-2003 на организационно-распорядительную документацию и требований настоящей Инструкции.

15.1.5. Служебные письма печатаются, как правило, шрифтом размера 14 через одинарный интервал, таблицы - шрифтами 12, 13, 14 через одинарный интервал. Постановления и распоряжения Губернатора, постановления и распоряжения Правительства, приказы руководителя администрации печатаются шрифтом 14 через одинарный интервал. Приложения к постановлениям, распоряжениям, приказам могут быть напечатаны с использованием шрифтов 12, 13 через одинарный интервал.

15.1.6. Название вида документа (акт, протокол, положение, договор, устав и т.д.) печатается прописными буквами.

15.1.7. Если заголовок к тексту превышает 5 строк печатного текста с длиной строки в 28 печатных знаков, то он продлевается до границы правого поля.

15.1.8. Все реквизиты (кроме текста), в том числе наименование организации, структурного подразделения, указание должности с инициалами и фамилией лица, которому адресуется документ, и почтовый адрес организации печатаются с новой строки от левой границы текстового поля. Те же требования должны соблюдаться при печатании документа частному лицу.

15.1.9. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона печатаются в левом нижнем углу последнего листа документа (размер шрифта 12), например:

И.П. Кораблев

22-38-14

Инициалы, фамилия исполнителя (составителя) документа и номер его служебного телефона обязательно указываются только в исходящих документах (письмах, справках, докладных записках, заключениях). В сопроводительных письмах, письмах-ответах эти реквизиты, как правило, не указываются.

15.1.10. Печатание документов и материалов производится на бланках установленной формы или на бумаге стандартных размеров.

Документы и материалы печатаются в одном экземпляре и вместе с рукописью передаются исполнителю.

Документы и материалы, подлежащие дальнейшему редактированию и правке в подразделении, могут быть переписаны на дискету заказчика. На жестких дисках ПЭВМ сектора автоматизированной обработки и выпуска документов управления делопроизводства администрации записанные тексты хранятся в течение двух месяцев.

Не подлежат распечатыванию документы и материалы с дискеты заказчика, выполненные в структурных подразделениях.

15.1.11. При распечатке документов и материалов слева в нижней частикаждого листа указываются наименование файла данного документа (материала), дата печатания, инициалы работника, печатавшего документ.

15.2. Копировально-множительные работы.

15.2.1. Копировально-множительные работы осуществляются в секторе копировально-множительных работ управления делопроизводства администрации.

15.2.2. На копирование сдаются только служебные документы с заказом на бланке установленной формы (приложение N 26), заполненном заказчиком. Право подписи на заказе имеют руководители структурных подразделений, в том числе их заместители, включая руководителей отделов в составе управлений администрации. Разрешение на исполнение заказа дает начальник управления делопроизводства администрации или его заместитель.

Тиражирование гербовых бланков не разрешается.

Копирование федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, постановлений и распоряжений Губернатора и Правительства производится только по заказам, подписанным руководителем администрации, начальником управления делопроизводства администрации.

15.2.3. Документы передаются на копирование в несброшюрованном виде, четко напечатанные (как правило, первые экземпляры).

Заказы выполняются в порядке очередности их поступления.

15.2.4. В секторе копировально-множительных работ управления делопроизводства администрации ведется учет выполненных работ на основании заказов, которые хранятся в течение одного года.

16. Составление номенклатуры дел, формирование дел,
последующее хранение и использование документов

 

16.1. Номенклатура дел в администрации разрабатывается работниками секретариатов, приемных, структурных подразделений, управления делопроизводства администрации.

16.2. Составление номенклатурных дел, отбор дел для хранения и уничтожения в администрации осуществляются при участии постоянно действующей экспертной комиссии, создаваемой приказом руководителя администрации.

16.3. Номенклатура дел включает в себя виды документов, образующихся в деятельности секретариатов (приемных) и структурных подразделений.

Наименование дел, включаемых в номенклатуру, составляется по вопросам и темам, определяющим содержание документов, с указанием их разновидности. После перечня дел оставляется несколько свободных номеров для внесения в нее дополнений.

16.4. Заголовки дел в номенклатуре располагаются в порядке важности включенных в них документов.

16.5. Все дела имеют свой индекс, который состоит из условного обозначения структурных подразделений и порядкового номера дел по номенклатуре.

Дела по вопросам, которые решаются в течение двух и более лет (переходящие), вносятся в номенклатуру каждого года с одним и тем же индексом и номером в течение всего срока.

16.6. Номенклатура дел предусматривает формирование документов постоянного хранения отдельно от документов временного хранения.

16.7. На основании номенклатуры дел секретариатов (приемных) и структурных подразделений составляется сводная номенклатура, которая согласовывается управлением делопроизводства администрации с агентством по делам архивов Астраханской области и утверждается руководителем администрации не позднее 15 декабря текущего года.

16.8. Сводная номенклатура дел состоит из разделов, одноименных с названиями секретариатов (приемных) и структурных подразделений. Каждому разделу сводной номенклатуры дел присваивается индекс соответствующего структурного подразделения.

16.9. Исполненные документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел (приложения N 27, 28). При оформлении дел необходимо:

- раздельно группировать дела постоянного и временного сроков хранения;

- проверять соответствие документов заголовку дел по номенклатуре;

- группировать в деле документы одного года;

- проверять правильность оформления документов, то есть наличие необходимых подписей, дат и номеров, отметок об исполнении, подписей, заверяющих копии, и т.д.;

- включать в дела по одному экземпляру каждого документа, изымать лишние экземпляры и черновики документов, удалять скрепки и булавки;

- располагать документы в делах в хронологическом порядке.

В необходимых случаях соблюдать логическую последовательность, то есть документ-ответ помещать после документа-запроса. Приложения присоединять к документам, к которым они относятся (приложения большого объема могут выделяться в отдельные тома).

16.10. В каждый том (дело) рекомендуется подшивать не более 250 листов при толщине не более 4 см. При большем количестве документов, относящихся к данному делу, формируется несколько томов под одним и тем же заголовком. В конце каждого дела оформляется заверительная надпись. Формы обложки дела, внутренней описи и заверительной надписи указаны в приложениях N 29-32.

16.11. К томам-сборникам с постановлениями и распоряжениями Губернатора и Правительства составляются оглавления, в которых указываются номера решений, включенных в данный сборник, их содержание, даты принятия и номера листов.

16.12. Неисполненные и подлежащие возврату документы подшивать в дела запрещается.

16.13. По окончании года в номенклатуре указывается количество сформированных дел: отдельно постоянного, долговременного и кратковременного сроков хранения, а также дел, переходящих на следующий год.

16.14. Дела хранятся в шкафах в вертикальном положении. На корешках обложек (папок) дел должны быть указаны их обозначения в соответствии с утвержденной номенклатурой.

16.15. Работники администрации обязаны обеспечить полную сохранность всех поступивших и образующихся в деятельности администрации документов. Выдача дел из архива управления делопроизводства администрации запрещается.

16.16. В исключительных случаях по разрешению начальника управления делопроизводства администрации дела выдаются ответственным работникам администрации для служебного пользования под расписку.

Отдельные документы из дел не выдаются.

В исключительных случаях документ может быть изъят из дела, но вместо него в дело вкладывается карта-заместитель, в которой указывается, какой документ, когда и кем взят. Документ выдается под расписку. Подлинные экземпляры постановлений и распоряжений Губернатора, Правительства из дел не изымаются.

Контроль за возвращением документа в дело возлагается на специалиста архива управления делопроизводства администрации.

16.17. По истечении одного года хранения дел в текущем делопроизводстве (кроме переходящих дел) документы вместе регистрационными карточками к ним сдаются в архив управления за администрации.

Приложение N 1

 

                                  ГУБЕРНАТОР

                             АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ

 

     Советская ул., д. 15, г. Астрахань, 414008.

     Тел. (8512) 22-85-19, факс (8512) 22-95-14.

               E-mail: gov@astrobl.ru

 

                                                       /                \

         _________________ N _________________

         На N ____________ от ________________

 

 /         \/             \

 

                                    Примечание: герб Астраханской области

                                      в многоцветном варианте изображения

Приложение N 2

 

                     ВИЦЕ-ГУБЕРНАТОР -     

                ПРЕДСЕДАТЕЛЬ ПРАВИТЕЛЬСТВА 

                   АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ

 

           Советская ул., д. 15, г.Астрахань, 414008

          Тел.: (8512) 22-15-74, факс: (8512) 24-62-34

               E-mail: kinarkelov@astrobl.ru

 

         ______________ N ______________

 

         На N __________ от ____________

 

  /             \ /                   \

Приложение N 3

 

                      ПРАВИТЕЛЬСТВО                 /                   \

                  АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ

 

       Советская ул., д - 15, г. Астрахань, 414008.

       Тел.: (8512) 22-15-74, факс: (8512) 24-62-34

              E-mail: kmarkelov@aslrobl.ru

 

       ________________ N ______________

 

       На N ___________ от _____________

 

  /             \ /                   \

Приложение N 4

 

ПРАВИТЕЛЬСТВО АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ

Приложение N 5

 

                    ЗАМЕСТИТЕЛЬ                   /                   \

             ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ПРАВИТЕЛЬСТВА

               АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ

 

       Советская ул., д.15, г. Астрахань, 414008

       Тел.: (8512) 32-95-41, факс: (8512) 22-42-33

            e-mail: vsitnikov@astrobl.ru

 

        ________________ N _______________

        На N ___________ от ______________

 

   /             \ /                   \

Приложение N 6

 

АДМИНИСТРАЦИЯ ГУБЕРНАТОРА АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ

Приложение N 7

 

                    АДМИНИСТРАЦИЯ                /                    \

                     ГУБЕРНАТОРА    

                АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ

       Советская ул., д. 15, г. Астрахань, 414008

       Тел.: (8512) 22-47-45, факс: (8512) 22-95-14

 

     ______________N_____________

 

     На N_________от _____________

 

   /             \ /                     \

Приложение N 8

 

                  РУКОВОДИТЕЛЬ                  /                     \

           АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА

             АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ

 

        Советская ул., д. 15, г. Астрахань, 414008

        Тел.: (8512) 22-47-45, факс: (8512) 22-95-14

 

     ____________ N ______________

 

     На N _______ от _____________

 

   /             \ /                     \

Приложение N 9

 

                                  ПОСТАНОВЛЕНИЕ

                        ГУБЕРНАТОРА АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ

 

               __________                          N _________

 

   /             \ /                     \

Приложение N 10

 

                                РАСПОРЯЖЕНИЕ

                     ГУБЕРНАТОРА АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ

 

                _______________                          N ________

 

   /             \ /                     \

Приложение N 11

 

                     ПРАВИТЕЛЬСТВО АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ

                                 ПОСТАНОВЛЕНИЕ

 

              __________                              N_______

 

   /             \ /                     \

Приложение N 12

 

                       Правительство Астраханской области

                                  Распоряжение

 

              __________                              N _______

 

   /             \ /                     \

Приложение N 13

 

Образец

 

                 Администрация

            Губернатора Астраханской              /                     \

                     области

 

                     УПРАВЛЕНИЕ

                  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

        Советская ул., 15, г. Астрахань, 414008

            тел.22-93-04, факс 22-95-14

 

         ____________ N ___________

         На N ________ от _________

 

   /             \ /                     \

Приложение N 14

 

Перечень
корреспонденции, не подлежащей регистрации отделом
служебной корреспонденции (канцелярией) управления
делопроизводства администрации Губернатора области

 

1. Книги, газеты, журналы, бюллетени и другие периодические издания.

2. Рекламные извещения, проспекты с научно-технической информацией, плакаты, прейскуранты, программы и повестки дня конференций, совещаний, заседаний, другие справочно-информационные материалы, присланные для сведения.

3. Поздравительные открытки и пригласительные билеты.

4. Статистические сборники, документы и формы статистической отчетности.

5. Счета, квитанции, договоры, накладные, сметы.

Приложение N 15

 

     Образец карточки учета входящих документов

                  /------\                               /--------------\

     Номер УК:    |      |           Дата поступления:   |              |

                  \------/                               \--------------/

                                                         /--------------\

     N документа:                    Дата документа:     |              |

                                                         \--------------/

                        /------\

     Количество листов: |      |

                        \------/

                        /------------\

     Корреспондент:     |            |

                        \------------/

     Краткое содержание: ________________________________________________

     ____________________________________________________________________

 

               /------------\

     Резолюция |            |

               \------------/

                                      /------------\

     Отметка об исполнении документа: |            |

                                      \------------/

                       /------------\                      /------------\

     Дата завершения.: |            |           Номер дела:|            |

                       \------------/                      \------------/

                  /------------\

     Номер папки: |            |

                  \------------/

Приложение N 16

 

                 Образец карточки учета исходящих документов

 

                                                       /------------\

                                        N документа:   |            |

                                                       \------------/

                                                       /------------\

                                        Дата документа:|            |

                                                       \------------/

                                                       /------------\

                                        Кол-во листов: |            |

                                                       \------------/

                  /-------------------------------------------------\

     Адресат:     |                                                 |

                  \-------------------------------------------------/

                     /----------------------------------------------\

     Другие адресаты:|                                              |

                     \----------------------------------------------/

     Краткое содержание:_________________________________________________

     ____________________________________________________________________

 

            /-----------------\                   /-----------------\

     Исп.:  |                 |             Д.:   |                 |

            \-----------------/                   \-----------------/

 

                            Отметка об исполнении документа:

 

                   /---------------\                /---------------\

     Дата заверш.: |               |     Номер дела:|               |

                   \---------------/                \---------------/

                   /---------------\

     Номер папки:  |               |

                   \---------------/

Приложение N 17

 

Карточка
к проекту постановления (распоряжения)
Губернатора Астраханской области

 

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     Проект внесен:______________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     Основание подготовки документа:_____________________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     Проект визируют:____________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     Проект согласован:__________________________________________________

     Вице - губернатор - председатель____________________________________

     Правительства области_______________________________________________

     ____________________________________________________________________

     Заместитель председателя Правительства______________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     Начальник государственно-правового управления

     Редактор управления делопроизводства

     Руководитель администрации Губернатора области

 

     Постановление (распоряжение) разослать:_____________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

 

     Исполнитель:                     ___________________________________

     Юрист структурного подразделения:___________________________________

     Помощник заместителя председателя

     Правительства области

     1.________________200 г._____    ___________________________________

     2.________________200 г._____    ___________________________________

Приложение N 18

 

Содержание
пояснительной записки к проекту
постановления (распоряжения) Губернатора
Астраханской области, Правительства
Астраханской области

 

1. Содержание проблемы, предусматривающей состояние правоотношений в сфере предлагаемого регулирования.

2. Обоснование необходимости и целесообразности принятия данного проекта с учетом интересов населения области и законодательства Российской Федерации и Астраханской области, а также его целей, основных положений, прогноза социально-экономических и иных последствий его реализации.

3.Финансово-экономическое обоснование (в случае внесения проекта, реализация которого потребует выделения денежных средств из областного бюджета).

4.Перечень правовых актов, требующих внесения изменений в связи с принятием предлагаемого проекта, в том Числе и их отмены полностью или частично.

 

Наименование

должности

руководителя (подпись) Инициалы, фамилия

Приложение N 19

 

Карточка
к проекту постановления
Правительства Астраханской области

 

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     Проект внесен:______________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     Основание подготовки документа:_____________________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     Проект визируют:____________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     Проект согласован:__________________________________________________

     Вице-губернатор - председатель______________________________________

     Правительства области_______________________________________________

     ____________________________________________________________________

     Заместитель председателя Правительства______________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     Начальник государственно-правового управления

     Редактор управления делопроизводства

     Руководитель администрации Губернатора области

     Постановление разослать:____________________________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

 

     Исполнитель:                       _________________________________

     Юрист структурного подразделения:  _________________________________

     Помощник заместителя председателя

     Правительства области

     1.______________200 г._____        _________________________________

     2.______________200 г._____        _________________________________

 

оборотная сторона карточки к проекту постановления

Правительства Астраханской области

Проект согласован:

(при рассмотрении в рабочем порядке)

Члены Правительства Астраханской области:

Вице-губернатор - председатель Правительства Астраханской области
Заместитель председателя Правительства Астраханской области по инвестиционной политике и имущественным отношениям
Заместитель председателя Правительства Астраханской области по социальной политике
Заместитель председателя Правительства Астраханской области - министр промышленности, транспорта и связи Астраханской области
Заместитель председателя Правительства Астраханской области - министр сельского хозяйства Астраханской области
Заместитель председателя Правительства Астраханской области - министр строительства и дорожного хозяйства Астраханской области
Заместитель председателя Правительства Астраханской области - министр финансов Астраханской области
Заместитель председателя Правительства Астраханской области - министр экономического развития Астраханской области
Заместитель председателя Правительства Астраханской области - руководитель представительства Губернатора Астраханской области при Правительстве Российской Федерации
Министр здравоохранения Астраханской области
Министр имущественных и земельных отношений Астраханской области
Министр культуры Астраханской области
Министр международного сотрудничества Астраханской области
Министр образования и науки Астраханской области
Министр по топливно-энергетическому комплексу, недропользованию и охране окружающей среды Астраханской области
Министр социального развития и труда Астраханской области
Полномочный представитель Губернатора Астраханской области в Государственной Думе Астраханской области и представительных органах местного самоуправления -министр Астраханской области

Приложение N 20

 

Карточка
к проекту распоряжения
Правительства Астраханской области

 

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     Проект внесен:______________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     Основание подготовки документа:_____________________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     Проект визируют:____________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     Проект согласован:__________________________________________________

     Заместитель председателя Правительства______________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     Начальник государственно-правового управления

     Редактор управления делопроизводства

     Руководитель администрации Губернатора области

     Распоряжение разослать:_____________________________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

 

     Исполнитель:                      __________________________________

     Юрист структурного подразделения: __________________________________

     Помощник заместителя председателя

     Правительства области

 

     1.________________200 г. ___________________________________________

     2.________________200 г. ___________________________________________

Приложение N 21

 

Карточка согласования
к проекту закона Астраханской области
(постановления Государственной Думы Астраханской области)

 

     1. Наименование проекта:____________________________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

 

     2. Основание подготовки проекта:____________________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

 

     3. Разработчик проекта:_____________________________________________

     ____________________________________________________________________

 

     Юрист структурного подразделения администрации

     Губернатора Астраханской области, исполнительного

     органа государственной власти области:______________________________

 

     4. Заинтересованные лица:

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

 

     Полномочный представитель

     Губернатора Астраханской области

     в Государственной Думе Астраханской области

     и представительных органах

     местного самоуправления -

     министр Астраханской области                           И.В. Родненко

 

     Начальник управления

     законодательных инициатив

     и взаимодействия с Государственной Думой

     Астраханской области

     администрации Губернатора

     Астраханской области                                  В.В. Гурьянова

Приложение N 22

 

Карточка согласования
к проекту договора (соглашения)

 

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     1. Проект внесен:___________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     2. Основание подготовки документа: _________________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     3. Проект визируют: ________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     4. Проект согласован: ______________________________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     Вице-губернатор - председатель

     Правительства области ______________________________________________

     ____________________________________________________________________

     Заместитель председателя Правительства области _____________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     Начальник государственно-правового управления

     Редактор управления делопроизводства

     Руководитель администрации Губернатора области

 

     Договор (соглашение) разослать:_____________________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     Исполнитель:

                                              ___________________________

     Помощник заместителя председателя Правительства

                                              ___________________________

 

     1. _____________ 200 г.

     2. _____________ 200 г.

Приложение N 23

 

Перечень
документов, на которых проставляется гербовая печать
"Губернатор Астраханской области"

 

Договоры, соглашения, подписываемые Губернатором области от имени Астраханской области.

Постановления, распоряжения Губернатора области, отправляемые в федеральные органы власти.

Доверенности на представление интересов Астраханской области и Губернатора Астраханской области по ведению дел в судах.

Почетные грамоты Губернатора Астраханской области.

Служебные удостоверения руководителей структурных подразделений администрации, исполнительных органов государственной власти области.

Приложение N 24

Перечень
документов, на которых проставляется гербовая печать
"Правительство Астраханской области"

 

Договоры, соглашения и иные совместные документы, заключаемые от имени Правительства области с другими государственными органами власти, организациями, в т.ч. федерального уровня.

Постановления, распоряжения Правительства области (копии), отправляемые в федеральные органы власти.

Положения об исполнительных органах государственной власти области.

Гарантийные письма по финансово-экономическим вопросам.

Доверенности на получение материально-технических ценностей, участие в судах от имени Правительства области.

Образцы оттисков печатей и подписей должностных лиц, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

Справки членам Правительства Астраханской области, руководителям исполнительных органов государственной власти области.

Командировочные удостоверения членам Правительства Астраханской области.

Приложение N 25

 

Перечень
документов, на которых проставляется гербовая печать
"Администрация Губернатора Астраханской области"

 

Договоры, соглашения и иные совместные документы, заключаемые администрацией.

Гарантийные письма по финансово-экономическим вопросам.

Доверенности (на получение материально-технических ценностей и др.)

Образцы оттисков печатей и подписей должностных лиц, имеющих право совершения финансово-экономических операций.

Служебные удостоверения работников администрации.

Командировочные удостоверения работникам администрации.

Приложение N 26

 

Заказ
на копировально-множительные работы

 

     /------------------------------------------------------------------\

     |  Наименование документа  |Кол-во стр. |Кол-во экз. |  Отметка о  |

     |                          |            |            |   срочн.    |

     \------------------------------------------------------------------/

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

 

     Заказчик _______________________________________________________

             (наимен. структ. подразд.) (подпись) (инициалы, фамилия)

     Дата заказа ___________________________

     Дата изготовления _____________________

     Исполнитель ___________________________

     Подпись в получении ___________________

                                           Разрешаю ___________________

Приложение N 27

 

     Наименование организации

                                            Утверждено

     Номенклатура дел                       Наименование   должности

                                            руководителя организации

     _________ N _______

                                            Подпись           Расшифровка

     ____________________                                     подписи

     (место составления)

 

     На ______ год                            Дата

 

     /-----------------------------------------------------------------\

     |Индекс дела| Заголовок |Кол-во единиц |Срок хранения| Примечание |

     |           |   дела    |   хранения   |             |            |

     |-----------+-----------+--------------+-------------+------------|

     |     1     |     2     |      3       |      4      |     5      |

     |-----------------------------------------------------------------|

     |                     Наименование раздела                        |

     |-----------------------------------------------------------------|

     |           |           |              |             |            |

     \-----------------------------------------------------------------/

 

     Начальник управления                 Подпись             Расшифровка

     делопроизводства администрации                           подписи

     Губернатора Астраханской

     области

 

     Дата

 

     Виза (лица, ответственного за архив)

 

     Согласовано                               Согласовано

     Протокол ЭК организации                   Протокол ЭПК архивного

     от _________ N _______________            учреждения

                                               от __________________

                                               N __________________

 

                                                   Формат А4 (210x297 мм)

 

     Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ____________

     году в организации

 

По срокам хранения	Всего	В том числе:
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного ( свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого:

 

     Начальник управления

     делопроизводства администрации

     Губернатора Астраханской

     области                              Подпись         Расшифровка

                                                          подписи

     Дата

 

     Итоговые сведения переданы в архив

 

     Наименование должности лица,

     передавшего сведения                 Подпись         Расшифровка

                                                          подписи

Приложение N 28

 

     Наименование организации

 

     Наименование структурного

     подразделения

 

     Номенклатура дел

 

     _________ N _______

     ___________________

     (место составления)

 

     На _______ год

 

     /---------------------------------------------------------------\

     |Индекс дела|Заголовок|Кол-во единиц|Срок хранения| Примечание  |

     |           |  дела   |   хранения  |             |             |

     |-----------+---------+-------------+-------------+-------------|

     |     1     |    2    |      3      |      4      |      5      |

     |---------------------------------------------------------------|

     |                    Наименование раздела                       |

     |---------------------------------------------------------------|

     |                     |             |             |             |

     \---------------------------------------------------------------/

 

     Наименование должности

     руководителя структурного

     подразделения                       Подпись      Расшифровка подписи

 

     Дата

 

     Согласовано

     Протокол ЭК

     от _______N ____________

 

     Наименование должности

     лица, ответственного за архив        Подпись     Расшифровка подписи

     Дата

 

                                                 Формат А4 (210 x 297 мм)

Приложение N 29

 

Внутренняя опись
документов, проходящих по секретариату вице-губернатора -
председателя Правительства Астраханской области Маркелова К.А.,
за 2005 год

 

Вопросы:

Индекс дела _____ Том _____

 

     /----------------------------------------------------------------\

     |  N  |   Дата  | Индекс  | Заголовок документа | Номера |Приме- |

     | п/п |документа|документа|(корреспондент, номер| листов | чание |

     |     |         |         |   и дата, краткое   | единиц |       |

     |     |         |         |  содержание, ответ) |хранения|       |

     |-----+---------+---------+---------------------+--------+-------|

     |     |    1    |    2    |         3           |   4    |   5   |

     |-----+---------+---------+---------------------+--------+-------|

     |     |         |         |                     |        |       |

     |-----+---------+---------+---------------------+--------+-------|

     |     |         |         |                     |        |       |

     \----------------------------------------------------------------/

 

             Итого __________________________________ документов

                        (цифрами и прописью)

 

     Количество листов внутренней описи ______________________________

                                            (цифрами и прописью)

 

     Наименование должности лица,

     составившего внутреннюю опись

     документов дела               Подпись            Расшифровка подписи

     Дата

 

Формат А4 (210 x 297 мм)

Приложение N 30

 

Образец обложки дела

 

                                                              /----------\

              Администрация Губернатора Астраханской области  |Ф. N      |

                                                              |__________|

                 ___________________________________________  |Оп. N     |

                          (наименование организации)          |__________|

                                                              |Д. N      |

                                                              |__________|

                                                              \----------/

 

     Фонд N________                  Секретариат Губернатора

     Дело N________                  Астраханской области

     Индекс________                  _______________________

                                     (название структурного

                                      подразделения)

 

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

                            (заголовок дела, том)

     ____________________________________________________________________

                                (крайние даты)

 

                                                           На ____ листах

                                                           Хранить ______

 

     Ф. N ________

     Оп. N _______

     Д. N ________

Приложение N 31

 

Лист - заверитель дела N ______

 

     В деле подшито и пронумеровано _____________________________________

     листов,                                  (цифрами и прописью)

 

     в том числе:

     литерные номера листов

     ____________________________________________________________________

 

     пропущенные номера листов __________________________________________

 

     + листов внутренней описи __________________________________________

 

    /-------------------------------------------------------------------\

    |Особенности физического состояния и формирования дела|Номера листов|

    |-----------------------------------------------------+-------------|

    |                          1                          |      2      |

    |-----------------------------------------------------+-------------|

    |                                                     |             |

    \-------------------------------------------------------------------/

 

     Специалист I категории

     управления делопроизводства

     администрации Губернатора

     Астраханской области                                Подпись

 

     Дата

 

Формат А4 (210 x 297 мм)

Приложение N 32

 

Форма акта о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению

 

     Наименование организации                                   Утверждаю

                                                                      АКТ

     _________N__________                          Наименование должности

     _____________________                       руководителя организации

     (место составления)

     о выделении к уничтожению                   Подпись      Расшифровка

     документов, не подлежащих хранению                       подписи

                                                 Дата

 

     На основании _______________________________________________________

                    (название и выходные данные перечня документов с

     ____________________________________________________________________

                      указанием сроков их хранения)

 

     отобраны к уничтожению как не имеющие научно - исторической ценности

     и утратившие практическое значение документы фонда N _______________

                                                         (название фонда)

 

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок документов	Крайние даты	Номера описей	Индекс дела по номенкла- туре	Кол-во ед. хранения	Сроки хранения	Примеча- ние
1	2	3	4	5	6	7	8

 

     Итого ____________________ единиц хранения за ___________ годы

           (цифрами и прописью)

 

     Наименование должности лица,

     проводившего экспертизу

     ценности документов                Подпись             Расшифровка

                                                            подписи

     Дата

 

     Согласовано

     Протокол ЭК организации

     от___________ N _______

 

     Документы в количестве______________________________единиц хранения,

                                (цифрами и прописью)

 

     весом __________ кг сданы в_________________________________________

                                        (наименование  организации)

     на переработку по приемо-сдаточной накладной от __________ N _______

 

     Наименование должности

     работника,

     сдавшего документы               Подпись         Расшифровка подписи

 

     Дата

 

     Изменения в учетные документы внесены.

 

     Наименование должности

     работника архива,

     внесшего изменения в

     учетные документы                Подпись         Расшифровка подписи

 

     Дата

 

                                                Формат А4 (210 x 297 мм)