Постановление Губернатора Астраханской области от 17 марта 2005 г. N 175 "Об управлении делопроизводства администрации Губернатора Астраханской области"

В соответствии с постановлениями Губернатора Астраханской области от 15.02.2005 N 92 "Об администрации Губернатора Астраханской области", от 15.02.2005 N 93 "Об утверждении Положения об администрации Губернатора Астраханской области" и от 18.02.2005 N 122 "О формировании администрации Губернатора Астраханской области" Постановляю:

1. Утвердить Положение, структуру управления делопроизводства администрации Губернатора Астраханской области (прилагаются) и штатную численность в количестве 26 единиц, из них 17 государственных служащих.

2. Считать утратившим силу постановление Губернатора Астраханской области от 23.09.2003 N 453 "Об управлении делопроизводства аппарата Губернатора Астраханской области".

3. Постановление вступает в силу со дня его подписания.

Губернатор Астраханской области

А.А.Жилкин

Положение
об управлении делопроизводства администрации
Губернатора Астраханской области
(утв. постановлением Губернатора Астраханской области от 17 марта 2005 г. N 175)

1. Общие положения

1.1. Управление делопроизводства администрации Губернатора Астраханской области (далее - управление) является структурным подразделением администрации Губернатора Астраханской области (далее - администрация).

1.2. Свою работу управление осуществляет в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами и федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Уставом Астраханской области, законами и иными нормативными актами Астраханской области,постановлениями и распоряжениями Губернатора и Правительства области, а также настоящим Положением.

2. Основные задачи управления

Основными задачами управления являются:

2.1. Организация документационного, технического обеспечения деятельности Губернатора и Правительства Астраханской области.

2.2. Обеспечение функционирования единой системы делопроизводства в администрации с использованием автоматизированной системы "Делопроизводство".

2.3. Обеспечение единого порядка подготовки документов в соответствии с ГСДОУ и ГОСТом 6-30.2003 на организационно - распорядительную документацию, организации работы с ними, функционирования информационно-поисковых систем.

2.4. Комплектование и обеспечение сохранности документов Губернатора области, Правительства, совещательных органов, образуемых при Губернаторе, и координационных органов, образуемых при Правительстве области.

3. Функции управления

Управление в соответствии с возложенными на него задачами выполняет следующие основные функции:

3.1. Организация документооборота в администрации.

3.2. Осуществление своевременной регистрации служебной корреспонденции, ее экспедиционной обработки, доставки исполнительным органам государственной власти области.

3.3. Регистрация и выпуск постановлений и распоряжений Губернатора и Правительства области, доведение их до исполнителей.

3.4. Редактирование проектов постановлений, распоряжений Губернатора и Правительства области, других служебных документов.

3.5. Ведение полнотекстовой базы правовых актов Губернатора и Правительства области.

3.6. Оформление решений (ведение протоколов) заседаний Правительства области.

3.7. Разработка сводной номенклатуры дел администрации, формирование документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, прием документов на архивное хранение, обеспечение их учета, сохранности и оперативного использования.

3.8. Изготовление и учет бланков Губернатора, Правительства, администрации.

3.9. Систематическое проведение анализа прохождения служебной корреспонденции, подготовки принятых правовых актов Губернатора и Правительства области, представление предложений по совершенствованию документационного обеспечения деятельности Губернатора и Правительства области.

3.10. Выполнение машинописных и копировально-множительных, переплетных работ.

3.11. Формирование материалов на заседания Правительства, их рассылка членам Правительства.

3.12. Изготовление стенограмм мероприятий.

3.13. Разработка нормативных и методических документов по вопросам совершенствования документационного обеспечения в администрации, исполнительных органах государственной власти.

3.14. Методическое руководство секретариатами, службами делопроизводства исполнительных органов государственной власти, работниками структурных подразделений администрации, ведущими вопросы делопроизводства.

3.15. Повышение квалификации работников управления и ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях администрации.

3.16. При осуществлении своих функций управление:

- взаимодействует со структурными подразделениями администрации, секретариатами Губернатора, вице-губернатора - председателя Правительства, заместителей председателя Правительства по вопросам организации, и совершенствования делопроизводства, организационно- технического обеспечения совещаний, иных мероприятий, проводимых Губернатором, Правительством области;

- совместно с управлением кадровой политики и государственной службы администрации организует учебу государственных и муниципальных служащих по вопросам делопроизводства.

4. Права управления

Управление имеет право:

- запрашивать и получать от структурных подразделений администрации, исполнительных органов государственной власти, органов местного самоуправления области - материалы и информацию, связанные с осуществлением функций, возложенных на управление, все необходимые материалы к заседаниям Правительства области, совещаниям, встречам и другим мероприятиям, проводимым Губернатором и Правительством области;

- осуществлять контроль, организовывать и проводить проверки соблюдения установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации; - возвращать исполнителям в структурные подразделения администрации, исполнительные органы государственной власти и органы местного самоуправления для доработки служебную корреспонденцию, оформленную с нарушением установленных правил;

- вести переписку по вопросам, относящимся к компетенции управления;

- пользоваться круглыми (негербовыми) печатями и штампами, негербовым бланком управления.

5. Организация деятельности управления

5.1. Управление делопроизводства возглавляет начальник управления, назначаемый на должность и освобождаемый от занимаемой должности Губернатором области по представлению руководителя администрации Губернатора области.

Начальник управления без доверенности осуществляет действия от имени управления, представляя его интересы перед всеми органами и организациями по вопросам, относящимся к компетенции управления.

Начальник управления имеет заместителя, назначаемого по его представлению руководителем администрации.

Заместитель начальника управления руководит порученными ему участками работы, выполняет другие функции по поручению начальника управления.

Начальники отделов, заведующие секторами, специалисты и другие работники управления назначаются на должность и освобождаются от должности руководителем администрации по представлению начальника управления.

5.2. Начальник управления:

- несет ответственность за качество и своевременность выполнения задач и функций, возложенных на управление, самостоятельно принимает решения по вопросам, относящимся к сфере деятельности управления, кроме вопросов, требующих согласования в установленном порядке с другими подразделениями или должностными лицами;

- представляет Губернатору на утверждение положение и структуру управления;

- представляет руководителю администрации на утверждение штатное расписание управления и кандидатуры для назначения на должности работников управления;

- распределяет функции между отделами управления и определяет функциональные обязанности работников управления, утверждает должностные инструкции работников управления;

- принимает решения и подписывает служебную документацию в пределах своей компетенции;

- вносит предложения о назначениях работников управления, утверждает положения об отделах, секторах и должностные инструкции работников управления;

- вносит предложения по улучшению условий труда работников управления, их поощрению и применению к ним мер дисциплинарного воздействия.

5.3. Работники управления несут ответственность за выполнение возложенных на них обязанностей с учетом предоставленных им прав.

5.4. Материально-техническое и финансовое обеспечение деятельности управления осуществляется управлением делами Губернатора Астраханской области.

Структура
управления делопроизводства администрации
Губернатора Астраханской области
(утв. постановлением Губернатора Астраханской области от 17 марта 2005 г. N 175)

                                 /----------\

                                 |Начальник |

                                 |управления|

                                 |----------|

    /----------------------------/  |    |  \--------------------------\

    |     Отдел      |              |    |             |     Отдел     |

    |распорядительных|              |    |             |   служебной   |

    |   документов   |              |    |             |корреспонденции|

    |    12 ед.      |              |    |             | (канцелярия)  |

    \----------------|              |    |             |      7ед.     |

          |          |              |    |             \---------------/

          |          |              |    |

          |          |              |    \-------\

          |          |              |            |

     /-----------\   |              |            |

     |  Сектор   | /-------------\ /-----\  /-------------\

     |редактиро- | |   Сектор    | |Архив|  |   Сектор    |

     |вания 3 ед.| |автомати-    | |1 ед.|  |копировально-|

     \-----------/ |зированной   | |     |  |множительных |

                   |обработки   и| \-----/  |работ  5 ед. |

                   |выпуска доку-|          \-------------/

                   |ментов  8 ед.|

                   \-------------/