Приложение. Положение об организации контроля исполнения документов в аппарате Губернатора и Правительстве Саратовской области

Приложение

к постановлению Губернатора Саратовской области

от 1 августа 2011 г. N 131

Положение
об организации контроля исполнения документов в аппарате Губернатора и Правительстве Саратовской области

I. Общие положения

1. Контроль исполнения документов устанавливается для обеспечения своевременного качественного решения содержащихся в них вопросов, выявления и устранения причин, препятствующих их выполнению.

Действия по контролю включают в себя постановку на контроль, непосредственную проверку хода исполнения, учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов, оказание необходимой методической помощи для реализации намеченного и снятие с контроля.

2. Контролю подлежат:

внешние документы: указы, распоряжения, поручения Президента Российской Федерации, постановления, распоряжения, поручения Правительства Российской Федерации, правовые акты палат Федерального Собрания Российской Федерации, постановления Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, протоколы советов и комиссий, созданных при Президенте и Правительстве Российской Федерации, содержащие задания органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации, включая формулировку "заинтересованным органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации";

внутренние документы, содержащие конкретные задания: постановления, распоряжения и поручения Губернатора и Правительства области, решения советов, комиссий, созданных при Губернаторе и Правительстве области;

служебная корреспонденция:

входящие документы, поступающие от юридических лиц на имя Губернатора области, вице-губернатора - первого заместителя Председателя Правительства области, заместителя Председателя Правительства области - руководителя аппарата Губернатора области, заместителей Председателя Правительства области, управляющего делами Правительства области, заместителя руководителя аппарата Губернатора области - начальника правового управления Правительства области, руководителя представительства Губернатора области и Правительства области в органах власти, в случае наличия просьбы обратившегося лица об оказании содействия в решении вопроса, запроса обратившимся лицом какой-либо информации или наличия соответствующей резолюции Губернатора области, вице-губернатора - первого заместителя Председателя Правительства области, заместителя Председателя Правительства области - руководителя аппарата Губернатора области о направлении в адрес обратившегося ответа.

исходящие документы за подписью Губернатора области, по которым инициируется решение вопросов или ожидается получение ответов.

По указанию Губернатора области или Правительства области на контроль могут быть поставлены и другие документы.

3. Решение о постановке на контроль и снятии документов с контроля принимают:

Губернатор области;

заместитель Председателя Правительства области - руководитель аппарата Губернатора области;

начальник управления делопроизводства и контроля Правительства области;

первый заместитель начальника управления делопроизводства и контроля Правительства области - начальник отдела контроля по входящим служебным документам, организацию контроля исполнения которых осуществляет отдел контроля управления делопроизводства и контроля Правительства области (далее - Отдел).

Контроль исполнения правовых актов органов государственной власти и служебной корреспонденции осуществляют:

Губернатор области;

вице-губернатор - первый заместитель Председателя Правительства области;

заместитель Председателя Правительства области - руководитель аппарата Губернатора области;

заместители Председателя Правительства области согласно распределению обязанностей;

руководители органов исполнительной власти области.

4. Контролер - должностное лицо, на которое возложен контроль по исполнению документа.

Исполнитель - должностное лицо, на которое возложено исполнение документа.

Срок исполнения - дата исполнения задания в документе.

Текущий срок исполнения - конечный срок исполнения документа.

5. Ответственность за сроки представления, качество и достоверность отчетов об исполнении документов, указанных в данном разделе, несет должностное лицо, на которое возлагается контроль Губернатором области, заместителем Председателя Правительства области - руководителем аппарата Губернатора области, начальником управления делопроизводства и контроля Правительства области.

Исключение составляет входящая служебная корреспонденция, поступившая на имя вице-губернатора - первого заместителя Председателя Правительства области, заместителя Председателя Правительства области - руководителя аппарата Губернатора области, заместителей Председателя Правительства области, управляющего делами Правительства области, заместителя руководителя аппарата Губернатора области - начальника правового управления Правительства области, руководителя представительства Губернатора области и Правительства области в органах власти, контроль исполнения которой осуществляют вышеназванные должностные лица, а организацию контроля исполнения - работники секретариатов, правового управления Правительства области и представительства Губернатора области и Правительства области в органах власти в соответствии с обязанностями, закрепленными в их должностных регламентах.

В тех случаях, когда в документе контроль возлагается на нескольких должностных лиц, исполнение документа возлагается на должностное лицо, указанное в документе первым. Отчет об исполнении документа представляется этим должностным лицом по согласованию с соисполнителями.

6. Взятые на контроль документы исполняются в сроки, указанные в этих документах или резолюциях Губернатора области или вице-губернатора - первого заместителя Председателя Правительства области, заместителя Председателя Правительства области - руководителя аппарата Губернатора области.

Срок исполнения документа исчисляется со дня его поступления в Правительство области. В случае, если окончание срока исполнения документа приходится на выходной день, то окончанием срока исполнения документа является последний рабочий день перед выходным днем.

Срок исполнения документа, если он не определен в документе, устанавливается в один месяц, в случае исполнения исходящей корреспонденции - 2 месяца с момента регистрации письма за подписью Губернатора области.

Документ (задание) с пометкой либо наличием в тексте слов:

"немедленно", "незамедлительно", "срочно", "весьма срочно" - исполняется в течение 3 рабочих дней;

"в кратчайший срок", "в возможно короткий срок", "оперативно" - в течение 10 рабочих дней.

Протест, поступивший из органов прокуратуры, рассматривается в течение 10 дней с момента его поступления, если в протесте не установлен сокращенный срок его рассмотрения; представление, поступившее из органов прокуратуры, рассматривается в течение 30 дней со дня его внесения; запрос депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации рассматривается в течение 30 дней, если в запросе не указано иное; запрос депутата областной Думы на имя Губернатора области рассматривается в течение 30 календарных дней, на имя вице-губернатора - первого заместителя Председателя Правительства области, заместителя Председателя Правительства области - руководителя аппарата Губернатора области, заместителей Председателя Правительства области и управляющего делами Правительства области - в течение 15 календарных дней со дня его получения.

Заключение Губернатора области на проекты законов области о введении или об отмене налогов, освобождении от их уплаты, изменении финансовых обязательств области, другие проекты законов области, предусматривающие расходы, покрываемые за счет средств областного бюджета, представляется в областную Думу в течение 20 календарных дней со дня поступления Губернатору области соответствующего запроса.

Материалы, копии документов и иная запрашиваемая Уполномоченным по правам человека в Саратовской области или Уполномоченным по правам ребенка в Саратовской области информация должны предоставляться им не позднее 15 календарных дней со дня получения письменного запроса, если в самом запросе не установлен иной срок.

Предоставление информации, запрашиваемой редакцией средства массовой информации, осуществляется в семидневный срок со дня получения запроса. Если требуемые сведения не могут быть представлены в указанный срок, то в трехдневный срок со дня получения письменного запроса информации представителю редакции вручается уведомление об отсрочке в предоставлении информации.

Документы, по которым предусмотрено представление отчетов в течение нескольких лет, находятся на контроле до представления отчета к последнему сроку исполнения документа.

При необходимости подготовки и направления информации по окончании какого-либо отчетного периода (месяца, квартала, полугодия или года) срок исполнения документа (задания) устанавливается не позднее 10 числа месяца, следующего за отчетным периодом, если иное не указано в документе.

Отчеты в федеральные органы власти об исполнении внешних документов должны отправляться не позднее, чем за 3 рабочих дня до истечения установленного срока исполнения.

В случае наличия в документе задания для субъектов Российской Федерации, в том числе для Саратовской области, органы исполнительной власти области представляют руководителю органа исполнительной власти, указанному в документе (задании) первым или обозначенному словом "созыв", отчеты, подписанные руководителем соответствующего органа (его заместителем) исполнительной власти области, в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения.

В случае непредставления отчета в указанные сроки Отдел информирует об этом заместителя Председателя Правительства области - руководителя аппарата Губернатора области с предложением о наложении дисциплинарных взысканий в отношении должностных лиц, допустивших нарушения.

Не допускается направление ходатайства на имя Губернатора области или заместителя Председателя Правительства области - руководителя аппарата Губернатора области о продлении срока исполнения контролируемого внешнего документа или входящей корреспонденции в случае наличия в них конкретной даты представления запрашиваемой информации или сроков, указанных в настоящем пункте.

Продление срока исполнения внешнего документа на основании письменного ходатайства субъекта Российской Федерации в указанном случае возможно только на основании решения федерального органа государственной власти, уполномоченного на сбор информации о ходе исполнения документа от субъектов Российской Федерации, в соответствии с законодательством. В отношении входящей служебной корреспонденции, организацию контроля исполнения которой осуществляет Отдел в соответствии с порядком, определенном в разделе V настоящего Положения, продление срока исполнения возможно на основании решения, принятого инициатором запроса совместно с исполнителем, о чем исполнитель письменно информирует Губернатора области или заместителя Председателя Правительства области - руководителя аппарата Губернатора области.

7. Контроль исполнения внешних, внутренних документов, в том числе решений, принятых на заседаниях координационных и совещательных органов под председательством Губернатора области, заседаниях Правительства области, входящей служебной корреспонденции, поступающей в адрес Губернатора области, высших должностных лиц субъектов Российской Федерации, руководителей высших исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, Правительства Саратовской области, исходящей служебной корреспонденции, направляемой за подписью Губернатора области, осуществляет Отдел.

Контроль исполнения поручений, данных Губернатором области на постоянно действующих совещаниях, выездных совещаниях в муниципальных образованиях области, других совещаниях с участием Губернатора области, за исключением решений, принятых на заседаниях координационных и совещательных органов под председательством Губернатора области, заседаниях Правительства области, осуществляет секретариат Губернатора области.

8. Отдел осуществляет:

постановку на контроль документа в целом либо отдельных его пунктов в электронную базу данных "Контроль исполнения документов" единой системы электронного документооборота с последующим занесением в нее информации о ходе исполнения;

передачу контролеру контрольных листов под роспись в течение одного рабочего дня с даты постановки документа на контроль;

подготовку и направление контролеру справки предупредительного контроля за неделю до истечения срока исполнения заданий документа;

подготовку еженедельной информации о выполнении документов в Правительстве области по форме согласно приложениям N 6, 7, 8 к настоящему Положению;

сбор и анализ отчетов об исполнении документов и подготовку ежемесячной аналитической информации для Губернатора области;

внесение предложений для рассмотрения на заседании Правительства области хода исполнения документов, находящихся на контроле.

9. Секретариат Губернатора области осуществляет:

оформление поручений, данных Губернатором области на постоянно действующих совещаниях, выездных совещаниях в муниципальных образованиях области, других совещаниях с участием Губернатора области, за исключением решений, принятых на заседаниях координационных и совещательных органов под председательством Губернатора области, заседаниях Правительства области;

доведение поручений до исполнителей и участников совещания;

внесение поручений и информации о ходе их исполнения в электронную базу данных "Контроль исполнения документов" единой системы электронного документооборота;

оформление и направление контрольных листов исполнителям;

оформление переноса сроков исполнения поручений или снятия их с контроля;

анализ отчетов об исполнении поручений на соответствие предъявляемым требованиям;

подготовку справок предупредительного контроля;

подготовку аналитической информации (справок) о неисполненных поручениях.

10. Методическое руководство работой по организации контроля исполнения документов органами исполнительной власти области, а также содействие федеральным органам государственной власти в осуществлении контроля за выполнением нормативных правовых актов, имеющих отношение к Саратовской области, осуществляет Отдел под контролем начальника управления делопроизводства и контроля Правительства области; по организации контроля исполнения поручений, данных Губернатором области на постоянно действующих совещаниях, выездных совещаниях в муниципальных образованиях области, других совещаниях с участием Губернатора области - секретариат Губернатора области под контролем заместителя Председателя Правительства области - руководителя аппарата Губернатора области.

II. Организация контроля исполнения указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений и поручений Правительства Российской Федерации, правовых актов палат Федерального Собрания Российской Федерации и других документов

11. Правовые акты, поручения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, правовые акты палат Федерального Собрания Российской Федерации, постановления Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, протоколы советов и комиссий, созданных при Президенте и Правительстве Российской Федерации, в день их получения управлением делопроизводства и контроля Правительства области направляются Губернатору области (в его отсутствие заместителю Председателя Правительства области - руководителю аппарата Губернатора области).

После рассмотрения указанные документы возвращаются в управление делопроизводства и контроля Правительства области для дальнейшей работы с ними.

12. Каждый документ, взятый на контроль, Отдел вносит в электронную базу данных "Контроль исполнения документов" единой системы электронного документооборота и формирует контрольный лист по форме согласно приложению N 2 к настоящему Положению.

В соответствии с резолюцией Отдел передает под роспись в течение одного рабочего дня после возвращения документов в управление делопроизводства и контроля Правительства области: регистрационную карточку по форме согласно приложению N 1 к настоящему Положению, копию документа, один экземпляр контрольного листа (в случае постановки документа на контроль).

Копии поступивших федеральных законов, правовых актов Президента и Правительства Российской Федерации Отделом в течение рабочего дня передаются в правовое управление Правительства области.

13. Регистрационная карточка подлежит возврату в Отдел в 5-дневный срок с момента получения документа.

Регистрационная карточка должна содержать резолюцию лица, на которого возложен контроль исполнения документа, в которой указываются фамилии лиц, ответственных за исполнение документа, конкретные поручения, сроки их исполнения, дата и подпись, а также отметки о направлении копий документов всем указанным исполнителям. Резолюция оформляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти Саратовской области, утвержденной постановлением Губернатора Саратовской области от 1 июня 2006 года N 88 (далее - Инструкция).

14. Персональную ответственность за своевременное доведение до сведения своего руководителя и исполнителей информации о постановке документа на контроль (то есть передачу всем указанным в контрольном листе исполнителям копий следующих документов: регистрационной карточки, контрольного листа и документа) несут руководители секретариатов вице-губернатора - первого заместителя Председателя Правительства области, заместителей Председателя Правительства области или начальники организационных отделов соответствующих органов исполнительной власти области.

15. Отделом используются меры упреждающего контроля: контролерам направляются справки предупредительного контроля за неделю до истечения срока исполнения документа (задания) по форме согласно приложению N 4 к настоящему Положению.

16. В случае требования от субъекта Российской Федерации в федеральном документе проведения аналитической работы по какому-либо вопросу и представления в федеральный орган исполнительной власти отчета о полученных результатах не допускается перечисление принятых на областном уровне документов без указания информации о ходе их исполнения.

17. По поручению Губернатора области, вице-губернатора - первого заместителя Председателя Правительства области, заместителя Председателя Правительства области - руководителя аппарата Губернатора области, заместителей Председателя Правительства области соответствующие органы исполнительной власти области готовят проекты правовых актов, поручения или мероприятия во исполнение документов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации в соответствии с Инструкцией.

После принятия по документам Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации правовых актов (постановлений и распоряжений Губернатора и Правительства области), подготовки поручений, мероприятий Отделом делается запись в контрольном листе об исполнении контролируемых документов. Дальнейший контроль осуществляется по документам, принятым Губернатором и Правительством области, в соответствии с разделом III настоящего Положения.

18. В тех случаях, когда по документам Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации не приняты постановления, распоряжения Губернатора или Правительства области, на имя Губернатора области за подписью должностного лица, на которого возложен контроль исполнения документа, представляются отчеты о выполнении или необходимости продления срока исполнения документа в соответствии с требованиями раздела VI настоящего Положения.

19. Отчеты, оформленные без учета требований раздела VI настоящего Положения, возвращаются на доработку. Срок доработки не должен превышать пяти рабочих дней.

В случае повторного представления отчета, составленного ненадлежащим образом, Отдел информирует об этом заместителя Председателя Правительства области - руководителя аппарата Губернатора области с предложением о наложении дисциплинарных взысканий в отношении должностных лиц, допустивших нарушения.

Снятие документа с контроля производится после полного исполнения или обоснованной невозможности его исполнения.

20. В случае необходимости разработки или утверждения документа на областном уровне задание снимается с контроля после принятия нормативного правового акта Губернатора области, Правительства области или документа с грифом утверждения.

В случае формулировки задания "Рекомендовать администрациям муниципальных районов и городских округов области..." задание снимается с контроля при представлении контролером информации о выполнении рекомендаций всеми администрациями муниципальных районов и городских округов области.

Снятие с контроля документа не прекращает его юридического действия.

III. Организация контроля исполнения постановлений и распоряжений Губернатора и Правительства области

21. Каждый документ, взятый на контроль, Отдел вносит в электронную базу данных "Контроль исполнения документов" единой системы электронного документооборота и формирует контрольный лист по форме согласно приложению N 2 к настоящему Положению.

22. Один экземпляр контрольного листа Отделом передается контролеру в течение одного рабочего дня с даты постановки документа на контроль под роспись, а другой помещается в контрольное дело.

Если приложения к контролируемому документу содержат большое количество заданий, то контроль и отметки о фактическом исполнении могут вестись по приложениям.

23. Отдел готовит и направляет контролерам справки предупредительного контроля за неделю до истечения срока исполнения документа (задания).

24. С целью своевременного выполнения контролируемых документов начальником управления делопроизводства и контроля Правительства области совместно с сотрудниками Отдела проводятся консультативные встречи с руководителями секретариатов вице-губернатора - первого заместителя Председателя Правительства области, заместителей Председателя Правительства области и начальниками организационных отделов органов исполнительной власти.

25. Отчеты, оформленные ненадлежащим образом, возвращаются на доработку. Срок доработки не должен превышать пяти рабочих дней.

В случае повторного представления отчета, составленного ненадлежащим образом, Отдел информирует об этом заместителя Председателя Правительства области - руководителя аппарата Губернатора области с предложением о наложении дисциплинарных взысканий в отношении должностных лиц, допустивших нарушения.

26. Снятие документа с контроля производится после полного исполнения или обоснованной невозможности его исполнения. В последнем случае контролер обеспечивает подготовку проекта документа о признании данного документа (задания) утратившим силу и контролирует его прохождение до подписания Губернатором области (в отношении актов областной Думы - до направления проекта в областную Думу).

27. В случае формулировки задания в контролируемом документе "Разработать и направить проект (предложения)..." задание снимается с контроля при принятии соответствующего нормативного правового акта Губернатора области, Правительства области или областной Думы.

В случае формулировки задания "Рекомендовать администрациям муниципальных районов и городских округов области..." задание снимается с контроля при представлении контролером информации о выполнении рекомендаций всеми администрациями муниципальных районов и городских округов области.

Снятие с контроля документа не прекращает его юридического действия.

IV. Организация контроля исполнения поручений, данных Губернатором области на постоянно действующих совещаниях, выездных совещаниях в муниципальных образованиях области, других совещаниях с участием Губернатора области

28. Поручения, данные Губернатором области на постоянно действующих совещаниях, выездных совещаниях в муниципальных образованиях области, других совещаниях с участием Губернатора области, (далее - поручения Губернатора области) оформляются протоколом. Протокол оформляется секретариатом Губернатора области в течение трех рабочих дней, включая день проведения совещания, и подписывается Губернатором области.

29. Доведение поручений Губернатора области до исполнителей и участников совещания обеспечивается секретариатом Губернатора области в течение одного рабочего дня с момента подписания протокола путем направления копии протокола совещания или выписки из него.

30. Поручения Губернатора области вносятся в электронную базу данных "Контроль исполнения документов" единой системы электронного документооборота, после чего в течение одного рабочего дня исполнителям передается контрольный лист соответствующего протокола по форме согласно приложению N 9 к настоящему Положению.

31. В тех случаях, когда исполнение поручения Губернатора области возлагается на нескольких должностных лиц, исполнение координирует должностное лицо, указанное в поручении Губернатора области первым. Отчет об исполнении поручения Губернатора области представляется этим должностным лицом по согласованию с соисполнителями.

В тех случаях, когда Губернатором области дается рекомендация нескольким главам муниципальных образований области (администраций муниципальных образований области), информация об исполнении рекомендации Губернатора области представляется каждым главой (по согласованию) отдельно.

32. Поручения Губернатора области исполняются в установленные сроки. Если срок исполнения поручения Губернатора области приходится на выходной день, то окончанием срока исполнения является следующий за ним рабочий день.

В случае непредставления отчета об исполнении поручения Губернатора области в установленный срок секретариат Губернатора области информирует об этом заместителя Председателя Правительства области - руководителя аппарата Губернатора области с предложением о наложении дисциплинарных взысканий в отношении должностных лиц, допустивших нарушения.

33. Отчет об исполнении поручения Губернатора области оформляется в соответствии со следующими требованиями:

соответствие содержания отчета формулировке поручения;

актуальность представляемых сведений;

правильность написания наименований органов государственной власти, их актов, учреждений и организаций, должностных лиц, населенных пунктов и т.д.;

обоснованность ходатайства о снятии поручения с контроля, о переносе срока исполнения поручения и т.д.;

соответствие требованиям к оформлению, указанным в разделе VI настоящего Положения.

Отчет, оформленный без учета указанных требований, возвращается секретариатом Губернатора области на доработку. Срок доработки не должен превышать пяти рабочих дней.

В случае повторного представления отчета, составленного ненадлежащим образом, секретариат Губернатора области информирует об этом заместителя Председателя Правительства области - руководителя аппарата Губернатора области с предложением о наложении дисциплинарных взысканий в отношении должностных лиц, допустивших нарушения.

34. Поручения Губернатора области снимаются секретариатом Губернатора области с контроля (переносятся по сроку исполнения) на основании:

соответствующей резолюции Губернатора области;

решения постоянно действующего совещания у Губернатора области;

документа, свидетельствующего об исполнении поручения;

документа, подготовка которого поручалась органу исполнительной власти области (нормативного правового акта, исходящего документа, соглашения и т.п.);

нормативного правового акта;

утвержденных материалов мероприятия, организация которого поручалась органу исполнительной власти области;

решения заместителя Председателя Правительства области - руководителя аппарата Губернатора области, заместителя руководителя аппарата Губернатора области - руководителя секретариата Губернатора области по поручениям, утратившим актуальность.

35. Исполнение поручения Губернатора области подтверждается записью в контрольном листе соответствующего протокола в графе "Отметка о снятии с контроля" с указанием реквизитов представленного отчета, текста резолюции Губернатора области (либо сведений о проведении мероприятия, принятии нормативного правового акта, решении постоянно действующего совещания и т.п.).

36. Два раза в месяц секретариатом Губернатора области готовятся и направляются исполнителям справки предупредительного контроля по поручениям Губернатора области, срок исполнения которых истекает в течение последующих двух-трех недель, по форме согласно приложению N 10 к настоящему Положению.

37. Ежемесячно для Губернатора области готовится аналитическая информация о неисполненных поручениях по форме согласно приложению N 11 к настоящему Положению, а также справка о неисполненных поручениях по каждому исполнителю по форме согласно приложению N 12 к настоящему Положению, копия которой направляется соответствующему руководителю органа исполнительной власти области, муниципального образования области.

V. Организация контроля исполнения служебной корреспонденции

38. Работа с входящей корреспонденцией, поступающей от физических лиц, осуществляется управлением по работе с обращениями граждан Правительства области в соответствии с административным регламентом рассмотрения обращений граждан в Правительстве Саратовской области, утвержденным распоряжением Губернатора Саратовской области 28 декабря 2007 года N 1115-р.

39. Работа с входящей корреспонденций, поступающей от юридических лиц, осуществляется управлением делопроизводства и контроля Правительства области в следующем порядке.

Входящие документы, поступающие от юридических лиц в адрес Губернатора области и Правительства области, в случае наличия просьбы обратившегося лица об оказании содействия в решении вопроса, запроса обратившимся лицом какой-либо информации или наличия соответствующей резолюции Губернатора области, вице-губернатора - первого заместителя Председателя Правительства области, заместителя Председателя Правительства области - руководителя аппарата Губернатора области о направлении в адрес обратившегося ответа подлежат постановке на контроль в Отделе.

Входящие документы, поступающие от юридических лиц в адрес вице- губернатора - первого заместителя Председателя Правительства области, заместителя Председателя Правительства области - руководителя аппарата Губернатора области, заместителей Председателя Правительства области, управляющего делами Правительства области, заместителя руководителя аппарата Губернатора области - начальника правового управления Правительства области, руководителя представительства Губернатора области и Правительства области в органах власти, в случае наличия просьбы обратившегося лица об оказании содействия в решении вопроса, запроса обратившимся лицом какой-либо информации или наличия соответствующей резолюции Губернатора области, вице-губернатора - первого заместителя Председателя Правительства области, заместителя Председателя Правительства области - руководителя аппарата Губернатора области о направлении в адрес обратившегося ответа подлежат постановке на контроль в секретариатах вышеназванных должностных лиц, правовом управлении Правительства области, представительстве Губернатора области и Правительства области в органах власти.

40. Контролером является лицо, на имя которого поступило обращение.

Исключение составляют письма, поступившие в адрес Губернатора области, Правительства области, контролером которых является лицо, указанное первым в резолюции Губернатора области, вице-губернатора - первого заместителя Председателя Правительства области либо заместителя Председателя Правительства области - руководителя аппарата Губернатора области. В остальных случаях контролером является лицо, определенное работником отдела документооборота управления делопроизводства и контроля Правительства области в соответствии с распределением обязанностей между вице-губернатором - первым заместителем Председателя Правительства области, заместителем Председателя Правительства области - руководителем аппарата Губернатора области, заместителем Председателя Правительства Саратовской области - руководителем представительства Правительства Саратовской области при Правительстве Российской Федерации, заместителями Председателя Правительства области, управляющим делами Правительства области.

41. Не подлежат постановке на контроль Отделом письма, содержащие коммерческие предложения, поздравления, благодарности за оказанное содействие, приглашения на семинары, выставки, конференции и другие аналогичные мероприятия, и различные обращения, носящие только информативный характер, если Губернатором области, вице-губернатором - первым заместителем Председателя Правительства области, заместителем Председателя Правительства области - руководителем аппарата Губернатора области по данным обращениям не указано иное в резолюции, а также запросы, содержащие ссылки на федеральные документы в целом или их отдельные пункты, находящиеся на контроле.

42. Постановка на контроль осуществляется Отделом путем внесения в электронную базу данных "Контроль исполнения документов" единой системы электронного документооборота и формирования контрольного листа по форме согласно приложению N 3 к настоящему Положению.

43. Передача контролеру контрольного листа, копии обращения, поступившего в адрес Губернатора области, Правительства области, бланков с резолюциями Губернатора области, вице-губернатора - первого заместителя Председателя Правительства области, заместителя Председателя Правительства области - руководителя аппарата Губернатора области осуществляется через отдел документооборота управления делопроизводства и контроля Правительства области под роспись в течение одного рабочего дня.

44. Оригинал обращения в случае адресования Губернатору области и Правительству области, копия резолюции и второй экземпляр контрольного листа формируются в контрольное дело, которое находится в Отделе до сдачи его в архив.

45. Персональную ответственность за своевременное доведение до сведения своего руководителя и исполнителей информации о постановке документа на контроль (то есть передачу всех полученных из управления делопроизводства и контроля Правительства области документов) несут руководители секретариатов вице-губернатора - первого заместителя Председателя Правительства области, заместителя Председателя Правительства области - руководителя аппарата Губернатора области, заместителей Председателя Правительства области, управляющего делами Правительства области или начальники организационных отделов соответствующих органов исполнительной власти области.

46. Отделом принимаются меры упреждающего контроля: за неделю до истечения срока исполнения документа или его отдельных заданий контролеру направляется справка предупредительного контроля по форме согласно приложению N 5 к настоящему Положению.

47. Контроль исполнения документа от его постановки на контроль до снятия с контроля осуществляется Отделом на основании отчетов, представляемых контролером в адрес Губернатора области, заместителя Председателя Правительства области - руководителя аппарата Губернатора области либо в адрес обратившегося. Вся необходимая информация о ходе исполнения документа заносится Отделом в электронную базу данных "Контроль исполнения документов" единой системы электронного документооборота.

48. Сотрудниками секретариатов (организационных отделов органов исполнительной власти области) в случае необходимости осуществляется ведение электронной базы данных "Служебная корреспонденция" единой системы электронного документооборота с занесением в нее всей необходимой информации.

49. Исходящая корреспонденция - инициативные письма, направляемые за подписью Губернатора области, вице-губернатора - первого заместителя Председателя Правительства области, заместителя Председателя Правительства области - руководителя аппарата Губернатора области, заместителей Председателя Правительства области и управляющего делами Правительства области.

Исходящая корреспонденция, направляемая за подписью Губернатора области, подлежит постановке на контроль в Отделе.

Исходящая корреспонденция, направляемая за подписью вице-губернатора - первого заместителя Председателя Правительства области, заместителя Председателя Правительства области - руководителя аппарата Губернатора области, заместителей Председателя Правительства области и управляющего делами Правительства области в случае необходимости подлежит постановке на контроль в секретариатах вышеназванных должностных лиц.

50. Исходящая корреспонденция подлежит постановке на контроль в Отделе в следующих случаях:

наличия запроса какой-либо информации;

направления заявки на выделение денежных средств;

наличия ходатайства о включении Саратовской области в различные проекты и программы;

наличия требования о выполнении каких-либо обязательств другой стороной.

51. Постановка на контроль осуществляется Отделом на основании резолюции заместителя Председателя Правительства области - руководителя аппарата Губернатора области путем внесения в электронную базу данных "Контроль исполнения документов" единой системы электронного документооборота и формирования контрольного листа по форме согласно приложению N 3 к настоящему Положению.

Передача контролерам (инициаторам письма) контрольных листов, копий исходящих писем с копией резолюции заместителя Председателя Правительства области - руководителя аппарата Губернатора области осуществляется Отделом под роспись.

Второй экземпляр контрольного листа помещается в контрольное дело, которое остается в Отделе до сдачи его в архив.

52. Отделом принимаются меры упреждающего контроля: за неделю до истечения срока исполнения документа или его отдельных заданий контролеру направляется справка предупредительного контроля.

53. Контроль исполнения документа от его постановки на контроль до снятия осуществляется Отделом на основании отчетов, представляемых контролером в адрес Губернатора области, заместителя Председателя Правительства области - руководителя аппарата Губернатора области либо обратившегося лица.

54. Еженедельно и ежемесячно Отделом подводятся итоги исполнения в Правительстве области контрольной служебной корреспонденции по форме согласно приложениям N 7, 8 к настоящему Положению.

VI. Организация контроля исполнения документов в органах исполнительной власти области, секретариатах заместителей Председателя Правительства области

55. Вопросы организации контроля и проверки исполнения контролируемых документов должны предусматриваться в планах работы вице-губернатора - первого заместителя Председателя Правительства области, заместителей Председателя Правительства области, руководителей структурных подразделений аппарата Губернатора области и органов исполнительной власти области, а также секретариатов вице-губернатора - первого заместителя Председателя Правительства области, заместителей Председателя Правительства области, структурных подразделений аппарата Губернатора области и органов исполнительной власти области.

56. Структурные подразделения, обеспечивающие контроль за исполнением документов в органах исполнительной власти области, при получении документов, взятых на контроль, заводят контрольные дела, в которые помещают:

документ, взятый на контроль;

контрольный лист документа;

план мероприятий по организации контроля с указанием конкретных сроков и должностных лиц, ответственных за исполнение документа;

отчетные документы исполнителей;

справки о ходе и результатах исполнения документа.

57. Непосредственный контроль по срокам представления отчетов об исполнении документов осуществляют руководители секретариатов вице-губернатора - первого заместителя Председателя Правительства области, заместителей Председателя Правительства области, начальники организационных отделов органов исполнительной власти области или другие уполномоченные соответствующим приказом работники не ниже начальника отдела.

Руководитель секретариата (начальник организационного отдела):

своевременно доводит до сведения своего руководителя и исполнителей информацию о постановке документа на контроль (то есть передает всем указанным в контрольном листе исполнителям копии переданных из управления делопроизводства и контроля Правительства области документов в органы исполнительной власти области, секретариаты заместителей Председателя Правительства области);

до истечения срока исполнения документа выясняет у исполнителя состояние хода исполнения документов и докладывает руководителю;

полученные отчеты от исполнителей контролируемого документа в недельный срок анализирует, сверяет с заданиями, составляет сводную справку о выполнении каждого пункта (задания);

не позднее, чем за пять дней до окончания срока исполнения документа подписанный контролером (в отношении поручений Губернатора области - не позднее установленного срока исполнителем, указанным в поручении первым) отчет направляется Губернатору области, а копия данного отчета представляется в Отдел (в отношении поручений Губернатора области - в секретариат Губернатора области).

VII. Требования к оформлению отчета об исполнении документов

58. В отчете должны содержаться:

заголовок к тексту документа (ссылки на пункт, дату и номер контролируемого документа), в случае подготовки отчета по входящей служебной корреспонденции не допускается ссылка на регистрационный штамп (штрих-код);

содержание задания;

аналитическая часть, в которой указываются факторы, влияющие на ход исполнения задания, и действия, предпринятые всеми исполнителями с целью решения данного вопроса;

заключительная часть, в которой контролер (в отношении поручений Губернатора области - исполнитель, указанный в поручении первым) ходатайствует о снятии документа (поручения) с контроля или, если по объективным причинам исполнение документа в установленный срок невозможно, о переносе этого срока с указанием планируемой даты исполнения. Исключением является отчет об исполнении документа (поручения), предполагающего периодическое предоставление информации (еженедельно, ежеквартально и т.п.).

59. При подготовке отчета с ходатайством о переносе срока исполнения документа контролер (в отношении поручений Губернатора области - исполнитель, указанный в поручении первым) указывает меры, предпринятые им для решения данного вопроса, которые включают в себя:

проведение проверок хода исполнения, в том числе с выездом на место;

регулярное заслушивание на совещаниях либо специальных заседаниях (постоянно действующих совещаниях, коллегиях и т.п.) отчетов должностных лиц о проделанной работе по исполнению;

проведение служебных расследований по факту несвоевременного или ненадлежащего исполнения;

внесение предложений по привлечению к ответственности виновных должностных лиц.

60. При подготовке отчета с ходатайством о возложении контроля по исполнению документа на другое должностное лицо контролер (в отношении поручений Губернатора области - исполнитель, указанный в поручении первым) обосновывает необходимость этого со ссылками на распределение обязанностей между должностными лицами Правительства области или на положение о конкретном органе исполнительной власти области, в чью компетенцию входит исполнение задания или документа.

В данном случае отчет готовится и представляется Губернатору области в течение 5 рабочих дней с момента получения документа.

Не допускается разделение контроля исполнения документа по заданиям между несколькими должностными лицами. Подготовка отчета по выполнению соответствующего задания в указанном случае осуществляется должностным лицом, определенным Губернатором области (заместителем Председателя Правительства области - руководителем аппарата Губернатора области, начальником управления делопроизводства и контроля Правительства области), на основе запросов в органы исполнительной власти области, в чьей компетенции находится исполнение соответствующего задания.

61. При подготовке отчета с ходатайством о снятии документа с контроля в связи с объективной невозможностью его исполнения контролер (в отношении поручений Губернатора области - исполнитель, указанный в поручении первым) указывает причины этого (противоречие законодательству или его изменение, изменение условий, послуживших причиной выхода контролируемого документа, и т.д.).

62. При упоминании действующих нормативных правовых актов и распорядительных актов указывается дата, номер и полное наименование акта.

При упоминании разрабатываемых документов их копия прикладывается к отчету об исполнении документа (поручения).

При составлении отчета о ходе исполнения областных целевых программ основная часть должна соответствовать форме согласно приложению N 13 к настоящему Положению.

При составлении отчета по строительным объектам основная его часть должна соответствовать форме согласно приложению N 14 к настоящему Положению.

VIII. Организация контроля исполнения других служебных документов

63. Обращения граждан, поступившие в управление делопроизводства и контроля Правительства области или в приемные, должны направляться для обязательной регистрации в управление по работе с обращениями граждан Правительства области и возвращаться для исполнения в соответствующие приемные.

Рассмотренные материалы с другими документами проверок на основании резолюций возвращаются для учета и хранения в структурные подразделения аппарата Губернатора области, другие органы исполнительной власти области.

64. Ежемесячно управление по работе с обращениями граждан Правительства области готовит сведения о рассмотрении обращений граждан руководством аппарата Губернатора области и членами Правительства области. Один раз в полгода управление по работе с обращениями граждан Правительства области готовит информацию о результатах рассмотрения писем, жалоб и обращений, поступивших в аппарат Губернатора области, в другие органы исполнительной власти области.