Приложение. Положение "Об организации хранения, комплектования, учета и использования документов ведомственных архивов предприятий, учреждений, организаций, независимо от организационно-правовых форм и форм собственности, расположенных на территории Балаковского муниципального образования"

Приложение

к решению Совета депутатов БМО Саратовской области

от 28 июня 2001 г. N 43

Положение
"Об организации хранения, комплектования, учета и использования документов ведомственных архивов предприятий, учреждений, организаций независимо от организационно-правовых форм и форм собственности, расположенных на территории Балаковского муниципального образования "

Основные понятия

Для целей настоящего Положения используются следующие понятия:

документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства, а равно имеющий ценность для собственника;

документы по личному составу - совокупность документов, создающихся в процессе документирования служебных, трудовых или иных социальных правоотношений между гражданами и работодателями;

Архивный фонд Саратовской области - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь населения области, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью Архивного фонда Российской Федерации и подлежащих постоянному хранению;

архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически и логически связанных между собой и подлежащих постоянному хранению;

муниципальный архив - архив, создаваемый органом местного самоуправления для постоянного или временного хранения архивных документов;

ведомственный архив - архив, создаваемый предприятием, учреждением, организацией для хранения образовавшихся в результате их деятельности документов;

объединенный ведомственный архив - архив, хранящий документы нескольких организаций министерства (ведомства), связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности, а также созданный на договорной основе,

объединенный межведомственный архив - архив, хранящий документы организаций нескольких отраслей (систем), а также созданный на договорной основе,

негосударственный архив - архив, создаваемый негосударственным юридическим лицом, а также физическим лицом для постоянного, временного или депозитарного хранения своих документов;

постоянное хранение архивных документов - хранение документов в архиве без ограничения сроков;

временное хранение архивных документов - хранение документов государственными органами, органами местного самоуправления, предприятиями, учреждениями и организациями независимо от их формы собственности в создаваемых ими архивах в течение периода, установленного действующим законодательством;

собственник архивных документов - юридическое лицо, в полном объеме реализующее полномочия владения, пользования, распоряжения указанными документами;

владелец архивных документов - юридическое лицо, осуществляющее владение и пользование архивными документами и реализующее полномочия, распоряжения ими в пределах, установленных законом;

пользователь архивных документов - юридическое или физическое лицо, обращающееся к архивным документам для получения необходимой ему информации с целью использования ее на законных основаниях;

отраслевой признак - сохранение основного направления производственной деятельности, а также наличие дочерних предприятий;

территориально-технологический признак - эксплуатация производственных площадей, зданий, сооружений и технологического оборудования;

кадровый признак - осуществление уставной (производственной) деятельности при использовании основного кадрового потенциала;

информационный признак - единство базы данных архивных документов постоянного хранения и по личному составу;

учредительный признак - отношения, определяемые законом, учредительными документами, а также формированием дочерних предприятий;

ЭПК - экспертно-проверочная комиссия;

ЭК - экспертная комиссия.

Отношения, регулируемые настоящим Положением

Настоящее Положение регулирует отношения по формированию, организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов ведомственных архивов учреждений, организаций и предприятий, расположенных на территории Балаковского муниципального образования, независимо от организационно-правовых форм и форм собственности и управления ими, в целях обеспечения сохранности архивных документов и их всестороннего использования в интересах граждан, общества и государства.

Создание архивов

В соответствии с Законом Саратовской области "Об Архивном фонде Саратовской области и архивах" юридические лица, находящиеся в государственной и муниципальной собственности, обязаны создавать архивы в целях обеспечения сохранности архивных документов и их использования.

Законом Саратовской области от 28 апреля 2005 г. N 35-ЗСО вышеназванный Закон признан утратившим силу

Иные юридические лица предприятий, учреждений и организаций негосударственной формы собственности, находящихся на территории Балаковского муниципального образования, образуют архивы для хранения создаваемых в результате их деятельности документов, далее читать как "Организация".

Юридические лица вправе создавать объединенные ведомственные и межведомственные архивы для хранения и использования документов ликвидированных, реорганизованных "Организаций", в том числе документов по личному составу. "Организация", создавая ведомственный архив, обеспечивает его помещением, оборудованием, отвечающими установленным требованиям сохранности и использования, а также кадрами.

Право на создание архивов имеют также физические лица. Собственники, владельцы и пользователи архивных документов обязаны обеспечить сохранность документов постоянного и временного сроков хранения, а также документов по личному составу в течение периода, установленного действующим законодательством.

В целях обеспечения сохранности, своевременного отбора и точного учета дел, подлежащих постоянному и долговременному (75 лет) хранению, ведомственные архивы "Организаций" под непосредственным методическим руководством архивного отдела администрации организуют работу по своевременной научно-технической обработке дел, составления и утверждения описей:

- "Организация" списка N 1 - источника комплектования Архивного фонда Саратовской области описи дел постоянного хранения и дел по личному составу представляет в архивный отдел администрации для рассмотрения их ЭПК управления по делам архивов области.

- "Организация" списка N 2, т.е. не комплектующая госархив, при наличии в ней ЭК не представляет опись в архивный отдел администрации. До утверждения описей дел по личному составу руководителем "Организации" опись должна быть рассмотрена и одобрена ее ЭК.

- "Организация", где нет ЭК, не представляет опись в архивный отдел администрации - опись дел по личному составу утверждает руководитель "Организации", согласовывает ответственный за делопроизводство, подписывает составитель описи.

Управление архивным делом на территории Балаковского муниципального образования

Ведомственные архивы в своей деятельности руководствуются Законом Саратовской области "Об Архивном фонде Саратовской области и архивах" и "Об административной ответственности за нарушение законодательства об Архивном фонде Саратовской области и архивов", руководствуются постановлениями, распоряжениями, решениями Совета депутатов и администрации Балаковского муниципального образования, касающимися развития архивного дела на территории муниципального образования, а также используют в осуществлении функций архивов "Основные Правила работы государственных архивов", "Основные Правила работы ведомственных архивов" и другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов по архивному делу и делопроизводству.

Законом Саратовской области от 28 апреля 2005 г. N 35-ЗСО Закон "Об архивном фонде Саратовской области и архивах" признан утратившим силу

Законом Саратовской области от 28 марта 2002 г. N 19-ЗСО Закон Саратовской области "Об административной ответственности за нарушение законодательства об Архивном фонде Саратовской области и архивах" признан утратившим силу

Управление архивным делом на территории Балаковского муниципального образования осуществляется архивным отделом администрации Балаковского муниципального образования в соответствии с действующим законодательством и настоящим Положением.

Ведомственные архивы в лице заведующего архивом или архивиста, специалиста или ответственного за архив, назначенного приказом руководителя "Организации" осуществляют свою работу при методическом руководстве и контроле архивного органа администрации Балаковского муниципального образования.

Обеспечение учета, сохранности и использования документов ликвидированных и реорганизованных "Организаций", в том числе документов по личному составу

Если при реорганизации или ликвидации "Организации-предшественника" вновь созданная "Организация-последователь" при осуществлении своей уставной деятельности использует территориально-технологический, кадровый, информационный потенциал "Организации-предшественника", сохраняет отраслевое направление производственной деятельности и они связаны отношениями, определяемыми законом, учредительными документами, а также формированием дочерних предприятий, тогда в целях предотвращения утраты архивных документов постоянного хранения и по личному составу "Организации-предшественника", а также в целях охраны прав и законных интересов государства, юридических лиц и граждан по исполнению социальных гарантий пенсионного обеспечения, в целях сохранения сети ведомственных архивов по отраслевому, территориально-технологическому, кадровому, информационному и учредительному признаку, при наличии одного или более вышеуказанных признаков, независимо от организационно-правовых форм и форм собственности, вновь зарегистрированная "Организация" является правопреемником по обеспечению учета, сохранности и использования архивных документов постоянного хранения и по личному составу "Организации-предшественника".

На основании постановления Главы Балаковского муниципального образования "Организация-предшественник" обязана передать, а "Организация-преемник" обязана принять архивные документы постоянного хранения и по личному составу в свой ведомственный архив по акту приема-передачи архивных документов.

Акт составляется в 3 экземплярах, имеющих равную юридическую силу:

- первый экземпляр вместе с постановлением Главы Балаковского муниципального образования формируется в документах постоянного хранения администрации Балаковского муниципального образования;

- второй экземпляр вместе с постановлением Главы Балаковского муниципального образования формируется в документы постоянного хранения "Организации-преемника";

- третий экземпляр вместе с постановлением Главы Балаковского муниципального образования представляется в арбитражный суд.

Прием и передача архивных документов, оформление акта и записи в ликвидационном балансе о месте хранения дел реорганизованной или ликвидированной "Организации" производится в присутствии представителя архивного органа администрации Балаковского муниципального образования в соответствии с действующим законодательством.

Финансовое и материально-техническое обеспечение архивных учреждений

Финансовое обеспечение деятельности ведомственных архивов (архивов по личному составу) осуществляется за счет средств данной "Организации".

Органы управления "Организации" обеспечивают финансовые условия, необходимые для комплектования, хранения и использования документов своего ведомственного архива, предоставляют архивам здания и помещения, отвечающие установленным требованиям сохранности документов, условиям труда работников.

Ведомственные архивы вправе осуществлять приносящую доходы деятельность, предусмотренную их учредительными документами, а также покрывать свои расходы за счет иных доходов и поступлений, разрешенных федеральным законодательством и законодательством области.

Архивные организации, созданные на базе ведомственных архивов, вправе выполнять платные работы и услуги при исполнении социально-правовых запросов граждан и иных "Организаций" по документам своего архива с предоставлением льгот и скидок определенным категориям граждан и "Организациям", утвержденным ценам.

Установить, что средства, полученные от платных работ и услуг, используются в соответствии с утвержденной сметой расходов на развитие и укрепление материально-технической базы архивного учреждения "Организации", выплату надбавок и доплат работникам архива.

Контроль за соблюдением настоящего Положения

Контроль за соблюдением настоящего Положения осуществляется архивным отделом администрации Балаковского муниципального образования.

Административную ответственность за невыполнение Положения об организации хранения, комплектования, учета и использования документов ведомственных архивов несут должностные лица "Организаций" - собственники и владельцы архивных документов.

Настоящее Положение вступает в силу со дня его официального опубликования.