Приложение. Инструкция по работе с документами в администрации г. Саратова

Приложение

к постановлению администрации г. Саратова

от 25 мая 1999 г. N 470

Инструкция по работе с документами в администрации г. Саратова

  1.  Общие положения                                                    

  2.  Прием поступающих документов                                       

  3.  Регистрация документов                                             

  4.  Организация работы с документами                                   

  5.  Прием  и  передача  служебной  информации  по официальным  каналам 

      факсимильной связи

  6.  Требования к составлению и оформлению документов                   

  7.  Подготовка и оформление распорядительных документов                

      в администрации города

  8.  Подписание документов и снятие копий                               

  9.  Машинописные    и   копировально-множительные  работы. Звукозапись 

      мероприятий

  10. Подготовка и оформление документов заседаний и совещаний           

  11. Регистрация и отправка документов                                  

  12. Основные положения работы с письмами граждан                       

  13. Составление   номенклатуры   дел.  Формирование  дел,  последующее 

      хранение и использование документов

  14. Обеспечение сохранности документов, печатей, бланков               

1. Общие положения

1.1. Настоящая "Инструкция по работе с документами в администрации г. Саратова" (далее Инструкция) разработана в соответствии с Регламентом администрации города, положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), требованиями ГОСТа Р.6.30-97 (Унифицированная система организационно-распорядительной документации) и устанавливает единые правила работы с документами несекретного характера в администрации города.

1.2. Документы администрации города Саратова являются ее собственностью.

1.3. Правила работы с секретными документами, аудиовидеозаписями и машиночитаемыми текстами, а также документационного и технического обеспечения закрытых и суженных заседаний при мэре города регламентируются специальными инструкциями.

1.4. Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники, независимо от ее носителей. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям данной Инструкции.

1.5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение правил и порядка работы со служебными документами и обращениями граждан возлагается на заместителей мэра, руководителя аппарата администрации города, а в структурных подразделениях - на руководителей.

Руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство об их исполнении, осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

1.6. Ведение делопроизводства в приемных заместителей мэра осуществляется, как правило, секретарями.

1.7. Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения руководства администрации, в структурных подразделениях - их руководителей.

Передача материалов администрации в средства массовой информации осуществляется только через аппарат администрации города.

В целях сохранности и своевременного исполнения служебных документов при освобождении сотрудника от работы или при уходе в отпуск, на учебу и т.д. все находящиеся в его ведении служебные документы передаются другому лицу по указанию руководителя структурного подразделения.

1.8. Положение настоящей Инструкции распространяется на организацию делопроизводства в администрации города, ее структурных подразделениях и администрациях районов. Структурные подразделения администрации города и администрации районов могут организовывать и вести делопроизводство на основании самостоятельно разрабатываемых специальных инструкций и других нормативно-методических документов, если они не противоречат настоящей Инструкции. В этом случае инструкция по делопроизводству утверждается руководителем подразделения.

1.9. Выполнение настоящей Инструкции обязательно для всех работников администрации города и ее структурных подразделений. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены в отделе кадров со структурой администрации и настоящей Инструкцией под роспись. Работники администрации, независимо от занимаемых должностей, несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов и содержащейся в них информации.

Проекты постановлений, распоряжений мэра города на стадии их подготовки в структурных подразделениях являются конфиденциальными.

Об утрате служебных документов немедленно сообщается руководителю структурного подразделения и руководителю аппарата администрации, которые организуют проведение служебного расследования. Результаты расследования представляются руководителю аппарата администрации.

1.10. Внесение в настоящую Инструкцию изменений и дополнений осуществляется постановлением мэра города.

В развитие положений Инструкции разрабатываются конкретизирующие их нормативные и методические документы.

1.11. Контроль за правильностью хранения и использования печатей и штампов осуществляет управление правового обеспечения и работы с правоохранительными органами администрации города.

2. Прием поступающих документов

2.1. Служебная корреспонденция, поступающая в администрацию города, принимается, проходит первичную обработку и регистрацию в канцелярии администрации города.

Обращения граждан, адресованные в администрацию города, принимаются, проходят первичную обработку и регистрацию в приемной по обращениям граждан.

2.2. Корреспонденция, поступившая в администрацию города в нерабочее время, в выходные и праздничные дни, принимается дежурным секретариата мэра города, о чем делается запись в специальном журнале.

При приеме корреспонденции от нарочных в разносной книге (реестре) отправителя или на втором экземпляре (копии) документа ставится дата и подпись работника, принявшего документ.

Данная корреспонденция передается ими для регистрации в канцелярию или приемную по обращению граждан до 9 часов следующего дня или в первый рабочий день после праздничных дней. Документы с пометкой "срочно" регистрируются незамедлительно.

2.3. Входящие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые документы. Нерегистрируемые документы передаются по принадлежности в структурные подразделения. Перечень документов, не подлежащих регистрации в канцелярии, указан в приложении. Перечень корреспонденции, не подлежащей регистрации, периодически пересматривается и утверждается руководителем аппарата администрации города.

2.4. При приеме корреспонденции проверяется правильность ее адресования, оформления и доставки, целостность упаковки и, после вскрытия, наличие вложенных в них документов. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов, отдельных их листов и приложений, повреждение документов, несоответствие номеров на конверте номерам вложенных в него документов или другие нарушения, то в таких случаях составляется акт, один экземпляр которого направляется отправителю, другой - приобщается к поступившему документу. Ошибочно доставленная или неправильно оформленная корреспонденция возвращается отправителю.

При приеме документов от подразделений администрации особое внимание обращается на правильность их оформления, используемый бланк, наличие подписи должностного лица, виз и других элементов оформления.

Служебные документы на иностранном языке направляются в отдел инвестиций и внешнеэкономической деятельности для перевода на русский язык или составления аннотации, а затем направляются в канцелярию для регистрации и передачи документов в соответствующее подразделение.

2.5. Пакеты с надписью "Лично" не вскрываются и регистрируются по данным, имеющимся на конверте с последующей передачей адресатам лично в течение суток с момента регистрации.

2.6. Конверты сохраняются и прилагаются к документам в том случае, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов по почтовому штемпелю. Во всех остальных случаях конверты уничтожаются.

2.7. Все приложения в развернутом виде скрепляются вместе с основным документом. Конверт, в случае его сохранения, скрепляется с документом с левой стороны (на месте углового штампа).

3. Регистрация документов

3.1. Поступившие в администрацию города документы подлежат регистрации в день их получения, а при поступлении их после 18 часов и в нерабочие дни - в первый рабочий день.

Документы, поступившие в адрес структурных подразделений, регистрируются в приемных этих подразделений.

Регистрации подлежат документы, имеющие установленные реквизиты (должно быть обязательно: наименование или бланк организации/должностного лица, дата документа, регистрационный номер документа, адресат, заголовок к тексту, текст документа, подпись или заменяющий ее оттиск печати) и другие реквизиты.

Служебные документы, не зарегистрированные в канцелярии администрации, за исключением указанных в приложении (к п. 2.3.), к рассмотрению в подразделениях администрации не принимаются.

Канцелярия не регистрирует и возвращает авторам (подразделение или организацию) документ, оформленный с нарушением установленных правил.

3.2. При регистрации документа ему присваивается регистрационный номер (порядковый номер поступления в течение года), заполняется электронная регистрационная карточка в двух экземплярах (приложение), информация о документе вводится в электронную базу данных, затем в правом нижнем углу первого листа документа проставляется регистрационный штамп (приложение).

Регистрационный штамп проставляется на первом листе всех экземпляров документа.

Приложения к документам отдельно не регистрируются.

3.3. При получении повторных документов по одному и тому же вопросу заполняется новая электронная регистрационная карточка со ссылкой на регистрационный номер и дату предыдущего обращения. В первичной электронной регистрационной карточке делается ссылка на регистрационный номер и дату вторичного обращения.

Информация о зарегистрированных и переадресованных документах, переданная в электронную базу данных, хранится в ней не менее трех лет.

На невскрываемых письмах штамп проставляется на конверте.

3.4. После регистрации первые экземпляры карточек вместе с документами передаются работниками канцелярии в приемные руководящих работников администрации в соответствии с распределением обязанностей. Доставка документов адресатам в рабочее время осуществляется в течение 3-х часов после их регистрации.

Документы с пометкой "срочно" доставляются незамедлительно.

Если документ направлен в подведомственную структуру, контроль за исполнением, отметка об исполнении и списание документа "в дело" осуществляется данной приемной. Регистрационная карточка со всеми реквизитами передается в канцелярию для снятия с контроля.

Наиболее важные документы вышестоящих органов, документы из редакций средств массовой информации, документы по принципиальным вопросам деятельности администрации города, исполнение которых требует решения руководства, а также документы, находящиеся в компетенции нескольких руководителей, докладываются непосредственно мэру города, а в его отсутствие - вице-мэру, исполняющему его обязанности.

3.5. Документы предприятий, организаций, учреждений, поступившие лично к руководителям администрации, после их рассмотрения передаются в канцелярию для регистрации.

3.6. Регистрация Указов, Распоряжений и Поручений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства, правовых актов Федерального Собрания Российской Федерации осуществляется в канцелярии администрации (приложение).

3.7. Доставка документов в аппарате администрации осуществляется канцелярией администрации.

4. Организация работы с документами

4.1. Зарегистрированные документы представляются на рассмотрение мэру города, его заместителям согласно функциональным обязанностям. Срочная корреспонденция доставляется по назначению немедленно. Корреспонденция, поступившая в администрацию города, должна рассматриваться, как правило, в день ее получения.

4.2. Указания по исполнению документов даются руководящими работниками администрации в форме резолюции.

После рассмотрения и вынесения резолюции документы возвращаются в канцелярию, откуда передаются на исполнение или для ознакомления.

Документы, рассмотренные мэром, его заместителями, направляются в соответствии с резолюцией на исполнение в структурные подразделения через канцелярию администрации. При этом прохождение документов фиксируется в канцелярии, журналах секретариатов и приемных заместителей мэра.

Если резолюция предусматривает несколько исполнителей, то ответственным за исполнение считается исполнитель, указанный первым, ему же передается оригинал документа.

В случаях, когда поручение дается исполнителям и требует дополнительной проработки или контроля, с документа снимается необходимое количество копий для направления исполнителям.

4.3. Документы по вопросам, относящимся к компетенции администрации, не должны пересылаться на исполнение в подведомственные организации.

4.4. На документе, подлежащем возврату, в правом верхнем углу первой страницы ставится штамп "подлежит возврату".

4.5. Запрещается направлять в подведомственные организации подлинники документов, поступившие из вышестоящих органов и подлежащие возврату.

4.6. Распорядительные документы должны исполняться в сроки, указанные в этих документах, служебные документы - в течение срока, указанного в резолюции руководства.

В тех случаях, когда в документе и резолюции не указан срок исполнения, документ должен быть исполнен не более чем в тридцатидневный срок со дня поступления его в администрацию. Более длительные сроки устанавливаются мэром города для документов, сложных по характеру исполнения.

После завершения работы над документом исполнитель должен кратко изложить на самом документе или на отдельном листе бумаги результаты выполнения, например: "Направлен ответ, исх. N и дата", "Учтено при формировании программы, мероприятий и др.", "Дан устный ответ" и т.п.

Отметка об исполнении и списании документа "в дело" помещается на нижнем поле первого листа этого документа и содержит следующие данные: краткую справку об исполнении (если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении), слова "в дело", дату, подпись руководящего работника. Отметка "в дело" свидетельствует о том, что работа над документом завершена.

Отметка об исполнении и списании документов переносится в регистрационную карточку и на ПЭВМ.

4.7. Если имеется письменный ответ на исполненный документ, подписанный соответствующим руководителем, исполнитель передает его в канцелярию для отправки адресатам и копию (не на бланке) для помещения в дело. Вместе с ответом исполнитель возвращает входящий документ для помещения его в дело.

Лица, ознакомившиеся с документом, проставляют свою подпись и дату ознакомления на оборотной стороне документа внизу либо на специальном листе ознакомления.

Ответственный работник за делопроизводство или служба делопроизводства подразделения не реже одного раза в месяц сверяет наличие документов, находящихся на исполнении у работников, с учетными данными, составляет сводку о ходе исполнения документов и докладывает ее руководителю подразделения.

4.8. Порядок работы с документами в структурных подразделениях администрации города.

4.8.1. Ответственность за учет, сохранность и своевременное прохождение документов возлагается на руководителя структурного подразделения, который назначает ответственного работника за ведение делопроизводства.

4.8.2. Поступившие в структурные подразделения документы учитываются в соответствии с порядком регистрации учета и прохождения документов в администрации города (приложение).

4.8.3. Документы, поступившие в структурные подразделения с поручением подготовить проект ответа или дать ответ мэру города, его заместителю или заявителю, должны исполняться в срок, указанный в поручении.

Срок исполнения этих документов исчисляется от даты регистрации документа в администрации города. При указании срока исполнения в днях отсчет ведется от даты подписания поручения.

4.8.4. В случае, когда исполнение поручения руководителя по данному документу в указанные сроки не представляется возможным, необходимо решить вопрос о продлении срока исполнения. При этом исполнитель должен обосновать необходимость переноса срока исполнения с указанием причин.

4.8.5. Документы, изготовленные на бланках департаментов, комитетов и управлений, регистрируются, отправляются и контролируются в приемных структурных подразделений.

4.9. При работе с документами в подразделениях администрации необходимо руководствоваться следующими требованиями:

лица, работающие с документами, несут ответственность за сохранность находящихся у них документов и конфиденциальность содержащейся в них информации. При утрате служебных документов специалист канцелярии или начальник общего отдела и лицо, за которым числится утраченный документ, составляют акт. Акт утверждает руководитель подразделения. При необходимости назначается служебное расследование, о результатах которого информируется руководитель аппарата администрации города;

сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях и в пределах полномочий, имеющихся у работника;

не разрешается вносить в поступившие и зарегистрированные документы какие-либо правки, делать пометки, кроме предусмотренных настоящей Инструкцией;

документ, помещенный в дело, может быть с разрешения руководителя аппарата администрации временно изъят с обязательным вложением в дело листа-заместителя, в котором указывается, по чьему разрешению, когда и кем документ изъят (приложение);

при уходе в отпуск или выезде в командировку (кроме краткосрочных) лицо, получившее служебные документы, должно отчитаться по всем находящимся у него документам, а при переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности обязано сдать все числящиеся за ним документы руководителю структурного подразделения.

4.10. Организация контроля за исполнением документов.

Необходимость контроля за исполнением документа определяется мэром города и его заместителями.

4.11. Организация контроля за исполнением документов, поставленных на контроль, возложена на отдел контроля аппарата администрации и осуществляется в соответствии с Положением о контроле, утвержденным постановлением администрации города.

5. Прием и передача служебной информации по официальным каналам факсимильной связи

5.1. При приеме и передаче служебной информации по официальным каналам факсимильной связи работники аппарата администрации города руководствуются следующим порядком.

5.1.1. Служебная информация, передаваемая и принимаемая по каналам факсимильной связи, принимается к исполнению наравне с печатным документом.

5.1.2. Запрещается передавать секретные сведения, тексты документов с грифом "Для служебного пользования", а также рукописные материалы.

5.1.3. Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.

5.2. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и руководителя соответствующего подразделения.

Разрешение на передачу материала по факсу с помощью междугородной связи дает руководитель аппарата администрации.

5.3. Материал, подлежащий передаче, регистрируется в журнале установленной формы (приложение) без проставления штампа регистрации. Подлинники материалов после передачи информации остаются у исполнителя с отметкой о времени отправки, а копии - в канцелярии. Поступившие факсограммы передаются в канцелярию для регистрации с проставлением регистрационного штампа и заполнением регистрационной карточки, доставляются по назначению под расписку в день их приема, срочные - немедленно.

Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату, как правило, без перевода, а при докладе мэру и в его отсутствие - вице-мэру, первому заместителю мэра города, исполняющему его обязанности, они предварительно переводятся в отделе международных связей.

6. Требования к составлению и оформлению документов

6.1. Основным нормативным документом, регламентирующим правила составления и оформления служебных документов, является ГОСТ 6.30-97 "УДС. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

6.2. Документы должны оформляться на бланках утвержденного образца, изготовленных типографским способом. При разработке бланков должны быть соблюдены требования действующих стандартов. Макеты бланков документов разрабатываются в общем отделе и представляются на утверждение руководителю аппарата администрации.

6.3. В администрации используются бланки следующих видов:

- постановление, распоряжение (формат А4) (приложения);

- письма администрации города (формат А4, А5) (приложения);

- письма мэра города (приложение);

- резолюции мэра города, заместителей мэра города (формат А6) (приложение).

При необходимости разрабатывается макет бланка документа и утверждается руководителем аппарата администрации.

Допускается использование утвержденных бланков в департаментах, управлениях, комитетах, отделах, воспроизводимых с помощью ПЭВМ непосредственно при изготовлении конкретного документа.

Использование ксерокопии бланков запрещается.

6.4. Служебные документы печатаются на ПЭВМ, а также на пишущей машинке на бланках администрации города формата А4 (210х297) и А5 (148х210) с оформлением обязательных реквизитов документа:

6.4.1. Требования к полям - верхнее - 20 мм, нижнее не менее 10 мм, левое - 30 мм, правое не менее 10 мм. Начало абзаца с 6 позиции;

- наименование вида документа (кроме служебного письма);

- заголовок;

- адресат (кому направляется документ);

- дату отправления (при необходимости - дату составления);

- проставлять отметки о внесении, согласовании или утверждении документа;

- кем подписывается документ;

- кто исполнитель и его телефон (на документах, адресованных в Правительство Российской Федерации, - исполнитель не ниже начальника отдела).

6.4.2. Имеются следующие виды документов:

- постановление;

- распоряжение;

- служебное письмо;

- Закон;

- приказ;

- юридическое заключение;

- план;

- программа;

- смета расходов;

- договор;

- список.

6.4.3. К любому документу, исполненному на бланке формата А4, составляется заголовок, который должен быть кратким, точным. Оформляется от нулевой позиции и отделяется от текста 3-4 интервалами. Может выделяться жирным шрифтом или курсивом.

Если заголовок превышает 5 строк машинописного текста с длиной строки в 28 печатных знаков, то он продлевается до границы правого поля.

Название вида документа (акт, протокол, положение, устав и т.д.) печатаются прописными буквами (на ПЭВМ).

6.4.4. Дата проставляется после завершения оформления документа, в финансовых и личных документах (заявление) дата может оформляться полностью. Например: 6 марта 1999 года.

В служебных документах дата проставляется в бланке и является датой подписания документа. Она имеет сокращенный вариант: 06.04.96 (в конце точка не ставится, сокращение слова год - г. - не допускается).

- при регистрации входящего документа на нижнем поле в правом углу проставляется дата получения документа;

- в резолюции руководителя документа ставится дата резолюции;

- проставляется дата при утверждении, согласовании, визировании документа;

- в отметке о взятии документа на контроль может проставляться дата исполнения документа;

- дата отпечатки документа;

- на нижнем поле в левом углу ставится дата снятия документа с контроля.

6.4.5. При регистрации исходящего документа ему присваивается индекс. Он состоит из условного обозначения структурного подразделения администрации, где документ был подготовлен, порядкового номера документа. Например: _02./_555..

6.4.6. Ссылка на индекс и дату входящего документа проставляется только на ответных документах. Дата и номер, на которые идет ссылка, переписываются составителем ответа из инициативного документа цифровым способом. Например: на N 06-24/117 от 25.03.94. Получив ответ, работник канцелярии направляет его в структурное подразделение под индексом 06, где обращаются к делу N 24, в котором хранится копия инициативного документа N 117. В дальнейшем инициативный документ и ответ на него будут храниться вместе.

6.4.7. При адресовании документов необходимо соблюдать следующие правила:

- реквизит "Адресат" располагается с правой стороны.

Способы оформления адресата:

а) наименование организации (в именительном падеже), наименование структурного подразделения (в именительном падеже), должность лица, которому направляется документ (в дательном падеже), фамилия, инициалы.

      Например:         Правительство Саратовской области

                        Отдел учета, контроля и рассылки документов

                        Начальнику отдела

                        Петрову П.И.

б) наименование организации (в именительном падеже), должность, структурное подразделение, фамилия, инициалы (в дательном падеже).

     Например:          Правительство Саратовской области

                        Начальнику отдела учета, контроля

                        и рассылки документов

                        Петрову П.И.

в) наименование должности, структурного подразделения, организации, фамилия и инициалы (в дательном падеже).

     Например:          Начальнику отдела учета, контроля и

                        рассылки документов Правительства

                        Саратовской области

                        Петрову П.И.

г) если не известны данные на руководителя, указывается полное наименование учреждения, организации в именительном падеже. Например: Редакция газеты "Саратовская мэрия".

д) обобщенное обозначение (в дательном падеже).

     Например:          администрациям районов города

6.5. Почтовый адрес корреспондента указывается полностью: почтовый индекс, область, город, улица, номер дома. Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения, постоянным корреспондентам администрации города. В этих случаях применяются конверты с заранее напечатанными адресами.

Если документ адресуется частному лицу, то сначала следует указывать почтовый адрес, а затем писать кому.

     Например: 410028 Саратов, ул. Мичурина, 5, кв. 18

     Смирновой В.И.

6.6. Документ не должен содержать более четырех адресатов.

Не следует после первого адресата ставить слово "Копия" или "Копии" и перечислять далее последующие адресаты. При отправке документа подчеркнуть тот адресат, к которому будет отправлен именно этот экземпляр.

В случае, если письма направляются большему числу адресатов, исполнитель оформляет соответствующее количество писем, на каждом из которых указывается один адрес. К письму прилагается рассылка, которую составляет и подписывает исполнитель.

6.7. Все реквизиты (кроме текста), в том числе наименование организации, структурного подразделения, наименование должности с фамилией и инициалами лица, которому адресуется документ и почтовый адрес организации, должны печататься с новой строки от одного положения табулятора, могут быть выделены жирным шрифтом или курсивом.

6.8. Служебное письмо составляется по одному вопросу. При необходимости постановки перед адресатом нескольких вопросов по каждому из них готовится отдельное письмо.

6.9. На корреспонденции после реквизита "Адресат" (перед текстом) руководителем письменно оформляется резолюция. Она должна быть четкой, краткой, конкретной и включать в себя элементы: фамилия и инициалы исполнителя (или несколько исполнителей), конкретное задание, срок его исполнения, подпись руководителя и дата резолюции.

6.10. Текст документа должен быть кратким, четким, не допускающим различных толкований и состоящим, как правило, из двух основных частей: констатирующей, в которой идет ссылка на документ вышестоящей организации или причины, побудившей издать данный документ. Эта часть в зависимости от вида документа заканчивается словами: "постановляет", "постановляю", "приказываю", "предлагаю", далее следует распорядительная часть, которая излагается по пунктам. Каждый пункт должен содержать конкретную задачу по решению общего вопроса, фамилию исполнителя или название структурного подразделения и дату исполнения. В конце должен быть включен пункт, на кого возлагается контроль за выполнением данного распорядительного документа. В отдельных случаях текст постановлений и распоряжений мэра города, приказов комитетов и управлений может содержать одну распорядительную часть без преамбулы.

6.11. Служебные письма, доклады, справки, положения, обзоры, отчеты и т.д., содержащие информацию по различным вопросам, делятся на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые последовательно нумеруются арабскими цифрами. Разделы должны иметь заголовки, выражающие существо содержания.

6.12. Текст документа должен излагаться литературным языком.

Особенностью языка служебного документа является:

- замена сложных предложений простыми;

- применение общепринятых (трафаретных) словосочетаний;

- использование прямого порядка слов в предложении;

- замена местоимений существительными, например "администрация города просит", а не "мы просим".

6.13. Исходящие служебные письма подписываются руководящими работниками администрации города. Письма, адресованные Президенту Российской Федерации, Правительству Российской Федерации, Совету Федерации и Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации, областной Думе, Губернатору области, Правительству области готовятся за подписью мэра города, а в его отсутствие - вице-мэра, первого заместителя мэра города, исполняющего его обязанности.

Ответы на документы, поступающие из министерств и ведомств области, могут подписываться руководителями структурных подразделений и их заместителями, если эти документы адресованы им. Документы на бланках структурных подразделений подписываются их руководителями.

Совместные документы за подписями двух или более руководителей оформляются на стандартном листе бумаги.

6.14. Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется по следующей форме:

     Приложение: на 10 л. в 3 экз.

Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого.

     Приложения: 1. Штатное расписание на 4 л. в 3 экз.

                 2. Смета расходов на 6 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.

При наличии нескольких приложений на них проставляется порядковый номер: "Приложение 1", "Приложение 2".

Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты. В правом верхнем углу следует делать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера.

     Например:                          Приложение

                                        к письму от 10.02.95

                                        N 1-07-01/123;

                                        Приложение 1

                                        к постановлению

                                        мэра города

                                        от 10.02.95 N 25

6.15. Документы, назначение и содержание которых не требует пояснения, посылаются без сопроводительных писем, но с обязательным указанием всех реквизитов, необходимых для оформления письма.

6.16. Внизу слева на обороте последней страницы документа печатаются фамилия, телефон и ставится виза исполнителя. Ниже фамилии исполнителя документа и номера его телефона проставляется шифр - имя файла документа.

     Например:                           Петров П.И.      (виза)

                                         24-09-92

                                         inform16.txt

6.17. Проекты документов, справки по всем вопросам, внутренние докладные записки печатаются на листах формата А4, А5, допускается и оформление на бланках департаментов (комитетов и управлений)

6.18. Текстовая часть документа печатается через полтора межстрочных интервала, таблицы - через один. Допускается исполнение документов более плотным межстрочным расстоянием при необходимости размещения текста на одном листе. При этом текст должен легко читаться. Текст документов, подготовленных к изданию типографским способом, печатается через два межстрочных интервала на бумаге формата А4. Изменение плотности печати должно отражаться цифрами в конце компьютерного шифра - имени документа,

                                 например:  post 202.txt 1,4

                                            obzor  7.txt 2,0

6.19. Текст телеграмм (посылаются в случае экстренной необходимости) печатается через два интервала заглавными буквами без предлогов с обозначением знаков препинания сокращенными сочетаниями "тчк, зпт, вскл" и написанием их строчными буквами; текст телеграммы подписывается мэром - главой городского самоуправления или заместителями мэра города. Текст вместе с подписью отчеркивается сплошной чертой, под которой двумя столбцами пишутся реквизиты администрации, номер счета и дата составления телеграммы (приложение).

Телеграммы пишутся в двух экземплярах. На втором экземпляре ставится виза исполнителя. Содержание телеграммы должно быть кратким и четким, при этом не должен утрачиваться смысл текста.

При направлении телеграмм в несколько адресов к тексту прикладывается реестр рассылки за подписью исполнителя.

7. Подготовка и оформление распорядительных документов в администрации города

Официальными документами администрации города являются распорядительные документы: постановления, распоряжения.

Постановление - правовой акт, издаваемый мэром города в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач развития и жизнедеятельности города.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый мэром города для решения оперативных и текущих задач.

Мэр города, начальники департаментов, руководители структурных подразделений издают распорядительные документы по вопросам, относящимся к их компетенции, согласно функциональным обязанностям и статуса структурного подразделения.

Постановления и распоряжения мэра города обязательны для исполнения как структурными подразделениями администрации, предприятиями, организациями, так и гражданами города.

7.1. Проекты постановлений и распоряжений готовятся в соответствии с перспективными и текущими планами, решениями вышестоящих органов, по указанию мэра города, по инициативе заместителей мэра, руководителей структурных подразделений администрации города и администраций районов.

Ответственность за качество проектов, их обоснованность несут руководители, которые их вносят.

7.2. Не допускается принятие повторных постановлений, если не выполнены ранее принятые. (Кроме случаев, когда необходимость принятия нового постановления продиктована существенными изменениями обстоятельств, или по заключению руководителя аппарата администрации города и управления правового обеспечения и координации правоохранительной деятельности с изложением доводов о целесообразности принятия данного постановления).

7.3. Представление проектов распорядительных документов осуществляется через общий отдел аппарата администрации.

7.4. При составлении проектов документов (постановлений, распоряжений), справок к ним необходимо соблюдать следующие требования:

- точные наименования организаций-исполнителей, фамилии руководителей и сроки выполнения распорядительного документа;

- поручения о контроле (контроль за исполнением распорядительных документов возлагается на одного или нескольких заместителей мэра в соответствии с распределением обязанностей);

- пункт о признании утратившими силу предшествующих распорядительных документов либо их отдельных пунктов, если вновь принимаемый документ исключает действие ранее принятых;

- к проекту прилагается справка с изложением мотивов принятия данного распорядительного документа и его обоснование.

7.5. Размер постановления, распоряжения не должен превышать 1-3 страниц машинописного текста, отпечатанного через 1,5 интервала, справок и записок - 3-4 страницы.

7.6. Проекты постановлений, распоряжений должны иметь заголовки, раскрывающие основное содержание вопроса.

7.7. Во вступительной части кратко излагаются мотивы издания постановления, распоряжения. Ясно сформулированные и обоснованные цели и задачи должны излагаться кратко и последовательно, исключая возможность двоякого толкования.

Распоряжение может не иметь вступительной части.

7.8. В постановляющей, распорядительной части с последовательной нумерацией пунктов арабскими цифрами даются конкретные указания исполнителям о характере и содержании их действий, указываются реальные сроки исполнения.

Задания должны быть реальными, конкретными, обеспечены необходимой материально-технической базой и финансированием.

7.9. Текст пунктов распорядительной части излагается в повелительной форме: обязать, поручить и т. п.

7.10. В случаях, когда исполнителем является орган или организация, не подчиненная администрации, применяется рекомендательная форма: предложить, рекомендовать и т. п.

7.11. При упоминании в документах правовых актов указываются даты изданий и точные наименования акта и органа, его издавшего.

7.12. В тех случаях, когда проект распорядительного документа предусматривает обращения с ходатайством в вышестоящие органы, к нему прилагается проект письма по данному вопросу. Письмо после подписи вместе с постановлением направляется соответствующему адресату.

7.13. Проекты постановлений, подготовленные во исполнение документов вышестоящих органов, должны содержать ссылку на эти документы (наименование, дату, номер, заголовок). Подготовка их не должна превышать десяти дней. Более длительные сроки для документов, сложных по характеру, исполнения определяются мэром.

7.14. При подготовке проекта документа во изменение или в дополнение к ранее принятому в заголовке полностью указывается дата, номер и полное название документа.

7.15. Когда постановлением, распоряжением утверждаются самостоятельные документы (положения, инструкции, планы и т. д.) либо к распоряжению приобщаются другие документы, они указываются в тексте как приложения.

Приложения к распорядительным документам содержат в правом верхнем углу первого листа документа отметку по форме.

                                                Приложение

                                                к постановлению

                                                мэра города

                                                от 22.02.97 N 524

При наличии нескольких приложений к распорядительным документам на них проставляются порядковые номера: приложение 1, приложение 2 и т. д. Знак N перед цифровым обозначением не ставится, приложения нумеруются арабскими цифрами.

7.16. При подготовке первоначальных вариантов распорядительных документов специальные бланки не применяются.

7.17. Согласование проекта распорядительного документа оформляется визами, которые включают личную подпись, должность визирующего и дату визирования.

Расшифровка подписи (инициалы и фамилия) обязательна.

7.18. Фамилия исполнителя, подготовившего документ, и номер его служебного телефона располагается в левом нижнем углу листа согласований.

7.19. Подготовленный проект распорядительного документа должен пройти согласование. Визы проставляются на листе согласований, который выдается общим отделом (прилагается).

Перед согласованием делается запись с указанием структурного подразделения, которое вносит проект на рассмотрение. Например: Проект внесен департаментом по экономике, собственности и инвестиционной политике.

7.20. Первоначальные проекты документов визируются:

- ответственным работником - исполнителем;

- руководителями департаментов, управлений, комитетов или лицами, их замещающими, которые представили проект и которым в документе предусматриваются задания или поручения;

- руководителями заинтересованных организаций.

Персональный перечень указанных лиц определяет заместитель мэра.

7.21. Проекты постановлений по вопросам архитектуры и земельным ресурсам соответственно готовятся в управлении архитектуры и градостроительства и в комитете по земельным ресурсам и землеустройству.

Ответственность за качество проектов, их согласование с заинтересованными сторонами несут руководители данных структурных подразделений.

7.22. Проект постановления (распоряжения) с листом согласований поступает в общий отдел аппарата администрации, где он редактируется и подготавливается к печати на ПЭВМ, затем переносится на бланк администрации города.

7.23. Проект постановления (распоряжения), оформленный на бланке администрации города, в обязательном порядке визируется:

- вице-мэром;

- руководителем аппарата администрации города;

- начальником управления правового обеспечения и координации правоохранительной деятельности;

- начальником финансово-казначейского управления администрации города.

Обязательное согласование осуществляется общим отделом на оборотной стороне первого листа документа. Завизированный руководителем аппарата администрации документ передается в секретариат мэра.

7.24. Постановления и распоряжения подписываются мэром, а в его отсутствие - заместителем мэра, исполняющим обязанности главы администрации. Мэр города вправе делегировать право подписания нормативных документов своим заместителям. Данная процедура оформляется отдельным документом.

7.25. Проекты постановлений по вопросам архитектуры и земельным визируются: руководителем аппарата администрации города, заместителем мэра, начальником департамента градостроительства, архитектуры и землепользования; начальником управления архитектуры и градостроительства, председателем комитета по земельным ресурсам и землеустройству; начальником управления правового обеспечения и координации правоохранительной деятельности, начальником управления Госархстройнадзора, главой администрации района.

7.26. Проекты постановлений нормативного характера в обязательном порядке проходят экспертизу в управлении правового обеспечения и координации правоохранительной деятельности, письменное заключение управления прилагается к проекту документа.

По вопросам, связанным с финансированием, должно быть представлено финансово-экономическое обоснование и заключение финансового управления города в письменном виде.

7.27. Приложения готовятся в структурных подразделениях и подписываются заместителем мэра или руководителем структурного подразделения в соответствии с распределением обязанностей.

7.28. К проекту документа прилагаются исходные материалы, реестр рассылки, составленный и завизированный исполнителем, с указанием тиража размножения, адресов рассылки.

7.29. Срок согласования или заключения по проектам постановлений (распоряжений) у должностного лица не должен превышать 2 дней (для правового управления - 3 дня). Имеющиеся у должностного лица возражения по тексту излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту документа. При этом виза не ставится до согласования текста.

Если в процессе доработки в проект вносятся изменения принципиального характера, то он после решения руководителя аппарата администрации подлежит повторному визированию должностными лицами и руководителями заинтересованных организаций.

7.30. Внесение в проект незначительных, не меняющих суть документа изменений не влечет за собой повторного визирования.

Внесение каких-либо исправлений в подписанные распорядительные документы запрещено.

7.31. Постановления, распоряжения и решения коллегии после их подписания регистрируются в общем отделе. Постановлениям, распоряжениям и решениям коллегии присваиваются порядковые регистрационные номера, распоряжениям - порядковые регистрационные номера с буквой "р" (например, 236-р), нумерация ведется с начала и до конца года раздельно для постановлений, распоряжений и решений коллегии.

7.32. Все зарегистрированные постановления, распоряжения и решения коллегии оформляются и после размножения рассылаются общим отделом не позднее 3-дневного срока.

Передача документов из протокольной части общего отдела осуществляется по реестру, составляемому исполнителем документа.

7.33. Размноженные экземпляры постановлений, распоряжений удостоверяются печатью протокольной части общего отдела (в исключительных случаях - гербовой печатью).

7.34. Постановления и распоряжения администрации города систематизируются работниками общего отдела с ежемесячным составлением оглавлений.

8. Подписание документов и снятие копий

8.1. Отпечатанные на ПЭВМ или машинке и согласованные с заинтересованными лицами документы передаются на подпись.

При передаче документа на подпись исполнитель обязан проверить правильность его составления и оформления, наличие виз и приложений. Подготовленный документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.

8.2. Подпись проставляется на первом экземпляре документа. В состав подписи входит: наименование должности, инициалы и фамилия руководителя, подписавшего документ. Подпись может выделяться жирным шрифтом или курсивом.

Подписание документа, на котором обозначена подпись одного должностного лица, другим должностным лицом (путем проставления предлога "за" или косой чертой перед наименованием должности подписывающего) не разрешается. В этом случае необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ, и его фамилию (исправления "и.о.", "зам" вносятся машинописным способом).

Факсимиле ставится на документах только по личному указанию руководителя, которому оно принадлежит.

8.3. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности: удостоверениях, договорах, доверенностях, уставах, титульных списках, финансовых и в других предусмотренных нормативными актами случаях, ставится печать.

8.4. Копия соответствующего документа администрации воспроизводится на бланке, заверяется подписью начальника соответствующего отдела и печатью.

Архивные копии выдаются в соответствии с Положением об архиве.

9. Машинописные и копировально-множительные работы. Звукозапись мероприятий

9.1. Печатание служебных документов за подписью мэра, его заместителей выполняется в соответствующих секретариатах и приемных.

Выдачу бланков постановлений, распоряжений и писем и их учет осуществляет общий отдел.

9.2. Для печатания принимаются только служебные материалы. Печатание под диктовку не допускается.

Расшифровка и печатание служебных документов и материалов с магнитных носителей осуществляется в соответствующих секретариатах и приемных.

9.3. Все документы для печатания должны быть тщательно отредактированы, исполнитель обязан проверить рукопись документа. Особое внимание должно быть обращено на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов, географических названий, наименований организаций, цифр, дат. Сокращения слов применяются только общепринятые.

Рукописи, написанные неразборчиво, карандашом или красными чернилами, к печатанию не принимаются.

9.4. Письма за подписью руководителей структурных подразделений администрации, которым предоставлено право самостоятельно вести переписку, печатаются в приемных на бланках структурных подразделений.

9.5. Служебные документы, подлежащие размножению на множительных аппаратах, должны быть тщательно подготовлены, оригиналы печатаются на белой бумаге.

9.6. Копировально-множительные работы (размножение документов) в аппарате администрации выполняет общий отдел.

На размножение в общий отдел сдаются только служебные документы и материалы. Объемные материалы множатся в типографии.

9.7. Размножение документов производится по заявке, подписанной руководителем структурного подразделения (прилагается). Заявки выполняются в порядке очередности их поступления. В отдельных случаях при необходимости срочного размножения документов очередность определяется руководителем аппарата администрации. Учет копируемых документов ведется по заявкам и по показаниям счетчиков копировальных машин.

Размножение постановлений и распоряжений производится в соответствии с расчетом рассылки.

Не допускается необоснованное размножение документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов.

9.8. Размножение бланков не разрешается.

9.9. Звукозапись мероприятий, проводимых мэром города и его заместителями, осуществляется отделом информационных технологий.

Расшифровка и распечатка звукозаписи мероприятий ведутся как непосредственно в процессе проведения мероприятий, так и после их завершения по согласованию организаторов с начальником отдела организационной работы и взаимодействия с территориями.

9.10. Стенограмма при расшифровке звукозаписи печатается в соответствии с требованиями настоящей Инструкции по выполнению машинописных работ.

На лицевой стороне последнего листа каждого экземпляра стенограммы пишется слово "диктозапись", указывается фамилия работника, ответственного за расшифровку диктофонной записи, проставляется дата.

10. Подготовка и оформление документов заседаний и совещаний

10.1. Организационно-техническое и документационное обеспечение заседаний коллегии и постоянно действующих совещаний, проводимых мэром города, осуществляется отделом организационной работы и взаимодействия с территориями администрации в соответствии с принятыми нормативными актами администрации города.

10.2. Подготовку других заседаний и совещаний, необходимых документов к ним и оформление протоколов обеспечивают соответствующие секретариаты и структурные подразделения администрации.

11. Регистрация и отправка документов

11.1. Корреспонденция, отправляемая из администрации, подлежит регистрации. Номером ответного документа является индекс структурного подразделения администрации, номер дела по номенклатуре и входящий номер документа-запроса. В регистрационной карточке делается соответствующая отметка. Исходящим номером ответа на обращение граждан или направления его в другие организации является регистрационный номер жалобы, индекс структурного подразделения и первая буква фамилии заявителя.

11.2. Исходящие инициативные письма и письма, адресованные в вышестоящие органы, регистрируются в канцелярии на карточках. Исходящие номера этих документов состоят из индекса структурного подразделения и порядкового регистрационного номера (приложение).

11.3. Перед отправкой документов исполнитель обязан проверить наличие всех страниц документа и правильность их расположения, оформления и адресования, наличие подписей, виз, приложений, ссылки на номер и дату запроса (если дается ответ на запрос), сделать соответствующие отметки в карточке, после этого передать отправление в канцелярию. При отправлении документа, подлежащего возврату, в правом верхнем углу первой страницы ставится штамп "подлежит возврату".

11.4. Исходящая корреспонденция отправляется в день ее получения, кроме бандеролей и посылок, требующих времени для упаковки. Телеграммы и срочная корреспонденция отправляются немедленно.

При получении документов для отправки работники канцелярии проверяют наличие подписей, исходящих номеров, а также приложений, о которых указано в основном или сопроводительном документе.

11.5. При отправке корреспонденции через почту составляется реестр по форме, утвержденной органами связи.

11.6. Доставка корреспонденции в здании администрации осуществляется работниками канцелярии, которые вручают документы под расписку в журнале или реестре.

В исключительных случаях допускается вызов в администрацию работников подведомственных организаций для вручения срочной корреспонденции.

12. Основные положения работы с письмами граждан

12.1. Письма граждан, поступившие в администрацию, регистрируются на ПЭВМ или на машинке в приемной по обращениям граждан администрации города. Не подлежат регистрации анонимные письма и письма без обратного адреса.

12.2. Зарегистрированные письма, в зависимости от их содержания, направляются мэру города, его заместителям согласно распределению обязанностей и другим должностным лицам или исполняются в приемной. Копии поручений с письмами граждан и материалами по результатам исполнения поручений (с копиями ответов гражданам) возвращаются в обработанном состоянии в приемную по обращениям граждан для учета и хранения.

12.3. Если поручение по письму дано нескольким подразделениям, то работу по его рассмотрению координирует подразделение, указанное в резолюции первым.

12.4. Письма граждан не направляются на рассмотрение организациям и должностным лицам, действия которых обжалуются.

12.5. Письма граждан, поступившие с поручением руководителей высших органов государственной власти, регистрируются в приемной по обращениям граждан и контролируются в соответствующих приемных заместителей мэра.

12.6. Письма рассматриваются в структурных подразделениях администрации в срок до одного месяца со дня их регистрации в приемной по обращениям граждан. В отдельных случаях срок рассмотрения письма может быть продлен должностным лицом, давшим поручение, но не более чем на один месяц, о чем сообщается автору и организации, которой следует давать ответ.

Письма военнослужащих и членов их семей рассматриваются не позднее 7 дней со дня регистрации. В случае проведения специальной проверки сроки могут быть увеличены, но не более чем на 15 дней.

12.7. Письма граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, дан ответ заявителю в письменной или устной форме и, если требуется, организации, из которой поступило заявление.

В целях обеспечения своевременного рассмотрения заявлений граждан и устранения недостатков приемная по обращениям граждан администрации города проводит анализ работы с заявлениями граждан и представляет руководящим работникам ежемесячно.

13. Составление номенклатуры дел. Формирование дел, последующее хранение и использование документов

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения, оформления в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и индексации дел, определения сроков их хранения.

Номенклатура дел является основным учетным документом в делопроизводстве и служит основой для составления описи дел постоянного хранения и по личному составу, используется для учета дел временного срока хранения. Качество номенклатуры имеет большое значение для повышения культуры работы аппарата администрации.

Качество номенклатуры дел определяется тем, насколько она способствует единой системе формирования дел, обеспечения их учета, быстрому поиску документов, ориентации исполнителей при направлении документов в дела.

Номенклатура дел в администрации города и ее структурных подразделениях составляется по структурному признаку.

13.1. Исполненные и оформленные надлежащим образом документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел (приложение).

13.2. Номенклатура дел ежегодно разрабатывается заведующим архивом документов по личному составу и структурными подразделениями администрации города.

13.3. Номенклатура дел включает в себя все виды документов, образующихся в процессе деятельности приемных руководящих работников и структурных подразделений администрации города.

Систематизация дел, включаемых в номенклатуру, проводится по вопросам и темам, определяющим содержание документов, с указанием их разновидности. В конце каждого раздела оставляется несколько резервных номеров для внесения вновь образовавшихся дел.

13.4. Дела в номенклатуре располагаются по степени значимости включенных в них документов.

13.5. Индексом дела в номенклатуре является его порядковый номер.

Дела по вопросам, которые решаются в течение двух или более лет (переходящие), вносятся в номенклатуру каждого года с одним и тем же номером.

13.6. Номенклатура дел предусматривает формирование документов постоянного хранения отдельно от документов временного хранения.

13.7. На основании номенклатуры дел приемных и структурных подразделений аппарата администрации составляется сводная номенклатура дел. В ней учитываются все документы, образующиеся в процессе деятельности администрации города.

13.8. Номенклатура дел ежегодно, не позднее 25 декабря, пересматривается; при необходимости в нее вносятся соответствующие изменения и дополнения, согласовывается с архивным отделом Правительства области и утверждается руководителем аппарата администрации (руководителем структурного подразделения).

В течение года по согласованию с руководителем аппарата администрации и архивным отделом Правительства области в утвержденную номенклатуру дел могут вноситься изменения и дополнения.

13.9. Хранение документов у исполнителей не разрешается. На каждое названное в номенклатуре дело к началу года заводится папка, куда группируются документы по мере их исполнения.

13.10. При оформлении дел необходимо:

раздельно группировать дела постоянного и временного сроков хранения (приложения);

проверять соответствие документов заголовку дела по номенклатуре, группировать в деле документы одного года;

проверять правильность оформления документов, т.е. наличие необходимых подписей, дат и номеров, отметок об исполнении, подписей должностных лиц, заверяющих копии;

включать дела по одному экземпляру каждого документа, изымать лишние экземпляры и черновики документов, удалять скрепки и булавки;

документы в делах располагать в хронологическом порядке. В необходимых случаях соблюдать логическую последовательность, т.е. документ-ответ помещать после документа-запроса. Приложения присоединять к документам, к которым они относятся (приложения большого объема выделять в отдельные тома).

13.11. В каждый том (дело) рекомендуется подшивать не более 250 листов. При большом количестве документов, относящихся к данному делу, формируется несколько томов под одним номером. В конце каждого дела оформляется заверительная надпись.

13.12. Неисполненные и подлежащие возврату документы подшивать в дела запрещается.

13.13. Дела трехлетнего и годичного срока хранения в архив не сдаются, а уничтожаются в структурных подразделениях администрации по акту, который утверждается руководителем подразделения (приложение).

13.14. По окончании делопроизводственного года в каждом структурном подразделении составляется акт в двух экземплярах, на основании которых дела передаются в архив документов по личному составу администрации, один экземпляр возвращается в структурное подразделение с распиской о приеме дел в архив.

13.15. В архив документов по личному составу администрации передаются дела постоянного и временного хранения через год после завершения их в делопроизводстве структурных подразделений.

13.16. Дела и копии документов, хранящиеся в архиве, предоставляются работникам администрации города для работы в помещении архива или под расписку во временное пользование (не более одного дня) вне архива.

Подлинники постановлений, распоряжений и решений коллегии не выдаются.

13.17. До передачи в государственный архив документы, подлежащие государственному хранению, хранятся в архиве администрации в течение 5 лет, материалы по личному составу - согласно номенклатуре дел. По истечении указанных сроков эти дела передаются в государственный архив в установленном порядке.

14. Обеспечение сохранности документов, печатей, бланков

14.1. Лица, ответственные за ведение делопроизводства, обязаны обеспечить сохранность находящихся у них документов. Дела с момента заведения их в делопроизводстве и до сдачи в архив или уничтожения должны храниться в рабочих комнатах или в специально приспособленных закрывающихся помещениях, шкафах, располагаться вертикально корешками наружу, предохраняться от пыли и воздействия солнечного света. На корешке каждого дела указывается его индекс в соответствии с номенклатурой. Перечень индексов прикрепляется на внутренней дверце шкафа. Последовательность расположения дел на полке должна соответствовать последовательности заголовков по номенклатуре.

14.2. Все печати и штампы регистрируются в управлении правового обеспечения и координации правоохранительной деятельности администрации города и выдаются работникам структурных подразделений администрации города под расписку.

14.3. Администрацией города используются следующие печати:

- круглая гербовая печать администрации - ставится на подпись мэра, вице-мэра, заместителей мэра, руководителя аппарата администрации в договорах, свидетельствах, актах, при оформлении финансовых документов на получение денежных средств;

- круглая гербовая печать "Для регистрации документов" ставится на регистрационные документы;

- малая гербовая печать администрации - ставится на удостоверения должностных лиц администрации, назначенных мэром;

- круглая печать с гербом города Саратова ставится на Почетные грамоты администрации города, документы по личному составу;

- круглая печать "Протокольная часть" ставится на копиях постановлений, распоряжений мэра города;

- круглая печать "Для документов" ставится соответственно на пакетах и реестрах при получении и отправлении корреспонденции через фельдъегерскую и спецсвязь, при оформлении телеграмм и командировочных удостоверений;

- для проставления оттиска о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются мастичные штампы. Мастичный угловой штамп ставится на подписанные письма, напечатанные не на бланках и направляемые в подведомственные отделы, управления.

14.4. Оттиск печати ставится на документах в указанных местах. При этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

14.5. Изготовление печатей производится по указанию руководителя аппарата администрации с обязательным согласованием с управлением правового обеспечения и координации правоохранительной деятельности администрации города. Заявки на их изготовление направляются в административно-хозяйственный отдел для размещения и исполнения заказов.

14.6. Ответственность за хранение и правильное использование печатей, штампов и бланков документов администрации возлагается:

гербовых печатей, малой гербовой печати - на руководителя аппарата администрации;

круглых печатей структурных подразделений администрации города соответственно на их руководителей;

бланков писем, постановлений, распоряжений и решений коллегии - на начальника общего отдела.

Печати, штампы и бланки подлежат хранению только в сейфах или металлических шкафах.

14.7. В случае утери печатей и штампов незамедлительно ставится в известность руководитель аппарата администрации города.

14.8. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы сдаются руководителю аппарата администрации.