Приложение. Инструкция по делопроизводству в администрации Марксовского муниципального района

Приложение

к постановлению администрации Марксовского

муниципального района Саратовской области

от 27 апреля 2006 г. N 373

Инструкция
по делопроизводству в администрации Марксовского муниципального района

I. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция регламентирует организацию делопроизводства и рационального документооборота в администрации муниципального района и ее структурных подразделениях.

Инструкция определяет основные правила приема, учета, подготовки, оформления, размножения, хранения, рассылки документов, контроля за их прохождением и списания их "В дело".

Контроль за исполнением документов осуществляется на основании Положения об организации контроля исполнения документов в администрации муниципального района, утвержденного постановлением администрации Марксовского района от 18.04.2000 г. N 668.

1.2. Методическое руководство работой по организации и ведению делопроизводства в администрации, ее структурных подразделениях, а также контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляет отдел делопроизводства администрации муниципального района (далее именуемый канцелярия администрации).

Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работ с документами и обращениями граждан в структурных подразделениях администрации возлагается на их руководителей.

Работники администрации муниципального района, ее структурных подразделений ведут делопроизводство в соответствии с настоящей Инструкцией.

1.3. Выполнение требований настоящей Инструкции обязательно для всех работников администрации муниципального района и ее структурных подразделений. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены в своих структурных подразделениях с настоящей Инструкцией под роспись.

Работники администрации несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов и содержащейся в них информации.

Об утрате служебных документов немедленно сообщается руководителю структурного подразделения и начальнику отдела делопроизводства администрации муниципального района, которые организуют проведение служебного расследования. Результаты расследования представляются управляющему делами администрации.

В целях сохранности и своевременного исполнения документов при освобождении работника от работы или при уходе в отпуск, на учебу и т.д. все находящиеся в его ведении служебные документы по указанию соответствующего руководителя передаются другому лицу.

1.4. Передача документов из канцелярии осуществляется по реестру (рассылке), составленному исполнителем документа. Передача документов, их копий в организации, не указанные в реестре, допускаются с разрешения исполнителя или управляющего делами администрации муниципального района.

1.5. Проекты писем, постановлений, распоряжений, наградных листов на стадии их подготовки являются конфиденциальными.

II. Прием поступающих документов

2.1. Корреспонденция принимается и учитывается в канцелярии администрации, а поступившая в нерабочее время, в выходные и праздничные дни - дежурными специалистами в приемной Главы муниципального района с последующей обязательной передачей для регистрации в канцелярию администрации. При приеме корреспонденции от нарочных в разносной книге отправителя или на втором экземпляре документа ставится дата и подпись работника, принявшего документ.

2.2. При приеме корреспонденции проверяется правильность ее адресования и доставка, целостность конвертов и, после вскрытия, наличие вложенных в них документов, при обнаружении отсутствия документов или других нарушений составляется акт, один экземпляр которого направляется отправителю, другой - приобщается к поступившему документу. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю или по назначению. При этом на конверте в графе номер проставляется буквенный индекс "03" - ошибочно засланный.

2.3. К регистрации в канцелярии администрации принимаются документы, адресованные главе администрации муниципального района. Документы, адресованные другим должностным лицам, регистрируются в соответствующих подразделениях администрации.

III. Регистрация поступающих документов

3.1. Регистрация служебных документов - это фиксация фактов поступления документов или отправки их путем проставления на документе регистрационного индекса и даты.

3.2. Вся поступающая служебная корреспонденция в день ее получения подлежит регистрации, за исключением периодических изданий, книг, рекламных материалов, поздравительных писем и телеграмм, пригласительных билетов, оперативной отчетности, анонимной корреспонденции и корреспонденции без обратного адреса.

Входящие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые, нерегистрируемые документы передаются без обработки по принадлежности.

Пакеты с надписью "Лично" не вскрываются и регистрируются по данным, имеющимся на конверте.

3.3. Конверты сохраняются и прилагаются к документам в том случае, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов по почтовому штемпелю. Во всех остальных случаях они уничтожаются.

3.4. Все приложения в развернутом виде скрепляются вместе с основным документом. Конверт, в случае его сохранения, скрепляется с документом с левой стороны (на месте углового штампа).

3.5. На документах, поступивших в канцелярию до 17 часов текущего дня, проставляется регистрационный номер с указанием даты поступления, на поступивших после 17 часов - регистрационный номер с датой следующего дня, на поступивших после 17 часов в пятницу или в выходные и праздничные дни - дата первого следующего за ними рабочего дня.

3.6. Регистрационный штамп с указанием порядкового входящего номера и даты регистрации документа проставляется в правом нижнем углу первого листа документа. Номер регистрации состоит из номера приемной адресата и порядкового входящего номера.

На невскрываемых письмах штамп проставляется на конвертах.

3.7. На регистрируемые правовые акты вышестоящих органов в канцелярии администрации заполняются регистрационные карточки (приложение N 1) в трех экземплярах (два направляются с документом, третий остается для контроля в канцелярии) с указанием даты поступления, порядкового входящего номера краткого содержания, даты и номера правового акта.

После регистрации карточки вместе с документами передаются главе администрации муниципального района для написания резолюции. Если резолюция предусматривает несколько исполнителей, то ответственным за исполнение считается исполнитель, указанный первым, ему же передается оригинал документа, остальным исполнителям передается копия.

После исполнения документа регистрационная карточка со всеми реквизитами передается в канцелярию для списания документа "В дело". Отметка об исполнении и списании документа делается в журнале регистрации нормативных документов областной администрации и переносится на регистрационную карточку.

3.8. Вся корреспонденция, поступающая с надписью "Лично" на имя главы администрации муниципального района, независимо от способа получения и регистрации, передается без вскрытия заместителю главы, руководителю аппарата администрации муниципального района.

Передача документов специалистами приемных на рассмотрение руководителям производится в день их получения. Документы с грифом "Срочно", особо важные документы и телеграммы передаются незамедлительно после их получения.

Контроль за исполнением и списание документа "В дело" осуществляется специалистом приемной, в который первоначально направлен документ.

После исполнения документа регистрационная карточка со всеми реквизитами передается в канцелярию администрации.

IV. Порядок и сроки рассмотрения документов

4.1. Корреспонденция, поступившая в администрацию муниципального района, должна рассматриваться, как правило, в день ее получения.

4.2. На документе, подлежащем возврату, в правовом верхнем углу первой страницы ставится штамп "подлежит возврату".

4.3. Запрещается направлять в подведомственные организации подлинники документов, поступивших из Администрации Президента РФ, Федерального Собрания РФ и Правительства РФ, а также подлежащие возврату.

4.4. Документы должны исполняться в сроки, указанные в этих документах или в резолюциях.

В случае, если не указан срок исполнения, документ должен быть исполнен не более чем в тридцатидневный срок со дня его поступления.

Продление срока исполнения разрешается соответствующим руководителем по письменному ходатайству исполнителя.

4.5. Отметка об исполнении и списании документа "В дело" помещается на нижнем поле первого листа этого документа. Отметка "В дело" свидетельствует о том, что работа над документом завершена.

V. Прием и передача служебной информации по каналам факсимильной связи

5.1. При приеме и передаче служебной информации по официальным каналам факсимильной связи работники администрации муниципального района руководствуются следующим порядком:

5.1.1. Служебная информация, передаваемая и принимаемая по каналам факсимильной связи, принимается к исполнению наравне с печатным документом.

5.1.2. Запрещается передавать секретные сведения, тексты документов с грифом "Конфиденциально", а также рукописные материалы.

5.1.3. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и руководителя соответствующего подразделения.

5.2. Подлинники материалов после передачи информации остаются у исполнителя с отметкой о времени отправки, а копии - в канцелярии администрации.

5.3. Поступившие факсограммы принимаются и регистрируются в соответствии с разделами II, III настоящей Инструкции.

VI. Общие требования к составлению и оформлению документов

6.1. Правовые, организационно-распорядительные и иные документы (постановления, поручения, распоряжения, приказы, протоколы, акты, письма и др.) (далее документы), которые готовятся в администрации муниципального района, должны иметь необходимые реквизиты и быть оформлены в соответствии с действующими государственными стандартами по оформлению организационно-распорядительных документов и настоящей Инструкцией.

6.2. При подготовке и оформлении соответствующих документов используются следующие реквизиты:

- герб Саратовской области;

- наименование организации, подготовившей документ;

- справочные данные об организации, подготовившей документ;

- наименование вида документа;

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- ссылка на регистрационный номер и дату документа;

- адресат;

- гриф утверждения документа;

- резолюция;

- заголовок к тексту;

- отметка о контроле;

- текст документа;

- отметка о наличии приложения;

- подпись;

- гриф согласования документа;

- визы согласования документа;

- оттиск печати;

- отметка о заверении копии;

- отметка об исполнителе;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

- отметка о поступлении документа в организацию;

- идентификатор электронной копии документа.

6.3. Требования к оформлению реквизитов документов:

6.3.1. Для изготовления документов администрации муниципального района используют номерные бланки (гербовые бланки).

6.3.2. Наименование организации, подготовившей документы, должно соответствовать наименованию, закрепленному в Уставе муниципального района или в Положении о соответствующем органе (структурном подразделении).

6.3.3. Справочные данные об авторе документа включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

6.3.4. Наименование вида документа указывается на всех кроме писем, документах - постановлениях, распоряжениях, приказах, протоколах, справках, заключениях и т.д. и печатается прописными буквами.

6.3.5. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания, для акта - дата события.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точками, год четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 15 мая 2001 года следует оформлять 15.05.2001 (в конце точка не ставится).

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 15 мая 2001 года, а также оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2001.05.15.

6.3.6. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях, номером журнала регистрации исходящих документов и др.

6.3.7. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

6.3.8. Гриф ограничения доступа к документу ("секретно", "конфиденциально" и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа и при необходимости дополняют данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне или конфиденциальной информации.

6.3.9. Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу документа. Адресат может выделяться жирным шрифтом или курсивом. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией.

Документ не должен содержать более 4 адресатов.

Если документ направляется нескольким разным адресатам, то адресаты указываются в документе один под другим и основной адресат подчеркивается чертой. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.

При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.

Если документ является ответным, первым адресатом указывается автор инициативного документа, на который дается ответ, вне значимости остальных адресатов.

Документ печатается в количестве экземпляров, соответствующем количеству адресатов, плюс один (последний). Последний экземпляр документа, подписанный исполнителем, изготавливается одновременно с подлинником (оригиналом) документа, содержит все его реквизиты (за исключением реквизитов бланка документа, если документ оформляется на бланке) и остается в деле отправителя.

Наименование органа государственной власти, органов местного самоуправления, предприятия, организации указывают в именительном падеже, должность и фамилию лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

                                                      ЗАО "Торговый мир"

                                                      Бухгалтерия

                                                      Главному бухгалтеру

                                                      Л.П.Николаевой

Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

                                       Главам муниципальных образований

                                       Марксовского муниципального района

В состав реквизита "адресат" при необходимости может входить почтовый адрес.

Если документ адресуется органу государственной власти, органу местного самоуправления, предприятию, организации, учреждению, указывают его наименование, а зачем почтовый адрес.

При адресовании документа физическому лицу указывают почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя.

6.3.10. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, распоряжением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕНЫ (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

6.3.11. Резолюция пишется соответствующим должностным лицом, как правило, на документе в верхней его части на свободном поле. При отсутствии свободного поля на документе резолюция оформляется на отдельном листе, скрепляемом с документом.

Резолюция включает фамилию исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.

При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (должностное лицо, названное в резолюции первым).

6.3.12. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа.

6.3.13. Отметка о контроле - это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают штампом "контроль".

6.3.14. Общими требованиями к тексту документа являются лаконичность, ясность и точность его изложения. Текст документа должен быть изложен грамотно в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации, в официально-деловом стиле.

При оформлении текста документа (приложения к документу) на двух и более страницах первая страница документа (приложения) не нумеруется, а вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами по центру верхнего (нижнего) поля или в правом верхнем (нижнем) углу документа без точки.

В тексте документа допускается использование общепринятых сокращений, установленных действующими правилами орфографии, стандартами. И допускается использование сокращений и аббревиатур наименований федеральных органов государственной власти, органов государственной власти Саратовской области и других субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления области, предусмотренных в соответствующих правовых актах (положениях). В реквизитах "адрес" и "подпись" сокращения не допускаются.

Сокращение наименований предприятий, организаций должно соответствовать сокращениям, установленным учредительными документами (положениями, Уставами) этих организаций.

Инициалы располагаются перед фамилией в тексте, в реквизите "подпись". В реквизите "адрес", протоколах, выписках при перечислении фамилий в порядке алфавита инициалы следует располагать после фамилий.

Текст документа состоит, как правило, из двух частей. В первой (констатирующей) части указываю причины, основание и цели составления документа, во второй (распорядительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

В отдельных случаях текст может содержать одну распорядительную часть.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации, подготовившей документы, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами, цифрами со скобкой, буквами, буквами со скобкой.

В распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю" и т.п.).

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил" и т.п.).

В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("решил", "постановили" и т.п.).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили" и т.п.).

В документах, содержащих описание, оценку фактов или выводы (справки, акты, заключения), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("комитет осуществляет функции", "в состав отдела входят" и т.п.).

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить");

- от первого лица единственного числа ("прошу подготовить");

- от третьего лица единственного числа ("комитет не возражает").

Документ с ограниченным сроком действия должен иметь соответствующую ссылку в тексте.

6.3.15. Отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, но указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров, при наличии нескольких приложений, их нумеруют, например:

     Приложение:

     1. Положение о комитете по управлению имуществом Саратовской области

на 12 л. в 1 экз.

     2. Структура и штатная численность комитета по управлению имуществом

Саратовской области на 3 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

     Приложение:

     Инструкция по делопроизводству в министерстве общественных отношений

области и приложения к ней, всего на 52 л. в 1 экз.

В приложении к постановлениям, распоряжениям главы администрации муниципального района на первом его листе в правом верхнем углу пишут Приложение (без кавычек) с указанием наименования распределительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

                                             Приложение

                                             к распоряжению администрации

                                             муниципального района

                                             от 17.02.2000 г. N 459-р

6.3.16. Подпись является обязательным реквизитом документа и располагаемся с интервалом не менее двух сантиметров под текстом документа.

Проекты документов представляются на подпись соответствующим должностным лицам полностью оформленными, проверенными, согласованными, вместе с приложениями и материалами, на основании которых документ готовился.

Документы информационно-справочного или аналитического характера могут быть подписаны непосредственным составителем документа, если решаемые вопросы не выходят за пределы его компетенции.

Подписывается только экземпляр документа, отсылаемый адресату, а экземпляр, который остается в деле отправителя, визируется исполнителем.

При массовой рассылке подписывается только экземпляр документа, оставляемый в деле отправителя, а адресатам рассылаются размноженные и заверенные его копии.

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должностного лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи.

При оформлении документа на бланке соответствующего органа или должностного лица должность этого лица в реквизите "Подпись" указывается сокращенно, а если документ оформлен не на бланке, приводится полное наименование должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой, в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании несколькими лицами равных должностей - на одном уровне.

В документе, составленном комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии.

При этом перед наименованием должности не допускается ставить предлог "3а", надпись от руки "Зам." или косую черту.

В подписанные документы не допускается вносить какие-либо изменения или дополнения.

6.3.17. Подготовленный проект документа подлежит при необходимости согласованию.

Согласование производится до подписания (утверждения) проекта.

Согласование проекта документа оформляется грифом согласования. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО без кавычек, визы, которая включает наименование должности лица, с которым согласовывается документ, его личной подписи, расшифровки подписи, даты согласования.

6.3.18. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

6.3.19. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "подпись" проставляют: заверительную надпись "верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись этого должностного лица, расшифровку подписи, дату заверения.

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

6.3.20. Отметка об исполнителе включает фамилию исполнителя документа и номер его рабочего телефона. Отметку об исполнении исполнитель включает при подготовке документа и располагает ее на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

6.3.21. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, слова "В дело N ..." (указывается номер дела, в котором будет храниться документ).

6.3.22. Отметка о поступлении документа содержит порядковый номер и дату поступления документа. Отметку о поступлении располагают в правом нижнем углу первого листа документа. Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа.

6.4. Бланки документов:

6.4.1. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

6.4.2. При оформлении многостраничных документов на бланке печатается первый лист документа, последующие на обычной бумаге одинакового с бланком формата, цвета и качества.

6.4.3. Бланки документов должны иметь поля не менее:

левое - 20 мм;

правое - 10 мм;

верхнее - 20 мм;

нижнее - 20 мм.

6.4.4. На бланках постановлений и распоряжений применяется продольный вариант расположения реквизитов, на бланках писем допускается два вариант расположения реквизитов - угловой и продольный.

6.5. На бланках проставляются порядковые номера. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в учетно-регистрационных журналах.

6.5.1. Бланки хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

6.5.2. Уничтожение бланков осуществляется по акту с отметкой в учетно-регистрационном журнале.

6.5.3. Учетно-регистрационный журнал включается в номенклатуру дел.

VII. Подготовка проектов постановлений и распоряжений администрации

7.1. Проекты постановлений (распоряжений) вправе вносить заместители главы администрации муниципального района, руководители структурных подразделений администрации. Ответственность за качество проектов, их согласование несут должностные лица, вносящие проект.

7.2. Оформляются правовые акты на номерных бланках усыновленной формы в соответствии с требованиями Инструкции.

7.3. Если правовые акты принимаются на основе правовых актов вышестоящих органов, то вводная часть правового акта должна содержать ссылку на соответствующий правовой акт с указанием даты, номера наименования.

При проведении согласования проекта такого правового акта к нему необходимо прилагать копии правового акта, на который делается ссылка.

7.4. Текст правового акта содержит вводную и распорядительную части.

Тексты в распорядительной части должны содержать пункты, предусматривающие:

конкретные задания исполнителям с указанием реальных сроков их исполнения. При указании срока используется словесно-цифровой способ оформления даты;

точное наименование организаций - исполнителей задания;

порядок обеспечения исполнения заданий материально-технической базой и финансированием;

поручение по контролю исполнения правового акта с указанием, на кого возложен контроль;

указание о снятии с контроля ранее принятого правового акта в случае его выполнения или принятии нового правового акта взамен ранее принятого;

указание о сроке вступления в силу правового акта, если такое указание необходимо;

указание об отмене, изменении или дополнении действующих правовых актов, если издаваемый правовой акт отменяет действующий или принимается в дополнение действующего акта.

7.5. Предписания, адресуемые подведомственным подразделениям, формулируются в категоричной форме. В отношении организаций, не находящихся в подчинении, применяются глаголы типа "предложить", "рекомендовать".

7.6. Содержание издаваемых правовых актов не должно противоречить изданным ранее или дублировать их, если при этом не отменяется ранее изданный акт.

7.7. Пункт об отмене действующих правовых актов начинается со слов: "Признать утратившим силу".

7.8. Пункт об изменении отдельного положения действующего правового акта строится по схеме: "Пункт 3 распоряжения администрации Марксовского муниципального района от ________________ N _______________ "О..." изложить в новой редакции:

"3. ... (текст новой редакции пункта)".

7.9. Пункт о дополнении отдельного положения действующего правового акта строится по схеме "Пункт 4 распоряжения администрации Марксовского муниципального района от _______________ N ______ "О..." после слов "..." дополнить словами "...".

7.10. Если правовым актом утверждается какой-то документ (положение, устав, инструкция и т.п.) ссылка на такой документ в тексте правового акта оформляется следующим образом: "Утвердить Положение о...".

В правом верхнем углу первой страницы утверждаемого документа оформляется гриф утверждения согласно пункту 6.3.10. настоящей Инструкции.

7.11. Проекты постановлений должны пройти согласование: согласование оформляется визой, которая включает должность, личную подпись визирующего с расшифровкой. Визы проставляются на оборотной стороне первого листа проекта.

7.12. Проекты документов визируются:

- руководителем аппарата администрации муниципального района;

- заместителями главы администрации муниципального района или лицами, их замещающими, которые представили проект и которым в документе предусматриваются задания или поручения;

- руководителями заинтересованных организаций;

- начальником отдела правового обеспечения и кадровой работы администрации муниципального района.

7.13. Приложения к документу визируются руководителем аппарата администрации муниципального района.

К проекту документа прилагается реестр рассылки, составленный и подписанный исполнителем проекта.

7.14. Если в процессе согласования в материалах подготовки проекта имеются заключения, содержащие противоречивые замечания и позиции, то должностное лицо, вносящее проект, должно принять меры к устранению таких противоречий до представления проекта на юридическую экспертизу. Если замечания не принимаются, составитель проекта документа готовит заключение (отзыв) на замечание и прилагает его к этому проекту.

7.15. Срок согласования проектов постановлений (распоряжений) не должен превышать 2 рабочих дней.

7.16. Подготовленные и согласованные проекты документов передаются через канцелярию руководителю аппарата администрации муниципального района для представления на подпись главе администрации муниципального района.

7.17. Постановления и распоряжения регистрируются в канцелярии, постановлениям присваиваются порядковые регистрационные номера, распоряжениям - порядковые регистрационные номера с буквой "р"; нумерация ведется с начала и до конца года раздельно для постановлений и распоряжений.

7.18. Все подписанные постановления и распоряжения регистрируются и рассылаются канцелярией в соответствии со списком рассылки, который определяется исполнителем, не позднее 3-дневного срока.

7.19. Размноженные экземпляры постановлений, распоряжений и приложений к ним удостоверяются печатью управления делами администрации.

7.20. Постановления и распоряжения администрации муниципального района хранятся в канцелярии администрации.

VIII. Подписание документов и снятие копий

8.1. Согласованные с заинтересованными лицами документы переносятся в машинописном бюро на бланки и передаются на подпись.

При передаче документа на подпись исполнитель обязан проверить правильность его составления и оформления, наличие виз и приложений. Подготовленный документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.

8.2. Факсимиле ставится на документах только по личному указанию руководителя, которому он принадлежит.

8.3. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности: удостоверениях, договорах, доверенностях, уставах, финансовых и в других предусмотренных нормативными актами случаях ставится печать.

8.4. Копии документов заверяются подписью управляющего делами администрации муниципального района или начальником отдела делопроизводства администрации муниципального образования и печатью управления делами администрации муниципального района.

IX. Машинописные и копировально-множительные работы

9.1. Печатание служебных документов производится в машинописном бюро администрации муниципального района.

9.2. Для печатания принимаются только служебные материалы. Печатание под диктовку не допускается.

9.3. Печатание производится в порядке очередности поступления и значимости материалов. Порядок печатания внеочередных документов определяется управляющим делами администрации муниципального района или начальником отдела делопроизводства муниципального района.

9.4. Рукописи, написанные неразборчиво, карандашом или красными чернилами, к печатанию не принимаются.

9.5. Размножение документов производится по заявке, подписанной руководителем структурного подразделения, в порядке очередности их поступления.

Размножение постановлений и распоряжений производится в соответствии с реестром рассылки.

X. Подготовка и оформление документов заседаний и совещаний

10.1. Организационно-техническое и документационное обеспечение заседаний и совещаний, а также оформление протоколов заседаний и совещаний, проводимых главой администрации муниципального района, осуществляется отделом по организации деятельности администрации, общественным отношениям и работе с территориями администрации муниципального образования.

10.2. В протоколе указывается дата, время и место проведения, состав участников, обсуждаемые вопросы, фамилия и должность председательствующего.

10.3. По каждому рассмотренному вопросу в протоколе указываются выступающие, содержание принятого решения, ответственные за исполнение, срок реализации.

10.4. Общие требования к оформлению протокола совещания указаны в приложении N 2.

10.4.1. В заголовок текста протокола следует включать наименование совещательного органа, с которым проводится совещание.

10.4.2. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

10.4.3. Вводная часть текста располагается под реквизитом "Заголовок", состоит из разделов "Председатель", "Присутствовали", "Повестка дня".

В разделе "Председатель" протокола указывается должность, инициалы и фамилия председателя совещания.

В разделе "Присутствовали" протокола совещания при количестве участников свыше 15 человек указывается, как правило, общее количество присутствующих. К протоколу прилагается список (регистрационный лист) участников совещания. При количестве участников до 15 человек в протоколе совещания в разделе "Присутствовали" перечисляются фамилии всех участников совещания в последовательности, соответствующей занимаемой должности, и с разбивкой по вопросам повестки дня.

В разделе "Повестка дня" перечисляются вопросы, подлежащие рассмотрению на совещании (заседании). Вопросы располагаются в порядке их важности или сложности и установленного времени рассмотрения.

Формируется вопрос, как правило, в именительном падеже или с использованием обобщающей фразы, отвечающей на вопрос о чем?, например: "Об итогах...", "О деятельности...".

10.4.4. Основная часть текста протокола делится на разделы, нумерация которых должна соответствовать нумерации пунктов повестки дня совещания (заседания). Разделы строятся по единой схеме:

1. Слушали - Выступили - Решили;

2. Слушали - Выступили - Решили и т.д.

Содержание разделов зависит от формы изложения протокола - краткой или полной.

Протокол краткой формы изложения составляется в случае ведения стенограммы совещания (заседания).

В протоколе краткой формы изложения в разделах "СЛУШАЛИ" указываются только фамилии докладчиков, а в разделах "ВЫСТУПИЛИ" фамилии выступавших в прениях по каждому вопросу повестки дня. При этом тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу, в котором делают ссылку "Текст доклада прилагается". Раздел "ВЫСТУПИЛИ" может отсутствовать, если протокольное решение принимается без обсуждения.

В протоколе полной формы изложения в разделах "СЛУШАЛИ" излагается краткое содержание докладов по вопросам повестки дня. В разделах "ВЫСТУПИЛИ" дается запись всех выступлений по каждом вопросу повестки дня, в том числе вопросов к докладчику и ответов на них (слова "вопрос" и "ответ" указывать не следует, вместо них проставляются инициалы и фамилии спрашивающего и отвечающего).

В разделе "РЕШИЛИ" излагается текст принятых на совещании (заседании) решений с указанием при необходимости конкретных исполнителей, сроков исполнения, должностного лица, ответственного за контроль исполнения.

10.4.5. Протоколы датируются и регистрируются в отделе по организации деятельности администрации, общественным отношениям и работе с территориями, при необходимости тиражируются и рассылаются исполнителям для организации работы по выполнению решений. Контроль за исполнением принятых решений осуществляет отдел по организации деятельности администрации и работе с территориями.

XI. Регистрация и отправка документов

11.1. Исходящая корреспонденция подлежит регистрации. Исходящие номера этих документов состоят из номера дела по номенклатуре и порядкового регистрационного номера.

11.2. Перед отправкой документов исполнитель обязан проверить наличие всех страниц документа и правильность их расположения, оформления и адресования, наличие подписей, виз, приложений, ссылки на номер и дату запроса, при отправлении документа, подлежащего возврату, в правом верхнем углу первой страницы ставится штамп "подлежит возврату".

11.3. Исходящая корреспонденция рассылается в течение двух дней, телеграммы и срочная корреспонденция отправляются немедленно.

11.4. Доставка корреспонденции в здании администрации осуществляется работниками администрации, которые вручают документы под расписку в журнале.

XII. Основные положения работы с обращениями граждан

12.1. Обращения граждан (заявления, предложения, жалобы), поступившие в адрес муниципального образования, регистрируются в общественной приемной Губернатора Саратовской области и Главы муниципального образования.

12.2. Все зарегистрированные обращения граждан проверяются на повторность поступления.

Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени первого обращения истек установленный срок рассмотрения или заявитель не согласен с ответом на его обращение.

Повторные обращения, а также обращения одного и того же гражданина (коллектива граждан) по одному и тому же вопросу, направленные им в различные адреса, а затем поступившие в отдел по организации деятельности администрации и работе с территориями, учитываются под регистрационным номером первого обращения.

12.3. Зарегистрированные письма, в зависимости от их содержания, направляются исполнителям.

12.4. Если поручение по обращению дано нескольким исполнителям, то работу по его рассмотрению осуществляет и координирует указанный в резолюции первым.

12.5. Обращения граждан не направляются на рассмотрение организациям и должностным лицам, действия которых обжалуются.

12.6. Письма рассматриваются в срок до одного месяца со дня их регистрации в отделе по организации деятельности администрации, общественным отношениям и работе с территориями. В отдельных случая срок рассмотрения письма может быть продлен главой администрации муниципального района, но не более чем на один месяц, о чем сообщается автору и организации, которой следует дать ответ.

12.7. Обращения граждан, поступившие с поручением руководителей высших органов государственной власти, регистрируются и контролируются в общественной приемной Губернатора Саратовской области и Главы муниципального района.

12.8. Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, дан ответ заявителю в письменной или устной форме и если требуется организации, из которой поступило заявление.

12.9. Прием граждан главой администрации муниципального района, заместителями, а также другими должностными лицами проводится согласно графику, утверждаемому главой администрации муниципальной района.

12.10. Запись на прием осуществляется в Приемной главы администрации муниципального района.

12.11. Заявления от граждан, полученные на приеме, регистрируются в общественной приемной Губернатора Саратовской области и Главы муниципального района и направляются исполнителю в соответствии с их компетентностью по решаемому вопросу.

12.12. Контроль за исполнением поручений по результатам приема граждан осуществляется отделом по организации деятельности администрации, общественным отношениям и работе с территориями.

XIII. Составление номенклатуры дел

13.1. Исполненные и оформленные надлежащим образом документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел (приложение N 3).

13.1.1. Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел ежегодно разрабатывается структурными подразделениями администрации и согласовывается с сектором по делам архивов.

13.1.2. Номенклатура дел включает в себя все виды документов, образующихся в процессе деятельности структурных подразделений администрации.

Каждая статья номенклатуры дел имеет свой индекс, содержит заголовок дела и срок хранения. Индексом статьи является ее порядковый номер.

13.1.3. Дела в номенклатуре располагаются по степени значимости включенных в них документов.

Дела по вопросам, которые решаются в течение двух и более лет, вносятся в номенклатуру каждого года с одним и тем же номером.

13.1.4. Номенклатура дел предусматривает формирование документов постоянного хранения отдельно от документов временного хранения.

13.1.5. Номенклатура дел ежегодно, в конце каждого года (не позднее 25 декабря) уточняется, при необходимости в нее вносятся соответствующие изменения и дополнения, согласовывается с сектором по делам архивов администрации муниципального района.

13.2. Хранение документов у исполнителей не разрешается. На каждое названное в номенклатуре дело к началу года заводится папка, куда группируются документы по мере их исполнения.

13.3. При оформлении дел необходимо:

- раздельно группировать дела постоянного и временного сроков хранения;

- проверять соответствие документов заголовку дела по номенклатуре, группировать в деле документы одного года;

- проверять правильность оформления документов, т.е. наличие необходимых подписей, дат и номеров, отметок об исполнении, подписей должностных лиц, заверяющих копии;

- включать в дела по одному экземпляру каждого документа, изымать лишние экземпляры и черновики документов, удалять скрепки и булавки;

- документы в делах располагать в хронологическом порядке.

В необходимых случаях соблюдать логическую последовательность, т.е. документ - ответ помещать после документа - запроса; приложения присоединять к документам, к которым они относятся.

13.4. В каждый том (дело) рекомендуется подшивать не более 250 листов. При большом количестве документов, относящихся к данному делу, формируется несколько томов под одним номером.

13.5. Неисполненные и подлежащие возврату документы подшивать в дела запрещается.

13.6. Дела трехлетнего и годичного срока хранения в архив не сдаются, а уничтожаются в структурных подразделениях по акту, который утверждается соответствующим руководителем (приложение N 4).

13.7. Дела постоянного и временного хранения через год после завершения их в делопроизводстве структурных подразделений передаются в архив администрации муниципального района, о чем составляются сдаточные описи в двух экземплярах (приложение N 5), один экземпляр возвращается в структурное подразделение с распиской о приеме дел в архив.

13.8. Дела и копии документов, хранящихся в архиве, предоставляются работникам администрации для работы в помещении архива или под расписку во временное пользование (не более одного дня) вне архива.

Подлинники постановлений, распоряжений не выдаются, кроме случаев, установленных действующим законодательством.

XIV. Обеспечение сохранности документов, печатей, бланков

14.1. Лица, ответственные за ведение делопроизводства, обязаны обеспечить сохранность находящихся у них документов. Дела с момента заведения их в делопроизводстве и до сдачи в архив или уничтожения должны храниться в рабочих комнатах или в специально приспособленных закрывающихся помещениях в шкафах, располагаться вертикально корешками наружу, предохраняться от пыли и солнечного света. На корешке каждого дела указывается его индекс в соответствии с номенклатурой.

14.2. Все печати, штампы и факсимиле регистрируются управляющим делами администрации муниципального района и выдаются под расписку.

14.3. Оттиск печати ставится на документах в указанных местах или должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ, и часть подписи.

На факсимильную подпись гербовые печати не ставятся.

14.4. Печати, штампы и бланки подлежат хранению только в сейфах или металлических шкафах.

14.5. О случае утери печатей и штампов незамедлительно ставится в известность управляющий делами администрации муниципального района.

14.6. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы сдаются управляющему делами администрации муниципального района для списания и уничтожения, о чем составляется акт.

Контроль за изготовлением, правильностью хранения и использования бланков, печатей и штампов осуществляет управляющий делами администрации муниципального района.