Приложение. Регламент подготовки и проведения мероприятий с участием мэра города Саратова

Приложение

к постановлению администрации г. Саратова

от 26 мая 2004 г. N 122А

Регламент
подготовки и проведения мероприятий
с участием мэра города Саратова

Настоящий Регламент определяет порядок планирования, подготовки и проведения мероприятий с участием мэра города (далее по тексту - мероприятия).

1. Мероприятия проводятся в соответствии с перечнем мероприятий с участием мэра города (далее по тексту - Перечень), утверждаемым на месяц заместителем мэра города, руководителем аппарата администрации.

2. Планирование и подготовка Перечня осуществляется отделом организационной работы и взаимодействия с территориями администрации города.

Первый заместитель мэра города, заместители мэра города и главы администраций районов города не позднее 15 дней до начала следующего квартала представляют предложения о мероприятиях для включения в Перечень на квартал с разбивкой по месяцам с указанием даты, времени, места, лиц, ответственных за их проведение, и до 20 числа текущего месяца уточняют свои мероприятия, проводимые в следующем месяце.

Председатели постоянных комиссий Саратовской городской Думы вправе представлять свои предложения о включении тех или иных мероприятий в Перечень.

Мероприятия, предлагаемые к включению в Перечень, должны содержать обоснование необходимости участия в них мэра города согласно разработанной форме.

3. Подписанный руководителем аппарата администрации города перечень мероприятий в срок, не позднее 3 дней до планируемого месяца, представляется отделом организационной работы и взаимодействия с территориями администрации города на утверждение мэру города и после утверждения рассылается во все структурные подразделения администрации города и иным заинтересованным лицам.

4. В случае необходимости внесения дополнений и изменений в утвержденный Перечень мероприятий, руководитель структурного подразделения администрации города должен не позднее, чем за 5 дней до проведения мероприятия, письменно проинформировать об этом отдел организационной работы и взаимодействия с территориями администрации города.

5. Персональную ответственность за подготовку и проведение мероприятий несут первый заместитель мэра города, заместители мэра города или главы администраций районов города в той мере, в какой они имеют отношение к проводимым мероприятиям.

6. Для проведения мероприятий не позднее, чем за 2 дня до даты проведения, в отдел организационной работы и взаимодействия с территориями администрации города лицами, внесшими соответствующие предложения, представляются следующие документы:

порядок или сценарий проведения мероприятия;

список приглашенных, участвующих в мероприятии;

список выступающих;

список президиума (если предполагается);

список награждаемых (если предполагается);

схему подъезда автомобиля;

информацию по тематике мероприятия;

информацию об истории предприятия.

В случае необходимости, по запросу отдела организационной работы и взаимодействия с территориями администрации города, представляются другие документы для организации и проведения мероприятия.

7. К составлению указанных документов предъявляются следующие требования:

порядок или сценарий проведения мероприятия обязательно должен содержать точное название, дату, время и место его проведения, лицо, открывающее и ведущее мероприятие, категории приглашенных на мероприятие, регламент его проведения, порядок выступления участников, процедуру награждения (если предполагается);

объем информации по тематике не должен превышать двух страниц (без учета таблиц, графиков, диаграмм и т.п.).

Указанные документы оформляются на листах формата А4, размер шрифта - 14 с одинарным междустрочным интервалом. Дата, время и место проведения мероприятия указываются в правом верхнем углу листа под наименованием мероприятия.

Для оперативного внесения изменений в документы необходимо прилагать компьютерную дискету с записанными на ней вышеперечисленными материалами.

При подготовке мероприятий с участием мэра города по подписанию соглашений или договоров о сотрудничестве подготовку осуществляют инициаторы мероприятий.

При проведении церемоний награждения также представляются списки с указанием фамилий, имен, отчеств, должностей и места работы награждаемых.

Представляемые документы подписываются первым заместителем мэра города, заместителями мэра города или главой администрации района, внесшими предложение о проведении мероприятия.

В случае отсутствия вышеуказанных документов в установленный срок мероприятие исключается из Перечня без уведомления инициатора, внесшего предложение о его проведении.

8. Организационно-техническая подготовка мероприятий возлагается на инициатора.

9. Извещение участников о дне, времени и месте проведения мероприятия, а также их регистрация осуществляется инициатором после согласования документов с отделом организационной работы и взаимодействия с территориями администрации города.

10. Мероприятия, проводимые в г. Москве, готовятся при участии заместителя руководителя аппарата по вопросам взаимодействия с федеральными органами государственной власти в соответствии с установленным порядком.

11. Очередные заседания коллегии при мэре города проводятся один раз в два месяца.

12. Постоянно действующее совещание при мэре города проводится в первую и третью среду каждого месяца.

13. Общественный консультативный Совет при мэре города - главе городского самоуправления проводится один раз в квартал.

14. Отдел по связям со СМИ администрации города несет ответственность за оповещение и участие представителей средств массовой информации в мероприятиях с участием мэра города.

15. Контроль за подготовкой, проведением мероприятий и своевременным представлением необходимых документов осуществляет заместитель мэра города, руководитель аппарата администрации.