Постановление администрации Марксовского муниципального образования Саратовской области от 5 декабря 2005 г. N 1326 "Об утверждении Положения об отделе делопроизводства администрации Марксовского муниципального образования и должностных инструкций работников отдела делопроизводства" (утратило силу)

Постановление администрации Марксовского муниципального образования
Саратовской области от 5 декабря 2005 г. N 1326
"Об утверждении Положения об отделе делопроизводства администрации
Марксовского муниципального образования и должностных инструкций
работников отдела делопроизводства"

Информация об изменениях:

Постановлением администрации Марксовского муниципального района Саратовской области от 21 апреля 2006 г. N 362 настоящее постановление признано утратившим силу

В целях повышения эффективности деятельности муниципального образования по вопросам делопроизводства, на основании ст.ст. 24, 27 Устава Марксовского муниципального образования, Положения об администрации Марксовского муниципального образования постановляю:

1. Утвердить Положение об отделе делопроизводства администрации Марксовского муниципального образования (приложение N 1).

2. Утвердить должностные инструкции работников отдела делопроизводства:

- начальника отдела (приложение N 2);

- ведущего специалиста (приложение N 3);

- ведущего специалиста (приложение N 4);

- ведущего специалиста - технического секретаря (приложение N 5);

- специалиста 1 категории - технического секретаря (приложение N 6).

3. Признать утратившим силу постановление N 670 от 23.04.2001 г. "Об утверждении Положения об отделе делопроизводства администрации Марксовского муниципального образования".

И.о. Главы муниципального образования

А.М.Стрелюхин

Приложение N 1

к постановлению администрации Марксовского МО

Саратовской области

от 5 декабря 2005 г. N 1326

Положение
об отделе делопроизводства администрации Марксовского муниципального образования

I. Общие положения

1.1. Отдел делопроизводства осуществляет функции делопроизводственного обслуживания в администрации Марксовского муниципального образования и является ее структурным подразделением в составе управления делами.

1.2. Отдел делопроизводства возглавляет начальник отдела делопроизводства, подчиненный непосредственно управляющему делами.

Состав и структура отдела определяются штатным расписанием, утвержденным Главой муниципального образования.

1.3. Начальник отдела делопроизводства назначается на должность и освобождается от занимаемой должности Главой муниципального образования по представлению управляющего делами.

1.4. Отдел в своей деятельности руководствуется:

Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, Уставом (Основным Законом) Саратовской области, законами Саратовской области, постановлениями и распоряжениями Губернатора и Правительства области, а также нормативными правовыми актами органов местного самоуправления Марксовского муниципального образования.

II. Основные задачи и функции

2.1. Основной задачей отдела делопроизводства является обеспечение четкой организации делопроизводственного обслуживания в администрации муниципального образования.

2.2. Для осуществления указанной задачи на отдел делопроизводства возлагаются следующие функции:

- обеспечение своевременного рассмотрения входящей, исходящей и внутренней документации, представляемой для доклада руководителю аппарата и Главе муниципального образования;

- осуществление контроля за своевременным исполнением документов, поставленных на контроль Главой муниципального образования;

- оформление и рассылка распорядительных документов, контроль за правильным и своевременным составлением и оформлением документов, формирование их в дела, рациональная организация переписки;

- осуществление приема, регистрации, хранения, учета, доставки по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, а также подготовка дел к сдаче на государственное хранение;

- прием и обработка исполненных документов и хранение их в установленном порядке;

- установка и техническое сопровождение программного обеспечения, используемого на ПК структурных подразделений администрации муниципального образования, слежение за техническим состоянием и своевременным ремонтом ПК, множительной оргтехники;

- обеспечение методического руководства по организации ведения делопроизводства в структурных подразделениях администрации муниципального образования и администрациях округов;

- организация и контроль за дежурством работников администрации в выходные и праздничные дни в приемной Главы муниципального образования;

оснащение работников канцтоварами.

III. Структура и организация деятельности отдела

3.1. Координирует работу отдела управляющий делами администрации муниципального образования.

Работу отдела организует начальник отдела.

Распределение обязанностей внутри отдела осуществляет начальник отдела.

3.2. Всю полноту ответственности за выполнение возложенных настоящим Положением на отдел задач и функций несет начальник отдела.

Степень ответственности других работников устанавливается должностными инструкциями работников отдела.

Приложение N 2

к постановлению администрации Марксовского МО

Саратовской области

от 5 декабря 2005 г. N 1326

ГАРАНТ:

См. форму инструкции в редакторе MS-Word

                          Должностная инструкция

      начальника отдела делопроизводства администрации Марксовского

                        муниципального образования

                            I. Общие положения

     1.1. Отдел делопроизводства возглавляет начальник отдела.

     В своей деятельности начальник отдела руководствуется:

     Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами  и

распоряжениями  Президента  Российской   Федерации,   Уставом   (Основным

Законом)   Саратовской    области,    законами       Саратовской области,

постановлениями и распоряжениями Губернатора и Правительства  области,  а

также  нормативными  правовыми  актами  органов  местного  самоуправления

Марксовского муниципального образования.

     1.2. Начальник отдела делопроизводства назначается  на   должность и

освобождается  от  должности   Главой   муниципального     образования по

представлению управляющего делами.

     1.3. Начальник   отдела  подчиняется  непосредственно   управляющему

делами.

     1.4. Начальнику   отдела  подчиняются  работники   отдела   согласно

штатному расписанию.

     1.5. В   период  временного   отсутствия   начальника     отдела его

обязанности выполняет ведущий специалист отдела.

                         II. Основные обязанности

     2.1. Начальник   отдела  делопроизводства   организует     работу по

делопроизводственному   обслуживанию   в   администрации   муниципального

образования.

     2.2. Проверяет качество подготовки  и  оформления  всех  документов,

представленных на подпись Главе муниципального образования.

     2.3. Готовит для доклада руководителю аппарата поступающую  в  адрес

Главы муниципального образования корреспонденцию.

     2.4. Регистрирует распорядительные  документы  после   подписания их

Главой муниципального образования, ежемесячно составляет оглавление.

     2.5. Занимается формированием документов  в  дела,  хранением   их в

течение 5 лет и комплектованием для сдачи в архив.

     2.6. Выдает копии документов, хранящихся в канцелярии, считывает  их

с оригиналом и заверяет.

     2.7. Принимает служебную корреспонденцию, доставляемую спецсвязью.

     2.8. Производит регистрацию постановлений, распоряжений  Губернатора

и Правительства Саратовской области.

     2.9. Осуществляет контроль за своевременным исполнением  документов,

поставленных на контроль Главой муниципального образования.

     2.10. Разрабатывает методический материал и  оказывает  практическую

помощь   по   организации   ведения   делопроизводства   в    структурных

подразделениях администрации муниципального образования и  администрациях

округов.

     2.11. Составляет и контролирует дежурство работников администрации в

выходные и праздничные дни в приемной Главы муниципального образования.

     2.12. Начальник       отдела           делопроизводства     является

материально ответственным  лицом, обеспечивает  работников  администрации

канцтоварами.

                                III. Права

     3.1. Начальник отдела делопроизводства имеет право:

     - запрашивать   от  работников  отдела,  структурных   подразделений

администрации  муниципального  образования,  других  органов  информацию,

необходимую для выполнения возложенных на отдел обязанностей;

     - вносить управляющему делами администрации предложения по  вопросам

улучшения работы отдела делопроизводства и организации делопроизводства в

администрациях округов;

     - проверять   в  структурных  подразделениях       администрации и в

администрациях округов состояние делопроизводства.

                           IV. Ответственность

     Начальник   отдела   делопроизводства   несет     ответственность за

осуществление возложенных на  отдел  задач,  надлежащую   организацию его

работы, правильный  подбор  и  расстановку  кадров,  за   своевременное и

квалифицированное выполнение порученных отделу заданий,  с  учетом  прав,

предоставленных ему настоящей Инструкцией и Положением об отделе.

                      V. Квалификационные требования

     На должность начальника  отдела  назначается  лицо,  имеющее  высшее

образование  по  специализации  муниципальных  должностей   муниципальной

службы  либо равноценное. Решение  о  признании  образования  равноценным

принимается   аттестационной   (конкурсной)   комиссией    муниципального

образования.

     Начальник отдела  должен  обладать  организаторскими  способностями:

инициативой, умением  работать  с  людьми,  чувством   ответственности за

порученное дело.

Приложение N 3

к постановлению администрации Марксовского МО

Саратовской области

от 5 декабря 2005 г. N 1326

ГАРАНТ:

См. форму инструкции в редакторе MS-Word

                          Должностная инструкция

 ведущего специалиста отдела делопроизводства администрации Марксовского

                        муниципального образования

                            I. Общие положения

     1.1. В своей деятельности ведущий специалист отдела руководствуется:

     Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами  и

распоряжениями  Президента  Российской   Федерации,   Уставом   (Основным

Законом)   Саратовской    области,    законами       Саратовской области,

постановлениями и распоряжениями Губернатора и Правительства  области,  а

также  нормативными  правовыми  актами  органов  местного  самоуправления

Марксовского муниципального образования.

     1.2. Ведущий   специалист  отдела  делопроизводства   назначается на

должность и освобождается от должности Главой муниципального  образования

по представлению начальника отдела.

     1.3. Ведущий   специалист  подчиняется  непосредственно   начальнику

отдела делопроизводства, в своем подчинении работников не имеет.

                         II. Основные обязанности

     2.1. Осуществляет регистрацию входящих документов.

     2.2. Производит оформление и доставку входящих документов  после  их

подписания  и  регистрации  в  структурные  подразделения   администрации

муниципального образования.

     2.3. Отвечает за сроки возврата областных нормативных  документов  в

отдел делопроизводства.

     2.4. Осуществляет учет и регистрацию исходящих документов.

     2.5. Производит   доставку   распорядительных     документов   Главы

муниципального  образования  после  их   подписания   и     регистрации в

структурные подразделения администрации муниципального образования.

     2.6. Формирует в дела входящие и исходящие документы в  соответствии

с номенклатурой дел.

                                III. Права

     3.1. Имеет   право  вносить   предложения   начальнику     отдела по

совершенствованию работы отдела и улучшению работы с документами.

     3.2. Получать от предприятий и  организаций  справки,   информации и

другие документы,  необходимые  для  осуществления  возложенных   на него

задач.

     3.3. В отсутствие начальника отдела исполняет его обязанности.

                           IV. Ответственность

     Несет  персональную  ответственность  за  некачественное  выполнение

возложенных на него обязанностей.

                      V. Квалификационные требования

     На должность ведущего специалиста отдела назначается  лицо,  имеющее

высшее  образование   или   среднее   профессиональное     образование по

специализации  муниципальных  должностей   муниципальной     службы  либо

равноценное. Решение  о  признании  образования  равноценным  принимается

аттестационной (конкурсной) комиссией муниципального образования.

Приложение N 4

к постановлению администрации Марксовского МО

Саратовской области

от 5 декабря 2005 г. N 1326

ГАРАНТ:

См. форму инструкции в редакторе MS-Word

                          Должностная инструкция

 ведущего специалиста отдела делопроизводства администрации Марксовского

                        муниципального образования

                            I. Общие положения

     1.1. В своей деятельности ведущий специалист отдела руководствуется:

     постановлениями и распоряжениями Главы  муниципального  образования,

касающимися вопросов,  входящих  в  круг  его  обязанностей,   указаниями

управляющего  делами  администрации,  инструкциями   начальника   отдела,

Положением об отделе делопроизводства, настоящей должностной инструкцией.

     1.2. Ведущий   специалист  отдела  делопроизводства   назначается на

должность и освобождается от должности Главой муниципального  образования

по представлению начальника отдела.

     1.3. Ведущий   специалист  подчиняется  непосредственно   начальнику

отдела делопроизводства, в своем подчинении работников не имеет.

                    II. Основные задачи и обязанности

     2.1. Ведущий специалист выполняет работы по установке и техническому

сопровождению программного обеспечения, используемого на  ПК  структурных

подразделений, следит за техническим состоянием и своевременным  ремонтом

ПК, множительной оргтехники.

     2.2. Ведущий специалист обязан:

     2.2.1. Устанавливать программное обеспечение, необходимое для работы

ПК структурных подразделений.

     2.2.2. Выполнять работы по техническому  сопровождению  программного

обеспечения, используемого на ПК структурных подразделений.

     2.2.3. Следить    за   техническим   состоянием   и     обеспечивать

своевременный  ремонт  ПК,   множительной   оргтехники,     находящейся в

пользовании в структурных подразделениях.

     2.2.4. Готовить   предложения  по  восполнению  запасных    частей и

расходных материалов и потребности в них отделом администрации.

     2.2.5. Формировать и вести архивы страховочных копий  общесистемного

и специального ПО и данных.

                                III. Права

     Ведущий специалист имеет право:

     3.1. Знакомиться с проектами, касающимися информационных  технологий

и вопросов использования ПК, и доводить до сведения  начальника  отдела и

управляющего делами свои предложения и замечания.

     3.2. Вносить предложения,  направленные  на  улучшение  программного

обеспечения и технической оснащенности ПК отделов администрации.

                           IV. Ответственность

     Ведущий  специалист   несет  ответственность  за  некачественное   и

несвоевременное  исполнение  обязанностей,   предусмотренных    настоящей

должностной инструкцией, в соответствии с действующим законодательством.

                      V. Квалификационные требования

     На должность ведущего специалиста отдела назначается  лицо,  имеющее

высшее или среднее техническое образование, квалификацию и опыт работы на

ПК не менее 1 года.

Приложение N 5

к постановлению администрации Марксовского МО

Саратовской области

от 5 декабря 2005 г. N 1326

ГАРАНТ:

См. форму инструкции в редакторе MS-Word

                          Должностная инструкция

 ведущего специалиста - технического секретаря администрации Марксовского

                        муниципального образования

                            I. Общие положения

     1.1. В своей деятельности технический секретарь руководствуется:

     Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами  и

распоряжениями  Президента  Российской   Федерации,   Уставом   (Основным

Законом)   Саратовской    области,    законами       Саратовской области,

постановлениями и распоряжениями Губернатора и Правительства  области,  а

также  нормативными  правовыми  актами  органов  местного  самоуправления

Марксовского   муниципального   образования,   Положением       об отделе

делопроизводства, настоящей инструкцией.

     1.2. Технический секретарь назначается на должность и  освобождается

от  должности  Главой   муниципального   образования   по   представлению

начальника отдела.

     1.3. Технический    секретарь    подчиняется       начальнику отдела

делопроизводства, в своем подчинении работников не имеет.

                         II. Основные обязанности

     2.1. Обеспечение работы Главы муниципального образования.

     2.2. Доведение   указаний   Главы    муниципального     образования,

руководителя   аппарата,   управляющего   делами,       начальника отдела

делопроизводства до конкретных исполнителей, контроль за их исполнением.

     2.3. Прием поступающей корреспонденции, сортировка и доставка  их  в

соответствующие подразделения и службы.

     2.4. Ведение  всей  документации  в  приемной  Главы  муниципального

образования.

     2.5. Прием  телефонограмм,  поступающих   в   адрес   администрации,

регистрация и  доведение  их  после  рассмотрения  Главой  муниципального

образования до исполнителей, контроль за их исполнением.

     2.6. Отправка телефонограмм по факсу и контроль за ними.

     2.7. Своевременно обеспечивает рабочее  место  Главы  муниципального

образования всеми необходимыми канцелярскими принадлежностями.

     2.8. Вызывает  по  поручению  Главы  муниципального   образования на

совещания  работников   администрации,   руководителей   и   специалистов

предприятий.

     2.9. Ведет делопроизводство в пределах своей компетенции,  формирует

дела согласно номенклатуре, обеспечивает их сохранность и сдачу в архив.

                                III. Права

     3.1. Технический секретарь  имеет  право  запрашивать  по  поручению

Главы  муниципального  образования   от   исполнителей,     организаций и

структурных  подразделений  администрации  необходимые   ему   документы,

сведения.

     3.2. Не принимать документы, оформленные ненадлежащим образом.

                           IV. Ответственность

     Технический  секретарь  несет  дисциплинарную     ответственность за

некачественное  и  несвоевременное   исполнение   возложенных   на   него

обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией  в   соответствии с

действующим законодательством.

                      V. Квалификационные требования

     На  должность  технического  секретаря  назначается  лицо,   имеющее

среднее   специальное    образование,    навыки       машинописи, ведения

делопроизводства и опыт работы не менее 3 лет.

     Технический    секретарь     должен     обладать     оперативностью,

исполнительностью, инициативой.

Приложение N 6

к постановлению администрации Марксовского МО

Саратовской области

от 5 декабря 2005 г. N 1326

ГАРАНТ:

См. форму инструкции в редакторе MS-Word

                          Должностная инструкция

      специалиста 1 категории - технического секретаря администрации

                 Марксовского муниципального образования

                            I. Общие положения

     1.1. В своей деятельности технический секретарь руководствуется:

     Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами  и

распоряжениями  Президента  Российской   Федерации,   Уставом   (Основным

Законом)   Саратовской    области,    законами       Саратовской области,

постановлениями и распоряжениями Губернатора и Правительства  области,  а

также  нормативными  правовыми  актами  органов  местного  самоуправления

Марксовского   муниципального   образования,   Положением       об отделе

делопроизводства, настоящей инструкцией.

     1.2. Технический секретарь назначается на должность и  освобождается

от  должности  Главой   муниципального   образования   по   представлению

начальника отдела.

     1.3. Технический   секретарь   подчиняется        начальнику  отдела

делопроизводства, в своем подчинении работников не имеет.

                         II. Основные обязанности

     2.1. Обеспечение работы Главы муниципального образования.

     2.2. Доведение    указаний    Главы   муниципального    образования,

руководителя   аппарата,   управляющего   делами,       начальника отдела

делопроизводства до конкретных исполнителей, контроль за их исполнением.

     2.3. Прием поступающей корреспонденции, сортировка и доставка  их  в

соответствующие подразделения и службы.

     2.4. Ведение  всей  документации  в  приемной  Главы  муниципального

образования.

     2.5. Прием   телефонограмм,  поступающих  в   адрес   администрации,

регистрация и  доведение  их  после  рассмотрения  Главой  муниципального

образования до исполнителей, контроль за их исполнением.

     2.6. Отправка телефонограмм по факсу и контроль за ними.

     2.7. Своевременно обеспечивает рабочее  место  Главы  муниципального

образования всеми необходимыми канцелярскими принадлежностями.

     2.8. Вызывает  по  поручению  Главы  муниципального   образования на

совещания  работников   администрации,   руководителей   и   специалистов

предприятий.

     2.9. Ведет делопроизводство в пределах своей компетенции,  формирует

дела согласно номенклатуре, обеспечивает их сохранность и сдачу в архив.

                                III. Права

     3.1. Технический секретарь  имеет  право  запрашивать  по  поручению

Главы  муниципального  образования   от   исполнителей,     организаций и

структурных  подразделений  администрации  необходимые   ему   документы,

сведения.

     3.2. Не принимать документы, оформленные ненадлежащим образом.

                           IV. Ответственность

     Технический  секретарь  несет  дисциплинарную     ответственность за

некачественное  и  несвоевременное   исполнение   возложенных   на   него

обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией  в   соответствии с

действующим законодательством.

                      V. Квалификационные требования

     На  должность  технического  секретаря  назначается  лицо,   имеющее

среднее   специальное    образование,    навыки       машинописи, ведения

делопроизводства и опыт работы не менее 3 лет.

     Технический    секретарь     должен     обладать     оперативностью,

исполнительностью, инициативой.