Постановление главы администрации муниципального образования г. Балаково Балаковского муниципального района Саратовской области от 17 марта 2008 г. N 7 "О внесении изменений и дополнений в постановление главы администрации муниципального образования город Балаково от 17 ноября 2006 года N 29 "Об утверждении Положения об организации личного приема, порядка рассмотрения и ведения делопроизводства по обращениям граждан в администрации муниципального образования город Балаково"

В связи с принятием Закона Саратовской области от 7 февраля 2008 года N 19-ЗСО "О признании утратившим силу Закона Саратовской области "О дополнительных гарантиях права граждан на обращение в органы государственной власти Саратовской области и органы местного самоуправления" постановляю:

1. Внести изменения и дополнения в постановление главы администрации муниципального образования город Балаково от 17 ноября 2006 года N 29, изложив Положение об организации личного приема, порядка рассмотрения и ведения делопроизводства по обращениям граждан в администрации муниципального образования город Балаково в новой редакции согласно приложению.

2. Руководителям структурных подразделений администрации ознакомить работников администрации и обеспечить неукоснительное выполнение Положения.

3. Отделу информационных технологий и информационно-аналитического обеспечения (Сорокина О.В.) опубликовать постановление в средствах массовой информации.

4. Контроль за исполнением постановления возложить на начальника отдела делопроизводства и технического обеспечения деятельности администрации Иванову Е.В.

Глава администрации муниципального образования город Балаково

М.В.Кузнецов

Положение
об организации личного приема, порядка рассмотрения и ведения делопроизводства по обращениям граждан в администрации муниципального образования город Балаково

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение разработано в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

1.2. Положение устанавливает общий порядок организации личного приема, рассмотрения и ведения делопроизводства по устным и письменным обращениям граждан в администрации муниципального образования город Балаково.

1.3. Делопроизводство по обращениям граждан в администрации муниципального образования город Балаково ведется централизованно в отделе делопроизводства и технического обеспечения деятельности администрации, далее - Отдел делопроизводства, отдельно от других видов делопроизводства, а в структурных подразделениях муниципальными служащими - в соответствии с должностными обязанностями, закрепленными должностными инструкциями.

2. Основные понятия

Для целей настоящего Положения используются следующие основные термины:

2.1. Обращение гражданина (далее обращение) - направленные в администрацию муниципального образования город Балаково или должностному лицу письменное предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в администрацию муниципального образования город Балаково.

2.2. Предложение - рекомендация гражданина, направленная на улучшение организации деятельности органов и (или) должностных лиц местного самоуправления города, муниципальных унитарных предприятий, учреждений города на решение вопросов экономической, политической, социально-экономической, культурной и других сфер города, относящихся к вопросам местного значения в соответствии с действующим законодательством.

2.3. Заявление - обращение гражданина, направленное на реализацию прав и охраняемых законом интересов заявителя или на устранение тех или иных недостатков в деятельности органов и (или) должностных лиц местного самоуправления города, должностных лиц муниципальных унитарных предприятий, учреждений города, препятствующих реализации прав и охраняемых законом интересов заявителя.

2.4. Жалоба - обращение гражданина по поводу нарушения его прав и охраняемых законом интересов, допущенного действием (бездействием) органов и (или) должностных лиц местного самоуправления города.

2.5. Коллективное обращение - обращение двух и более граждан, а также обращение, принятое на массовой акции и подписанное организаторами этой акции.

3. Прием поступающей корреспонденции

3.1. Все поступающие в администрацию муниципального образования город Балаково обращения граждан принимаются и учитываются Отделом делопроизводства.

При приеме корреспонденции проверяется:

- правильность адресования (ошибочно присланные возвращаются заявителю или пересылаются адресату);

- целостность конвертов и наличие указанных приложений, документов и других материалов.

3.2. Конверты с надписью "лично" не вскрываются, а регистрируются по данным, имеющимся на конверте, с последующей передачей адресату лично в течение суток с момента регистрации.

3.3. Конверты сохраняются и прилагаются к документам в том случае, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки, получения обращения или ответа на обращение по почтовому штемпелю. Во всех остальных случаях конверты уничтожаются.

3.4. Ошибочно доставленные письма пересылаются по назначению с обязательным сообщением заявителю.

3.5. Полученные письменные обращения граждан сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые. Не регистрируются обращения граждан, в которых отсутствуют данные о заявителе (фамилия, имя, отчество, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ).

4. Порядок регистрации обращений граждан

4.1. Поступившие в Отдел делопроизводства письменные обращения граждан регистрируются в день их поступления на специальных электронных регистрационных карточках (приложение N 1 к Положению).

4.2. При личном приеме граждан их письменные обращения также подлежат регистрации на соответствующих карточках (приложение N 2 к Положению).

4.3. Регистрации подлежат все обращения, в которых указаны фамилия, имя, отчество заявителя и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ.

4.4. На экземпляре поступившего обращения в правом нижнем углу ставится штамп с указанием даты и регистрационного номера, состоящего из начальной буквы фамилии автора, порядкового номера, через дробь индекса дела по номенклатуре (например А-23/02-43).

Обязательные реквизиты регистрации вносятся в регистрационную карточку: фамилия, имя, отчество заявителя, дата поступления, подробный адрес заявителя, регистрационный номер обращения, краткое содержание вопроса, фамилия, имя, отчество исполнителя, вносится в соответствии с распределением обязанностей между руководителями структурных подразделений согласно резолюции главы.

4.5. Все зарегистрированные обращения проверяются на повторность поступления. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу.

Повторным обращениям при их поступлении присваивается регистрационный индекс первого обращения. В правом верхнем углу повторных обращений и на регистрационных карточках делается отметка "ПОВТОРНО" и подбирается вся предшествующая переписка.

4.6. Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в администрацию, учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением перед индексом дел по номенклатуре, начиная со второго номера обращения, порядкового номера, проставляемого через дробь (например А-23/2-02-43).

4.7. Обращения, поступившие минуя Отдел делопроизводства, в структурные подразделения администрации, обязательно передаются в Отдел делопроизводства для регистрации.

4.8. Картотека формируется в хронологическом порядке.

4.9. Данные о зарегистрированных документах хранятся не менее 5 лет.

5. Порядок рассмотрения обращений граждан

5.1. После регистрации обращения передаются главе администрации, которым даются соответствующие указания по исполнению обращений граждан, в форме резолюции.

Резолюция проставляется на лицевой стороне первого листа документа, между адресом и текстом. В состав резолюции включаются следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя, содержание действий, срок исполнения, личная подпись и дата.

Если резолюция предусматривает несколько исполнителей, то ответственным за исполнение считается указанный первым, ему же и передается оригинал обращения, остальным исполнителям передаются копии.

Передача обращения от одного руководителя к другому или в другое структурное подразделение осуществляется по их согласованию и только через Отдел делопроизводства с отметкой о движении документов в регистрационной карточке.

5.2. Запрещается поручать подготовку ответов на обращения граждан тем должностным лицам, действия которых обжалуются.

5.3. Обращения, поступившие в Отдел делопроизводства с поручением (резолюцией) главы администрации, передаются под роспись в регистрационной карточке исполнителям для принятия мер.

5.4. Обращения считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы в письменной форме, в соответствии с законодательством.

5.5. Обращения с ответами передаются главе администрации для окончательного принятия решения по исполнению обращения. После чего руководителем, принявшим это решение, подписывается ответ, если он отправляется в другую организацию или должностному лицу, если нет, то проставляется в левом верхнем углу надпись "В дело", дата и личная подпись. Если для полного разрешения обращения гражданина требуются дополнительные сроки исполнения, в левом верхнем углу проставляется слово "КОНТРОЛЬ" и обращение ставится на повторный контроль.

5.6. Подписанные ответы на обращения граждан и закрытые в "дело" передаются в Отдел делопроизводства для отправления заявителям, другим организациям, должностным лицам.

5.7. Перед отправкой ответа заявителю или органу, направившему обращение для разрешения специалист Отдела делопроизводства обязан проверить наличие всех страниц обращения и ответа на него, правильность оформления и адресования, наличие подписей, приложений (если таковые имеются), ссылки на номер и дату направленного в адрес администрации обращения, сделать соответствующие отметки об исполнении в карточке, зарегистрировать и только после этого отправить на почту.

5.8. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации или должностного лица, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.

Решение о направлении обращения по принадлежности принимает глава администрации.

5.9. В случае если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

5.10. В случае если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

5.11. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

5.12. При получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, глава администрации муниципального образования город Балаково либо уполномоченное на то лицо вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

5.13. В случае если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, глава администрации муниципального образования город Балаково либо уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

6. Сроки рассмотрения обращений граждан

6.1. Обращения граждан, поступившие в администрацию муниципального образования город Балаково, рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации обращения.

6.2. В тех случаях, когда для разрешения обращения необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, срок рассмотрения обращения в порядке исключения может быть продлен главой администрации либо уполномоченным на то лицом, но не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.

6.3. Обращения, в резолюции которых был указан конкретный срок исполнения, - исполняются в данные сроки.

7. Организация личного приема граждан

7.1. Личный прием граждан в администрации города Балаково осуществляется главой администрации, а в его отсутствие лицом, исполняющим обязанности главы администрации, не реже одного раза в месяц в соответствии с утвержденным главой администрации графиком.

Информация о месте приема, а также об установленных для приема днях и часах доводится до сведения граждан через средства массовой информации.

7.2. Предварительная запись граждан к главе администрации на личный прием осуществляется секретариатом администрации ежедневно (кроме выходных и праздничных дней).

На каждого гражданина, обратившегося на личный прием, заводится карточка личного приема. Во время записи устанавливается кратность устного обращения, при повторных обращениях производится подборка всех имеющихся в администрации материалов по этому заявителю. Подобранные документы вместе с карточкой приема сотрудники отдела делопроизводства передаются ведущему прием по личным вопросам. Результат приема гражданина отмечается в карточке лично ведущим прием.

7.3. Руководитель, ведущий прием граждан, для обеспечения квалифицированных решений по поставленным гражданами вопросам может привлекать к их рассмотрению руководителей и специалистов структурных подразделений администрации.

7.4. Руководитель, ведущий прием граждан, руководствуясь законодательными и иными нормативными правовыми актами, в пределах своей компетенции, вправе принять одно из следующих решений:

- удовлетворить просьбу, сообщив гражданину порядок и срок исполнения принятого решения;

- отказать в удовлетворении просьбы, разъяснив мотивы отказа и порядок обжалования принятого решения;

- принять письменное заявление, если поставленные гражданином вопросы требуют дополнительного изучения или проверки, разъяснив ему причины, по которым просьба не может быть разрешена в процессе приема, порядок и срок ее рассмотрения.

7.5. Обращения, принятые во время личного приема руководителем, ведущим прием граждан, регистрируются и рассматриваются в порядке, установленном для письменных обращений граждан.

7.6. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина ведущим прием.

8. Контроль за рассмотрением обращений граждан

8.1. В целях обеспечения своевременного рассмотрения все зарегистрированные обращения граждан подлежат контролю.

8.2. Порядок организации контроля за рассмотрением обращений граждан включает в себя постановку на контроль, доведение до исполнителя обращения гражданина, проверку хода его выполнения, информирование главы администрации или его заместителя, руководителя аппарата администрации о результатах рассмотрения.

На каждое обращение заводится контрольная карта сроков рассмотрения обращений граждан (приложение N 3 к Положению).

8.3. Контроль за своевременным рассмотрением обращений граждан осуществляют специалисты Отдела делопроизводства.

8.4. Руководители структурных подразделений или по их поручению другие должностные лица должны обеспечить своевременное, правильное полное рассмотрение писем и исполнение решений, принятых по обращениям граждан.

9. Снятие с контроля и хранение рассмотренных обращений граждан

9.1. Обращения снимаются с контроля, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, заявителю дан ответ в письменной или устной форме, при необходимости, результаты рассмотрения сообщены заинтересованным организациям или должностным лицам, а также если документально подтверждено их исполнение.

Промежуточный ответ заявителю не является основанием для снятия обращения с контроля.

9.2. Обращения после их рассмотрения должны быть возвращены исполнителями со всеми относящимися к ним материалами и заполненной контрольной картой в Отдел делопроизводства для централизованного формирования дел. Формирование и хранение дел у исполнителя запрещается.

9.3. Обращения и документы по их рассмотрению, а также документы по личному приему граждан формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел администрации.

Каждое обращение и все документы по их рассмотрению формируются в отдельные дела, с расположением документов в хронологическом порядке. В случае получения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются в дело, сформированное ранее.

9.4. Отдел делопроизводства ведет анализ обращений граждан, представляет главе администрации информацию о результатах рассмотрения письменных и устных обращений граждан и соблюдении сроков их рассмотрения.

9.5. По истечении пяти лет документы по обращениям граждан подлежат уничтожению в установленном порядке.