Приложение. Регламент подготовки и проведения мероприятий с участием главы администрации города

Приложение

к постановлению администрации г. Саратова

от 15 декабря 2006 г. N 448А

Регламент
подготовки и проведения мероприятий с участием главы администрации города

Настоящий Регламент определяет порядок планирования, подготовки и проведения мероприятий с участием главы администрации города (далее по тексту - мероприятия).

1. Мероприятия проводятся в соответствии с перечнем мероприятий с участием главы администрации города (далее по тексту - Перечень), утверждаемым на месяц главой администрации города.

2. Планирование и подготовка Перечня осуществляется отделом организационной работы организационно-контрольного управления аппарата администрации города.

3. Заместители главы администрации города, главы администраций районов города не позднее 25 числа текущего месяца представляют предложения о мероприятиях для включения их в Перечень на месяц с указанием даты, времени, места, лиц, ответственных за их проведение.

Мероприятия, предлагаемые к включению в Перечень, должны содержать обоснование необходимости участия в них главы администрации города.

4. Подписанный заместителем главы администрации города, руководителем аппарата администрации Перечень мероприятий в срок, не позднее 3 дней планируемого месяца, представляется на утверждение главе администрации города и после утверждения рассылается во все структурные подразделения администрации города и иным заинтересованным лицам.

5. В случае необходимости внесения дополнений и изменений в утвержденный Перечень мероприятий руководитель структурного подразделения администрации города должен не позднее чем за 7 дней проинформировать аппарат администрации города об изменении проведения мероприятия.

6. В отдел организационной работы организационно-контрольного управления аппарата администрации города представляются следующие документы по проведению мероприятия:

- порядок или сценарий проведения мероприятия;

- список приглашенных, участвующих в мероприятии;

- список выступающих;

- список президиума (если предполагается);

- список награждаемых (если предполагается);

- информацию по тематике мероприятия;

- информацию об истории предприятия (организации, если предполагается);

- схему подъезда автомобиля;

- тезисы выступления для главы администрации города.

В случае необходимости отдел организационной работы организационно-контрольного управления аппарата администрации города вправе запросить другие документы.

7. К составлению указанных документов предъявляются следующие требования:

- порядок или сценарий проведения мероприятия обязательно должен содержать точное название, дату, время и место его проведения, категории приглашенных на мероприятие, регламент его проведения, порядок выступления участников, процедуру награждения (если предполагается), а также указывается ответственный за ведение мероприятия;

- объем информации по тематике не должен превышать двух страниц (без учета таблиц, графиков, диаграмм и т.п.).

Указанные документы оформляются на листах формата А4, размер шрифта - 14 с одинарным междустрочным интервалом. Дата, время и место проведения мероприятия указываются в правом верхнем углу листа под наименованием мероприятия.

Документы по проведению мероприятий представляются в аппарат администрации города на печатном и электронном носителе не позднее чем за 2 дня до даты его проведения.

При подписании соглашений или договоров о сотрудничестве подготовку документов осуществляют инициаторы мероприятий.

При проведении церемонии награждения также представляются списки с указанием фамилий, имен, отчеств, должностей и мест работы награждаемых.

Представляемые документы подписываются заместителями главы администрации города или главами районов, внесшими предложения о проведении мероприятия.

В случае непредставления или некачественного представления документов в указанные сроки мероприятие исключается из Перечня.

8. Организационно-техническая подготовка мероприятия и благоустройство прилегающей территории к месту проведения мероприятия возлагается на инициатора и главу администрации соответствующего района.

9. Извещение участников о дне, времени и месте проведения мероприятия, а также их регистрация осуществляется инициатором после согласования документов с отделом организационной работы аппарата администрации города.

10. Мероприятия, проводимые в г. Москва, готовятся при участии заместителя руководителя аппарата по вопросам взаимодействия с федеральными органами государственной власти в соответствии с установленным порядком.

11. Заместитель главы администрации города по общественным отношениям, председатель комитета по общественным отношениям, анализу и информации несет ответственность за оповещение и участие представителей средств массовой информации в мероприятиях и подготовку тезисов выступления главе администрации города.

12. Контроль за организацией подготовки, проведения мероприятий и своевременным представлением необходимых документов главе администрации города осуществляет заместитель главы администрации города, руководитель аппарата администрации.