Распоряжение Губернатора Свердловской области от 7 июля 2006 г. N 330-РГ "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Губернатора Свердловской области и аппарате Правительства Свердловской области" (с изменениями и дополнениями) (утратило силу)

Распоряжение Губернатора Свердловской области
от 7 июля 2006 г. N 330-РГ
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации
Губернатора Свердловской области и аппарате Правительства Свердловской
области"

С изменениями и дополнениями от:

4 декабря 2007 г.

ГАРАНТ:

Распоряжением Губернатора Свердловской области от 14 мая 2012 г. N 187-РГ (в редакции распоряжения Губернатора Свердловской области от 13 декабря 2012 г. N 496-РГ) настоящее распоряжение признано утратившим силу

В целях совершенствования системы делопроизводства в Администрации Губернатора Свердловской области и Правительстве Свердловской области:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Администрации Губернатора Свердловской области и аппарате Правительства Свердловской области и ввести ее в действие с 1 сентября 2006 года (прилагается).

2. Исполнительным органам государственной власти Свердловской области:

1) разработать собственные инструкции по делопроизводству;

2) при подготовке проектов правовых актов Свердловской области руководствоваться положениями глав 2-7 Инструкции по делопроизводству в Администрации Губернатора Свердловской области и аппарате Правительства Свердловской области.

3. Распоряжение Губернатора Свердловской области от 30.01.2001 г. N 7-РГ "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Губернатора Свердловской области и аппарате Правительства Свердловской области" признать утратившим силу.

Губернатор

Свердловской области

Э.Э. Россель

г. Екатеринбург

7 июля 2006 года

N 330-РГ

Инструкция по делопроизводству в Администрации
Губернатора Свердловской области и аппарате
Правительства Свердловской области
(утв. распоряжением Губернатора Свердловской области
от 7 июля 2006 г. N 330-РГ)

С изменениями и дополнениями от:

4 декабря 2007 г.

Глава 1. Общие положения

1. Инструкция по делопроизводству в Администрации Губернатора Свердловской области и аппарате Правительства Свердловской области (далее - Инструкция) устанавливает порядок работы с документами и правила их оформления в Администрации Губернатора Свердловской области и аппарате Правительства Свердловской области.

2. Порядок работы с документами в исполнительных органах государственной власти Свердловской области регулируется соответствующим законодательством Российской Федерации и Свердловской области, положениями о вышеназванных органах, настоящей Инструкцией.

3. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в Администрации Губернатора Свердловской области и аппарате Правительства Свердловской области, в исполнительных органах государственной власти Свердловской области осуществляет управление по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области. Исполнительные органы государственной власти Свердловской области обязаны разработать свои собственные инструкции по делопроизводству и утвердить их.

4. Положения Инструкции устанавливают порядок приема, учета, подготовки, оформления, официального опубликования, тиражирования, контроля исполнения, хранения и использования документов, независимо от вида носителя, осуществление мер по обеспечению сохранности служебной и иной информации.

5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях Администрации Губернатора Свердловской области и аппарата Правительства Свердловской области (далее - структурные подразделения) возлагается на их руководителей.

6. Ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на ответственных за делопроизводство с соответствующим перечнем прав и обязанностей, закрепленных должностными регламентами и должностными инструкциями.

На ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях возлагаются следующие функции:

1) прием, учет и направление поступающих документов, контроль за их исполнением и ведение делопроизводства в соответствии с номенклатурой дел;

2) передача документов на рассмотрение руководителю структурного подразделения и после получения резолюции - исполнителю;

3) учет и регистрация исходящих документов;

4) ввод в электронную базу данных структурного подразделения информации о поступивших документах и о результатах их исполнения;

5) выполнение установленного порядка защиты информации при пользовании персональным компьютером;

6) ежегодная проверка наличия документов с пометкой "Для служебного пользования";

7) контроль за своевременным направлением в дела исполненных документов и уничтожение черновых документов, оставшихся после подготовки исходящих документов в структурных подразделениях;

8) формирование, оформление, учет, хранение и использование дел и своевременная передача дел на архивное хранение;

9) прием и передача служебной информации по средствам факсимильной связи;

10) эксплуатация компьютерной и копировально-множительной техники;

11) проведение инструктажа вновь принятых сотрудников по вопросам организации работы с документами;

12) иные функции, закрепленные в должностном регламенте или должностной инструкции.

7. При увольнении, выбытии в командировку, уходе в отпуск или переводе в другое структурное подразделение имеющиеся у сотрудника документы должны быть переданы: исполненные - в соответствующие подразделения управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области, неисполненные документы после согласования с руководителем структурного подразделения передаются другому сотруднику для исполнения.

8. При утере документа сотрудник, ответственный за его сохранность, немедленно докладывает руководителю структурного подразделения, который сообщает об этом начальнику управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области. Руководителем структурного подразделения назначается служебное расследование, о результатах которого информируется начальник управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области.

9. Переписка внутри структурного подразделения по вопросам, которые могут решаться в оперативном порядке, не допускается.

10. Данная Инструкция не регламентирует порядок работы с документами, составляющими государственную тайну. Правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, установлены в Положении о порядке обращения с конфиденциальной информацией в исполнительных органах государственной власти Свердловской области, утвержденном распоряжением Правительства Свердловской области от 22.07.2003 г. N 712-РП.

11. Руководители структурных подразделений несут персональную ответственность за осуществление мер по обеспечению надлежащего использования и защиты служебной информации.

12. Порядок использования средств компьютерной, копировально-множительной техники и факсимильной связи определяется настоящей Инструкцией и специальными положениями.

13. Сотрудники Администрации Губернатора Свердловской области и аппарата Правительства Свердловской области несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции и сохранность документов.

14. Необходимое количество экземпляров настоящей Инструкции выдается ответственному за ведение делопроизводства в структурном подразделении под подпись, который в свою очередь под подпись знакомит с Инструкцией сотрудников своего структурного подразделения.

15. В Администрации Губернатора Свердловской области и аппарате Правительства Свердловской области в делопроизводстве для электронной регистрации, поиска и контроля исполнения служебных документов используется система автоматизированного документирования и делопроизводства "Гран-Док".

Глава 2. Общие правила подготовки и оформления
правовых актов Губернатора Свердловской области
и Правительства Свердловской области

16. Правила подготовки и оформления правовых актов Губернатора Свердловской области, Правительства Свердловской области (далее - правовые акты) должны соответствовать единым требованиям, установленным федеральным законодательством, Областным законом от 10 марта 1999 года N 4-ОЗ "О правовых актах в Свердловской области" ("Областная газета", 1999, 13 марта, N 48) с изменениями, внесенными законами Свердловской области от 14 июня 2005 года N 48-ОЗ ("Областная газета", 2005, 15 июня, N 170-171), от 22 июля 2005 года N 92-ОЗ ("Областная газета", 2005, 27 июля, N 227-228), Регламентом Правительства Свердловской области, утвержденным постановлением Правительства Свердловской области от 17.05.2004 г. N 365-ПП "О Регламенте Правительства Свердловской области" (Собрание законодательства Свердловской области, 2004, N 5, ст. 280) с изменениями, внесенными постановлением Правительства Свердловской области от 04.02.2005 г. N 83-ПП (Собрание законодательства Свердловской области, 2005, N 2, ст. 59) (далее - Регламент), настоящей Инструкцией, иным областным законодательством.

ГАРАНТ:

См. также Регламент Правительства Свердловской области, утвержденный Постановлением Правительства Свердловской области от 22 апреля 2010 г. N 662-ПП

17. Подлинник правового акта оформляется на бланке установленного образца в соответствии с постановлением Правительства Свердловской области от 25.08.2005 г. N 701-ПП "О порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей, бланков и иных носителей герба Свердловской области" ("Областная газета", 2005, 3 сентября, N 270) с изменениями, внесенными постановлением Правительства Свердловской области от 24.10.2005 г. N 905-ПП ("Областная газета", 2005, 1 ноября, N 329-330).

18. Текст правового акта состоит из содержательной части и реквизитов.

Содержательная часть правового акта содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную). В преамбуле указываются причины, основания, цели составления правового акта. В ней могут быть применены выражения "в целях", "в соответствии", "во исполнение". В постановляющей части правового акта содержатся непосредственные указания предписываемых действий, конкретный исполнитель каждого действия, сроки исполнения. В качестве исполнителя могут быть обозначены исполнительные органы государственной власти Свердловской области или структурные подразделения. Если содержание правового акта не нуждается в пояснении или обосновании, то текст правового акта может содержать только постановляющую часть.

Реквизиты правового акта:

1) полный герб Свердловской области в многоцветном варианте на подлиннике правового акта;

2) обозначение вида правового акта (указ Губернатора Свердловской области, распоряжение Губернатора Свердловской области, постановление Правительства Свердловской области, распоряжение Правительства Свердловской области);

3) дата принятия правового акта;

4) номер правового акта;

5) место принятия правового акта;

6) подпись уполномоченного лица.

19. Содержательная часть и реквизиты правового акта оформляются в соответствии с ГОСТ Р6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", главой 3 Областного закона от 10 марта 1999 года N 4-ОЗ "О правовых актах в Свердловской области" с изменениями, внесенными законами Свердловской области от 14 июня 2005 года N 48-ОЗ, от 22 июля 2005 года N 92-ОЗ, настоящей Инструкцией.

Содержательная часть правового акта печатается с использованием текстового редактора Microsoft Word или в другом, совместимом с ним формате, шрифтом Times New Roman размером N 14 через одинарный межстрочный интервал. В отдельных случаях размер шрифта и межстрочный интервал могут быть изменены.

Каждый лист правового акта, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - 25 мм; правое - 15 мм; верхнее - 20 мм; нижнее - 20 мм.

При оформлении правового акта на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" и знаков препинания.

Наименование правового акта отражает предмет его регулирования или краткое содержание и формулируется в виде ответа на вопрос "О чем? О ком?", размещается по центру листа, печатается с прописной буквы через одинарный межстрочный интервал, выделяется жирным курсивом. Точка в конце наименования не ставится.

Текст правового акта отделяется от наименования двумя межстрочными интервалами.

Текст правового акта печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка каждого абзаца текста печатается на расстоянии 12,5 мм от левой границы текстового поля.

По окончании содержательной части правового акта через четыре межстрочных интервала размещается подпись уполномоченного лица, включающая полное наименование его должности, личную подпись (только на подлиннике правового акта) и ее расшифровку в виде инициалов и фамилии.

20. При наличии приложений к правовому акту в тексте на них делается ссылка. Приложения оформляются на отдельных листах бумаги. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений аналогичны размерам, применяемым при печатании текстов правовых актов.

Если в тексте правового акта дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "Приложение", ниже дается ссылка на вид правового акта, дату его принятия, номер, без указания наименования правового акта. Все составные элементы реквизита печатаются через один межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см, выравнивается по левому краю и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Например:

                                                  Приложение N 1

                                                  к указу Губернатора

                                                  Свердловской области

                                                  от ___________N________

При наличии в тексте правового акта формулировки "Утвердить" на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово "Утверждено" со ссылкой на вид правового акта, дату его принятия, номер и наименование правового акта. Слово "Утверждено" согласуется в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - утверждено, программа - утверждена, мероприятия - утверждены.

Например:

                                      Утверждено

                                      указом Губернатора

                                      Свердловской области

                                      от __________________ N ________

                                        "наименование указа"

Наименование приложения печатается с прописной буквы жирным шрифтом, выравнивается по центру текста. Точка в конце наименования не ставится.

Наименование приложения отделяется от даты и номера правового акта и от текста приложения двумя межстрочными интервалами.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

Приложение может быть оформлено в виде таблиц, графиков, схем, чертежей, рисунков и карт. В приложении, оформленном в виде таблицы, столбцы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки столбцов и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, столбцы таблицы нумеруются и строка с номерами переносится на каждую страницу таблицы.

21. Общий порядок согласования правовых актов Губернатора Свердловской области и Правительства Свердловской области определен Регламентом.

22. Правовой акт Губернатора Свердловской области имеет, как правило, один лист согласования, который размещается на оборотной стороне бланка с изображением полного герба Свердловской области в многоцветном варианте. Проекты правовых актов Губернатора Свердловской области в обязательном порядке проходят лингвистическую экспертизу в протокольном отделе управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области.

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Свердловской области от 4 декабря 2007 г. N 181-РГ в пункт 23 настоящей инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

23. Правовой акт Правительства Свердловской области должен содержать не более двух листов согласования. Для согласования правового акта Правительства Свердловской области один лист согласования выполняется на оборотной стороне черно-белой копии проекта и содержит перечень согласующих должностных лиц, указанных в Регламенте, за исключением руководителя аппарата Правительства Свердловской области и начальника юридического управления Правительства Свердловской области. Другой лист согласования располагается на оборотной стороне бланка с изображением полного герба Свердловской области в многоцветном варианте и содержит подписи руководителя аппарата Правительства Свердловской области и начальника юридического управления Правительства Свердловской области, которые осуществляют согласование документа после лингвистической экспертизы в протокольном отделе управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области и оформления текста правового акта на бланке с изображением полного герба Свердловской области в многоцветном варианте.

24. Согласование проекта правового акта должностным лицом включает в себя должность, фамилию, инициалы, дату поступления на согласование, дату его окончательного согласования и подпись согласующего. Если при согласовании проекта правового акта должностное лицо имеет особое мнение, то к проекту правового акта прикладывается заключение или пояснительная записка, в которой это мнение излагается. В этом случае на листе согласования делается соответствующая запись. Подтверждение о снятии замечаний должно быть за подписью руководителя исполнительного органа, заместителя руководителя исполнительного органа по соответствующей отрасли.

На листе согласования в обязательном порядке указывается вид правового акта, наименование правового акта, перечень рассылки, фамилия, имя, отчество, место работы и должность исполнителя, номер его служебного телефона (приложение N 7). Если список рассылки большой, то он оформляется на отдельном листе, о чем делается отметка в листе согласования.

25. К проекту постановления Правительства Свердловской области в обязательном порядке прилагаются пояснительная записка и план контрольных мероприятий в соответствии с главой 4 Регламента.

26. Приложения к правовому акту визируются исполнителем в нижней части оборотной стороны последнего листа с указанием должности, расшифровкой фамилии, датой и номером телефона.

Ответственность за правильность сведений, содержащихся в приложении к правовому акту (точность расчетов, указание фамилий, имен, отчеств, должностей и иных данных), несет исполнитель.

27. При необходимости осуществления контроля за исполнением правового акта в последнем пункте содержательной части правового акта указывается полное и точное наименование должности лица, его фамилия и инициалы, на которое возлагается контроль.

Например: "Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на министра здравоохранения Свердловской области, члена Правительства Свердловской области Скляра М.С.".

28. В соответствии с пунктами 1 и 3 статьи 104 главы 16 Областного закона от 10 марта 1999 года N 4-ОЗ "О правовых актах в Свердловской области" с изменениями, внесенными законами Свердловской области от 14 июня 2005 года N 48-ОЗ, от 22 июля 2005 года N 92-ОЗ, правовые акты Губернатора Свердловской области направляются для официального опубликования Губернатором Свердловской области, а правовые акты Правительства Свердловской области - председателем Правительства Свердловской области.

Правовые акты нормативного характера передаются в издательско-полиграфический отдел управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области для официального опубликования в "Областной газете" и Собрании законодательства Свердловской области.

29. При ссылках в правовых актах на другие правовые акты используется официальное обозначение правовых актов Свердловской области. Общий порядок оформления ссылок определен в статье 30 главы 3 Областного закона от 10 марта 1999 года N 4-ОЗ "О правовых актах в Свердловской области" с изменениями, внесенными законами Свердловской области от 14 июня 2005 года N 48-ОЗ, от 22 июля 2005 года N 92-ОЗ.

При ссылке на федеральные нормативные правовые акты допускается указание даты, номера, наименования правового акта без ссылки на источник официального опубликования и указания изменений в него.

При ссылке в тексте правовых актов на законы Свердловской области и указы Губернатора Свердловской области дата оформляется словесно-цифровым способом.

Например: Закон Свердловской области от 27 декабря 2004 года N 211-ОЗ;

указ Губернатора Свердловской области от 16 марта 2005 года N 140-УГ.

При ссылке на другие виды правовых актов дата оформляется цифровым способом. Например: постановление Правительства Свердловской области от 24.02.2005 г. N 263-ПП; распоряжение Губернатора Свердловской области от 15.01.2005 г. N 5-РГ.

30. Ссылка в тексте правового акта на другой правовой акт включает последовательно расположенные: обозначение вида правового акта, дату его принятия, номер, наименование, сведения об источнике официального опубликования, сведения об изменениях, внесенных в правовой акт, сведения об источнике официального опубликования изменений. Сведения об источнике официального опубликования правового акта Свердловской области и изменений, внесенных в правовой акт, состоят из заключенных в круглые скобки, разделенных запятыми, последовательно расположенных:

1) наименования источника официального опубликования, заключенного в кавычки и выраженного словами "Областная газета";

2) года выхода газеты;

3) дня месяца и месяца (словом в соответствующем падеже) выхода газеты;

4) номера газеты.

Например: ("Областная газета", 2005, 26 февраля, N 38-39);

31. В содержательной части правового акта и прилагаемых к нему материалах:

1) даты оформляются словесно-цифровым способом. Например: в срок до 1 июля 2005 года;

2) не употребляются сокращенные варианты слов и обозначение слов символами. Например, полностью, в соответствующих числах и падежах, пишутся слова: процент, рубль, год, глава, статья, Пункт, Подпункт, часть, параграф, рабочий поселок, село, деревня, река, город;

3) полностью пишутся наименования муниципальных образований, например: городской округ Верхнее Дуброво;

Муниципальное образование Красноуфимский округ (список муниципальных образований в Свердловской области прилагается, см. приложение N 8 к настоящей Инструкции);

4) при многочисленном употреблении развернутых наименований допускается их сокращение до одного или нескольких слов, что должно быть специально оговорено в тексте. Например: Положение о порядке изготовления, учета и хранения бланков почетных грамот, бланков почетных дипломов Губернатора Свердловской области (далее - Положение);

5) не допускается использование сокращенного наименования организаций, государственных органов, если это специально не оговорено в тексте правового акта. Например: открытое акционерное общество "Нижнетагильский металлургический комбинат" (далее - ОАО "НТМК"). При отсутствии такой оговорки используется только полное наименование организации;

6) допускается использование сокращений в таблицах, с обязательным прикладыванием списка сокращений, используемых в таблице, по ее окончании.

Например:

Список используемых сокращений:

ЗАО - закрытое акционерное общество;

7) не употребляются такие сокращенные словосочетания, как в т.ч., и т.д., и т.п., и др., и пр. Например, в предложении "Это вполне реально в таких отраслях, как энергетика, строительная индустрия, пищевая и перерабатывающая промышленность и т.д." слова "и т.д." следует заменить словами "и иных отраслях";

8) допускается использование таких общеупотребительных сокращений, как: тыс., млн., млрд., кв.м, куб.м, см, мм.

Особенности написания отдельных названий, слов и словосочетаний в правовых актах Губернатора Свердловской области и Правительства Свердловской области даны в приложении N 40 к настоящей Инструкции.

32. Ответственность за качество подготовки и правильность оформления проекта правового акта, его необходимое согласование несут руководители исполнительных органов государственной власти Свердловской области либо руководители структурных подразделений, в которых был разработан данный проект правового акта.

Глава 3. Оформление законов Свердловской области

33. Оформление законов Свердловской области производится в соответствии со статьями 20-25, 29-31 Областного закона от 10 марта 1999 года N 4-ОЗ "О правовых актах в Свердловской области" с изменениями, внесенными законами Свердловской области от 14 июня 2005 года N 48-03, от 22 июля 2005 года N 92-ОЗ, правилами оформления правовых актов, установленными федеральным и областным законодательством о правовых актах.

34. Закон Свердловской области после подписания его Губернатором Свердловской области регистрируется в протокольном отделе управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области. Нумерация законов ведется в пределах календарного года.

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Свердловской области от 4 декабря 2007 г. N 181-РГ в пункт 35 настоящей инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

35. Протокольный отдел управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области готовит необходимое количество копий закона Свердловской области, заверяет их круглой печатью протокольного отдела управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области, направляет в редакцию "Областной газеты" для официального опубликования и в соответствии с рассылкой, утверждаемой полномочным представителем Губернатора Свердловской области и Правительства Свердловской области в палатах Законодательного Собрания Свердловской области.

36. Одновременно с законом Свердловской области в редакцию "Областной газеты" направляются копии постановления Областной Думы Законодательного Собрания Свердловской области о принятии данного закона, постановления Палаты Представителей Законодательного Собрания Свердловской области о его одобрении, если таковое принималось, и указа Губернатора Свердловской области об обнародовании данного закона.

37. Подлинники законов Свердловской области в соответствии со статьей 122 Областного закона от 10 марта 1999 года N 4-ОЗ "О правовых актах в Свердловской области" с изменениями, внесенными законами Свердловской области от 14 июня 2005 года N 48-ОЗ, от 22 июля 2005 года N 92-ОЗ, хранятся в архиве Законодательного Собрания Свердловской области, в который они передаются сотрудниками протокольного отдела управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области согласно акту приема-передачи по истечении одного месяца со дня их официального опубликования.

Глава 4. Правила оформления правовых актов
Губернатора Свердловской области

38. Правовыми актами Губернатора Свердловской области являются указы Губернатора Свердловской области, распоряжения Губернатора Свердловской области.

39. Правовые акты Губернатора Свердловской области должны содержать следующие реквизиты:

1) полный герб Свердловской области в многоцветном варианте на подлиннике правового акта;

2) обозначение вида правового акта;

3) дата принятия правового акта;

4) номер правового акта;

5) место принятия правового акта;

6) подпись уполномоченного лица.

40. Наименование указа Губернатора Свердловской области печатается на расстоянии не менее 8 см от верхнего края листа, наименование распоряжения Губернатора Свердловской области - не менее 9,5 см от верхнего края листа.

41. Содержательная часть правового акта состоит из наименования, преамбулы и постановляющей части (в распоряжении - распорядительной). Преамбула в указах Губернатора Свердловской области завершается словом "постановляю", которое печатается с новой строки прописными буквами жирным шрифтом размером N 14.

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Свердловской области от 4 декабря 2007 г. N 181-РГ пункт 42 настоящей инструкции изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

42. Проект правового акта Губернатора Свердловской области в обязательном порядке должен содержать в листе согласования следующие визы:

председателя Правительства Свердловской области,

руководителя Администрации Губернатора Свердловской области,

руководителя аппарата Правительства Свердловской области,

директора государственно-правового департамента Губернатора Свердловской области,

руководителя структурного подразделения Администрации Губернатора Свердловской области, аппарата Правительства Свердловской области или руководителя исполнительного органа государственной власти Свердловской области, подготовивших проект правового акта Губернатора Свердловской области.

43. Правовые акты Губернатора Свердловской области подписываются Губернатором Свердловской области. Подпись оформляется следующим образом:

     Губернатор

     Свердловской области                            Э.Э. Россель

В случае временного отсутствия Губернатора Свердловской области правовые акты Губернатора Свердловской области подписываются председателем Правительства Свердловской области, исполняющим его обязанности. Подпись оформляется следующим образом:

     И.о. Губернатора

     Свердловской области                                   А.П. Воробьев

44. Место принятия, дата принятия, оформленная словесно-цифровым способом, и номер указа Губернатора Свердловской области оформляются через 2 межстрочных интервала после подписи Губернатора Свердловской области следующим образом:

     г. Екатеринбург

     25 февраля 2005 года

     N 15-УГ

45. Дата принятия распоряжения Губернатора Свердловской области оформляется цифровым способом в следующей последовательности - день месяца и месяц (обозначенные двумя парами цифр с точками с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем), год (обозначенный четырьмя цифрами), с добавлением слова "год" с его сокращением до первой буквы с точкой.

Например: от 20.02.2000 г. N 15-РГ.

В распоряжении Губернатора Свердловской области после преамбулы слово "постановляю" отсутствует.

46. Образцы оформления указа Губернатора Свердловской области, распоряжения Губернатора Свердловской области и прилагаемых к ним материалов представлены в приложениях N 1, 2 к настоящей Инструкции.

47. После регистрации правовых актов Губернатора Свердловской области протокольный отдел управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области в 3-дневный срок готовит необходимое количество копий указов и распоряжений Губернатора Свердловской области, заверяет их печатью протокольного отдела управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области и направляет адресатам в соответствии с перечнем рассылки, указанным исполнителем в листе согласования. Правовые акты Губернатора Свердловской области, имеющие значительный объем, могут быть разосланы в недельный срок после их принятия.

Копии прилагаемых к правовому акту Губернатора Свердловской области материалов, на которые имеется ссылка в тексте правового акта, также заверяются печатью протокольного отдела управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области, для чего в конце приложения печатается фраза: "Верно: протокольный отдел".

48. В протокольном отделе управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области указы Губернатора Свердловской области систематизируются и заносятся в электронную базу данных в соответствии с классификатором правовых актов, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 15 марта 2000 года N 511 "О классификаторе правовых актов".

49. Подлинники указов и распоряжений Губернатора Свердловской области хранятся в протокольном отделе управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области в течение текущего календарного года, после чего формируются в дело и по описи передаются в архив Правительства Свердловской области.

Глава 5. Подготовка и оформление правовых актов
Правительства Свердловской области

50. Правовыми актами Правительства Свердловской области являются постановления Правительства Свердловской области и распоряжения Правительства Свердловской области.

51. Правовые акты Правительства Свердловской области имеют следующие реквизиты:

1) полный герб Свердловской области в многоцветном варианте на подлиннике правового акта;

2) обозначение вида правового акта;

3) номер правового акта;

4) дата принятия правового акта;

5) место принятия правового акта;

6) подпись уполномоченного лица.

52. Наименование постановления Правительства Свердловской области, распоряжения Правительства Свердловской области печатается на расстоянии не менее 9,5 см от верхнего края листа.

53. Дата принятия правового акта Правительства Свердловской области оформляется цифровым способом в следующей последовательности - день месяца и месяц (обозначенные двумя парами цифр с точками с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем), год (обозначенный четырьмя цифрами), с добавлением слова "год" с его сокращением до первой буквы с точкой.

     Например:          от 11.04.2005 г. N 246-ПП;

                        от 11.02.2005 г. N 150-РП.

Нумерация правовых актов Правительства Свердловской области ведется в пределах календарного года, исходя из даты их принятия.

54. Содержательная часть правового акта состоит из наименования, преамбулы и постановляющей части (в распоряжении - распорядительной). Преамбула в постановлениях Правительства Свердловской области завершается словами: "Правительство Свердловской области постановляет". Слово "постановляет" пишется с новой строки прописными буквами жирным шрифтом размером N 14.

В распоряжении Правительства Свердловской области фраза "Правительство Свердловской области постановляет" отсутствует.

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Свердловской области от 4 декабря 2007 г. N 181-РГ в пункт 55 настоящей инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

55. Проект правового акта Правительства Свердловской области в обязательном порядке должен содержать в листе согласования следующие визы:

первого заместителя председателя Правительства Свердловской области, курирующего данную сферу в соответствии с распределением обязанностей;

заместителя председателя Правительства Свердловской области по соответствующей отрасли;

руководителя аппарата Правительства Свердловской области;

начальника юридического управления Правительства Свердловской области;

руководителя структурного подразделения Администрации Губернатора Свердловской области, аппарата Правительства Свердловской области или исполнительного органа государственной власти Свердловской области, подготовивших проект правового акта.

Образцы оформления постановления Правительства Свердловской области, распоряжения Правительства Свердловской области и прилагаемых материалов представлены в приложениях N 3, 4 к настоящей Инструкции.

56. Правовые акты Правительства Свердловской области подписываются председателем Правительства Свердловской области, в его отсутствие - лицом, исполняющим его обязанности. Подпись оформляется следующим образом:

     Председатель Правительства

     Свердловской области                                   А.П. Воробьев

57. Правовые акты, подписанные председателем Правительства Свердловской области или лицом, исполняющим его обязанности, регистрируются в протокольном отделе управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области. Правовые акты нормативного характера, за исключением содержащих сведения, составляющие государственную тайну, и сведения конфиденциального характера, передаются в издательско-полиграфический отдел управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области для оформления и направления в установленном порядке для их официального опубликования в "Областной газете" и Собрании законодательства Свердловской области.

58. Копии правовых актов Правительства Свердловской области заверяются печатью протокольного отдела управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области и в 3-дневный срок направляются адресатам в соответствии с перечнем рассылки, указанным в листе согласования. Правовые акты Правительства Свердловской области, имеющие значительный объем, могут быть разосланы в течение недели после их принятия.

Копии прилагаемых к правовому акту Правительства Свердловской области материалов, на которые имеется ссылка в тексте правового акта, также заверяются печатью протокольного отдела управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области, для чего в конце приложения печатается фраза: "Верно: протокольный отдел".

59. Правовые акты Правительства Свердловской области систематизируются и заносятся в электронную базу данных в соответствии с классификатором правовых актов, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 15 марта 2000 года N 511 "О классификаторе правовых актов".

60. Подлинники правовых актов Правительства Свердловской области хранятся в протокольном отделе управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области в течение текущего года, по истечении которого формируются в дело и по описи передаются в архив Правительства Свердловской области.

Глава 6. Правила оформления распоряжений руководителя
Администрации Губернатора Свердловской области

61. Распоряжения руководителя Администрации Губернатора Свердловской области являются правовыми актами государственных органов Свердловской области, не относящихся к числу органов государственной власти Свердловской области.

62. Распоряжения руководителя Администрации Губернатора Свердловской области должны содержать следующие реквизиты:

1) герб Свердловской области в многоцветном варианте на подлиннике правового акта;

2) обозначение вида правового акта;

3) дата принятия правового акта;

4) номер правового акта;

5) место принятия правового акта;

6) подпись уполномоченного лица.

63. Наименование распоряжения руководителя Администрации Губернатора Свердловской области печатается на расстоянии не менее 9,5 см от верхнего края листа.

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Свердловской области от 4 декабря 2007 г. N 181-РГ пункт 64 настоящей инструкции изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

64. Проект распоряжения руководителя Администрации Губернатора Свердловской области должен содержать в листе согласования следующие визы:

начальника бухгалтерско-финансового управления Правительства Свердловской области,

директора государственно-правового департамента Губернатора Свердловской области,

директора департамента государственной службы, кадров и наград Губернатора Свердловской области.

65. Распоряжения руководителя Администрации Губернатора Свердловской области подписываются руководителем Администрации Губернатора Свердловской области, в его отсутствие - лицом, исполняющим его обязанности. Подпись оформляется следующим образом:

     Руководитель Администрации

     Губернатора Свердловской области                     А.Ю. Левин

66. Дата принятия распоряжения руководителя Администрации Губернатора Свердловской области оформляется цифровым способом в следующей последовательности - день месяца и месяц (обозначенные двумя парами цифр с точками с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем), год (обозначенный четырьмя цифрами), с добавлением слова "год" с его сокращением до первой буквы с точкой.

Например: от 15.03.2006 г. N 45-РРАГ.

В распоряжении руководителя Администрации Губернатора Свердловской области после преамбулы слово "постановляю" отсутствует.

67. Образец оформления распоряжения руководителя Администрации Губернатора Свердловской области представлен в приложении N 5 к настоящей Инструкции.

68. После регистрации протокольный отдел управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области готовит необходимое количество копий распоряжений руководителя Администрации Губернатора Свердловской области, заверяет их печатью протокольного отдела управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области и в трехдневный срок направляет адресатам в соответствии с перечнем рассылки, указанным исполнителем в листе согласования.

69. Подлинники распоряжений руководителя Администрации Губернатора Свердловской области хранятся в протокольном отделе управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области в течение текущего календарного года, после чего формируются в дело и по описи передаются в архив Правительства Свердловской области.

Глава 7. Оформление протоколов заседаний Правительства
Свердловской области и президиума Правительства
Свердловской области, выписки из протокола заседания
президиума Правительства Свердловской области

70. Заседания Правительства Свердловской области и президиума Правительства Свердловской области проводятся согласно Регламенту.

71. На заседаниях Правительства Свердловской области и президиума Правительства Свердловской области заведующий протокольным отделом управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области ведет протокол.

Протоколы заседаний Правительства Свердловской области могут оформляться в полной или краткой форме. В краткой форме протокола опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое решение.

72. В протоколе заседания Правительства Свердловской области и президиума Правительства Свердловской области указываются дата и место проведения заседания, номер протокола; председательствующий и присутствующие на заседании члены Правительства Свердловской области или президиума Правительства Свердловской области, а также приглашенные лица (при этом указываются фамилии с инициалами в алфавитном порядке и должность присутствующих и приглашенных лиц).

В протоколе заседания Правительства Свердловской области перечисляются вопросы повестки дня, внесенные на рассмотрение заседания Правительства Свердловской области, каждый вопрос нумеруется.

Основная часть текста протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

слушали - выступили - постановили

Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие.

Со слова "слушали" начинается раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется на одной строке вслед за цифрой, обозначающей порядковый номер вопроса.

Фамилия и инициалы докладчика, содокладчика пишутся с новой строки. Ниже перечисляются фамилии выступивших в процессе обсуждения вопроса.

Ход обсуждения вопросов не протоколируется, но по каждому вопросу записывается результат его обсуждения (проект постановления Правительства Свердловской области принять в целом или с изменениями, доработать с учетом высказанных замечаний с указанием срока доработки или иные формулировки) с указанием итогов голосования в случае принятия проекта.

В протоколе заседания президиума Правительства Свердловской области результат обсуждения вопроса оформляется более развернуто. Здесь в полном объеме воспроизводится выписка из протокола заседания президиума Правительства Свердловской области после того, как она будет доработана в соответствии с замечаниями при обсуждении и подписана председателем Правительства Свердловской области или лицом, председательствующим на заседании.

Протоколы расширенных заседаний Правительства Свердловской области или выездных заседаний с большим количеством приглашенных оформляются в полной форме с приложением списка присутствующих и стенограммы заседания.

Текст стенограммы формируется на основании произведенных на заседании записей и представленных материалов (докладов, проектов постановлений). В стенограмму включаются дословно все доклады, выступления, вопросы и ответы на них, ремарки.

73. Постановления Правительства Свердловской области, принятые в период между заседаниями, включаются в протокол отдельным Пунктом как постановления, рассмотренные в порядке, предусмотренном пунктом 19 главы 4 Регламента.

74. Протоколы заседания Правительства Свердловской области и президиума Правительства Свердловской области подписываются председателем Правительства Свердловской области, в его отсутствие - лицом, председательствующим на заседании.

75. Подлинники протоколов заседаний Правительства Свердловской области и президиума Правительства Свердловской области в течение календарного года хранятся в протокольном отделе управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области, после чего передаются на хранение в архив Правительства Свердловской области.

76. Выписка из протокола заседания президиума Правительства Свердловской области (далее - выписка) отражает оценку, контроль, итоги и анализ социальных, экономических и иных последствий выполнения нормативных правовых актов Российской Федерации и Свердловской области, поручений Губернатора Свердловской области и председателя Правительства Свердловской области.

77. Проект выписки согласовывается в порядке, аналогичном порядку согласования правового акта Правительства Свердловской области.

78. Оформление выписки соответствует требованиям, в соответствии с которыми оформляются правовые акты Правительства Свердловской области.

79. Выписка состоит из двух частей:

1) в первой части (преамбуле) в краткой форме представляются:

итоги выполнения нормативного правового акта, поручений Губернатора Свердловской области и председателя Правительства Свердловской области;

обязательный сравнительный анализ экономических, социальных и иных последствий выполнения нормативного правового акта (поручения), оценка его исполнения, объемы и источники финансирования (для областных государственных целевых программ), причины невыполнения;

2) вторая (резолютивная) часть выписки содержит в себе несколько пунктов, первым из которых должен быть Пункт о принятии президиумом Правительства Свердловской области прилагаемой информации о выполнении нормативного правового акта (поручения) к сведению. Указанная в данном пункте информация прилагается к проекту выписки и должна содержать сведения о:

состоянии законодательства в данной сфере правового регулирования;

выполнении конкретных мероприятий, состоянии и источниках их финансирования;

сравнительном анализе социальных, экономических и иных последствий исполнения нормативного правового акта (поручения);

конкретных положительных и отрицательных примерах исполнения нормативного правового акта (поручения) руководителями исполнительных органов государственной власти, главами муниципальных образований;

причинах неисполнения или исполнения не в полном объеме правового акта (поручения);

мерах по устранению причин невыполнения, усовершенствованию путей и методов решения поставленных в правовом акте задач.

Информация подписывается руководителем или заместителем руководителя исполнительного органа государственной власти Свердловской области, ответственного за разработку проекта выписки.

80. Образец оформления выписки из протокола заседания президиума Правительства Свердловской области представлен в приложении N 6 к настоящей Инструкции.

Глава 8. Особенности подготовки и оформления
отдельных видов документов

81. Положения, правила, инструкции

Положение: 1) правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности государственных органов, структурных подразделений, а также нижестоящих учреждений, организаций или предприятий;

2) свод правил, регулирующих определенную отрасль государственного управления.

Правила - документ, устанавливающий нормы и требования, обязательные для выполнения.

Инструкция - документ, излагающий порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Правила, инструкции, положения относятся к организационным документам. Их особенностью является то, что они вступают в силу только после их утверждения. Организационные документы могут утверждаться как руководителем органа государственной власти или структурного подразделения путем проставления грифа утверждения на самом документе, так и распорядительным документом.

Организационные документы имеют, как правило, сложную структуру текста, состоящую из разделов, подразделов и иных структурных элементов.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения, правил, инструкции должен отвечать на вопрос "О чем?"; заголовок должностной инструкции должен отвечать на вопрос "Кого?".

Констатирующей частью положения, правил, инструкции служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Особенностью организационных документов является возможность внесения изменений и дополнений в том случае, когда нет необходимости перерабатывать весь документ. Частота внесения изменений и дополнений обусловлена как изменением условий деятельности органа государственной власти или структурного подразделения, так и изменением действующего законодательства.

82. Протокол

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях, заседаниях, собраниях, других формах работы коллегиальных органов.

Протокол составляется на основании рукописных, стенографических, магнитофонных и иных записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений.

В Администрации Губернатора Свердловской области и аппарате Правительства Свердловской области протоколы могут оформляться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое решение (приложения N 9, 10).

Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются фамилия, имя, отчество председателя или председательствующего, секретаря, присутствующих (если их количество превышает 15 человек, то в протоколе указывают только общее число, а к протоколу прикладывают список). Фамилии и инициалы присутствующих перечисляют в алфавитном порядке, при необходимости указывают их должности.

Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечнем рассматриваемых вопросов, с указанием фамилии и инициалов докладчика по каждому Пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об") и печатается от границы левого поля.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

слушали - выступили - постановили (решили)

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему, в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилия председательствующего (председателя), а также инициалы, фамилии и должности лиц, присутствующих на заседании.

Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата проведения заседания.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.

83. Акт

Акт - документ справочно-информационного характера, составленный группой должностных лиц для подтверждения установленных фактов, событий. Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его авторов.

Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей. Вводная часть содержит указание на основание для составления акта, перечисление лиц, составивших акт, их должностей, фамилий и инициалов.

В констатирующей части дается описание сущности, характера, методов, сроков работы, проделанной составителями акта, фиксируются факты (события), излагаются выводы, предложения и заключения.

Констатирующая часть завершается указанием количества экземпляров акта.

Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. При подписании должности лиц - составителей акта - не указываются.

Акт утверждается должностным лицом, к компетенции которого относится содержание акта. Акт также может быть утвержден распорядительным документом.

Наименование документа - слово "акт" - печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом N 17 и выравнивается по центру.

Дата и номер акта. Дата акта оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже слова "акт". Номер акта (при необходимости) состоит из знака "N" и порядкового номера акта.

Заголовок акта. Заголовок акта содержит указание на событие или факт, действие, послужившее причиной составления акта, точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал. Заголовок, оформленный на общем бланке с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Текст акта. Слово "Основание" в вводной части текста акта печатается от левой границы поля. Текст "Основания" печатается через 1 межстрочный интервал. Слова "Составлен комиссией", "Председатель", "Члены комиссии" печатаются от левой границы поля. Должности, фамилии, инициалы членов комиссии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Текст констатирующей части акта печатается через 1,5 межстрочного интервала.

Подпись акта. Подпись акта отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает слова "Председатель комиссии", "Члены комиссии", личные подписи, расшифровки в виде инициалов и фамилий. Слова "Председатель комиссии", "Члены комиссии" печатаются от левой границы поля.

Утверждение акта. Гриф утверждения акта содержит указание на должность лица, утверждающего акт, его личную подпись, расшифровку в виде инициалов и фамилии и дату утверждения, оформляемую словесно-цифровым способом.

Образцы оформления акта приведены в приложениях N 11, 12 к настоящей Инструкции.

84. Докладная записка

Докладная записка - документ информационно-справочного характера, адресованный вышестоящему должностному лицу или вышестоящей организации и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта с выводами и предложениями автора документа.

Докладная записка может быть внутренней и внешней (направляется в вышестоящую организацию).

Внутренняя докладная записка может быть оформлена на стандартном листе бумаги формата А4 и иметь следующие реквизиты: Наименование структурного подразделения - автора документа.

Наименование вида документа - докладная записка.

Дата документа.

Адресат.

Заголовок документа, кратко и точно отражающий его содержание.

Текст документа.

Подпись автора документа.

Допускается оформление внутренней докладной записки рукописным способом.

Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке формата А4 исполнительного органа или структурного подразделения и имеет следующие реквизиты:

Наименование вида документа - докладная записка.

Дата документа.

Место составления.

Адресат.

Заголовок документа. Печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру, если документ оформляется на бланке с продольным расположением реквизитов.

Текст документа.

Подпись руководителя организации - автора документа.

Образец оформления внутренней докладной записки приведен в приложении N 13 к настоящей Инструкции, внешней докладной записки - в приложениях N 14 и N 15 к настоящей Инструкции.

Глава 9. Порядок приема, обработки
и распределения поступающей корреспонденции

85. Прием, первоначальная обработка и распределение поступающей корреспонденции производятся экспедицией управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяется правильность доставки. Ошибочно поступившие документы возвращаются отправителю или пересылаются по принадлежности, если известен адрес получателя, сотрудниками управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области, осуществляющими первичную обработку корреспонденции. Все конверты (бандероли) вскрываются в протокольном отделе управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области, за исключением пакетов, имеющих пометку "лично", а также конвертов (бандеролей), присланных в адрес структурных подразделений.

При обнаружении повреждений конвертов, отсутствия документов или приложений к ним, наличия неподписанных документов составляется акт установленной формы в двух экземплярах: первый - приобщается к поступившему материалу и направляется отправителю документа, второй - остается в управлении по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме тех случаев, когда по ним можно установить адрес отправителя, время отправки и получения документов.

86. Поступившие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые. Перечень нерегистрируемой корреспонденции приведен в приложении N 28 к настоящей Инструкции.

Зарегистрированные документы, корреспонденция с пометкой "лично", а также нерегистрируемые документы передаются по назначению, как правило, в день их поступления.

Распределение поступившей корреспонденции осуществляется протокольным отделом управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области в соответствии с распределением обязанностей между руководителями Администрации Губернатора Свердловской области и аппарата Правительства Свердловской области, а также с учетом вопросов, отнесенных к сферам ведения структурных подразделений. Письма и телеграммы граждан, а также коллективные обращения направляются в управление по работе с обращениями граждан Правительства Свердловской области для дальнейшей обработки.

Телефаксы и телеграммы принимаются и регистрируются сотрудниками телетайпа.

В протокольном отделе управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области осуществляется постановка на учет документов, поступивших в адрес Губернатора Свердловской области, председателя Правительства Свердловской области и его заместителей, а также руководителя Администрации Губернатора Свердловской области, руководителя аппарата Правительства Свердловской области и управляющего делами Губернатора Свердловской области и Правительства Свердловской области.

87. Регистрация писем осуществляется в электронной базе данных. Создается учетная карточка, где указываются следующие реквизиты: дата регистрации; регистрационный номер; наименование организации корреспондента; фамилия руководителя, подписавшего документ; исходящий номер документа и дата отправления; краткое содержание документа; фамилия руководителя, которому направлен документ на рассмотрение; в графе "примечания" оговариваются особенности документа: наличие приложений и поручений вышестоящих организаций. На зарегистрированных документах в нижней правой части лицевой стороны первого листа основного документа ставится регистрационный штамп, в котором указывается дата регистрации и входящий номер документа.

Структурные подразделения имеют доступ к электронной базе данных зарегистрированных документов для просмотра без права редактирования.

Информация о зарегистрированных документах хранится в электронной базе данных управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области 5 лет, затем на CD-дисках передается в архив Правительства Свердловской области.

Документы, поступившие фельдъегерской почтой, регистрируются в специальном журнале учета пакетов. Не подлежащие регистрации в электронной базе данных документы передаются адресатам под подпись. Подлежащие регистрации документы регистрируются в электронной базе данных, номер регистрации заносится в журнал регистрации.

88. Все документы, в том числе рассмотренные Губернатором Свердловской области, председателем Правительства Свердловской области и его заместителями, руководителем Администрации Губернатора Свердловской области, руководителем аппарата Правительства Свердловской области, управляющим делами Губернатора Свердловской области и Правительства Свердловской области направляются для исполнения в структурные подразделения только через протокольный отдел управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области.

Зарегистрированные документы из одного структурного подразделения в другое передаются через протокольный отдел управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области. При этом производится переадресация копии документа в компьютерной базе данных. В карточку вносятся установленные руководителем, рассмотревшим документ, резолюция, дата рассмотрения и исполнения документов, исполнитель, а также срок исполнения документов.

89. Прием и учет документов, поступивших непосредственно в структурное подразделение и незарегистрированных в управлении по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области, осуществляются лицом, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении. Перечень структурных подразделений Администрации Губернатора Свердловской области и аппарата Правительства Свердловской области, самостоятельно регистрирующих поступающие документы, дан в приложении N 24 к настоящей Инструкции.

Регистрация документов в структурных подразделениях производится с использованием единой электронной базы управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области или по журналу входящей и исходящей корреспонденции (приложение N 30 к настоящей Инструкции).

90. Копии федеральных конституционных законов, федеральных законов, постановлений Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, распоряжений Председателя Государственной Думы Российской Федерации, постановлений Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, указов Президента Российской Федерации, распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации, распоряжений Правительства Российской Федерации, протоколов совещаний Правительства Российской Федерации (далее - федеральные документы) поступают Губернатору Свердловской области и Правительству Свердловской области через протокольный отдел управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области.

После получения под подпись в журнале фельдъегерской почты, ответственное лицо регистрирует документы в автоматизированной системе документооборота и делопроизводства "Гран-Док". Документу присваивается входящий номер по внутреннему контролю.

Обеспечение нормативными правовыми актами Российской Федерации по обязательной рассылке в одном экземпляре осуществляется в трехдневный срок.

Рассылка нормативных правовых актов органов государственной власти Российской Федерации осуществляется в соответствии с перечнями.

Перечни рассылки нормативных правовых актов Российской Федерации утверждаются:

в Администрации Губернатора Свердловской области - руководителем Администрации Губернатора Свердловской области;

в Правительстве Свердловской области - руководителем аппарата Правительства Свердловской области.

В соответствии с резолюцией Губернатора Свердловской области, председателя Правительства Свердловской области, руководителя Администрации Губернатора Свердловской области и заведующего секретариатом Губернатора Свердловской области осуществляется своевременная передача документов на исполнение.

Учет копий указов Президента Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации, распоряжений Правительства Российской Федерации, выписок из протоколов совещаний Правительства Российской Федерации с пометкой "ДСП" ведется в отдельном журнале в соответствии с требованиями главы 14 настоящей Инструкции.

91. Контролю подлежат все документы, требующие ответа или принятия решения. Контроль за исполнением нормативных правовых актов (указов, постановлений, распоряжений) осуществляет контрольное управление Правительства Свердловской области, контроль за исполнением писем граждан осуществляет управление по работе с обращениями граждан Правительства Свердловской области; контроль за исполнением поручений Губернатора Свердловской области и Правительства Свердловской области осуществляет протокольный отдел управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области.

Основанием для постановки документа на контроль являются:

1) поручения Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, министерств и ведомств Российской Федерации;

2) поручения Губернатора Свердловской области, руководителя Администрации Губернатора Свердловской области, председателя Правительства Свердловской области, его заместителей, руководителя аппарата Правительства Свердловской области и управляющего делами Губернатора Свердловской области и Правительства Свердловской области.

Поручение дается в форме резолюции, текст резолюции, как правило, оформляется на бланке поручения (приложение N 29 к настоящей Инструкции), который прилагается к лицевой стороне первого листа документа. В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручений, отметка о постановке на контроль, срок исполнения поручения, дата и подпись руководителя.

Руководители структурных подразделений организуют исполнение поступивших документов, определяют исполнителей, обеспечивающих сбор, обработку и обобщение информации, подготовку необходимых документов для ответа.

Протокольный отдел управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области обеспечивает незамедлительное внесение в электронные регистрационные карточки текущей информации о ходе исполнения контролируемых документов и поручений, а также осуществляет учет поручений и контроль за сроками их исполнения.

На документы, подлежащие контролю, ставится штамп "Контроль" и в электронной базе данных делается отметка о постановке документа на контроль.

При наличии в резолюции нескольких исполнителей ответственным за организацию исполнения поручений считается первый из указанных. В протокольный отдел управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области исполнителем предоставляется количество копий документов, соответствующее числу исполнителей.

Сроки исполнения документов исчисляются с даты регистрации в протокольном отделе управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области.

Срок исполнения может быть установлен:

1) в тексте документа вышестоящей организации;

2) в резолюции руководителя, рассмотревшего документ;

3) в соответствии со сроками, установленными законодательством и Регламентом.

Поручения с конкретной датой исполнения подлежат исполнению в указанный срок. Поручения без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно", подлежат исполнению в 3-дневный срок, имеющие пометку "оперативно", а также протесты прокурора - в 10-дневный срок, остальные документы - в срок не более месяца с даты регистрации документа.

Изменение срока исполнения документа производится руководителем, установившим срок, при наличии объективных причин, изложенных исполнителем в служебной записке за 2-3 дня до истечения контрольного срока. Изменения сроков исполнения документов вносятся в электронную базу данных.

Документ считается исполненным после получения от исполнителя информации о результатах выполнения поручения. Если по представленным материалам даны новые поручения, то дальнейший контроль осуществляется на основании этих поручений, срок исполнения поручений исчисляется со дня подписания данных поручений.

Промежуточный ответ не является основанием для снятия поручения с контроля.

Исполненные документы передаются в протокольный отдел управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области для снятия с контроля и организации последующего хранения.

Документы, переданные для исполнения в соответствующие структурные подразделения, должны быть возвращены в протокольный отдел управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области, за исключением документов, переданных для сведения, носящих методический, рекомендательный и информационный характер.

Исполненный документ, подписанный руководителем с резолюцией "в дело", возвращается в протокольный отдел управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области для дальнейшего его хранения.

92. Протокольный отдел управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области готовит информацию о ходе исполнения находящихся на контроле поручений и представляет ее руководителю аппарата Правительства Свердловской области.

Ежемесячно, 1 числа, протокольный отдел управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области направляет в структурные подразделения перечни поручений, сроки исполнения которых истекли на 1 число текущего месяца. Еженедельно, каждый понедельник (в порядке предупредительного контроля) исполнителям рассылаются перечни поручений, подлежащих исполнению до конца текущей недели.

Протокольный отдел управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области представляет сводную информацию по исполнительской дисциплине с начала года, квартала, месяца руководителю аппарата Правительства Свердловской области.

93. При составлении и оформлении исходящих документов должны быть соблюдены требования ГОСТ Р6.30-2003.

Для оформления писем используются бланки установленного образца. Письма, оформленные на бланках не соответствующего образца, регистрации не подлежат.

Письма на бланках "Правительство Свердловской области" подписываются председателем Правительства Свердловской области, его заместителями, руководителем аппарата Правительства Свердловской области, управляющим делами Губернатора Свердловской области и Правительства Свердловской области. Образец бланка письма Правительства Свердловской области представлен в приложении N 25 к настоящей Инструкции.

Письма на бланках "Губернатор Свердловской области" подписываются Губернатором Свердловской области. Письма на бланках "Администрация Губернатора Свердловской области" подписываются руководителем Администрации Губернатора Свердловской области, его заместителями.

Структурные подразделения готовят документы на собственных бланках установленного образца (приложение N 26 к настоящей Инструкции).

94. Исполнительные органы государственной власти Свердловской области используют для подготовки документов собственные бланки. Рекомендуемый образец бланка письма исполнительного органа государственной власти представлен в приложении N 27 к настоящей Инструкции.

95. При составлении и оформлении документов работники структурных подразделений должны руководствоваться следующими основными требованиями:

1) содержание документа должно быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивать точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации;

2) документ, оформляемый на бланке формата А4, должен иметь заголовок в краткой форме (одно предложение), раскрывающий его основное содержание (например: "О работе межведомственной комиссии").

Письмо, как правило, состоит из следующих логических элементов: введения, доказательства и заключения. Во введении указываются причины, вызвавшие написание письма, в доказательствах приводятся факты, разъяснения и сообщения, сопровождаемые расчетами и ссылками; в заключении формулируется основная цель письма.

Справа от углового штампа указывается точное наименование адресата и его полный почтовый адрес. Адрес не указывается в письмах, направляемых исполнительным органам государственной власти Российской Федерации и Свердловской области.

В документе информационно-справочного характера (письме, справке, пояснительной записке, заключении), имеющем приложения, названные в тексте, после текста делается отметка, которая включает в себя сведения о количестве листов приложения (одного экземпляра) и количестве прилагаемых экземпляров, например:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если в документе информационно-справочного характера приложения не названы, то их наименования необходимо перечислить после текста с указанием количества листов каждого приложения и количества экземпляров, например:

     Приложения:   1. Федеральная целевая программа "Защита от

                  наводнений  населенных  пунктов в Свердловской

                  области" на 17 л. в 2 экз.

                   2.  Мероприятия  по  реализации федеральной

                   целевой  программы на 9 л. в 1 экз.

Если приложения направляются не во все указанные в документе адреса, отметка о наличии приложений имеет следующее оформление:

Приложение: на 3 л. в 4 экз., в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, например:

Приложение: брошюра в 2 экз.

Проект письма должен быть завизирован исполнителем и другими заинтересованными лицами. Визы ставятся на лицевой стороне последнего листа экземпляра, остающегося в деле.

Дата и регистрационный номер являются обязательными реквизитами письма. Подписанные письма передаются исполнителем в протокольный отдел управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области для регистрации и отправки. Письма, подписанные руководителями структурных подразделений, регистрируются в этих подразделениях.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа производится на исходящих документах при ответах на полученную ранее корреспонденцию. Ответу присваивается регистрационный номер письма-запроса, датой регистрации ответа является дата его подписания. Запрос и ответ составляют единый пакет данных по конкретному вопросу.

Исполнитель представляет в управление по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области весь пакет документов, включающий в себя: запрос, все резолюции, ответы адресатам, а также адреса, в которые необходимо отправить ответы.

Количество подписанных экземпляров должно соответствовать количеству адресатов. Письма, направляемые не более чем в два адреса, подписываются в обоих экземплярах. При наличии более двух адресатов документ подписывается в 1 экземпляре. Исполнитель составляет список рассылки с указанием почтовых адресов. К письму исполнитель прилагает необходимое количество копий, на каждом экземпляре письма указывается лишь один адресат.

При направлении документа в несколько адресов на документе указывается не более трех адресов, слово "копия" рядом с адресом не ставится. Если письмо, направляемое в несколько адресов, является ответом, то первым указывается адресат-автор инициативного письма вне зависимости от значимости остальных адресатов.

Инициативным исходящим письмам присваивается номер в соответствии с принятой индексацией. Документ регистрируется в электронной базе данных путем заполнения электронной регистрационной карточки, которая содержит дату и номер регистрации, фамилию исполнителя, фамилию подписавшего должностного лица, краткое содержание, фамилию адресата, а также способ пересылки (лично, почтой, факсом и т.д.). Для отправки документа факсимильной связью обязательна виза начальника управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области на оборотной стороне документа, а также точный номер факса и код города.

Для отправки почтой подлинники исходящих писем передаются в экспедицию управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области, копии подшиваются в дело в протокольном отделе управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области.

Копия исходящего документа помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел вместе с письмом-запросом и хранится в течение трех лет в протокольном отделе управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области, затем передается в архив Правительства Свердловской области.

Исходящие письма представляются в протокольный отдел управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области в двух экземплярах. Подлинник направляется адресату, а копия с визами подшивается в дело.

На оборотной стороне последнего листа исходящего документа в левом нижнем углу указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.

Печать проставляется на документах, требующих удостоверения их подлинности (доверенность, справка, свидетельство, а также копии документов, направляемых в другие учреждения, а также подлинности подписи лица, подписавшего документ). Печать ставится таким образом, чтобы оттиск затрагивал личную подпись и наименование должности лица, подписавшего документ.

Изъятие документов и дел, зарегистрированных в протокольном отделе управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области, для ознакомления и (или) копирования производится по письменному указанию руководителя аппарата Правительства Свердловской области.

96. При подготовке телеграмм необходимо руководствоваться следующими требованиями:

1) текст телеграммы печатается прописными буквами без абзацев и переноса слов;

2) отрицание "не" в тексте телеграммы не опускается;

3) знаки препинания ставятся знаками# и лишь в том случае, если они имеют смысловое значение;

4) "правительственная" телеграмма должна быть подписана Губернатором Свердловской области или председателем Правительства Свердловской области;

5) телеграммы за подписью Губернатора Свердловской области, председателя Правительства Свердловской области или его заместителей регистрируются в отделе технического обеспечения управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области, остальные телеграммы регистрируются в соответствующих структурных подразделениях;

6) текст телеграммы не должен заканчиваться цифрами, так как в конце текста протокольным отделом управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области проставляется исходящий номер. С новой строки указывается должность и подпись лица, подписавшего телеграмму. Далее следует сплошная черта, под которой указываются обратный телеграфный адрес организации, должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего телеграмму;

7) телеграммы в вышестоящие организации подписываются Губернатором Свердловской области или председателем Правительства Свердловской области (его заместителями);

8) все телеграммы подлежат визированию начальником управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области или его заместителем;

9) исполнительные органы государственной власти Свердловской области, обладающие правами юридического лица, передают телеграммы самостоятельно через отделение связи;

10) ответственность за содержание телеграммы возлагается на исполнителя, подготовившего телеграмму, и руководителя соответствующего структурного подразделения.

При оформлении телеграммы (приложение N 38 к настоящей Инструкции) исполнитель должен указать:

1) категорию телеграммы (правительственная, срочная);

2) адрес получателя телеграммы (город, улица, дом, наименование организации, должность и фамилия с инициалами получателя); почтовый индекс указывается в случае, если адрес получателя - почтовый ящик, абонентский ящик или воинская часть;

3) дату отправки, фамилию и номер телефона исполнителя;

4) в ответных телеграммах перед текстом обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ;

5) при направлении телеграммы с одним и тем же текстом и подписью в несколько пунктов и адресов необходимо приложить перечень рассылки с указанием адресов, подписанный исполнителем;

6) адрес и текст международной телеграммы должен быть напечатан на одном из языков: русском, английском, французском, немецком или на языке страны назначения; адрес составляется в следующей последовательности: категория телеграммы, фамилия адресата (в именительном падеже), адрес получателя или наименование учреждения, город и страна. Изменения в последовательности изложения адреса не допускаются.

97. Протокольный отдел управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области производит отправку и оформление несекретной корреспонденции фельдъегерской службой по указанию Губернатора Свердловской области, председателя Правительства Свердловской области, его заместителей, руководителя аппарата Правительства Свердловской области, руководителя Администрации Губернатора Свердловской области и управляющего делами Губернатора Свердловской области и Правительства Свердловской области.

В других случаях необходимо разрешение начальника управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области.

Несекретные отправления могут иметь гриф степени важности - "Для служебного пользования", "Служебное", "Поздравление".

Исполнитель представляет для отправки полный комплект документов (количество пакетов документов должно соответствовать количеству адресатов). Если количество адресатов превышает 5 отправлений, исполнитель представляет документы в подписанных конвертах и заполняет реестр.

Бумажные оболочки пакетов должны быть изготовлены из плотной бумаги. Не принимаются документы, упакованные в ранее использованные пакеты, а также в пакеты, изготовленные из газетной, рыхлой, глянцевой, лощеной, пергаментной и просвечивающей бумаги, а также в художественные конверты.

Максимальный вес пакета - 2 кг. Если вес пакета превышает 1 кг, то делается перевязь крест-накрест цельным прочным шпагатом, которая плотно охватывает вложение. Концы шпагата опечатываются наклейкой с оттиском мастичной печати "Для пакетов" с таким расчетом, чтобы исключить снятие шпагата и доступ к вложению без повреждения оттисков печатей и упаковки. Концы нити должны выходить из-под наклейки. Наклейка должна быть из прозрачной тонкой, не расслаивающейся бумаги, размер наклейки должен быть на 3-4 мм больше диаметра оттиска печати; поверх наклейки накладывается тонкий слой силикатного клея.

Минимальные размеры пакета 110 мм х 150 мм.

Максимальный размер пакета 50 мм х 250 мм х 350 мм.

Адресные данные и другие надписи на пакетах печатаются типографским способом, на пишущей машинке (компьютере), четко и разборчиво пишутся чернилами или шариковой ручкой (чернила и паста должны быть черного, синего или фиолетового цвета). Наименование получателей должны быть написаны без сокращений, кроме официальных сокращенных наименований (список сокращений представлен в приложении N 37 к настоящей Инструкции).

На лицевой стороне пакета в центре указывается адрес получателя, а под ним - адрес и наименование организации-отправителя корреспонденции (без указания фамилии и должности ее руководителя). Номер отправления указывается в нижнем левом углу. Степень важности указывается в правом верхнем углу.

Адрес получателя пишется в определенной последовательности:

1 - населенный пункт,

2 - район,

3 - область (край, республика),

4 - страна СНГ (Россию можно не указывать),

5 - улица, номер дома (можно не указывать для:

1) предприятий в сельской местности; 2) отделов, управлений, главных управлений министерств и ведомств),

6 - наименование организации: пишется от меньшего к большему: отдел, управление, главное управление, департамент, министерство с указанием ведомственной принадлежности. Для управлений, главных управлений, департаментов необходимо обязательно указывать ведомственную принадлежность, при этом роль ведомственной принадлежности может играть административно-территориальная принадлежность; ОВД города (района), ГУВД города (области, края, республики), УФСБ России по ... области (краю, республике). Ведомственная принадлежность может не указываться только для предприятий, баз, складов, институтов, акционерных обществ, центров, конструкторских бюро, если: 1) они имеют собственное название; 2) в их наименовании раскрыта специализация. Например: Уральский электромеханический завод. База "Химпродукция", Склад "Электроизделия", ВНИИ технической физики, АО "Управляющая компания", Научно-технический центр "Компас", КБ "Салют".

На оборотной стороне пакета проставляется оттиск мастичной печати "Для пакетов", скрепляющий все клапаны конверта. На несекретных пакетах с несходящимися клапанами оттиски каучуковой печати "Для пакетов" должны быть проставлены на всех клапанах конверта. Образцы оформления конвертов представлены в приложениях N 33, 35, 36 к настоящей Инструкции.

Корреспонденция должна быть внесена отправителем в реестр (форма 10) в 2-х экземплярах на компьютере, шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета или с использованием копировально-множительной техники. Образцы реестров представлены в приложениях N 32, 34 к настоящей Инструкции.

В каждом экземпляре реестра отправитель указывает прописью количество зарегистрированных пакетов и заверяет это своей подписью и оттиском мастичной печати для пакетов Правительства Свердловской области.

При необходимости изъятия отправлений из реестра в графе "Примечание" во всех экземплярах реестра отправителем указывается "Изъято" или "Пакет изъят", и запись отправления вычеркивается. Изъятие каждого отправления, а также новый итог во всех экземплярах реестра заверяется отдельной подписью сдающего и мастичной печатью или штампом учреждения.

За принятую от отправителя корреспонденцию работник Управления государственной фельдъегерской службы Российской Федерации по Уральскому федеральному округу расписывается в двух экземплярах реестра с указанием прописью общего количества принятых отправлений, с проставлением даты и времени приема.

Подпись сотрудника фельдъегерской службы заверяется в копии реестра штампом подразделения фельдъегерской службы, после чего копия реестра возвращается отправителю, а подлинник остается в подразделении фельдъегерской службы.

Основаниями для отказа в пересылке отправления являются следующие:

1) оформление отправлений с нарушением требований настоящей Инструкции;

2) оформление отправлений с неправильными, неясными, имеющими исправления адресами;

3) отправления, адресованные по номерам абонентных ящиков;

4) наличие поврежденных оболочек конверта или пакета;

5) наличие оттисков печатей (пломб), не соответствующих наименованию отправителя;

6) наличие радиоактивных, отравляющих, взрывчатых, воспламеняющихся, едких и коррозийных веществ, помеченных маркировочными знаками опасности.

Глава 10. Порядок работы с обращениями граждан личного
характера в Администрации Губернатора Свердловской
области и аппарате Правительства Свердловской области

98. В работе с обращениями граждан должностные лица руководствуются Конституцией Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации и постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" ("Российская газета", 2006, 5 мая, N 95), иными федеральными законами, Законом Свердловской области от 20 марта 2006 года N 13-ОЗ "Об обращениях граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства в государственные органы Свердловской области, государственные организации Свердловской области и органы местного самоуправления муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области" ("Областная газета", 2006, 22 марта, N 81-82), указами и распоряжениями Губернатора Свердловской области, постановлениями и распоряжениями Правительства Свердловской области и настоящим Порядком работы с обращениями граждан личного характера в Администрации Губернатора Свердловской области и аппарате Правительства Свердловской области (далее - Порядок).

Обращения граждан - это индивидуальные и коллективные предложения, заявления и жалобы, изложенные в письменной или устной форме.

Делопроизводство по устным обращениям и письмам личного характера ведется отдельно и возлагается на управление по работе с обращениями граждан Правительства Свердловской области.

99. Письма, поступившие в экспедицию управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области и адресованные управлению по работе с обращениями граждан Правительства Свердловской области, передаются в запечатанном виде.

Письма, поступившие в протокольный отдел управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области, передаются в управление по работе с обращениями граждан Правительства Свердловской области в распечатанном виде с конвертом.

Учет поступивших писем осуществляется в специальном журнале и электронной базе данных. При поступлении проводится проверка на повторность обращения. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же лица (фамилия, имя, отчество, адрес) в течение текущего года. Обращению, поступившему от одного и того же гражданина в течение года, присваивается один и тот же номер с указанием даты поступления письма.

Письма граждан регистрируются в день поступления. В правом нижнем углу первого листа письма, телеграммы и сопроводительного письма проставляется регистрационный штамп. Письмо прикладывается перед приложениями (копиями ответов, разъяснений и иными приложениями). Конверт прикладывается, если в тексте письма отсутствуют данные о заявителе (фамилия, имя, отчество и адрес). Раскладываются письма и телеграммы согласно территориям, закрепленным за специалистами управления по работе с обращениями граждан Правительства Свердловской области.

100. Рассмотрение обращений граждан осуществляется в соответствии с настоящим Порядком. Обращения обрабатываются специалистами управления по работе с обращениями граждан Правительства Свердловской области с учетом закрепленных за ними территорий в соответствии с должностными регламентами. Специалисты управления по работе с обращениями граждан Правительства Свердловской области сверяют необходимые данные и заводят на письмо (телеграмму) контрольно-учетную карточку.

В контрольно-учетную карточку вносятся следующие сведения:

1) фамилия и инициалы исполнителя, дата поступления и регистрационный номер обращения, которые дублируются со штампа письма. Если автор письма пересылает свое письмо через второе лицо, то в карте указывается фамилия автора письма. Если письмо подписано тремя и более авторами, то в графе "Ф.И.О. заявителя" пишется "коллективное" и указываются фамилия и инициалы автора, чей адрес указан для ответа;

2) отметка о том, кому первоначально было адресовано письмо (Президенту Российской Федерации, Председателю Правительства Российской Федерации персонально, его заместителям, Руководителю Администрации Президента Российской Федерации, Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации, Совету Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатам Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, иным должностным лицам (органам государственной власти), а также отмечается вид обращения (письмо, устный прием);

3) адрес с соблюдением порядка, общепринятого при оформлении почтовой корреспонденции. Если адрес отсутствует в письме и на конверте, то делается отметка "без адреса";

4) социальное положение и льготный состав авторов обращений (инвалид Великой Отечественной войны, участник Великой Отечественной войны, многодетная семья, реабилитированный, иные граждане, имеющие льготы);

5) аннотация на письмо. Она должна быть краткой, логичной, отражать содержание обращения. При этом необходимо, чтобы запись в учетной карточке обосновывала адресность направления письма на рассмотрение;

6) шифр темы согласно тематическому классификатору.

Информация о поступивших обращениях и их исполнении вносится в электронную базу данных с использованием автоматизированной системы документационного обеспечения управления "Контроль обращения граждан".

Специалистами управления по работе с обращениями граждан Правительства Свердловской области составляется проект письма-резолюции заместителя председателя Правительства Свердловской области, руководителя аппарата Правительства Свердловской области или управляющего делами Губернатора Свердловской области и Правительства Свердловской области для исполнителя. Копия контрольно-учетной карточки, письмо заявителя с приложениями и проектами письма-резолюции передаются на подпись заместителям председателя Правительства Свердловской области, руководителю аппарата Правительства Свердловской области или управляющему делами Губернатора Свердловской области и Правительства Свердловской области в соответствии с распределением обязанностей между председателем Правительства Свердловской области, его заместителями и членами Правительства Свердловской области. Губернатору Свердловской области и председателю Правительства Свердловской области передается копия контрольно-учетной карточки и письмо с приложениями (без проекта письма-резолюции).

Поручения по обращениям граждан подлежат исполнению в соответствии с резолюцией в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения: имеющие в тексте пометку "срочно" - исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку "незамедлительно" - в 5-дневный срок; имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок; имеющие пометку "безотлагательно" - в 15-дневный срок, остальные - в срок не более месяца со дня первичной регистрации обращения.

Общий срок рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан - не более 30 дней со дня их первичной регистрации, а для не требующих дополнительного изучения и проверки - рассмотрение безотлагательно, но не позднее 15 дней со дня их регистрации. В случае необходимости проведения специальной проверки, истребования дополнительных материалов либо принятия других мер срок рассмотрения заявлений и жалоб может быть в порядке исключения продлен, но не более чем на один месяц. Заявления военнослужащих и членов их семей рассматриваются в течение 7 дней.

Списываются в текущий архив управления по работе с обращениями граждан Правительства Свердловской области на хранение обращения без каких-либо просьб и предложений, содержащие общие рассуждения по проблемам общественной и политической жизни; письма, не требующие проверки, на которые даны ответы.

Ответственность за своевременное и полное рассмотрение обращений возлагается на исполнителей, определенных руководителями, первично рассмотревшими данное обращение (Губернатор Свердловской области, председатель Правительства Свердловской области и его заместители, руководитель аппарата Правительства Свердловской области или управляющий делами Губернатора Свердловской области и Правительства Свердловской области).

Государственный орган, орган местного самоуправления или должностное лицо при направлении письменного обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу может в случае необходимости запрашивать в указанных органах или у должностного лица документы и материалы о результатах рассмотрения письменного обращения.

Государственный орган, орган местного самоуправления или должностное лицо по направленному в установленном порядке запросу государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, рассматривающих обращение, обязаны в течение 15 дней предоставлять документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.

О результатах рассмотрения письма, находящегося на контроле, представляется справка или информация на имя Губернатора Свердловской области, председателя или заместителя председателя Правительства Свердловской области, руководителя аппарата Правительства Свердловской области или управляющего делами Губернатора Свердловской области и Правительства Свердловской области, давшего поручение. Справка должна быть подписана руководителем структурного подразделения, готовившим ответ.

В тексте ответа должна содержаться исчерпывающая информация на все поставленные в письме вопросы, сведения о том, когда и кем, в какой форме (устно, письменно) дан ответ автору.

Если заявителю дается ответ отдельным письмом, вместе с обращением предоставляется копия ответа.

Письма граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы.

Рассмотрение письма не может считаться законченным на основании информации, в которой сообщается о предполагаемых мерах по решению вопросов. Если в течение месяца не могут быть решены вопросы, поставленные в письме, то исполнитель дает промежуточный ответ автору и в управление по работе с обращениями граждан Правительства Свердловской области с указанием причины задержки, срока окончательного ответа, и письмо ставится на дополнительный контроль до полного осуществления намеченных мер.

Письма граждан, направленные для принятия мер и взятые на контроль, возвращаются вместе с ответом.

На письма, поступившие из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и иных органов государственной власти Российской Федерации и взятые ими на контроль, в сроки, установленные законодательством (не более месяца со дня регистрации в управлении по работе с обращениями граждан Правительства Свердловской области), даются ответы исполнителями, определенными руководителями, специалистами заместителей председателя Правительства Свердловской области, руководителем аппарата Правительства Свердловской области или управляющим делами Губернатора Свердловской области и Правительства Свердловской области совместно со специалистами управления по работе с обращениями граждан Правительства Свердловской области. Контроль за своевременностью подготовки ответов возлагается на специалистов управления по работе с обращениями граждан Правительства Свердловской области.

Решение о снятии с контроля обращений принимают руководители, первично рассмотревшие обращение. После окончательного решения в поле контрольно-учетной карточки "Списание в дело" ставится дата и личная подпись руководителя.

Предложения, заявления и жалобы граждан после их разрешения со всеми относящимися к ним материалами возвращаются в управление по работе с обращениями граждан Правительства Свердловской области для оформления дела и располагаются по порядку регистрационных номеров в отдельных папках.

Дела подлежат хранению в течение 2-х лет в управлении по работе с обращениями граждан Правительства Свердловской области, в архиве управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области в течение 5 лет (включительно).

Повторными письмами считаются предложения, заявления, жалобы, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не согласен с принятым решением. При работе с повторными обращениями подбираются имеющиеся предыдущие документы. Письма одного и того же автора по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения, считаются первичными.

Письма - бессвязные по содержанию, если они не имеют личных просьб, а также некорректные по тону, списываются "В дело" начальником управления по работе с обращениями граждан Правительства Свердловской области.

Обращения, в которых нет подписи, фамилия не указана или написана неразборчиво, которые не содержат данных о месте жительства заявителя либо его работе или учебе, признаются анонимными. Анонимные письма, как правило, рассмотрению не подлежат. (За исключением обращений, в которых содержится информация о совершенных или готовящихся преступлениях или террористических актах).

101. Обращения граждан направляются Губернатору Свердловской области, председателю Правительства Свердловской области и его заместителям, руководителю аппарата Правительства Свердловской области или управляющему делами Губернатора Свердловской области и Правительства Свердловской области не позднее чем в 3-дневный срок со дня регистрации в управлении по работе с обращениями граждан Правительства Свердловской области. Исключение могут составлять только те обращения, в которых поставленные вопросы требуют дополнительной проработки, о чем должна быть сделана отметка в учетно-контрольной карте.

В случае, если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения в течение семи дней со дня регистрации направляется в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.

Авторы обращений, как правило, извещаются в письменной или устной форме о том, куда направлены письма или телеграммы. Не извещаются авторы тех писем, которые направлены на исполнение в Администрацию Губернатора Свердловской области и аппарат Правительства Свердловской области. Не уведомляются авторы некорректных, бессмысленных или анонимных писем.

102. Обращения граждан, в которых сообщается о конкретных нарушениях их законных прав и интересов, берутся на контроль.

103. Отправка исходящей корреспонденции осуществляется специалистом управления по работе с обращениями граждан Правительства Свердловской области. После подписания сопроводительного документа в адрес исполнителя, в контрольно-учетную карточку вносятся данные об исполнителе, в сопроводительный документ - дата отправки и исходящий номер.

Первый экземпляр сопроводительного письма, обращение гражданина с приложениями конвертуются и направляются исполнителям через экспедицию управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области.

Отправка корреспонденции в адрес Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации производится еженедельно фельдъегерской почтой, составляется реестр отправленных документов.

104. Ежедневно в управлении по работе с обращениями граждан Правительства Свердловской области ведут прием специалисты управления по работе с обращениями граждан Правительства Свердловской области, с 15 часов - заместители председателя Правительства Свердловской области и руководители исполнительных органов государственной власти Свердловской области в соответствии с графиком.

График приема составляется ежемесячно, подписывается руководителем аппарата Правительства Свердловской области, утверждается председателем Правительства Свердловской области и вывешивается в доступном для населения месте.

Изменение графика допускается в исключительных случаях по согласованию с председателем Правительства Свердловской области или с руководителем аппарата Правительства Свердловской области.

Запись на прием ведется специалистами управления по работе с обращениями граждан Правительства Свердловской области по телефону, электронным средствам связи и лично к руководителям с учетом тематики обращения и в соответствии с распределением обязанностей между председателем Правительства Свердловской области, его заместителями, руководителями исполнительных органов государственной власти Свердловской области после утверждения графика приема.

В ходе личного приема гражданину может быть мотивированно отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

В приеме, проводимом членами Правительства Свердловской области, участвуют советники, помощники, которые совместно со специалистами управления по работе с обращениями граждан Правительства Свердловской области ведут делопроизводство, осуществляют контроль за выполнением просьб, жалоб, предложений и ходатайств, высказанных посетителями.

На устное обращение граждан заводится контрольно-учетная карточка, учет и контроль ведется в том же порядке, что и по письмам.

Глава 11. Составление номенклатуры дел

105. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в структурных подразделениях, с указанием сроков их хранения.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы структурных подразделений, в том числе справочные и контрольные карточки.

106. При составлении номенклатур дел структурных подразделений следует руководствоваться положением о структурном подразделении, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнем документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами за предшествующие годы. Изучаются виды документов и их содержание.

107. В органах государственной власти Свердловской области составляются номенклатуры дел структурных подразделений и сводная номенклатура дел Администрации Губернатора Свердловской области и Правительства Свердловской области.

108. Номенклатура дел структурного подразделения на следующий год разрабатывается до 15 ноября текущего года ответственными за делопроизводство и после согласования со специалистом управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области, ответственным за ведение архива, утверждается руководителем структурного подразделения. Образец оформления номенклатуры дел структурного подразделения и формы итоговой записи к номенклатуре дел представлены в приложениях N 16, 17 к настоящей Инструкции.

Вновь созданное структурное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел, согласовывает ее со специалистом управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области, ответственным за ведение архива.

109. Сводная номенклатура дел составляется специалистом управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области, ответственным за ведение архива, на основании номенклатур дел структурных подразделений, подписывается лицом, ответственным за архив, утверждается руководителем аппарата Правительства Свердловской области и согласовывается с экспертной комиссией при Правительстве Свердловской области и экспертно-проверочной комиссией Управления архивами Свердловской области (далее - ЭПК). В случае изменения структуры Администрации Губернатора Свердловской области и аппарата Правительства Свердловской области в сводную номенклатуру дел также вносятся изменения. Сводная номенклатура дел в конце года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего года.

Согласовывается номенклатура дел не реже 1 раза в 5 лет.

110. После утверждения сводной номенклатуры дел структурным подразделениям выдаются выписки из соответствующих разделов для использования в работе.

111. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия структурных подразделений. Разделы сводной номенклатуры дел располагаются в соответствии с утвержденной структурой Администрации Губернатора Свердловской области и аппарата Правительства Свердловской области.

112. Графы номенклатуры дел структурных подразделений заполняются следующим образом.

В графе 1 проставляются индексы дел, которые состоят из цифрового обозначения структурного подразделения, номера отдела в подразделении и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12.01.05.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранить одинаковые индексы для однородных дел.

В графу 2 номенклатур дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление сокращенных слов и сложных оборотов, сокращенных наименований органов государственной власти и учреждений.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

названия структурного подразделения;

названия организации, которой адресованы, или от которой получены документы (адресат или корреспондент);

краткое содержание документов дела;

название местности (территории).

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов.

Например: документы о проведении семинаров, конференций по вопросам состояния делопроизводства в управленческих округах Свердловской области (планы, списки, доклады, информации).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например: переписка о награждении работников, присвоении почетных званий.

При однородных адресатах конкретные территориальные названия не указываются.

Например: переписка с главами городских округов о социальной защите населения.

Если содержание дела касается одного населенного Пункта, его название указывается в заголовке дела.

В заголовках дел, содержащих плановую и отчетную документацию, указывается период (квартал, год). Например: годовой план работы управления на 2006 год. Годовой отчет о работе управления за 2005 год.

Порядок расположения заголовков внутри разделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов. В начале располагаются заголовки дел, содержащие организационно-распорядительные документы.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по "Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения". М., 2000.

В графе 5 указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, лицах, ответственных за формирование дел, передаче дел и иные отметки.

Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера.

Глава 12. Экспертиза ценности документов

113. Экспертиза ценности документов - изучение документа на основании критериев ценности документов в целях определения сроков хранения документов и отбора их в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Экспертиза ценности документов в Администрации Губернатора Свердловской области и аппарате Правительства Свердловской области проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел к передаче в архив.

114. Вопросы, регламентирующие ведение делопроизводства в структурных подразделениях, а также методического руководства, рассмотрения описей и актов на выделение документов к уничтожению, регулируются постоянно действующей экспертной комиссией при Правительстве Свердловской области (далее - экспертная комиссия).

Председателем экспертной комиссии является руководитель аппарата Правительства Свердловской области.

Функции экспертной комиссии и организация ее работы определяются положением, которое утверждается распоряжением Правительства Свердловской области.

115. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с экспертной комиссией, под непосредственным методическим руководством специалиста управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области, ответственного за ведение архива.

Экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается.

116. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Правительства Свердловской области, отбор дел с временными сроками хранения и с пометкою "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечня типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности организаций, с указанием сроков хранения и номенклатуры дел Администрации Губернатора Свердловской области и Правительства Свердловской области путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Дела с отметкой "ЭПК" также подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам и оформляются в самостоятельные дела.

Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭПК.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда исполнительного органа и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи, как правило, не составляются.

В каждом структурном подразделении исполнительного органа описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством специалиста архива исполнительного органа. По этим описям документы сдаются в архив Правительства Свердловской области.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел постоянного хранения (приложение N 18 к настоящей Инструкции), сводной описи дел по личному составу (приложение N 20 к настоящей Инструкции) и сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения. Администрация Губернатора Свердловской области и Правительство Свердловской области сдают дела на государственное хранение в Государственный архив Свердловской области, в соответствии со сводной описью дел постоянного хранения.

Описи дел постоянного хранения структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение N 19 к настоящей Инструкции) и представляются в архив Правительства Свердловской области не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, наличии копий и иных сведений.

В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

117. Отбор электронных документов на архивное хранение осуществляется в результате экспертизы ценности электронных документов, которая проводится экспертной комиссией.

На первом этапе экспертизы электронных документов архив совместно с делопроизводственной службой или службой, отвечающей за функционирование информационных технологий в организации, определяет перечень тем, документы которых могут иметь ценность в соответствии с общими критериями экспертизы. В рамках перечня проводится отбор электронных документов на постоянное и временное хранение; перечень утверждается экспертной комиссией.

Экспертиза электронных документов проводится экспертной комиссией во взаимосвязи с документацией на традиционных носителях (применяется в комплексе система общих и специальных критериев: значимость, полнота (завершенность) документа; аутентичность документа; отсутствие дублирующей информации в документах, принятых на архивное хранение).

Глава 13. Порядок формирования дел
и передача документов в архив

118. Документы формируются в дела в структурном подразделении сотрудником, ответственным за делопроизводство, в соответствии с номенклатурой дел. При формировании дел необходимо учесть следующие требования:

в дело помещаются только исполненные документы;

все документы по одному вопросу формируются в одно дело;

документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела раздельно;

дело не должно превышать 250 листов;

в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.

119. В дело подшиваются все документы вместе с приложениями, указанными в тексте документа.

Документы в деле постоянного срока хранения располагаются сверху вниз в хронологическом порядке.

Переписка группируется за один календарный год и систематизируется по хронологии, документ-ответ помещается за документом-запросом.

В делопроизводстве документы текущего года располагаются снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в архив дела с документами постоянного срока хранения переформировываются в обратном порядке.

120. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование исполнительного органа указывается полностью, в именительном падеже, наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел Администрации Губернатора Свердловской области и аппарата Правительства Свердловской области; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПК; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами. Образец оформления обложки дела постоянного и временного хранения представлен в приложении N 22 к настоящей Инструкции.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью. Образец заполнения листа-заверителя дела представлен в приложении N 23 к настоящей Инструкции.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности исполнительного органа, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве Правительства Свердловской области черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК.

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который будут передаваться дела.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

121. При приеме электронных документов на хранение в архив учитываются следующие факторы: ограничения на прием электронных документов; завершенность процесса создания электронных документов; наличие законодательных актов, препятствующих передаче электронных документов; наличие необходимой сопроводительной документации, соответствие типа электронного оборудования различным режимам хранения электронных документов.

122. С момента заведения и до передачи в архив Правительства Свердловской области дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.

Дела находятся в рабочих кабинетах, в запирающихся шкафах.

Законченные делопроизводством дела постоянного срока хранения передаются в архив Правительства Свердловской области по графику, утверждаемому распоряжением руководителя Администрации Губернатора Свердловской области для Администрации Губернатора Свердловской области и распоряжением Правительства Свердловской области для структурных подразделений аппарата Правительства Свердловской области.

Дела, оформленные с нарушением установленных правил, возвращаются в структурное подразделение для переоформления, которое осуществляется в 10-дневный срок ответственными за делопроизводство структурных подразделений.

123. Дела временного срока хранения в течение срока, установленного номенклатурой дел, хранятся в структурном подразделении, а затем уничтожаются по акту установленной формы (приложение N 21 к настоящей Инструкции), который согласовывается специалистом управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области, ответственным за ведение архива, и утверждается руководителем структурного подразделения.

124. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения документы, независимо от сроков хранения, передаются в архив Правительства Свердловской области.

Одновременно с передачей дел в архив Правительства Свердловской области передается информация о сдаваемых документах на магнитных носителях.

125. Прием дел в архив Правительства Свердловской области производится специалистом управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области, ответственным за ведение архива.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаче в архив Правительства Свердловской области не подлежат и хранятся в структурных подразделениях, после истечения срока хранения подлежат уничтожению по акту.

126. Документы и дела, находящиеся на хранении в архиве Правительства Свердловской области, предоставляются сотрудникам структурных подразделений для работы в помещении архива Правительства Свердловской области или во временное пользование (не более одного месяца) под подпись в журнале регистрации выдачи дел.

При работе с подлинными документами не разрешается вносить поправки, делать пометки. Изъятие архивных документов не допускается.

Подлинники протоколов заседаний Правительства Свердловской области и его президиума, правовых актов Губернатора Свердловской области и Правительства Свердловской области из архива Правительства Свердловской области не выдаются.

127. Копии документов выдаются учреждениям, организациям и частным лицам по письменному запросу, с разрешения руководителя аппарата Правительства Свердловской области.

На обращения социально-правового характера специалистом управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области, ответственным за ведение архива, составляется справка, которая подписывается начальником управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области.

128. Акт о выделении документов и дел к уничтожению оформляется на бланке (приложение N 21 к настоящей Инструкции) шрифтом N 14 и имеет следующие реквизиты:

1) гриф утверждения печатается в правом верхнем углу первой страницы акта. Слово "утверждаю" печатается прописными буквами. Наименование должности лица, утвердившего документ, расшифровка подписи и дата разделяются 1,5 межстрочного интервала;

2) наименование вида документа - акт;

3) номер акта оформляется арабскими цифрами и печатается после слова "акт" на той же строке валовым порядком внутри календарного года.

Глава 14. Особенности работы с документами,
имеющими пометку "Для служебного пользования"

129. Пометка "Для служебного пользования" ("ДСП") проставляется на подготавливаемых в структурных подразделениях Администрации Губернатора Свердловской области и аппарата Правительства Свердловской области документах (их проектах), содержащих несекретную служебную информацию ограниченного распространения.

Изложенные в настоящей главе положения не распространяются на порядок работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

130. Правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, установлены в Положении о порядке обращения с конфиденциальной информацией в исполнительных органах государственной власти Свердловской области, утвержденном распоряжением Правительства Свердловской области от 22.07.2003 г. N 712-РП.

К служебной информации ограниченного распространения не могут быть отнесены документы, содержащие сведения, которые на основании федерального законодательства не могут быть ограничены.

131. Работа с документами с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в настоящей главе.

132. Необходимость проставления на документах пометки "Для служебного пользования" определяется исполнителем или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

133. Информация, содержащаяся в документах с пометкой "Для служебного пользования", без санкции соответствующего должностного лица не подлежит разглашению (распространению).

134. Передача документов с пометкой "Для служебного пользования" от одного работника другому осуществляется с разрешения руководителя структурного подразделения через протокольный отдел управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области под роспись в соответствующих журналах учета (приложение N 31 к настоящей Инструкции).

135. Прием и регистрация входящих и исходящих документов (за исключением писем, подписанных руководителями структурных подразделений, содержащих служебную информацию ограниченного распространения#, осуществляются протокольным отделом управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области. При этом к входящему (исходящему) номеру документа добавляется пометка "ДСП".

При смене сотрудника протокольного отдела управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области, осуществлявшего учет документов с пометкой "Для служебного пользования", составляется акт приема-сдачи документов, утверждаемый начальником управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области.

136. Документы с пометкой "Для служебного пользования" учитываются отдельно от несекретной документации.

При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет в соответствующих журналах учета совместно с другими несекретными документами.

137. Пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

     Например:                               Для  служебного пользования

                                                          Экз. N________

138. Документы "Для служебного пользования":

1) печатаются с указанием на лицевой или оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа количества отпечатанных экземпляров, рассылки (если документ направляется в несколько адресов), фамилии исполнителя и номера его служебного телефона, фамилии специалиста, печатающего документ, даты печатания.

Например:

Отпечатано 3 экз.:

1 экз. - Управление ФСБ по Свердловской области,

2 экз. - Прокуратура Свердловской области,

3 экз. - дело.

Исп. Иванов,

Отп. Сидорова

27.10.2006;

2) рассылаются в несколько адресов согласно указателю рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов;

3) пересылаются другим организациям фельдсвязью, спецсвязью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;

4) копируются (тиражируются) с письменного разрешения руководителя структурного подразделения. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно.

139. Документы с пометкой "Для служебного пользования" запрещается передавать по незащищенным каналам компьютерной и модемной связи.

140. Документы с пометкой "Для служебного пользования" должны храниться в служебных помещениях в надежно запираемых и опечатываемых сейфах или металлических шкафах.

Необходимость оборудования помещения охранной сигнализацией и сдачи его под охрану в нерабочее время определяется руководителем структурного подразделения по согласованию с управляющим делами Губернатора Свердловской области и Правительства Свердловской области.

141. Порядок обработки информации ограниченного распространения с использованием средств вычислительной техники (СВТ) устанавливается положением о порядке обращения с конфиденциальной информацией в исполнительных органах государственной власти Свердловской области.

142. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел отдельно или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу. На обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка "Для служебного пользования".

143. Управление по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области при необходимости проводит проверку наличия документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования".

144. За утрату документов с пометкой "Для служебного пользования", разглашение информации ограниченного распространения или нарушение правил работы с документами, содержащими такую информацию, сотрудники Администрации Губернатора Свердловской области и аппарата Правительства Свердловской области привлекаются к дисциплинарной или иной, предусмотренной законодательством Российской Федерации, ответственности.

На утраченные документы, дела и издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.

145. Уничтожение дел, документов с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих научной и исторической ценности, производится по акту (приложение N 21 к настоящей Инструкции). В учетных формах делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

Глава 15. Машинописные и
копировально-множительные работы

146. В управлении по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области печатаются проекты правовых актов Губернатора Свердловской области и Правительства Свердловской области, служебные письма за подписью Губернатора Свердловской области, председателя Правительства Свердловской области и его заместителей.

147. В структурных подразделениях, как правило, печатаются проекты правовых актов Губернатора Свердловской области и Правительства Свердловской области, служебные письма за подписью руководителя структурного подразделения, акты, заявки, сопроводительные письма объемом до трех страниц. Печатает документы специалист, ответственный за делопроизводство, или непосредственный исполнитель с использованием компьютера.

148. В управлении по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области в первую очередь печатаются проекты правовых актов Губернатора Свердловской области и Правительства Свердловской области, документы к заседаниям Правительства Свердловской области или его президиума, проекты межправительственных соглашений. Остальные документы печатаются в порядке их поступления.

Срочные документы печатаются немедленно. Срочность определяется руководителями структурных подразделений и начальником управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области.

Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны разборчиво, чернилами синего (фиолетового, черного) цвета. Не принимаются в печать документы, написанные неразборчиво или карандашом.

В случае, если документ первоначально готовился в структурном подразделении с использованием компьютерной техники и его объем превышает три машинописных листа, исполнитель представляет копию документа на дискете 3,5 дюйма в формате текстового редактора Microsoft Word или другом, совместимом с ним.

149. Машинописные работы выполняются на бланках или бумаге формата А4 на одной стороне листа. Документ печатается в одном экземпляре и вместе с черновиком передается исполнителю. Страницы должны быть пронумерованы. На каждой странице отпечатанного документа в левом нижнем углу проставляется имя файла, в котором записан текст документа.

Отпечатанные документы с пометкой "Для служебного пользования" вместе с черновиком передаются исполнителю, оформившему заказ. Передача документа другому исполнителю без разрешения руководителя структурного подразделения-заказчика запрещена.

150. Выполнение копировально-множительных работ в аппарате Правительства Свердловской области производится централизованно в отделе технического обеспечения управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области.

В управлении по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области копируются служебные документы по заказам работников Администрации Губернатора Свердловской области и аппарата Правительства Свердловской области. Данные об исполнителе, количестве страниц подлинника и количестве размноженных копий вносятся работником отдела технического обеспечения управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области в журнал. В журнал вносятся отдельно документы Администрации Губернатора Свердловской области и аппарата Правительства Свердловской области.

Документы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво на листах формата не более А3.

151. Копирование документов осуществляется в порядке их поступления. В первоочередном порядке тиражируются документы к заседаниям Правительства Свердловской области, его президиума. Срочность копирования определяется руководителями структурных подразделений, подтверждается резолюцией "Срочно" и визой на бланке заказа.

Обязательно визируются у руководителей структурных подразделений заказы на копирование:

законов Свердловской области;

правовых актов Губернатора Свердловской области;

правовых актов Правительства Свердловской области;

документов с пометкой "Для служебного пользования";

протоколов заседаний комиссий, образованных решениями Правительства Свердловской области;

документов, объем тиража которых превышает 100 листов копий.

152. Сотрудники управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области, выполняющие копировально-множительные работы, несут ответственность за качество их исполнения. Изготовленные копии вместе с подлинником выдаются заказчику под подпись.

Копирование бланков документов любого вида запрещается.

Глава 16. Организация приема и передачи документов
с использованием средств факсимильной связи

153. Факсимильные аппараты, имеющие официальные номера аппарата Правительства Свердловской области, установлены в управлении по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области.

Передача с использованием средств факсимильной связи документов с пометкой "Для служебного пользования" не разрешается.

С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы документы текстового, табличного и графического характера объемом не более 5 листов, исполненные типографским, машинным или рукописным способом с четким изображением текста черным или темно-синим цветом на белой бумаге формата А4.

154. Подготовленный для передачи оригинал факсограммы визируется исполнителем и начальником управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области.

На оригинале переданной или принятой факсограммы проставляется дата и время передачи (приема) факсограммы, корреспондент-получатель и номер его факса.

Принятая факсограмма регистрируется в соответствующем журнале и передается исполнителю.

Если в принятой факсограмме не указан конкретный исполнитель, то она передается руководителю соответствующего структурного подразделения через протокольный отдел управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области.

Персональная ответственность за правильность передачи (приема), учет и подшивку в дела факсограмм возлагается на специалистов, ответственных за использование факсимильных аппаратов.

Глава 17. Изготовление и использование печатей и штампов

155. Заказ на изготовление мастичных и металлических печатей и штампов, применяемых в Администрации Губернатора Свердловской области, аппарате Правительства Свердловской области, производится по разрешению начальника управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области.

Необходимость применения штампов с факсимильным воспроизведением подписи Губернатора Свердловской области определяет заведующий секретариатом Губернатора Свердловской области.

Печати и штампы учитываются в управлении по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области и выдаются под подпись сотрудникам структурных подразделений, отвечающим за их применение и сохранность.

156. Гербовые печати проставляются на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, перечень которых представлен в приложении N 39 к настоящей Инструкции.

Простые круглые мастичные печати без изображения герба ставятся на копиях документов для подтверждения соответствия их подлинникам.

157. Гербовые печати используется для заверения подписей должностных лиц Администрации Губернатора Свердловской области и Правительства Свердловской области, подлежащих заверению в соответствии с законодательством.

Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

158. Печати хранятся в надежно закрываемых и опечатываемых сейфах или металлических шкафах.

Ответственность за хранение и применение печатей возлагается непосредственно на сотрудников, в должностных регламентах и должностных инструкциях которых определены данные обязанности, либо определяемых руководителями структурных подразделений.

Контроль за применением печатей и штампов возлагается на руководителей структурных подразделений.

Сотрудник, отвечающий за применение печатей и штампов, при увольнении или переводе на другую должность в другое структурное подразделение обязан сдать их в управление по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области.

Об утере печати или штампа следует незамедлительно сообщить в управление по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области.

159. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы возвращаются в управление по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области, где уничтожаются по акту.

Руководитель Администрации

Губернатора Свердловской области

А.Ю. Левин

Глава городского округа Карпинск

В.М. Шаньгин