Глава 3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий) требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур (действий) в электронной форме

Глава 3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий) требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур (действий) в электронной форме

3.1. Оказание муниципальной услуги включает в себя следующие административные действия (приложение N 2):

1) прием, первичную обработку и регистрацию запросов;

2) исполнение запросов;

3) предоставление справочной информации о ходе рассмотрения запроса;

4) выдачу копий документов, выписок из документов, справок по документам, находящимся на архивном хранении;

3.2. Прием и первичная обработка запросов

Запрос в муниципальный архив осуществляется следующими способами:

1) почтовым отправлением;

2) нарочными;

3) лично гражданами;

4) с использованием факсимильной связи.

При направлении запроса, не имеющего подтверждения подлинности документа (по факсу), обязательным является направление заявителем оригинала запроса в течение 10 календарных дней с момента направления по факсу.

Запрос о заработной плате, о работе, имущественного характера, осуществляется в установленной форме (приложения N 3, 4, 5).

Прием корреспонденции в МУ "Муниципальный архив Вольского муниципального района" производится специалистами учреждения, с последующей их передачей соответствующих архивов.

При приеме нарочных запросов на копии документа заявителя ставятся штамп, дата и подпись сотрудника МУ "Муниципальный архив Вольского муниципального района", принявшего документ.

При приеме запросов от физических лиц на копии запроса, при ее наличии, по просьбе физического лица ставятся штамп, дата и подпись сотрудника МУ "Муниципальный архив Вольского муниципального района, принявшего документ.

Поступившие в учреждение запросы, регистрируются в журнале справок социально-правового характера и алфавитной книге в день поступления и передаются специалистом, осуществляющим прием запросов в этот же день директору МУ "Муниципальный архив Вольского муниципального района", директор отписывает запросы в течение дня специалистам для исполнения. Каждому запросу присваивается индивидуальный номер. Регистрация запроса в муниципальном учреждении является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.

Регистрация запросов ведется в журналах регистрации и учета запросов по каждому архиву архивных документов (документов постоянного хранения и личному составу) самостоятельно.

В журналы заносится следующая информация:

Фамилия, имя, отчество заявителя (наименование организации);

Почтовый адрес, по которому в случае необходимости следует направить ответ, контактный телефон заявителя;

Суть обращения (в краткой форме);

Результат рассмотрения обращения.

При выполнении запроса вносится исходящий номер, дата исполнения и фамилия, имя, отчество исполнителя.

3.3. Исполнение запросов

3.3.1. Исполнение запросов осуществляется по научно-справочному аппарату и документам, находящимся на архивном хранении в МУ "Муниципальный архив Вольского муниципального района". Исполнение запросов производится сотрудниками муниципального учреждения, ответственными за выполнение данной работы согласно должностным инструкциям. Определение исполнителей осуществляется директором МУ "Муниципальный архив Вольского муниципального района".

3.3.2. Архивная справка и архивная выписка составляются с обозначением названия информационного документа: "Архивная справка", "Архивная выписка".

3.3.3. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так написано в документе", "Так в тексте оригинала").

Сведения о работе в нескольких организациях могут включаться в одну справку.

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, использовавшихся для составления архивной справки.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть пронумерованы, прошиты и скреплены печатью МУ "Муниципальный архив Вольского муниципального района".

Архивная справка, предназначенная для использования на территории Российской Федерации и за пределы территории Российской Федерации подписывается директором и заверяется печатью МУ "Муниципальный архив Вольского муниципального района".

При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

3.3.4. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечании к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие поврежденного текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так написано в документе", "Так в тексте оригинала". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью директора и заверяются печатью МУ "Муниципальный архив Вольского муниципального района".

3.3.5. На обороте архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа, удостоверяются подписью директора и печатью МУ "Муниципальный архив Вольского муниципального района". Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления удостоверяются подписью директора и заверяются печатью МУ "Муниципальный архив Вольского муниципального района".

3.3.6. Если в МУ "Муниципальный архив Вольского муниципального района" отсутствуют документы и сведения по теме запроса, но известно местонахождение документов, специалисты учреждения пересылают запрос в соответствующую организацию, архивное учреждение, где хранятся документы. Заявителю направляется уведомление о переадресации запроса.

Если в МУ "Муниципальный архив Вольского муниципального района" отсутствуют документы, сведения по теме запроса и неизвестно местонахождение документов, заявителю направляется отказ в предоставлении муниципальной услуги.

Если в запросе отсутствуют необходимые для поиска сведения, заявителю направляется письмо с просьбой уточнить необходимые для выполнения запроса данные. После получения ответа с уточненными данными прием и первичная обработка документов осуществляются на общих основаниях.

3.4. Справочная информация предоставляется специалистам учреждения по следующим вопросам:

1) о получении запроса и присвоении ему регистрационного номера;

2) о сроках исполнения запроса;

3) о результатах рассмотрения запроса (положительный/отрицательный ответ).

3.5. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответ на запрос высылаются по почте простым письмом.

3.5.1. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответ на запрос по желанию заявителя в случае личного обращения заявителя или его доверенного лица в МУ "Муниципальный архив Вольского муниципального района" выдаются под расписку заявителю при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; доверенному лицу заявителя - при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и доверенности, оформленной в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Получатель архивной справки, архивной выписки, архивной копии и ответа на запрос расписывается в журнале регистрации запросов, указывая дату получения документа.