Постановление администрации Марксовского муниципального района Саратовской области от 21 апреля 2006 г. N 362 "Об утверждении Положения об отделе делопроизводства администрации Марксовского муниципального района и должностных инструкций работников отдела делопроизводства" (утратило силу)

Постановление администрации Марксовского муниципального района
Саратовской области от 21 апреля 2006 г. N 362
"Об утверждении Положения об отделе делопроизводства администрации
Марксовского муниципального района и должностных инструкций работников
отдела делопроизводства"

Информация об изменениях:

Постановлением администрации Марксовского муниципального района Саратовской области от 21 августа 2006 г. N 913 настоящее постановление признано утратившим силу

В целях повышения эффективности деятельности администрации Марксовского муниципального района по вопросам делопроизводства, на основании ст.ст. 31, 34 Устава Марксовского муниципального района постановляю:

1. Утвердить Положение об отделе делопроизводства администрации Марксовского муниципального района (приложение N 1).

2. Утвердить должностные инструкции работников отдела делопроизводства:

- начальника отдела (приложение N 2);

- ведущего специалиста (приложение N 3);

- ведущего специалиста (приложение N 4);

- ведущего специалиста - технического секретаря (приложение N 5);

- специалиста 1 категории - технического секретаря (приложение N 6).

3. Признать утратившим силу постановление N 1326 от 05.12.2005 г. "Об утверждении Положения об отделе делопроизводства администрации Марксовского муниципального образования и должностных инструкций работников отдела делопроизводства".

И.о. главы администрации муниципального района

Н.В.Гиль

Приложение N 1

к постановлению администрации

Марксовского муниципального района

Саратовской области

от 21 апреля 2006 г. N 362

Положение
об отделе делопроизводства администрации Марксовского муниципального района

I. Общие положения

1.1. Отдел делопроизводства осуществляет функции делопроизводственного обслуживания в администрации Марксовского муниципального района и является ее структурным подразделением в составе управления делами.

1.2. Отдел делопроизводства возглавляет начальник отдела делопроизводства, подчиненный непосредственно управляющему делами администрации муниципального района.

Состав и структура отдела определяются штатным расписанием, утвержденным главой администрации муниципального района.

1.3. Начальник отдела делопроизводства назначается на должность и освобождается от занимаемой должности главой администрации муниципального района по представлению управляющего делами.

1.4. Отдел в своей деятельности руководствуется:

Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, Уставом (Основным Законом) Саратовской области, законами Саратовской области, постановлениями и распоряжениями Губернатора и Правительства области, а также нормативными правовыми актами органов местного самоуправления Марксовского муниципального района, настоящим Положением.

II. Основные задачи и функции

2.1. Основной задачей отдела делопроизводства является обеспечение четкой организации делопроизводственного обслуживания в администрации муниципального района.

2.2. Для осуществления указанной задачи на отдел делопроизводства возлагаются следующие функции:

- обеспечение своевременного рассмотрения входящей, исходящей и внутренней документации, представляемой для доклада руководителю аппарата и главе администрации муниципального района;

- осуществление контроля за своевременным исполнением документов, поставленных на контроль главой администрации муниципального района;

- оформление и рассылка распорядительных документов, контроль за правильным и своевременным составлением и оформлением документов, формирование их в дела, рациональная организация переписки;

- осуществление приема, регистрации, хранения, учета, доставки по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, а также подготовка дел к сдаче на государственное хранение;

- прием и обработка исполненных документов и хранение их в установленном порядке;

- установка и техническое сопровождение программного обеспечения, используемого на ПК структурных подразделений администрации муниципального района, слежение за техническим состоянием и своевременным ремонтом ПК, множительной оргтехники;

- обеспечение методического руководства по организации ведения делопроизводства в структурных подразделениях администрации муниципального района;

- организация и контроль за дежурством работников администрации в выходные и праздничные дни в приемной Главы муниципального района;

- оснащение работников канцтоварами.

III. Структура и организация деятельности отдела

3.1. Координирует работу отдела управляющий делами администрации муниципального района.

Работу отдела организует начальник отдела.

Распределение обязанностей внутри отдела осуществляет начальник отдела.

3.2. Всю полноту ответственности за выполнение возложенных настоящим Положением на отдел задач и функций несет начальник отдела.

Степень ответственности других работников устанавливается должностными инструкциями работников отдела.

Приложение N 2

к постановлению администрации

Марксовского муниципального района

Саратовской области

от 21 апреля 2006 г. N 362

ГАРАНТ:

См. форму инструкции в редакторе MS-Word

                          Должностная инструкция

      начальника отдела делопроизводства администрации Марксовского

                          муниципального района

                            I. Общие положения

     1.1. Отдел делопроизводства возглавляет начальник отдела.

     В своей деятельности начальник отдела руководствуется:

     Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами  и

распоряжениями  Президента  Российской   Федерации,   Уставом   (Основным

Законом)   Саратовской    области,    законами       Саратовской области,

постановлениями и распоряжениями Губернатора и Правительства  области,  а

также  нормативными  правовыми  актами  органов  местного  самоуправления

Марксовского    муниципального    района,    Положением     об     отделе

делопроизводства, настоящей Инструкцией.

     1.2. Начальник отдела делопроизводства назначается  на   должность и

освобождается от должности главой администрации муниципального района  по

представлению управляющего делами.

     1.3.  Начальник  отдела  подчиняется  непосредственно   управляющему

делами.

     1.4.  Начальнику  отдела  подчиняются  работники   отдела   согласно

штатному расписанию.

     1.5.  В  период  временного   отсутствия   начальника     отдела его

обязанности выполняет ведущий специалист отдела.

                         II. Основные обязанности

     2.1.  Начальник  отдела  делопроизводства   организует     работу по

делопроизводственному обслуживанию в администрации муниципального района.

     2.2. Проверяет качество подготовки  и  оформления  всех  документов,

представленных на подпись главе администрации муниципального района.

     2.3. Готовит для доклада руководителю аппарата поступающую  в  адрес

главы администрации муниципального района корреспонденцию.

     2.4. Регистрирует распорядительные  документы  после   подписания их

главой  администрации  муниципального   района,   ежемесячно   составляет

оглавление.

     2.5. Занимается формированием документов  в  дела,  хранением   их в

течение 5 лет и комплектованием для сдачи в архив.

     2.6. Выдает копии документов, хранящихся в канцелярии, считывает  их

с оригиналом и заверяет.

     2.7. Принимает служебную корреспонденцию, доставляемую спецсвязью.

     2.8. Производит регистрацию постановлений, распоряжений  Губернатора

и Правительства Саратовской области.

     2.9. Осуществляет контроль за своевременным исполнением  документов,

поставленных на контроль главой администрации муниципального района.

     2.10. Разрабатывает методический материал и  оказывает  практическую

помощь   по   организации   ведения   делопроизводства   в    структурных

подразделениях администрации муниципального района.

     2.11. Составляет и контролирует дежурство работников администрации в

выходные и праздничные дни в приемной Главы муниципального района.

     2.12. Начальник      отдела           делопроизводства является

материально ответственным лицом,  обеспечивает  работников  администрации

канцтоварами.

                                III. Права

     3.1. Начальник отдела делопроизводства имеет право:

     -  запрашивать  от  работников  отдела,  структурных   подразделений

администрации   муниципального   района,   других   органов   информацию,

необходимую для выполнения возложенных на отдел обязанностей;

     - вносить управляющему делами администрации предложения по  вопросам

улучшения работы отдела делопроизводства и организации делопроизводства в

администрации муниципального района.

                           IV. Ответственность

     Начальник   отдела   делопроизводства   несет     ответственность за

осуществление возложенных на  отдел  задач,  надлежащую   организацию его

работы, правильный  подбор  и  расстановку  кадров,  за   своевременное и

квалифицированное выполнение порученных отделу заданий   с  учетом  прав,

предоставленных ему настоящей Инструкцией и Положением об отделе.

                      V. Квалификационные требования

     На должность начальника  отдела  назначается  лицо,  имеющее  высшее

образование  по  специализации  муниципальных  должностей   муниципальной

службы  либо равноценное. Решение  о  признании  образования  равноценным

принимается аттестационной (конкурсной) комиссией муниципального района.

     Начальник отдела  должен  обладать  организаторскими  способностями,

инициативой,  умением работать  с  людьми,  чувством   ответственности за

порученное дело.

Приложение N 3

к постановлению администрации

Марксовского муниципального района

Саратовской области

от 21 апреля 2006 г. N 362

ГАРАНТ:

См. форму инструкции в редакторе MS-Word

                          Должностная инструкция

 ведущего специалиста отдела делопроизводства администрации Марксовского

                          муниципального района

                            I. Общие положения

     1.1. В своей деятельности ведущий специалист отдела руководствуется:

     Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами  и

распоряжениями  Президента  Российской   Федерации,   Уставом   (Основным

Законом)   Саратовской    области,    законами       Саратовской области,

постановлениями и распоряжениями Губернатора и Правительства  области,  а

также  нормативными  правовыми  актами  органов  местного  самоуправления

Марксовского    муниципального    района,    Положением     об     отделе

делопроизводства, настоящей Инструкцией.

     1.2.  Ведущий  специалист  отдела  делопроизводства   назначается на

должность   и   освобождается   от   должности    главой    администрации

муниципального района по представлению начальника отдела.

     1.3.  Ведущий  специалист  подчиняется  непосредственно   начальнику

отдела делопроизводства, в своем подчинении работников не имеет.

                         II. Основные обязанности

     2.1. Осуществляет регистрацию входящих документов.

     2.2. Производит оформление и доставку входящих документов  после  их

подписания  и  регистрации  в  структурные  подразделения   администрации

муниципального района.

     2.3. Отвечает за сроки возврата областных нормативных  документов  в

отдел делопроизводства.

     2.4. Осуществляет учет и регистрацию исходящих документов.

     2.5. Производит   доставку   распорядительных     документов главы

администрации муниципального района после их подписания и  регистрации  в

структурные подразделения администрации муниципального района.

     2.6. Формирует в дела входящие и исходящие документы в  соответствии

с номенклатурой дел.

                                III. Права

     3.1.  Имеет  право  вносить   предложения   начальнику     отдела по

совершенствованию работы отдела и улучшению работы с документами.

     3.2. Получать от предприятий и  организаций  справки,   информацию и

другие документы,  необходимые  для  осуществления  возложенных   на него

задач.

     3.3. В отсутствие начальника отдела исполняет его обязанности.

                           IV. Ответственность

     Несет  персональную  ответственность  за  некачественное  выполнение

возложенных на него обязанностей.

                      V. Квалификационные требования

     На должность ведущего специалиста отдела назначается  лицо,  имеющее

высшее  образование   или   среднее   профессиональное     образование по

специализации  муниципальных  должностей   муниципальной     службы  либо

равноценное. Решение  о  признании  образования  равноценным  принимается

аттестационной (конкурсной) комиссией муниципального района.

Приложение N 4

к постановлению администрации

Марксовского муниципального района

Саратовской области

от 21 апреля 2006 г. N 362

ГАРАНТ:

См. форму инструкции в редакторе MS-Word

                          Должностная инструкция

 ведущего специалиста отдела делопроизводства администрации Марксовского

                          муниципального района

                            I. Общие положения

     1.1. В своей деятельности ведущий специалист отдела руководствуется:

     постановлениями и распоряжениями главы администрации  муниципального

района, касающимися вопросов, входящих в круг его обязанностей, указаниями

управляющего  делами  администрации,  инструкциями   начальника   отдела,

Положением об отделе делопроизводства, настоящей должностной инструкцией.

     1.2.  Ведущий  специалист  отдела  делопроизводства   назначается на

должность   и   освобождается   от   должности    главой    администрации

муниципального района по представлению начальника отдела.

     1.3.  Ведущий  специалист  подчиняется  непосредственно   начальнику

отдела делопроизводства, в своем подчинении работников не имеет.

                    II. Основные задачи и обязанности

     2.1. Ведущий специалист выполняет работы по установке и техническому

сопровождению программного обеспечения, используемого на  ПК  структурных

подразделений, следит за техническим состоянием и своевременным  ремонтом

ПК, множительной оргтехники.

     2.2. Ведущий специалист обязан:

     2.2.1. Устанавливать программное обеспечение, необходимое для работы

ПК структурных подразделений.

     2.2.2. Выполнять работы по техническому  сопровождению  программного

обеспечения, используемого на ПК структурных подразделений.

     2.2.3.   Следить   за   техническим   состоянием   и    обеспечивать

своевременный  ремонт  ПК,   множительной   оргтехники,     находящейся в

пользовании в структурных подразделениях.

     2.2.4.  Готовить  предложения  по  восполнению  запасных    частей и

расходных материалов и потребности в них отделом администрации.

     2.2.5. Формировать и вести архивы страховочных копий  общесистемного

и специального ПО и данных.

                                III. Права

     Ведущий специалист имеет право:

     3.1. Знакомиться с проектами, касающимися информационных  технологий

и вопросов использования ПК, и доводить до сведения  начальника  отдела и

управляющего делами свои предложения и замечания.

     3.2. Вносить предложения,  направленные  на  улучшение  программного

обеспечения и технической оснащенности ПК отделов администрации.

                           IV. Ответственность

     Ведущий специалист несет  ответственность  за  некачественное   и

несвоевременное   исполнение   обязанностей,   предусмотренных    настоящей

должностной инструкцией в соответствии с действующим законодательством.

                      V. Квалификационные требования

     На должность ведущего специалиста отдела назначается  лицо,  имеющее

высшее или среднее техническое образование, квалификацию и опыт работы на

ПК не менее 1 года.

Приложение N 5

к постановлению администрации

Марксовского муниципального района

Саратовской области

от 21 апреля 2006 г. N 362

ГАРАНТ:

См. форму инструкции в редакторе MS-Word

                          Должностная инструкция

 ведущего специалиста - технического секретаря администрации Марксовского

                          муниципального района

                            I. Общие положения

     1.1. В своей деятельности технический секретарь руководствуется:

     Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами  и

распоряжениями  Президента  Российской   Федерации,   Уставом   (Основным

Законом)   Саратовской    области,    законами       Саратовской области,

постановлениями и распоряжениями Губернатора и Правительства  области,  а

также  нормативными  правовыми  актами  органов  местного  самоуправления

Марксовского    муниципального    района,    Положением     об     отделе

делопроизводства, настоящей Инструкцией.

     1.2. Технический секретарь назначается на должность и  освобождается

от должности главой администрации муниципального района по  представлению

начальника отдела.

     1.3. Технический   секретарь   подчиняется       начальнику отдела

делопроизводства, в своем подчинении работников не имеет.

                         II. Основные обязанности

     2.1. Обеспечение работы главы администрации муниципального района.

     2.2. Доведение указаний главы администрации  муниципального  района,

руководителя   аппарата,   управляющего   делами,       начальника отдела

делопроизводства до конкретных исполнителей, контроль за их исполнением.

     2.3. Прием поступающей корреспонденции, сортировка и доставка  их  в

соответствующие подразделения и службы.

     2.4.  Ведение  всей  документации  в  приемной  главы  администрации

муниципального района.

     2.5.  Прием  телефонограмм,  поступающих  в   адрес   администрации,

регистрация  и  доведение  их  после  рассмотрения  главой  администрации

муниципального района до исполнителей, контроль за их исполнением.

     2.6. Отправка телефонограмм по факсу и контроль за ними.

     2.7. Своевременно обеспечивает  рабочее  место  главы  администрации

муниципального района всеми необходимыми канцелярскими принадлежностями.

     2.8. Вызывает по поручению главы администрации муниципального района

на  совещания  работников  администрации,  руководителей  и  специалистов

предприятий.

     2.9. Ведет делопроизводство в пределах своей компетенции,  формирует

дела согласно номенклатуре, обеспечивает их сохранность и сдачу в архив.

                                III. Права

     3.1. Технический секретарь  имеет  право  запрашивать  по  поручению

главы администрации муниципального района от исполнителей, организаций  и

структурных  подразделений  администрации  необходимые   ему   документы,

сведения.

     3.2. Не принимать документы, оформленные ненадлежащим образом.

                           IV. Ответственность

     Технический  секретарь  несет  дисциплинарную     ответственность за

некачественное  и  несвоевременное   исполнение   возложенных   на   него

обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией  в   соответствии с

действующим законодательством.

                      V. Квалификационные требования

     На  должность  технического  секретаря  назначается  лицо,   имеющее

среднее   специальное    образование,    навыки       машинописи, ведения

делопроизводства и опыт работы не менее 3 лет.

     Технический    секретарь     должен     обладать     оперативностью,

исполнительностью, инициативой.

Приложение N 6

к постановлению администрации

Марксовского муниципального района

Саратовской области

от 21 апреля 2006 г. N 362

ГАРАНТ:

См. форму инструкции в редакторе MS-Word

                          Должностная инструкция

      специалиста 1 категории - технического секретаря администрации

                    Марксовского муниципального района

                            I. Общие положения

     1.1. В своей деятельности технический секретарь руководствуется:

     Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами  и

распоряжениями  Президента  Российской   Федерации,   Уставом   (Основным

Законом)   Саратовской    области,    законами       Саратовской области,

постановлениями и распоряжениями Губернатора и Правительства  области,  а

также  нормативными  правовыми  актами  органов  местного  самоуправления

Марксовского    муниципального    района,    Положением     об     отделе

делопроизводства, настоящей Инструкцией.

     1.2. Технический секретарь назначается на должность и  освобождается

от должности главой администрации муниципального района по  представлению

начальника отдела.

     1.3.   Технический   секретарь   подчиняется       начальнику отдела

делопроизводства, в своем подчинении работников не имеет.

                         II. Основные обязанности

     2.1. Обеспечение работы главы администрации муниципального района.

     2.2. Доведение указаний главы администрации  муниципального  района,

руководителя   аппарата,   управляющего   делами,       начальника отдела

делопроизводства до конкретных исполнителей, контроль за их исполнением.

     2.3. Прием поступающей корреспонденции, сортировка и доставка  их  в

соответствующие подразделения и службы.

     2.4.  Ведение  всей  документации  в  приемной  главы  администрации

муниципального района.

     2.5.  Прием  телефонограмм,  поступающих  в   адрес   администрации,

регистрация  и  доведение  их  после  рассмотрения  главой  администрации

муниципального района до исполнителей, контроль за их исполнением.

     2.6. Отправка телефонограмм по факсу и контроль за ними.

     2.7. Своевременно обеспечивает  рабочее  место  главы  администрации

муниципального района всеми необходимыми канцелярскими принадлежностями.

     2.8. Вызывает по поручению главы администрации муниципального района

на  совещания  работников  администрации,  руководителей  и  специалистов

предприятий.

     2.9. Ведет делопроизводство в пределах своей компетенции,  формирует

дела согласно номенклатуре, обеспечивает их сохранность и сдачу в архив.

                                III. Права

     3.1. Технический секретарь  имеет  право  запрашивать  по  поручению

главы администрации муниципального района от исполнителей, организаций  и

структурных  подразделений  администрации  необходимые   ему   документы,

сведения.

     3.2. Не принимать документы, оформленные ненадлежащим образом.

                           IV. Ответственность

     Технический  секретарь  несет  дисциплинарную     ответственность за

некачественное  и  несвоевременное   исполнение   возложенных   на   него

обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией  в   соответствии с

действующим законодательством.

                      V. Квалификационные требования

     На  должность  технического  секретаря  назначается  лицо,   имеющее

среднее   специальное    образование,    навыки       машинописи, ведения

делопроизводства и опыт работы не менее 3 лет.

     Технический    секретарь     должен     обладать     оперативностью,

исполнительностью, инициативой.