Приложение N 1. Регламент постоянно действующего совещания при главе администрации города

Приложение N 1

к постановлению администрации г. Саратова

от 13 октября 2006 г. N 326А

Регламент
постоянно действующего совещания при главе администрации города

1. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент разработан в соответствии с Уставом города Саратова, Положением об администрации города, Регламентом администрации города.

ГАРАНТ:

Решением Саратовской городской Думы от 26 декабря 2006 г. N 13-107 решение Саратовской городской Думы от 29 июня 2000 г. N 46-464, утвердившее Положение об администрации города Саратова, признано утратившим силу

1.2. Регламент определяет порядок подготовки и проведения постоянно действующего совещания при главе администрации города, а также порядок оформления принятых на совещании документов.

2. Планирование работы постоянно действующего совещания при главе администрации города

2.1. План работы постоянно действующего совещания составляется на каждый квартал. На заседание постоянно действующего совещания аппаратом администрации города вопросы вносятся на рассмотрение в соответствии с поступившими предложениями.

2.2. Предложения в план работы постоянно действующего совещания вносят глава администрации города, заместители главы администрации города, руководители структурных подразделений администрации города до 5 числа последнего месяца текущего квартала.

2.3. Проект плана работы постоянно действующего совещания составляется отделом организационной работы организационно-контрольного управления аппарата администрации города не позднее третьего понедельника последнего месяца текущего квартала и передается заместителем главы администрации города, руководителем аппарата администрации на согласование главе администрации города.

2.4. План работы постоянно действующего совещания на очередной квартал обсуждается на последнем плановом заседании текущего квартала.

2.5. Отработанный план постоянно действующего совещания утверждается постановлением администрации города и рассылается отделом делопроизводства аппарата администрации города в соответствии с реестром рассылки.

2.6. Включение дополнительных вопросов в план постоянно действующего совещания при главе администрации города осуществляется по решению главы администрации города или заместителя главы администрации города, руководителя аппарата администрации.

2.7. Контроль за исполнением плана работы постоянно действующего совещания при главе администрации города возлагается на аппарат администрации города.

2.8. В случае невыполнения требований настоящего Регламента по обеспечению качества документов заместитель главы администрации города, руководитель аппарата администрации вправе выйти с предложением к главе администрации города о снятии таких вопросов с обсуждения на совещании и применении дисциплинарного взыскания к виновным.

3. Порядок подготовки и проведения постоянно действующего совещания при главе администрации города

3.1. Постоянно действующее совещание при главе администрации города проводится по средам в 11.00 часов в соответствии с утвержденным планом.

Внеочередное совещание проводится по мере необходимости.

3.2. Заместители главы администрации города, главы администраций районов города, руководители структурных подразделений администрации города, на которых возложена подготовка соответствующих материалов, несут персональную ответственность за их качество и своевременность представления.

3.3. В работе совещания принимают участие заместители главы администрации города, главы администраций районов города, руководители структурных подразделений администрации города, депутаты Саратовской городской Думы и приглашенные по рассматриваемому вопросу.

В случае невозможности присутствия на совещании лиц, входящих в состав участников совещания, в нем принимает участие один из заместителей данных должностных лиц.

3.4. Совещание проводит глава администрации города, а в его отсутствие - первый заместитель главы администрации города.

Присутствие представителей средств массовой информации и использование кино-, видео-, фотосъемок, а также звукозапись на совещании допускается по согласованию с председателем комитета по общественным отношениям, анализу и информации администрации города.

Участникам совещаний и приглашенным лицам запрещается приносить и пользоваться в зале заседаний мобильными и иными средствами связи.

3.5. Время для доклада на совещании - 20-25 минут, для содоклада и выступления в прениях - 5 минут, для информации - до 3 минут, для демонстрации видеоматериалов - до 5 минут.

Время, затраченное на демонстрацию видеоматериалов, включается во время, отведенное для доклада.

Лица, приглашенные на совещание, могут выступать в прениях, вносить предложения, делать замечания, давать справки по существу обсуждаемых вопросов.

Прения прекращаются по предложению главы администрации города.

3.6. Оповещение участников постоянно действующего совещания при главе администрации города, подготовка зала заседания, регистрация участников, ведение протокола, запись заседания организуется аппаратом администрации города.

Оповещение приглашенных на совещание по конкретному рассматриваемому вопросу возлагается на руководителя структурного подразделения, внесшего вопрос для рассмотрения на совещании.

4. Подготовка материалов на постоянно действующее совещание при главе администрации города

4.1. Ответственными за своевременную и качественную подготовку материалов на постоянно действующее совещание являются:

- руководители структурных подразделений администрации города, указанные в соответствующем разделе плана работы постоянно действующего совещания, при наличии нескольких ответственных - те из них, которые указаны первыми;

- лица, которым специально поручается подготовка вопросов руководством администрации города;

- руководители структурных подразделений администрации города, внесшие предложения для рассмотрения на постоянно действующем совещании при главе администрации города.

4.2. При необходимости глубокой и всесторонней проработки вносимых на рассмотрение вопросов по поручению главы администрации города могут создаваться рабочие группы из специалистов структурных подразделений администрации, предприятий, организаций. Должностные лица администрации города в обязательном порядке представляют к проведению совещаний проекты правовых актов администрации города (постановления, распоряжения) по вопросам, вносимым для рассмотрения на совещаниях.

4.3. Материалы к проведению совещаний (проект правового акта, информация по рассматриваемому вопросу, список приглашенных и выступающих) согласовываются с курирующим заместителем главы администрации города, представляются в соответствии с запросом в отдел организационной работы аппарата администрации города.

4.4. Контроль за качеством подготовки и своевременным представлением материалов по вопросам, вносимым для рассмотрения на совещаниях, возлагается на руководителей структурных подразделений и заместителя главы администрации города, руководителя аппарата администрации.

4.5. Проекты документов, не отвечающие предъявляемым требованиям, направляются на доработку исполнителям. Доработка и согласование возвращенных материалов осуществляются в трехдневный срок.

4.6. Информация по рассматриваемому вопросу на совещании должна содержать краткое, обоснованное и объективное изложение существа вопроса с учетом проблем, их причин, оценки результативности деятельности, выводов, предложений и подписана руководителями, ответственными за подготовку материала, завизирована соответствующим заместителем главы администрации города и по объему не должна превышать 4 страниц машинописного текста, шрифт 14.

4.7. Проект правового документа (постановление, распоряжение) должен быть объемом не более двух страниц (без учета приложений) и включать в себя четко обозначенные мероприятия и пути, обеспечивающие выполнение текущих и перспективных задач с указанием сроков исполнения, названия соответствующих структурных подразделений, фамилий лиц, ответственных за исполнение.

Руководители структурных подразделений, осуществляющие подготовку проекта правового документа, проводят экспертизу данного документа в комитете правового обеспечения администрации города и визируют его у всех заинтересованных руководителей структурных подразделений.

Руководители, которым направляется на согласование (визирование) проект правового документа, рассматривают его в первоочередном порядке - от 3 часов до одного рабочего дня.

При наличии разногласий по проекту руководитель, вносящий проект, должен обеспечить обсуждение его с заинтересованными структурными подразделениями с целью принятия взаимоприемлемого решения.

4.8. Руководитель структурного подразделения, подготовившего материалы на совещание, докладывает по обсуждаемому вопросу. Доклад должен содержать анализ, оценку, выводы и предложения по рассматриваемой проблеме и не дублировать в полном объеме имеющуюся информацию о данном вопросе.

4.9. Предложения о включении дополнительных вопросов в повестку дня очередного постоянно действующего совещания оформляются письменно за подписью соответствующего заместителя главы администрации города и направляются главе администрации города не позднее чем за 10 дней до запланированного совещания.

4.10. В случае, если материалы на совещание не могут быть представлены к очередному сроку либо запланированный вопрос утратил свою актуальность, ответственный исполнитель информирует заместителя главы администрации города, руководителя аппарата администрации письмом за подписью курирующего заместителя главы администрации города о переносе срока рассмотрения данного вопроса или о снятии вопроса с рассмотрения.

4.11. При представлении некачественно подготовленных материалов вопрос снимается с рассмотрения на совещании с указанием виновных.

5. Оформление документов постоянно действующего совещания при главе администрации города

5.1. Протокол постоянно действующего совещания при главе администрации города оформляется отделом организационной работы организационно-контрольного управления аппарата администрации города, подписывается главой администрации города.

Поручения, данные на постоянно действующем совещании, подписываются главой администрации города (в его отсутствие - первым заместителем главы администрации города), предварительно визируются заместителем главы администрации города, руководителем аппарата администрации.

5.2. Решение по рассматриваемому вопросу на совещаниях отражается в протоколе, оформляется соответствующим правовым актом администрации города, который дорабатывается в течение 7 дней в установленном порядке.

В случае доработки проектов правовых актов, по которым высказаны предложения и замечания, глава администрации города дает поручения соответствующим структурным подразделениям и при необходимости образует в установленном порядке рабочую группу.

Руководитель структурного подразделения, возглавляющий указанную рабочую группу, организует и обеспечивает доработку проекта в установленные сроки. Если эти сроки специально не оговариваются, то доработка проектов осуществляется в срок до 7 рабочих дней и представляется в отдел организационной работы организационно-контрольного управления аппарата администрации города.

Доработанный и завизированный руководителями соответствующих структурных подразделений проект правового акта передается отделом организационной работы в отдел делопроизводства аппарата администрации города для окончательного оформления, подписания главой администрации города (лицом, его замещающим), регистрации, размножения и рассылки в соответствии с реестром.

5.3. Выписки из протокола совещания на следующий день после его утверждения направляются аппаратом администрации города участникам совещания, руководителям структурных подразделений администрации города, получившим отдельные поручения по конкретным вопросам.

5.4. Подлинники материалов совещаний хранятся в отделе организационной работы организационно-контрольного управления аппарата администрации города.

5.5. Контроль за исполнением поручений, данных на совещаниях, осуществляет аппарат администрации города.