Постановление Правительства Свердловской области от 29 июня 2006 г. N 561-ПП "Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Свердловской области" (утратило силу)

Постановление Правительства Свердловской области
от 29 июня 2006 г. N 561-ПП
"Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в
исполнительных органах государственной власти Свердловской области"

ГАРАНТ:

Постановлением Правительства Свердловской области от 12 марта 2014 г. N 179-ПП настоящее постановление признано утратившим силу

В целях установления единых правил делопроизводства и во исполнение распоряжения Правительства Свердловской области от 23.12.2005 г. N 1817-РП "О разработке Типовой инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Свердловской области" Правительство Свердловской области постановляет:

1. Утвердить Типовую инструкцию по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Свердловской области (далее - Типовая инструкция).

2. Исполнительным органам государственной власти Свердловской области на основе Типовой инструкции разработать до 1 сентября 2006 года индивидуальные инструкции по делопроизводству и согласовать их до 1 октября 2006 года с экспертно-проверочной комиссией Управления архивами Свердловской области.

3. Рекомендовать органам местного самоуправления муниципальных образований в Свердловской области использовать для организации образующихся в их деятельности документов Типовую инструкцию.

4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на руководителя аппарата Правительства Свердловской области, члена Правительства Свердловской области Шимановского С.Ю.

Председатель Правительства

Свердловской области

А.П. Воробьев

г. Екатеринбург

29 июня 2006 года

N 561-ПП

Типовая инструкция
по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти
Свердловской области
(утв. постановлением Правительства Свердловской области
от 29 июня 2006 г. N 561-ПП)

1. Общие положения

1.1. Типовая инструкция по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Свердловской области (далее - Типовая инструкция) разработана на основании распоряжения Правительства Свердловской области от 23.12.2005 г. N 1817-РП "О разработке Типовой инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Свердловской области".

Типовая инструкция разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации и Свердловской области, ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (далее - ГОСТ Р 6.30-2003), Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федераций от 08.11.2005 г. N 536 "О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", зарегистрированной в Министерстве юстиции Российской Федерации 27 января 2006 года (регистрационный N 7418).

1.2. Типовая инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в исполнительных органах государственной власти Свердловской области (далее - исполнительные органы).

1.3. Исполнительные органы организуют и ведут делопроизводство в соответствии с индивидуальными инструкциями, разработанными на основе настоящей Типовой инструкции, а также на основе других нормативно-методических документов органов власти Российской Федерации и Свердловской области в сфере документационного обеспечения управления и архивного дела.

Индивидуальные инструкции по делопроизводству утверждаются руководителями исполнительных органов после согласования с экспертно-проверочной комиссией Управления архивами Свердловской области (далее - ЭПК).

1.4. Положения Типовой инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в исполнительном органе, должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству этого органа.

1.5. Правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, установлены в Положении о порядке обращения с конфиденциальной информацией в исполнительных органах государственной власти Свердловской области, утвержденном распоряжением Правительства Свердловской области от 22.07.2003 г. N 712-РП.

1.6. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях исполнительного органа осуществляются его структурным подразделением либо специалистами, на которых возложены функции документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ).

2. Правила подготовки и оформления документов

2.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов
Свердловской области

Подготовка и оформление проектов законодательных актов Свердловской области осуществляются в соответствии со статьями 20, 21, 22, 23, 24, 25, 29, 30, 31 главы 3 Закона Свердловской области от 10 марта 1999 года N 4-ОЗ "О правовых актах в Свердловской области" ("Областная газета", 1999, 13 марта, N 48) с изменениями, внесенными законами Свердловской области от 14 июня 2005 года N 48-ОЗ ("Областная газета", 2005, 15 июня, N 170-171), 22 июля 2005 года N 92-ОЗ ("Областная газета", 2005, 27 июля, N 227-228).

2.2. Подготовка и оформление проектов актов
Губернатора Свердловской области и Правительства
Свердловской области

Подготовка и оформление проектов актов Губернатора Свердловской области и Правительства Свердловской области осуществляются в соответствии со статьями 20, 21, 22, 23, 24, 27, 29, 30, 31 главы 3 Закона Свердловской области от 10 марта 1999 года N 4-ОЗ "О правовых актах в Свердловской области" с изменениями, внесенными законами Свердловской области от 14 июня 2005 года N 48-ОЗ, 22 июля 2005 года N 92-ОЗ.

2.3. Подготовка и оформление проектов
нормативных правовых актов исполнительных органов

Подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов исполнительных органов осуществляются в соответствии со статьями 20, 21, 22, 23, 24, 28, 29, 30, 31 главы 3 Закона Свердловской области от 10 марта 1999 года N 4-ОЗ "О правовых актах в Свердловской области" с изменениями, внесенными законами Свердловской области от 14 июня 2005 года N 48-ОЗ, 22 июля 2005 года N 92-ОЗ.

2.4. Бланки документов

2.4.1. Документы исполнительного органа должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210x297 мм), А5 (148x210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

левое - не менее 20 мм;

правое - не менее 10 мм;

верхнее - не менее 20 мм;

нижнее - не менее 20 мм.

2.4.2. В исполнительном органе применяются следующие бланки:

общий бланк;

бланк служебного письма;

бланк распорядительного документа.

На общем бланке оформляют любой вид документа, за исключением распорядительного документа и служебного письма.

Устанавливаются два варианта бланков - угловой и продольный.

Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрованным способом (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым способом (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Конкретный состав видов и формы бланков, применяемых в исполнительном органе, определяется службой ДОУ исполнительного органа и утверждается его руководителем.

2.4.3. Бланки с воспроизведением герба Свердловской области изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказам исполнительных органов.

При воспроизведении на бланках герба Свердловской области должны учитываться требования Закона Свердловской области от 14 апреля 1997 года N 19-ОЗ "О гербе и флаге Свердловской области" ("Областная газета", 1997, 22 апреля, N 59) с изменениями, внесенными Законом Свердловской области от 3 мая 2005 года N 31-ОЗ ("Областная газета", 2005, 6 мая, N 123-124), и Положения об изготовлении, использовании, хранении и уничтожении печатей, бланков и иных носителей герба Свердловской области, утвержденного постановлением Правительства Свердловской области от 25.08.2005 г. N 701-ПП ("Областная газета", 2005, 3 сентября, N 270) с изменениями, внесенными постановлением Правительства Свердловской области от 24.10.2005 г. N 905-ПП ("Областная газета", 2005, 1 ноября, N 329-330).

2.4.4. Бланки документов исполнительного органа изготавливаются преимущественно типографским способом и подлежат учету.

2.4.5. Введение в обращение новых бланков документов осуществляется по разрешению руководителя исполнительного органа. Соответствующие предложения вносятся руководителем службы ДОУ вместе с образцами предлагаемых бланков.

Образцы бланков приведены в приложениях N 1, 2 и 3.

2.5. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов
в исполнительных органах

При подготовке организационно-распорядительных документов работники исполнительных органов оформляют реквизиты документов с учетом требований ГОСТа Р 6.30-2003.

При подготовке документов оформляются следующие реквизиты согласно ГОСТу Р 6.30-2003.

2.5.1. Герб Свердловской области.

Полный и малый герб Свердловской области помещают на бланках документов в многоцветном и одноцветном варианте в соответствии с Законом Свердловской области от 14 апреля 1997 года N 19-ОЗ "О гербе и флаге Свердловской области" ("Областная газета", 1997, 22 апреля, N 59) с изменениями, внесенными Законом Свердловской области от 3 мая 2005 года N 31-ОЗ ("Областная газета", 2005, 6 мая, N 123-124) и Положением об изготовлении, использовании, хранении и уничтожении печатей, бланков и иных носителей герба Свердловской области, утвержденным постановлением Правительства Свердловской области от 25.08.2005 г. N 701-ПП ("Областная газета", 2005, 3 сентября, N 270) с изменениями, внесенными постановлением Правительства Свердловской области от 24.10.2005 г. N 905-ПП ("Областная газета", 2005, 1 ноября, N 329-330).

2.5.2. Код исполнительного органа.

Код исполнительного органа проставляют по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ), а также по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

2.5.3. Основной государственный регистрационный номер юридического лица.

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) исполнительного органа проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.5.4. Идентификационный номер налогоплательщика.

Идентификационный номер налогоплательщика (код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Реквизиты, указанные в пунктах 2.5.2, 2.5.3, 2.5.4, указывают по усмотрению исполнительного органа.

2.5.5. Наименование исполнительного органа.

Наименование исполнительного органа помещается в соответствии с наименованием, указанным в положении об этом исполнительном органе.

При наличии установленного положением сокращенного наименования исполнительного органа его помещают в скобках ниже полного наименования.

Над наименованием исполнительного органа указывается наименование вышестоящего органа государственной власти.

2.5.6. Справочные данные об исполнительном органе.

Справочные данные об исполнительном органе включают почтовый адрес, номер телефона, номера факсов, телексов, адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению исполнительного органа.

2.5.7. Наименование вида документа.

Наименование вида организационно-распорядительного документа, создаваемого исполнительным органом, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации.

2.5.8. Дата документа.

Дата документа - реквизит, содержащий указание на время создания и (или) подписания, утверждения, принятия решения.

На документе проставляются также даты поступления, резолюции согласования; правила оформления дат во всех случаях аналогичны.

Дату документа проставляет должностное лицо, подписывающее либо утверждающее его, непосредственно при подписании. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально, датой является дата принятия решения.

Датой распорядительного документа, служебного письма является дата его подписания. Датой утверждаемого документа - дата его утверждения.

Документы, изданные совместно двумя или более исполнительными органами, должны иметь единую дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например: 05.07.2006 г.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 09 марта 2006 года.

2.5.9. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. В его состав входит порядковый номер, который может дополняться индексом дела по номенклатуре дел, информацией об авторе документа, исполнителе.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя или более юридическими лицами, состоит из регистрационных номеров документа каждого из юридических лиц, проставляемых отдельно или через косую черту в порядке указания авторов в документе.

2.5.10. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату полученного документа, на который был дан ответ. Оформление этого реквизита исключает необходимость упоминания регистрационного номера и даты полученного документа в тексте документа-ответа.

2.5.11. Место составления или издания документа.

Место составления или издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование исполнительного органа" и "Справочные данные об исполнительном органе". Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления и применения только общепринятых сокращений.

2.5.12. Адресат.

Документ адресуется организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования указывают в именительном падеже. Например:

                                      Правительство Свердловской области

                                      Управление по делопроизводству и

                                      общим вопросам

При адресовании документа должностному лицу наименование организации и подразделения указывают в именительном падеже, а должность и фамилию - в дательном. Например:

                                 Управление архивами Свердловской области

                                 Финансово-бухгалтерский отдел

                                 Начальнику отдела

                                 А.А. Ивановой

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав должности адресата. Например:

                                    Управляющему Восточным управленческим

                                    округом Свердловской области

                                    В.Н. Волынкину

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Составные части почтового адреса указывают в последовательности, установленной действующими Правилами оказания услуг почтовой связи. Почтовый адрес указывается после наименования адресата. Например:

                            Управление архивами Свердловской области

                            ул. Малышева, д. 101, г. Екатеринбург, 620004

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Например:

                    Оглоблиной О.Е.

                    ул. Шейнкмана, д. 19, кв. 26, г. Екатеринбург, 620014

Во всех разновидностях адресования, за исключением адресования физическому лицу, инициалы ставятся перед фамилией.

2.5.13. Утверждение документа.

Гриф утверждения документа - реквизит документа, указывающий нормативный или правовой характер его содержания или требующий правовой санкции.

Гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа.

Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова Утверждаю (без кавычек, прописными буквами), наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи и ее расшифровки в виде инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:

                                           Утверждаю

                                           Министр экономики и труда

                                           Свердловской области

                                           Личная подпись   Г.А. Ковалева

                                           16.01.2006 г.

При утверждении документа другим документом (постановлением, решением, приказом, протоколом) гриф утверждения состоит из слова Утвержден (Утверждена, Утверждено, Утверждены), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:

                                            Утвержден

                                            приказом Минздрава России

                                            от 04.03.2006 г. N 31

     или

                                            Утверждено

                                            решением общего собрания

                                            акционеров

                                            от 05.08.2006 г. N 14

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" элементы размещать центрованным способом относительно самой длинной строки, например:

                                                     Утвержден

                                             приказом Минздрава России

                                               от 04.03.2006 г. N 31

2.5.14. Резолюция.

В состав резолюции включаются: фамилия и инициалы исполнителя (фамилии и инициалы исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись автора резолюции и дата. При наличии в резолюции нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается должностное лицо, указанное первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора и дата. Резолюция оформляется от руки на подлиннике документа ниже реквизита "адресат" или на любой свободной от текста площади документа. Резолюция может оформляться на отдельном листе формата А6 (148x105) с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

2.5.15. Заголовок к тексту документа.

Заголовок к тексту документа должен выражать краткое содержание документа, его основную смысловую нагрузку. Заголовок должен отвечать на вопросы: "о чем?" ("о ком?"), "чего?" ("кого?").

Заголовок содержит две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например:

О подготовке проекта договора

Заголовок составляется для документа (независимо от его вида), оформляемого на бланках формата А4. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется.

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

Точка в конце заголовка не ставится.

2.5.16. Отметка о контроле.

Отметка о контроле обозначает постановку документа на контроль с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.

Отметка о контроле обозначается буквой "К", словом или штампом "Контроль", проставляется в правом верхнем поле документа. Для наглядности этот реквизит может быть выделен цветом.

2.5.17. Текст документа.

Текст документа оформляют в виде связного текста, анкетной формы, таблицы или сочетания этих форм.

2.5.17.1. Связный текст.

Связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при подготовке уставов, положений, инструкций, правил, приказов, распоряжений, указаний, протоколов, актов, договоров, соглашений, писем, справок и так далее.

Связный текст в документе, как правило, состоит из двух частей. В первой (констатирующей) части указываются причины, основания, цели составления документа; во второй (распорядительной) части документа излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма - просьбу без пояснения).

В тексте документов, подготовленных на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование вида документа и организации-автора, дату, регистрационный номер и заголовок к тексту. Например:

В соответствии с письмом Управления архивами Свердловской области от 17.10.2005 г. N 691 "О планировании работы на 2006 год и отчетности за 2005 год"...

Если текст содержит несколько решений, выводов, он разбивается на разделы (подразделы, части), пункты, подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами. Наименования разделов пишутся с прописной буквы. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой. Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками. Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта, например: 1.2.2.1. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.

В распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагается от первого лица единственного числа (Приказываю, Предлагаю, Обязываю).

В распорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиальности, используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа (Постановляет, Решил).

В совместных документах текст излагается с использованием первого лица множественного числа (Приказываем, Решили).

В протоколах текст излагается от третьего лица множественного числа (Слушали, Выступили, Решили).

В служебных письмах используются следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем);

от первого лица единственного числа (прошу, информирую, направляю);

от третьего лица единственного числа (министерство считает возможным).

2.5.17.2. Анкетная форма представляет текст документа, в котором характеризуется один объект по определенным признакам. Анкетная форма применяется при изложении цифровой или словесной информации в организационно-распорядительных, финансовых и других документах.

Постоянной информацией в анкете являются наименования признаков, а переменной - их характеристики. При построении анкеты постоянная информация выражается существительными в именительном падеже, например: фамилия, имя, отчество; или словосочетаниями, опорным словом в которых является существительное, например: структурное подразделение, последнее место работы.

Заполненная анкета является примером структурированного представления текста документа.

2.5.17.3. Таблица - форма представления текста, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков.

Табличные тексты применяются в организационно-распорядительных документах (структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень и иное).

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, на последующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

2.5.18. Отметка о наличии приложений.

Если документ имеет приложение, названное в его тексте, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: на 7 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается наименование приложения, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами (без знака N). Например:

 Приложение:     1. Положение об Управлении архивами Свердловской области

                    на 6 л. в 1 экз.

                 2. Штатное  расписание  Управления архивами Свердловской

                    области на 1 л. в 1 экз.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложений оформляется следующим образом:

     Приложение:     письмо   Управления  архивами  Свердловской  области

                     от 16.01.2006 г. N 7-5/20 и приложение к нему, всего

                     на 3 л.

Если приложения сброшюрованы, то указывается только количество экземпляров одним из двух способов, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте документа или нет. Например:

      Приложение: в 2 экз.

 или

      Приложение:  техническое задание на разработку системы "Электронная

                   канцелярия", в 2 экз.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: на 7 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут слово "Приложение" с указанием его порядкового номера, наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут слово "Приложение" с указанием его порядкового номера, наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Например:

                                   Приложение N 2

                                   к приказу Министерства здравоохранения

                                   Свердловской области

                                   от 19.03.2003 г. N 18

Допускается слово "Приложение N" печатать прописными буквами, размещать его, а также наименование распорядительного документа, его дату и регистрационный номер центрованным способом относительно самой длинной строки.

2.5.19. Подпись.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка в виде инициалов и фамилии.

Если документ оформлен на бланке организации, в подписи допускается указывать наименование должности без указания полного наименования организации. Например:

 Начальник

 Управления архивами             Личная подпись             А.А. Капустин

Если документ оформлен не на бланке, в подписи указывается полное наименование должности. Например:

 Начальник Управления архивами

 Свердловской области            Личная подпись             А.А. Капустин

При оформлении документа на должностном бланке наименование должности в подписи не указывается. Например:

                                 Личная подпись               В.Е. Жернов

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:

 Директор департамента           Личная подпись              И.С. Сергеев

 Начальник планово-

 экономического отдела           Личная подпись                А.Г. Зубов

При подписании документа лицами одного должностного уровня либо несоподчиненными друг другу их подписи располагаются на одном уровне. Например:

Заместитель директора департамента по  Заместитель директора департамента

финансам                               по работе с персоналом

Личная подпись      Н.И. Иванова       Личная подпись        А.Ю. Карпов

   или

 Заведующий отделом здравоохранения    Председатель профсоюзного комитета

 Личная подпись         А.Д. Петров    Личная подпись        А.К. Сидоров

В документах, составленных комиссией, в подписи указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии. Например:

Председатель комиссии Личная подпись В.Е. Ладыгин

Члены комиссии: Личная подпись Д.В. Смирнов Личная подпись В.Г. Кузнецов

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывается его заместителем или руководителем структурного подразделения в соответствии с установленным распределением обязанностей. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия.

При отсутствии должностного лица, подпись которого заготовлена на проекте документа, допускается внесение в подпись исправлений от руки либо машинописным способом в виде сокращений "И.о." (Исполняющий обязанности), "Зам." (Заместитель). Не допускается подписание документа с проставлением предлогом "За" и косой черты перед наименованием должности.

2.5.20. Согласование проекта документа.

Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности его содержания, соответствия правовым актам, ранее принятым решениям, а также когда содержание документа затрагивает интересы организации или органов управления (внешнее согласование). В этом случае гриф согласования оформляется словом "Согласовано" (печатается прописными буквами, без кавычек и двоеточия), указанием должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты согласования. Например:

  Согласовано

  Министр здравоохранения

  Свердловской области

  Личная подпись  М.С. Скляр

  30.03.2006 г.

     Если   согласование   осуществляется   письмом,     протоколом, гриф

согласования оформляется исполнителем или службой ДОУ следующим образом:

  Согласовано

  Письмо Главного управления

  внутренних дел

  Свердловской области

  от 05.06.2004 г. N 4230-162

          или

  Согласовано

  Протокол заседания коллегии

  Министерства строительства

  и жилищно-коммунального

  хозяйства Свердловской области

  от 02.02.2006 г. N 3

Наименование согласующего документа указывается в именительном падеже.

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левой нижней части документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования" (приложение N 5), если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

Заполненный лист согласования подписывается и датируется руководителем службы ДОУ и прилагается к проекту документа.

Согласование документа осуществляется в следующей последовательности:

с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов;

с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

с отраслевыми исполнительными органами, интересы которых затрагивает содержание документа;

с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный, технический и иные);

с общественными организациями;

с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе.

Виза на документе (внутреннее согласование) - реквизит, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации-автора документа с его содержанием.

Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования. Например:

  Начальник планово-

  экономического управления

  Личная подпись Л.А. Иванова

  02.02.2006 г.

При наличии замечаний виза оформляется следующим образом:

  Замечания прилагаются

  Начальник юридического отдела

  Личная подпись  Н.А. Сидорова

  02.02.2006 г.

Замечания, особые мнения, дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе, прилагаются к документу и докладываются руководителю, подписавшему документ.

Документ визируется исполнителем и заинтересованными в документе должностными лицами финансовых, экономических и иных служб, заместителем руководителя, курирующим затрагиваемую документом сферу деятельности, юридической службой, руководителем службы ДОУ (при необходимости).

Визы проставляются на документе, подлинник которого остается в организации, в нижней части оборотной стороны последнего листа документа.

На документе, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны последнего листа копии отправляемого документа.

2.5.21. Оттиск печати.

Исполнительный орган имеет печать с изображением герба Свердловской области, иные печати, указанные в Положении о данном исполнительном органе.

Оттиск печати с изображением герба Свердловской области ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Простые круглые печати (без изображения герба) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписывающего документ.

2.5.22. Отметка о заверении копии.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляется заверительная надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения. Например:

 Верно

 Инспектор канцелярии            Личная подпись             Н.С. Бухарова

 02.02.2006 г.

Отметка о заверении копии может быть удостоверена оттиском печати.

При рассылке документов, имеющих нормативный правовой характер (указы, постановления, решения, приказы, распоряжения), размноженные экземпляры рассылаемых документов заверяются оттиском печати организации или печатью структурного подразделения.

2.5.23. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его телефона. Для ускорения и упрощения связи может быть указан код города.

Отметка об исполнителе располагается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа. Например:

 П.В. Дмитриев

 375-79-49

На документе, подготовленном группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается основной исполнитель.

2.5.24. Отметка об исполнении документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении, слова "в дело", номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

2.5.25. Отметка о поступлении документа.

Отметка о поступлении документа содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - время поступления). Допускается простановка отметки в виде штампа в нижней части лицевой или оборотной стороны первого листа документа.

2.5.26. Идентификатор электронной копии документа.

Идентификатор электронной копии документа - отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа в момент его подготовки и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в исполнительном органе.

2.6. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

2.6.1. Приказ, распоряжение.

2.6.1.1. Приказ - документ, которым оформляются решения нормативного характера по основным, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы исполнительных органов.

Проекты приказов (распоряжений) готовит и вносит подразделение на основании поручения руководителя исполнительного органа.

Проекты приказов (распоряжений) по вопросам, отражающим трудовую и служебную деятельность работников, готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений.

Обеспечение качественной подготовки проекта приказа (распоряжения) и их визирование заинтересованными сторонами возлагаются на руководителя подразделения, которое готовит и вносит проект.

Контроль за правильностью оформления проекта приказа (распоряжения) осуществляет служба ДОУ.

2.6.1.2. Проект приказа (распоряжения) и приложения к нему визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым проектом предусматриваются задания и поручения, а также руководителем службы ДОУ и руководителем юридической службы.

Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при визировании, излагаются письменно и прилагаются к проекту.

Если в процессе визирования проекта приказа (распоряжения) изменяется характер и порядок исполнения поручений, его исполнители или вносятся иные принципиальные изменения, он подлежит перепечатке и повторному визированию.

Проект приказа (распоряжения), представляемый руководителю на подпись, визируется заместителем руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

2.6.1.3. Проект приказа (распоряжения) печатается на бланке распорядительного документа и представляется для подписания при необходимости со справкой, излагающей краткое содержание и обоснование необходимости приказа (распоряжения), а также перечнем документов, на основании которых подготовлен проект, и перечнем должностных лиц, завизировавших проект. Датой приказа (распоряжения) является дата его подписания.

Приказы (распоряжения) нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности и приказы (распоряжения) по кадровым вопросам нумеруются раздельно.

2.6.1.4. Копию приказа (распоряжения) или его размноженные экземпляры заверяют печатью службы ДОУ и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, подписанным исполнителем. Копия также направляется исполнителю и в службу ДОУ.

2.6.1.5. Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:

герб Свердловской области;

наименование исполнительного органа;

наименование вида документа - приказ (распоряжение);

дату и номер приказа (распоряжения). Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа.

заголовок приказа.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал. Заголовок к документам, оформляемым на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Текст приказа (распоряжения).

Текст приказа (распоряжения) отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом N 14 через 1 межстрочный интервал, от границы левого поля и выравнивается по границам левого и правого полей бланка. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от границы левого поля.

Текст приказа (распоряжения) состоит из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием издания приказа. В ней могут быть применены выражения "в целях", "в соответствии", "во исполнение".

Если приказ (распоряжение) издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа в соответствующем падеже, его автор, дата, номер и заголовок.

Констатирующая часть завершается словом "Приказываю", которое печатается прописными буквами в разрядку от границы левого поля.

Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, содержащие указание предписываемых действий, конкретного исполнителя (исполнителей) каждого действия, должности, фамилии, инициалы, а также сроки исполнения. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей могут быть указаны структурные подразделения.

Последний пункт распорядительной части содержит указание на подразделение или должностное лицо, осуществляющее контроль за исполнением приказа (распоряжения).

Если приказ (распоряжение) изменяет, отменяет какие-либо документы, часть этих документов, то соответствующий пункт распорядительной части должен содержать ссылку на наименование отменяемого (изменяемого) документа, его дату, номер и заголовок. Текст пункта в этом случае должен начинаться словами: "Признать утратившим силу...".

В текст приказа (распоряжения) не включается пункт "Приказ (распоряжение) довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ (распоряжение), перечисляются в указателе рассылки, который оформляется в процессе подготовки приказа (распоряжения). Визирование приказа (распоряжения) осуществляется в порядке, указанном в пункте 2.5.20 данной инструкции.

Приказы (распоряжения) подписываются руководителем исполнительного органа, а в его отсутствие - лицом, его замещающим.

Приложения к приказу (распоряжению) визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Внесение изменений в подписанный приказ (распоряжение), а также в завизированный проект документа не допускается.

2.6.1.6. Совместные приказы.

Совместные приказы исполнительных органов оформляются на бланках формата А4.

При оформлении совместного приказа (распоряжения):

наименования исполнительных органов располагаются на одном уровне;

наименование вида документа - приказ (распоряжение) располагается центрованным способом;

дата совместного приказа (распоряжения) - единая, соответствует дате более поздней подписи;

регистрационный номер приказа (распоряжения), составленного совместно двумя и более исполнительными органами, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в приказе (распоряжении).

Подписи авторов совместного приказа (распоряжения) располагаются на одном уровне.

Особенности текста распоряжения.

Текст распоряжения может состоять из констатирующей и распорядительной частей или только из распорядительной части. Констатирующая и распорядительная части разделяются словами "Обязываю", "Необходимо", которые печатаются прописными буквами в разрядку от границы левого поля.

Образцы оформления приказа и распоряжения приведены в приложениях N 4 и 5.

2.6.2. Положения, правила, инструкции.

2.6.2.1. Положение - документ, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию деятельности исполнительного органа, его структурных подразделений или коллегиальных органов.

Правила - документ, устанавливающий нормы и требования, обязательные для выполнения.

Инструкция - документ, излагающий порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Положения, правила, инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем, либо как акты, утверждаемые исполнительным органом.

В этом случае утверждение оформляется грифом утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.

Решение о порядке принятия положений о структурных подразделениях или коллегиальных органах исполнительного органа, правил и инструкций находится в ведении исполнительного органа.

2.6.2.2. Порядок подготовки проекта положения, правил, инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.

2.6.2.3. Текст проекта положения, правил, инструкции печатается на общем бланке исполнительного органа.

Если проект утверждается распорядительным документом, то он печатается на листе бумаги формата А4.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения, правил, инструкции должен отвечать на вопрос "О чем?"; заголовок должностной инструкции должен отвечать на вопрос "Кого?"

Констатирующей частью положения, правил, инструкции служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения, правил, инструкции может делиться на разделы, пункты, подпункты. Разделы должны иметь наименования.

Образец оформления положения приведен в приложении N 6.

2.6.3. Протокол

2.6.3.1. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях, заседаниях, собраниях, других формах работы коллегиальных органов. Протокол составляется на основании записей, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов, решений и др.

2.6.3.2. В исполнительных органах протоколы могут оформляться в полной или краткой форме. В краткой форме протокола опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое решение.

2.6.3.3. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются: председатель, секретарь, список присутствующих, фамилии которых располагают в алфавитном порядке в строчку. Если количество членов коллегиального органа превышает 15 человек, то указывают их общее количество. При этом прилагается отсылка к прилагаемому списку. К фамилиям приглашенных добавляется наименование должностей и наименование организаций, которые они представляют.

Слова "Председатель" и "Секретарь" печатают слева от нулевого положения табулятора, отделяя двумя интервалами от заголовка и друг от друга. С новой строки пишут слово "Присутствовали", фамилии и инициалы постоянных членов коллегиального органа, участников заседания, сотрудников организации и приглашенных на заседание перечисляются в алфавитном порядке. Перечисление присутствующих оформляют во всю ширину строки через один межстрочный интервал.

Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, его наименование начинается с предлога "О" ("Об") и печатается от границы левого поля.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: Слушали - Выступили - Постановили (Решили). Слова "Слушали", "Выступили", "Решили" ("Постановили") печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием.

Перед словом "Слушали" проставляется номер в соответствии с повесткой дня. Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему: в последнем случае делается сноска "Текст выступления прилагается".

Постановление (решение) печатается в протоколе полностью с приведением при необходимости итогов голосования. Постановление (решение) может содержать несколько пунктов, они располагаются в протоколе по значимости, каждый из них нумеруется.

В случае, когда протокол фиксирует решение об утверждении какого-либо документа, делается ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.

Содержание особого мнения заносится в протокол после соответствующего постановления (решения).

2.6.3.4. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Вводная часть содержит инициалы и фамилию председателя, должности, инициалы и фамилии присутствовавших.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Должности присутствующих могут указываться обобщенно.

Основная часть краткого протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется, начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованным способом размером шрифта N 14. Ниже наименования вопроса указываются фамилии и инициалы выступивших при его обсуждении. Фамилии печатаются через 1 интервал. Затем указывается принятое решение.

2.6.3.5. Протокол подписывается председателем и секретарем и приобретает юридическую силу только при наличии этих двух подписей. Датой протокола является дата заседания (совещания, коллегии, собрания).

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года, самостоятельно по каждой группе протоколов: заседания коллегии, заседания технических советов, экспертных комиссий и так далее.

2.6.3.6. Копии протоколов, заверенные печатью службы ДОУ, при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки.

В некоторых случаях, а также при доведении до исполнителей принятых решений составляется выписка из протокола. Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинника протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть, вопрос, по которому готовится выписка, его обсуждение и принятое решение. Выписка из протокола заверяется службой ДОУ. В этом случае название документа будет оформлено как "Выписка из протокола".

2.6.3.7. Протоколы (выписки из протоколов) печатаются на общем бланке исполнительного органа размером шрифта N 14 с применением следующих реквизитов:

Наименование документа - слово "Протокол" ("Выписка из протокола") печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру.

Вид заседания (совещания) отделяется от слова "Протокол" двумя интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру.

Место проведения заседания (совещания) выравнивается по центру и отделяется от реквизитов "дата" и "номер протокола".

Дата и номер протокола.

Дата оформляется цифровым способом и печатается выше реквизита "место проведения заседания (совещания)" через 2 интервала. Номер протокола состоит из знака "N" и порядкового номера.

Основная часть протокола печатается через 1,5 интервала.

Каждый раздел печатается с красной строки, чтобы выделить в тексте протокола речь основного докладчика, выступления участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, формулирующую решение собрания. С этой же целью в тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом. Каждый вопрос печатается с красной строки, фамилии при этом допускается не указывать.

Подписи председателя и секретаря печатаются через 4 интервала после текста, от левой границы поля через 1 интервал. Образец оформления полного протокола приведен в приложении N 7, краткого протокола - в приложении N 8.

2.6.4. Акт.

2.6.4.1. Акт - документ справочно-информационного характера, составленный группой должностных лиц для подтверждения установленных фактов, событий. Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его авторов.

2.6.4.2. Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей. Вводная часть содержит указание на основание составления акта, перечисление лиц, составивших акт, их должностей, фамилий и инициалов.

В констатирующей части дается описание сущности, характера, методов, сроков работы, проделанной составителями акта, фиксируются факты (события), излагаются выводы, предложения и заключения.

Констатирующая часть завершается указанием количества экземпляров акта.

2.6.4.3. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении, в реквизите "Подпись" должности не указываются.

2.6.4.4. Акт утверждается руководителем исполнительного органа, по указанию которого он составлен, либо должностным лицом, к компетенции которого относится содержание акта. Акт также может быть утвержден распорядительным документом.

2.6.4.5. Акт печатается на общем бланке исполнительного органа формата А4, размером шрифта N 14 с применением следующих реквизитов.

Наименование документа - слово "Акт", печатается от границы верхнего поля, прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом N 17 и выравнивается по центру в бланке с продольным расположением реквизитов.

Дата и номер акта.

Дата акта оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 интервала ниже слова "Акт". Номер акта (при необходимости) состоит из знака "N" и порядкового номера акта.

Заголовок акта.

Заголовок акта содержит указание на событие, факт или действие, послужившие причиной составления акта. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 интервал. Заголовок, оформленный на общем бланке с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Текст акта.

Слово "Основание" во вводной части текста акта печатается от левой границы поля. Текст "Основания" печатается через 1 интервал. Слова "Составлен комиссией", "Председатель", "Члены комиссии" печатаются от левой границы поля. Должности, фамилии, инициалы членов комиссии печатаются через 1 интервал.

Текст констатирующей части акта печатается через 1,5 интервала.

Подпись акта.

Подпись акта отделяется от текста тремя интервалами и включает слова "Председатель комиссии", "Члены комиссии", личные подписи, расшифровки в виде инициалов и фамилий. Слова "Председатель комиссии", "Члены комиссии" печатаются от левой границы поля.

Утверждение акта.

Гриф утверждения акта содержит указание на должность лица, утверждающего акт, его личную подпись, расшифровку в виде инициалов и фамилии и дату утверждения, оформляемую словесно-цифровым способом.

Образцы оформления акта приведены в приложениях N 9 и 10.

2.6.5. Докладная записка.

2.6.5.1. Докладная записка - документ информационно-справочного характера, адресованный вышестоящему должностному лицу или вышестоящей организации и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта с выводами и предложениями автора документа.

2.6.5.2. Докладная записка может быть внутренней и внешней (направляется в вышестоящую организацию).

2.6.5.3. Внутренняя докладная записка может быть оформлена на стандартном листе бумаги формата А4 и иметь следующие реквизиты: наименование структурного подразделения - автора документа; наименование вида документа - Докладная записка; дата документа; адресат; заголовок документа, кратко и точно отражающий его содержание; текст документа; подпись автора документа; допускается оформление внутренней докладной записки рукописным способом.

2.6.5.4. Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке формата А4 исполнительного органа и имеет следующие реквизиты: наименование вида документа - Докладная записка; дата документа; место составления; адресат; заголовок документа. Печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру, если документ оформляется на бланке с продольным расположением реквизитов; текст документа; подпись руководителя организации - автора документа. Образец оформления внутренней докладной записки приведен в приложении N 11, внешней докладной записки - в приложениях N 12 и 13.

2.6.6. Служебное письмо.

2.6.6.1. Служебное письмо исполнительного органа готовится: как ответ о выполнении поручений Губернатора Свердловской области и Правительства Свердловской области; как ответ о выполнении поручений федеральных министерств, федеральных служб, федеральных агентств; как исполнение поручений федеральных органов государственной власти, Губернатора Свердловской области, Правительства Свердловской области по обращениям граждан, содержащим вопросы, относящиеся к компетенции исполнительного органа; как сопроводительное письмо к проекту законодательного акта Свердловской области, проекту акта Свердловской области, проекту акта Губернатора Свердловской области и акта Правительства Свердловской области; как ответ на запрос организации или частного лица; как инициативное письмо.

2.6.6.2. Срок подготовки ответного письма устанавливается резолюцией руководителя исполнительного органа, его заместителя на основании установленных сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции. Срок подготовки инициативного письма определяется руководителем структурного подразделения.

2.6.6.3. Служебное письмо печатается на соответствующем бланке формата А4 и А5 (если текст письма не превышает 10 строк, отпечатанных через 1 интервал).

Служебное письмо, подписываемое руководителями двух и более исполнительных органов, оформляется на стандартном листе бумаги формата А4. При этом наименования исполнительных органов, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите "подпись".

При оформлении письма на двух и более страницах, вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.

2.6.6.4. Текст служебного письма может касаться одного вопроса или нескольких взаимосвязанных вопросов и состоять из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма. Во второй части, печатаемой с красной строки, формируются выводы, просьбы, решения, предложения.

Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа. Например: "Управление архивами считает...", "Министерство предлагает...". Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица, единственного числа: "Прошу...", "Направляю...".

2.6.6.5. Датой письма является дата его подписания. Право подписи служебного письма устанавливается в Положении об исполнительном органе, в том числе в положениях о его структурных подразделениях, в должностных регламентах. В указанных локальных нормативных актах должен предусматриваться порядок подписания служебного письма в отсутствие руководящих должностных лиц.

3. Организация документооборота и исполнения документов

3.1. Организация документооборота

3.1.1. Движение документов в исполнительном органе с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

3.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в исполнительном органе, регламентируются инструкцией по делопроизводству, регламентом исполнительного органа, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях, должностными регламентами и должностными инструкциями.

3.1.3. При применении в исполнительном органе электронного документооборота службой ДОУ совместно со службой информационных технологий или системным администратором разрабатываются маршруты движения документов.

3.1.4. Доставка документов в исполнительный орган осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.

С помощью почтовой связи в исполнительный орган доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

3.1.5. По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, электронные документы.

3.2. Прием, обработка и распределение поступающих документов

3.2.1. Документы, поступающие в исполнительный орган на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками службы ДОУ.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.

Полученный документ регистрируется в традиционных или электронных карточках, журналах. На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Регистрационный штамп проставляется в нижней части лицевой или оборотной стороны первого листа документа. Регистрационный штамп содержит сокращенное наименование исполнительного органа, дату и регистрационный номер.

3.2.2. Документы, адресованные руководству исполнительного органа, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе ДОУ, а затем направляются руководству или в подразделение.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение документов осуществляется исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационно-контрольные формы (далее - РКФ) вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

3.2.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

3.2.4. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на бланке, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

3.2.5. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";

подлежащий передаче документ регистрируется, подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;

поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение-исполнитель;

факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.

3.2.6. Документы в электронном виде, поступающие в исполнительный орган, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и регистрация документов в электронном виде в РКФ, поступивших на электронный адрес исполнительного органа, осуществляется службой ДОУ или другим структурным подразделением по разрешению руководителя исполнительного органа.

Правила приема, обработки и распределения документов в электронном виде определяются инструкцией по делопроизводству исполнительного органа с учетом функционирующих в исполнительном органе технических и программных средств.

3.3. Организация обработки и передачи отправляемых документов

Документы, отправляемые исполнительным органом, передаются почтовой и электрической связью.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется службой ДОУ исполнительного органа в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи.

С помощью средств электрической связи служба ДОУ осуществляет передачу телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов.

Виды документов, отправляемых по каналам электрической связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного экземпляра адресату определяются инструкцией по делопроизводству исполнительного органа с учетом использования технических и программных средств.

Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса/номера телефона/электронного адреса или с указанием на рассылку.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службы ДОУ.

3.4. Порядок прохождения внутренних документов

3.4.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

3.4.2. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в службу ДОУ, которая осуществляет контроль за правильностью их оформления.

Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. После подписания документы регистрируются.

3.4.3. Размноженные экземпляры подписанных руководителями и зарегистрированных распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

3.4.4. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в конкретном структурном подразделении. Документы передаются с соответствующей отметкой в РКФ.

3.5. Учет количества документов

3.5.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводятся по РКФ по месту регистрации документов.

3.5.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ с учетом размноженных экземпляров.

Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно на основе принятой в исполнительном органе системы учета документов.

Учет количества документов может проводиться по исполнительному органу в целом или по отдельным подразделениям.

Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.

Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме. Образец оформления справки об объеме документооборота приведен в приложении N 14. По каждой группе учитывается количество документов и отдельно их тираж (цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах).

3.6. Работа исполнителей с документами

Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством исполнительного органа или руководством структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.

4. Поисковая система по документам

4.1. Регистрация документов

4.1.1. Регистрация документов - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт создания, отправления или получения, а также местонахождение исполненного (отправленного) документа.

4.1.2. Регистрации подлежат все документы, как создаваемые в исполнительном органе, так и поступающие из других организаций и от физических лиц.

4.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче из одного подразделения в другое, документ повторно не регистрируется.

4.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от вида, автора и содержания документа. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из Правительства Свердловской области, приказы руководителя исполнительного органа по основной деятельности, приказы по личному составу, приказы по административно-хозяйственным вопросам, обращения граждан и иное. Порядковые номера документам присваиваются в пределах каждой регистрационной группы.

4.1.5. Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится в местах исполнения и создания документов. Документы, полученные из Администрации Губернатора Свердловской области, Правительства Свердловской области, поступающие на рассмотрение руководителя исполнительного органа и его заместителей, распорядительные документы и переписка за подписью руководителя исполнительного органа регистрируются в службе ДОУ.

Документы, создаваемые по направлениям деятельности исполнительного органа, могут регистрироваться в структурных подразделениях.

Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в службе ДОУ или в структурных подразделениях, осуществляющих их прием и передачу.

4.1.6. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.

4.1.7. Документы регистрируются в РКФ - традиционных или электронных карточках (журналах). Сведения, внесенные в РКФ, должны обеспечить учет, контроль исполнения и справочно-информационный поиск документов.

Для унификации регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации: наименование организации (автора или корреспондента); наименование вида документа; дата документа; регистрационный номер документа; дата и индекс поступившего или отправляемого документа; заголовок документа или краткое содержание; резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); срок исполнения; отметка об исполнении и направлении документа в дело.

Состав основных реквизитов регистрации может дополняться другими реквизитами: гриф (отметка) ограничения доступа к документу; переадресация документа исполнителям; код по тематическому классификатору; ключевые слова; количество листов документа; наличие приложений; должностное лицо, поставившее документ на контроль; промежуточные сроки исполнения; перенос сроков исполнения; срок хранения документа; статус документа (проект, версия); вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и иное.

4.1.8. При наличии ссылки на ранее поступавшие документы в РКФ включаются регистрационные номера этих документов. Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.

4.2. Организация поисковой системы по документам

4.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в исполнительных органах создаются поисковые системы по документам. Поисковые системы могут создаваться как в традиционном, так и в электронном виде.

4.2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации, включается в поисковую систему, в которую входят картотеки и (или) классификационные справочники.

4.2.3. При традиционной карточной регистрации могут формироваться следующие картотеки: справочные, контрольные, по письмам граждан, алфавитные и другие, в зависимости от задач поиска.

4.2.4. Эффективность работы поисковой системы достигается путем разработки классификационных справочников: классификатора вопросов деятельности исполнительного органа; классификатора видов документов; классификатора корреспондентов; классификатора резолюций; классификатора исполнителей; классификатора результатов исполнения документов; номенклатуры дел.

4.2.5. При автоматизированной регистрации поиск документа осуществляется по любому из обязательных реквизитов (их совокупности) или по контексту (слову или фразе, содержащимся в документе).

4.2.6. При передаче документов на архивное хранение передаются и поисковые системы. При этом из базы регистрационных данных изымаются сведения о документах, сроки хранения которых истекли.

5. Контроль исполнения документов

5.1. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат наиболее важные поступающие, отправляемые и внутренние документы.

5.2. Порядок контроля и сроки исполнения документов в исполнительных органах определяются в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и Свердловской области.

5.3. Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.

5.4. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается руководителем исполнительного органа.

При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

5.5. Контроль исполнения обеспечивается структурным подразделением, определенным локальными нормативными актами исполнительного органа.

5.6. Структурное подразделение, обеспечивающее контроль исполнения, как правило, еженедельно представляет руководителю исполнительного органа, заместителям руководителя исполнительного органа и руководителям структурных подразделений информацию о находящихся на контроле документах по форме, определенной руководителем исполнительного органа.

5.7. Документ считается исполненным после получения от исполнителя информации о результатах выполнения поручения. Если по представленным материалам даны новые поручения, то дальнейший контроль осуществляется на основании этих поручений, срок исполнения поручений исчисляется со дня подписания данных поручений.

Промежуточный ответ не является основанием для снятия поручения с контроля.

5.8. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных.

Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, по группам документов.

6. Организация работы с документами в делопроизводстве

Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив исполнительного органа (далее - архив) в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству федеральными и областными органами исполнительной власти.

6.1. Составление номенклатур дел

6.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в исполнительных органах, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

6.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об исполнительном органе и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности исполнительного органа, их виды, состав и содержание.

6.1.3. В исполнительных органах составляются сводная номенклатура дел исполнительного органа и номенклатуры дел структурных подразделений. Образцы их оформления приведены в приложениях N 15 и 16.

6.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется (не позднее 15 ноября текущего года) секретарем подразделения или сотрудником, ответственным за делопроизводство, согласовывается с архивом и службой ДОУ, подписывается руководителем подразделения и представляется в службу ДОУ.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в службу ДОУ исполнительного органа.

6.1.5. Сводная номенклатура дел составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи архива исполнительного органа.

6.1.6. Сводная номенклатура дел исполнительного органа подписывается руководителем службы ДОУ и представляется на рассмотрение экспертной комиссии (далее - ЭК) исполнительного органа. Одобренная ЭК сводная номенклатура дел согласовывается с ЭПК Управления архивами Свердловской области, после чего направляется (не позднее конца текущего года) на утверждение руководителя исполнительного органа. Последующее согласование номенклатуры дел производится не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре исполнительного органа.

6.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения исполнительного органа получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

6.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел службы ДОУ. Второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего. Третий применяется в архиве исполнительного органа. Четвертый - в государственном архиве, источником комплектования которого является данный исполнительный орган.

6.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

6.1.10. Названиями разделов номенклатуры дел исполнительного органа являются названия его структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой исполнительного органа.

6.1.11. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы исполнительного органа.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

6.1.12. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в исполнительном органе цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и тому подобное), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и так далее) или разновидности документов (протоколы, приказы и так далее); название исполнительного органа или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и так далее). Например:

Документы о проведении семинаров, конференций работников образовательных учреждений (планы, списки, доклады, информации).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название. Например:

Переписка управления с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются. Например:

Переписка протокольного отдела о награждении работников, присвоении почетных званий.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. Например:

Переписка министерства с Управлением архивами Свердловской области о состоянии делопроизводства и ведомственного хранения документов.

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название. Например:

Переписка министерства с администрациями муниципальных образований о социальной защите населения.

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела. Например:

Переписка управления с Администрацией города Екатеринбурга о разграничении форм собственности на архивные документы.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты). Например:

Годовой план работы профкома управления

Квартальные отчеты министерства о выполнении экологических программ

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью значимости документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих нормативные, организационно-распорядительные, плановые, отчетные документы. Далее помещаются доклады, заявления, справки, ведомости, анализы, акты, списки, переписка. В конце разделов располагаются книги, журналы и карточки.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

В графе 3 "Количество дел (томов, частей)" номенклатуры дел указывается фактическое количество дел, отложившихся в течение календарного года. Графа 3 заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 "Срок хранения, N статьи по перечню" указываются срок хранения дела, номера статей по типовому или ведомственному перечню документов со сроками хранения, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел.

В графе 5 "Примечание" указывается название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой исполнительный орган для продолжения.

6.1.13. В каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера, которые заполняются, если в течение года в исполнительном органе возникают новые документированные участки работы, создаются дела, заранее не предусмотренные номенклатурой.

6.1.14. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

6.2. Формирование и оформление дел

6.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

6.2.2. Дела формируются в исполнительном органе, как правило, децентрализованно, то есть в структурных подразделениях.

6.2.3. Исполненные и законченные делопроизводством документы должны сдаваться исполнителем, в зависимости от принятой системы ведения делопроизводства, в службу ДОУ или лицам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Индекс дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения, исполнитель документа или ответственный за делопроизводство в соответствии с номенклатурой дел. Уничтожение документов до проведения экспертизы ценности запрещается.

6.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется службой ДОУ.

6.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и так далее.

6.2.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии в зависимости от вида документов формируются копии принятых законов Свердловской области, актов Губернатора Свердловской области, актов Правительства Свердловской области и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Свердловской области.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению актов Губернатора Свердловской области или Правительства Свердловской области, находящихся на контроле, подшиваются в заведенное на эти акты дело. Если на акты дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы исполнительных органов и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

6.2.7. Дела исполнительного органа подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками службы ДОУ и соответствующих структурных подразделений, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива исполнительного органа.

6.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 17); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение N 18); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 19); подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

6.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование исполнительного органа (фондообразователя); наименование структурного подразделения; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование исполнительного органа указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел исполнительного органа; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел исполнительного органа, согласованной с ЭПК Управления архивами Свердловской области; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Если приложения к документам сформированы в отдельное дело (том), его датой является дата регистрации основного документа, к которому относятся приложения. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и так далее).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности исполнительного органа, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве исполнительного органа черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК Управления архивами Свердловской области (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который будут передаваться дела.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.

6.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызван спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется инструкцией по делопроизводству в исполнительном органе. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

6.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

6.3. Организация оперативного хранения документов

6.3.1. С момента заведения и до передачи в архив исполнительного органа дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив исполнительного органа.

6.3.2. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя службы ДОУ. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя исполнительного органа или его заместителя, курирующего службу ДОУ, по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя исполнительного органа с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

7. Порядок передачи документов на хранение в архив

Документы исполнительного органа являются государственной собственностью Свердловской области и входят в состав Архивного фонда Российской Федерации. После проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном законодательством в сфере архивного дела, Федеральным архивным агентством Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Управлением архивами Свердловской области, документы постоянного срока хранения в течение 10 лет находятся на ведомственном хранении. По окончании срока ведомственного хранения документы Архивного фонда Российской Федерации подлежат передаче в Государственный архив Свердловской области (часть 2 статьи 22 Закона Российской Федерации от 27 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации").

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Дату названного Закона следует читать как "22 октября 2004 г."

Исполнительный орган образует архив:

для хранения, учета, использования документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к государственной собственности Свердловской области, до передачи их в государственные архивы, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение в порядке, установленном статьей 21 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" ("Российская газета", 2004, 27 октября, N 237);

для хранения документов долговременного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, и документов по личному составу, их учета и использования.

В случае отсутствия архива как структурного подразделения для обеспечения сохранности документов исполнительного органа в соответствии с нормативно-правовыми документами, приказом руководителя исполнительного органа за одним из сотрудников закрепляется ответственность за ведение архива и определяется помещение для хранения документов архива органа власти.

Подготовка документов к передаче на хранение в архив исполнительного органа включает работу службы ДОУ и лиц, ответственных в структурных подразделениях за делопроизводство, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

7.1. Экспертиза ценности документов

7.1.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

7.1.2. Экспертиза ценности документов в исполнительном органе на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив исполнительного органа.

7.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в исполнительном органе создается ЭК.

7.1.4. Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается руководителем исполнительного органа. Положение об ЭК до его утверждения подлежит согласованию с ЭПК Управления архивами Свердловской области.

Основными функциями ЭК являются: рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения, описей дел временного хранения (свыше 10 лет), в том числе и по личному составу, актов о выделении и уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению; подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК Управления архивами Свердловской области предложений об установлении и изменении сроков хранения документов; участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных документов и методических пособий по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизе ценности документов и отбору их на государственное хранение (перечней документов с указанием сроков их хранения, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и так далее).

ЭК создается приказом руководителя исполнительного органа. Заседания комиссии протоколируются, протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии и утверждаются руководителем исполнительного органа.

7.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях исполнительного органа работниками службы ДОУ, непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством архива.

Экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается.

7.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив исполнительного органа, отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

7.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней типовых архивных документов и перечней документов, образующихся в процессе деятельности органов государственной власти, иных государственных органов Свердловской области с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел исполнительного органа путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Дела с отметкой "ЭПК" также подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам и оформляются в самостоятельные дела.

Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭПК Управления архивами Свердловской области.

7.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

7.1.9. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда исполнительного органа и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

7.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи, как правило, не составляются.

7.1.11. В каждом структурном подразделении исполнительного органа описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива исполнительного органа. По этим описям документы сдаются в архив исполнительного органа.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел постоянного хранения (приложение N 20), сводной описи дел по личному составу (приложение N 21) и сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения (приложение N 22). Исполнительный орган сдает дела на государственное хранение в Государственный архив Свердловской области в соответствии со сводной описью дел постоянного срока хранения.

7.1.12. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение N 23) и представляются в архив исполнительного органа не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

7.1.13. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

7.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и так далее.

7.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

7.1.16. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы ДОУ и утверждается руководителем структурного подразделения.

7.1.17. Опись дел структурного подразделения исполнительного органа составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив исполнительного органа, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

7.1.18. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение N 24) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК исполнительного органа одновременно. Одобренные ЭК исполнительного органа акты утверждаются руководителем исполнительного органа только после утверждения ЭПК Управления архивами Свердловской области, описей дел постоянного хранения; после этого исполнительный орган имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.

7.1.19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего исполнительного органа. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

Дела включаются в акт о выделении к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

Например, документы с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2000 году, могут быть уничтожены не ранее 1 января 2004 года.

7.2. Подготовка и передача документов в архив исполнительного органа

7.2.1. В архив исполнительного органа передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

7.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив исполнительного органа не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

7.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив исполнительного органа, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

7.2.4. Передача дел в архив исполнительного органа осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем службы ДОУ.

7.2.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив исполнительного органа сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел исполнительного органа. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

7.2.6. Прием каждого дела производится руководителем архива исполнительного органа в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи руководителя архива исполнительного органа и лица, передавшего дела.

Вместе с делами в архив исполнительного органа передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Название каждой картотеки или базы данных включается в опись как самостоятельное дело. При этом из базы регистрационных данных изымаются сведения о документах, сроки хранения которых истекли.

7.2.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения исполнительного органа лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив исполнительного органа независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

Приложение N 1 к п. 2.4.5.

Приложение N 2 к п. 2.4.5.

Приложение N 3 к п. 2.4.5.

Приложение N 4 к п. 2.6.1.6.

"Образец оформления приказа на бланке с продольным расположением реквизитов"

Приложение N 5 к п. 2.6.1.6.

Приложение N 6 к п. 2.6.2.3.

                                Положение

   о (наименование исполнительного органа (структурного подразделения)

                           1. Общие положения

                               2. Задачи

                              3. Структура

                               4. Функции

                                5. Права

              6. Взаимоотношения с другими организациями

                     (структурными подразделениями)

                            7. Ответственность

 Руководитель исполнительного органа

 (структурного подразделения)               Подпись           Расшифровка

                                                              подписи

                                                   Формат А4 (210x297 мм)

                        Образец оформления положения

Приложение N 7 к п. 2.6.3.7.

Приложение N 8 к п. 2.6.3.7.

Приложение N 9 к п. 2.6.4.5.

Приложение N 10 к п. 2.6.4.5.

Приложение N 11 к п. 2.6.5.4.

  Наименование подразделения                  ___________________________

                                              ___________________________

                                              ___________________________

                                              ___________________________

                                                       (адресат)

     Докладная записка

 ___________________

  (дата)

 __________________________________

 __________________________________

  (заголовок)

  _______________________________________________________________________

 ________________________________________________________________________

 ________________________________________________________________________

  (изложение вопроса, факта, события с выводами и предложениями автора

                                   документа)

 Наименование должности автора               Подпись          Расшифровка

                                                              подписи

                                                 Формат А4  (210x297  мм)

            Образец оформления внутренней докладной записки

Приложение N 12 к п. 2.6.5.4.

Приложение N 13 к п. 2.6.5.4.

Приложение N 14 к п. 3.5.2.

                                 Справка

                       об объеме документооборота

                    за __________________200_______

                               (месяц)

Документы	Количество документов		Всего
	Подлинники	тираж
поступающие
отправляемые
внутренние
Итого

 Наименование должности руководителя

 службы ДОУ                                     Подпись       Расшифровка

                                                              подписи

 Дата

                                               Формат А5 (148 х  210  мм)

         Образец оформления справки об объеме документооборота

Приложение N 15 к п. 6.1.3.

 Наименование исполнительного органа         Утверждаю

 Номенклатура дел                          Наименование должности

 ___________N_____________                   руководителя исполнительного

 _________________________                   органа

  (место составления)

                                              Подпись         Расшифровка

 на ___________ год                                           подписи

                                              Дата

Ин- декс дела	Заголовок дела (тома, части)	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части)и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

 Наименование должности руководителя

 службы делопроизводства исполнительного

 органа                                         Подпись       Расшифровка

                                                              подписи

 Дата

 Виза зав. ведомственным архивом

 (лица, ответственного за архив)

 Одобрено                                   Согласовано

 Протокол ЭК                                Протокол УПК Управления

 от____________N______                      архивами Свердловской области

                                           от ___________N______

                                                      Формат А4 (210x297)

    Образец оформления сводной номенклатуры дел исполнительного органа

 Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____ году

                         в исполнительном органе

По срокам хранения	Всего	В том числе:
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
постоянного
временного (свыше 10 лет)
временного (до 10 лет включительно)
Итого

 Наименование должности руководителя

 службы делопроизводства

 исполнительного органа                        Подпись        Расшифровка

                                                              подписи

  Дата

  Итоговые сведения переданы в ведомственный архив

 Наименование должности руководителя

 службы делопроизводства

 исполнительного органа                        Подпись        Расшифровка

                                                              подписи

  Дата

Приложение N 16 к п. 6.1.3.

 Наименование исполнительного органа

 Наименование структурного подразделения

 Номенклатура дел

 __________N___________

 ______________________

 (место составления)

 на________ год

Ин- декс дела	Заголовок дела (тома, части)	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части)и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

 Наименование должности руководителя                          Расшифровка

 службы делопроизводства исполнительного органа     Подпись   подписи

 Дата

 Согласовано

 Наименование должности

 руководителя службы ДОУ                           Подпись    Расшифровка

                                                              подписи

 Дата

 Заведующий архивом

 (лицо, ответственное за архив)                    Подпись    Расшифровка

                                                              подписи

 Дата

      Образец оформления номенклатуры дел структурного подразделения

 Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _______году

                       в структурном подразделении

По срокам хранения	Всего	В том числе:
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
постоянного
временного (свыше 10 лет)
временного (до 10 лет включительно)
Итого

 Наименование должности

 ответственного  за  делопроизводство           Подпись       Расшифровка

                                                              подписи

 Дата

 Итоговые сведения переданы в службу ДОУ

 Наименование должности передавшего

 сведения                                       Подпись       Расшифровка

                                                              подписи

 Дата

Приложение N 17 к п. 6.2.8.

Приложение N 18 к п. 6.2.8.

                   Лист-заверитель дела N________

 В деле подшито и пронумеровано ________________________________ лист(ов)

                                       (цифрами и прописью)

 в том числе литерные листы ______________пропущенные номера_____________

 + листов внутренней описи_______________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	N листов
1	2

 Должность                         Подпись            Расшифровка подписи

 Дата

                                                Формат А4 (210 х 297  мм)

                   Образец оформления листа-заверителя дела

Приложение N 19 к п. 6.2.8.

                            Внутренняя опись

                    документов дела N_________________

N п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

 Итого_______________________________________________________ документов.

                       (цифрами и прописью)

 Количество листов внутренней описи______________________________________

                                      (цифрами и  прописью)

 Наименование должности лица,

 составившего внутреннюю опись           Подпись      Расшифровка подписи

 документов дела

 Дата

                                             Формат А4  (210  х  297  мм)

           Образец оформления внутренней описи документов дела

Приложение N 20 к п. 7.1.11

 Наименование исполнительного органа

 Фонд N____________________           Утверждаю

 Опись N_________________           Наименование должности

 дел постоянного хранения             руководителя исполнительного органа

 за_______________ год                Подпись                 расшифровка

                                                              подписи

                                      Дата

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Дата дела (тома, части)	Количество листов в деле (томе, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6
Название раздела

 В данный раздел описи внесено__________________________ единиц хранения,

 с N__________________________ по N _____________________, в  том  числе:

     (цифрами  и  прописью)

 литерные  номера:_______________________________________________________

 пропущенные номера:_____________________________________________________

 Наименование должности составителя описи   Подпись   Расшифровка подписи

 Дата

 Наименование должности руководителя

 архива (лица, ответственного за архив)     Подпись   Расшифровка подписи

 Дата

 Утверждено                            Одобрено

 Протокол ЭПК Управления архивами      Протокол ЭК исполнительного органа

 Свердловской области

 от______________N_____________        от______________N________________

                                                  Формат А4 (210x297 мм)

      Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения

Приложение N 21 к п. 7.1.11

 Наименование исполнительного органа

 Фонд N___________________            Утверждаю

                                      Наименование должности руководителя

 Опись N_________________           исполнительного органа

 дел по личному составу

                                      Подпись                 расшифровка

 за_______________ год                                        подписи

                                      Дата

N п/п	Ин- декс дела	Заголовок дела	Дата дела (тома, части)	Срок хране- ния	Количество листов в деле (томе, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
Название раздела

 В данный раздел описи внесено_________________________  единиц хранения,

 с N _________________________ по N______________________, в  том  числе:

      (цифрами  и  прописью)

 литерные номера:________________________________________________________

 пропущенные номера:_____________________________________________________

 Наименование должности составителя описи   Подпись   Расшифровка подписи

 Дата

 Начальник службы кадров (инспектор по

 кадрам)                                    Подпись   Расшифровка подписи

 Дата

 Одобрено                                Согласовано

 Протокол ЭК исполнительного органа      Протокол ЭПК Управления архивами

                                         Свердловской  области

 от________________N_____________        от ____________N________________

                                                   Формат А4 (210x297 мм)

      Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу

Приложение N 22 к п. 7.1.11

 Наименование исполнительного органа

                                      Утверждаю

 Опись N___________                 Наименование должности

 дел временного (свыше 10 лет)        руководителя исполнительного органа

 хранения

                                      Подпись                 расшифровка

 за______________ год                                         подписи

                                      Дата

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Дата дела (тома, части)	Срок хранения	Количество листов в деле (томе, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
Название раздела

 В данный раздел описи внесено__________________________ единиц хранения,

 с  N_______________________________по N __________________, в том числе:

         (цифрами и прописью)

 литерные номера:________________________________________________________

 пропущенные номера:_____________________________________________________

 Наименование должности составителя описи       Подпись       Расшифровка

                                                              подписи

 Дата

 Наименование должности руководителя

 архива (лица, ответственного за архив)         Подпись       Расшифровка

                                                              подписи

 Дата

 Одобрено

 Протокол ЭК исполнительного органа

 от_____________N__________________

                                                 Формат  А4  (210x297 мм)

            Форма годового раздела сводной описи дел временного

                         (свыше 10 лет) хранения

Приложение N 23 к п. 7.1.12

 ________________________________________________________________________

                 (наименование  исполнительного  органа)

 ________________________________________________________________________

                (наименование структурного подразделения)

                                      Утверждаю

                                      Наименование должности руководителя

                                      структурного подразделения

                                      Подпись         расшифровка подписи

                                      Дата

                                  Опись N

N п/ п	Индекс дела (тома, части)	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Количество листов в деле (томе, части)	Срок хранения дела	Примечание
1	2	3	4	5	6 1	7
Название раздела

 В данную опись внесено __________ дел с  N______________ по N___________

                (цифрами  и  прописью)

 в том числе:

 литерные номера:

 пропущенные  номера:

 Наименование должности составителя описи   Подпись   Расшифровка подписи

 Дата

 Согласовано                                   Одобрено 2

 Наименование должности                        протокол ЭК структурного

 руководителя службы ДОУ                       подразделения

 Подпись     расшифровка подписи               от____________N___________

 Дата

                                                   Формат А4 (210x297 мм)

         Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет)

        хранения и по личному составу структурного подразделения

  1 Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.

  2 При наличии ЭК структурного подразделения

 Передал_____________________________________________________________ дел

                             (цифрами и прописью)

 и______________________ регистрационно-контрольных карточек к документам

   (цифрами и прописью)

 Наименование должности сотрудника           Подпись          Расшифровка

 структурного подразделения                                   подписи

 Дата

 Принял______________________________ дел и _____________________________

            (цифрами и прописью)                (цифрами и прописью)

 регистрационно-контрольных карточек к документам

 Наименование должности работника

 архива исполнительного органа             Подпись            Расшифровка

                                                              подписи

 Дата

Приложение N 24 к п. 7.1.18.

 Наименование исполнительного органа  Утверждаю

                                      Наименование должности руководителя

 Акт                                исполнительного органа

 ____________N__________________      Подпись         расшифровка подписи

 _______________________________

      (место составления)             Дата

 О выделении к уничтожению документов,

 не подлежащих хранению

 На основании____________________________________________________________

             (название и выходные данные перечня документов с указанием

                                 сроков их хранения)

 отобраны  к  уничтожению  как  не имеющие научно-исторической ценности и

 утратившие практическое значение документы фонда N______________________

                                                      (название фонда)

N п/ п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Даты дела или крайние даты дел	Номера описей (номенк- латур) за годы	Индекс дела (тома, части) по номенк- латуре или N дела по описи	Количес- тво дел (томов, частей)	Сроки хранения дела (тома, номера), N статей по перечням	Приме- чание
1	2	3	4	5	6	7	8

                                                   Формат А4 (210x297 мм)

            Форма акта о выделении к уничтожению документов,

                         не подлежащих хранению

 Итого:________________________________ дел за______________________ годы

              (цифрами и прописью)

 Описи дел постоянного хранения за _________________годы утверждены, а по

 личному составу согласованы  с  ЭПК  Управления   архивами  Свердловской

 области

 (протокол от_________N______________)

 Наименование должности лица,

 проводившего экспертизу ценности  документов     Подпись     Расшифровка

                                                              подписи

 Дата

 Одобрено

 Протокол ЭК исполнительного органа

 от_______________N_______________

 Документы в количестве_____________________________________________ дел,

                                  (цифрами и прописью)

 весом___________ кг сданы в___________________________ на переработку по

                       (наименование исполнительного органа)

 приемо-сдаточной накладной от_________________N_________________________

 Наименование должности работника

 исполнительного органа, сдавшего документы        Подпись    Расшифровка

                                                              подписи

 Изменения в учетные документы внесены

 Наименование должности работника архива

 (отдела ДОУ), внесшего изменения в учетные        Подпись    Расшифровка

 документы                                                    подписи

 Дата