Приложение N 1. Положение об управлении по делам архивов управления делами Правительства Саратовской области

Приложение N 1

к постановлению Губернатора Саратовской области

от 9 июня 2000 г. N 250

Положение
об управлении по делам архивов управления делами Правительства Саратовской области

С изменениями и дополнениями от:

4 ноября 2000 г., 6 июня 2003 г.

I. Общие положения

1. Управление по делам архивов управления делами Правительства Саратовской области (далее - Управление) является самостоятельным структурным подразделением.

2. Управление руководит архивным делом на территории области и вместе с подведомственными архивными учреждениями входит в систему государственной архивной службы области.

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Саратовской области от 6 июня 2003 г. N 115 в пункт 3 приложения 1 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3. Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Законом Саратовской области "Об Архивном фонде Саратовской области и архивах", правовыми актами Губернатора области, органов государственной власти области, Федеральной архивной службы России, а также настоящим Положением.

Законом Саратовской области от 28 апреля 2005 г. N 35-ЗСО вышеназванный Закон признан утратившим силу

4. Управление организует выполнение возложенных на него задач непосредственно и через подведомственные ему Государственный архив Саратовской области и его филиалы, Центр документации новейшей истории Саратовской области, архивные отделы, сектора по делам архивов администраций муниципальных образований области, архивы документов по личному составу при органах местного самоуправления и несет ответственность за состояние, дальнейшее развитие и совершенствование архивного дела в области.

5. Управление финансируется за счет средств областного бюджета, а также из других источников в соответствии с действующим законодательством.

6. Управление является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, расчетный счет, имущество, закрепленное за ним на праве оперативного управления, печать с изображением Государственного герба России, штампы и бланки со своим наименованием.

II. Основные задачи Управления

7. Основными задачами Управления являются:

формирование, организация обеспечения сохранности и использования документов Архивного фонда области;

анализ состояния и государственное регулирование развития архивного дела в области, обеспечение функционирования государственных архивов;

координация деятельности органов исполнительной власти, государственных учреждений, организаций и предприятий области (далее - учреждения) в сфере архивного дела и делопроизводства, оказание организационно-методической помощи учреждениям в развитии и совершенствовании государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; взаимодействие по этим вопросам с органами местного самоуправления;

ведение государственного учета документов Архивного фонда области; осуществление контроля за сохранностью и использованием указанных документов;

контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации и Саратовской области об Архивном фонде и архивах.

III. Функции Управления

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Саратовской области от 6 июня 2003 г. N 115 в пункт 8 приложения 1 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

8. Управление в соответствии с возложенными задачами:

организует в установленном порядке комплектование и определяет состав документов, подлежащих приему в государственные и муниципальные архивы области, обеспечивает соблюдение установленного порядка передачи документов в государственные и муниципальные архивы;

контролирует соблюдение законодательства в области учета, сохранности и использования архивных документов, отнесенных к составу архивного фонда России и Саратовской области;

организует хранение и обеспечивает ведение государственного учета документов Архивного фонда области, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, ведомственных архивах, государственных музеях и библиотеках, представляет в установленном порядке сведения по учету в Федеральную архивную службу России;

осуществляет межотраслевое, организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных и межведомственных архивов, в том числе архивов документов по личному составу, и организацией документов в делопроизводстве государственных учреждений, а также негосударственных организаций на основе договорных отношений;

совместно с другими органами государственной власти и учреждениями участвует в мероприятиях по совершенствованию и развитию сети объединенных ведомственных и межведомственных архивов и организации их работы;

разрабатывает и обеспечивает реализацию программ, перспективных и текущих планов развития архивного дела, ведет статистический учет состояния и деятельности подведомственных архивных учреждений;

организует и проводит в установленном порядке работу по совершенствованию сети и структуры архивных учреждений;

в соответствии с действующим законодательством решает вопросы о передаче в пределах области документов из одних государственных архивов в другие, вносит предложения о передаче документов из государственных архивов области в государственные архивы других субъектов Российской Федерации;

в установленном порядке решает совместно с собственниками архивных документов вопросы об отнесении этих документов к составу Архивного фонда области;

организует создание баз данных, а также традиционных видов архивных справочников для обеспечения поиска информации о составе и содержании документов Архивного фонда области;

координирует и направляет научно-исследовательскую и методическую работу государственных архивов, разрабатывает меры по внедрению научных исследований по вопросам архивоведения, документоведения и археографии в практику архивного дела;

участвует в работе Зонального научно-методического совета архивных органов Поволжья;

разрабатывает и утверждает в пределах своей компетенции обязательные к исполнению учреждениями инструкции и методические пособия по вопросам архивного дела и организации делопроизводства;

организует экспертизу научной и практической ценности документов в государственных и муниципальных архивах;

проверяет выполнение требований действующего законодательства в области архивного дела, обеспечения сохранности и использования архивных фондов;

содействует совершенствованию организации делопроизводства в учреждениях на основе внедрения государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации;

оказывает содействие собственникам негосударственных архивов в сохранении, комплектовании и использовании их архивов;

ведет регистрацию специальных разрешений юридических и физических лиц на собирание документальных памятников на территории области, выдаваемых Федеральной архивной службой России и осуществляет контроль за их собиранием;

выдает в установленном порядке юридическим и физическим лицам разрешение на временный вывоз документов государственной части Архивного фонда области за пределы области;

организует публикационную и научно - информационную деятельность государственных архивов;

координирует работу по изучению общественных потребностей в ретроспективной документной информации и эффективности использования документов, организует работу по исполнению запросов социально-правового характера, поступивших из Федеральной архивной службы России, Министерства иностранных дел Российской Федерации, иностранных граждан, проставляет апостиль на архивных справках, направляемых за границу;

контролирует соблюдение порядка пользования архивными документами, в том числе порядка заключения лицензионных договоров на их коммерческое использование;

контролирует деятельность подведомственных архивных учреждений по привлечению внебюджетных средств, в том числе по реализации платных работ и услуг;

разрабатывает и представляет в установленном порядке предложения к проекту областного бюджета о расходах на содержание Управления и непосредственно подчиненных ему архивных учреждений, обеспечивает их финансирование в пределах выделенных ассигнований на соответствующий период, обеспечивает ведение бухгалтерского и статистического учета и отчетности в подведомственных архивных учреждениях;

разрабатывает и утверждает Примерные цены на платные работы и услуги, выполняемые архивными учреждениями области;

организует внедрение в практику работы архивных учреждений наиболее рациональных систем и методов хранения, реставрации, консервации, копирования, использования и охраны документов, принимает меры по материально-техническому обеспечению непосредственно подчиненных архивных учреждений, организации строительства архивных зданий;

изучает, обобщает и распространяет передовой опыт работы государственных, муниципальных и ведомственных архивов, созывает научно-практические конференции, совещания, семинары по архивному делу и организация документов в делопроизводстве, разрабатывает вопросы научной организаций труда и экономики архивного дела;

организует своевременное рассмотрение предложений, заявлений и жалоб юридических и физических лиц, принимает по ним необходимые меры, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к его компетенции, осуществляет контроль за рассмотрением предложений, заявлений, жалоб и организацией приема граждан в подведомственных архивных учреждениях;

осуществляет другие функции в соответствии с действующим законодательством.

IV. Права Управления

9. Управление для осуществления своих функций имеет право:

получать в установленном порядке от органов государственной власти, органов местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций необходимые материалы о работе и состоянии ведомственных архивов и организации делопроизводства;

проверять работу ведомственных и межведомственных архивов, в том числе архивов документов по личному составу, организацию документов в делопроизводстве государственных учреждений, независимо от их ведомственной подчиненности, а также негосударственных организаций;

давать в пределах своей компетенции учреждениям обязательные для исполнения указания по вопросам работы архивов и организации делопроизводства;

делегировать свои полномочия в части осуществления организационно-методического руководства деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений - непосредственно подчиненным государственным архивам;

информировать правоохранительные органы о привлечении руководителей учреждений, независимо от их ведомственной подчиненности, к уголовной, административной и иной установленной законодательными и другими правовыми актами Российской Федерации ответственности за нарушение законодательства об Архивном фонде и архивах;

создавать межведомственные комиссии и советы для рассмотрения вопросов архивного дела и организации делопроизводства, в том числе для определения степени секретности и рассекречивания документов в соответствии с действующим законодательством;

согласовывать инструкции, учебные программы и другие документы по вопросам архивного дела и организации делопроизводства, разрабатываемые учреждениями;

в установленном порядке владеть, пользоваться и распоряжаться закрепленным за ним имуществом;

объявлять конкурсы на выполнение работ в области архивоведения, документоведения и археографии, утверждать в соответствии с действующим законодательством условия конкурсов.

Должностные лица Управления для выполнения своих обязанностей имеют право в установленном порядке посещать архивы и делопроизводственные подразделения учреждений.

V. Организация работы Управления

10. Управление возглавляет начальник, который назначается и освобождается от должности Губернатором области по представлению управляющего делами Правительства области и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Управление задач.

11. Начальник Управления в установленном порядке:

издает в пределах своей компетенции приказы, инструкции, дает указания, обязательные для исполнения подведомственными архивными учреждениями, организует и проверяет их исполнение;

распоряжается кредитами и средствами в пределах утвержденных смет и ассигнований;

утверждает в пределах установленных численности работников и фонда оплаты труда штатные расписания непосредственно подчиненных архивных учреждений, смету расходов на их содержание;

в установленном порядке представляет к назначению на должности и освобождению от должностей работников Управления;

назначает на должности и освобождает от должности работников областных архивных учреждений;

утверждает Положения о непосредственно подчиненных ему областных архивных учреждениях, а также Положения и составы их научных советов.

12. В Управлении образуется коллегия в составе начальника Управления, его заместителей - по должности и членов коллегии.

Состав коллегии утверждается управляющим делами Правительства области.

Коллегия Управления, являющаяся совещательным органом, рассматривает важнейшие вопросы государственного регулирования развития архивного дела, организации и деятельности архивных учреждений, состояния ведомственных архивов, проверки исполнения, подбора и расстановки кадров, проекты важнейших приказов и инструкций;

заслушивает доклады руководителей ведомственных архивных учреждений, представителей учреждений.

Решения коллегии оформляются приказами начальника Управления.

13. При Управлении действуют:

архивная инспекция, контролирующая соблюдение законодательства в области учета, сохранности и использования архивных документов, положение о которой утверждается Губернатором области;

экспертно-проверочная комиссия для рассмотрения вопросов, связанных с определением состава документов Архивного фонда области, отбором их на хранение в государственные архивы и экспертизой ценности документов. Положение об экспертно-проверочной комиссии и ее состав утверждается начальником Управления.

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Саратовской области от 4 ноября 2000 г. N 435 настоящее положение дополнено пунктом 14

14. В Управлении в соответствии с действующим законодательством проводятся работы с использованием сведений, составляющих государственную тайну.

При реорганизации, ликвидации Управления или прекращении работ, содержащих сведения, составляющие государственную тайну. Управление обязано обеспечить сохранность этих сведений и их носителей путем разработки и осуществления системы мер режима секретности, защиты информации, противодействия техническим разведкам, охраны и пожарной безопасности.

Начальник Управления несет персональную ответственность за организацию работ и создание условий, а также за несоблюдение установленных законодательством ограничений по ознакомлению со сведениями, составляющими государственную тайну.