О включении в налогооблагаемый доход работника расходов по проезду к месту командировки в случае утери подтверждающих документов (Выпуск 3, февраль 1997 г.)

103. Работник предприятия, находясь в служебной командировке, не представил в бухгалтерию предприятия билет за проезд по причине его утери. В соответствии с п. 19 Инструкции о служебных командировках предприятие возместило данные расходы работнику по минимальной стоимости.

Правомерны ли в данном случае действия администрации предприятия?

Налоговая инспекция включила в налогооблагаемый доход работника данные суммы. Права ли налоговая инспекция?

В данной ситуации налоговая инспекция права.

В своих действиях налоговая инспекция руководствовалась подп. "д" п. 8 Инструкции Госналогслужбы РФ N 35 от 29.06.95 "По применению Закона РФ "О подоходном налоге с физических лиц", согласно которому в налогооблагаемый доход физического лица не включаются командировочные расходы, в том числе связанные с проездом до места назначения и обратно, которые производились в пределах норм, установленных законодательством, а также документально подтвержденные.

Таким образом, в случае отсутствия документально подтвержденных работником расходов, связанных с проездом до места назначения и обратно, стоимость данных поездок будет включаться в его налогооблагаемый доход (см. письмо Госналогслужбы РФ от 14.06.96 N ВГ-8-08/442 "О порядке удержания подоходного налога с физических лиц").

Однако необходимо отметить, что приведенные выше документы регулируют, возникающие между работником предприятия и государством отношения, определяемые налоговым законодательством РФ.

Вместе с тем отношения, возникающие между предприятием и работником при направлении его в служебную командировку и при дальнейшем возмещении понесенных им расходов, регулируются трудовым законодательством РФ.

Согласно п. 19 инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 07.04.88 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" (далее - Инструкция о командировках), в случае отсутствия у работника документов, подтверждающих произведенные работником расходы по проезду, руководитель предприятия имеет право разрешить возместить оплату проезда по минимальной его стоимости. При этом данные расходы (т.е. документально не подтвержденные) относятся на уменьшение прибыли (см. письмо Госналогслужбы РФ от 05.12.94 N 17-00161/130).

Основанием для возмещения оплаты проезда будет являться заявление работника о потере билета с визой руководителя и указанием суммы возмещения, определенной по минимальной стоимости. Данное заявление прилагается к авансовому отчету и должно храниться в бухгалтерии предприятия.

Таким образом, отношения по возмещению предприятием работнику командировочных расходов, связанных с выполнением им своих трудовых обязанностей, регулируются трудовым законодательством РФ, в частности Инструкцией о командировках. Отношения, связанные с включением в налогооблагаемый доход работника сумм, направленных на возмещение расходов по оплате проезда при нахождении работника в служебной командировке, регулируются нормами налогового законодательства.

Таким образом, возмещение работнику расходов, связанных с утерей документов, подтверждающих проезд к месту командировки, не означает, что работник освобождается от уплаты подоходного налога с указанных сумм.

Р. Алексахина

Выпуск 3, февраль 1997 г.