Постановление мэра города Саратова от 27 февраля 2003 г. N 160 "О внесении изменений и дополнений в постановление мэра города от 12 ноября 2001 года N 955 "Об утверждении Инструкции по работе с документами в администрации г. Саратова" (с изменениями и дополнениями) (утратило силу)

Постановление мэра города Саратова от 27 февраля 2003 г. N 160
"О внесении изменений и дополнений в постановление мэра города от 12 ноября 2001 года
N 955 "Об утверждении Инструкции по работе с документами в администрации
г. Саратова"

С изменениями и дополнениями от:

4 июля 2003 г.

ГАРАНТ:

Постановлением мэра города Саратова от 25 октября 2005 г. N 555 настоящее постановление признано утратившим силу

В целях дальнейшего совершенствования документооборота в администрации города, учитывая требования приказа Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 N 68 "Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" постановляю:

1. Внести изменения и дополнения в Инструкцию по работе с документами в администрации г. Саратова, утвержденную постановлением мэра города от 12 ноября 2001 года N 955:

следующие пункты в приложении к постановлению читать в новой редакции:

п. 1.1. Настоящая Инструкция по работе с документами в администрации г. Саратова (далее Инструкция) разработана в соответствии с положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и устанавливает единые правила работы с документами несекретного характера в администрации города.

п. 6.1. Основным нормативным документом, регламентирующим правила составления и оформления служебных документов, является "УДС. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

п. 7.21. Проекты постановлений по вопросам архитектуры и землепользования соответственно готовятся в комитете по архитектуре и градостроительству и в управлении землепользования.

Ответственность за качество проектов, их согласование с заинтересованными сторонами несут руководители данных структурных подразделений.

7.23. Проект постановления (распоряжения), оформленный на гербовом бланке, в обязательном порядке визируется:

- вице-мэром;

- заместителем мэра города, руководителем аппарата администрации;

- председателем комитета правового обеспечения и взаимодействия с правоохранительными органами;

- председателем комитета по финансам администрации города в пределах его компетенции.

Обязательное согласование осуществляется отделом делопроизводства. Все постановления и распоряжения передаются на подпись мэру или должностному лицу, имеющему право подписи, после их визирования заместителем мэра города, руководителем аппарата администрации.

7.29. Утратил силу.

Информация об изменениях:

См. текст подпункта 7.29

Раздел 13 "Составление номенклатуры дел. Формирование дел, последующее хранение и использование документов" изложить в следующей редакции:

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в администрации города и ее структурных подразделениях, с указанием сроков их хранения, оформления в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и индексации дел, определения сроков их хранения.

Качество номенклатуры дел определяется тем, насколько она способствует единой системе формирования дел, обеспечения их учета, быстрому поиску документов, ориентации исполнителей при направлении документов в дела.

Номенклатура дел в администрации города и ее структурных подразделениях составляется по структурному признаку.

13.1. Исполненные и оформленные надлежащим образом документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел (приложение).

13.2. Номенклатура дел ежегодно разрабатывается начальником архивного отдела и ответственными за делопроизводство структурных подразделений администрации города. Не позднее 1 декабря соответствующие разделы сводной номенклатуры утверждаются руководителями структурных подразделений.

13.3. Номенклатура дел включает в себя все виды документов, образующихся в процессе деятельности администрации города и ее структурных подразделений.

Систематизация дел, включаемых в номенклатуру, проводится по вопросам и темам, определяющим содержание документов, с указанием их разновидности. В конце каждого раздела оставляется несколько резервных номеров для внесения вновь образовавшихся дел.

13.4. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления, распоряжения и приказы вышестоящих органов власти и органов местного самоуправления, располагаются перед заголовками дел с организационно-распорядительной документацией структурного подразделения. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов.

13.5. Индексом дела в номенклатуре является его порядковый номер.

Дела по вопросам, которые решаются в течение двух или более лет (переходящие), вносятся в номенклатуру каждого года с одним и тем же номером.

13.6. Номенклатура дел предусматривает формирование документов постоянного хранения отдельно от документов временного хранения.

13.7. На основании номенклатуры дел структурных подразделений администрации города, не имеющих статуса юридического лица, составляется сводная номенклатура дел. В ней учитываются все документы, образующиеся в процессе деятельности администрации города.

13.8. Сводная номенклатура дел на следующий год подписывается управляющим делами администрации и утверждается заместителем мэра города, руководителем аппарата не позднее 15 декабря.

Архивным отделом администрации города в структурные подразделения направляются выписки из соответствующих разделов утвержденной сводной номенклатуры дел.

В течение года при соответствующих согласованиях с заместителем мэра города, руководителем аппарата администрации в утвержденную номенклатуру дел могут вноситься изменения и дополнения.

13.9. Структурные подразделения администрации города, имеющие статус юридического лица, при помощи архивного отдела разрабатывают собственную номенклатуру дел по аналогии со сводной номенклатурой дел администрации города, учитывая специфику структурного подразделения.

13.10. Номенклатура дел на следующий год в структурных подразделениях администрации города, имеющих статус юридического лица, согласованная с начальником архивного отдела, утверждается руководителем структурного подразделения не позднее 15 декабря текущего года.

13.11. При оформлении дел необходимо:

- раздельно группировать дела постоянного и временного сроков хранения (приложения);

- проверять соответствие документов заголовку дела по номенклатуре, группировать в деле документы одного года;

- проверять правильность оформления документов, т.е. наличие необходимых подписей, дат и номеров, отметок об исполнении, подписей должностных лиц, заверяющих копии;

- включать в дела по одному экземпляру каждого документа, изымать лишние экземпляры и черновики документов, удалять скрепки и булавки;

- документы в делах располагать в хронологическом порядке.

В необходимых случаях соблюдать логическую последовательность, т.е. документ-ответ помещать после документа-запроса. Приложения присоединять к документам, к которым они относятся (приложения большого объема выделять в отдельные тома).

13.12. В каждый том (дело) рекомендуется подшивать не более 250 листов. При большем количестве документов, относящихся к данному делу, формируется несколько томов под одним номером. В конце каждого дела оформляется заверительная надпись.

13.13. Неисполненные и подлежащие возврату документы подшивать в дела запрещается.

13.14. Для структурных подразделений администрации города предельные сроки временного хранения архивных документов - пять лет. Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2002 году, начинается с 1 января 2003 года.

13.15. Документы пятилетнего и менее сроков хранения в архив не сдаются, а уничтожаются в структурных подразделениях администрации по акту, согласованному с экспертной комиссией и утвержденному руководителем структурного подразделения (приложение).

13.16. Документы со сроком хранения более пяти лет передаются на хранение в архивный отдел администрации города на основании акта. Акт составляется в двух экземплярах. Один экземпляр возвращается в структурное подразделение, заверенный печатью и подписью начальника архивного отдела (приложение).

Дела, оформленные с нарушением установленных правил, возвращаются исполнителю для дооформления.

13.17. Дела и копии документов, хранящиеся в архиве, предоставляются работникам администрации города для работы в помещении архива или под расписку во временное пользование (не более одного дня) вне архива.

Подлинники постановлений, распоряжений и решений коллегии не выдаются.

Внести изменения в форму приложения к п. 7.19. Инструкции (прилагается).

Во всем тексте Инструкции вместо слов: "правовое управление", читать "комитет правового обеспечения и взаимодействия с правоохранительными органами".

2. Контроль за выполнением данного постановления возложить на заместителя мэра города, руководителя аппарата администрации Рубцова В.Н.

Мэр города Саратова

Ю.Н.Аксененко

Приложение 1

(к п. 7.19.)

ГАРАНТ:

См. форму листа в редакторе MS-Word

Лист
согласований проектов нормативных документов администрации города

     Проект внесен ______________________________________________________

                                    (должность, Ф.И.О.)

_________________________________________________________________________

Согласовано:

Должность, фамилия, имя, отчество руководителя

Дата согласования документа

Подпись руководителя. Возражения оформляются отдельным документом

Исполнитель                                      ________________________

телефон                                          ________________________

Приложение 2

(к п. 13.1.)

ГАРАНТ:

См. форму номенклатуры в редакторе MS-Word

     Номенклатура дел                              Утверждаю

__________________________                 ____________________________

(наименование структурного                  (наименование должности)

    подразделения) 

__________ N _____________                 ____________________________

    на 200 ____ г.                         (личная подпись/расшифровка)

                                             ____________________________

                                                          (дата)

Индекс дела	Заголовок дела (тома, частей)	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и NN статей по перечню*	Примечание
1	2	3	4	5

------------------------------

* Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Федеральной архивной службой России 6 октября 2000 г.

Приложение 3

(к п. 13.15.)

ГАРАНТ:

См. форму акта в редакторе MS-Word

                                    _____________________________________

                                    (название структурного подразделения)

                                    Утверждаю

          Акт                       _____________________________________

_____________ N__________           (должность руководителя структурного

о выделении к уничтожению                      подразделения)

документов, не подлежащих

       хранению                     ____________ ________________________

                                     (подпись)    (расшифровка подписи)

                                    _____________________________________

                                                   (дата)

К уничтожению отобраны документы:

N п/п	Названия групп документов	Дата*	Срок хранения	Основание**	Кол-во ед. хранения	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

------------------------------

* Дата - дата окончания дел делопроизводством

** Основание - ссылки на нормативно-методические документы для проведения экспертизы

     Итого: ___________________ ед. хр. за _______________________ год(ы)

Наименование должности __________________ _______________________________

                             Подпись             Расшифровка подписи

Документы сданы _________________________________________________________

                      (название структурного подразделения)

На переработку по приемо-сдаточной накладной _____________ N ___________

                                                 (дата)

Наименование должности __________________ _______________________________

                             Подпись             Расшифровка подписи

                        Утверждено

                        Протокол ЭК _____________________________________

                                    (название структурного подразделения)

                        от _______________ N ________

Приложение 4

(к п. 13.16.)

ГАРАНТ:

См. форму акта приема-передачи в редакторе MS-Word

Утверждаю                                 Утверждаю

Наименование должности                    Начальник архивного отдела

руководителя структурного                 администрации города

подразделения

_________ _____________________           _______________________________

(подпись) (расшифровка подписи)           (подпись) (расшифровка подписи)

______ ____________________               ______ ________________________

(дата) (печать (если есть))               (дата)        (печать)

                                   Акт

                         _____________ N _______

            приема-передачи документов на постоянное хранение

                  в архивный отдел администрации города

     В связи с __________________________________________________________

                   (истечением срока хранения документов в структурном

_________________________________________________________________________

               подразделении, изменением структуры и т.д.)

_________________________________________________________________________

                (наименование структурного подразделения)

передает, а архивный отдел администрации  города  принимает  на  хранение

документы за ____________________________________

                            (годы)

N п/п	Вид документа	Кол-во документов	Кол-во ед. хр.	Срок хранения	Примечание
1	2	3	4	5	6

     Итого принято ______________________________________________ ед. хр.

                                  (цифрами и прописью)

     В архивном отделе фонд N __________

Передачу произвели:                     Прием произвели:

Наименование   должностей  лиц,         Наименование   должностей    лиц,

производивших передачу                  производивших прием

_________ _____________________         _________ _______________________

 Подпись   Расшифровка подписи           Подпись    Расшифровка подписи

_______________________________         _________________________________

             Дата                                      Дата