Постановление Главы Балаковского муниципального образования Саратовской области от 8 января 2003 г. N 3 "Об утверждении положения об отделе делопроизводства администрации Балаковского муниципального образования" (прекратило действие)

Постановление Главы Балаковского муниципального образования
Саратовской области от 8 января 2003 г. N 3
"Об утверждении положения об отделе делопроизводства администрации
Балаковского муниципального образования"

Информация об изменениях:

Настоящее постановление фактически прекратило действие в связи с принятием постановления главы администрации Балаковского муниципального образования Саратовской области от 2 июня 2008 г. N 1981

В соответствии с Уставом Балаковского муниципального образования и утвержденной структурой администрации Балаковского муниципального образования постановляю:

1. Утвердить положение об отделе делопроизводства администрации Балаковского муниципального образования (приложение N 1).

2. Признать утратившим силу постановление администрации Балаковского муниципального образования от 15.03.2000 N 876 "Об утверждении положения об отделе делопроизводства администрации Балаковского муниципального образования".

Глава Балаковского муниципального образования

В.В.Тимофеев

Положение
об отделе делопроизводства администрации Балаковского муниципального образования
(утв. постановлением Главы Балаковского муниципального образования Саратовской области от 8 января 2003 г. N 3)

1. Общие положения

1.1. Настоящее положение определяет цели создания отдела, статус отдела делопроизводства администрации Балаковского муниципального образования, его задачи, функции, права, взаимоотношения и связи, осуществление управления отделом делопроизводства, порядок его упразднения.

1.2. Отдел делопроизводства администрации Балаковского муниципального образования, в дальнейшем именуемый - Отдел, является структурным подразделением администрации Балаковского муниципального образования, созданным постановлением администрации, в соответствии с утвержденной структурой администрации Балаковского муниципального образования.

1.3. Главными целями отдела являются:

1.3.1. организация, руководство работы по документационному обеспечению управления в администрации Балаковского муниципального образования и ее структурных подразделениях;

1.3.2. ведение работы по контролю за документационным оборотом в администрации Балаковского муниципального образования и ее структурных подразделениям.

1.4. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией РФ, законами РФ, законами Саратовской области, Указами Президента Российской Федерации, постановлениями Правительства РФ, Правительства Саратовской области, Уставом Балаковского муниципального образования, положением "Об администрации Балаковского муниципального образования", нормативно-правовыми документами администрации Балаковского муниципального образования, Инструкцией по делопроизводству в администрации Балаковского муниципального образования, ГОСТ "Государственный стандарт Российской Федерации Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, настоящим Положением.

1.5. Структура, штат и регламент работы Отдела определяются начальником Отдела, по согласованию с управляющим делами администрации, исходя из необходимости выполнения функций, возложенных на Отдел, и утверждаются главой Балаковского муниципального образования.

2. Основные задачи Отдела

Основными задачами Отдела являются:

2.1. Организационно-техническое обеспечение ведения несекретного делопроизводства администрации.

2.2. Совершенствование форм и методов работы с документами в администрации и ее структурных подразделениях.

2.3. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения, подготовки документов к передаче на архивное хранение в соответствии с действующими нормативами.

2.4. Сокращение документооборота, унификация форм документов.

2.5. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в администрации и структурных подразделениях.

2.6. Разработка и внедрение прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники.

2.7. Обеспечение контроля над надлежащим исполнением структурными подразделениями администрации, должностными лицами действующих нормативных и методических документов по документационному обеспечению управления.

2.8. Обеспечение оперативного информирования структурных подразделений администрации муниципального образования, должностных лиц об основных положениях Государственной системы документационного обеспечения управления.

3. Функции Отдела

В соответствии с возложенными задачами Отдел осуществляет следующие функции:

3.1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов администрации, внесение в них изменений.

3.2. Организация и регламентирование документооборота в администрации и ее структурных подразделениях.

3.3. Контроль над организацией документооборота в структурных подразделениях администрации.

3.4. Осуществление экспедиционной обработки, регистрация документов и учетно-справочной работы по документам, в том числе:

3.4.1. Прием поступающей в администрацию служебной корреспонденции.

3.4.2. Регистрация поступающих в администрацию Балаковского муниципального образования документов.

3.4.3. Регистрация исходящих из администрации Балаковского муниципального образования документов.

3.4.4. Регистрация поступающих организационно-распорядительных документов из вышестоящих органов исполнительной власти области и передача их для осуществления контроля над их исполнением в организационно-контрольный отдел администрации.

3.4.5. Регистрация постановлений, распоряжений главы Балаковского муниципального образования.

3.4.6. Организация рассылки распорядительных и информационных документов администрации организациям, учреждениям, предприятиям, администрациям округов муниципального образования, а в необходимых случаях - гражданам, в соответствии с реестром рассылки, представленным ответственным исполнителем документа.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

3.4.8. Прием и регистрация (через секретариат администрации) служебной информации по официальным каналам факсимильной связи.

3.5. Организация своевременного рассмотрения главой Балаковского муниципального образования поступающих документов.

3.6. Формирование почты со служебной корреспонденцией для главы Балаковского муниципального образования, заместителей главы, руководителей структурных подразделений администрации.

3.7. Доставка служебной корреспонденции главе Балаковского муниципального образования, первому заместителю главы, заместителям главы, руководителю аппарата администрации, управляющему делами администрации.

3.8. Осуществление контроля над соблюдением требований, установленных Инструкцией по делопроизводству, к подготовке, прохождению, оформлению и исполнению документов муниципальными служащими администрации, являющимися ответственными исполнителями документов, в том числе:

3.8.1. Осуществление контроля над прохождением, согласованием, визированием проектов распорядительных и информационных документов администрации соответствующими должностными лицами.

3.8.2. Осуществление контроля над соблюдением установленных требований к подготовке, прохождению и оформлению документов, представляемых на подпись главе Балаковского муниципального образования.

3.9. Обобщение и анализ сведений о ходе и результатах подготовки и исполнения документов, систематическое информирование главы, руководителя аппарата и управляющего делами по этим вопросам.

3.10. Организация и внедрение электронных форм контроля над подготовкой, прохождением и исполнением документов.

3.11. Организация изготовления, копирования и оперативного размножения организационно-распорядительных документов главы, в соответствии с реестром рассылки, подготовленным ответственным исполнителем документа.

3.12. Разработка и проектирование номерных гербовых бланков, документов главы.

3.13. Разработка номенклатуры дел администрации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

3.14. Осуществление контроля над доступом к служебной документной информации и ее использованием.

3.15. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями администрации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины среди муниципальных служащих при работе с документами.

3.16. Разработка, внедрение и ведение электронной документационной базы администрации.

3.17. Повышение квалификации муниципальных служащих в вопросах документационного обеспечения управления, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции Отдела.

3.18. Разработка и совершенствование Инструкции по делопроизводству в администрации Балаковского муниципального образования, методических указаний и рекомендаций по документационному обеспечению управления.

3.19. Формирование протоколов распорядительных документов главы Балаковского муниципального образования.

3.20. Составление номенклатуры дел администрации.

3.21. Формирование документов в дела в соответствии с номенклатурой.

3.22. Оформление документов администрации для передачи в архив.

3.23. Ведение архива дел временного хранения.

3.24. Подготовка аналитических материалов о документообороте администрации.

3.25. Анализ качества подготовки исполнителями проектов нормативно-правовых документов главы Балаковского муниципального образования.

3.26. Анализ выполнения Инструкции по делопроизводству в администрации Балаковского муниципального образования, структурных подразделениях администрации, администрациях округов.

3.27. Осуществление сбора и обработки информации, поступающей из структурных подразделений администрации: комитетов, управлений, отделов, предприятий, учреждений и организаций, от должностных лиц по вопросам компетенции отдела.

3.28. Осуществление проверок структурных подразделений администрации, администраций округов по вопросам ведения несекретного делопроизводства, исполнению нормативно-правовых документов главы Балаковского муниципального образования, вышестоящих органов по вопросам организации делопроизводства.

3.29. Осуществление проверок надлежащего исполнения должностными лицами, структурными подразделениями администрации, предприятиями, учреждениями, организациями, финансируемыми полностью или частично из бюджета муниципального образования, нормативно-правовых документов главы Балаковского муниципального образования по вопросам делопроизводства.

3.30. Подготовка отчетов и внесение соответствующих предложений по результатам проверок, анализа и состоянию делопроизводства главе Балаковского муниципального образования, управляющему делами.

3.31. Направление, при необходимости и по согласованию с управляющим делами администрации, материалов о выявленных нарушениях в административные органы исполнительной власти для принятия соответствующих мер.

3.32. Обеспечение надлежащего хранения и использования служебных документов, контроль над их организацией в структурных подразделениях.

3.33. Организация хранения, учета и расходования номерных гербовых бланков главы в соответствии с предъявляемыми требованиями.

3.34. Выдача и заверение справок, выписок, копий документов в соответствии с установленными требованиями.

4. Права Отдела

Для достижения поставленных перед Отделом целей, осуществления стоящих перед ним задач, надлежащего исполнения возложенных на него функций Отдел имеет следующие права:

4.1. Осуществлять контроль над состоянием делопроизводства в структурных подразделениях администрации.

4.2. Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений администрации, муниципальных служащих выполнения установленных правил работы с документами в администрации.

4.3. Проводить проверки организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до главы, руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер.

4.4. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства.

4.5. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.

4.6. Определять задачи документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации.

4.7. Разрабатывать и вносить на рассмотрение главы Балаковского муниципального образования, руководителя аппарата и управляющего делами администрации проекты распорядительных документов по вопросам документационного обеспечения управления.

4.8. Вносить предложения главе муниципального образования, руководителю аппарата и управляющему делами администрации, соответствующим руководителям структурных подразделений администрации, учреждений, организаций и предприятий, финансируемых полностью или частично из бюджета Балаковского муниципального образования, о привлечении к дисциплинарной ответственности во всех случаях нарушения структурными подразделениями администрации и должностными лицами установленных требований к работе с документами.

4.9. Организовывать обсуждение вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними.

4.10. Вносить на рассмотрение главы и управляющего делами представления о поощрении и наложении взысканий на муниципальных служащих, ответственных за делопроизводство и документационное обеспечение управления в администрации и ее структурных подразделениях.

4.11. Запрашивать и получать в порядке, не противоречащем действующему законодательству, от заместителей главы, руководителей и должностных лиц структурных подразделений администрации Балаковского муниципального образования, руководителей и должностных лиц учреждений, организаций и предприятий, финансируемых полностью или частично из бюджета муниципального образования, необходимую информацию, в том числе конфиденциального характера.

4.12. Пользоваться информационными базами данных администрации, а также базами данных структурных подразделений администрации, учреждений, организаций и предприятий, финансируемых полностью или частично из бюджета Балаковского муниципального образования в порядке, не противоречащем действующему законодательству.

4.13. Привлекать к работе специалистов, научные учреждения и кадры, в том числе на договорной основе.

4.14. Создавать комиссии с привлечением представителей правоохранительных и контролирующих органов, а также специалистов структурных подразделений администрации муниципального образования для осуществления проверок надлежащего исполнения нормативно-правовых документов администрации и вышестоящих органов по вопросам документационного обеспечения управления структурными подразделениями администрации, учреждениями, организациями и предприятиями, финансируемыми полностью или частично из бюджета Балаковского муниципального образования.

4.15. Иметь доступ при осуществлении своих функций, определенных настоящим Положением, во все структурные подразделения администрации, учреждения, организации и предприятия, финансируемые полностью или частично из бюджета Балаковского муниципального образования, в порядке, не противоречащем действующему законодательству.

5. Управление Отделом

5.1. Руководство Отделом осуществляет начальник Отдела, назначаемый и освобождаемый от должности постановлением главы Балаковского муниципального образования.

5.2. Должность начальника Отдела замещается по назначению или по конкурсу по решению главы Балаковского муниципального образования.

5.3. Должность начальника Отдела может быть замещена лицом, имеющим высшее образование по специализации муниципальных должностей муниципальной службы либо равноценное и стаж работы по специальности или в должности главного специалиста не менее 3 лет.

5.4. На время отсутствия начальника Отдела (ежегодный отпуск, болезнь, командировка, и т.п.) обязанности начальника возлагаются на одного из служащих Отдела по решению начальника Отдела, с выплатой разницы в должностных окладах.

5.5. Отдел в своей деятельности подчиняется непосредственно управляющему делами администрации Балаковского муниципального образования.

5.6. Начальник Отдела самостоятельно определяет функции служащих Отдела.

5.7. На должности служащих Отдела могут быть назначены лица, удовлетворяющие квалификационным требованиям, предусмотренным в должностных инструкциях по каждой конкретной должности.

5.8. Служащие Отдела назначаются на должности и освобождаются от занимаемых должностей распоряжением главы Балаковского муниципального образования.

5.9. На время отсутствия служащих Отдела (ежегодный отпуск, болезнь, командировка, и т.п.) его (их) обязанности распределяются между остальными служащими или возлагаются на одного из служащих по решению начальника Отдела.

5.10. Служащие Отдела руководствуются распоряжениями и указаниями начальника Отдела, управляющего делами и главы Балаковского муниципального образования.

5.11. Начальник несет персональную ответственность за деятельность всего Отдела.

6. Взаимоотношения и связи

Отдел в своей деятельности устанавливает следующие взаимоотношения:

6.1. Со структурными подразделениями администрации, служащие и работники которых являются штатными сотрудниками администрации:

6.1.1. Запрашивает и получает в установленном порядке информацию, необходимую для выполнения функций, возложенных на Отдел.

6.1.2. Осуществляет контроль над их деятельностью по вопросам, входящим в круг задач и функций, возложенных на Отдел.

6.2. С другими подразделениями, входящими в утвержденную Советом депутатов Балаковского муниципального образования, структуру администрации.

6.2.1. Осуществляет контроль над их деятельностью по вопросам, входящим в круг задач и функций, возложенных на Отдел.

6.3. С предприятиями, организациями, учреждениями, находящимися на территории Балаковского муниципального образования и финансируемыми полностью или частично за счет средств местного бюджета:

6.3.1. Запрашивает и получает в установленном порядке информацию, необходимую для выполнения функций, возложенных на Отдел.

6.3.2. Привлекает к работе, связанной с выполнением функций, возложенных на Отдел, в том числе и на договорной основе.

6.3.3. Осуществляет контроль над их деятельностью по вопросам, входящим в круг задач и функций, возложенных на Отдел.

6.4. С представительством Губернатора и Правительства области в Саратовской областной Думе:

6.4.1. Представляет отчеты, справки по вопросам, входящим в круг задач и функций, возложенных на отдел.

6.5. С главным контрольным управлением Правительства Саратовской области:

6.5.1. Представляет ежемесячные отчеты, справки, информации по принятым главой Балаковского муниципального образования организационно-распорядительным документам.

6.6. С прокуратурой г. Балаково:

6.6.1. Представляет отчеты, справки, информации, отвечает на запросы по вопросам, входящим в круг задач и функций, возложенных на Отдел.

6.7. С управлением делопроизводства управления делами Правительства Саратовской области:

6.7.1. Получает консультации, рекомендации по вопросам, входящим в круг задач и функций, возложенных на Отдел.

6.7.2. Предоставляет отчеты, справки и иную информацию по вопросам, входящим в круг задач и функций, возложенных на Отдел.

6.7.3. Осуществляет взаимодействие по иным вопросам, входящим в круг задач и функций, возложенных на Отдел.

6.8. С иными учреждениями и организациями и физическими лицами:

6.8.1. Запрашивает и получает в установленном порядке информацию, необходимую для выполнения функций, возложенных на Отдел;

6.8.2. Привлекает к работе, связанной с выполнением функций, возложенных на Отдел, учреждения, организации, предприятия, отдельных специалистов, в том числе и на договорной основе.

7. Упразднение Отдела

Упразднение Отдела может быть осуществлено по решению главы Балаковского муниципального образования в установленном законодательством Российской Федерации порядке и обеспечением служащим отдела гарантий, предусмотренных законодательством о труде и о муниципальной службе.