Приложение. Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Саратовской области

Информация об изменениях:

Постановлением Постановления Губернатора Саратовской области от 15 сентября 2003 г. N 266 в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение

к постановлению Губернатора Саратовской области

от 14 октября 1999 г. N 400

Инструкция
по делопроизводству в органах исполнительной власти Саратовской области

С изменениями и дополнениями от:

21 апреля, 18 сентября 2000 г., 1 июня, 3, 29 декабря 2001 г., 26 февраля, 27 июня 2002 г., 15 сентября 2003 г.

I. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Саратовской области (далее - Инструкция) регламентирует организацию делопроизводства и рационального документооборота, создания и оформления документов, порядок работы с документами в Правительстве области, в министерствах области и иных органах исполнительной власти области. Инструкция определяет основные правила приема, учета, подготовки, оформления, размножения, хранения, рассылки документов, контроля за их прохождением и списания их "В дело". В развитие отдельных положений настоящей Инструкции управление делопроизводства управления делами Правительства области (далее - управление делопроизводства) может разрабатывать конкретизирующие их требования и рекомендации. Контроль за исполнением документов осуществляется на основании соответствующего Положения.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, Саратовской области, основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), действующими государственными стандартами по оформлению организационно-распорядительных документов, Регламентом Правительства Саратовской области.

1.3. Методическое руководство работой по организации и ведению делопроизводства в аппарате Губернатора области, секретариатах и приемных, вице-губернатора - первого заместителя Председателя Правительства области, первого заместителя Председателя Правительства и заместителей Председателя Правительства области, руководителей иных органов исполнительной власти области и их заместителей, а также контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляет управление делопроизводства.

Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами и обращениями граждан в органах исполнительной власти области и их структурных подразделениях возлагается на их руководителей, которые своим приказом определяют должностных лиц, непосредственно отвечающих за делопроизводство. Эти лица обеспечивают его организацию в соответствии с Инструкцией и знакомят всех работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

Работники аппарата Губернатора области, секретариатов и приемных Губернатора области, вице-губернатора - первого заместителя Председателя Правительства области, первого заместителя Председателя Правительства и заместителей Председателя Правительства области, руководителей органов исполнительной власти области и их заместителей ведут делопроизводство в соответствии с настоящей Инструкцией.

1.4. Выполнение требований настоящей Инструкции обязательно для всех работников органов исполнительной власти области и их структурных подразделений. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены в своих структурных подразделениях со структурой органов исполнительной власти области и с настоящей Инструкцией под роспись.

Работники Правительства области, министерств области и иных органов исполнительной власти области, независимо от занимаемых должностей, несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов и содержащейся в них информации.

Об утрате служебных документов с грифом "Конфиденциально", проектов постановлений и распоряжений Губернатора области и Правительства области, корреспонденции, находящейся на контроле, сообщается руководителю соответствующего органа исполнительной власти области и заместителю управляющего делами Правительства области, начальнику управления делопроизводства, которые организуют проведение служебного расследования. Результаты расследования представляются управляющему делами Правительства области.

В целях сохранности и своевременного исполнения документов при освобождении работника от работы или при уходе в отпуск, на учебу и т.д. все находящиеся в его ведении служебные документы по указанию соответствующего руководителя передаются другому лицу.

1.5. Передача документов из отдела учета, контроля и рассылки документов управления делопроизводства (далее - отдел учета, контроля и рассылки документов) осуществляется по реестру (рассылке), составляемому исполнителем документа. Передача документов, их копий в организации, не указанные в реестре, допускается с разрешения исполнителя, а в судебные органы, органы прокуратуры, Федеральной службы безопасности России, Главного управления внутренних дел области - заместителя управляющего делами Правительства области начальника управления делопроизводства.

Передача служебных документов и материалов в средства массовой информации осуществляется пресс-службой Губернатора или органом исполнительной власти области в сфере информации и печати области. Передача информации другим путем запрещается.

1.6. Проекты писем, постановлений, распоряжений, поручений Губернатора области и Правительства области, наградных листов на стадии их подготовки являются конфиденциальными.

1.7. Требования настоящей Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с машиночитаемыми документами, создаваемыми при помощи компьютеров, иных средств вычислительной техники и с другими документами независимо от их носителей. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки информации, содержащейся в документах, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции. Внедрение и сопровождение информационных технологий производится во взаимодействии с управлением информационных технологий управления делами Правительства области.

II. Прием поступающих документов

2.1. Корреспонденция принимается и учитывается в отделе учета, контроля и рассылки документов управления делопроизводства, а поступившая в нерабочее время, в выходные и праздничные дни - дежурными специалистами управления делопроизводства или в приемной Губернатора области с последующей обязательной передачей для регистрации в отдел учета, контроля и рассылки документов. При приеме корреспонденции от нарочных в разносной книге (реестре) отправителя или на втором экземпляре (копии) документа ставится дата и подпись работника, принявшего документ.

2.2. При приеме корреспонденции проверяется правильность ее адресования и доставки, целостность конвертов и, после вскрытия, наличие вложенных в них документов, правильность оформления (наличие регистрационных номеров, подписи, печати, приложений). При обнаружении отсутствия документов или других нарушений составляется акт, один экземпляр которого направляется отправителю, другой приобщается к поступившему документу. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю или по назначению. При этом на конверте в графе номер проставляется буквенный индекс "ОЗ" - ошибочно засланная.

Входящие документы без регистрационного номера, даты, подписи или с неадекватной подписью, без приложений, если на их наличие указано в документе, а также с техническими повреждениями (мятые, подмоченные, рваные, нечитаемые) не регистрируются и возвращаются исполнителю.

2.3. К регистрации и дальнейшей обработке в отделе учета, контроля и рассылки документов принимаются документы, адресованные Губернатору области, вице-губернатору - первому заместителю Председателя Правительства области, первому заместителю Председателя Правительства и заместителям Председателя Правительства области и управляющему делами Правительства области.

Документы, адресованные другим должностным лицам органов исполнительной власти области, регистрируются соответственно в этих органах.

2.4. Телефонограммы принимаются, передаются, регистрируются и обрабатываются в органах исполнительной власти области.

III. Регистрация поступающих документов

3.1. Регистрация служебных документов - это фиксация фактов поступления документов или отправки их путем проставления на документе регистрационного индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах и в компьютер.

Запись сведений о документе в компьютер производится путем заполнения электронной регистрационной карты. Исключение составляют нормативные правовые акты, письменные обращения граждан, иные документы, которые в соответствии с настоящей Инструкцией регистрируются иным образом.

3.2. Вся поступающая служебная корреспонденция в день ее получения подлежит регистрации, за исключением периодических изданий, книг, рекламных материалов, поздравительных писем и телеграмм, пригласительных билетов, оперативной отчетности, анонимной корреспонденции и корреспонденции без обратного адреса.

Входящие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые.

Нерегистрируемые документы передаются без обработки по принадлежности.

Пакеты с надписью "Лично" не вскрываются и регистрируются по данным, имеющимся на конверте.

3.3. Конверты сохраняются и прилагаются к документам в том случае, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов по почтовому штемпелю. Во всех остальных случаях они уничтожаются.

3.4. Все приложения в развернутом виде скрепляются вместе с основным документом. Конверт, в случае его сохранения, скрепляется с документом с левой стороны (на месте углового штампа).

3.5. На документах, поступивших до 16 часов текущего дня, проставляется регистрационный номер с указанием даты поступления, на поступивших после 16 часов, - регистрационный номер с датой следующего дня, поступивших после 16 часов в пятницу или в выходные и праздничные дни - дата первого следующего за ними рабочего дня.

3.6. Регистрационный штамп с указанием входящего номера и даты регистрации документа проставляется в правом нижнем углу первого листа документа. Номер регистрации состоит из номера приемной адресата и порядкового входящего номера.

На невскрываемых письмах штамп проставляется на конвертах.

3.7. На регистрируемые документы в отделе учета, контроля и рассылки документов заполняются регистрационные карточки (приложение N 1) в трех экземплярах (два направляются с документом, третий остается для контроля в отделе учета, контроля и рассылки документов) с указанием корреспондента, даты поступления, порядкового входящего номера, краткого содержания, даты и исходящего номера документа. Содержание регистрационной карточки заносится в компьютер.

Письма одинакового содержания, адресованные нескольким адресатам, регистрируются под одним входящим номером.

Контрольные карточки заводятся на служебную корреспонденцию, требующую ответа, или поступившую из федеральных органов власти.

3.8. Договоры и соглашения, подписываемые Губернатором области или уполномоченными Губернатором области или Правительством области другими должностными лицами, подлежат регистрации в отделе учета, контроля и рассылки документов путем присвоения порядкового регистрационного номера, который располагается под подписью должностного лица, заключившего договор или соглашение. Один экземпляр договора (соглашения) или, в исключительных случаях, его копия хранится в отделе учета, контроля и рассылки документов.

3.9. На обращениях граждан в правом нижнем углу первого листа проставляется штамп и дата поступления, а их регистрация производится в приемной Губернатора и Правительства области. В индекс этих документов должна входить первая буква фамилии заявителя, например: Б-124, что позволяет формировать картотеку по алфавиту.

3.10. После регистрации первые два экземпляра регистрационных карточек вместе с документами передаются под роспись в секретариаты соответствующих руководителей в соответствии с распределением обязанностей между должностными лицами, устанавливаемыми Губернатором области. Документы учитываются по регистрационным номерам, присвоенным им в отделе учета, контроля и рассылки документов. Один экземпляр регистрационной карточки остается в секретариате, а второй согласно резолюции руководителя вместе с документом направляется исполнителю через отдел учета, контроля и рассылки документов. Резолюция руководителя переносится на все три регистрационные карточки.

Документы вышестоящих органов, а также находящиеся в компетенции нескольких руководителей, представляются непосредственно Губернатору области, а в его отсутствие - вице-губернатору - первому заместителю Председателя Правительства области.

Вся корреспонденция, поступающая с надписью "Лично" на имя Губернатора области, независимо от способа получения и регистрации, передается без вскрытия руководителю аппарата Губернатора области.

Передача документов секретариатами на рассмотрение руководителям производится в день их получения. Документы с грифом "Срочно", особо важные документы и телеграммы передаются незамедлительно после их получения.

Контроль за исполнением и списание документа "В дело" осуществляется секретариатом, в который первоначально направлен документ.

После исполнения документа регистрационная карточка со всеми реквизитами передается в отдел учета, контроля и рассылки документов для снятия с контроля.

3.11. Документы предприятий, организаций, учреждений, поступившие лично к Губернатору области, вице-губернатору - первому заместителю Председателю Правительства области, первому заместителю Председателя Правительства области, заместителям Председателя Правительства области и управляющему делами Правительства области после их рассмотрения передаются в отдел учета, контроля и рассылки документов для регистрации в соответствии с подпунктами 3.6. и 3.7. настоящей Инструкции.

3.12. Регистрация федеральных законов, правовых актов и поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, правовых актов палат Федерального Собрания Российской Федерации, поручений руководителя администрации Президента России, постановлений Центральной избирательной комиссии России, постановлений и протоколов комиссий при Правительстве Российской Федерации, выписок из протоколов заседаний Правительства Российской Федерации и работа с ними осуществляется организационным управлением Правительства области. На эти документы в управлении заводятся регистрационные карточки (приложение N 2) и все вместе передается по назначению, а после рассмотрения передается согласно резолюции исполнителю с последующей отметкой в регистрационной карточке об исполнении документа и списании его "В дело".

3.13. Исключен.

Информация об изменениях:

См. текст пункта 3.13

IV. Порядок и сроки рассмотрения документов

4.1. Корреспонденция, поступившая в Правительство области, в министерства области или иные органы исполнительной власти области, должна рассматриваться, как правило, в день ее получения.

4.2. На документе, подлежащем возврату, в правом верхнем углу первой страницы ставится штамп "подлежит возврату".

4.3. Запрещается направлять в подведомственные организации подлинники документов, поступивших из администрации Президента Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации и из Правительства Российской Федерации, а также подлежащие возврату.

4.4. Документы должны исполняться в сроки, указанные в этих документах или в резолюциях. В случаях, если не указан срок исполнения, документ должен быть исполнен не более чем в тридцатидневный срок со дня его поступления. Продление срока исполнения разрешается соответствующим руководителем по письменному ходатайству исполнителя.

4.5. Отметка об исполнении и списании документа "В дело" помещается на нижнем поле первого листа этого документа. Отметка "В дело" свидетельствует о том, что работа над документом завершена.

Отметка об исполнении и списании документов переносится в регистрационную карточку и на ПЭВМ.

4.6. В целях усиления контроля и информированности структурных подразделений органов исполнительной власти области о сроках выполнения документов отделом по учету, контролю и рассылке документов готовится и рассылается по подразделениям информация о документах с нарушением сроков рассмотрения. Информация готовится, как правило, по пятницам и основывается на данных, имеющихся на предыдущий день.

4.7. В случае, если окончание срока приходится на выходной день, то окончанием срока для исполнения документа является первый следующий за ним рабочий день.

V. Прием и передача служебной информации по официальным каналам факсимильной связи

5.1. При приеме и передаче служебной информации по официальным каналам факсимильной связи работники органов исполнительной власти области руководствуются следующим порядком:

5.1.1. Служебная информация, передаваемая и принимаемая по каналам факсимильной связи, принимается к исполнению наравне с печатным документом.

5.1.2. Запрещается передавать секретные сведения, тексты документов с грифом "Конфиденциально", а также рукописные материалы.

5.1.3. Исключен.

Информация об изменениях:

См. текст пункта 5.1.3

5.1.4. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения.

Разрешение на передачу материала по каналу факсимильной связи дает руководитель органа исполнительной власти области или структурного подразделения аппарата Губернатора области. Передача факсограмм осуществляется только с ведома лица, обслуживающего аппарат факсимильной связи.

5.2. Материал, подлежащий передаче, регистрируется в журнале установленной формы без проставления штампа регистрации. Подлинники материалов после передачи информации остаются у исполнителя с отметкой о времени отправки, а копии - в отделе учета, контроля и рассылки документов.

5.3. Поступившие факсограммы принимаются и регистрируются в соответствии с разделами II, III настоящей Инструкции.

5.4. Если по техническим причинам качество факсограммы не позволяет полностью воспроизвести текст, такая факсограмма регистрируется с пометкой "плохо читаемая", если качество очень плохое, факсограмма не регистрируется.

5.5. При необходимости передачи информации по системе "FахNеt" копия документа визируется начальником управления информационных технологий (УИТ). Копии хранятся в управлении информационных технологий в течение года.

Материал, подлежащий передаче, регистрируется в журнале использования системы "FахNеt". После получения подтверждения об успешной передаче документа исполнитель расписывается в журнале.

Подлинники материалов после передачи информации остаются у исполнителя с отметкой о времени отправки документа.

Поступившие по системе "FахNеt" факсограммы регистрируются в журнале использования системы и направляются в отдел учета, контроля и рассылки документов, где им присваиваются входящие реквизиты.

VI. Общие требования к составлению и оформлению документов

6.1. Правовые, организационно-распорядительные и иные документы (постановления, поручения, распоряжения, приказы, протоколы, акты, письма, и др.) (далее - документы), которые готовятся в органах исполнительной власти области и регламентируют административные и организационные вопросы, а также вопросы управления, взаимодействия, обеспечения регулирования деятельности структурных подразделений органов исполнительной власти области, должны иметь необходимые реквизиты и быть оформлены в соответствии с действующими государственными стандартами по оформлению организационно-распорядительных документов и настоящей Инструкцией.

6.2. При подготовке и оформлении соответствующих документов Губернатора области и Правительства области используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб Саратовской области;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код органа исполнительной власти области или Правительства области, подготовившего документ;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации, подготовившей документ;

09 - справочные данные об организации, подготовившей документ;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

6.3. Требования к оформлению реквизитов документов (приложения N 3, N 4):

6.3.1. Для изготовления документов Губернатора области и Правительства области с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации используют номерные бланки (далее - гербовые бланки). Исключение составляют проекты документов, а также письма, направляемые одним министерством (приемной) в другое, которые изготавливают на соответствующих бланках.

6.3.2. Допускается изготовление документов на бланках с воспроизведением герба Саратовской области.

6.3.3. Предприятия, организации, учреждения, не являющиеся структурными подразделениями органов исполнительной власти области, изготавливают документы на бланках с эмблемой организации или товарным знаком.

6.3.4. Код подразделения органа исполнительной власти области, подготовившего документ, проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), а также Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

6.3.5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, а также идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

6.3.6. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

6.3.7. Наименование организации, подготовившей документ, должно соответствовать наименованию, закрепленному в Уставе (Основном Законе) Саратовской области или в Положении о соответствующем органе исполнительной власти области (о его структурном подразделении).

Сокращенное наименование организации приводится на бланке документа (в скобках, после указания полного наименования данного подразделения) только в тех случаях, когда оно закреплено в Положении о данной организации.

Над наименованием органа исполнительной власти области указывают наименование вышестоящей организации - Правительство Саратовской области, над наименованием структурной единицы (управления, комитета, отдела, сектора) соответствующего органа исполнительной власти области - наименование этого органа.

6.3.8. Справочные данные об организации - авторе документа включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты, адрес (WWW- сервер) в сети "Internet" и др.). Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

6.3.9. Наименование вида документа указывается на всех, кроме писем, документах - постановлениях, распоряжениях, приказах, протоколах, справках, заключениях и т.д., и печатается прописными буквами.

6.3.10. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 15 мая 2001 года следует оформлять 15.05.2001 (в конце точка не ставится).

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 15 мая 2001 года, а также оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2001.05.15 (приложение N 5).

6.3.11. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях, номером журнала регистрации исходящих документов, индексом тематического классификатора вопросов, содержащихся в документе (если в соответствующем подразделении такой классификатор утвержден) и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

6.3.12. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

6.3.13. Место составления или издания документа указывают, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование автора документа" и "Справочные данные об авторе документа". В таком случае указывают, как правило, город Саратов.

В случае, если документ составлен в ином населенном пункте, находящемся вне границ города Саратова, в документе указывают наименование соответствующего населенного пункта.

6.3.14. Гриф ограничения доступа к документу ("секретно", "конфиденциально" и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа и при необходимости дополняют данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне или конфиденциальной информации.

6.3.15. Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу документа. В качестве адресата могут быть органы государственной власти (Российской Федерации, Саратовской области, иных субъектов Российской Федерации), их структурные подразделения; органы местного самоуправления, их структурные подразделения; предприятия, учреждения, организации, их структурные подразделения; должностные лица; граждане. Адресат может выделяться жирным шрифтом или курсивом. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией.

Документ не должен содержать более четырех адресатов.

Если документ направляется нескольким разным адресатам, то адресаты указываются в документе один под другим и основной адресат подчеркивается чертой. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.

При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.

Если документ является ответным, первым (основным) адресатом указывается автор инициативного документа, на который дается ответ, вне значимости остальных адресатов.

Документ печатается в количестве экземпляров, соответствующем количеству адресатов, плюс один (последний экземпляр документа). Последний экземпляр документа, подписанный исполнителем, изготавливается одновременно с подлинником (оригиналом) документа, содержит все его реквизиты (за исключением реквизитов бланка документа, если документ оформляется на бланке) и остается в деле отправителя.

Наименование органа государственной власти, органа местного самоуправления, предприятия, учреждения, организации, соответствующего структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

Минюст России

Управление систематизации

законодательства

Должность и фамилию лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

ЗАО "Торговый мир"

Бухгалтерия

Главному бухгалтеру

Л.П.Николаевой

или

Исполнительному директору

ЗАО "Торговый дом"

И.И.Иванову

Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Главам объединенных

муниципальных образований

Саратовской области

В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить почтовый адрес.

Если документ адресуется органу государственной власти, органу местного самоуправления, предприятию, учреждению, организации, соответствующему структурному подразделению, указывают его (ее) наименование, а затем почтовый адрес.

При адресовании документа физическому лицу указывают почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя, например:

410000 г. Саратов,

ул. Московская, д.45, кв. 4

Р.О.Вербину

Допускается центрирование каждой строки реквизита "Адресат" по отношению к его самой длинной строке.

6.3.16. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

                                                      УТВЕРЖДАЮ

                                           Губернатор Саратовской области

                                             Личная подпись

                                                               Д.Ф.Аяцков

                                           17.08.2000

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:

                                     УТВЕРЖДЕНО

                                     приказом министра финансов

                                     Саратовской области

                                     от 15.05.2001 N 12

Допускается в реквизите "Гриф утверждения" центрирование элементов относительно его самой длинной строки.

6.3.17. Резолюция пишется соответствующим должностным лицом, как правило, на документе в верхней его части на свободном поле. При отсутствии свободного поля на документе резолюция оформляется на отдельном листе (специальном бланке формата А6), скрепляемом с документом.

Резолюция включает фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения (при необходимости), подпись и дату, например:

                                                 О.А.Ларионовой

                                                 П.К.Жукову

                                   Прошу подготовить проект распоряжения

                                   Губернатора области по данному вопросу

                                   к 24.08.2000

                                                   Личная подпись

                                                   17.08.2000

Если резолюция оформляется на специальном бланке, то в левом верхнем углу бланка резолюции могут быть указаны реквизиты (регистрационный номер и дата либо заголовок) документа, к которому относится данная резолюция.

При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (должностное лицо, названное в резолюции первым).

Если документ направляется на исполнение в подведомственное подразделение, в резолюции обязательно указывается наименование этого подразделения (управления, комитета, отдела, сектора).

6.3.18. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?, например:

О создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?, например:

Должностная инструкция секретаря-референта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.

6.3.19. Отметка о контроле - это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой "К" или штампом "КОНТРОЛЬ".

6.3.20. Текст документа составляется на русском языке (с учетом особенностей составления документов, отправляемых за рубеж) и, как правило, оформляется в виде связанного текста.

Содержание и структура текста документа определяется функциональным назначением документа.

Общими требованиями к тексту документа являются лаконичность, ясность и точность его изложения. Текст документа должен быть изложен грамотно в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации, в официально-деловом стиле.

При оформлении текста документа (приложения к документу) на двух и более страницах первая страница документа (имеющегося приложения) не нумеруется, а вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами по центру верхнего (нижнего) поля или в правом верхнем (нижнем) углу документа без знака точки. Многостраничное приложение к документу нумеруется как самостоятельный документ.

Терминология, употребляемая в документах, должна соответствовать терминологии, установленной законодательными и другими нормативными актами. К терминам, которые могут быть непонятны адресату и применение которых необходимо в тексте документа, должны быть даны разъяснения в скобках. Следует избегать неоправданного употребления иностранных слов.

В тексте документа допускается использование общепринятых сокращений, установленных действующими правилами орфографии, стандартами. Также допускается использование сокращений и аббревиатуры наименований федеральных органов государственной власти, органов государственной власти Саратовской области и иных субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления области, предусмотренных в соответствующих правовых актах (положениях).

Инициалы, как правило, располагаются перед фамилией в тексте, в реквизите "Подпись". В реквизите "Адрес", в протоколах, выписках при перечислении фамилий в порядке алфавита инициалы следует располагать после фамилий.

Текст документа состоит, как правило, из двух частей. В первой (вводной, констатирующей) части указывают причины, основания и цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну заключительную часть. Например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации, подготовившей документ, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами, цифрами со скобкой, буквами, буквами со скобкой.

В распорядительных документах (распоряжение, приказ и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу" и т.п.).

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил" и т.п.).

В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("решили", "постановили" и т.п.).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили" и т.п.).

В документах, устанавливающих права и обязанности органов исполнительной власти области, их структурных подразделений (положения, инструкции), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (справки, акты, заключения), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("комитет осуществляет функции", "в состав отдела входят", "комиссия установила", "министерство полагает").

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

от первого лица единственного числа ("прошу подготовить", "прошу предоставить");

от третьего лица единственного числа ("комитет не возражает", "Правительство Саратовской области направляет").

Документ с ограниченным сроком действия должен иметь соответствующую ссылку в тексте.

Сведения о сроке исполнения каких-либо действий (мероприятий) помещаются, как правило, в конце текста и могут быть выделены самостоятельным предложением (без абзаца).

Оформление рукописного текста документов должно соответствовать установленным требованиям к оформлению правовых документов. Рукопись пишется четко и разборчиво на стандартных листах бумаги, не допускается писать карандашом, очень мелким почерком и делать многочисленные вставки, сноски, исправления.

6.3.21. Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 4 л. в 2-х экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

    Приложение: 1.  Положение  о комитете по управлению имуществом Саратовской

                    области на 12 л. в 1 экз.

                2.  Структура и штатная численность комитета по управлению

                    имуществом Саратовской области на 3 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

      Приложение:   Инструкция   по   делопроизводству  в   министерстве

                    международных отношений и внешнеэкономических связей

                    области и приложения к ней, всего на 52 л. в 1 экз.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 2-х экз. в первый адрес.

В приложении к постановлениям, распоряжениям Губернатора (Правительства) области на первом его листе в правом верхнем углу пишут Приложение (без кавычек) с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

                                      Приложение к распоряжению

                                      Губернатора области от

                                      14.07.2000 N 458-р

Допускается слово ПРИЛОЖЕНИЕ печатать прописными буквами, а также центрировать это слово, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки реквизита.

Приложения подписываются или визируются в порядке, определенном в пункте 6.3.23.

6.3.22. Подпись является обязательным реквизитом документа и располагается с интервалом не менее двух сантиметров под текстом документа. Подпись может выделяться жирным шрифтом или курсивом.

Допускается в реквизите "Подпись" центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки реквизита.

Проекты документов представляются на подпись соответствующим должностным лицам исходя из их компетенции полностью оформленными, проверенными, согласованными, вместе с приложениями и материалами, на основании которых документ готовился.

Документы информационно-справочного или аналитического характера могут быть подписаны непосредственным составителем документа, если решаемые вопросы не выходят за пределы его компетенции.

Подписывается только экземпляр документа, отсылаемый адресату, а экземпляр документа, который остается в деле отправителя, визируется исполнителем.

При оформлении документа, направляемого нескольким адресатам, или совместного документа, издаваемого от имени двух или нескольких органов (организаций), подписываются все экземпляры документа.

При массовой рассылке копий документа подписывается только экземпляр документа, оставляемый в деле отправителя, а адресатам рассылаются размноженные и заверенные его копии.

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должностного лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи.

При оформлении документа на бланке соответствующего органа или должностного лица должность этого лица в реквизите "Подпись" указывается сокращенно, а если документ оформлен не на бланке, приводится полное наименование должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Председатель комитета                 Личная подпись      Д.Н.Козак

Заместитель председателя комитета     Личная подпись      Е.Е.Русецкая

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Министр мелиорации                 Министр транспорта и связи

Саратовской области                Саратовской области

Личная подпись                     Личная подпись

А.В.Ляпин                          В.М.Васильев

В документе, составленном комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии     Личная подпись     Б.Д.Никольский

Заместитель

председателя комиссии     Личная подпись     Т.Н.Кожевникова

Секретарь комиссии        Личная подпись     И.Е.Листвина

Члены комиссии            Личная подпись     А.А.Алексеев

                          Личная подпись     Б.Б.Бочкин

                          Личная подпись     В.В.Вербина

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии.

При этом перед наименованием должности не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту.

В подписанные документы не допускается вносить какие-либо изменения или дополнения.

6.3.23. Подготовленный проект документа (с имеющимися приложениями) подлежит при необходимости согласованию.

Согласование (предварительное рассмотрение и оценка проекта документа) производится до подписания (утверждения) проекта.

Проект документа должен быть согласован с подведомственными структурными подразделениями (должностными лицами) организации - автора документа, а также с другими органами исполнительной власти области или организациями по вопросам, входящим в компетенцию или затрагивающим интересы соответствующих подразделений, организаций.

Согласование проекта документа оформляется грифом согласования. Гриф согласования состоит из слова согласовано без кавычек, визы, которая включает наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

Согласовано

Заместитель Председателя Правительства,

руководитель аппарата Губернатора области

Личная подпись

                               А.В.Дурнов

26.08.2003

6.3.24. Виза включает должность и подпись визирующего документ, расшифровку подписи и дату подписания. Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии оправляемого документа.

Допускается полистное визирование документа и его приложения.

6.3.25. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

Документы заверяют печатью организации.

6.3.26. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись этого должностного лица; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Подпись

Верно Инспектор отдела кадров Личная подпись      О.В.Волкова

26.07.2000

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Органы исполнительной власти области и их подразделения, как правило, могут выдавать копии только издаваемых ими документов (постановлений и распоряжений Губернатора области, Правительства области, приказов министров области, других служебных документов).

6.3.27. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его рабочего телефона (или телефона, по которому с ним можно связаться).

Отметку об исполнителе исполнитель включает при подготовке документа и располагает ее на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

6.3.28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело N..." (указывается номер дела, в котором будет храниться документ).

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения аппарата Губернатора области, Правительства области, в котором исполнен документ.

6.3.29. Отметка о поступлении документа в аппарат Губернатора области или в Правительство области содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Отметку о поступлении документа располагают в правом нижнем углу первого листа документа. Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа.

6.3.30. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие необходимые поисковые данные.

6.4. Бланки документов.

6.4.1. Документы, изготавливаемые в аппарате Губернатора области и в Правительстве области, должны оформляться на бланках установленного образца.

Устанавливается два основных формата бланков документов - А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Допускается использование бланков форматом А3 и А6.

6.4.2. Устанавливаются следующие виды бланков документов:

бланк постановления Губернатора Саратовской области (формат А4);

бланк распоряжения Губернатора Саратовской области (формат А4);

бланк постановления Правительства Саратовской области (формат А4);

бланк распоряжения Правительства Саратовской области (формат А4);

бланк протокола заседания Правительства (формат А4);

бланк письма Губернатора Саратовской области (цветной, черно-белый - формат А4, А5);

бланк письма Правительства Саратовской области (цветной, черно-белый - формат А4, А5);

бланк письма вице-губернатора - первого заместителя Председателя Правительства Саратовской области;

"бланк письма первого заместителя Председателя Правительства Саратовской области (формат А4, А5);

бланк письма заместителя Председателя Правительства, руководителя аппарата Губернатора Саратовской области (формат А4, А5);

бланк письма заместителя Председателя Правительства, министра энергетики и коммунального хозяйства Саратовской области (формат А4, А5);

бланк письма заместителя Председателя Правительства Саратовской области (формат А4, А5);

бланк письма аппарата Губернатора Саратовской области (формат А4, А5);

бланк письма управления делами Правительства Саратовской области (формат А4, А5);

бланк письма управляющего делами Правительства Саратовской области (формат А4, А5);

бланк письма органа исполнительной власти области;

бланк письма самостоятельного структурного подразделения органов исполнительной власти области;

бланк резолюции (формат А6).

6.4.3. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа.

6.4.4. Макеты бланков документов проектируют в соответствии с формами (образцами) бланков, утвержденными Губернатором Саратовской области.

При разработке макетов бланков должны быть соблюдены требования действующих государственных стандартов.

Реквизит 01 располагают по центру рабочего поля.

Реквизиты 04, 05, 06, 10, ограничительные отметки для реквизитов 07, 08, 09 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

6.4.5. При оформлении многостраничных документов на бланке печатается первый лист документа, последующие - на обычной бумаге одинакового с бланком формата, цвета и качества.

6.4.6. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее, мм:

левое - 20;

правое - 10;

верхнее - 20;

нижнее - 20.

6.4.7. На бланках постановлений и распоряжений применяется продольный вариант расположения реквизитов, на бланках писем и бланках резолюций допускается два варианта расположения реквизитов - угловой и продольный.

6.4.8 Исключен.

Информация об изменениях:

См. текст пункта 6.4.8

6.4.9. Черно-белые гербовые бланки применяются при изготовлении документов, направляемых:

в федеральные органы государственной власти;

в органы государственной власти субъектов Российской Федерации;

в Саратовскую областную Думу;

в органы местного самоуправления;

в различные учреждения, организации или на предприятия;

гражданам Российской Федерации, иностранным гражданам, лицам без гражданства.

6.5. Гербовые бланки являются полиграфической продукцией, подлежащей учету. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в учетно-регистрационных журналах гербовых бланков.

6.5.1. На гербовых бланках типографским способом проставляются порядковые номера, а в необходимых случаях - и серии этих номеров.

6.5.2. Гербовые бланки изготавливаются в полиграфических и штемпельно-граверных предприятиях, имеющих лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне, по заказам управления делами Правительства области в порядке, установленном управляющим делами Правительства области.

6.5.3. Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

6.5.4. Контроль за использованием и хранением гербовых бланков в управлении делопроизводства осуществляет заместитель управляющего делами, начальник управления делопроизводства, в органе исполнительной власти области - служба или должностное лицо, ответственное за делопроизводство. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение гербовых бланков, назначаются распорядительным документом руководителя соответствующего органа исполнительной власти области.

6.5.5. Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту с отметкой в учетно-регистрационном журнале.

6.5.6. Учетно-регистрационный журнал гербовых бланков включается в номенклатуру дел.

6.5.7. Допускается тиражирование документов, изготовленных на гербовых бланках, предназначенных для рассылки, средствами оперативной полиграфии Правительства области при условии заверения каждой копии документа соответствующей печатью.

6.6. Особенности оформления документов, направляемых за рубеж:

6.6.1. Служебные письма.

В переписке с иностранными адресатами (в том числе с посольствами и представительствами иностранных государств) оформление служебных и личных писем имеет одинаковый характер.

Служебные письма оформляются на бланках установленной формы либо на стандартных листах бумаги.

Служебное письмо состоит из следующих частей: реквизитов бланка (при оформлении на бланке) или названия города и даты отправления (при оформлении на стандартных листах бумаги), наименования и адреса получателя письма, вступительного обращения, основного текста, заключительной формы вежливости, указания на приложение, если оно имеется.

При переписке без применения бланков оформление писем осуществляется следующим образом.

В правом верхнем углу письма печатаются название города и дата отправления, например: Москва, 8 августа 1999 года; Варшава, 23 августа 1999 года. Длина максимальной строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правым полем. Регистрационный номер проставляется на подлиннике и копии письма, остающейся в деле.

Текст письма начинается с обращения. Если оно адресовано министру, то в зависимости от конкретного случая и местной практики следует писать - Господин Министр, Ваше Превосходительство. В обращении иногда принято добавление слова "Уважаемый" (особенно в порядке взаимности, например: Уважаемый господин Министр). В зависимости от местной практики и в порядке взаимности слово "господин" на иностранных языках может писаться полностью или сокращенно.

После обращения идет текст, в большинстве случаев начинающийся словами: "Имею честь...".

Письмо заканчивается комплиментом, т.е. выражением уважения. Могут использоваться следующие комплименты:

Президенту, Послу или Министру иностранных дел - Прошу Вас, господин Президент (господин Посол, господин Министр), принять уверения в моем весьма (самом) высоком уважении;

Генеральному директору Германского фонда международного развития - Прошу Вас, господин Хайнц Бюлер, принять уверения в моем высоком (или глубоком) уважении (или почтении).

Если пишется ответное письмо, то комплимент формулируется в порядке взаимности. Например, если в полученном письме обращаются с уверениями "... в весьма высоком уважении", то и отвечать рекомендуется аналогичным комплиментом.

Письма могут заканчиваться другими видами комплиментов, а именно: "С искренним уважением", "С глубоким уважением", "Искренне Ваш", "С уважением". В ответном письме в порядке взаимности целесообразно употребить такой же комплимент.

Под текстом письма следуют личная подпись лица, от имени которого посылается письмо, его должность, инициал имени и фамилия.

Если в тексте письма дается ссылка на прилагаемые документы (программа, мероприятия и т.д.), то в конце текста указывается приложение.

В соответствии с принятыми в большинстве зарубежных стран стандартами адрес зарубежного корреспондента располагается, как правило, в левом нижнем углу первой страницы, независимо от количества страниц письма. Адрес включает инициал (инициалы) имени, фамилию, полное наименование официальной должности лица, которому направляется письмо, и название города, например:

Господину Б.Итопу

Председателю Правления

фонда "Призыв совести"

г. Вашингтон

В ряде случаев, в зависимости от местной практики и на основе взаимности, перед фамилией лица, которому посылается письмо, указывается его титул.

Например:

Его Превосходительству

господину М.Андерсу

Чрезвычайному и Полномочному Послу

(официальное название страны)

г. Москва

На конверте указывается адрес, напечатанный на письме.

При переписке с использованием бланков оформление писем осуществляется следующим образом.

Адрес зарубежного корреспондента располагается в правом верхнем углу первой страницы письма. Длина максимальной строки реквизита не должна превышать 9-10 см и ограничивается правым полем.

Реквизит "Адресат" должен включать в себя следующие составные части: слова "Господину" ("Госпоже") или титул (например, "Его (Ее) Превосходительству"), имя и фамилию адресата, наименование организации, фирмы, должность адресата, название города и страны.

Титул или имя и фамилия в адресате пишутся через 2 интервала от должности. Другие составные части печатаются через 1 интервал.

Составные части реквизита "Адресат" допускается печатать как строчными, так и прописными буквами.

Обращение и первая строка текста письма начинаются с красной строки.

6.6.2. Частные письма полуофициального характера.

Такого рода письма посылаются знакомым официальным лицам в случаях, связанных с оказанием какого-либо личного одолжения (благодарность за приглашение, просьба о содействии), либо по вопросам, являющимся предметом официальной переписки или переговоров, с целью подчеркнуть заинтересованность автора в данном деле или для ускорения решения какого-либо вопроса путем использования влияния лица, которому направляется письмо. Переписка может осуществляться и по другим вопросам, постановка которых в официальном порядке нежелательна по тем или иным причинам.

Частные письма полуофициального характера пишутся на обычной почтовой бумаге (в пол-листа), иногда на бланке. Оборотная сторона листа не используется.

Обращение в таком письме обычно бывает следующим:

Уважаемый господин Министр,

Уважаемый господин Директор,

Уважаемый господин Сенатор

и т.п.

Заключительный комплимент в письме обязателен, и он зависит от служебного или общественного положения адресата и характера отношений автора с адресатом.

Наименование должности и полная фамилия адресата пишутся только на конверте.

К каждому письму зарубежному адресату прилагается сопроводительное письмо в Исполнительный секретариат Министерства иностранных дел Российской Федерации.

Упомянутые виды писем являются официальными документами. Необходимо выбрать подходящий для конкретного случая вид письма, исходя при этом из содержания.

Не допускаются исправления и подчистки в тексте подлинника. Документы требуют к себе надлежащего внимания и предполагают ответ со стороны того, кому они направлены.

6.6.3. Оформление документов, направляемых по линиям факсимильной связи, производится на чистом листе бумаги без использования бланка. Текст печатается прописными буквами на русском языке либо языке адресата.

Название страны может быть полным (Соединенные Штаты Америки) или кратким (США), но обязательно должно быть официально принятым (нельзя вместо Федеративная Республика Германии или ФРГ писать Германия).

6.6.4. Заголовок к тексту не составляется.

6.6.5. При ответе на документ, поступивший от зарубежного партнера, целесообразно в тексте сделать ссылку на этот документ, например: "На Ваше письмо от ... числа".

6.6.6. При регистрации документа, отправляемого за рубеж, регистрационный номер проставляется на втором экземпляре, остающемся в деле. Первый экземпляр документа имеет только дату подписания.

6.6.7. Одновременно с документом исполнитель готовит конверт для отправки данного документа с указанием адресных данных адресата и адреса отправителя. При этом адрес может быть написан как на английском языке, так и на языке страны-адресата.

VII. Подготовка проектов постановлений и распоряжений Губернатора области и Правительства области

7.1 Проекты постановлений (распоряжений) Губернатора области вправе вносить вице-губернатор - первый заместитель Председателя Правительства области, первый заместитель Председателя Правительства области, заместители Председателя Правительства области, министры области, руководители иных органов исполнительной власти области, а также руководители структурных подразделений аппарата Губернатора области. Ответственность за качество проектов, их согласование несут должностные лица, вносящие проект.

Подготовка и внесение проектов постановлений и распоряжений Правительства области определяются Регламентом Правительства Саратовской области.

7.2. Оформляются правовые акты Губернатора области и Правительства области на гербовых бланках установленной формы в соответствии с требованиями Инструкции и действующими нормативно-методическими документами.

Совместный правовой акт может быть оформлен на соответствующем бланке Губернатора области или Правительства области с указанием наименования органа или должностного лица, совместно с которым издается данный правовой акт, либо на чистом листе бумаги с указанием, от имени каких органов (должностных лиц) принимается (издается) правовой акт.

7.3. Если правовые акты принимаются на основе (в развитие, во исполнение) правовых актов федеральных органов государственной власти, законов Саратовской области, правовых актов Губернатора области, постановлений Правительства области, то вводная часть правового акта должна содержать ссылку на соответствующий правовой акт с указанием даты, номера и наименования.

При проведении согласования проекта такого правового акта к нему необходимо прилагать копию правового акта, на который делается ссылка. Если объем правового акта превышает 5 страниц, то к проекту правового акта прилагается копия части (главы, статьи) правового акта, имеющего отношение к проекту с указанием вида акта, даты, номера и заголовка).

В случае упоминания в проекте правового акта какой-либо организации - юридического лица, при его согласовании в государственно-правовое управление области вместе с проектом акта представляются учредительные документы этой организации, а в случае необходимости, по требованию государственно-правового управления области, - нотариально заверенная копия учредительных документов этой организации.

7.4. Проекты правовых актов, направляемые на соответствующие согласования (до вынесения на рассмотрение Правительства области или на подпись Губернатору области, руководителю органа исполнительной власти области), изготавливают на чистом листе бумаги с использованием реквизитов 05,07, с обязательным указанием в правом верхнем углу слова "Проект".

7.5. Текст правового акта содержит, как правило, вводную (преамбулу) и распорядительную части. Если содержание правового акта не нуждается в пояснении, то вводная часть отсутствует.

Тексты правовых актов Губернатора области, Правительства области, органов исполнительной власти области (постановлений, распоряжений, приказов) в распорядительной части должны содержать пункты, предусматривающие:

конкретные задания исполнителям с указанием реальных сроков их исполнения (при длительных сроках исполнения необходимо указывать промежуточные (контрольные) сроки). При указании срока используется словесно-цифровой способ оформления даты;

точное наименование организаций - исполнителей задания;

порядок обеспечения выполнения заданий материально-технической базой и финансированием;

поручения по контролю исполнения правового акта или его отдельных пунктов с указанием, на кого возложен контроль;

указания о снятии с контроля ранее принятого правового акта в случае его выполнения или принятия нового правового акта взамен ранее принятого;

указание о сроке вступления в силу правового акта, если такое указание необходимо;

указание об отмене, изменении или дополнении действующих правовых актов, если издаваемый правовой акт отменяет действующий или принимается в дополнение (изменение) действующего акта.

7.6. Предписания, адресуемые подведомственным подразделениям (министерствам, комитетам, управлениям, отделам, секторам), формулируются в категоричной форме. Текст распоряжений и приказов как правовых актов, издаваемых на основе единоначалия, излагается от первого лица единственного числа и начинается словами: "В целях...", "В связи с...", "В соответствии...", "Приказываю...". В отношении организаций, не находящихся в подчинении органов исполнительной власти области, но расположенных на подведомственной территории, применяются глаголы типа "предложить", "рекомендовать". В отдельных случаях возможна и категоричная форма обращения, если правовой акт (распоряжение, приказ) издается по тем вопросам компетенции Губернатора области, Правительства области, по которым они вправе давать общеобязательные указания.

Каждый пункт, как правило, должен начинаться с предписываемого действия, выраженного глаголом неопределенной формы (утвердить, внести, предложить, указать, считать и т.д.). Использовать формулировки: "решить вопрос", "обратить внимание" и т.д. в правовых актах не рекомендуется.

7.7. Содержание издаваемых правовых актов Губернатора области, Правительства области не должно противоречить изданным ранее или дублировать их, если при этом не изменяется (отменяется) ранее изданный акт.

7.8. Пункт об отмене действующих правовых актов начинается со слов: "Признать утратившим (утратившими) силу...".

7.9. Перечень отменяемых правовых актов приводится с указанием даты, номера и заголовка каждого правового акта в хронологической последовательности.

Перечень, содержащий более 4 отменяемых правовых актов, может быть приложен к основному правовому акту. В этом случае пункт об отмене правовых актов формулируется следующим образом: "Признать утратившими силу постановления (распоряжения) Губернатора (Правительства) Саратовской области согласно приложению".

7.10. Пункт об изменении отдельного положения действующего правового акта строится по схеме:

"Пункт 3 распоряжения Губернатора Саратовской области от.....N ... "О ..." изложить в новой редакции:

"3. ...(текст новой редакции пункта).".

7.11. Пункт о дополнении отдельного положения действующего правового акта строится по схеме:

"Пункт 4 распоряжения Губернатора Саратовской области от...... N ... "О ..." после слов "..." дополнить словами "....".

7.12. При существенных и многочисленных изменениях (дополнениях) действующий правовой акт Губернатора (Правительства) области, как правило, подлежит отмене и издается новый правовой акт, в который включаются все необходимые положения из ранее действовавшего.

7.13. В случае, когда к правовому акту Губернатора (Правительства) области приобщается другой документ, он указывается в тексте этого правового акта как приложение.

Приложение к правовому акту Губернатора (Правительства) области, поясняющее или дополняющее содержание этого правового акта, может быть оформлено в виде таблицы, перечня, списка и т.п.

7.14. Если правовым актом Губернатора (Правительства) области утверждается какой-то документ (положение, устав, правила, инструкция), ссылка на такой документ в тексте правового акта оформляется следующим образом: "Утвердить Положение о ...".

В правом верхнем углу первой страницы утверждаемого документа оформляется гриф утверждения согласно пункту 6.3.20. настоящей Инструкции.

7.15. Проекты постановлений (распоряжений) должны пройти согласование. Согласование проекта документа оформляется визой, которая включает дату поступления и визирования документа, должность, личную подпись визирующего с расшифровкой. Визы проставляются на листе согласования, который оформляется на оборотной стороне последнего листа проекта.

Перед направлением проекта постановления (распоряжения) на согласование на листе согласования делается запись с указанием даты и органа исполнительной власти области или структурного подразделения аппарата Губернатора области, который вносит проект на рассмотрение. Например: "Проект внесен 20 июля 1999 года министерством здравоохранения области."

7.16. Проекты законов области, постановлений (распоряжений) Губернатора области и Правительства области визируются руководителем органа исполнительной власти области или структурного подразделения аппарата Губернатора области, вносящим проект, регистрируются в протокольном отделе управления делопроизводства, после чего направляются на согласование.

7.17. Проекты законов области и нормативных правовых актов областной Думы, разработанные органами исполнительной власти области, проекты постановлений (распоряжений) Губернатора области и Правительства области согласовываются в нижеприведенной последовательности в обязательном порядке (приложение N 6) с:

а) руководителем органа исполнительной власти, вносящим проект постановления (распоряжения);

б) руководителями заинтересованных органов исполнительной власти области, структурных подразделений аппарата Губернатора области, иных государственных органов и организаций или, в случае их отсутствия, лицами, их замещающими (располагаются в алфавитном, пофамильно, порядке);

в) начальником государственно-правового управления Правительства области;

г) управляющим делами Правительства области;

д) заместителями Председателя Правительства области (по закрепленным за ними вопросам);

е) заместителем Председателя Правительства, руководителем аппарата Губернатора Саратовской области;

ж) первым заместителем Председателя Правительства Саратовской области;

з) вице-губернатором - первым заместителем Председателя Правительства Саратовской области.

7.18. Проекты распоряжений Губернатора области о командировании вице-губернатора - первого заместителя Председателя области, первого заместителя Председателя Правительства области, заместителей Председателя Правительства области, руководителей органов исполнительной власти области (за исключением командирования за рубеж), а также проекты распоряжений Губернатора области о предоставлении отпусков указанным и другим лицам визируются начальником управления государственной службы Правительства области, начальником государственно-правового управления Правительства области.

Проекты постановлений (распоряжений) Губернатора области о назначении на должность и об освобождении от должности государственных служащих государственной службы области, а также о наложении и снятии дисциплинарных взысканий согласовываются в нижеприведенной последовательности:

а) начальником управления государственной службы Правительства области;

б) начальником государственно-правового управления Правительства области;

в) заместителем Председателя Правительства, руководителем аппарата Губернатора области.

7.19. Дополнительно проекты документов в обязательном порядке согласовываются следующими должностными лицами:

первым заместителем руководителя аппарата Губернатора области, постоянным представителем Губернатора области и Правительства области в представительных органах власти - проекты законов Саратовской области и нормативных правовых актов областной Думы;

начальником управления государственной службы Правительства области - по кадровым вопросам;

министром финансов области - по финансовым вопросам;

министром экономики и инвестиций области - по социально-экономическим вопросам, по вопросам инвестиций и капиталовложений, программам развития отраслей экономики;

начальником управления по военно-мобилизационной работе и защите информации Правительства области - по вопросам режима секретности, обеспечения защиты сведений, составляющих государственную тайну, военно-мобилизационной подготовки.

Одновременно с согласованием проектов законов области, разработанных структурными подразделениями аппарата Губернатора области, министерство финансов области готовит финансово-экономическое обоснование к законопроекту.

7.20. Поступившие из областной Думы на подпись законы области и для обнародования нормативные правовые акты области согласовываются в нижеприведенной последовательности в обязательном порядке с:

представительством Губернатора области и Правительства области в представительных органах власти;

государственно-правовым управлением Правительства Саратовской области.

7.21. Приложения к документу визируются руководителем органа исполнительной власти области или подразделения аппарата Губернатора области, которым вносится проект.

К проекту документа прилагается реестр рассылки, составленный и подписанный исполнителем проекта.

7.22. В случае необходимости, а также по требованию должностного лица, с которым производится согласование, к проекту постановления (распоряжения) прилагается справка с изложением доводов о необходимости и целесообразности принятия представленного проекта постановления (распоряжения).

7.23. В случаях, когда проект постановления (распоряжения) предусматривает обращения с ходатайством в другие органы государственной власти, к нему прилагается проект письма по данному вопросу. Письмо после подписания вместе с постановлением (распоряжением) Губернатора (Правительства) области направляется соответствующему адресату.

7.24. Проекты постановлений (распоряжений), подготовленные во исполнение документов вышестоящих органов государственной власти, должны в обязательном порядке в преамбуле содержать ссылку на эти документы, при этом указывается дата принятия, номер и полное наименование в настоящей последовательности.

7.25. Срок согласования проектов постановлений (распоряжений) Губернатора области не должен превышать двух рабочих дней (для государственно-правового управления Правительства области - трех рабочих дней). При согласовании законопроектов и иных нормативных правовых актов областной Думы сроки согласования составляют соответственно 4 и 6 рабочих дней. Имеющиеся у должностного лица возражения и замечания по тексту излагаются в заключении, которое при дальнейшем согласовании прилагается к проекту. Допускаются правки в тексте стилистических и грамматических ошибок. В случае необходимости предоставления дополнительных документов для согласования проекта государственно-правовое управление Правительства области вправе вернуть проект исполнителю для доработки без составления заключения.

Срок согласования срочных проектов (срочность определяется руководителем аппарата Губернатора области) не должен превышать одного дня. При наличии в проекте норм права, срок согласования может превышать один день, но не более сроков, установленных для обычной процедуры согласования проектов.

Если в процессе доработки в проект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию должностными лицами и руководителями заинтересованных организаций.

7.26. Если в процессе согласования в материалах подготовки проекта имеются заключения, содержащие противоречивые замечания и позиции, то должностное лицо, вносящее проект, должно принять меры к устранению таких противоречий до представления проекта на юридическую экспертизу в государственно-правовое управление Правительства Саратовской области. Если замечания не принимаются, составитель проекта документа готовит заключение (отзыв) на замечания и прилагает его к этому проекту.

7.27. Должностные лица, указанные в подпунктах г) - и) пункта 7.17 настоящей Инструкции, вправе в письменной форме отказать в принятии проекта на рассмотрение при наличии в проекте противоречий действующему законодательству.

7.28. Право окончательной редакции текстов проектов постановлений и распоряжений Губернатора области и Правительства области предоставлено вице-губернатору - первому заместителю Председателя Правительства области, которому проекты документов представляются в окончательном чистовом варианте.

7.29. Подготовленные и согласованные в установленном порядке проекты документов поступают в отдел компьютерного оформления документов управления делопроизводства (далее - отдел компьютерного оформления документов), где корректируются, переносятся на номерные гербовые бланки, регистрируются в специальных журналах, после чего пакет документов передается отделом компьютерного оформления документов руководителю аппарата Губернатора области для представления на подпись Губернатору области.

Не оформленные в соответствии с настоящей Инструкцией проекты постановлений и распоряжений управлением делопроизводства к переносу на номерной гербовый бланк не принимаются.

При наличии дополнительных вопросов и замечаний по проекту, перенесенному на гербовый бланк, руководитель секретариата заместителя Председателя Правительства руководителя аппарата Губернатора области или лицо, отвечающее за прием документов, вправе возвратить материалы в управление делопроизводства либо исполнителю для разрешения вопросов. При передаче материалов исполнителю гербовый бланк с текстом возвращается в управление делопроизводства.

7.30. Постановления (распоряжения) регистрируются в протокольном отделе управления делопроизводства (далее - протокольный отдел) на ПЭВМ, постановлениям присваиваются порядковые регистрационные номера (постановлениям Правительства с буквой "П"), распоряжениям - порядковые регистрационные номера с буквой "р" (распоряжениям Правительства с буквами "Пр"), нумерация ведется с начала и до конца года раздельно для постановлений и распоряжений.

7.31. Все подписанные постановления и распоряжения тиражируются протокольным отделом в соответствии со списком рассылки, который определяется ответственным исполнителем и работником протокольного отдела при подготовке проекта этого правового акта и рассылаются управлением делопроизводства не позднее 3-дневного срока. При необходимости документы в города и районы области могут быть направлены электронной почтой.

7.32. Размноженные экземпляры постановлений, распоряжений и приложений к ним удостоверяются печатью управления делами N 1 (в исключительных случаях - гербовой печатью).

7.33. Постановления и распоряжения Губернатора и Правительства области систематизируются протокольным отделом, с ежемесячным составлением оглавлений.

VIII. Подписание документов и снятие копий

8.1. Согласованные с заинтересованными лицами служебные документы переносятся в отделе компьютерного оформления документов с использованием ПЭВМ на бланки и передаются на подпись.

При передаче документа на подпись исполнитель обязан проверить правильность его составления и оформления, наличие виз и приложений. Подготовленный документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.

8.2. Факсимиле ставится на документах только по личному указанию руководителя, которому оно принадлежит.

8.3. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности: удостоверениях, договорах, доверенностях, уставах, титульных списках, финансовых и в других предусмотренных нормативными актами случаях, ставится печать.

8.4. При необходимости копия документа воспроизводится на бланке, заверяется подписью начальника протокольного отдела и печатью управления делами Правительства области N 1.

IX. Машинописные и копировально-множительные работы. Звукозапись мероприятий

9.1. Печатание служебных документов за подписью Губернатора области, вице-губернатора - первого заместителя Председателя Правительства области, первых заместителей Председателя Правительства области, заместителей Председателя Правительства области и управляющего делами Правительства области производится в отделе компьютерного оформления документов управления делопроизводства.

Остальные машинописные работы должны выполняться непосредственно в органах исполнительной власти области с соблюдением установленных правил печатания.

9.2. Для печатания принимаются только служебные материалы. Печатание под диктовку не допускается.

Расшифровка и печатание служебных документов и материалов с магнитных носителей осуществляется в отделе компьютерного оформления документов на основании заявок на имя заместителя управляющего делами Правительства области, начальника управления делопроизводства.

9.3. Печатание производится в порядке очередности поступления и значимости материалов. Порядок печатания внеочередных документов определяется начальником управления делопроизводства (начальником отдела компьютерного оформления документов).

9.4. Все документы до печатания и после него передаются начальнику отдела компьютерного оформления документов для осуществления контроля за правильностью текста. Он должен быть тщательно отредактирован. Перед сдачей в отдел компьютерного оформления документов исполнитель обязан проверить рукопись документа. Особое внимание должно быть обращено на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов, географических названий, наименований организаций, цифр, дат. Сокращения слов применяются только общепринятые.

Рукописи, написанные неразборчиво, карандашом или красными чернилами, к печатанию не принимаются.

Документы, изготовленные на ПЭВМ, передаются в отдел компьютерного оформления документов вместе с дискетой с записью текста.

9.5. При подготовке проектов документов на ЭВМ, подключенной к локальной вычислительной сети Правительства области, исполнитель посредством электронной почты передает проект на рассмотрение заинтересованным лицам.

После согласования проекта документ в электронном виде пересылается в отдел компьютерного оформления документов и печатается на бланке. Электронная версия документа сохраняется в отделе компьютерного оформления документов.

После подписания документа в протокольном отделе производится регистрация документа и окончательное сравнение электронной копии и оригинала.

9.6. Документы за подписью руководителей органов исполнительной власти области, руководителей структурных подразделений аппарата Губернатора области, которым предоставлено право самостоятельно вести переписку, печатаются на местах на соответствующих бланках.

9.7. Служебные документы, подлежащие размножению на множительных аппаратах, должны быть тщательно подготовлены. Оригиналы печатаются на белой бумаге.

9.8. Копировально-множительные работы (размножение документов) организует управление делопроизводства.

На размножение в копировально-множительное бюро и типографию сдаются только служебные документы и материалы. Объемные материалы (свыше 100 печатных листов формата А-4) множатся в типографии.

9.9. Размножение документов производится по заявке, подписанной руководителем не ниже заместителя начальника управления. Заявки выполняются в порядке очередности их поступления. Учет копируемых в бюро документов ведется по заявкам и по показаниям счетчиков копировальных машин.

Размножение постановлений и распоряжений производится протокольным отделом в соответствии с расчетом рассылки.

9.10. Звукозапись мероприятий, проводимых Губернатором области, осуществляется управлением по эксплуатации комплексов зданий и сооружений.

Расшифровка и распечатка звукозаписи мероприятий ведутся после их завершения по согласованию организаторов с заместителем управляющего делами Правительства области, начальником управления делопроизводства.

X. Подготовка и оформление документов заседаний и совещаний

10.1. Организационно-техническое и документационное обеспечение заседаний и совещаний, проводимых Губернатором области осуществляется отраслевыми министерствами области, аппаратом Губернатора области с участием управления делами Правительства области.

10.2. Подготовку иных заседаний и совещаний, документов к ним и оформление протоколов (при необходимости) осуществляют соответствующие органы исполнительной власти области.

10.3. В протоколе указываются дата, время и место проведения, состав участников, обсуждаемые вопросы, фамилия и должность председательствующего.

10.4. По каждому рассмотренному вопросу в протоколе указываются выступающие, содержание принятого решения, ответственные за исполнение, срок реализации.

10.5. Общие требования к оформлению протокола совещания, а также протокола заседания Правительства (приложение N 8):

10.5.1. В заголовок текста протокола следует включать наименование совещательного органа, которым проводится совещание, или указание на то, что данный документ является протоколом заседания Правительства области.

10.5.2. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

10.5.3. Вводная часть текста располагается под реквизитом "Заголовок", состоит из разделов: "Председатель", "Присутствовали", "Повестка дня", а в тексте протокола заседаний Правительства области могут быть также разделы "Постоянные участники заседаний" и "Приглашенные".

В разделе "Председатель" протокола указываются должность, инициалы и фамилия председателя совещания или председательствующего на заседании Правительства.

В разделе "Присутствовали" протокола совещания при количестве участников свыше 15 человек указывается, как правило, общее количество присутствующих. К протоколу прилагается список (регистрационный лист) участников совещания. При количестве участников до 15 человек в протоколе совещания в разделе "Присутствовали" перечисляются фамилии всех участников совещания в последовательности, соответствующей занимаемой должности, и с разбивкой по вопросам повестки дня.

В разделе "Присутствовали" протокола заседания Правительства указываются присутствовавшие на заседании члены Правительства. Если на соответствующее заседание Правительства приглашаются постоянные участники заседаний, то в разделе "Постоянные участники заседаний" указываются в алфавитном порядке их фамилии и инициалы, а справа от фамилий - должности участников. Остальные присутствовавшие на заседании Правительства области указываются в разделе "Приглашенные".

В разделе "Повестка дня" перечисляются вопросы, подлежащие рассмотрению на совещании (заседании). Вопросы располагаются в порядке их важности или сложности и установленного времени рассмотрения. Формулируется вопрос, как правило, в именительном падеже или с использованием обобщающей фразы, отвечающей на вопрос о чем?, например: "Об итогах...", "О деятельности...".

10.5.4. Основная часть текста протокола делится на разделы, нумерация которых должна соответствовать нумерации пунктов повестки дня совещания (заседания). Разделы строятся по единой схеме:

1. слушали-выступили-решили;

2. слушали-выступили-решили и т.д.

Содержание разделов зависит от формы изложения протокола краткой или полной.

Протокол краткой формы изложения составляется в случае ведения стенограммы совещания (заседания).

В протоколе краткой формы изложения в разделах "СЛУШАЛИ" указываются только фамилии докладчиков, а в разделах "ВЫСТУПИЛИ" фамилии выступавших в прениях по каждому вопросу повестки дня. При этом тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу, в котором делают ссылку "Текст доклада прилагается". Раздел "выступили" может отсутствовать, если протокольное решение принимается без обсуждения.

В протоколе полной формы изложения в разделах "СЛУШАЛИ" излагается краткое содержание докладов по вопросам повестки дня. В разделах "выступили" дается запись всех выступлений по каждому вопросу повестки дня, в том числе вопросов к докладчику и ответов на них (слова "вопрос" и "ответ" указывать не следует, вместо них проставляются инициалы и фамилия спрашивающего и отвечающего).

В разделе "решили" излагается текст принятых на совещании (заседании) решений с указанием при необходимости конкретных исполнителей, сроков исполнения, должностного лица, ответственного за контроль исполнения.

10.6. Протоколы датируются и регистрируются в протокольном отделе, при необходимости тиражируются и рассылаются исполнителям для организации работы по выполнению решений и в сектор контроля для контроля за исполнением.

10.7. Протокольный отдел при необходимости выдает выписки из протоколов заседаний Правительства области, которые оформляются на бланках протоколов заседаний Правительства области, а в правом верхнем углу указывается слово "ВЫПИСКА". Выписка не подписывается председательствующим на заседании, а заверяется печатью управления делами N 1.

XI. Регистрация и отправка документов

11.1. Исходящая корреспонденция регистрируется в отделе по учету, контролю и рассылке документов на карточках. Исходящие номера этих документов состоят из индекса приемной, номера дела по номенклатуре и порядкового регистрационного номера, например 1-07-03/845. В регистрационной карточке делается соответствующая отметка.

11.2. Вторые экземпляры (копии) документов, адресованных Президенту Российской Федерации, Председателю Правительства Российской Федерации, Председателю Совета Федерации и Председателю Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации должны быть завизированы должностным лицом не ниже министра области или лицом, его замещающим, в другие адреса - исполнителем.

11.3. Перед отправкой документов исполнитель обязан проверить наличие всех страниц документа и правильность их расположения, оформления и адресования, наличие подписей, виз, приложений, ссылки на номер и дату запроса (если дается ответ на запрос) и только после этого передать отправление в отдел учета, контроля и рассылки документов. При отправлении документа, подлежащего возврату, в правом верхнем углу первой страницы ставится штамп "подлежит возврату".

При получении документов для отправки, работники отдела учета, контроля и рассылки документов проверяют наличие подписей, исходящих номеров, а также приложений, о которых указано в основном или сопроводительном документе.

11.4. Корреспонденция отправляется в муниципальные образования области специальной связью два раза в неделю (среда, пятница). В день отправки специальной связи документы принимаются в экспедиции до 13 часов.

При отправке специальной связью оформляется реестр с занесением в него всех номеров исходящих документов.

11.5. В предприятия, учреждения и организации, находящиеся в черте города, документы рассылаются почтой в течение двух дней.

Исходящая корреспонденция для отправки простой почтой должна быть запечатана в конверты с указанием адресата и номера отправляемого документа.

При отправке корреспонденции через почту составляется реестр по форме, утвержденной органами связи.

11.6. Доставка корреспонденции Губернатору области, вице-губернатору - первому заместителю Председателя Правительства области, первым заместителям и заместителям Председателя Правительства области и управляющему делами Правительства области осуществляется работниками соответствующих секретариатов или работниками отдела учета, контроля и рассылки документов, которые вручают документы под расписку в журнале или реестре.

В исключительных случаях допускается вызов в отдел учета, контроля и рассылки документов работников органов исполнительной власти области для вручения срочной корреспонденции.

11.7. Документы, изготовленные на бланках областных министерств, комитетов, управлений, регистрируются, отправляются и контролируются в соответствующих приемных. Переписка между областными министерствами, комитетами, управлениями осуществляется самостоятельно

11.8. Органы исполнительной власти области, пользующиеся маркировальной техникой отдела учета, контроля и рассылки документов, отправляют свою корреспонденцию самостоятельно через почтовое отделение связи N 42.

11.9. Телеграммы посылаются в случаях крайней необходимости передачи срочных сообщений, когда другие виды отправки не обеспечивают своевременного получения корреспонденции.

Элементы телеграммы оформляются в последовательности, установленной правилами оказания услуг телеграфной связи.

"Право подписи телеграмм категории "Правительственная", отправляемых за пределы Саратовской области, принадлежит Губернатору области, вице-губернатору - первому заместителю Председателя Правительства области.

Право подписи обычных телеграмм и телеграмм категории "Правительственная", отправляемых в пределах Саратовской области, принадлежит Губернатору области, вице-губернатору - первому заместителю Председателя Правительства области, первому заместителю Председателя Правительства области, заместителям Председателя Правительства области и управляющему делами Правительства области.";

Телеграммы печатаются в двух экземплярах. Первый экземпляр подписывается руководителем, второй экземпляр визируется исполнителем.

При направлении телеграмм в несколько адресов к тексту за подписью исполнителя прикладывается реестр рассылки с указанием полных адресов, фамилии, имени и отчества получателя.

XII. Основные положения работы с обращениями граждан

12.1. Обращения граждан (заявления, предложения, жалобы), поступившие в адрес Губернатора области, вице-губернатора - первого заместителя Председателя Правительства области, первого заместителя и заместителей Председателя Правительства области и управляющего делами Правительства области, регистрируются в приемной Губернатора и Правительства области (далее именуется Приемная).

12.2. Регистрация обращений граждан производится в автоматизированном режиме ЭВМ по специальной программе.

12.3. Все зарегистрированные обращения граждан проверяются на повторность поступления.

Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени первого обращения истек установленный срок рассмотрения или заявитель не согласен с ответом на его обращение.

Повторные обращения, а также обращения одного и того же гражданина (коллектива граждан) по одному и тому же вопросу, направленные им в различные адреса, а затем поступившие в Приемную, учитываются под регистрационным номером первого обращения.

12.4. Информация (ответы) о рассмотрении обращения граждан, поступившая из органов исполнительной власти области в управление делопроизводства, передается исполнителю.

12.5. Зарегистрированные обращения, в зависимости от их содержания, исполняются в Приемной или докладываются Губернатору области, вице-губернатору - первому заместителю Председателя Правительства области, первому заместителю или заместителям Председателя Правительства, либо направляются для рассмотрения другим должностным лицам. Копии поручений с обращением граждан и материалами по результатам исполнения поручений (с копиями ответов гражданам) возвращаются в обработанном виде в Приемную для учета и хранения.

12.6. Если поручение по обращению дано нескольким исполнителям, то работу по его рассмотрению осуществляет и координирует указанный в резолюции первым.

12.7. Обращения граждан не направляются на рассмотрение организациям и должностным лицам, действия которых обжалуются.

12.8. Обращения граждан, поступившие с поручением руководителей высших органов государственной власти, регистрируются и контролируются в Приемной.

12.9. Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, дан ответ заявителю в письменной или устной форме и, если требуется, организации, из которой поступило заявление.

12.10. Прием граждан Губернатором области, вице-губернатором - первым заместителем Председателя Правительства области, первым заместителем и заместителями Председателя Правительства, а также другими должностными лицами проводится в Приемной согласно графику, утверждаемому Губернатором области.

12.11. Запись на прием осуществляется в Приемной в соответствии с распределением обязанностей между должностными лицами по вопросам, отнесенным к их компетенции.

12.12. Заявления от граждан, полученные на приеме, регистрируются на ЭВМ и в соответствии с резолюцией направляются исполнителю.

12.13. Контроль за исполнением поручений по результатам приема граждан осуществляется в Приемной.

XIII. Составление номенклатуры дел, формирование дел, последующее хранение и использование документов

13.1. Исполненные и оформленные надлежащим образом документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

13.1.1. Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел ежегодно разрабатывается управлением делопроизводства, органами исполнительной власти области и согласовывается с управлением по делам архивов.

13.1.2. Номенклатура дел включает в себя все виды документов, образующихся в процессе деятельности приемных руководящих работников и структурных подразделений органов исполнительной власти области (приложение N 9).

Каждая статья номенклатуры дел имеет свой индекс, содержит заголовок дела и срок хранения. Индекс статьи состоит из индекса подразделения и цифрового порядкового номера дела.

13.1.3. Дела в номенклатуре располагаются по степени значимости включенных в них документов.

Дела по вопросам, которые решаются в течение двух и более лет (переходящие), вносятся в номенклатуру каждого года с одним и тем же номером.

13.1.4. Номенклатура дел предусматривает формирование документов постоянного хранения отдельно от документов временного хранения.

13.1.5. На основании номенклатуры дел органов исполнительной власти области составляется сводная номенклатура дел. В ней учитываются все документы, образующиеся в процессе деятельности Губернатора и Правительства области.

13.1.6. Номенклатура дел ежегодно, в конце каждого года (не позднее 25 декабря), уточняется, при необходимости в нее вносятся соответствующие изменения и дополнения, она согласовывается с управлением по делам архивов управления делами Правительства области, подписывается заместителем управляющего делами Правительства области, начальником управления делопроизводства и утверждается управляющим делами Правительства области. После утверждения сводной номенклатуры дел управлением делопроизводства в структурные подразделения направляются выписки из ее соответствующих разделов.

В течение года по согласованию с управлением делами и управлением по делам архивов в утвержденную номенклатуру дел могут вноситься изменения и дополнения.

13.2. Хранение документов у исполнителей не разрешается. На каждое названное в номенклатуре дело к началу года заводится папка, куда группируются документы по мере их исполнения.

13.3. При оформлении дел необходимо:

раздельно группировать дела постоянного и временного сроков хранения;

проверять соответствие документов заголовку дела по номенклатуре, группировать в деле документы одного года;

проверять правильность оформления документов, т.е. наличие необходимых подписей, дат и номеров, отметок об исполнении, подписей должностных лиц, заверяющих копии;

включать в дела по одному экземпляру каждого документа, изымать лишние экземпляры и черновики документов, удалять скрепки и булавки;

документы в делах располагать в хронологическом порядке. В необходимых случаях соблюдать логическую последовательность, т.е. документ-ответ помещать после документа-запроса; приложения присоединять к документам, к которым они относятся (приложения большого объема должны выделяться в отдельные тома).

В случае выхода правового акта во изменение (дополнение) ранее вышедшего, документы, на основании которых внесены изменения (дополнения), формируются в дела текущего года, при этом делаются соответствующие ссылки на ранее вышедшие документы.

13.4. В каждый том (дело) рекомендуется подшивать не более 250 листов. При большом количестве документов, относящихся к данному делу, формируется несколько томов под одним номером.

Для дел постоянного срока хранения в конце каждого тома делается заверительная надпись, в которой указывается количество листов, дата и разборчивая подпись сотрудника, оформлявшего дело. На обложке дела помещаются следующие реквизиты: заголовок, номер дела, начальная и конечная дата и количество листов в нем. На корешке дела указывается заголовок, с какого по какой номер документов и год.

13.5. Неисполненные и подлежащие возврату документы подшивать в дела запрещается.

13.6. Дела трехлетнего и годичного срока хранения в архив не сдаются, а уничтожаются в органах исполнительной власти области по акту, который утверждается соответствующим руководителем (приложение N 10).

13.7. В архив Правительства области передаются дела постоянного и временного хранения через год после завершения их в делопроизводстве органами исполнительной власти области, о чем составляются сдаточные описи в двух экземплярах (приложения N 11, N 12), один экземпляр передается в орган исполнительной власти области с распиской о приеме дел в архив.

Дела, оформленные с нарушением установленных правил, возвращаются исполнителю для дооформления.

13.8. Дела и копии документов, хранящиеся в архиве, предоставляются работникам Правительства области, министерств области и иных органов исполнительной власти области для работы в помещении архива или под расписку во временное пользование (не более одного дня) вне архива.

Подлинники постановлений, распоряжений, протоколы заседаний Правительства области и указатели рассылок не выдаются, кроме случаев, установленных действующим законодательством.

13.9. До передачи в государственный архив документы, подлежащие государственному хранению, хранятся в архиве Правительства области в течение 5 лет, материалы по личному составу - согласно номенклатуре дел. По истечении указанных сроков эти дела передаются в государственный архив Саратовской области в установленном порядке.

XIV. Обеспечение сохранности документов, печатей, бланков

14.1. Лица, ответственные за ведение делопроизводства, обязаны обеспечить сохранность находящихся у них документов. Дела с момента заведения их в делопроизводстве и до сдачи в архив или уничтожения должны храниться в рабочих комнатах или в специально приспособленных закрывающихся помещениях, шкафах, располагаться вертикально корешками наружу, предохраняться от пыли и воздействия солнечного света. На корешке каждого дела указывается его индекс в соответствии с номенклатурой. Последовательность расположения дел на полке должна соответствовать последовательности заголовков по номенклатуре.

14.2. Все печати, штампы и факсимиле регистрируются в управлении делопроизводства управления делами Правительства области и выдаются под расписку.

14.3. Губернатором области и Правительством области используются следующие печати:

круглая гербовая печать Губернатора области - ставится на подпись (с указанием должности) Губернатора области;

круглая гербовая печать Правительства области - ставится на подпись (с указанием должности) Губернатора области в связи с осуществлением им полномочий по возглавлению Правительства области, первого заместителя и заместителей Председателя Правительства области, управляющего делами Правительства области в договорах, свидетельствах, актах, Почетных грамотах, лицензиях, при оформлении финансовых документов на получение денежных средств;

малая гербовая печать Губернатора области - ставится на удостоверения должностных лиц аппарата Губернатора и Правительства области и на удостоверениях к орденам и медалям;

круглая печать аппарата Губернатора области - ставится на подпись руководителя заместителя Председателя Правительства аппарата Губернатора области;

круглая печать "Управление делами N 1, N 2" - ставится на копиях постановлений, распоряжений Губернатора и Правительства области, гарантийных письмах, актах, доверенностях, пропусках в административное здание, платежных поручениях и других финансовых документах;

круглые печати "Для пакетов", "Для телеграмм", "Для командировок" - ставятся соответственно на пакетах и реестрах при получении и отправлении корреспонденции через фельдъегерскую и специальную связь при оформлении телеграмм и командировочных удостоверений;

круглая печать "Управление государственной службы Правительства области" ставится на документах по личному составу;

для проставления оттиска о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются мастичные штампы.

Факсимиле подписи ставится по усмотрению владельца. На факсимильную подпись гербовые печати не ставятся.

14.4. Оттиск печати ставится на документах в указанных местах или должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ и часть подписи.

14.5. Изготовление печатей, штампов, факсимиле производится по указанию управляющего делами Правительства области с обязательным согласованием проекта печати с государственно-правовым управлением Саратовской области.

14.6. Ответственность за хранение и правильное использование возлагается:

круглых гербовых печатей Губернатора области и Правительства области - на заместителя управляющего делами Правительства области, начальника управления делопроизводства;

малых гербовых печатей "Правительство Саратовской области", "Аппарат Губернатора Саратовской области" - на начальника управления государственной службы Правительства области;

круглых печатей органов исполнительной власти области - соответственно на их руководителей;

бланков писем, постановлений, распоряжений Губернатора области и Правительства области - на начальника отдела компьютерного оформления документов.

Печати, штампы и бланки подлежат хранению только в сейфах или металлических шкафах.

14.7. О случае утери печатей и штампов незамедлительно ставится в известность заместитель управляющего делами Правительства области, начальник управления делопроизводства.

14.8. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы сдаются в управление делопроизводства управления делами Правительства области для списания и уничтожения в установленном порядке.

Контроль за изготовлением, правильностью хранения и использования бланков, печатей и штампов осуществляет управление делопроизводства.

XV. Порядок оформления служебных командировок

15.1. Направление в служебные командировки вице-губернаторов области, первых заместителей Председателя Правительства области, заместителей Председателя Правительства области, руководителей органов исполнительной власти области оформляется распоряжением Губернатора области (без предварительного согласования) по заявке руководителя соответствующего секретариата или должностного лица, на которого возложены организационные вопросы (приложение N 13). Командировочные удостоверения на основании распоряжения Губернатора области подписывает управляющий делами Правительства области.

Командировочные удостоверения руководителям органов исполнительной власти области могут подписывать должностные лица, отвечающие за работу соответствующих органов исполнительной власти области.

15.2 Исключен.

Информация об изменениях:

См. текст пункта 15.2

15.3. Направление в служебные командировки работников органов исполнительной власти области, обслуживаемых централизованной бухгалтерией управления делами Правительства области, руководителей самостоятельных структурных подразделений, входящих в состав управления делами Правительства области, оформляется приказом управляющего делами Правительства области на основании письменной заявки соответствующего руководителя. Командировочные удостоверения подписывает управляющий делами Правительства области.

15.4. Направление в служебные командировки работников органов исполнительной власти области, имеющих свой расчетный счет, осуществляется приказом руководителя этого органа.

15.5. Командировочные удостоверения выписываются (учитываются) в отделе учета, контроля и рассылки документов.

15.6. При подготовке к командировке работник должен иметь задание, утвержденное соответствующим руководителем. По итогам служебной командировки в трехдневный срок руководителю представляется отчет в письменной форме, в котором отражается цель, сроки командировки, что сделано, выводы и предложения. Авансовый отчет о командировке представляется в соответствующую бухгалтерию в трехдневный срок с отметкой руководителя о выполнении задания.

"Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка"