Приложение N 2. Правила договорной работы при закупках продукции для муниципальных нужд Балаковского муниципального образования

Приложение N 2

к постановлению Главы БМО Саратовской области

от 12 июля 2004 г. N 2553

Правила
договорной работы при закупках продукции для муниципальных нужд Балаковского муниципального образования

1. Область применения

1.1. Настоящие Правила организации договорной работы при муниципальных закупках в Балаковском муниципальном образовании (далее - Правила) устанавливают правила подготовки, согласования, подписания и сопровождения договоров в органах местного самоуправления Балаковского муниципального образования, муниципальных учреждениях и унитарных муниципальных предприятиях Балаковского муниципального образования при осуществлении муниципальных закупок.

2. Нормативные ссылки

2.1. Настоящие Правила разработаны в соответствии с требованиями следующих документов:

- Гражданский кодекс Российской Федерации;

- Бюджетный кодекс Российской Федерации;

- Указ Президента РФ от 8 апреля 1997 г. N 305 "О первоочередных мерах по предотвращению коррупции и сокращению бюджетных расходов при организации закупки продукции для государственных нужд";

- решение Совета депутатов Балаковского муниципального образования второго созыва от 14.07.2003 г. N 286 "Об утверждении Положения "О муниципальном заказе Балаковского муниципального образования";

- решение Совета депутатов Балаковского муниципального образования второго созыва от 14.07.2003 г. N 287 "Об утверждении Положения "О размещении муниципального заказа на конкурсной основе".

3. Основные понятия

В настоящих Правилах используются следующие основные понятия с соответствующими определениями:

3.1. Муниципальный заказчик (далее - Заказчик) - орган местного самоуправления Балаковского муниципального образования, являющийся главными распорядителями бюджетных средств Балаковского муниципального образования; распорядители бюджетных средств и получатели средств бюджета Балаковского муниципального образования (муниципальные учреждения и унитарные муниципальные предприятия Балаковского муниципального образования, имущество которых находится в муниципальной собственности), подведомственные главному распорядителю бюджетных средств, имеющие право на получение бюджетных средств Балаковского муниципального образования в соответствии с бюджетной росписью на очередной финансовый год; иное юридическое лицо может быть уполномочено на выполнение части функций муниципального заказчика Балаковского муниципального образования на основании правового акта Главы Балаковского муниципального образования и заключенного в соответствии с указанными актами договора.

3.2. Муниципальный контракт (далее - контракт) - договор, заключенный Заказчиком или уполномоченным органом или организацией от имени Балаковского муниципального образования с физическим и юридическим лицами в целях обеспечения муниципальных нужд.

3.3. Договор - письменное соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.

3.4. Договорная документация - непосредственно договор (контракт), а также документы, являющиеся неотъемлемой ее частью, в том числе: финансовые реквизиты, протокол согласования договорной цены, структура договорной цены и сметы (с соответствующей расшифровкой статей затрат), спецификации, технические задания, календарные планы, дополнительные соглашения, акты, протоколы и другие документы, отражающие комплекс взаимных обязательств сторон договора и состояние его выполнения.

3.5. Договор поставки - по договору поставки Поставщик - продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязуется передать в обусловленный срок или сроки, производимые или закупаемые им товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным, семейным, домашним и иным подобным использованием.

3.6. Договор подряда - по договору подряда одна сторона (Исполнитель) обязуется выполнить по заданию другой стороны (Заказчика) определенную работу и сдать ее результат Заказчику, а Заказчик обязуется принять результат работы и оплатить его.

3.7. Контрагент - лицо, организация или учреждение, принявшее на себя те или иные обязательства по договору; каждая из сторон в договоре по отношению друг к другу.

3.8. Инициативный договор - договор, направляемый контрагенту для заключения по инициативе Заказчика.

3.9. Держатель договора - службы Заказчика, ответственные за оформление, сопровождение и хранение договора.

3.10. Заинтересованная служба - структурное подразделение Заказчика, являющееся инициатором заключения договора.

3.11. Ответственный исполнитель - служба Заказчика или должностное лицо, назначенные внутренним распорядительным документом ответственными за подготовку, оформление и сопровождение договора.

4. Общие положения

4.1. Настоящие Правила является руководящим документом для служб Заказчика и устанавливают общие правила подготовки, оформления, согласования, подписания, сопровождения договорной документации.

Правилами руководствуются службы Заказчика, инициирующие заключение, оформляющие, согласовывающие и сопровождающие договорную документацию.

4.2. Контракты (договоры) заключаются с юридическими и физическими лицами, зарегистрированными в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4.3. Контракты (договоры) заключаются с целью обеспечения основных направлений деятельности служб Заказчика по размещению муниципального заказа, по обеспечению теплоэнергоресурсами и водопотреблением (управленческо-хозяйственного обслуживания, капитального ремонта и иных видов деятельности служб Заказчика).

4.4. Договоры поставки товаров (работ и услуг) заключаются на основании муниципального контракта по итогам проведения конкурса при размещении муниципального заказа в соответствии с Указом Президента РФ от 8 апреля 1997 г. N 305 "О первоочередных мерах по предотвращению коррупции и сокращению бюджетных расходов при организации закупки продукции для государственных нужд" и разделом I "Сводного проекта муниципального заказа" (Положение "О муниципальном заказе Балаковского муниципального образования).

4.5. Договоры поставки товаров (работ и услуг) заключаются без проведения конкурса (предложения (оферты), запрос котировок) при размещении муниципального заказа в соответствии с разделом II "Сводного проекта муниципального заказа" (Положение "О муниципальном заказе Балаковского муниципального образования").

4.6. Все закупки товаров, работ и услуг согласно определенному коду бюджетной классификации на сумму свыше 2000 минимальных размеров оплаты труда за год осуществляются на конкурсной основе с заключением муниципальных контрактов (договоров).

4.7. Контракты (договоры) Заказчика заключаются в лице руководителей, их заместителей или руководителей служб, действующих на основании приказов или доверенностей, выданных руководителем в порядке передоверия. При этом в обязательном порядке должен указываться Заказчик.

5. Порядок доведения договорной документации до должностных лиц, ответственных за оформление и направление договорной документации контрагенту (Поставщику, Исполнителю)

5.1. Все проекты договоров, подготовленные по инициативе заинтересованных служб, ставятся на контроль у должностного лица, ответственного за подготовку и оформление договоров в подразделении, назначенного приказом руководителя подразделения (копия приказа направляется в отдел муниципального заказа).

5.2. Ответственное лицо ставит проект договора (контракт, соглашение, дополнительное соглашение) на контроль с целью:

1) обеспечения организации работы по оформлению договоров в установленные сроки;

2) анализа исполнительской дисциплины для установления причин задержки оформления договоров;

3) создание информационной базы по оформленным в подразделениях договорам.

5.3. Договорная документация, касающаяся заключения, дополнения, изменения условий, пролонгации, расторжения и исполнения договоров, ставится на контроль и направляется должностному лицу заинтересованной службы (ответственному исполнителю) для оформления договорных документов.

5.4. Оформленные договоры (контракты, соглашения, дополнительные соглашения) отправляются контрагенту с исходящим письмом (приложение N 1) и снимаются с контроля после регистрации исходящего письма о направлении контрагенту подписанного договора.

5.5. Неоформленные договоры (контракты, соглашения, дополнительные соглашения) снимаются с контроля на основании:

1) подписанного сопроводительного письма с отказом от заключения договора (возвратом договора) после его регистрации;

2) присланного контрагентом нового договора с сопроводительным письмом, где тот указывает, что ранее присланный договор считается недействительным.

5.6. Сроки исполнения договоров (контрактов, соглашений, дополнительных соглашений) переносятся на основании:

- служебной записки на имя руководителя службы и его разрешающей визы и нового срока оформления договора в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации.

6. Требования, которые необходимо учитывать при заключении договоров

6.1. При заключении всех договоров:

1) в целях повышения имущественной ответственности контрагента перечислять все нарушения, за которые стороны должны установить санкции, и определять размер штрафных санкций;

2) включать пункт следующего содержания: "Санкции за нарушение договорных обязательств (указать контрагента) возникают после выставления претензий;

3) включать в раздел "Особые условия" пункты следующего содержания:

а) "(Наименование контрагента) предоставляет Заказчику заверенную главным бухгалтером копию свидетельства о постановке Контрагента на учет в налоговом органе по месту нахождения организации в качестве налогоплательщика НДС (при условии заключения договора по итогам запроса котировок цен, в случае проведения конкурса это требование является частью конкурсной документации).

При освобождении (наименование контрагента) от исполнения обязанностей налогоплательщика НДС в период действия договора, а также при постановке на учет как налогоплательщика НДС (наименование контрагента) в течение трех дней с даты освобождения (постановки на учет) по налогообложению НДС извещает о данном факте Заказчика.

В случае сокрытия факта освобождения (постановки на учет) по налогообложению НДС (наименование контрагента) возмещает в двукратном размере убытки Заказчику, возникшие по причине данного факта";

б) "(Наименование контрагента) обязан представить подразделению (не позднее 3-го числа месяца, следующего за отчетным) счет-фактуру, оформленную в соответствии с требованиями статьи 169 "Налогового кодекса Российской Федерации". В случае ненадлежащего оформления счета-фактуры не будут приниматься на затраты и оплата по ним производиться не будет".

В отдельных конкретных случаях (на усмотрение Заказчика) возможно предусматривать ответственность контрагента за ненадлежащее оформление счетов-фактур.

4) предусматривать пункт о расторжении договора в одностороннем порядке в случае признания контрагента банкротом (при проведении конкурса это условие закладывается в конкурсной документации);

5) указывать стоимостные показатели в договорах в цифровом и письменном выражении;

6) предусматривать пункт о расчете только денежными средствами, устанавливая срок - не менее 30 дней;

7) в случае необходимости выплаты авансового платежа по договору ответственный за заключение договора вносит это условие в сопроводительный талон в раздел "Особые условия по договору, требующие внимания руководителя".

Главный бухгалтер согласовывает на листе согласования условие выплаты авансового платежа.

Выплата авансового платежа по договору осуществляется в размере до 20% от суммы договора для закупки товаров и услуг и в размере до 30% для строительных подрядных работ.

Далее договор подписывается в соответствии с регламентом оформления договоров;

8) производить оплату (расчет или авансирование) только по заключенным договорам;

9) выплачиваемый аванс не индексируется;

10) предусматривать пункт о возврате авансового платежа в случае расторжения договорных отношений. Ответственность в случае невозврата в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации;

11) сумма договоров с учетом дополнительных соглашений не должна превышать сумму, установленную руководителем для должностных лиц в доверенности на право подписи договоров. В этом случае дополнительное соглашение подписывается руководителем или должностным лицом, наделенным правом подписи;

12) категорически запрещается оформление дополнительных соглашений по договорам, срок действия которых истек, либо не предусмотрена возможность пролонгации договора;

6.2. При заключении договоров на выполнение строительных, ремонтных и других подрядных работ необходимо:

1) руководствоваться:

а) Гражданским кодексом Российской Федерации ст. 763-768, в том числе ст. 527 - основания заключения, ст. 528 - порядок заключения, ст. 740 - подрядные строительные работы;

б) постановлением Правительства Российской Федерации от 14 августа 1993 г. N 812 "Об утверждении основных положений порядка заключения и исполнения государственных контрактов (договоров подряда) на строительство объектов для федеральных государственных нужд в Российской Федерации";

в) распоряжением Госкомимущества Российской Федерации N 660-р от 3 апреля 1993 г. "Об утверждении положения о подрядных торгах в Российской Федерации";

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Номер и дату названного распоряжения следует читать как "N 660-р/18-7 от 13 апреля 1993 г."

г) Методическими рекомендациями о порядке проведения конкурсов на выполнение работ, оказание услуг в строительстве и жилищно-коммунальном хозяйстве в Российской Федерации МСД 80-17.01, утвержденными Государственным комитетом РФ по строительству и жилищно-коммунальному комплексу;

2) предусматривать пункт о предоставлении акта приемки-сдачи работ в течение 10 дней после окончания работ (оказания услуг).

7. Порядок подготовки к заключению инициативного договора

7.1. Проект инициативного договора заинтересованная служба готовит и согласовывает в течение 30 дней с момента получения заявки от руководителя (Заказчика).

7.2. Заинтересованная служба:

1) вносит обоснованные предложения о необходимости заключения договора лицам, наделенным правом подписания договора.

При получении согласия на заключение договора утверждает техническое задание и календарный план (приложение N 2) руководителем службы#.

7.3. Ответственный исполнитель (заинтересованная служба):

1) готовит проект инициативного договора (на основании документов, подтверждающих необходимость заключения договора) с обязательным включением следующих разделов:

а) вид договора;

б) дата и место заключения договора;

в) стороны договора с указанием полномочий представителей сторон, подписывающих договор и приложения к нему (доверенность);

г) предмет договора;

д) сумма договора;

е) порядок расчетов;

ж) обязательства сторон;

и) сроки выполнения обязательств;

к) права сторон;

л) ответственность сторон, в том числе за сроки и качество выполнения обязательств;

м) порядок урегулирования споров;

н) срок действия договора;

о) порядок изменения и расторжения договора;

п) юридические, почтовые адреса и банковские реквизиты сторон;

р) подписи сторон;

с) печати сторон;

2) в зависимости от предмета договора включает разделы:

а) имущественные права сторон или авторские права;

б) гарантийные обязательства контрагента;

в) порядок передачи основных и нематериальных активов, созданных (приобретенных) при выполнении работ (оказании услуг);

г) особые условия;

д) обстоятельства непреодолимой силы;

е) заключительные положения (прочие условия);

3) включает в соответствующие разделы договора условия, изложенные в разделе 6 настоящего положения;

4) в случае, если условия договора поставки товаров предусматривают предоплату, включать пункт следующего содержания: "Срок поставки продукции в течение (количество дней) после перечисления денежных средств на расчетный счет Поставщика по уточненной заявке покупателя, в пределах квартальной поставки согласно спецификации";

5) печатает текст проекта договора с обеих сторон листа;

6) согласовывает и подписывает проект договора в соответствии с Регламентом оформления договоров (приложением N 3) и разделом 5 настоящих Правил;

7) результат согласования проекта договора отражается в листе согласования (приложение N 4) каждой службой, указанной в Регламенте оформления договоров, в течение 2 дней.

7.4. Ответственный исполнитель регистрирует подписанный со стороны службы проект договора, устанавливает 30-дневный срок контроля подписания договора со стороны контрагента и направляет договор контрагенту по почте или нарочным.

В случае, когда контракт заключается по результатам конкурса на размещение заказа на поставку товаров (работ и услуг) для муниципальных нужд, контракт должен быть заключен в течение 20 дней с момента определения победителя конкурса.

Если контрактом предусмотрено, что поставка товаров (работ и услуг) осуществляется поставщиком (исполнителем) определяемому Заказчиком покупателю по договорам поставки товаров (работ и услуг) для муниципальных нужд, Заказчик не позднее 30-дневного срока со дня подписания контракта направляет поставщику (исполнителю) и покупателю извещение о прикреплении покупателя к поставщику (исполнителю). Данное извещение, выданное Заказчиком в соответствии с контрактом, является основанием заключения договора поставки товаров (работ и услуг) для муниципальных нужд.

Необходимо отметить, что в соответствии со ст. 432 Гражданского кодекса Российской Федерации договор считается заключенным, когда между сторонами в требуемой в надлежащих случаях форме достигнуто соглашение по всем существенным его условиям. Существенными являются условия, которые признаны существенными законодательством или необходимы для данного вида договора, а также все те условия, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение.

Все производимые сделки должны оформляться в соответствии со статьями 160, 161 части 1 Гражданского кодекса Российской Федерации с письменным оформлением сделки договором.

7.5. При неполучении ответа или в случае отказа от заключения договора ответственный исполнитель сообщает об отказе руководителю (Заказчику) для принятия мер к заключению договора с другим контрагентом (в случае проведения конкурса - с участником, занявшим второе место).

7.6. Предложение заключить договор должно быть сделано с указанием срока для ответа.

Сторона, получившая оферту (предложение) и согласная заключить договор на иных, чем в ней предложено условиях, сообщает в течение 30 дней об имеющихся разногласиях в форме протокола разногласий (приложение N 5), а если ей был прислан проект договора, возвращает его с изложением разногласий - это считается новым предложением заключить договор. Условия муниципального контракта (договора), заключаемого по результатам проведения конкурса, должны соответствовать условиям конкурсной документации.

Стороны могут принять меры к устранению возникших разногласий. Разногласия между сторонами при заключении договора могут быть рассмотрены судом, арбитражным судом или третейским судом (в случаях, предусмотренных соглашением сторон или законодательством).

7.7. Инициативные договоры снимаются с контроля после их подписания контрагентом.

7.8. Незаключенные инициативные договоры снимаются с контроля:

1) при наличии сопроводительного письма от контрагента с отказом от заключения договора;

2) на основании служебной записки ответственного исполнителя с разрешающей визой руководителя в случае, если инициативные договоры остаются без исполнения со стороны контрагента.

8. Порядок исполнения заключенных договоров

8.1. Заказчик работ (услуг):

1) обеспечивает строгое соответствие работ, выполненных контрагентом, и работ, предусмотренных в техническом задании с требованием необходимых условий;

2) подтверждает в актах приема-передачи работ (услуг) фактически выполненные объемы работ, фактическую трудоемкость работ.

Акт приемки-передачи работ, счета-фактуры должны представляться исполнителем в течение 10 дней после окончания работ (оказания услуг);

3) указывает в актах приема-передачи работ (услуг) вид ремонта (капитальный, средний, текущий);

4) решает совместно с руководителем функциональной службы (бухгалтерией) вопросы платежей за выполненные работы и вопросы обеспечения финансированием особо важных работ;

5) представляет информацию о ходе выполнения работ по договору и принимает меры по инициированию работ;

6) определяет необходимость наличия программы обеспечения качества у контрагента;

7) контролирует сроки выполнения работ по договору в соответствии с планом организационно-технических мероприятий.

8.2. Держатель договора:

1) оформляет документы для проведения расчетов по договорам;

2) оформляет к визированию акт приема-передачи выполненных работ (оказанных услуг).

Акт приема-передачи работ (услуг) в подлиннике оформляется в необходимом количестве экземпляров (по числу сторон или более).

3) оформляет документы для расчета по договорам в порядке и в сроки, обусловленные условиями договоров и в пределах средств, предусмотренных бюджетом;

4) обеспечивает получение первичных документов (актов выполненных работ, счетов-фактур и др.) от контрагентов и своевременную их сдачу соответствующим службам;

5) проводит переговоры с кредитором (на стадии получения претензии или искового заявления) об урегулировании порядка расчетов, при необходимости об изменении форм расчетов, предоставления отсрочки исполнения расчетов, обусловленных договорами;

6) осуществляет контроль за исполнением контрагентом условий договора;

7) к каждому договору ответственный исполнитель должен приложить:

а) справку о проведенной работе и о состоянии дел по договору;

б) полный комплект документов, касающихся работы по данному договору, в том числе сведения о стоимости выполненных работ, оказанных услуг (с указанием актов на выполненные работы, счетов-фактур), количестве и стоимости поставленной продукции (с указанием приходных ордеров), о сумме фактической оплаты по договору (с указанием служебных записок на оплату, номеров платежных поручений и даты платежа);

8) при получении предложения от контрагента о пролонгации договора ответственный исполнитель направляет ответ в 10-дневный срок с момента получения предложения, согласовав его с заказчиком работ. Оставлять предложения контрагента без ответа не допускается.

8.3. Руководитель службы Заказчика:

1) осуществляет контроль за использованием финансовых средств в части платежей за выполненные работы (оказанные услуги), не допуская их перерасхода сверх доведенных контрольных сумм;

2) организовывает договорную работу в подчиненной ему службе в соответствии с требованиями настоящего Положения;

3) подписывать сметы, калькуляции, спецификации;

4) решает с руководителем других служб вопросы обеспечения платежами выполненных работ.

9. Порядок урегулирования разногласий и защита интересов Заказчика при заключении договора

9.1. Урегулирование разногласий при заключении инициативного договора:

1) при получении ответа от контрагента на проект договора с изложением разногласий ответственный исполнитель рассматривает условия контрагента и при несогласии с этими условиями принимает меры к урегулированию разногласий;

2) службы по предложению заинтересованной службы обязаны давать письменные заключения (на листе согласования) в пределах своей компетенции о допустимости и целесообразности включения в договор предложенных контрагентом условий;

3) разногласия согласовываются путем обмена письмами (телеграммами, факсом) или подписанием протокола урегулирования разногласий (приложение N 6). Срок рассмотрения или подписания протокола разногласий каждой службой Заказчика не должен превышать двух дней, в том числе должностным лицом - одного дня;

4) предложение об урегулировании разногласий в форме письма о возврате договора с протоколом разногласий (приложение N 7) должно быть направлено контрагенту заинтересованной службой в течение десяти дней после получения от него договора, подписанного с протоколом разногласий (ответ, направляемый контрагенту, должен быть согласован с юристами);

5) в направляемом контрагенту ответе должен быть указан срок для ответа на него;

6) в необходимых случаях должны быть приняты меры к согласованию разногласий путем встречи уполномоченных представителей сторон;

7) во встрече должно принять участие должностное лицо, подписавшее договор, или лицо, которому выдана доверенность на право подписания протокола согласований разногласий.

8) по результатам встречи заинтересованная служба должна составить протокол согласований, который подписывают уполномоченные представители сторон.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

9.3. Защита интересов Заказчика в арбитраже при заключении договоров:

1) при недостижении соглашения по условиям договора заинтересованная служба в 15 дневный срок после получения от контрагента договора с протоколом разногласий передает в юридический отдел документы, необходимые для обращения в арбитраж;

2) оформление заявлений в арбитраж по преддоговорным спорам, а также организация защиты интересов подразделений в арбитраже возлагается на юридический отдел либо на юриста учреждения, являющегося распорядителем или получателем бюджетных средств;

3) службы и должностные лица обязаны по запросу юридической службы передавать документы или их копии, справки, расчеты, необходимые для защиты интересов подразделений в арбитраже;

4) если по определению арбитража преддоговорной спор рассматривается с участием представителей служб, то юридический отдел извещает руководителя, участвующего в деле, о времени и месте заседания арбитражного суда;

5) решение арбитража по преддоговорному спору должно быть зарегистрировано в юридическом отделе, передано им заинтересованной службе и приобщено к договору;

6) при получении службой искового заявления по преддоговорному спору оно направляется в юридический отдел (юристу).

Юридический отдел (юрист) рассматривает его совместно с заинтересованной службой и после предоставления обосновывающих документов подготавливает отзыв.

10. Порядок изменения и расторжения договоров

10.1. При получении от контрагента предложения об изменении условий или расторжении договора (в любой письменной форме) ответственный исполнитель (держатель договора) в 10-дневный срок с момента получения предложения должен направить контрагенту мотивированный ответ за подписью лица, уполномоченного подписывать договоры.

Предложение об изменении стоимости договора рассматривается ответственным исполнителем и согласовывается с заинтересованной службой (руководителем, Заказчиком).

11. Обязанности руководителей служб, ответственных за заключение договоров

11.1. Заместитель руководителя по финансово-экономическим вопросам обязан:

1) организовывать договорную работу в целом в соответствии с требованиями настоящего положения;

2) обеспечивать контроль за своевременным рассмотрением предложений и замечаний по совершенствованию настоящего положения и внесением изменений в положение по результатам анализа предложений и замечаний служб;

3) обеспечивать контроль за своевременным внесением изменений в положение при изменении гражданского законодательства Российской Федерации;

4) организовать осуществление методической помощи заинтересованным службам при ведении договорной работы;

5) организовать осуществление контроля за ведением договорной работы в подразделении;

6) обеспечивать контроль за разработкой и внедрением корректирующих мероприятий по результатам проверки ведения договорной работы в заинтересованных службах договоров, направленных на исключение выявленных недостатков в дальнейшем;

7) организовывать проведение анализа эффективности действующей системы договорной работы с привлечением специалистов финансово-экономической службы, бухгалтеров, юридической службы, заинтересованных служб, разработкой и внедрением по результатам анализа корректирующих мероприятий, направленных на ее совершенствование;

8) доводить до бухгалтерии Заказчика сведения о выделенных лимитах на поставку товаров (услуг), ремонтно-эксплуатационные, строительные нужды и другие виды работ для заключения договоров в пределах установленных лимитов.

11.2. Начальник отдела договоров или ответственный за договорную работу (назначенный приказом по подразделению) обязан:

1) обеспечивать контроль за ведением договорной работы в подразделении с осуществлением проверок и представлением актов (справок) для рассмотрения заместителю руководителя по финансово-экономическим вопросам, руководителю подразделения;

2) следить за своевременностью оплаты и фактом исполнения договоров;

3) обеспечивать учет договоров по установленным формам;

4) обеспечивать совместно с руководителями подразделений разработку корректирующих мероприятий по результатам проверки договорной работы в заинтересованных службах, направленных на устранение причин, негативно влияющих на ведение договорной работы в службах для представления руководству;

5) обеспечивать методическую помощь специалистам заинтересованных служб;

6) обеспечивать своевременное рассмотрение предложений и замечаний служб, направленных на совершенствование настоящего положения;

7) обеспечивать своевременное внесение изменений в настоящее положение при изменениях Гражданского кодекса Российской Федерации;

8) обеспечивать проведение анализа эффективности действующей системы договорной работы с разработкой и внедрением корректирующих мероприятий, направленных на ее совершенствование.

11.3. Начальник отдела экономического анализа и прогнозирования управления экономики администрации Балаковского муниципального образования обязан:

1) обеспечивать методическую помощь заинтересованным службам по вопросам расчета стоимости работ (услуг), экономического анализа.

11.4. Начальник юридического отдела (юрист) обязан:

1) проверять соответствие разрабатываемых в подразделениях организационных документов (положений, регламентов), дополняющих или изменяющих настоящее положение, требованиям законодательных и нормативно-правовых актов Российской Федерации;

2) организовывать защиту правовых интересов бюджетных учреждений в арбитражном суде;

3) своевременно информировать руководителей бюджетных учреждений об изменениях в Гражданском кодексе Российской Федерации;

4) оказывать методическую помощь специалистам заинтересованных служб при оформлении договоров и при ведении претензионно-исковой работы;

5) организовывать проведение экспертизы оформляемых договоров в части соответствия их требованиям законодательных и нормативно-правовых актов Российской Федерации;

6) организовывать проведение анализа эффективности действующей в подразделениях системы претензионно-исковой работы по договорам с выдачей рекомендаций руководству финансово-экономической службы для принятия корректирующих действий и выпуском соответствующих документов в подразделении или корректировкой действующих.

11.5. Держатель договора (бухгалтерия) обязан:

1) проверять обоснованность размера налогов по заключаемым договорам;

2) проверять тематику заключаемых договоров с точки зрения их налогообложения;

3) обеспечивать методическую помощь работникам подразделений по вопросам бухгалтерского учета, контроля, отчетности и выпускать соответствующие документы и корректировать их;

4) проверять наличие и правильность указанных в договорах и финансовых документах платежных реквизитов подразделений;

5) определять допустимость и целесообразность установления надлежащей формы расчета по заключаемым договорам;

6) обеспечивать расчеты с контрагентами в соответствии с условиями заключенных договоров и предусмотренными в бюджете финансовыми средствами;

7) обеспечивать сохранность полученных от заинтересованных служб финансовых документов;

8) проводить анализ эффективности действующей системы договорной работы путем оценки действенности установленных форм расчетов по заключенным договорам с выдачей рекомендаций руководству финансово-экономической службы для принятия корректирующих действий, выпускать соответствующие документы в подразделении или корректировать действующие.

11.6. Руководитель заинтересованной службы обязан:

1) назначить ответственного исполнителя за оформление, заключение договора;

2) обеспечивать качественное оформление и сопровождение договоров в соответствии с требованиями настоящего положения;

3) соблюдать сроки и порядок оформления договоров в соответствии с настоящим положением;

4) представлять на подпись руководству подразделений оформленные в соответствии с настоящим положением договоры с полным пакетом документов;

5) обеспечивать своевременное представление в финансовую службу документов на оплату;

6) передавать своевременно в бухгалтерию акты выполненных работ по договорам, счета-фактуры;

7) проводить анализ эффективности договорной работы в учреждениях, подготавливать замечания и предложения, направленные на ее совершенствование, а также подготавливать замечания и предложения по совершенствованию настоящего положения;

8) обеспечивать качественную подготовку документов по обоснованию цены при согласовании выбора поставщика по договорам поставки;

9) обеспечивать проверку правильности оформления технического задания в соответствии с требованиями настоящего стандарта;

10) обеспечивать в текстах договоров ссылку на технические задания, календарные планы выполнения работ, сметы, калькуляции и спецификации с указанием номера и даты каждого документа;

11) подписывать сметы, калькуляции, спецификации, сопроводительные письма у заместителей руководителя и начальников соответствующих служб;

12) обеспечивать сохранность оригиналов договоров и договорной документации во время проведения договорной работы, а после передачи оригиналов платежных документов в бухгалтерию хранить копии договорных документов.

11.7. Заместитель руководителя - начальник функциональной службы - бюджетополучатель финансовых средств обязан:

1) осуществлять контроль использования финансовых средств в части платежей за выполненные работы (оказанные услуги);

2) организовать договорную работу в подчиненных им подразделениях в соответствии с требованиями настоящего положения и стандарта по организации претензионно-исковой работы;

3) утверждать технические задания и календарные планы на выполнение работ сторонними организациями, по которым заказчиками являются подчиненные им подразделения;

4) подписывать сметы, калькуляции, спецификации, составленные по инициативе управлений, комитетов, и согласовывать вышеуказанные документы, если они поступили в управления, комитеты в редакции исполнителя работ по договору;

5) осуществлять переписку по договорам, подписанным руководителем, если они не содержат условий, изменяющих содержание договора;

6) осуществлять выбор подрядчиков, имеющих право юридического лица и лицензии или специальное разрешение на выполнение работ;

7) решать с руководством вопросы обеспечения платежами выполненных работ и вопросы обеспечения финансированием особо важных работ;

8) осуществлять техническое руководство и техническое сопровождение договоров по принадлежности.

11.8. Экономисты (или другие лица, на которых по должностной инструкции возложены эти функции) обязаны:

1) проверять обоснованность стоимости договора (правильность составления калькуляций, смет и других экономических обоснований);

2) проверять точность и однозначность формулировок в договорных документах;

3) выполнять при оформлении и ведении договоров требования, изложенные в настоящем положении;

4) обеспечивать сохранность оригиналов договоров и договорной документации.

11.9. Руководитель, подписывающий договоры, обязан:

1) подписывать договоры и дополнительные соглашения к ним в соответствии с регламентом оформления договоров и на основании оформленной в установленном порядке доверенности на право заключать, изменять и расторгать договоры от имени концерна;

2) организовать договорную работу в подчиненных ему службах в соответствии с требованиями настоящего положения.

11.10. Начальник отдела делопроизводства обязан:

1) обеспечивать прием, регистрацию, отправку, постановку на контроль договоров (инициативных договоров и договоров, подготовленных по инициативе сторонних организаций) и договорных документов в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов";

2) обеспечивать контроль за прохождением договоров при их оформлении.

12. Обеспечение сохранности оригиналов договоров и договорной документации

12.1. Листы согласования к проектам договоров, договоры и вся связанная с их заключением и сопровождением договорная документация хранятся в подразделениях-держателях (бухгалтерии) договоров, если иной порядок хранения не установлен специальными правилами. Копии лицензий и копии переписки по вопросам получения лицензий должны храниться в подразделениях-держателях договоров.

12.2. Держатели договоров должны обеспечить сохранность оригиналов контрактов (договоров) и договорной документации.

13. Требования к оформлению дела, в котором находится договорная документация

13.1. Обложки дел должны оформляться в соответствии с требованиями п. N__ "Инструкции по работе с распорядительными и информационными документами администрации". При хранении одного договора в отдельной папке на обложке дела должны быть указаны держатель договора и ответственный исполнитель по договору. В заголовке дела указываются номер и дата договора, наименование контрагента и предмет договора.

13.2. При ведении дела договорная документация должна быть сгруппированной по разделам:

1) преддоговорная документация (заявки, преддоговорная переписка, обоснование заключения договора и т.д.);

2) оригинал договора с приложениями, а также документы, изменяющие условия договора;

3) переписка по договору (с контрагентом, внутриорганизационная и т.д.);

4) документы по организации договора (копии актов выполненных работ, счетов-фактур, приходных ордеров, служебных записок на оплату с акцептом ФРО о дате оплаты и с номером платежного поручения, актов приемки-передачи ценных бумаг и т.д.).

13.3. В деле должны быть подшиты все документы, касающиеся работы по договору, в том числе:

1) по изменению цен - требования и условия;

2) по проверке договоров в администрации - какой отдел и какой документ.

14. Порядок прохождения договорных документов в администрации Балаковского муниципального образования

14.1. Оформление заключения по договорам на теплоэнергоресурсы и водопотребление проводится в отделе экономического анализа и прогнозирования управления экономики администрации Балаковского муниципального образования.

14.2. Регистрация и учет контрактов (договоров) - в отделе муниципального заказа управления экономики администрации Балаковского муниципального образования, который осуществляет единый учет муниципальных контрактов, договоров на основании контрактов и дополнительных соглашений к муниципальным контрактам и договорам на основании контрактов посредством внесения их в Реестр муниципальных закупок.

14.3. Учет контрактов (бюджетных обязательств) на сумму свыше 20 000 рублей - в отделе предварительного контроля комитета финансов администрации Балаковского муниципального образования.