Постановление администрации Марксовского муниципального района Саратовской области от 21 августа 2006 г. N 913 "Об утверждении Положения об отделе по обеспечению документооборота администрации Марксовского муниципального района и должностных инструкций работников отдела по обеспечению документооборота" (утратило силу)

Постановление администрации Марксовского муниципального района
Саратовской области от 21 августа 2006 г. N 913
"Об утверждении Положения об отделе по обеспечению документооборота
администрации Марксовского муниципального района и должностных инструкций
работников отдела по обеспечению документооборота"

ГАРАНТ:

Постановлением администрации Марксовского муниципального района Саратовской области от 14 марта 2008 г. N 392 настоящее постановление признано утратившим силу

См. также Инструкцию по делопроизводству в администрации Марксовского муниципального района, утвержденную постановлением администрации Марксовского муниципального района Саратовской области от 20 сентября 2006 г. N 1079

В целях повышения эффективности деятельности администрации Марксовского муниципального района по вопросам делопроизводства, на основании ст.ст. 31, 34 Устава Марксовского муниципального района постановляю:

1. Утвердить Положение об отделе по обеспечению документооборота администрации Марксовского муниципального района (приложение N 1).

2. Утвердить должностные инструкции работников отдела по обеспечению документооборота:

- начальника отдела (приложение N 2);

- главного специалиста (приложение N 3);

- ведущего специалиста (приложение N 4);

- ведущего специалиста (приложение N 5);

- ведущего специалиста (приложение N 6).

3. Признать утратившим силу постановление N 362 от 21.04.2006 г. "Об утверждении Положения об отделе делопроизводства администрации Марксовского муниципального района и должностных инструкций работников отдела делопроизводства".

И.о. главы администрации муниципального района

И.А.Панков

Приложение N 1

к постановлению администрации

Марксовского муниципального района

Саратовской области

от 21 августа 2006 г. N 913

Положение
об отделе по обеспечению документооборота администрации Марксовского муниципального района

I. Общие положения

1.1. Отдел по обеспечению документооборота осуществляет функции делопроизводственного обслуживания в администрации Марксовского муниципального района и является ее структурным подразделением в составе управления делами.

1.2. Отдел по обеспечению документооборота возглавляет начальник отдела по обеспечению документооборота, подчиненный непосредственно управляющему делами администрации муниципального района.

Состав и структура отдела определяются штатным расписанием, утвержденным главой администрации муниципального района.

1.3. Начальник отдела по обеспечению документооборота назначается на должность и освобождается от занимаемой должности главой администрации муниципального района по представлению управляющего делами.

1.4. Отдел в своей деятельности руководствуется:

Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, Уставом (Основным Законом) Саратовской области, законами Саратовской области, постановлениями и распоряжениями Губернатора и Правительства области, а также нормативными правовыми актами органов местного самоуправления Марксовского муниципального района, настоящим Положением.

II. Основные задачи и функции

2.1. Основной задачей отдела по обеспечению документооборота является обеспечение четкой организации делопроизводственного обслуживания в администрации муниципального района.

2.2. Для осуществления указанной задачи на отдел по обеспечению документооборота возлагаются следующие функции:

- обеспечение своевременного рассмотрения входящей, исходящей и внутренней документации, представляемой для доклада руководителю аппарата и главе администрации муниципального района;

- осуществление контроля за своевременным исполнением документов, поставленных на контроль главой администрации муниципального района;

- оформление и рассылка распорядительных документов, контроль за правильным и своевременным составлением и оформлением документов, формирование их в дела, рациональная организация переписки;

- осуществление приема, регистрации, хранения, учета, доставки по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, а также подготовка дел к сдаче на государственное хранение;

- прием и обработка исполненных документов и хранение их в установленном порядке;

- обеспечение методического руководства по организации ведения по обеспечению документооборота в структурных подразделениях администрации муниципального района;

- организация и контроль за дежурством работников администрации в выходные и праздничные дни в приемной главы администрации муниципального района;

- оснащение работников канцтоварами.

III. Структура и организация деятельности отдела

3.1. Координирует работу отдела управляющий делами администрации муниципального района.

Работу отдела организует начальник отдела.

Распределение обязанностей внутри отдела осуществляет начальник отдела.

3.2. Всю полноту ответственности за выполнение возложенных настоящим Положением на отдел задач и функций несет начальник отдела.

Степень ответственности других работников устанавливается должностными инструкциями работников отдела.

Приложение N 2

к постановлению администрации

Марксовского муниципального района

Саратовской области

от 21 августа 2006 г. N 913

ГАРАНТ:

См. форму должностной инструкции в редакторе MS-Word

                          Должностная инструкция

     начальника отдела по обеспечению документооборота администрации

                    Марксовского муниципального района

                            I. Общие положения

     1.1. Отдел по  обеспечению  документооборота  возглавляет  начальник

отдела.

     В своей деятельности начальник отдела руководствуется:

     Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами  и

Распоряжениями  Президента  Российской   Федерации,   Уставом   (Основным

Законом)   Саратовской    области,    законами    Саратовской    области,

постановлениями и распоряжениями Губернатора и Правительства  области,  а

также  нормативными  правовыми  актами  органов  местного  самоуправления

Марксовского муниципального района, Положением об отделе  по  обеспечению

документооборота, настоящей инструкцией.

     1.2. Начальник отдела по обеспечению документооборота назначается на

должность   и   освобождается   от   должности    главой    администрации

муниципального района по представлению управляющего делами.

     1.3.  Начальник  отдела  подчиняется  непосредственно   управляющему

делами.

     1.4.  Начальнику  отдела  подчиняются  работники   отдела   согласно

штатному расписанию.

     1.5.  В  период  временного   отсутствия   начальника   отдела   его

обязанности выполняет главный специалист отдела.

                         II. Основные обязанности

     2.1. Начальник отдела  по  обеспечению  документооборота  организует

работу   по   делопроизводственному    обслуживанию    в    администрации

муниципального района.

     2.2. Проверяет качество подготовки  и  оформления  всех  документов,

представленных на подпись главе администрации муниципального района.

     2.3. Готовит для доклада руководителю аппарата поступающую  в  адрес

главы администрации муниципального района корреспонденцию.

     2.4. Регистрирует распорядительные  документы  после  подписания  их

главой  администрации  муниципального   района,   ежемесячно   составляет

оглавление.

     2.5. Выдает копии документов, хранящихся в канцелярии, считывает  их

с оригиналом и заверяет.

     2.6. Принимает служебную корреспонденцию, доставляемую спецсвязью.

     2.7. Производит регистрацию постановлений, распоряжений  Губернатора

и Правительства Саратовской области.

     2.8. Разрабатывает методический материал  и  оказывает  практическую

помощь  по  организации  ведения  по   обеспечению   документооборота   в

структурных подразделениях администрации муниципального района.

     2.9.  Начальник  отдела  по  обеспечению  документооборота  является

материально ответственным лицом,  обеспечивает  работников  администрации

канцтоварами.

                                III. Права

     3.1. Начальник отдела по обеспечению документооборота имеет право:

     -  запрашивать  от  работников  отдела,  структурных   подразделений

администрации   муниципального   района,   других   органов   информацию,

необходимую для выполнения возложенных на отдел обязанностей;

     - вносить управляющему делами администрации предложения по  вопросам

улучшения работы отдела по обеспечению документооборота и организации  по

обеспечению документооборота в администрации муниципального района.

                           IV. Ответственность

     Начальник   отдела    по    обеспечению    документооборота    несет

ответственность за осуществление возложенных на отдел  задач,  надлежащую

организацию его  работы,  правильный  подбор  и  расстановку  кадров,  за

своевременно и квалифицированное выполнение порученных отделу заданий,  с

учетом прав, предоставленных ему настоящей Инструкцией  и  Положением  об

отделе.

                      V. Квалификационные требования

     На должность начальника  отдела  назначается  лицо,  имеющее  высшее

образование  по  специализации  муниципальных  должностей   муниципальной

службы  либо равноценное. Решение  о  признании  образования  равноценным

принимается аттестационной (конкурсной) комиссией муниципального района.

     Начальник отдела  должен  обладать  организаторскими  способностями:

инициативой, умением  работать  с  людьми,  чувством  ответственности  за

порученное дело.

Приложение N 3

к постановлению администрации

Марксовского муниципального района

Саратовской области

от 21 августа 2006 г. N 913

ГАРАНТ:

См. форму должностной инструкции в редакторе MS-Word

                          Должностная инструкция

       главного специалиста отдела по обеспечению документооборота

             администрации Марксовского муниципального района

                            I. Общие положения

     1.1. В своей деятельности главный специалист отдела руководствуется:

Конституцией  Российской  Федерации,  федеральными  законами,  указами  и

распоряжениями  Президента  Российской   Федерации,   Уставом   (Основным

Законом)   Саратовской    области,    законами    Саратовской    области,

постановлениями и распоряжениями Губернатора и Правительства  области,  а

также  нормативными  правовыми  актами  органов  местного  самоуправления

Марксовского муниципального района, Положением об отделе  по  обеспечению

документооборота, настоящей инструкцией.

     1.2.  Главный  специалист  отдела  по  обеспечению  документооборота

назначается  на   должность   и   освобождается   от   должности   главой

администрации муниципального района по представлению начальника отдела.

     1.3.  Главный  специалист  подчиняется  непосредственно   начальнику

отдела по обеспечению документооборота, в своем подчинении работников  не

имеет.

                         II. Основные обязанности

     2.1.  Главный  специалист  отдела  по  обеспечению  документооборота

осуществляет   контроль   за   своевременным    исполнением   документов,

поставленных на контроль главой администрации муниципального района.

     2.2. Занимается формированием документов  в  дела,  хранением  их  в

течение 5 лет и комплектованием их для сдачи в архив.

     2.3. Отвечает за сроки возврата областных нормативных  документов  в

отдел по обеспечению документооборота.

     2.4.  Оказывает   практическую   помощь   по   организации   ведения

делопроизводства    в    структурных     подразделениях     администрации

муниципального района.

     2.5. Составляет и контролирует дежурство работников администрации  в

выходные и праздничные дни в приемной главы администрации  муниципального

района.

                                III. Права

     3.1.  Имеет  право  вносить   предложения   начальнику   отдела   по

совершенствованию работы отдела и улучшению работы с документами.

     3.2. Получать от предприятий и  организаций  справки,  информацию  и

другие документы,  необходимые  для  осуществления  возложенных  на  него

задач.

     3.3. В отсутствие начальника отдела исполняет его обязанности.

                           IV. Ответственность

     Несет  персональную  ответственность  за  некачественное  выполнение

возложенных на него обязанностей.

                      V. Квалификационные требования

     На должность главного специалиста отдела назначается  лицо,  имеющее

высшее  образование   или   среднее   профессиональное   образование   по

специализации  муниципальных  должностей   муниципальной   службы    либо

равноценное. Решение  о  признании  образования  равноценным  принимается

аттестационной (конкурсной) комиссией муниципального района.

Приложение N 4

к постановлению администрации

Марксовского муниципального района

Саратовской области

от 21 августа 2006 г. N 913

ГАРАНТ:

См. форму должностной инструкции в редакторе MS-Word

                          Должностная инструкция

       ведущего специалиста отдела по обеспечению документооборота

             администрации Марксовского муниципального района

                            I. Общие положения

     1.1. В своей деятельности ведущий специалист отдела руководствуется:

постановления#  и  распоряжениями  главы   администрации   муниципального

района,  касающимися  вопросов,  входящих  в   круг   его   обязанностей,

указаниями управляющего  делами  администрации,  инструкциями  начальника

отдела, Положением об отделе по обеспечению  документооборота,  настоящей

должностной инструкцией.

     1.2.  Ведущий  специалист  отдела  по  обеспечению  документооборота

назначается  на   должность   и   освобождается   от   должности   главой

администрации муниципального района по представлению начальника отдела.

     1.3.  Ведущий  специалист  подчиняется  непосредственно   начальнику

отдела по обеспечению документооборота, в своем подчинении работников  не

имеет.

                    II. Основные задачи и обязанности

     2.1. Осуществляет регистрацию входящих документов.

     2.2. Производит оформление и доставку входящих документов  после  их

подписания  и  регистрации  в  структурные  подразделения   администрации

муниципального района.

     2.3. Осуществляет учет и регистрацию исходящих документов.

     2.4.   Производит   доставку   распорядительных   документов   главы

администрации муниципального района после их подписания и  регистрации  в

структурные подразделения администрации муниципального района.

     2.5. Формирует в дела входящие и исходящие документы в  соответствии

с номенклатурой дел.

                                III. Права

     3.1.  Имеет  право  вносить   предложения   начальнику   отдела   по

совершенствованию работы отдела и улучшению работы с документами.

     3.2. Получать от предприятий и  организаций  справки,  информацию  и

другие документы,  необходимые  для  осуществления  возложенных  на  него

задач.

                           IV. Ответственность

     Несет  персональную  ответственность  за  некачественное  выполнение

возложенных на него обязанностей.

                      V. Квалификационные требования

     На должность ведущего специалиста отдела назначается  лицо,  имеющее

высшее  образование   или   среднее   профессиональное   образование   по

специализации  муниципальных  должностей   муниципальной   службы    либо

равноценное. Решение  о  признании  образования  равноценным  принимается

аттестационной (конкурсной) комиссией муниципального района.

Приложение N 5

к постановлению администрации

Марксовского муниципального района

Саратовской области

от 21 августа 2006 г. N 913

ГАРАНТ:

См. форму должностной инструкции в редакторе MS-Word

                          Должностная инструкция

  ведущего специалиста администрации Марксовского муниципального района

                            I. Общие положения

     1.1. В своей деятельности ведущий специалист руководствуется:

     Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами  и

распоряжениями   Президента  Российской  Федерации,   Уставом   (Основным

Законом)   Саратовской    области,    законами    Саратовской    области,

постановлениями и распоряжениями Губернатора и Правительства  области,  а

также  нормативными  правовыми  актами  органов  местного  самоуправления

Марксовского муниципального района, Положением об отделе  по  обеспечению

документооборота, настоящей инструкцией.

     1.2. Ведущий специалист назначается на должность и освобождается  от

должности главой администрации  муниципального  района  по  представлению

начальника отдела.

     1.3. Ведущий специалист подчиняется начальнику отдела по обеспечению

документооборота, в своем подчинении работников не имеет.

                         II. Основные обязанности

     2.1. Обеспечение работы главы администрации муниципального района.

     2.2. Доведение указаний главы администрации  муниципального  района,

руководителя  аппарата,  управляющего  делами,   начальника   отдела   по

обеспечению документооборота до конкретных исполнителей, контроль  за  их

исполнением.

     2.3. Прием поступающей корреспонденции, сортировка и доставка  их  в

соответствующие подразделения и службы.

     2.4.  Ведение  всей  документации  в  приемной  главы  администрации

муниципального района.

     2.5.  Прием  телефонограмм,  поступающих  в   адрес   администрации,

регистрация  и  доведение  их  после  рассмотрения  главой  администрации

муниципального района до исполнителей, контроль за их исполнением.

     2.6. Отправка телефонограмм по факсу и контроль за ними.

     2.7. Своевременно обеспечивает  рабочее  место  главы  администрации

муниципального района всеми необходимыми канцелярскими принадлежностями.

     2.8. Вызывает по поручению главы администрации муниципального района

на  совещания  работников  администрации,  руководителей  и  специалистов

предприятий.

     2.9. Ведет делопроизводство в пределах своей компетенции,  формирует

дела согласно номенклатуре, обеспечивает их сохранность и сдачу в архив.

                                III. Права

     3.1. Ведущий специалист имеет право запрашивать по  поручению  главы

администрации  муниципального  района  от  исполнителей,  организаций   и

структурных  подразделений  администрации  необходимые   ему   документы,

сведения.

     3.2. Не принимать документы, оформленные ненадлежащим образом.

                           IV. Ответственность

     Ведущий   специалист   несет   дисциплинарную   ответственность   за

некачественное  и  несвоевременное   исполнение   возложенных   на   него

обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией  в  соответствии  с

действующим законодательством.

                      V. Квалификационные требования

     На должность ведущего специалиста назначается лицо, имеющее  среднее

специальное  образование,  навыки  машинописи,  ведения  по   обеспечению

документооборота и опыт работы не менее 3 лет.

     Ведущий     специалист     должен      обладать      оперативностью,

исполнительностью, инициативой.

Приложение N 6

к постановлению администрации

Марксовского муниципального района

Саратовской области

от 21 августа 2006 г. N 913

ГАРАНТ:

См. форму должностной инструкции в редакторе MS-Word

                          Должностная инструкция

         ведущего специалиста Марксовского муниципального района

                            I. Общие положения

     1.1.  В  своей  деятельности  ведущий  специалист   руководствуется:

Конституцией  Российской  Федерации,  федеральными  законами,  указами  и

распоряжениями  Президента  Российской   Федерации,   Уставом   (Основным

Законом)   Саратовской    области,    законами    Саратовской    области,

постановлениями и распоряжениями Губернатора и Правительства  области,  а

также  нормативными  правовыми  актами  органов  местного  самоуправления

Марксовского муниципального района, Положением об отделе  по  обеспечению

документооборота, настоящей инструкцией.

     1.2. Ведущий специалист назначается на должность и освобождается  от

должности главой администрации  муниципального  района  по  представлению

начальника отдела.

     1.3. Ведущий специалист подчиняется начальнику отдела по обеспечению

документооборота, в своем подчинении работников не имеет.

                         II. Основные обязанности

     2.1.   Обеспечение   работы    заместителя    главы    администрации

муниципального района.

     2.2.   Доведение   указаний    заместителя    главы    администрации

муниципального района, начальника отдела по обеспечению  документооборота

до конкретных исполнителей, контроль за их исполнением.

     2.3. Прием поступающей корреспонденции, сортировка и доставка  их  в

соответствующие подразделения и службы.

     2.4.  Ведение  всей  документации  в  приемной   заместителя   главы

администрации муниципального района.

     2.5.  Прием  телефонограмм,  поступающих  в   адрес   администрации,

регистрация  и  доведение  их  после   рассмотрения   заместителя   главы

администрации муниципального  района  до  исполнителей,  контроль  за  их

исполнением.

     2.6. Отправка телефонограмм по факсу и контроль за ними.

     2.7.  Своевременно  обеспечивает  рабочее  место  заместителя  главы

администрации  муниципального  района  всеми  необходимыми  канцелярскими

принадлежностями.

     2.8.  Вызывает  по   поручению   заместителя   главы   администрации

муниципального   района   на    совещания    работников    администрации,

руководителей и специалистов предприятий.

     2.9. Ведет делопроизводство в пределах своей компетенции,  формирует

дела согласно номенклатуре, обеспечивает их сохранность и сдачу в архив.

     2.10. Осуществляет контроль за своевременным исполнением документов,

поставленных на контроль.

                                III. Права

     3.1.  Ведущий  специалист  имеет  право  запрашивать  по   поручению

заместителя главы администрации муниципального  района  от  исполнителей,

организаций и структурных  подразделений  администрации  необходимые  ему

документы, сведения.

     3.2. Не принимать документы, оформленные ненадлежащим образом.

                           IV. Ответственность

     Ведущий   специалист   несет   дисциплинарную   ответственность   за

некачественное  и  несвоевременное   исполнение   возложенных   на   него

обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией  в  соответствии  с

действующим законодательством.

                      V. Квалификационные требования

     На должность ведущего специалиста назначается лицо, имеющее  среднее

специальное  образование,  навыки  машинописи,  ведения  по   обеспечению

документооборота и опыт работы не менее 3 лет.

     Ведущий     специалист     должен      обладать      оперативностью,

исполнительностью, инициативой.