Приложение. Инструкция по делопроизводству в администрации Новоузенского муниципального района

Приложение

к постановлению главы администрации

Новоузенского муниципального района

Саратовской области

от 25 июля 2006 г. N 687

Инструкция
по делопроизводству в администрации Новоузенского муниципального района

I. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в администрации Новоузенского муниципального района (далее - Инструкция) регламентирует организацию делопроизводства и рационального документооборота, создания и оформления документов, порядок работы с документами в администрации Новоузенского муниципального района Саратовской области. Инструкция определяет основные правила приема, учета, подготовки, оформления, размножения, хранения, рассылки документов, контроля за их прохождением и списания их "В дело". В развитие отдельных положений настоящей Инструкции управление делами администрации Новоузенского муниципального района (далее - управление делами) может разрабатывать конкретизирующие их требования и рекомендации. Контроль за исполнением документов осуществляется на основании соответствующего Положения.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, Саратовской области, основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), действующими государственными стандартами по оформлению организационно-распорядительных документов.

1.3. Методическое руководство работой по организации и ведению делопроизводства в администрации Новоузенского муниципального района, а также контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляет управление делами.

Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами и обращениями граждан в администрации района и ее структурных подразделениях возлагается на их руководителей, которые своим приказом определяют должностных лиц, непосредственно отвечающих за делопроизводство. Эти лица обеспечивают его организацию в соответствии с Инструкцией и знакомят всех работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

1.4. Выполнение требований настоящей Инструкции обязательно для всех работников администрации района и ее структурных подразделений.

Работники администрации Новоузенского муниципального района независимо от занимаемых должностей несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов и содержащейся в них информации.

Об утрате служебных документов с грифом "Конфиденциально", проектов постановлений и распоряжений главы администрации района, корреспонденции, находящейся на контроле, сообщается управляющему делами администрации, который организуют# проведение служебного расследования. Результаты расследования представляются главе администрации района.

В целях сохранности и своевременного исполнения документов при освобождении работника от работы или при уходе в отпуск, на учебу и т.д. все находящиеся в его ведении служебные документы по указанию соответствующего руководителя передаются другому лицу.

1.5. Проекты писем, постановлений, распоряжений, поручений главы администрации Новоузенского муниципального района, наградных листов на стадии их подготовки являются конфиденциальными.

1.6. Требования настоящей Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с машиночитаемыми документами, создаваемыми при помощи компьютеров, иных средств вычислительной техники и с другими документами независимо от их носителей. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки информации, содержащейся в документах, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.

II. Прием поступающих документов

2.1. Корреспонденция принимается и учитывается в управлении делами, а поступившая в нерабочее время, в выходные и праздничные дни - дежурными специалистами администрации в приемной администрации района с последующей обязательной передачей для регистрации в управление делами. При приеме корреспонденции от нарочных в разносной книге (реестре) отправителя или на втором экземпляре (копии) документа ставится дата и подпись работника, принявшего документ.

2.2. При приеме корреспонденции проверяется правильность ее адресования и доставки, целостность конвертов и, после вскрытия, наличие вложенных в них документов, правильность оформления (наличие регистрационных номеров, подписи, печати, приложений). При обнаружении отсутствия документов или других нарушений составляется акт, один экземпляр которого направляется отправителю, другой приобщается к поступившему документу. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю или по назначению.

Входящие документы без регистрационного номера, даты, подписи или с неадекватной подписью, без приложений, если на их наличие указано в документе, а также с техническими повреждениями (мятые, подмоченные, рваные, нечитаемые) не регистрируются и возвращаются исполнителю.

2.3. К регистрации и дальнейшей обработке в управлении делами принимаются документы, адресованные главе администрации Новоузенского муниципального района и его заместителям.

2.4. Телефонограммы принимаются, передаются, регистрируются и обрабатываются в администрации Новоузенского муниципального района и ее структурных подразделениях с правом юридического лица.

III. Регистрация поступающих документов

3.1. Регистрация служебных документов - это фиксация фактов поступления документов или отправки их путем проставления на документе регистрационного индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

3.2. Вся поступающая служебная корреспонденция в день ее получения подлежит регистрации, за исключением периодических изданий, книг, рекламных материалов, поздравительных писем и телеграмм, пригласительных билетов, оперативной отчетности, анонимной корреспонденции и корреспонденции без обратного адреса.

Входящие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы передаются без обработки по принадлежности.

Пакеты с надписью "Лично" не вскрываются и регистрируются по данным, имеющимся на конверте.

3.3. Конверты сохраняются и прилагаются к документам в том случае, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов по почтовому штемпелю. Во всех остальных случаях они уничтожаются.

3.4. Все приложения в развернутом виде скрепляются вместе с основным документом. Конверт, в случае его сохранения, скрепляется с документом с левой стороны (на месте углового штампа).

3.5. Регистрационный штамп с указанием входящего номера и даты регистрации документа проставляется в правом нижнем углу первого листа документа. На невскрываемых письмах штамп проставляется на конвертах.

3.6. На регистрируемые документы в управлении делами заполняются регистрационные карточки с указанием корреспондента, даты поступления, порядкового входящего номера, краткого содержания, даты и исходящего номера документа. Содержание регистрационной карточки заносится в компьютер.

Письма одинакового содержания, адресованные нескольким адресатам, регистрируются под одним входящим номером.

Контрольные карточки заводятся на служебную корреспонденцию, требующую ответа, или поступившую из федеральных и областных органов власти.

3.7. Договоры и соглашения, подписываемые главой администрации Новоузенского муниципального района, подлежат регистрации в управлении делами путем присвоения порядкового регистрационного номера, который располагается под подписью должностного лица, заключившего договор или соглашение. Один экземпляр договора (соглашения) хранится в структурном подразделении, к ведению которого отнесено решение вопросов, отраженных в договоре.

3.8. На обращениях граждан в правом нижнем углу первого листа проставляется штамп и дата поступления, а их регистрация производится в приемной главы администрации района.

3.9. Вся корреспонденция, поступающая с надписью "Лично" на имя главы администрации, независимо от способа получения и регистрации, передается без вскрытия главе администрации района.

После исполнения документа регистрационная карточка со всеми реквизитами передается в управление делами для снятия с контроля.

3.10. Документы предприятий, организаций, учреждений, поступившие лично к главе администрации района после их рассмотрения, передаются в управление делами для регистрации в соответствии с настоящей Инструкцией.

IV. Порядок и сроки рассмотрения документов

4.1. Корреспонденция, поступившая в администрацию Новоузенского муниципального района, должна рассматриваться, как правило, в день ее получения.

4.2. На документе, подлежащем возврату, в правом верхнем углу первой страницы ставится штамп "подлежит возврату".

4.3. Запрещается направлять в подведомственные организации подлинники документов, поступивших из федеральных органов государственной власти и органов государственной власти Саратовской области, а также подлежащие возврату.

4.4. Документы должны исполняться в сроки, указанные в этих документах или в резолюциях. В случаях, если не указан срок исполнения, документ должен быть исполнен не более чем в тридцатидневный срок со дня его поступления. Продление срока исполнения разрешается руководителем соответствующего структурного подразделения по ходатайству исполнителя.

4.5. Отметка об исполнении и списании документа "В дело" помещается на нижнем поле первого листа этого документа. Отметка "В дело" свидетельствует о том, что работа над документом завершена.

Отметка об исполнении и списании документов переносится в регистрационную карточку.

4.6. В целях усиления контроля и информированности структурных подразделений администрации района о сроках выполнения документов отделом муниципальной службы, организационно-кадровой работы и контроля готовится и рассылается по подразделениям информация о документах с нарушением сроков рассмотрения.

4.7. В случае, если окончание срока приходится на выходной день, то окончанием срока для исполнения документа является первый следующий за ним рабочий день.

V. Прием и передача служебной информации по официальным каналам факсимильной связи

5.1. При приеме и передаче служебной информации по официальным каналам факсимильной связи работники органов местного самоуправления руководствуются следующим порядком:

5.1.1. Служебная информация, передаваемая и принимаемая по каналам факсимильной связи, принимается к исполнению наравне с печатным документом.

5.1.2. Запрещается передавать секретные сведения, тексты документов с грифом "Конфиденциально", а также рукописные материалы.

5.1.3. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения.

Разрешение на передачу материала по каналу факсимильной связи дает руководитель структурного подразделения администрации Новоузенского муниципального района по согласованию с главой администрации района. Передача факсограмм осуществляется только с ведома лица, обслуживающего аппарат факсимильной связи.

5.2. Материал, подлежащий передаче, регистрируется в журнале установленной формы без проставления штампа регистрации. Подлинники материалов после передачи информации остаются у исполнителя с отметкой о времени отправки, а копии - в управлении делами.

5.3. Поступившие факсограммы принимаются и регистрируются в соответствии с разделами II, III настоящей Инструкции.

VI. Общие требования к составлению и оформлению документов

6.1. Правовые, организационно-распорядительные и иные документы (постановления, поручения, распоряжения, приказы, протоколы, акты, письма, и др.) (далее - документы), которые готовятся в администрации района и регламентируют административные и организационные вопросы, а также вопросы управления, взаимодействия, обеспечения регулирования деятельности структурных подразделений, должны иметь необходимые реквизиты и быть оформлены в соответствии с действующими государственными стандартами по оформлению организационно-распорядительных документов и настоящей Инструкцией.

6.2. При подготовке и оформлении соответствующих документов администрации Новоузенского муниципального района используют следующие реквизиты:

01 - герб Новоузенского муниципального района Саратовской области;

02 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

03 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

04 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

05 - код формы документа;

06 - наименование организации, подготовившей документ;

07 - справочные данные об организации, подготовившей документ;

08 - наименование вида документа;

09 - дата документа;

10 - регистрационный номер документа;

11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 - место составления или издания документа;

13 - адресат;

14 - гриф утверждения документа;

15 - резолюция;

16 - заголовок к тексту;

17 - отметка о контроле;

18 - текст документа;

19 - отметка о наличии приложения;

20 - подпись;

21 - визы согласования документа;

22 - оттиск печати;

23 - отметка о заверении копии;

24 - отметка об исполнителе;

25 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

26 - отметка о поступлении документа в организацию.

6.3. Требования к оформлению реквизитов документов:

6.3.1. Для изготовления документов администрации Новоузенского муниципального района используют воспроизведение герба Новоузенского муниципального района.

6.3.2. Предприятия, организации, учреждения, не являющиеся структурными подразделениями органов местного самоуправления, изготавливают документы на бланках с эмблемой организации или товарным знаком.

6.3.3. Код подразделения органа местного самоуправления, подготовившего документ, проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), а также Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

6.3.4. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, а также идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

6.3.5. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

6.3.6. Наименование организации, подготовившей документ, должно соответствовать наименованию, закрепленному в Уставе или в Положении о соответствующем структурном подразделении.

Сокращенное наименование организации приводится на бланке документа (в скобках, после указания полного наименования данного подразделения) только в тех случаях, когда оно закреплено в Положении о данной организации.

6.3.7. Справочные данные об организации - авторе документа включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты, адрес (WWW-сервер) в сети "Internet" и др. при наличии таковых). Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

6.3.8. Наименование вида документа указывается на всех, кроме писем, документах - постановлениях, распоряжениях, приказах, протоколах, справках, заключениях и т.д., и печатается прописными буквами.

6.3.9. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 15 мая 2001 года.

6.3.10. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

6.3.11. Гриф ограничения доступа к документу ("секретно", "конфиденциально" и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа и при необходимости дополняют данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне или конфиденциальной информации.

6.3.12. Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу документа. В качестве адресата могут быть органы государственной власти (Российской Федерации, Саратовской области, иных субъектов Российской Федерации), их структурные подразделения, органы местного самоуправления, их структурные подразделения; предприятия, учреждения, организации, их структурные подразделения; должностные лица; граждане. Адресат может выделяться жирным шрифтом или курсивом. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией.

Документ не должен содержать более четырех адресатов.

Если документ направляется нескольким разным адресатам, то адресаты указываются в документе один под другим и основной адресат подчеркивается чертой. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.

При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.

Если документ является ответным, первым (основным) адресатом указывается автор инициативного документа, на который дается ответ, вне значимости остальных адресатов.

Наименование органа государственной власти, органа местного самоуправления, предприятия, учреждения, организации, соответствующего структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

                                                            Минюст России

                                                Управление систематизации

                                                         законодательства

Должность и фамилию лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

                                                       ЗАО "Торговый мир"

                                                              Бухгалтерия

                                                      Главному бухгалтеру

                                                           Л.П.Николаевой

или

                                                Исполнительному директору

                                                       ЗАО "Торговый дом"

                                                              И.И.Иванову

Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

                                  Главам муниципальных образований района

В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить почтовый адрес.

Если документ адресуется органу государственной власти, органу местного самоуправления, предприятию, учреждению, организации, соответствующему структурному подразделению, указывают его (ее) наименование, а затем почтовый адрес.

При адресовании документа физическому лицу указывают почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя, например:

                                                    413360 г. Новоузенск,

                                             ул. Московская, д. 10, кв. 4

                                                             Иванову P.O.

Допускается центрирование каждой строки реквизита "Адресат" по отношению к его самой длинной строке.

6.3.13. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

                                                                УТВЕРЖДАЮ

                                        Глава администрации Новоузенского

                                                    муниципального района

                                                           Личная подпись

                                                              М.В.Андреев

                                                               17.08.2006

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:

                                                               УТВЕРЖДЕНО

                                        распоряжением главы администрации

                                      Новоузенского муниципального района

                                                      от 15.05.2006 N 122

Допускается в реквизите "Гриф утверждения" центрирование элементов относительно его самой длинной строки.

6.3.14. Резолюция пишется соответствующим должностным лицом, как правило, на документе в верхней его части на свободном поле. При отсутствии свободного поля на документе резолюция оформляется на отдельном листе формата А6, скрепляемом с документом.

Резолюция включает фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения (при необходимости), подпись и дату, например:

                                                            Петровой О.А.

                                                             Иванову П.К.

                                    Прошу подготовить проект распоряжения

                                   главы администрации по данному вопросу

                                                             к 24.08.2006

                                                           Личная подпись

                                                               17.08.2006

При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (должностное лицо, названное в резолюции первым).

6.3.15. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?, например:

О создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?, например:

Должностная инструкция секретаря-референта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.

6.3.16. Отметка о контроле - это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой "К" или штампом "КОНТРОЛЬ".

6.3.17. Текст документа составляется на русском языке (с учетом особенностей составления документов, отправляемых за рубеж) и, как правило, оформляется в виде связанного текста.

Содержание и структура текста документа определяется функциональным назначением документа.

Общими требованиями к тексту документа являются лаконичность, ясность и точность его изложения. Текст документа должен быть изложен грамотно в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации, в официально-деловом стиле.

Терминология, употребляемая в документах, должна соответствовать терминологии, установленной законодательными и другими нормативными актами. К терминам, которые могут быть непонятны адресату и применение которых необходимо в тексте документа, должны быть даны разъяснения в скобках. Следует избегать неоправданного употребления иностранных слов.

В тексте документа допускается использование общепринятых сокращений, установленных действующими правилами орфографии, стандартами.

Инициалы, как правило, располагаются перед фамилией в тексте, в реквизите "Подпись". В реквизите "Адрес", в протоколах, выписках при перечислении фамилий в порядке алфавита инициалы следует располагать после фамилий.

Текст документа состоит, как правило, из двух частей. В первой (вводной, констатирующей) части указывают причины, основания и цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну заключительную часть. Например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения, справки, докладные записки - оценку фактов, выводы.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации, подготовившей документ, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами, цифрами со скобкой, буквами, буквами со скобкой.

В распорядительных документах (приказ и т.д.) изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю" и т.п.).

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил" и т.п.).

В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("решили", "постановили" и т.п.).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили" и т.п.).

В документах, устанавливающих права и обязанности органов местного самоуправления, их структурных подразделений (положения, инструкции), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (справки, акты, заключения), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав отдела входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

от первого лица единственного числа ("прошу подготовить", "прошу предоставить");

от третьего лица единственного числа ("администрация не возражает").

Документ с ограниченным сроком действия должен иметь соответствующую ссылку в тексте.

Сведения о сроке исполнения каких-либо действий (мероприятий) помещаются, как правило, в конце текста и могут быть выделены самостоятельным предложением (без абзаца).

Оформление рукописного текста документов должно соответствовать установленным требованиям к оформлению правовых документов. Рукопись пишется четко и разборчиво на стандартных листах бумаги, не допускается писать карандашом, очень мелким почерком и делать многочисленные вставки, сноски, исправления.

6.3.18. В приложении к постановлениям, распоряжениям главы администрации района на первом его листе в правом верхнем углу пишут Приложение (без кавычек) с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

                                                Приложение к распоряжению

                                               главы администрации района

                                                    от 14.07.2006 N 458-р

Допускается слово ПРИЛОЖЕНИЕ печатать прописными буквами, а также центрировать это слово, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки реквизита.

Приложения подписываются или визируются в порядке, определенном настоящей инструкцией.

6.3.19. Подпись является обязательным реквизитом документа и располагается с интервалом не менее двух сантиметров под текстом документа. Подпись может выделяться жирным шрифтом или курсивом.

Допускается в реквизите "Подпись" центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки реквизита.

Проекты документов представляются на подпись соответствующим должностным лицам исходя из их компетенции полностью оформленными, проверенными, согласованными, вместе с приложениями и материалами, на основании которых документ готовился.

Документы информационно-справочного или аналитического характера могут быть подписаны непосредственным составителем документа, если решаемые вопросы не выходят за пределы его компетенции.

При оформлении документа, направляемого нескольким адресатам, или совместного документа, издаваемого от имени двух или нескольких органов (организаций), подписываются все экземпляры документа.

При массовой рассылке копий документа подписывается только экземпляр документа, оставляемый в деле отправителя, а адресатам рассылаются размноженные и заверенные его копии.

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должностного лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи.

При оформлении документа на бланке соответствующего органа или должностного лица должность этого лица в реквизите "Подпись" может указываться сокращенно, если документ оформлен не на бланке, приводится полное наименование должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

В документе, составленном комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

   Председатель комиссии         Личная подпись          Б.Д.Никольский

   Заместитель

   председателя комиссии         Личная подпись          Т.Н.Кожевникова

   Секретарь комиссии            Личная подпись          И.Е.Листвина

   Члены комиссии                Личная подпись          А.А.Алексеев

                                 Личная подпись          Б.Б.Бочкин

                                 Личная подпись          В.В.Вербина

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии.

При этом перед наименованием должности не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту.

В подписанные документы не допускается вносить какие-либо изменения или дополнения.

6.3.20. Подготовленный проект документа (с имеющимися приложениями) подлежит при необходимости согласованию.

Согласование (предварительное рассмотрение и оценка проекта документа) производится до подписания (утверждения) проекта.

Проект документа должен быть согласован с подведомственными структурными подразделениями (должностными лицами) организации - автора документа, а также с другими органами или организациями по вопросам, входящим в компетенцию или затрагивающим интересы соответствующих подразделений, организаций.

Согласование проекта документа оформляется грифом согласования. Гриф согласования состоит из слова согласовано без кавычек, визы, которая включает наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

Согласовано

Заместитель главы администрации,

руководитель аппарата

Личная подпись

Т.Н.Булавина

26.08.2006

6.3.21. Виза включает должность и подпись визирующего документ, расшифровку подписи и дату подписания. Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

6.3.22. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

Документы заверяют печатью организации.

6.3.23. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись этого должностного лица; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Подпись

Верно Инспектор отдела кадров Личная подпись О.Н.Кабанова

26.07.2006

Допускается копию документа заверять печатью. Органы местного самоуправления и их подразделения, как правило, могут выдавать копии только издаваемых ими документов.

6.3.24. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его рабочего телефона (или телефона, по которому с ним можно связаться). Отметку об исполнителе исполнитель включает при подготовке документа и располагает ее на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

6.3.25. Отметка об исполнении документа включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении.

Отметка об исполнении документа должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения администрации района, в котором исполнен документ.

6.3.26. Отметка о поступлении документа в администрацию района содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Отметку о поступлении документа располагают в правом нижнем углу первого листа документа. Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа.

6.4. Бланки документов.

6.4.1. Документы, изготавливаемые в администрации Новоузенского муниципального района, должны оформляться на бланках установленного образца.

Устанавливается один основной формат бланков документов - А4 (210 x 297 мм). Допускается использование бланков другим форматом.

6.4.2. Устанавливаются следующие виды бланков документов:

бланк постановления главы администрации Новоузенского муниципального района (формат А4);

бланк распоряжения главы администрации Новоузенского муниципального района (формат А4);

бланк письма администрации Новоузенского муниципального района (формат А4);

бланк письма структурного подразделения администрации Новоузенского муниципального района, обладающего правами юридического лица (формат А4).

6.4.3. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа.

6.4.4. При разработке макетов бланков должны быть соблюдены требования действующих государственных стандартов.

6.4.5. При оформлении многостраничных документов на бланке печатается первый лист документа, последующие - на обычной бумаге одинакового с бланком формата, цвета и качества.

6.4.6. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее, мм:

левое - 20;

правое - 10;

верхнее - 20;

нижнее - 20.

6.4.7. На бланках постановлений и распоряжений применяется продольный вариант расположения реквизитов, на бланках писем и бланках резолюций допускается два варианта расположения реквизитов - угловой и продольный.

VII. Подготовка проектов постановлений и распоряжений главы администрации Новоузенского муниципального района

7.1. Проекты постановлений (распоряжений) главы администрации района вправе вносить заместители главы администрации района, руководители структурных подразделений администрации района, руководители муниципальных учреждений и предприятий. С предложениями о внесении проектов постановлений (распоряжений) главы администрации района вправе обратиться руководители территориальных структурных подразделений федеральных органов государственной власти и органов исполнительной власти области. Ответственность за качество проектов, их согласование несут должностные лица, вносящие проект.

7.2. Оформляются правовые акты главы администрации района на бланках установленной формы в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и действующими нормативно-методическими документами.

7.3. Если правовые акты принимаются на основе (в развитие, во исполнение) правовых актов федеральных органов государственной власти, законов Саратовской области, правовых актов Губернатора области, постановлений Правительства области, то вводная часть правового акта должна содержать ссылку на соответствующий правовой акт с указанием даты, номера и наименования.

При проведении согласования проекта такого правового акта к нему необходимо прилагать копию правового акта, на который делается ссылка.

7.4. Проекты правовых актов, направляемые на соответствующие согласования, изготавливают на чистом листе бумаги с обязательным указанием в правом верхнем углу слова "Проект".

7.5. Текст правового акта содержит, как правило, вводную (преамбулу) и распорядительную части.

Тексты правовых актов главы администрации района (постановлений, распоряжений) в распорядительной части должны содержать пункты, предусматривающие:

конкретные задания исполнителям с указанием реальных сроков их исполнения, если это необходимо. При указании срока используется словесно-цифровой способ оформления даты;

точное наименование организаций - исполнителей задания;

при необходимости порядок обеспечения выполнения заданий материально-технической базой и финансированием;

поручения по контролю исполнения правового акта или его отдельных пунктов с указанием, на кого возложен контроль;

указания о снятии с контроля ранее принятого правового акта в случае его выполнения или принятия нового правового акта взамен ранее принятого;

указание о сроке вступления в силу правового акта, если такое указание необходимо;

указание об отмене, изменении или дополнении действующих правовых актов, если издаваемый правовой акт отменяет действующий или принимается в дополнение (изменение) действующего акта.

7.6. Предписания, адресуемые подведомственным подразделениям, формулируются в категоричной форме. Текст распоряжений и постановлений как правовых актов, издаваемых на основе единоначалия, излагается от первого лица единственного числа и начинается словами: "В целях...", "В связи с...", "В соответствии..." и т.д. В отношении организаций, не находящихся в подчинении органов местного самоуправления, но расположенных на подведомственной территории, применяются глаголы типа "предложить", "рекомендовать". В отдельных случаях возможна и категоричная форма обращения, если правовой акт издается по тем вопросам компетенции органов местного самоуправления, по которым они вправе давать общеобязательные указания.

Каждый пункт, как правило, должен начинаться с предписываемого действия, выраженного глаголом неопределенной формы (утвердить, внести, предложить, указать, считать и т.д.).

7.7. Содержание издаваемых правовых актов главы администрации района не должно противоречить изданным ранее или дублировать их, если при этом не изменяется (отменяется) ранее изданный акт.

7.8. Пункт об отмене действующих правовых актов начинается со слов: "Признать утратившим (утратившими) силу...".

7.9. Перечень отменяемых правовых актов приводится с указанием даты, номера и заголовка каждого правового акта в хронологической последовательности.

7.10. Пункт об изменении отдельного положения действующего правового акта строится по схеме:

"Пункт 3 распоряжения главы администрации Новоузенского муниципального района от.....N ... "О..." изложить в новой редакции:

"3. ...(текст новой редакции пункта).".

7.11. Пункт о дополнении отдельного положения действующего правового акта строится по схеме:

"Пункт 4 распоряжения главы администрации Новоузенского муниципального района от...... N ... "О ..." после слов "..." дополнить словами "....".

7.12. При существенных и многочисленных изменениях (дополнениях) действующий правовой акт главы администрации Новоузенского муниципального района, как правило, подлежит отмене и издается новый правовой акт, в который включаются все необходимые положения из ранее действовавшего.

7.13. В случае, когда к правовому акту главы администрации Новоузенского муниципального района приобщается другой документ, он указывается в тексте этого правового акта как приложение.

Приложение к правовому акту главы администрации Новоузенского муниципального района, поясняющее или дополняющее содержание этого правового акта, может быть оформлено в виде таблицы, перечня, списка и т.п.

7.14. Если правовым актом главы администрации Новоузенского муниципального района утверждается какой-то документ (положение, устав, правила, инструкция), ссылка на такой документ в тексте правового акта оформляется следующим образом: "Утвердить Положение о ...".

7.15. Проекты постановлений (распоряжений) должны пройти согласование. Согласование проекта документа оформляется визой, которая включает дату поступления и визирования документа, должность, личную подпись визирующего с расшифровкой. Визы проставляются на листе согласования.

Перед направлением проекта постановления (распоряжения) на согласование на листе согласования делается запись с указанием даты и органа, который вносит проект на рассмотрение.

7.16. Проекты постановлений (распоряжений) главы администрации Новоузенского муниципального района визируются заместителем главы администрации района, руководителем структурного подразделения администрации района, руководителем муниципального учреждения или предприятия, руководителем территориального структурного подразделения федерального органа государственной власти и органа исполнительной власти области, вносящим проект, после чего направляются на согласование.

7.17. Проекты постановлений (распоряжений) главы администрации района согласовываются в обязательном порядке с:

а) первым заместителем главы администрации по социальным вопросам;

б) первым заместителем главы администрации по экономике;

в) заместителем главы администрации, руководителем аппарата;

г) заместителем главы администрации по строительству, ЖКХ и развитию инфраструктуры;

д) начальником юридического отдела администрации района;

е) управляющим делами администрации района.

7.18. Приложения к документу визируются руководителем структурного подразделения, которым вносится проект.

7.19. В случае необходимости, а также по требованию должностного лица, с которым производится согласование, к проекту постановления (распоряжения) прилагается справка с изложением доводов о необходимости и целесообразности принятия представленного проекта постановления (распоряжения).

7.20. Проекты постановлений (распоряжений), подготовленные во исполнение документов федеральных органов государственной власти и органов государственной власти области, должны в обязательном порядке в преамбуле содержать ссылку на эти документы, при этом указывается дата принятия, номер и полное наименование в настоящей последовательности.

7.21. Срок согласования проектов постановлений (распоряжений) главы администрации района не должен превышать 3 рабочих дней (для юридического отдела администрации - 5 рабочих дней). Имеющиеся у должностного лица возражения и замечания по тексту излагаются в заключении, которое прилагается к проекту. В тексте проекта допускаются правки стилистических и грамматических ошибок.

7.22. Если в процессе согласования в материалах подготовки проекта имеются заключения, содержащие противоречивые замечания и позиции, то должностное лицо, вносящее проект, должно принять меры к устранению таких противоречий до представления проекта на юридическую экспертизу. Если замечания не принимаются, составитель проекта документа готовит заключение (отзыв) на замечания и прилагает его к этому проекту.

7.23. Должностные лица, указанные в пункте 7.17 настоящей Инструкции, вправе в письменной форме отказать в принятии проекта на рассмотрение при наличии в проекте противоречий действующему законодательству.

7.24. Постановления (распоряжения) регистрируются управляющим делами администрации района в журналах регистрации, постановлениям присваиваются порядковые регистрационные номера, распоряжениям - порядковые регистрационные номера с буквой "р", нумерация ведется с начала и до конца года раздельно для постановлений и распоряжений.

7.25. Копии постановлений, распоряжений и приложений к ним удостоверяются гербовой печатью администрации Новоузенского муниципального района.

7.26. Постановления и распоряжения главы администрации Новоузенского муниципального района систематизируются управлением делами, с ежемесячным составлением оглавлений.

VIII. Машинописные и копировально-множительные работы

8.1. Печатание служебных документов за подписью главы администрации района производится в машинописном бюро управления делами.

Остальные машинописные работы должны выполняться непосредственно в структурных подразделениях органов местного самоуправления с соблюдением установленных правил печатания.

8.2. Для печатания принимаются только служебные материалы.

8.3. Печатание производится в порядке очередности поступления и значимости материалов. Порядок печатания внеочередных документов определяется управляющим делами администрации района.

8.4. Документы за подписью руководителей структурных подразделений администрации района, являющихся юридическими лицами, которым предоставлено право самостоятельно вести переписку, печатаются на местах на соответствующих бланках.

8.5. Служебные документы, подлежащие размножению на множительных аппаратах, должны быть тщательно подготовлены. Оригиналы печатаются на белой бумаге.

8.6. Копировально-множительные работы (размножение документов) организует управление делами.

На размножение в управление делами сдаются только служебные документы и материалы.

IX. Подготовка и оформление документов заседаний и совещаний

9.1. Организационно-техническое и документационное обеспечение заседаний и совещаний, проводимых главой администрации района, осуществляется управлением делами администрации района совместно с отделом муниципальной службы, организационно-кадровой работы и контроля.

9.2. Подготовку иных заседаний и совещаний, документов к ним и оформление протоколов осуществляют соответствующие структурные подразделения органов местного самоуправления района.

9.3. В протоколе указываются дата, время и место проведения, состав участников, обсуждаемые вопросы, фамилия и должность председательствующего.

9.4. По каждому рассмотренному вопросу в протоколе указываются выступающие, содержание принятого решения, ответственные за исполнение, срок реализации.

9.5. Общие требования к оформлению протокола совещания:

9.5.1. В заголовок текста протокола следует включать наименование совещательного органа, которым проводится совещание.

9.5.2. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

9.5.3. Вводная часть текста располагается под реквизитом "Заголовок", состоит из разделов: "Председатель", "Присутствовали", "Повестка дня" и "Приглашенные".

В разделе "Председатель" протокола указываются должность, инициалы и фамилия председателя совещания.

В разделе "Присутствовали" протокола совещания при количестве участников свыше 15 человек указывается, как правило, общее количество присутствующих. К протоколу прилагается список (регистрационный лист) участников совещания. При количестве участников до 15 человек в протоколе совещания в разделе "Присутствовали" перечисляются фамилии всех участников совещания в последовательности, соответствующей занимаемой должности, и с разбивкой по вопросам повестки дня.

В разделе "Повестка дня" перечисляются вопросы, подлежащие рассмотрению на совещании. Вопросы располагаются в порядке их важности или сложности и установленного времени рассмотрения. Формулируется вопрос, как правило, в именительном падеже или с использованием обобщающей фразы, отвечающей на вопрос о чем?, например: "Об итогах...", "О деятельности...".

9.5.4. Основная часть текста протокола делится на разделы. Разделы строятся по единой схеме:

1. слушали - выступили - решили;

2. слушали - выступили - решили и т.д.

Содержание разделов зависит от формы изложения протокола краткой или полной.

Протокол краткой формы изложения составляется в случае ведения стенограммы совещания.

В протоколе краткой формы изложения в разделах "СЛУШАЛИ" указываются только фамилии докладчиков, а в разделах "ВЫСТУПИЛИ" фамилии выступавших в прениях по каждому вопросу повестки дня. При этом тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу, в котором делают ссылку "Текст доклада прилагается". Раздел "выступили" может отсутствовать, если протокольное решение принимается без обсуждения.

В протоколе полной формы изложения в разделах "СЛУШАЛИ" излагается краткое содержание докладов по вопросам повестки дня. В разделах "выступили" дается запись всех выступлений по каждому вопросу повестки дня, в том числе вопросов к докладчику и ответов на них (слова "вопрос" и "ответ" указывать не следует, вместо них проставляются инициалы и фамилия спрашивающего и отвечающего).

В разделе "решили" излагается текст принятых на совещании решений с указанием при необходимости конкретных исполнителей, сроков исполнения, должностного лица, ответственного за контроль исполнения.

9.6. Протоколы датируются и регистрируются в отделе муниципальной службы, организационно-кадровой работы и контроля, при необходимости тиражируются и рассылаются исполнителям для организации работы по выполнению решений.

9.7. Отдел муниципальной службы, организационно-кадровой работы и контроля при необходимости выдает выписки из протоколов совещаний.

X. Регистрация и отправка документов

10.1. Исходящая корреспонденция регистрируется в журнале регистрации исходящей документации с присвоением порядкового регистрационного номера.

10.2. Перед отправкой документов исполнитель обязан проверить наличие всех страниц документа и правильность их расположения, оформления и адресования, наличие подписей, приложений, ссылки на номер и дату запроса (если дается ответ на запрос) и только после этого передать отправление в управление делами.

10.3. В предприятия, учреждения и организации, находящиеся в черте города, документы рассылаются почтой или отправляются нарочным в течение двух дней.

Исходящая корреспонденция для отправки простой почтой должна быть запечатана в конверты с указанием адресата и номера отправляемого документа

10.4. Доставка корреспонденции главе администрации Новоузенского муниципального района осуществляется управляющим делами администрации района.

10.5. Документы, изготовленные на бланках структурных подразделений, регистрируются, отправляются и контролируются в соответствующих приемных. Переписка между структурными подразделениями, подведомственными организациями и учреждениями осуществляется самостоятельно.

10.6. Телеграммы посылаются в случаях крайней необходимости передачи срочных сообщений, когда другие виды отправки не обеспечивают своевременного получения корреспонденции.

Элементы телеграммы оформляются в последовательности, установленной правилами оказания услуг телеграфной связи.

Право подписи телеграмм принадлежит главе администрации района.

При направлении телеграмм в несколько адресов к тексту за подписью исполнителя прикладывается реестр рассылки с указанием полных адресов, фамилии, имени и отчества получателя.

XI. Основные положения работы с обращениями граждан

11.1. Обращения граждан (заявления, предложения, жалобы), поступившие в адрес главы администрации Новоузенского муниципального района, регистрируются в приемной главы администрации Новоузенского муниципального района (далее именуется Приемная).

11.2. Все зарегистрированные обращения граждан проверяются на повторность поступления.

Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени первого обращения истек установленный срок рассмотрения или заявитель не согласен с ответом на его обращение.

Повторные обращения, а также обращения одного и того же гражданина (коллектива граждан) по одному и тому же вопросу, направленные им в различные адреса, а затем поступившие в Приемную, учитываются под регистрационным номером первого обращения.

11.3. Информация (ответы) о рассмотрении обращения граждан, поступившая из структурных подразделений администрации в управление делами, доводится до обратившихся в письменной форме.

11.4. Обращения граждан не направляются на рассмотрение организациям и должностным лицам, действия которых обжалуются.

11.5. Обращения граждан, поступившие с поручением главы администрации Новоузенского муниципального района, регистрируются и контролируются в Приемной.

11.6. Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, дан ответ заявителю в письменной или устной форме и, если требуется, организации, из которой поступило заявление.

11.7. Прием граждан главой администрации района, а также другими должностными лицами проводится в Приемной согласно графику, утверждаемому главой администрации.

11.8. Запись на прием осуществляется в Приемной в соответствии с распределением обязанностей между должностными лицами по вопросам, отнесенным к их компетенции.

11.9. Контроль за исполнением поручений по результатам приема граждан осуществляется в Приемной.

XII. Составление номенклатуры дел, формирование дел, последующее хранение и использование документов

12.1. Исполненные и оформленные надлежащим образом документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

12.1.1. Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел ежегодно разрабатывается управлением делами, и согласовывается с архивным отделом.

12.1.2. Номенклатура дел включает в себя все виды документов, образующихся в процессе деятельности приемных руководящих работников и структурных подразделений органов местного самоуправления.

Каждая статья номенклатуры дел имеет свой индекс, содержит заголовок дела и срок хранения. Индекс статьи состоит из индекса подразделения и цифрового порядкового номера дела.

12.1.3. Дела в номенклатуре располагаются по степени значимости включенных в них документов.

Дела по вопросам, которые решаются в течение двух и более лет (переходящие), вносятся в номенклатуру каждого года с одним и тем же номером.

12.1.4. Номенклатура дел предусматривает формирование документов постоянного хранения отдельно от документов временного хранения.

12.1.5. Номенклатура дел ежегодно, в конце каждого года (не позднее 25 декабря), уточняется, при необходимости в нее вносятся соответствующие изменения и дополнения, она согласовывается с архивным отделом администрации Новоузенского муниципального района и утверждается главой администрации. После утверждения сводной номенклатуры дел управлением делами в структурные подразделения направляются выписки из ее соответствующих разделов.

В течение года по согласованию с управлением делами и архивным отделом в утвержденную номенклатуру дел могут вноситься изменения и дополнения.

12.1.6. Хранение документов у исполнителей не разрешается. На каждое названное в номенклатуре дело к началу года заводится папка, куда группируются документы по мере их исполнения.

12.2. При оформлении дел необходимо:

раздельно группировать дела постоянного и временного сроков хранения;

проверять соответствие документов заголовку дела по номенклатуре, группировать в деле документы одного года;

проверять правильность оформления документов, т.е. наличие необходимых подписей, дат и номеров, отметок об исполнении, подписей должностных лиц, заверяющих копии;

включать в дела по одному экземпляру каждого документа, изымать лишние экземпляры и черновики документов, удалять скрепки и булавки;

документы в делах располагать в хронологическом порядке. В необходимых случаях соблюдать логическую последовательность, т.е. документ-ответ помещать после документа-запроса; приложения присоединять к документам, к которым они относятся (приложения большого объема должны выделяться в отдельные тома).

В случае выхода правового акта во изменение (дополнение) ранее вышедшего, документы, на основании которых внесены изменения (дополнения), формируются в дела текущего года, при этом делаются соответствующие ссылки на ранее вышедшие документы.

12.3. В каждый том (дело) рекомендуется подшивать не более 250 листов. При большом количестве документов, относящихся к данному делу, формируется несколько томов под одним номером.

Для дел постоянного срока хранения в конце каждого тома делается заверительная надпись, в которой указывается количество листов, дата и разборчивая подпись сотрудника, оформлявшего дело. На обложке дела помещаются следующие реквизиты: заголовок, номер дела, начальная и конечная дата и количество листов в нем. На корешке дела указывается заголовок, с какого по какой номер документов и год.

12.4. Неисполненные и подлежащие возврату документы подшивать в дела запрещается.

12.5. Дела трехлетнего и годичного срока хранения в архив не сдаются, а уничтожаются в органах местного самоуправления по акту, который утверждается соответствующим руководителем.

12.6. В архивный отдел передаются дела постоянного и временного хранения через год после завершения их в делопроизводстве органами местного самоуправления.

Дела, оформленные с нарушением установленных правил, возвращаются исполнителю для дооформления.

12.7. Дела и копии документов, хранящиеся в архиве, предоставляются работникам органов местного самоуправления для работы в помещении архива или под расписку во временное пользование (не более одного дня) вне архива.

XIII. Обеспечение сохранности документов, печатей, бланков

13.1. Лица, ответственные за ведение делопроизводства, обязаны обеспечить сохранность находящихся у них документов. Дела с момента заведения их в делопроизводстве и до сдачи в архив или уничтожения должны храниться в рабочих комнатах или в специально приспособленных закрывающихся помещениях, шкафах, располагаться вертикально корешками наружу, предохраняться от пыли и воздействия солнечного света. На корешке каждого дела указывается его индекс в соответствии с номенклатурой. Последовательность расположения дел на полке должна соответствовать последовательности заголовков по номенклатуре.

13.2. Все печати и штампы хранятся в управлении делами администрации Новоузенского муниципального района.

13.3. Главой администрации используется круглая гербовая печать администрации - ставится на подпись главы администрации Новоузенского муниципального района, платежных поручениях и других финансовых документах.

Круглая печать "Управление делами" - ставится на копиях постановлений, распоряжений главы администрации.

Для проставления оттиска о получении, регистрации документов применяются штампы.

13.4. Оттиск печати ставится на документах в указанных местах или должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ и часть подписи.

13.5. Изготовление печатей, штампов производится по указанию главы администрации с обязательным согласованием проекта печати с юридическим отделом администрации.

13.6. Ответственность за хранение и правильное использование печатей и штампов возлагается на управляющего делами администрации Новоузенского муниципального района.

Печати, штампы и бланки подлежат хранению только в сейфах или металлических шкафах.

13.7. О случае утери печатей и штампов незамедлительно ставится в известность глава администрации Новоузенского муниципального района.

13.8. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы уничтожаются в установленном порядке.

Контроль за изготовлением, правильностью хранения и использования бланков, печатей и штампов осуществляет управление делами.

XIV. Порядок оформления служебных командировок

14.1. Направление в служебные командировки муниципальных служащих администрации района оформляется распоряжением главы администрации (без предварительного согласования) по заявке руководителя соответствующего структурного подразделения. Командировочные удостоверения на основании распоряжения главы администрации подписывает управляющий делами администрации района.

14.2. Направление в служебные командировки работников самостоятельных структурных подразделений, оформляется приказом руководителя соответствующего структурного подразделения. Командировочные удостоверения подписывает руководитель соответствующего структурного подразделения.

14.3. При подготовке к командировке работник должен иметь задание, утвержденное соответствующим руководителем. По итогам служебной командировки в трехдневный срок руководителю представляется отчет о выполнении задания. Авансовый отчет о командировке представляется в соответствующую бухгалтерию в трехдневный срок.