Приложение. Положение об организации контроля за исполнением документов в администрации города

Приложение

к постановлению главы администрации г. Саратова

от 28 мая 2007 г. N 358

Положение
об организации контроля за исполнением документов в администрации города

1. Общие положения

1.1. Контроль за исполнением документов устанавливается для обеспечения своевременного, качественного решения содержащихся в них вопросов, выявления и устранения причин, препятствующих их выполнению.

Действия по контролю включают в себя постановку на контроль, непосредственную проверку хода исполнения, учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов, оказание необходимой помощи для реализации намеченного и снятие с контроля.

1.2. Контролю подлежат:

- входящие документы: указы, распоряжения, поручения Президента Российской Федерации, постановления, распоряжения, поручения Правительства Российской Федерации, правовые акты палат Федерального Собрания Российской Федерации, постановления Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, постановления, распоряжения, поручения Губернатора области, Правительства области, правовые акты областной Думы, правовые акты городской Думы (далее - документы);

- внутренние документы: постановления и распоряжения главы администрации города, поручения главы администрации города (далее - документы);

- исходящие документы, где указаны сроки исполнения и конкретные задания, а также документы, по выполнению которых необходима подготовка ответов или ожидается их получение. На контроль могут быть поставлены и другие документы по указанию главы администрации города и первого заместителя главы администрации города.

1.3. Решение о постановке на контроль документов принимают глава администрации города и первый заместитель главы администрации города.

Контроль за исполнением правовых актов осуществляют:

- глава администрации города;

- первый заместитель главы администрации города;

- заместители главы администрации города;

- председатель комитета правового обеспечения;

- руководители структурных подразделений администрации города согласно распределению обязанностей.

1.4. Систематический контроль за исполнением документов осуществляют работники территориальных и иных структурных подразделений администрации города.

Руководители территориальных и иных структурных подразделений администрации города несут ответственность за исполнение контролируемых документов в порядке, установленном действующим законодательством.

В случае возникновения обстоятельств, затрудняющих своевременное исполнение документов, руководители, на которых возложен контроль за исполнением документов, вносят предложения главе администрации города по изменению сроков исполнения, приостановлению или отмене соответствующего документа.

1.5. Ответственность за сроки представления, качество и достоверность отчетов об исполнении документов, указанных в данном разделе, несет должностное лицо, на которое возлагается контроль главой администрации города.

В тех случаях, когда в документе контроль возлагается на нескольких должностных лиц, то исполнение документа координирует должностное лицо, указанное в документе первым. Отчет об исполнении документа представляется этим должностным лицом по согласованию с соисполнителями. Если в отчете содержатся ссылки на другие документы, при этом указываются: принявший (утвердивший) орган, дата их принятия, номер и полное наименование в настоящей последовательности.

1.6. Отдел контроля организационно-контрольного управления аппарата администрации города (далее - отдел контроля) осуществляет регистрацию и контроль за исполнением документов при помощи персонального компьютера, подключенного к локальной вычислительной сети администрации города. Дублирование информации по перечисленным документам ведется по контрольным карточкам.

1.7. Методическое руководство работой по организации контроля за исполнением документов территориальными и иными структурными подразделениями администрации города осуществляет начальник отдела контроля.

1.8. По результатам анализа контрольной деятельности отдел контроля представляет на имя главы администрации города аналитическую информацию, а в случае неудовлетворительной работы предлагает меры по устранению выявленных недостатков. По фактам несвоевременного или ненадлежащего исполнения документов отдел контроля вносит предложения о применении дисциплинарных взысканий к муниципальным служащим за допущенные нарушения, неисполнение или ненадлежащее исполнение ими должностных обязанностей.

1.9. Отдел контроля вносит предложения для рассмотрения на аппаратном совещании при главе администрации города хода исполнения документов, находящихся на контроле, и готовит справку о выполнении распорядительных документов в территориальных и иных структурных подразделениях администрации города.

2. Организация контроля за исполнением указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений и поручений Правительства Российской Федерации, правовых актов палат Федерального Собрания Российской Федерации, постановлений, распоряжений и поручений Губернатора Саратовской области, Правительства области, правовых актов областной Думы и других документов

2.1. Правовые акты Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, правовые акты палат Федерального Собрания Российской Федерации, постановления, распоряжения и поручения Губернатора Саратовской области, Правительства Саратовской области, правовые акты Саратовской областной Думы, правовые акты Саратовской городской Думы в день их получения сектором служебной корреспонденции аппарата администрации города докладываются главе администрации города, а в его отсутствие первому заместителю главы администрации города или заместителю главы администрации города, исполняющему обязанности главы администрации города. В соответствии с резолюцией главы администрации города (а в его отсутствие первого заместителя главы администрации города или заместителя главы администрации города, исполняющего обязанности главы администрации города) сектор служебной корреспонденции вручает исполнителям под роспись регистрационную карточку и копию документа. Документ и копия регистрационной карточки передается в отдел контроля.

Отдел контроля при получении документов, взятых на контроль, заводит контрольные дела, в которые помещает:

- документ, взятый на контроль;

- контрольную карточку (копия - передается исполнителю);

- копии отчетных документов исполнителей;

- справки о результатах проверок и иную переписку о ходе исполнения документов.

Копии федеральных законов, правовых актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации сектором служебной корреспонденции в течение рабочего дня передаются в комитет правового обеспечения администрации города.

2.2. Резолюции исполнителям должны содержать фамилии лиц, ответственных за исполнение и контроль, конкретные поручения, сроки их исполнения, дату и подпись.

2.3. По поручению главы администрации города, первого заместителя главы администрации города и заместителей главы администрации города территориальные и иные структурные подразделения администрации города готовят проекты постановлений, распоряжений, поручений или мероприятия по выполнению правовых актов Российской Федерации, Губернатора и Правительства области.

2.4. Взятые на контроль документы исполняются в сроки, указанные в этих документах или в резолюции главы администрации города. Срок исполнения, если он не определен в документе, устанавливается в один месяц. Документы с грифами "В. срочно", "Срочно" исполняются в трехдневный срок, а требующие дополнительного изучения поставленных вопросов - в течение десяти дней; в десятидневный срок исполняются также документы, содержащие в тексте указание "Оперативно".

Срок исполнения документа исчисляется со дня его поступления в администрацию города. В случае если окончание срока приходится на выходной день, то окончанием срока для исполнения документа является первый следующий за ним рабочий день.

Документы вышестоящих органов, по которым предусмотрено представление отчетов в течение нескольких лет, находятся на контроле до представления отчета к последнему сроку.

При необходимости продления срока исполнения документа должностное лицо, на которое возложен контроль, представляет главе администрации города (через отдел контроля) проект служебной записки в соответствующие вышестоящие органы области с мотивированной просьбой о продлении срока. В записке должны указываться аргументированные причины внесенного предложения, а также конкретные меры, принимаемые должностным лицом для исполнения документа. Служебная записка исполнителя представляется не позднее чем за пять дней до окончания установленного срока.

Отдел контроля информирует исполнителя о принятом решении.

Учет документов федеральных и областных органов исполнительной власти, поставленных на контроль, ведется по форме, согласно приложениям NN 1 и 2.

Регистрационная карточка (приложение N 1) возвращается исполнителем в сектор служебной корреспонденции в пятидневный срок с момента получения документа.

2.5. Подготовка проектов постановлений и распоряжений главы администрации города, поручений или мероприятий, во исполнение документов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации, постановлений, распоряжений и поручений Губернатора и Правительства области осуществляется в соответствии с Инструкцией по работе с документами в администрации г. Саратова.

После принятия по документам Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации, Губернатора и Правительства области правовых актов (постановлений и распоряжений главы администрации города), подготовки поручений, мероприятий делаются записи в регистрационных и контрольных карточках в графе "Отметка об исполнении". Дальнейший контроль осуществляется по документам, принятым главой администрации города по форме согласно приложению N 2.

2.6. Отчеты в федеральные и областные органы власти об исполнении документов должны отправляться из администрации города не позднее чем за 3 дня до истечения установленного срока. В случае непредставления отчета в указанный срок отдел контроля информирует об этом заместителя главы администрации города, руководителя аппарата администрации с указанием виновных лиц, допустивших нарушения.

2.7. В тех случаях, когда по документам Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации, Губернатора и Правительства области не приняты постановления и распоряжения главы администрации города, в отдел контроля представляются копии справок, направленные в вышестоящие органы, за подписью должностного лица, на которого возложен контроль за исполнением документа, о выполнении или объективных причинах невыполнения вышеперечисленных документов. Если в справках даны ответы не на все поручения, то документы с контроля не снимаются, о чем сообщается исполнителю. Документы уточняются и дорабатываются. Срок доработки не должен превышать 5 дней.

3. Организация контроля за исполнением постановлений и распоряжений главы администрации города, поручений главы администрации города

3.1. Организация контроля и проверки исполнения постановлений и распоряжений главы администрации города, поручений главы администрации города предусматривается в планах работы приемных главы администрации города и первого заместителя главы администрации города, заместителей главы администрации города, заместителя главы администрации города, руководителя аппарата и структурных подразделений администрации города.

3.2. Отдел делопроизводства передает в отдел контроля один экземпляр правовых актов главы администрации города в соответствии с реестром рассылки. Отдел контроля на каждый документ, взятый на контроль, заводит контрольное дело, в которое помещает:

- документ, взятый на контроль;

- контрольную карточку по форме согласно приложению N 2 или контрольный лист в случае, если документ содержит несколько заданий нескольким исполнителям согласно приложению N 3;

- отчетные документы исполнителей;

- справки о результатах проверок и иную переписку о ходе исполнения документов.

3.3. Отделом контроля используются меры упреждающего контроля: ответственным исполнителям направляются справки предупредительного контроля (или напоминания) по документам, срок которых истекает в ближайшие пять дней.

3.4. Непосредственный контроль за сроками представления отчетов об исполнении принятых документов осуществляют работники приемных главы администрации города и первого заместителя главы администрации города, заместителей главы администрации города, заместителя главы администрации города, руководителя аппарата и структурных подразделений администрации города.

Работники приемных главы администрации города и первого заместителя главы администрации города, заместителей главы администрации города, заместителя главы администрации города, руководителя аппарата и структурных подразделений администрации города:

- ведут учет (при помощи персонального компьютера, подключенного к локальной вычислительной сети администрации города, картотеки или журнала) и контроль за исполнением документов, своевременно доводят до сведения руководителя и конкретных исполнителей полученные документы;

- заблаговременно, до истечения срока исполнения, выясняют у исполнителя состояние хода исполнения документов и докладывают руководителю.

3.5. Полученные от структурных подразделений администрации города отчеты об исполнении контролируемых документов работники приемных главы администрации города и первого заместителя главы администрации города, заместителей главы администрации города, заместителя главы администрации города, руководителя аппарата и структурных подразделений администрации города в недельный срок анализируют, сверяют с заданиями и не позднее чем за пять дней до окончания срока исполнения документа передают их в отдел контроля для подготовки главе администрации города и первому заместителю главы администрации города и заместителям главы администрации города информации для рассмотрения вопроса о снятии с контроля или продлении срока исполнения документа.

3.6. Взятые на контроль документы исполняются в сроки, указанные в этих документах. Срок исполнения, если он не определен в документе, устанавливается в один месяц (срок исчисляется в календарных днях с момента принятия документа). В случае если окончание срока приходится на выходной день, то окончанием срока для исполнения документа является первый следующий за ним рабочий день.

При необходимости продления срока исполнения документа руководитель структурного подразделения администрации города, на которого возлагается контроль, представляет на имя главы администрации города или первого заместителя главы администрации города (через отдел контроля) служебную записку с мотивированной просьбой о продлении срока. В записке должны указываться аргументированные причины внесенного предложения, а также конкретные меры, принимаемые должностным лицом для исполнения документа. Служебная записка представляется не позднее чем за пять дней до окончания установленного срока исполнения документа. Отдел контроля информирует исполнителя о принятом решении.

Снятие с контроля документа не прекращает его действия.

3.7. Отдел контроля 10 числа каждого месяца представляет главе администрации города итоговую справку о ходе исполнения принятых постановлений и распоряжений по установленной форме согласно приложению N 4.

4. Организация контроля за исполнением других служебных документов

4.1. Контроль за исполнением служебных документов (письма вышестоящих органов, администраций районов города, в которых содержатся конкретные поручения, указания, предложения и просьбы, другая корреспонденция, а также исходящие документы) осуществляется в приемных главы администрации города и первого заместителя главы администрации города, заместителей главы администрации города, заместителя главы администрации города, руководителя аппарата и структурных подразделений администрации города.

4.2. Жалобы и обращения, поступившие в администрацию города, направляются для регистрации в отдел по организации личного приема и работы с обращениями граждан аппарата администрации города и возвращаются для исполнения в соответствующие приемные.

Рассмотренные материалы с другими документами проверок на основании резолюций возвращаются для учета и хранения в отдел по организации личного приема и работы с обращениями граждан аппарата администрации города.

В целях обеспечения своевременного рассмотрения обращений граждан и устранения недостатков отдел по организации личного приема и работы с обращениями граждан проводит анализ работы с обращениями граждан и ежемесячно представляет отчет соответствующим должностным лицам администрации города.

Приложение N 1

к Положению об организации

контроля за исполнением документов

в администрации города

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

                             Подлежит возврату до "___" ________ 200__ г.

                         Регистрационная карточка

Наименование документа:
Дата и N документа	Входящий N и дата получения документа
Краткое содержание:
Резолюция руководства:
Ознакомлены:
Отметка об исполнении:

Приложение N 2

к Положению об организации

контроля за исполнением документов

в администрации города

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

_________________________________________________________________________

                       Аппарат администрации города

                              Отдел контроля

_________________________________________________________________________

                                                         Дата

Исполнение контролирует:

________________________

        (Ф.И.О.)

                           Контрольная карточка

Документ от _________________ N __________

Входящий от _________________ N __________

Вид документа:

Содержание:

Резолюция:

Автор резолюции:

Исполнитель:

               Срок:                               Исполнено:

Отметки об исполнении: __________________________________________________

_________________________________________________________________________

Задание:

не выполнено, перенесено до _____________________________________________

_________________________________________________________________________

Дата "___"____________                     Подпись ______________________

выполнено: ______________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Дата "___"____________                     Подпись ______________________

Приложение N 3

к Положению об организации

контроля за исполнением документов

в администрации города

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

_________________________________________________________________________

                       Аппарат администрации города

                              Отдел контроля

_________________________________________________________________________

                                                         Дата

Исполнение контролирует:

________________________

        (Ф.И.О.)

                             Контрольный лист

                       документа от ________ N _______

     Вид документа:

     Содержание:

N пункта

N приложения

Срок исполнения

Исполнено фактически

Содержание задания

     Исполнитель:

     Отметки об исполнении: _____________________________________________

_________________________________________________________________________

Задание:

не выполнено, перенесено до _____________________________________________

_________________________________________________________________________

Дата "___"____________                           Подпись ________________

выполнено: ______________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Дата "___"____________                           Подпись ________________

Приложение N 4

к Положению об организации

контроля за исполнением документов

в администрации города

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

_________________________________________________________________________

                       Аппарат администрации города

                              Отдел контроля

_________________________________________________________________________

                                 Справка

           о неисполненных документах в _____________ 200__ г.

     Исполнение контролирует: ___________________________________________

                                                (Ф.И.О.)

N п.п. дата поступления

Краткое содержание

Срок исполнения, исполнители

Информация о ходе исполнения

"___"__________ 200__ г.                    Подпись _____________________