Приложение N 2. Требования к качеству государственных услуг по комплектованию, хранению и использованию документов учреждений, организаций и предприятий агропромышленного комплекса Саратовской области

Приложение N 2
к приказу министерства сельского
хозяйства Саратовской области
от 6 сентября 2012 г. N 176

Требования
к качеству государственных услуг по комплектованию, хранению и использованию документов учреждений, организаций и предприятий агропромышленного комплекса Саратовской области
(далее - требования)

1. Область применения

Настоящие Требования распространяются на государственные услуги по комплектованию, хранению и использованию документов учреждений, организаций и предприятий агропромышленного комплекса Саратовской области и, оказываемые Государственным бюджетным учреждением Саратовской области "Архив министерства сельского хозяйства Саратовской области" (в дальнейшем именуемым учреждение), и устанавливают основные положения, определяющие качество государственных услуг.

Требования применяются при мониторинге оказания государственных услуг, при оценке соответствия фактически оказываемых государственных услуг юридическим и физическим лицам данным требованиям, при составлении государственных заданий учреждению на очередной финансовый год.

2. Качество государственных услуг по комплектованию, хранению и использованию документов учреждений, организаций и предприятий агропромышленного комплекса Саратовской области

2.1. Государственные услуги по комплектованию, хранению и использованию документов учреждений, организаций и предприятий агропромышленного комплекса Саратовской области включают в себя:

комплектование архива документами учреждений, организаций и предприятий агропромышленного комплекса Саратовской области;

обеспечение сохранности и государственный учет документов, хранящихся учреждении;

рассмотрение социально-правовых и тематических запросов граждан и организаций;

обеспечение общественности ретроспективной информацией;

обеспечение доступа физических и юридических лиц к архивным документам.

Услуги считаются выполненными с надлежащим качеством в случае обеспечения выполнения п. 2.2-2.9 в соответствии с установленными нормами и нормативами.

2.2. Основными факторами, определяющими качество государственных услуг по комплектованию, хранению и использованию документов учреждений, организаций и предприятий агропромышленного комплекса Саратовской области, являются:

наличие и состояние документов, в соответствии с которыми функционирует учреждение;

обеспеченность помещениями для размещения архива;

ресурсное обеспечение учреждения;

укомплектованность учреждения специалистами и их квалификация;

наличие и состояние информации об учреждении, порядке и правилах оказания услуг;

наличие внутренней (собственной) и внешней систем управления и контроля за деятельностью учреждения.

2.3. В состав документов, в соответствии с которыми функционирует учреждение, должны входить:

устав учреждения;

эксплуатационные документы на оборудование и аппаратуру, используемые при оказании государственных услуг;

руководства, правила, инструкции, методики, которые должны регламентировать процесс предоставления услуг, определять методы (способы) их предоставления и контроля, а также предусматривать меры совершенствования работы учреждения;

прочие документы: штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, руководство, инструкции, методики работы с гражданами и организациями;

Устав (положение) учреждения должен определять:

организационно-правовую форму и форму собственности учреждения;

систему управления учреждением, а также содержать другие сведения, предусмотренные законодательством для юридических лиц соответствующего вида.

Руководства, правила, инструкции, методики должны регламентировать процесс оказания государственных услуг, определять методы (способы) их оказания и контроля, а также предусматривать меры совершенствования работы учреждения.

В учреждении следует осуществлять постоянный анализ документов на предмет соответствия действующему законодательству и своевременно вносить в них необходимые изменения.

2.4. Учреждение должно быть размещено в зданиях и помещениях, доступных для населения и соответствующих требованиям санитарно-гигиенических норм и правил, противопожарной безопасности, безопасности труда и быть защищено от воздействия факторов, отрицательно влияющих на качество оказываемых услуг (повышенная или пониженная температура воздуха, влажность воздуха, запыленность, загрязненность, шум, вибрация и т.д.). Помещения должны быть обеспечены всеми средствами коммунально-бытового обслуживания и оснащены телефонной связью.

Площадь, используемая учреждением для оказания государственных услуг, должна обеспечивать размещение работников и граждан, получающих государственные услуги, в соответствии с нормами, утвержденными в установленном порядке.

Рабочие места должны быть размещены в приспособленных помещениях, специально оборудованы, обеспечены защитными средствами эксплуатации, отвечать требованиям Санитарно-эпидемиологических правил, нормам охраны труда и техники безопасности.

В учреждении должны быть приняты все меры по обеспечению безопасности пользователей и персонала, защиты ресурсов. Помещения должны быть оборудованы системами пожарной и иной безопасности и защиты, лаконичными и понятными надписями и указателями о передвижении людей внутри здания.

2.5. Для качественного оказания услуг учреждение должно обеспечивать:

принятие, в соответствии с графиком, утвержденным в установленном порядке, документов структурных подразделений Министерства, обработанных в соответствии с требованиями, установленными Федеральной архивной службой России, не позднее чем через 5 лет после завершения их делопроизводством;

осуществление учета (в том числе сводного по Министерству) и обеспечение полной сохранности принятых на хранение дел, периодическую (не реже 1 раза в 5 лет) организацию проверки наличия дел в учреждении;

оказание юридическим и физическим лицам безвозмездных услуг по предоставлению письменной архивной информации;

составление и представление не позднее чем через 4 года после завершения делопроизводством сводных годовых разделов описей дел постоянного хранения на рассмотрение экспертной службы Министерства и экспертно-проверочной комиссии Управления по делам архивов Правительства Саратовской области;

создание, совершенствование и пополнение научно-справочного аппарата к хранящимся в учреждении делам и документам на уровне требований, обеспечивающих его преемственность с научно-справочным аппаратом соответствующего государственного архива;

информирование руководства и работников Министерства о составе и содержании документов учреждения;

по поручению руководства Министерства осуществление выявления документов, выдачу в установленном порядке дел, документов или копий документов в целях служебного и научного использования;

исполнение запросов организаций и заявлений граждан об установлении трудового стажа и других вопросов социально-правового характера;

выдачу в установленном порядке копий документов и архивных справок, консультирование организаций и отдельных лиц по вопросам местонахождения документов, необходимых для наведения архивных справок;

ведение учета использования документов, хранящихся в учреждении; проведение экспертизы ценности документов, хранящихся в учреждении, представление на рассмотрение экспертной службы Министерства описей на дела, подлежащие хранению, и актов на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения;

оказание методической помощи в организации и проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях Министерства и организациях, находящихся в ведении Министерства;

оказание структурным подразделениям Министерства и организациям, находящимся в ведении Министерства, методической помощи в составлении номенклатуры дел;

оказание содействия в формировании, оформлении и подготовке дел к передаче в соответствующий Государственный архив Саратовской области;

участие в разработке нормативно-методических документов (инструкций, рекомендаций, положений и так далее) по архивному делу и организации документов в делопроизводстве в организациях и предприятиях агропромышленного комплекса;

проведение организационных мероприятий по внедрению нормативно-методических пособий по архивному делу и делопроизводству в структурных подразделениях Министерства и других организациях агропромышленного комплекса;

ежегодное представление в соответствующий Государственный архив Саратовской области сведений о составе и объеме документов по установленной форме;

ведение списков предприятий, учреждений, организаций, иных собственников, документы по личному составу которых, подлежат передаче на хранение в учреждение в случае ликвидации;

организацию отбора и приема документов Министерства на постоянное хранение;

организацию приема граждан, рассмотрение устных и письменных обращений, поступивших от учреждений и граждан, принятие по ним решений.

Для качественного оказания услуг учреждение должно быть обеспечено необходимой компьютерной и оргтехникой, специальным оборудованием для хранения архивных документов.

2.6. Каждый специалист должен иметь соответствующее образование, квалификацию, профессиональную подготовку, обладать знаниями и опытом, необходимыми для выполнения возложенных на него обязанностей.

Квалификацию специалистов следует поддерживать на высоком уровне постоянной (периодической) учебой на курсах профессиональной подготовки, повышения квалификации.

У специалистов каждой категории должны быть должностные инструкции, устанавливающие их обязанности и права.

Все специалисты должны быть аттестованы в установленном порядке.

2.7. Специалисты выполняют соответствующие работы с надлежащим качеством, в установленные сроки, удовлетворяя требованиям, установленным действующим законодательством.

2.8. Учреждение обеспечивает организации и граждан бесплатной, доступной и достоверной информацией, включающей в себя сведения о наименовании учреждения, его местонахождении (месте его государственной регистрации), номера телефонов для справок (консультаций), график (режим) работы, перечень государственных услуг, оказываемых учреждениями. Данная информация должна быть предоставлена любым способом, предусмотренным законодательством Российской Федерации и обеспечивающим ее доступность для населения, а также на сайте министерства сельского хозяйства Саратовской области.

На зданиях учреждения обязательно должны размещаться вывески с полным наименованием государственного учреждения, предоставляющего государственные услуги. Информационные стенды должны быть максимально заметны, хорошо просматриваемы и функциональны, рекомендуется располагать их таким образом, чтобы их хорошо видели посетители в течение всего рабочего дня.

2.9. Внутренний (ведомственный) контроль качества государственных услуг осуществляется должностными лицами учреждения.

Система внутреннего (ведомственного) контроля должна охватывать этапы планирования, оформления результатов контроля, выработки и реализации мероприятий по устранению выявленных недостатков.

За решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе выполнения услуг, сотрудники несут установленную законодательством ответственность.

2.10. Работа учреждения должна быть направлена на непрерывное повышение качества услуг.

2.11. Руководитель учреждения проводит политику по повышению качества оказания государственных услуг, исходя из целей, задач и основных направлений деятельности учреждения; обеспечивает разъяснение и доведение этой политики до сотрудников учреждения, определяет полномочия, ответственность и взаимодействие всего персонала учреждения, исполнение государственных услуг и контроль деятельности, влияющей на качество оказание государственных услуг.

3. Требования к формам, способам и периодичности сбора и учета мнения потребителей государственной услуги

3.1. Учет мнения потребителей осуществляется в соответствии с порядком осуществления учета мнения потребителей государственной услуги, утверждаемым нормативным правовым актом министерства сельского хозяйства области.

4. Заключительные положения

4.1. Настоящие Требования должны быть предоставлены учреждением для ознакомления любому лицу по месту оказания государственных услуг (месту подачи заявки на оказание государственных услуг) незамедлительно по поступлению такой просьбы.

4.2. Информация о наличии Требований, возможности и способе их получения должна быть размещена по месту оказания государственных услуг и должна быть заметна для получателя государственных услуг (в том числе потенциального). Рядом с этой информацией должны быть указаны телефоны и адреса организаций, осуществляющих контроль за соблюдением настоящих Требований.

4.3. Жалобы граждан и организаций на оказание государственных услуг с нарушением настоящих Требований должны быть рассмотрены в установленные сроки.

По результатам рассмотрения жалобы (обращения) должностным лицом принимается решение об удовлетворении требований заявителя либо об отказе в удовлетворении жалобы, а их заявителям дается письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения обращения и принятых мерах по привлечению виновных к ответственности (если будет установлена вина учреждения, должностных лиц или специалистов в некачественном оказании государственных услуг), а также предложения о возможных действиях по устранению последствий некачественно оказанных государственных услуг.

Жалобы и заявления на некачественное оказание государственных услуг подлежат обязательной регистрации.

Рассмотрение жалоб осуществляется в сроки, определенные действующим законодательством.

4.4. При проведении контрольных мероприятий в обязательном порядке должен проверяться журнал обращений на предмет фиксации в нем жалоб на качество государственных услуг, а также факт принятия мер по жалобам.

4.5. Должностные лица и работники учреждения, оказывающих государственные услуги, несут ответственность за качественное оказание государственных услуг в соответствии с действующим законодательством.