Постановление Главы Полевского городского округа Свердловской области от 1 апреля 2009 г. N 372 "Об утверждении Административного регламента работы с обращениями граждан в Администрации Полевского городского округа" (с изменениями и дополнениями) (утратило силу)

Постановление Главы Полевского городского округа Свердловской области
от 1 апреля 2009 г. N 372
"Об утверждении Административного регламента работы с обращениями граждан в Администрации Полевского городского округа"

С изменениями и дополнениями от:

17 марта, 25 июня, 19 августа, 17 сентября 2010 г., 4 февраля 2011 г.

ГАРАНТ:

Постановлением Главы Полевского городского округа Свердловской области от 29 марта 2012 г. N 648 настоящее постановление признано утратившим силу

В целях исполнения Федерального закона от 02 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Устава Полевского городского округа постановляю:

1. Утвердить Административный регламент работы с обращениями граждан в Администрации Полевского городского округа (прилагается).

2. Считать утратившим силу постановление главы муниципального образования "Город Полевской" от 06.05.2003 N 744 "Об утверждении Положения о порядке приема граждан по личным вопросам в администрации муниципального образования "Город Полевской".

Информация об изменениях:

Постановлением Главы Полевского городского округа Свердловской области от 4 февраля 2011 г. N 325 пункт 3 настоящего постановления изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на руководителя аппарата Администрации Полевского городского округа Горину Т.П.

Информация об изменениях:

Постановлением Главы Полевского городского округа Свердловской области от 17 марта 2010 г. N 482 настоящее Постановление дополнено пунктом 4

4. Опубликовать настоящее постановление в Полевской городской общественно-политической газете "Диалог" и разместить на официальном сайте Полевского городского округа.

Глава Полевского городского округа

В.Я. Рейтер

Информация об изменениях:

Постановлением Главы Полевского городского округа Свердловской области от 4 февраля 2011 г. N 325 в настоящий Административный регламент внесены изменения

См. текст Административного регламента в предыдущей редакции

Административный регламент
работы с обращениями граждан в Администрации Полевского городского округа
(утв. постановлением Главы Полевского городского округа от 1 апреля 2009 г. N 372)

С изменениями и дополнениями от:

17 марта 2010 г., 25 июня, 19 августа 2010 г., 4 февраля 2011 г.

Общие положения

1. Общие положения и правовые основы работы с обращениями граждан

1.1. Настоящий Административный регламент устанавливает порядок рассмотрения обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства (далее - граждане) в Администрации Полевского городского округа (далее - Администрация).

1.2. В работе с обращениями граждан (далее - обращения) должностные лица руководствуются Конституцией Российской Федерации, принципами и нормами международного права и международных договоров Российской Федерации, федеральными законами, указами Президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами Губернатора и Правительства Свердловской области, Законодательного Собрания Свердловской области, Думы Полевского городского округа, Уставом Полевского городского округа, правовыми актами Главы Полевского городского округа, настоящим Административным регламентом, а также положениями о территориальных (функциональных) структурных подразделениях Администрации, должностными инструкциями.

1.3. Должностные лица Администрации, руководители территориальных и функциональных структурных подразделений Администрации осуществляют работу с обращениями в пределах своей компетенции.

2. Ведение делопроизводства по обращениям

2.1. Делопроизводство по обращениям ведется отдельно от общего делопроизводства. В Администрации работу с обращениями организует сектор по работе с обращениями граждан контрольно-организационного отдела (далее - сектор).

2.2. В Администрации работа с документами, касающимися обращений, должна осуществляться по правилам, изложенным в настоящем Регламенте.

2.3. Для обеспечения учета и поиска документов по обращениям в секторе создается поисково-справочный аппарат по обращениям, представляющий собой комплекс взаимосвязанных учетных документов и информационно-поисковой системы. Информационно-поисковая система должна быть представлена либо на бумажном носителе (журнал учета обращений), либо в электронном виде (электронная база данных).

Поступление,
первичная обработка и регистрация обращений

3. Поступление и первичная обработка обращений

3.1. Обращения поступают в Администрацию, территориальные (функциональные) структурные подразделения Администрации по каналам почтовой связи, доставляются лично гражданами.

3.2. Обращения, поступившие в Администрацию, доставляются в сектор, а поступившие в территориальные (функциональные) структурные подразделения Администрации - к руководителю соответствующего структурного подразделения (или специалисту, уполномоченному руководителем соответствующего структурного подразделения).

3.3. Обращения, поступившие в Администрацию на имя Главы Полевского городского округа, заместителей Главы Администрации, руководителя аппарата Администрации Полевского городского округа либо в адрес Администрации без указания конкретного должностного лица, передаются в сектор.

3.4. Работник, ответственный за прием документов:

- вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов, прилагает конверт к тексту обращения (в случае поступления по почте);

- в случае отсутствия обращения в конверте составляет акт о проверке наличия почтового вложения.

4. Регистрация обращений

4.1. Все поступившие в Администрацию обращения подлежат обязательной регистрации в течение трех дней с момента их поступления. Обращения, поступившие до 16 часов, регистрируется датой дня поступления, после 16 часов - датой следующего рабочего дня.

4.2. В секторе регистрируются:

- обращения, адресованные Главе Полевского городского округа, заместителям Главы Администрации, а также обращения, поступившие в Администрацию без указания конкретного должностного лица, в том числе обращения, направленные в Администрацию из органов государственной власти для рассмотрения по существу поставленных в них вопросов;

- запросы материалов и документов, необходимых для рассмотрения обращений, поступившие из органов государственной власти, от должностных лиц, за исключением прокуратуры и судов.

4.3. На поступившем обращении в адрес Главы Полевского городского округа (заместителей Главы Администрации руководителя аппарата Администрации Полевского городского округа) в правом нижнем углу первого листа или на свободном поле первого листа ставится регистрационный штамп Администрации с указанием даты и регистрационного номера. Если обращение поступило с сопроводительным письмом, на сопроводительном письме также ставится регистрационный штамп.

4.4. Регистрация обращений в секторе осуществляется сотрудником сектора с использованием автоматизированной системы регистрации и контроля обращения граждан. При регистрации в электронную регистрационно-контрольную карточку (далее - ЭРКК) вносится следующая информация:

- дата и регистрационный номер обращения, фамилия и инициалы исполнителя, адрес заявителя с соблюдением порядка, общепринятого при оформлении почтовой корреспонденции, телефон (при его указании), если адрес отсутствует в письме и на конверте, то делается отметка "без адреса";

- если обращение поступило с сопроводительным письмом, то заносятся данные о корреспонденте, направившем обращение, а также отметка о контроле, если корреспондент запрашивает информацию о результатах рассмотрения обращения;

- если письмо подписано двумя и более авторами, то в графе "Ф.И.О. заявителя" пишется "коллективное" и указываются фамилия и инициалы автора, чей адрес указан для ответа;

- социальное положение и льготный состав авторов обращений (инвалид Великой Отечественной войны, многодетная семья, реабилитированный, иные граждане, имеющие льготы и т.д.);

- аннотация на письмо (краткая, логичная, отражающая содержание обращения).

При повторном обращении гражданина к очередному заявлению приобщается вся предыдущая переписка за текущий год.

Не подлежат очередной регистрации заявления, поступившие от одного и того же лица, либо от других лиц, по вопросу, еще находящемуся на рассмотрении. Подобные письменные заявления прилагаются к общей переписке, на них указывается дата поступления, номер первого документа.

При регистрации обращение проверяется на предмет, является ли оно повторным. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же гражданина или коллектива граждан, по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не согласен с ответом на его обращение.

Обращения, поступившие от одного и того же гражданина или коллектива граждан в течение года, формируются в один том, номер которого является составной частью регистрационного номера обращения.

4.5. Регистрационный номер состоит из:

- индекса дела, где первая цифра обозначает структурное подразделение, вторая цифра - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре;

- порядкового номера обращения.

Рассмотрение обращений

5. Обязательность принятия обращений к рассмотрению. Сроки рассмотрения обращений.

5.1. Обращения, поступившие в Администрацию и содержащие вопросы, решение которых относится к компетенции Администрации, подлежат обязательному рассмотрению. В случае необходимости обеспечивается рассмотрение обращения с выездом на место.

5.2. Рассмотрение поступивших в Администрацию обращений осуществляется Главой Полевского городского округа, заместителями Главы Администрации, руководителями территориальных (функциональных) структурных подразделений Администрации.

Должностные лица, руководители территориальных (функциональных) структурных подразделений Администрации обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращений.

5.3. Все обращения, поступившие на имя Главы Полевского городского округа, заместителей Главы Администрации руководителя аппарата Администрации Полевского городского округа либо в адрес Администрации без указания конкретного должностного лица, рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации в секторе.

6. Предварительное рассмотрение обращений

6.1. Предварительное рассмотрение обращений, зарегистрированных в секторе, осуществляется заведующим сектором или лицом, официально исполняющим его обязанности, с целью направления обращений руководителям и исполнителям в соответствии с их компетенцией.

6.2. Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки содержания обращений, а также с учетом вопросов, отнесенных к компетенции территориальных (функциональных) структурных подразделений Администрации.

7. Порядок рассмотрения отдельных обращений на стадии предварительного рассмотрения

7.1. Не подлежат дальнейшему направлению на рассмотрение Главе Полевского городского округа, заместителям Главы Администрации:

7.1.1. обращения, содержащие нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;

7.1.2. исключен;

Информация об изменениях:

См. текст подпункта 7.1.2

7.1.3. обращения заявителей, с которыми прекращена переписка по поставленным вопросам;

7.1.4. обращения, в которых не указана фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть дан ответ.

7.2. В случаях, предусмотренных подпунктами 7.1.1., 7.1.3., сектором готовится ответ за подписью заместителя Главы Администрации Полевского городского округа по организационным вопросам с обоснованием отказа в рассмотрении обращения по существу поставленных в нем вопросов. В случае, предусмотренном в подпункте 7.1.1., дополнительно сообщается гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

7.3. В случае, предусмотренном подпунктом 7.1.4., ответ на обращение не дается.

Если в указанном обращении содержатся конкретные сведения, оно направляется должностным лицам, руководителям структурных подразделений Администрации в соответствии с их компетенцией для ознакомления, копия обращения остается в деле.

Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение направляется в правоохранительные органы, копия обращения остается в деле. Максимальный срок направления в правоохранительные органы - семь дней со дня регистрации обращения.

В других случаях на обращении, в котором не указана фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, заместителем Главы Администрации Полевского городского округа по организационным вопросам оформляется резолюция о направлении обращения в дело. Обращение помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

7.4. В случае, если в обращении, поступившем на имя Главы Полевского городского округа или заместителей Главы Администрации руководителя аппарата Администрации Полевского городского округа, либо в адрес Администрации без указания конкретного должностного лица, обжалуется судебное решение, обращение направляется в юридический отдел Администрации (с резолюцией Главы Полевского городского округа). Юридическим отделом Администрации заявителю готовится ответ с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения. Вместе с подготовленным ответом обращение возвращается направившему его лицу. Копия обращения и второй (контрольный) экземпляр ответа остаются в секторе.

7.5. В случае поступления в сектор обращения от лица, аналогичное обращение которого уже находится у исполнителя по поручениям Главы Полевского городского округа, заместителей Главы Администрации руководителя аппарата Администрации Полевского городского округа, данное обращение после регистрации может быть направлено заведующим сектором тому же исполнителю, если не истекают сроки рассмотрения первичного.

8. Рассмотрение обращений Главой Полевского городского округа и заместителями Главы Администрации

8.1. После предварительного рассмотрения в секторе, обращение с проектом резолюции и со всеми приложениями передается Главе Полевского городского округа или соответствующему заместителю Главы Администрации на рассмотрение. Резолюция Главы Полевского городского округа (заместителя Главы Администрации) должна содержать информацию об исполнителе (должностном лице), поручении (задании) и сроке исполнения. В резолюции руководитель устанавливает контрольный срок (контрольную дату), к которому исполнитель должен подготовить ответ на обращение. Контрольный срок не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения. В поручении могут быть даны указания "срочно" или "оперативно", которые предусматривают 3-дневный или 10-дневный сроки исполнения поручения, считая с даты его подписания, а также "незамедлительно" - 5 дней, "безотлагательно" - 15 дней.

8.2. Рассмотрение проводится в течение 3 дней со дня поступления обращения к рассматривающему, но не более 5 дней со дня регистрации обращения в секторе.

8.3. Передача документов на рассмотрение Главе Полевского городского округа и заместителям Главы Администрации, а также возвращение рассмотренных обращений Главой Полевского городского округа и заместителями Главы Администрации в сектор осуществляется сотрудником сектора.

8.4. В соответствии с поручениями, содержащимися в резолюции Главы Полевского городского округа и заместителей Главы Администрации руководителя аппарата Администрации Полевского городского округа, сотрудник сектора в течение 1- 2 дней со дня возврата вносит в ЭРКК:

- дату возврата после рассмотрения руководителем;

- дату отправки исполнителю;

- фамилию и инициалы исполнителя;

- содержание поручений (заданий).

Затем, сделав копии обращения с приложениями, сотрудник сектора отправляет обращение исполнителю для подготовки ответа заявителю. Передача обращений исполнителям, находящимся в здании Администрации, осуществляется сотрудником сектора, в иных случаях - экспедитором контрольно-организационного отдела Администрации.

9. Рассмотрение обращений в территориальных и функциональных структурных подразделениях Администрации

9.1. Обращения, поступившие из сектора в территориальные (функциональные) структурные подразделения Администрации, рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации в секторе, если Главой ПГО либо заместителями Главы Администрации не установлен более короткий контрольный срок рассмотрения обращения.

9.2. Руководители территориальных (функциональных) структурных подразделений Администрации:

- рассматривают обращение и обеспечивают его исполнение;

- дают письменный ответ заявителю по существу поставленных в обращении вопросов;

- при необходимости уведомляют гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другие государственные органы.

В целях объективного и всестороннего рассмотрения обращений руководители территориальных (функциональных) структурных подразделений Администрации имеют право пригласить заявителя для личной беседы, в случае необходимости запросить в установленном законодательством порядке дополнительные материалы и получить объяснения у заявителя и иных юридических и физических лиц.

9.3. В случае, если обращение содержит вопросы, исполнение которых должно осуществляться в нескольких территориальных (функциональных) структурных подразделениях Администрации и направлено нескольким исполнителям с указанием, по какому именно вопросу обращение направлено данному исполнителю, каждый исполнитель может подготовить отдельный ответ по вопросу, находящемуся в его компетенции.

9.4. Если исполнение одного поручения по обращению было дано нескольким лицам, ответственным за подготовку ответа на обращение, является лицо, указанное в резолюции первым (далее - ответственный исполнитель).

Соисполнители не позднее, чем за пять дней до наступления срока ответа на обращение, представляют ответственному исполнителю информацию и материалы, необходимые для подготовки ответа.

Ответственный исполнитель осуществляет контроль за сроками исполнения, готовит проект ответа.

9.5. В случае, если обращение, направленное исполнителю в соответствии с резолюцией Главы Полевского городского округа либо заместителя Главы Администрации, не может быть исполнено в территориальных (функциональных) структурных подразделениях Администрации, так как вопросы, поставленные в обращении, не входят в компетенцию этих структур, данные структуры в течение двух дней с момента получения и не позднее семи дней со дня регистрации обращения в секторе возвращают Главе Полевского городского округа, заместителю Главы Администрации, рассмотревшему обращение, для направления по компетенции. Затем обращение с новой резолюцией в течение одного рабочего дня передается новому исполнителю с одновременным уведомлением сектора. Специалист сектора вносит соответствующие изменения в ЭРКК.

10. Требования к письменному ответу

10.1. Исполнитель готовит ответ заявителю по существу поставленных в обращении вопросов. При подтверждении фактов, изложенных в обращении, в ответе следует указывать, какие меры приняты по обращению гражданина.

10.2. В ответе, направляемом в государственные органы, должно быть указано, что заявитель проинформирован о результатах рассмотрения его обращения.

10.3. Ответственный исполнитель (лицо, указанное в резолюции первым) обязан обеспечить своевременное и полное рассмотрение обращения. Исполнение обращения, по которому даны поручения нескольким исполнителям, координируется заведующим сектором.

10.4. В проекте ответа должна содержаться исчерпывающая информация на все поставленные в обращении вопросы. Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы. В противном случае - ответ возвращается на доработку.

10.5. Проект ответа готовится исполнителем в двух экземплярах:

- первый для направления заявителю;

- второй для хранения в деле (контрольный экземпляр).

В случае, если обращение поступило в Администрацию для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов из органов государственной власти, органов местного самоуправления с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения, готовится также ответ для направления в организацию (организации) или должностному лицу, приславшим обращение.

В случае, если в резолюции Главы Полевского городского округа или заместителя Главы Администрации содержится поручение рассмотреть обращение и дать ответ заявителю, ответ может быть подготовлен за подписью руководителя территориального (функционального) структурного подразделения Администрации, которому поручено рассмотрение обращения (или лица, официально его замещающего).

Если обращение поступило в территориальное (функциональное) структурное подразделение Администрации, то ответ готовится за подписью руководителя этого структурного подразделения (или лица, официально его замещающего).

Исполнитель, подготавливающий проект ответа, визирует его контрольный экземпляр.

Ответы оформляются в соответствии с требованиями, установленными Инструкцией по делопроизводству в Администрации.

Ответы за подписью Главы Полевского городского округа оформляются на бланке письма Главы Полевского городского округа, заместителей Главы Администрации руководителя аппарата Администрации Полевского городского округа - на бланке Администрации. Ответы за подписью руководителей территориальных (функциональных) структурных подразделений Администрации - на бланках писем соответствующих структур.

10.6. Рассмотрение письма не может быть законченным на основании информации, в которой сообщается о предполагаемых мерах по решению вопроса. Если в течение месяца не могут быть решены вопросы, поставленные в письме, то исполнитель дает промежуточный ответ автору с указанием причины задержки и срока окончательного ответа. Письмо ставится на дополнительный контроль до полного решения всех поставленных в обращении вопросов.

10.7. Ответы на коллективные обращения граждан направляются на имя первого лица, подписавшего обращение (если в обращении не указано конкретное лицо, которому следует направить ответ), или на адрес лица, указанного на конверте.

11. Предоставление справочной информации о рассмотрении обращений

11.1. Заявитель имеет право знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения его обращения, если это не затрагивает прав, свобод и законных интересов других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

Для ознакомления с указанными материалами гражданин подает заявление на имя Главы Полевского городского округа, заместителей Главы Администрации руководителя аппарата Администрации Полевского городского округа в сектор или в территориальное (функциональное) структурное подразделение Администрации, где зарегистрировано его обращение. После ознакомления гражданина с документами он расписывается на заявлении и проставляет дату ознакомления.

11.2. Справочную работу по рассмотрению обращений граждан ведет сотрудник сектора, а также сотрудники территориальных и функциональных структурных подразделений Администрации, назначенные руководителями этих структурных подразделений.

11.3. По устному запросу при личном присутствии гражданина ему предоставляется информация по следующим вопросам:

- о получении обращения и направлении его на рассмотрение;

- об отказе в рассмотрении обращения;

- о продлении срока рассмотрения обращения;

- о результатах и сроках рассмотрения обращения.

Личный прием
граждан в Администрации, проведение "Прямых линий"

12. Личный прием граждан Главой Полевского городского округа и заместителями Главы Администрации

12.1. Личный прием граждан (далее - прием) проводится Главой Полевского городского округа, заместителями Главы Администрации, руководителями территориальных (функциональных) структурных подразделений Администрации.

12.2. Организацию приема граждан Главой ПГО, заместителями Главы Администрации обеспечивает сектор или уполномоченное заместителем Главы Администрации должностное лицо.

12.3. Личный прием граждан Главой Полевского городского округа и заместителями Главы Администрации осуществляется в соответствии с графиком (приложение N 1).

12.4. Информация о месте и времени проведения приемов регулярно доводится до сведения граждан посредством СМИ и иными способами.

12.5. Личный прием граждан Главой Полевского городского округа и заместителями Главы Администрации осуществляется на основании предварительной записи. Предварительная запись граждан на прием к Главе Полевского городского округа осуществляется сотрудниками сектора; на прием к заместителям Главы Администрации - сотрудниками сектора или другими уполномоченными на это лицами.

Запись на прием к Главе Полевского городского округа и заместителям Главы Администрации осуществляется заведующим сектором.

Во время записи на прием заведующим сектором заполняется карточка личного приема гражданина, в которой заполняются следующие обязательные поля:

- фамилия, имя, отчество;

- адрес заявителя;

- краткое содержание обращения;

- фамилия и инициалы лица, на прием к которому записывается гражданин;

- дата приема.

Указанные данные вносятся также в общий список заявившихся на прием.

12.6. Сектор запрашивает у территориальных (функциональных) структурных подразделений Администрации информацию, необходимую для проведения приема (материалы, документы, сведения и т.д.), по вопросам, поставленным в обращении гражданина. Сотрудник сектора осуществляет подборку всех имеющихся в секторе материалов, касающихся данного заявителя. Подготовленные материалы обобщаются и предоставляются Главе Полевского городского округа, заместителю Главы Администрации для подготовки к приему за 1 день до приема.

12.7. В приемах, проводимых Главой Полевского городского округа, заместителями Главы Администрации, участвует заведующий сектором; по усмотрению Главы ПГО, заместителя Главы Администрации, ведущего прием, на прием могут быть приглашены сотрудники Администрации или представители сторонних организаций, предприятий, учреждений.

12.8. Прием осуществляется в порядке очередности при предъявлении документа, удостоверяющего личность гражданина.

12.9. Должностное лицо, ведущее прием, по результатам рассмотрения обращения гражданина доводит до его сведения свое решение о том, кому будет поручено рассмотрение обращения, либо разъясняет, где, кем и в каком порядке может быть рассмотрено его обращение по существу поставленных в нем вопросов (в случае, если рассмотрение поставленных в обращении вопросов не входит в компетенцию Администрации), принимает решение о постановке обращения на контроль. Принятое решение фиксируется в карточке личного приема.

Если в ходе личного приема гражданин излагает свое обращение в письменном виде, решение, принятое должностным лицом, оформляется в виде резолюции на лицевой стороне первого листа обращения или карточке личного приема, заявление присоединяется к карточке личного приема и на заявлении ставится номер и дата устного обращения.

После регистрации в секторе, обращения, поступившие в ходе личного приема, направляются исполнителям.

12.10. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина.

В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

12.11. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

12.12. Главой Полевского городского округа ежеквартально проводятся "Прямые линии" с жителями Полевского городского округа.

12.13. Информирование жителей о проведении "Прямой линии" производится через средства массовой информации.

12.14. Делопроизводство по "Прямой линии" ведется аналогично делопроизводству по устным и письменным обращениям.

13. Прием граждан в секторе и в территориальных (функциональных) структурных подразделениях Администрации

13.1. Сотрудники сектора ведут прием граждан, а также прием устных обращений по телефону ежедневно кроме вторника, в рабочее время, с перерывом на обед и двумя технологическими пятнадцатиминутными перерывами. Сотрудники сектора принимают граждан в день их обращения без предварительной записи или дают консультации по телефону.

13.2 Руководители территориальных (функциональных) структурных подразделений Администрации ведут еженедельный прием в соответствии с графиком (приложение N 2).

Особенности рассмотрения отдельных обращений Главой ПГО, заместителями Главы Администрации, руководителями территориальных (функциональных) структурных подразделений Администрации.

14. Прекращение переписки с гражданином

В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу на ранее направляемые им обращения, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, Глава Полевского городского округа, заместители Главы Администрации, руководители территориальных (функциональных) структурных подразделений Администрации вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и о прекращении переписки с гражданином по данному вопросу (при условии, что указанное обращение и ранее поступившие обращения направлялись в Администрацию или одному и тому же должностному лицу Администрации).

Если такое обращение поступило на имя Главы Полевского городского округа, заместителей Главы Администрации руководителя аппарата Администрации Полевского городского округа, либо в адрес Администрации без указания конкретного должностного лица, решение о прекращении переписки может принять Глава ПГО или заместитель Главы Администрации, рассмотревший обращение. В этом случае гражданину дается ответ, уведомляющий о прекращении с ним переписки по данному вопросу за подписью Главы Полевского городского округа (заместителя Главы Администрации). Проект ответа готовит заведующий сектором.

Если такое обращение адресовано в территориальные (функциональные) структурные подразделения Администрации, решение принимается руководителем этого подразделения, и ответ заявителю направляется за его подписью или за подписью уполномоченного на то лица.

15. Направление обращения в орган или должностному лицу, в компетенцию которых входят поставленные в обращении вопросы

Если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Главы Полевского городского округа и Администрации, данное обращение направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с сопроводительным письмом, подписанным Главой Полевского городского округа, заместителем Главы Администрации или руководителем территориального (функционального) структурного подразделения Администрации (или лицом, официально его замещающим).

Одновременно гражданин, направивший такое обращение, уведомляется о переадресации обращения. К уведомлению прилагается копия сопроводительного письма о направлении обращения по компетенции.

16. Запрет направления жалобы на рассмотрение руководителю территориального (функционального) структурного подразделения Администрации или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется

Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в территориальное (функциональное) структурное подразделение Администрации или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.

Если в соответствии с этим запретом невозможно направление жалобы на рассмотрение в территориальное (функциональное) структурное подразделение Администрации, в компетенцию которого входит решение поставленных в обращении вопросов, обращение направляется в юридический отдел Администрации (с резолюцией Главы ПГО) для подготовки ответа с разъяснением права гражданина обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суде.

17. Неразглашение сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну

Если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, по решению Главы Полевского городского округа или заместителя Главы Администрации, рассмотревших обращение, юридический отдел Администрации готовит сообщение гражданину о невозможности дать ответ по существу поставленного в обращении вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

Если такое обращение адресовано в территориальное (функциональное) структурное подразделения Администрации, ответ готовится этим структурным подразделением.

Сообщение гражданину о невозможности дать ответ по существу подписывается должностным лицом, принявшим такое решение, и направляется гражданину.

18. Рассмотрение обращений, поступивших в Администрацию из органов государственной власти

18.1. Если обращение поступило в Администрацию на имя Главы Полевского городского округа, заместителя Главы Администрации или в Администрацию без указания конкретного должностного лица для рассмотрения по существу поставленных в обращении вопросов из органов государственной власти с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения:

- обращение рассматривается Главой Полевского городского округа или заместителем Главы Администрации в обычном порядке и направляется с поручением исполнителю для подготовки проекта ответа за подписью Главы ПГО или заместителя Главы Администрации, рассмотревшего обращение;

- контрольный срок не должен превышать срок, установленный для ответа организацией (должностным лицом), направившей обращение;

- проект ответа готовится исполнителем в сроки, указанные в резолюции, и направляется на подпись Главе ПГО или заместителю Главы Администрации, рассмотревшему обращение.

18.2. Если в адрес должностного лица поступил запрос о предоставлении документов и материалов, необходимых для рассмотрения обращения, должностное лицо обязано в течение 15 дней представить запрашиваемые документы и материалы, за исключением содержащих сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.

Контроль
за соблюдением порядка рассмотрения обращений

19. Контроль за рассмотрением обращений граждан и ответственность

19.1. На контроль ставятся все обращения, требующие ответа. Контроль за объективным, всесторонним и своевременным рассмотрением обращений в Администрации возлагается на должностных лиц Администрации либо на уполномоченных на то лиц. Должностные лица Администрации обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, принимают меры по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан. Сотрудники Администрации несут персональную ответственность за своевременную и правильную регистрацию обращений, обеспечение контроля за соблюдением установленных законом сроков рассмотрения обращений.

19.2. Контроль за соблюдением порядка и сроков рассмотрения обращений осуществляет сектор, а также специалисты территориальных (функциональных) структурных подразделений Администрации, уполномоченные руководителями этих подразделений. Для обеспечения контроля за соблюдением порядка и сроков рассмотрения обращений сектор направляет исполнителям напоминания о сроке исполнения обращений (не более двух), первое - за семь дней до истечения срока исполнения, второе - при необходимости.

19.3. Глава Полевского городского округа, заместители Главы Администрации, руководители территориальных (функциональных) структурных подразделений Администрации несут персональную ответственность за правильность определения исполнителей, принятие решения по обращению, в том числе решения оставить обращение без ответа или прекратить переписку, соблюдение сроков рассмотрения обращений, своевременность продления сроков рассмотрения обращений, содержание подписываемых ответов.

19.4. Исполнители несут персональную ответственность за качественное и своевременное исполнение поручений по обращению, своевременность извещения руководителей о необходимости продления сроков исполнения поручений по обращениям, содержание и оформление подготовленных ответов.

19.5. Заведующий сектором несет ответственность за своевременную и качественную подготовку справок, отчетов и других информационно-аналитических материалов по работе с обращениями.

19.6. Обращения считаются исполненными и могут быть сняты с контроля, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны письменные ответы.

После получения ответа на обращение, зарегистрированное в секторе, сотрудник сектора вносит информацию об исполнении обращения в ЭРКК. Затем ответ и обращение с приложениями представляется Главе ПГО или заместителю Главы Администрации, рассмотревшему данное обращение, для ознакомления и принятия решения о снятии обращения с контроля. Затем обращение с приложениями и ответом возвращается в сектор.

В регистрационно-контрольной карточке, прилагаемой к обращению, руководитель в графе "Списание в дело" ставит подпись и дату. В отдельных случаях (например, в случае отсутствия заместителя Главы Администрации, рассмотревшего обращение) решение о снятии с контроля может принимать заведующий сектором.

19.7. Данные о состоянии исполнительской дисциплины ежемесячно доводятся заведующим сектором до сведения Главы Полевского городского округа, заместителей Главы Администрации руководителя аппарата Администрации Полевского городского округа, руководителей территориальных (функциональных) структурных подразделений Администрации.

Аналитическая работа по обращениям ведется сектором во взаимодействии со всеми территориальными (функциональными) структурными подразделениями Администрации.

Ежеквартально проводится анализ поступивших в Администрацию обращений (в том числе анализ количества и тематик обращений, статистических данных, динамики показателей и т.д.).

Справки, отчеты и другие информационно-аналитические материалы по работе с обращениями направляются Главе Полевского городского округа.

Заведующий сектором имеет право, при необходимости, представлять Главе Полевского городского округа служебные записки об уменьшении размера премии исполнителям за нарушение установленных сроков либо некачественное рассмотрение обращений.

В территориальных (функциональных) структурных подразделениях Администрации могут применяться различные формы контроля. Раз в полгода руководители территориальных (функциональных) структурных подразделений Администрации представляют отчет по работе с обращениями в сектор.

19.8. Сектором осуществляются плановые и внеплановые (по мере необходимости) проверки состояния работы с обращениями в территориальных (функциональных) структурных подразделениях Администрации.

К осуществлению проверок могут быть привлечены специалисты территориальных (функциональных) структурных подразделений Администрации по согласованию с их руководителями.

Данные, полученные в ходе проверок, обобщаются и оформляются в виде справок. Информация о результатах проверок доводится до сведения должностных лиц Администрации.

20. Дополнительный контроль

20.1. После направления ответа заявителю в сроки, предусмотренные законодательством, в целях повышения эффективности работы с обращениями и защиты интересов граждан, Глава Полевского городского округа, заместители Главы Администрации ПГО, руководители территориальных (функциональных) структурных подразделений Администрации имеют право проконтролировать окончательное решение вопроса, поставленного в обращении, в случае, если в ответе указывается, что вопрос будет решен в течение определенного периода времени. В этом случае указанные лица могут принять решение о постановке обращения на дополнительный контроль.

20.2. Исполнителю направляется уведомление о постановке обращения на дополнительный контроль за подписью заместителя Главы Администрации по организационным вопросам с указанием контрольной даты для ответа.

20.3. В ЭРКК делается отметка о постановке на дополнительный контроль.

20.4. Исполнитель в установленные сроки готовит ответ об окончательном решении вопроса и направляет его заявителю и в сектор (контрольный экземпляр ответа). Сотрудником сектора в ЭРКК делается отметка о результатах дополнительного контроля обращения. Ответ направляется Главе Полевского городского округа или заместителю Главы Администрации, рассмотревшему обращение, для принятия решения о снятии обращения с дополнительного контроля и списании в дело.

20.5. В территориальных (функциональных) структурных подразделениях Администрации постановка на дополнительный контроль и снятие с него производится по решению руководителя соответствующего структурного подразделения.

Формирование
и хранение дел по обращениям

21. Формирование и хранение дел в секторе

21.1. Обращения, зарегистрированные в секторе, после их исполнения со всеми относящимися к ним материалами и ответами возвращаются в сектор, за исключением обращений, в которых содержатся заявки на предоставление земельного участка, на разрешение на строительство, на утверждение проекта границ земельного участка и т.д., оригиналы которых хранятся в землеотводом (земельном) деле (в этих случаях в сектор возвращаются копии обращений и все относящиеся к обращениям материалы и ответы).

21.2. Обращения граждан (оригиналы и копии), ответы на них и материалы, связанные с их рассмотрением, а также материалы по личному приему граждан формируются в дела по номенклатуре дел. Повторные обращения и дополнительные документы, поступившие в течение текущего календарного года, формируются в дела в соответствии с пунктом 4.4. настоящего Административного регламента. Дела подлежат хранению в секторе в течение пяти лет (в случае неоднократного обращения - в течение пяти лет после последнего рассмотрения).

22. Формирование и хранение дел в территориальных (функциональных) структурных подразделениях Администрации

22.1. В территориальных (функциональных) структурных подразделениях Администрации хранятся обращения, адресованные в эти структуры, и ответы на них.

22.2. Хранение документов по обращениям производится централизованно, в подразделении или у специалиста, которые отвечают за ведение делопроизводства по обращениям в этих структурах.

22.3. В территориальных (функциональных) структурных подразделениях Администрации дела хранятся в соответствии с установленными номенклатурой дел сроками.

Приложение N 1

График
личных приемов граждан Главой Полевского городского округа, заместителями Главы Администрации Полевского городского округа, руководителем аппарата Администрации Полевского городского округа

С изменениями и дополнениями от:

17 марта, 19 августа, 17 сентября 2010 г., 4 февраля 2011 г.

Прием ведет	День приема	Время приема	Место приема
Глава Полевского городского округа	понедельник	с 15 до 17 часов	ул. Свердлова, 19, ул. К.Маркса, 11 (в случае проведения выездного приема)
Первый заместитель Главы Администрации ПГО	пятница	с 13 до 14 часов	ул. Свердлова, 19, каб. N 37
Заместитель Главы Администрации ПГО по социальным вопросам	понедельник	с 16 до 18 часов	ул. Свердлова, 19, каб. N 29
Заместитель Главы Администрации ПГО по ЖКХ	пятница	с 14 до 15 часов	ул. Свердлова, 19, каб. N 31
Заместитель Главы Администрации ПГО по экономике и стратегическому развитию	понедельник	с 17 до 18 часов	ул. Свердлова, 19, каб. N 21
Руководитель аппарата Администрации ПГО	вторник	с 15 до 17 часов	ул. Свердлова, 19, каб. 30

Приложение N 2

График
личных приемов граждан руководителями территориальных (функциональных) структурных подразделений Администрации Полевского городского округа

С изменениями и дополнениями от:

17 марта 2010 г., 4 февраля 2011 г.

Структурное подразделение	День приема	Время приема	Место приема
Архивный отдел	понедельник	с 13 до 18 часов	ул. Торопова, 13
Отдел архитектуры и градостроительства	понедельник	заведующий отделом с 15.00 до 18.00	ул. Свердлова, 19, каб. N 9
	понедельник среда	специалисты отдела с 08.00 до 18.00 с 08.00 до 17.00
Отдел жилищной политики и социальных программ	четверг	с 13.00 до 17.00	ул. Свердлова, 19, каб. N 14
	ежедневно	ветераны, участники ВОВ, члены семей погибших (умерших) ветеранов, участников ВОВ
Отдел по развитию предпринимательства, торговли и услуг	понедельник	с 13 до 18 часов	ул. Свердлова, 19, каб. N 2
ТУ поселка Зюзельский	понедельник	с 16 до 18 часов	п. Зюзельский, ул. Красноармейская, 12
ТУ поселка Станционный-Полевской	понедельник	с 15 до 18 часов	п. Станционный-Полевской, ул. Гагарина, 3
ТУ села Косой Брод	понедельник	с 15 до 18 часов	с. Косой Брод, ул. Советская, 23
ТУ села Курганово	вторник четверг	с 08 до 17 часов	с. Курганово, ул. Ленина, 44
ТУ села Мраморское	понедельник	с 15 до 18 часов	с. Мраморское, ул. 1 Мая, 17
ТУ села Полдневая	понедельник	с 15 до 18 часов	с. Полдневая, ул. М. Горького, 2