Постановление мэра города Саратова от 31 октября 2002 г. N 1092 "О Положении об архивной службе в городе Саратове"

В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 года N 552 "Об утверждении Положения об архивном фонде Российской Федерации" с изменениями от 1 декабря 1998 года, в целях упорядочения и повышения эффективности деятельности архивной службы в городе постановляю:

1. Утвердить Положение об архивной службе в городе Саратове (приложение).

2. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на заместителя мэра города, руководителя аппарата администрации Рубцова В.Н.

Мэр города Саратова

Ю.Н.Аксененко

Приложение

к постановлению мэра города Саратова

от 31 октября 2002 г. N 1092

Положение
об архивной службе в городе Саратове

1. Общие положения

1.1. Архивное дело в городе Саратове - это деятельность архивной службы, обеспечивающая хранение, обработку, учет, комплектование и использование документов, кинофонофотовидеодокументов, печатных, иллюстративных и других материалов, дополняющих фонды архива.

1.2. Руководство архивной службой осуществляется архивным отделом администрации города.

1.3. Архивная служба руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, Положением об Архивном фонде Российской Федерации, приказами и инструкциями Федеральной архивной службы России, другими законодательными актами Российской Федерации и принятыми в соответствии с ними нормативными и иными правовыми актами Саратовской области, Законом Саратовской области "Об Архивном фонде Саратовской области и архивах", Уставом города Саратова, решениями Саратовской городской Думы, инструкциями и методическими указаниями управления по делам архивов управления делами Правительства Саратовской области (далее по тексту: "Управление по делам архивов"), постановлениями и распоряжениями мэра города и настоящим Положением.

Законом Саратовской области от 28 апреля 2005 г. N 35-ЗСО вышеназванный Закон признан утратившим силу

1.4. К муниципальной собственности города Саратова относятся: архивные фонды и архивные документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности органов местного самоуправления, муниципальных музеев, предприятий, учреждений, отнесенных к муниципальной собственности, а также архивные фонды и архивные документы физических лиц, реорганизованных и ликвидированных юридических лиц, поступившие на законном основании в муниципальную собственность, в том числе из-за рубежа.

2. Структура и организация работы архивной службы

2.1. В состав архивной службы города Саратова входит структурное подразделение администрации города (архивный отдел или сектор), ведомственные архивы муниципальных учреждений и предприятий, при необходимости специализированное архивное муниципальное учреждение либо специализированное архивное муниципальное унитарное предприятие (далее по тексту: "МУ (МУП)"), создаваемое решением Саратовской городской Думы.

2.2. Ведомственные архивы муниципальных предприятий и учреждений находятся в организационно-методическом подчинении архивного отдела (сектора).

2.3. МУ (МУП) возглавляет директор, находящийся в оперативном подчинении начальника архивного отдела (сектора).

2.4. Архивным отделом (сектором) руководит начальник (заведующий), который находится в непосредственном подчинении управляющего делами аппарата администрации города.

2.5. При увольнении начальника архивного отдела (заведующего сектором) прием-передача дел производится специально созданной комиссией, включающей представителей администрации города. Акт приема-передачи утверждается руководителем аппарата администрации.

2.6. Начальник архивного отдела (заведующий сектором):

- организует деятельность архивного отдела (сектора) и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архивный отдел (сектор) задач и функций;

- отчитывается о работе архивного отдела (сектора), о состоянии архивного дела в муниципальном образовании перед руководителем аппарата администрации города и в установленном порядке перед Управлением по делам архивов.

2.7. Деятельность архивного отдела (сектора) организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Федеральной архивной службы России, на основании планов работы, утверждаемых администрацией города с учетом рекомендаций Управления по делам архивов.

2.8. Реорганизация или ликвидация архивного отдела (сектора) осуществляется мэром города в установленном порядке.

При реорганизации и ликвидации архивного отдела (сектора) архивные фонды и архивные документы передаются правопреемнику.

При его ликвидации или отсутствии правопреемника документы передаются на постоянное хранение в один из государственных архивов области (при наличии свободных площадей) в установленном порядке.

3. Задачи и функции архивной службы

3.1. Основными задачами архивной службы являются:

- обеспечение сохранности, государственный учет и эффективное использование документов, являющихся муниципальной собственностью;

- удовлетворение прав граждан на получение архивной информации;

- обеспечение органов местного самоуправления необходимой информацией.

3.2. Архивный отдел (сектор):

3.2.1. Контролирует условия хранения, правильность обработки и использования документов, являющихся муниципальной собственностью.

3.2.2. Обеспечивает организационно-методическое руководство архивной службой, деятельностью ведомственных архивов, а также их взаимодействие с органами местного самоуправления и Управлением по делам архивов управления делами Правительства Саратовской области.

3.2.3. Обрабатывает, подготавливает к хранению и хранит документы Саратовской городской Думы, администрации города, ее структурных подразделений, администраций районов, ликвидированных учреждений и предприятий, отнесенных к муниципальной собственности. По согласованию документы могут временно, до сдачи в архивный отдел (сектор), храниться и использоваться в специально оборудованных помещениях в зданиях администраций районов.

3.2.4. Составляет списки организаций - источников комплектования, утверждаемые администрацией города и согласованные с Управлением по делам архивов.

3.2.5. Производит отбор и прием документов постоянного (долговременного) хранения, передаваемых в установленном порядке в муниципальную собственность и являющихся муниципальной собственностью.

3.2.6. Разрабатывает и согласовывает номенклатуру дел и Положение об экспертной комиссии органов местного самоуправления, а также принимает участие в разработке инструкций по делопроизводству.

3.2.7. Проводит и принимает участие в семинарах и совещаниях по вопросам документооборота, делопроизводства и организации работы ведомственных архивов.

3.2.8. Осуществляет взаимосвязь архивной службы с управлениями социальной защиты населения районов города и отделениями Пенсионного фонда Российской Федерации с целью оптимизации взаимодействия всех служб.

3.2.9. Ежегодно представляет в Управление по делам архивов план работы, отчет, паспорт архива.

3.3. МУ (МУП):

3.3.1. Хранит документы по личному составу ликвидированных предприятий, организаций и учреждений всех форм собственности.

3.3.2. Исполняет социально-правовые запросы населения, организаций, учреждений.

3.3.3. Принимает и обрабатывает документы, которые до поступления на хранение в МУ (архивный отдел (сектор)) не являлись муниципальной собственностью.

3.3.4. Оказывает организационно-методическую помощь по вопросам архивного дела предприятиям любой формы собственности и физическим лицам.

3.4. Работники МУ (МУП) участвуют в проведении мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.

3.5. При отсутствии необходимости создания МУ (МУП) его функции выполняет архивный отдел (сектор), за исключением видов деятельности, не являющихся обязательными для муниципального архива и оказания платных услуг.

4. Финансирование архивной службы

4.1. На основании Устава города Саратова финансирование и материально-техническое обеспечение архивной службы осуществляется за счет средств бюджета города.

4.2. В случае принятия решения о создании МУП дополнительное финансирование архивной службы может осуществляться за счет средств, полученных от предпринимательской деятельности, добровольных пожертвований и благотворительной деятельности.

4.3. Администрация города обеспечивает архивную службу помещениями, которые отвечают требованиям длительного хранения документов, оборудованием, охраной. Создает другие необходимые условия для работы архивной службы.

5. Права

Архивному отделу предоставляется право:

5.1. Представлять администрацию города по всем вопросам, входящим в компетенцию архивного отдела.

5.2. Получать от учреждений - источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов и организации документооборота.

5.3. Давать в пределах своей компетенции муниципальным учреждениям, предприятиям обязательные для исполнения указания по устранению выявленных недостатков в работе ведомственных архивов и организации документооборота.

5.4. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и других мероприятиях, проводимых администрацией города, ее структурными подразделениями, по вопросам работы ведомственных архивов и организации документооборота, участвовать в работе экспертных комиссий учреждений, организаций и предприятий.

5.5. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий, создаваемых учреждениями, организациями и предприятиями для решения вопросов сохранности документов архивного фонда города Саратова.

5.6. Вносить на рассмотрение администрации города предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности и использования документов, хранящихся в архивном отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документооборота учреждений, организаций и предприятий; участвовать в подготовке и рассмотрении вопросов архивного дела и делопроизводства.

МУ (МУП) имеет право:

5.7. Заключать договоры и в установленном порядке производить расчеты с учреждениями, организациями и предприятиями, а также гражданами за выполнение договорных работ и оказание платных услуг, номенклатура которых согласовывается с Управлением по делам архивов. Тарифы на услуги, оказываемые МУ (МУП), утверждаются мэром города.

Заместитель мэра города, руководитель аппарата администрации

В.Н.Рубцов