Приложение. Положение об организации контроля исполнения документов в аппарате Губернатора и Правительстве Саратовской области

Приложение

к постановлению Губернатора Саратовской области

от 23 июня 2005 г. N 185

Положение
об организации контроля исполнения документов в аппарате Губернатора и Правительстве Саратовской области

I. Общие положения

1. Контроль исполнения документов устанавливается для обеспечения своевременного качественного решения содержащихся в них вопросов, выявления и устранения причин, препятствующих их выполнению.

Действия по контролю включают в себя постановку на контроль, непосредственную проверку хода исполнения, учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов, оказание необходимой методической помощи для реализации намеченного и снятие с контроля.

2. Контролю подлежат:

входящие документы: указы, распоряжения, поручения Президента Российской Федерации, постановления, распоряжения, поручения Правительства Российской Федерации, правовые акты палат Федерального Собрания Российской Федерации, постановления Центральной избирательной комиссии Российской Федерации (далее - документы);

внутренние документы: постановления и распоряжения Правительства области, правовые акты областной Думы (далее - документы);

исходящие документы, где указаны сроки исполнения и конкретные задания, а также документы, по выполнению которых необходима подготовка ответов или ожидается их получение. По указанию Губернатора области или Правительства области на контроль могут быть поставлены и другие документы.

3. Решение о постановке на контроль документов принимают:

Губернатор области;

вице-губернатор - первый заместитель Председателя Правительства области;

министр области - руководитель аппарата Губернатора области.

Контроль исполнения правовых актов органов государственной власти осуществляют:

Губернатор области;

вице-губернатор - первый заместитель Председателя Правительства области;

первый заместитель Председателя Правительства области;

заместители Председателя Правительства области;

министр области - руководитель аппарата Губернатора области;

начальник организационного управления Правительства области;

начальник правового управления Правительства области;

руководители органов исполнительной власти области согласно распределению обязанностей.

4. Контролер - должностное лицо, на которое возложен контроль по исполнению документа.

Исполнитель по нормативно-правовым и распорядительным актам - орган исполнительной власти области, в чью компетенцию входит исполнение задания по контролируемому документу.

Срок исполнения - дата исполнения задания в документе.

Текущий срок исполнения - конечный срок исполнения документа.

5. Ответственность за сроки представления, качество и достоверность отчетов об исполнении документов, указанных в данном разделе, несет должностное лицо, на которое возлагается контроль Губернатором области, вице-губернатором - первым заместителем Председателя Правительства области либо министром области - руководителем аппарата Губернатора области.

В тех случаях, когда в документе контроль возлагается на нескольких должностных лиц, исполнение документа координирует должностное лицо, указанное в документе первым. Отчет об исполнении документа представляется этим должностным лицом по согласованию с соисполнителями.

6. Отдел автоматизированной системы контроля исполнения документов организационного управления Правительства области (далее - отдел АСКИД) осуществляет:

постановку на контроль документа в целом либо отдельных его пунктов с последующим занесением информации о ходе его исполнения в базу данных;

передачу в контролирующую приемную контрольных листов под роспись в течение одного рабочего дня с даты постановки документа на контроль;

подготовку и передачу в контролирующую приемную справки предупредительного контроля за неделю до истечения срока исполнения документа.

7. Методическое руководство работой по организации контроля исполнения документов органами исполнительной власти области и органами местного самоуправления области, а также содействие федеральным органам государственной власти в осуществлении контроля за выполнением нормативных актов, имеющих отношение к Саратовской области, осуществляет отдел АСКИД под руководством заместителя руководителя аппарата Губернатора области - начальника организационного управления Правительства области.

8. Организационное управление Правительства области вносит предложения для рассмотрения на постоянно действующем совещании у Губернатора области или заседании Правительства области хода исполнения документов, находящихся на контроле. Для постоянно действующего совещания у Губернатора области организационное управление Правительства области готовит еженедельную справку о выполнении документов в Правительстве области (приложения N 4, 5 к настоящему Положению).

II. Организация контроля исполнения указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений и поручений Правительства Российской Федерации, правовых актов палат Федерального Собрания Российской Федерации и других документов

9. Правовые акты Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации в день их получения управлением делопроизводства управления делами Правительства области направляются Губернатору области, а в его отсутствие вице-губернатору - первому заместителю Председателя Правительства области, исполняющему его обязанности. Документы с резолюцией Губернатора области (в его отсутствие вице-губернатора - первого заместителя Председателя Правительства области) передаются в отдел АСКИД, который в соответствии с резолюцией передает в контролирующую приемную под роспись регистрационную карточку, контрольный лист (приложения N 1, 2 к настоящему Положению) и копию документа. Документ и второй экземпляр контрольного листа остаются в отделе АСКИД.

Регистрационная карточка возвращается с резолюцией исполнителям в отдел АСКИД в пятидневный срок с момента получения документа.

Копии федеральных законов, правовых актов Президента и Правительства Российской Федерации отделом АСКИД в течение рабочего дня передаются в правовое управление Правительства области.

10. Резолюции исполнителям должны содержать фамилии лиц, ответственных за исполнение и контроль, конкретные поручения, сроки их исполнения, дату и подпись лица, на которого возложен контроль Губернатором области.

11. Взятые на контроль документы исполняются в сроки, указанные в этих документах или в резолюции Губернатора области. Срок исполнения, если он не определен в документе, устанавливается в один месяц. Документы с грифами "В.срочно", "Срочно" исполняются в трехдневный срок, а требующие дополнительного изучения поставленных вопросов - в течение десяти дней; в десятидневный срок исполняются также документы, содержащие в тексте указание "Оперативно".

Срок исполнения документа исчисляется со дня его поступления в Правительство области. В случае, если окончание срока приходится на выходной день, то окончанием срока для исполнения документа является первый, следующий за ним, рабочий день.

Документы вышестоящих органов, по которым предусмотрено представление отчетов в течение нескольких лет, находятся на контроле до представления отчета к последнему сроку.

12. Отделом АСКИД используются меры упреждающего контроля:

в контролирующие приемные направляются справки предупредительного контроля за неделю до истечения срока исполнения документа согласно приложению N 3.

13. По поручению Губернатора области, вице-губернатора - первого заместителя Председателя Правительства области, первого заместителя и заместителей Председателя Правительства области соответствующие областные министерства и ведомства, другие государственные органы готовят проекты правовых актов органов исполнительной власти области, поручения или мероприятия во исполнение документов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти Саратовской области.

После принятия по документам Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации правовых актов (постановлений и распоряжений Губернатора и Правительства области), подготовки поручений, мероприятий делается запись в контрольном листе об исполнении данных документов. Дальнейший контроль осуществляется по документам, принятым Губернатором и Правительством области по форме согласно приложению N 2 к настоящему Положению.

14. Отчеты в федеральные органы власти об исполнении документа должны отправляться не позднее чем за 3 дня до истечения установленного срока. В случае непредставления отчета в указанный срок организационное управление Правительства области информирует об этом Губернатора области с предложением о наложении дисциплинарных взысканий в отношении должностных лиц, допустивших нарушения.

15. В тех случаях, когда по документам Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации не приняты постановления, распоряжения Губернатора или Правительства области, в отдел АСКИД представляются справки на имя Губернатора области за подписью должностного лица, на которого возложен контроль исполнения документа, о выполнении или необходимости продления срока исполнения документа. В справке должны указываться аргументированные причины внесенного предложения, а также конкретные меры, принимаемые должностным лицом для исполнения документа. Справка представляется не позднее чем за пять дней до окончания установленного срока. Если в справках даны ответы не на все задания, то документы возвращаются исполнителям для уточнения и доработки. Срок доработки не должен превышать пяти рабочих дней.

III. Организация контроля исполнения постановлений и распоряжений Правительства области, правовых актов областной Думы

16. Управление делопроизводства управления делами Правительства области передает в отдел АСКИД один экземпляр всех постановлений и распоряжений Правительства области.

17. Отдел АСКИД каждый документ, взятый на контроль, вносит в базу данных "Контроль исполнения документов" единой системы электронного документооборота и формирует контрольный лист согласно приложению N 2 к настоящему Положению.

18. Один экземпляр контрольного листа отделом АСКИД передается в течение одного рабочего дня с даты постановки документа на контроль в контролирующую приемную под роспись, а другой помещается в контрольное дело.

Если приложения к контролируемому документу содержат большое количество заданий, то контроль и отметки о фактическом исполнении могут вестись по приложениям.

19. Отдел АСКИД готовит и направляет в контролирующие приемные справки предупредительного контроля за неделю до истечения срока исполнения документа (задания).

С целью своевременного выполнения контролируемых документов заместителем руководителя аппарата Губернатора области - начальником организационного управления Правительства области совместно с сотрудниками отдела АСКИД проводятся консультативные встречи с руководителями секретариатов и начальниками организационных отделов министерств и ведомств области.

20. Взятые на контроль документы исполняются в сроки, указанные в этих документах. Срок исполнения, если он не определен в документе, устанавливается в один месяц (срок исчисляется в календарных днях с момента принятия документа). В случае, если срок исполнения приходится на выходной день, то окончанием срока исполнения документа является первый, следующий за ним, рабочий день.

В случае непредставления отчета в указанный в документе срок организационное управление информирует об этом Губернатора области с предложением о наложении дисциплинарных взысканий в отношении должностных лиц, допустивших нарушения.

21. Отделом АСКИД осуществляется сбор отчетов о ходе исполнения контролируемых документов и подготовка ежемесячной аналитической информации для Губернатора области.

Отчеты, оформленные ненадлежащим образом, возвращаются в контролирующую приемную на доработку. Срок доработки не должен превышать пяти рабочих дней.

В случае повторного представления отчета, составленного ненадлежащим образом, организационное управление Правительства области информирует об этом Губернатора области с предложением о наложении дисциплинарных взысканий в отношении должностных лиц, допустивших нарушения.

22. Снятие документа с контроля производится после полного исполнения или обоснованной невозможности его исполнения. В последнем случае контролер готовит проект документа о признании данного документа (задания) утратившим силу и контролирует его прохождение до полного выхода.

23. В случае формулировки задания в контролируемом документе "Разработать и направить предложения (проект)..." задание снимается с контроля при принятии соответствующего нормативно-правового акта Губернатора области, Правительства области или Саратовской областной Думы.

В случае формулировки задания "Рекомендовать муниципальным образованиям области принять соответствующие..." задание снимается с контроля при представлении контролером информации об исполнении задания всеми муниципальными образованиями области.

Снятие с контроля документа не прекращает его действия.

IV. Организация контроля исполнения документов в контролирующих приемных

24. Организация контроля и проверки исполнения контролируемых документов предусматривается в планах работы вице-губернатора - первого заместителя Председателя Правительства области, первого заместителя и заместителей Председателя Правительства области, руководителей структурных подразделений аппарата Губернатора области и органов исполнительной власти области, а также секретариатов и приемных вице-губернатора - первого заместителя Председателя Правительства области, первого заместителя и заместителей Председателя Правительства области, структурных подразделений аппарата Губернатора области и органов исполнительной власти области.

25. Приемные вице-губернатора - первого заместителя Председателя Правительства области, первого заместителя и заместителей Председателя Правительства области, структурных подразделений аппарата Губернатора области, других органов исполнительной власти области при получении документов, взятых на контроль, заводят контрольные дела, в которые помещают:

документ, взятый на контроль;

контрольный лист документа;

план мероприятий по организации контроля с указанием конкретных сроков и должностных лиц, ответственных за исполнение документа;

отчетные документы министерств, комитетов, управлений и других органов государственного управления области и других исполнителей;

справки о результатах проверок и иную переписку о ходе исполнения документа.

26. Непосредственный контроль по срокам представления отчетов об исполнении принятых документов осуществляют руководители секретариатов вице-губернатора - первого заместителя Председателя Правительства области, первого заместителя и заместителей Председателя Правительства области, начальники организационных отделов органов исполнительной власти области или другие уполномоченные соответствующим приказом работники не ниже начальника отдела.

Руководитель секретариата (начальник организационного отдела):

своевременно доводит до сведения своего руководителя и исполнителей информацию о постановке документа на контроль;

до истечения срока исполнения документа выясняет у исполнителя состояние хода исполнения документов и докладывает руководителю;

полученные отчеты от исполнителей контролируемого документа в недельный срок анализирует, сверяет с заданиями, составляет сводную справку о выполнении каждого пункта (задания);

не позднее чем за пять дней до окончания срока исполнения документа подписанный контролером отчет передает в организационное управление Правительства области для подготовки Губернатору области информации.

V. Требования по составлению отчета об исполнении контролируемых документов

27. В отчете должны содержаться:

заголовок к тексту документа (ссылки на пункт(ы), дату и номер контролируемого документа);

содержание задания и срок его исполнения;

аналитическая часть, в которой указываются факторы, влияющие на ход исполнения задания(й), и действия, предпринятые всеми исполнителями с целью решения данного вопроса(ов).

При упоминании действующих нормативно-правовых и распорядительных актов указывается дата, номер и полное наименование документа. При упоминании разрабатываемых документов их копия прикладывается к отчету об исполнении документа.

28. При составлении отчета по строительным объектам основная его часть должна соответствовать форме согласно приложению N 7 к настоящему Положению.

При составлении отчета о ходе исполнения областных целевых программ основная часть должна соответствовать форме согласно приложению N 6 к настоящему Положению.

29. При необходимости изменения срока исполнения документа (задания) контролер (исполнитель) описывает меры, предпринятые им для решения данного вопроса, которые включают в себя:

проведение проверок хода исполнения, в том числе с выездом на место;

регулярное заслушивание на совещаниях либо специальных заседаниях (ПДС, коллегиях и т.п.) отчетов должностных лиц о проделанной работе по исполнению;

проведение служебных расследований по факту несвоевременного или ненадлежащего исполнения;

внесение предложений по привлечению к ответственности виновных должностных лиц.

30. В заключение отчета контролер ходатайствует перед Губернатором области о продлении срока исполнения документа (задания) с указанием даты планируемого исполнения.

31. В случае объективной невозможности исполнения документа (задания) контролер (исполнитель) указывает причины этого (противоречие законодательству или его изменение, изменение условий, послуживших причиной выхода контролируемого документа, и т.д.).

VI. Организация контроля исполнения других служебных документов

32. Контроль исполнения служебных документов (писем вышестоящих органов, администраций муниципальных образований области, в которых содержатся конкретные поручения, указания, предложения и просьбы, другой корреспонденции, а также исходящих документов) осуществляется секретариатами вице-губернатора области - первого заместителя Председателя Правительства области, первого заместителя и заместителей Председателя Правительства области, руководителями органов исполнительной власти области.

33. Письма, жалобы и обращения, поступившие через управление делопроизводства управления делами Правительства области и все приемные, должны направляться для обязательной регистрации в управление по работе с обращениями граждан Правительства области и возвращаться для исполнения в соответствующие приемные.

Рассмотренные материалы с другими документами проверок на основании резолюций возвращаются для учета и хранения в структурные подразделения аппарата Губернатора области, другие органы исполнительной власти области.

Ежемесячно управление по работе с обращениями граждан Правительства области готовит сведения о рассмотрении обращений граждан руководством аппарата Губернатора и членами Правительства области. Один раз в полгода управление по работе с обращениями граждан Правительства области готовит информацию о результатах рассмотрения писем, жалоб и обращений, поступивших в аппарат Губернатора области, в другие органы исполнительной власти области.