Приложение N 2. Требования к качеству государственных услуг по комплектованию, хранению и использованию документов учреждений, организаций и предприятий агропромышленного комплекса Саратовской области

Приложение N 2
к приказу министерства сельского
хозяйства Саратовской области
от 6 сентября 2012 г. N 176

Требования
к качеству государственных услуг по комплектованию, хранению и использованию документов учреждений, организаций и предприятий агропромышленного комплекса Саратовской области
(далее - требования)

1. Область применения

Настоящие Требования распространяются на государственные услуги по комплектованию, хранению и использованию документов учреждений, организаций и предприятий агропромышленного комплекса Саратовской области и, оказываемые Государственным бюджетным учреждением Саратовской области "Архив министерства сельского хозяйства Саратовской области" (в дальнейшем именуемым учреждение), и устанавливают основные положения, определяющие качество государственных услуг.

Требования применяются при мониторинге оказания государственных услуг, при оценке соответствия фактически оказываемых государственных услуг юридическим и физическим лицам данным требованиям, при составлении государственных заданий учреждению на очередной финансовый год.

2. Качество государственных услуг по комплектованию, хранению и использованию документов учреждений, организаций и предприятий агропромышленного комплекса Саратовской области

2.1. Государственные услуги по комплектованию, хранению и использованию документов учреждений, организаций и предприятий агропромышленного комплекса Саратовской области включают в себя:

комплектование архива документами учреждений, организаций и предприятий агропромышленного комплекса Саратовской области;

обеспечение сохранности и государственный учет документов, хранящихся учреждении;

рассмотрение социально-правовых и тематических запросов граждан и организаций;

обеспечение общественности ретроспективной информацией;

обеспечение доступа физических и юридических лиц к архивным документам.

Услуги считаются выполненными с надлежащим качеством в случае обеспечения выполнения п. 2.2-2.9 в соответствии с установленными нормами и нормативами.

2.2. Основными факторами, определяющими качество государственных услуг по комплектованию, хранению и использованию документов учреждений, организаций и предприятий агропромышленного комплекса Саратовской области, являются:

наличие и состояние документов, в соответствии с которыми функционирует учреждение;

обеспеченность помещениями для размещения архива;

ресурсное обеспечение учреждения;

укомплектованность учреждения специалистами и их квалификация;

наличие и состояние информации об учреждении, порядке и правилах оказания услуг;

наличие внутренней (собственной) и внешней систем управления и контроля за деятельностью учреждения.

2.3. В состав документов, в соответствии с которыми функционирует учреждение, должны входить:

устав учреждения;

эксплуатационные документы на оборудование и аппаратуру, используемые при оказании государственных услуг;

руководства, правила, инструкции, методики, которые должны регламентировать процесс предоставления услуг, определять методы (способы) их предоставления и контроля, а также предусматривать меры совершенствования работы учреждения;

прочие документы: штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, руководство, инструкции, методики работы с гражданами и организациями;

Устав (положение) учреждения должен определять:

организационно-правовую форму и форму собственности учреждения;

систему управления учреждением, а также содержать другие сведения, предусмотренные законодательством для юридических лиц соответствующего вида.

Руководства, правила, инструкции, методики должны регламентировать процесс оказания государственных услуг, определять методы (способы) их оказания и контроля, а также предусматривать меры совершенствования работы учреждения.

В учреждении следует осуществлять постоянный анализ документов на предмет соответствия действующему законодательству и своевременно вносить в них необходимые изменения.

2.4. Учреждение должно быть размещено в зданиях и помещениях, доступных для населения и соответствующих требованиям санитарно-гигиенических норм и правил, противопожарной безопасности, безопасности труда и быть защищено от воздействия факторов, отрицательно влияющих на качество оказываемых услуг (повышенная или пониженная температура воздуха, влажность воздуха, запыленность, загрязненность, шум, вибрация и т.д.). Помещения должны быть обеспечены всеми средствами коммунально-бытового обслуживания и оснащены телефонной связью.

Площадь, используемая учреждением для оказания государственных услуг, должна обеспечивать размещение работников и граждан, получающих государственные услуги, в соответствии с нормами, утвержденными в установленном порядке.

Рабочие места должны быть размещены в приспособленных помещениях, специально оборудованы, обеспечены защитными средствами эксплуатации, отвечать требованиям Санитарно-эпидемиологических правил, нормам охраны труда и техники безопасности.

В учреждении должны быть приняты все меры по обеспечению безопасности пользователей и персонала, защиты ресурсов. Помещения должны быть оборудованы системами пожарной и иной безопасности и защиты, лаконичными и понятными надписями и указателями о передвижении людей внутри здания.

2.5. Для качественного оказания услуг учреждение должно обеспечивать:

принятие, в соответствии с графиком, утвержденным в установленном порядке, документов структурных подразделений Министерства, обработанных в соответствии с требованиями, установленными Федеральной архивной службой России, не позднее чем через 5 лет после завершения их делопроизводством;

осуществление учета (в том числе сводного по Министерству) и обеспечение полной сохранности принятых на хранение дел, периодическую (не реже 1 раза в 5 лет) организацию проверки наличия дел в учреждении;

оказание юридическим и физическим лицам безвозмездных услуг по предоставлению письменной архивной информации;

составление и представление не позднее чем через 4 года после завершения делопроизводством сводных годовых разделов описей дел постоянного хранения на рассмотрение экспертной службы Министерства и экспертно-проверочной комиссии Управления по делам архивов Правительства Саратовской области;

создание, совершенствование и пополнение научно-справочного аппарата к хранящимся в учреждении делам и документам на уровне требований, обеспечивающих его преемственность с научно-справочным аппаратом соответствующего государственного архива;

информирование руководства и работников Министерства о составе и содержании документов учреждения;

по поручению руководства Министерства осуществление выявления документов, выдачу в установленном порядке дел, документов или копий документов в целях служебного и научного использования;

исполнение запросов организаций и заявлений граждан об установлении трудового стажа и других вопросов социально-правового характера;

выдачу в установленном порядке копий документов и архивных справок, консультирование организаций и отдельных лиц по вопросам местонахождения документов, необходимых для наведения архивных справок;

ведение учета использования документов, хранящихся в учреждении; проведение экспертизы ценности документов, хранящихся в учреждении, представление на рассмотрение экспертной службы Министерства описей на дела, подлежащие хранению, и актов на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения;

оказание методической помощи в организации и проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях Министерства и организациях, находящихся в ведении Министерства;

оказание структурным подразделениям Министерства и организациям, находящимся в ведении Министерства, методической помощи в составлении номенклатуры дел;

оказание содействия в формировании, оформлении и подготовке дел к передаче в соответствующий Государственный архив Саратовской области;

участие в разработке нормативно-методических документов (инструкций, рекомендаций, положений и так далее) по архивному делу и организации документов в делопроизводстве в организациях и предприятиях агропромышленного комплекса;

проведение организационных мероприятий по внедрению нормативно-методических пособий по архивному делу и делопроизводству в структурных подразделениях Министерства и других организациях агропромышленного комплекса;

ежегодное представление в соответствующий Государственный архив Саратовской области сведений о составе и объеме документов по установленной форме;

ведение списков предприятий, учреждений, организаций, иных собственников, документы по личному составу которых, подлежат передаче на хранение в учреждение в случае ликвидации;

организацию отбора и приема документов Министерства на постоянное хранение;

организацию приема граждан, рассмотрение устных и письменных обращений, поступивших от учреждений и граждан, принятие по ним решений.

Для качественного оказания услуг учреждение должно быть обеспечено необходимой компьютерной и оргтехникой, специальным оборудованием для хранения архивных документов.

2.6. Каждый специалист должен иметь соответствующее образование, квалификацию, профессиональную подготовку, обладать знаниями и опытом, необходимыми для выполнения возложенных на него обязанностей.

Квалификацию специалистов следует поддерживать на высоком уровне постоянной (периодической) учебой на курсах профессиональной подготовки, повышения квалификации.

У специалистов каждой категории должны быть должностные инструкции, устанавливающие их обязанности и права.

Все специалисты должны быть аттестованы в установленном порядке.

2.7. Специалисты выполняют соответствующие работы с надлежащим качеством, в установленные сроки, удовлетворяя требованиям, установленным действующим законодательством.

2.8. Учреждение обеспечивает организации и граж