Постановление главы администрации Балаковского муниципального образования Саратовской области от 2 июня 2008 г. N 1981 "Об утверждении положения об отделе делопроизводства администрации Балаковского муниципального района"

В соответствии с Уставом Балаковского муниципального района, положением об администрации Балаковского муниципального района, структурой администрации Балаковского муниципального района, утвержденной решением Собрания Балаковского муниципального района от 31.03.2008 г. N 397 и распоряжением главы администрации Балаковского муниципального района от 20.03.2008 г. N 174-р "О смене наименования администрации Балаковского муниципального образования", постановляю:

1. Утвердить положение об отделе делопроизводства администрации Балаковского муниципального района согласно приложению.

2. Признать утратившим силу постановление главы администрации Балаковского муниципального образования от 18.10.2006 г. N 2512 "Об утверждении положения об отделе делопроизводства администрации Балаковского муниципального образования".

Глава администрации Балаковского муниципального района

А.Ю.Галицин

Положение
об отделе делопроизводства администрации Балаковского муниципального района
(утв. постановлением главы администрации Балаковского муниципального района Саратовской области от 2 июня 2008 г. N 1981)

1. Общие положения

1.1. Настоящее положение определяет цели создания отдела, статус отдела делопроизводства администрации Балаковского муниципального района, его задачи, функции, права, взаимоотношения и связи, осуществление управления отделом делопроизводства, порядок его упразднения.

1.2. Отдел делопроизводства администрации Балаковского муниципального района, в дальнейшем именуемый - Отдел, является структурным подразделением администрации Балаковского муниципального района, созданным постановлением главы администрации Балаковского муниципального района, в соответствии с утвержденной структурой администрации Балаковского муниципального района.

1.3. Главными целями отдела являются:

1.3.1. организация, руководство работы по документационному обеспечению управления в администрации Балаковского муниципального района и ее структурных подразделениях;

1.3.2. ведение работы по контролю за документационным оборотом в администрации Балаковского муниципального района и ее структурных подразделениях.

1.4. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией РФ, Законами РФ, Законами Саратовской области, Указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства РФ, Правительства Саратовской области, Уставом Балаковского муниципального района, положением "Об администрации Балаковского муниципального района", нормативно-правовыми актами администрации Балаковского муниципального района, Инструкцией по делопроизводству в администрации Балаковского муниципального района, ГОСТ "Государственный стандарт Российской Федерации Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, настоящим Положением.

1.5. Структура, штат и регламент работы Отдела определяются начальником Отдела, по согласованию с заместителем главы администрации, руководителем аппарата администрации Балаковского муниципального района, исходя из необходимости выполнения функций, возложенных на Отдел, и утверждаются главой администрации Балаковского муниципального района.

2. Основные задачи Отдела

Основными задачами Отдела являются:

2.1. Организационно-техническое обеспечение ведения несекретного делопроизводства администрации Балаковского муниципального района.

2.2. Совершенствование форм и методов работы с документами в структурных подразделениях администрации Балаковского муниципального района.

2.3. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения, подготовки документов к передаче на архивное хранение в соответствии с действующими нормативами.

2.4. Сокращение документооборота, унификация форм документов.

2.5. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в структурных подразделениях администрации Балаковского муниципального района.

2.6. Разработка и внедрение прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники.

2.7. Обеспечение контроля над надлежащим исполнением структурными подразделениями администрации Балаковского муниципального района, должностными лицами действующих нормативных и методических документов по документационному обеспечению управления.

2.8. Обеспечение оперативного информирования структурных подразделений администрации Балаковского муниципального района, должностных лиц об основных положениях Государственной системы документационного обеспечения управления.

3. Функции Отдела

В соответствии с возложенными задачами Отдел осуществляет функции:

3.1. Организация и регламентирование документооборота в администрации Балаковского муниципального района и ее структурных подразделениях.

3.2. Контроль за организацией документооборота в структурных подразделениях администрации Балаковского муниципального района.

3.3. Осуществление экспедиционной обработки, регистрация документов и учетно-справочной работы по документам, в том числе:

3.3.1. Прием поступающей в администрацию Балаковского муниципального района служебной корреспонденции.

3.3.2. Регистрация поступающих в администрацию Балаковского муниципального района документов.

3.3.3. Регистрация исходящих из администрации Балаковского муниципального района документов.

3.3.4. Регистрация поступающих организационно-распорядительных документов из вышестоящих органов исполнительной власти области и передача их для осуществления контроля за их исполнением в организационно-контрольный отдел администрации Балаковского муниципального района.

3.3.5. Регистрация постановлений, распоряжений главы администрации Балаковского муниципального района.

3.3.6. Организация рассылки распорядительных и информационных документов администрации Балаковского муниципального района организациям, учреждениям, предприятиям, администрациям муниципальных образований, входящих в состав Балаковского муниципального района, а в необходимых случаях - гражданам, в соответствии с реестром рассылки, представленным ответственным исполнителем документа.

3.3.7. Прием и регистрация (через секретариат администрации Балаковского муниципального района) служебной информации по официальным каналам факсимильной связи.

3.4. Организация своевременного рассмотрения главой администрации Балаковского муниципального района поступающих документов.

3.5. Формирование почты со служебной корреспонденцией для главы администрации Балаковского муниципального района, заместителей главы администрации Балаковского муниципального района, руководителей комитетов, управлений и отделов администрации Балаковского муниципального района.

3.6. Доставка служебной корреспонденции главе администрации Балаковского муниципального района, первому заместителю главы администрации Балаковского муниципального района, заместителям главы администрации Балаковского муниципального района.

3.7. Осуществление контроля за соблюдением требований, установленных Инструкцией по делопроизводству, к подготовке, прохождению, оформлению и исполнению документов муниципальными служащими администрации Балаковского муниципального района, являющихся ответственными исполнителями документов, в том числе:

3.7.1. Осуществление контроля за прохождением, согласованием, визированием проектов распорядительных и информационных документов администрации Балаковского муниципального района соответствующими должностными лицами.

3.7.2. Осуществление контроля над соблюдением установленных требований к подготовке, прохождению и оформлению документов, представляемых на подпись главе администрации Балаковского муниципального района.

3.8. Обобщение и анализ сведений о ходе и результатах подготовки и исполнения документов, систематическое информирование главы администрации Балаковского муниципального района, заместителя главы администрации, руководителя аппарата администрации Балаковского муниципального района.

3.9. Организация и внедрение электронных форм контроля за подготовкой, прохождением и исполнением документов.

3.10. Организация изготовления, копирования и оперативного размножения организационно-распорядительных документов главы администрации Балаковского муниципального района, в соответствии с реестром рассылки, подготовленным ответственным исполнителем документа.

3.11. Разработка и проектирование номерных гербовых бланков, документов главы администрации Балаковского муниципального района.

3.12. Разработка номенклатуры дел администрации Балаковского муниципального района, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

3.13. Осуществление контроля над доступом к служебной документной информации и ее использованием.

3.14. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями администрации Балаковского муниципального района) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины среди муниципальных служащих при работе с документами.

3.15. Разработка, внедрение и ведение электронной документационной базы администрации Балаковского муниципального района.

3.16. Повышение квалификации муниципальных служащих в вопросах документационного обеспечения управления, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции Отдела.

3.17. Разработка и совершенствование Инструкции по делопроизводству в администрации Балаковского муниципального района, методических указаний и рекомендаций по документационному обеспечению управления.

3.18. Формирование протоколов распорядительных документов главы администрации Балаковского муниципального района.

3.19. Составление номенклатуры дел администрации Балаковского муниципального района.

3.20. Формирование документов в дела в соответствии с номенклатурой.

3.21. Оформление документов администрации Балаковского муниципального района для передачи в архив.

3.22. Ведение архива дел временного хранения.

3.23. Подготовка аналитических материалов о документообороте администрации Балаковского муниципального района.

3.24. Анализ качества подготовки исполнителями проектов нормативно-правовых документов главы администрации Балаковского муниципального района.

3.25. Анализ выполнения Инструкции по делопроизводству в администрации Балаковского муниципального района, структурных подразделениях администрации Балаковского муниципального района, администрациях муниципальных образований, входящих в состав Балаковского муниципального района.

3.26. Осуществление сбора и обработки информации, поступающей из структурных подразделений администрации Балаковского муниципального района: комитетов, управлений, отделов, предприятий, учреждений и организаций, от должностных лиц по вопросам компетенции отдела.

3.27. Осуществление проверок комитетов, управлений и отделов администрации Балаковского муниципального района, администраций муниципальных образований, входящих в состав Балаковского муниципального района, по вопросам ведения несекретного делопроизводства, исполнению нормативно-правовых актов главы администрации Балаковского муниципального района, вышестоящих органов по вопросам организации делопроизводства.

3.28. Осуществление проверок надлежащего исполнения должностными лицами администрации Балаковского муниципального района, предприятиями, учреждениями, организациями, финансируемыми полностью или частично из бюджета Балаковского муниципального района нормативно-правовых актов главы администрации Балаковского муниципального района по вопросам делопроизводства.

3.29. Подготовка отчетов и внесение соответствующих предложений по результатам проверок, анализа и состоянию делопроизводства главе администрации Балаковского муниципального района, заместителю главы администрации, руководителю аппарата администрации Балаковского муниципального района.

3.30. Направление, при необходимости и по согласованию с заместителем главы администрации, руководителем аппарата администрации Балаковского муниципального района, материалов о выявленных нарушениях в административные органы исполнительной власти для принятия соответствующих мер.

3.31. Обеспечение надлежащего хранения и использования служебных документов, контроль за их организацией в структурных подразделениях администрации Балаковского муниципального района.

3.32. Организация хранения, учета и расходования номерных гербовых бланков главы администрации Балаковского муниципального района в соответствии с предъявляемыми требованиями.

3.33. Выдача и заверение справок, выписок, копий документов, в соответствии с установленными требованиями.

4. Права Отдела

Для достижения поставленных перед Отделом целей, осуществления стоящих перед ним задач, надлежащего исполнения возложенных на него функций Отдел имеет следующие права:

4.1. Осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в комитетах, управлениях и отделах администрации Балаковского муниципального района.

4.2. Контролировать и требовать от руководителей комитетов, управлений и отделов администрации Балаковского муниципального района, муниципальных служащих выполнения установленных правил работы с документами в администрации Балаковского муниципального района.

4.3. Проводить проверки организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях администрации Балаковского муниципального района и доводить итоги проверок до главы администрации Балаковского муниципального района, руководителей структурных подразделений администрации Балаковского муниципального района для принятия соответствующих мер.

4.4. Привлекать в установленном порядке специалистов администрации Балаковского муниципального района к подготовке проектов документов по поручению руководства.

4.5. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.

4.6. Определять задачи документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации.

4.7. Разрабатывать и вносить на рассмотрение главы администрации Балаковского муниципального района, заместителя главы администрации, руководителя аппарата администрации Балаковского муниципального района проекты распорядительных документов по вопросам документационного обеспечения управления.

4.8. Вносить предложения главе администрации Балаковского муниципального района, заместителю главы администрации, руководителю аппарата администрации Балаковского муниципального района, соответствующим руководителям комитетов, управлений и отделов администрации Балаковского муниципального района, учреждений, организаций и предприятий, финансируемых полностью или частично из бюджета Балаковского муниципального района, о привлечении к дисциплинарной ответственности во всех случаях нарушения должностными лицами администрации Балаковского муниципального района установленных требований к работе с документами.

4.9. Организовывать обсуждение вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними.

4.10. Вносить на рассмотрение главы администрации Балаковского муниципального района и заместителя главы администрации, руководителя аппарата администрации Балаковского муниципального района представления о поощрении и наложении взысканий на муниципальных служащих, ответственных за делопроизводство и документационное обеспечение управления в администрации Балаковского муниципального района и ее структурных подразделениях.

4.11. Запрашивать и получать в порядке, не противоречащем действующему законодательству, от заместителей главы администрации Балаковского муниципального района, руководителей и должностных лиц структурных подразделений администрации Балаковского муниципального района, руководителей и должностных лиц учреждений, организаций и предприятий, финансируемых полностью или частично из бюджета Балаковского муниципального района, необходимую информацию, в том числе конфиденциального характера.

4.12. Пользоваться информационными базами данных администрации Балаковского муниципального района, а также базами комитетов, управлений и отделов администрации Балаковского муниципального района, учреждений, организаций и предприятий, финансируемых полностью или частично из бюджета Балаковского муниципального района в порядке, не противоречащем действующему законодательству РФ.

4.13. Создавать комиссии с привлечением представителей правоохранительных и контролирующих органов, а также специалистов администрации Балаковского муниципального района, для осуществления проверок надлежащего исполнения нормативно-правовых актов главы администрации Балаковского муниципального района и вышестоящих органов по вопросам документационного обеспечения управления в администрации Балаковского муниципального района, учреждениях, организациях и предприятиях, финансируемых полностью или частично из бюджета Балаковского муниципального района.

4.14. Иметь доступ при осуществлении своих функций, определенных настоящим Положением, во все комитеты, управлении и отделы администрации Балаковского муниципального района, учреждения, организации и предприятия, финансируемые полностью или частично из бюджета Балаковского муниципального района, в порядке, не противоречащим действующему законодательству РФ.

5. Управление Отделом

5.1. Руководство Отделом осуществляет начальник Отдела, назначаемый и освобождаемый от должности постановлением главы администрации Балаковского муниципального района.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

5.3. На должность начальника Отдела может быть назначено лицо, имеющее высшее или среднее профессиональное образование, соответствующее направлению деятельности и стаж работы по специальности не менее трех лет.

5.4. На время отсутствия начальника Отдела (ежегодный отпуск, болезнь, командировка, и т.п.) обязанности начальника возлагаются на одного из служащих Отдела по решению начальника Отдела.

5.5. Отдел в своей деятельности подчиняется непосредственно заместителю главы администрации, руководителю аппарата администрации Балаковского муниципального района.

5.6. Начальник Отдела самостоятельно определяет функции служащих Отдела.

5.7. На должности служащих Отдела могут быть назначены лица, удовлетворяющие квалификационным требованиям, предусмотренным в должностных инструкциях по каждой конкретной должности.

5.8. Служащие Отдела назначаются на должность и освобождаются от занимаемой должности распоряжением главы администрации Балаковского муниципального района.

5.9. На время отсутствия служащего Отдела (ежегодный отпуск, болезнь, командировка, и т.п.) его обязанности распределяются между остальными служащими Отдела или возлагаются на одного из служащих по решению начальника Отдела.

5.10. Служащие Отдела руководствуются распоряжениями и указаниями начальника Отдела, заместителя главы администрации, руководителя аппарата администрации Балаковского муниципального района и главы администрации Балаковского муниципального района.

5.11. Начальник несет персональную ответственность за деятельность всего Отдела.

6. Взаимоотношения и связи

Отдел в своей деятельности устанавливает следующие взаимоотношения:

6.1. Со структурными подразделениями администрации Балаковского муниципального района, служащие и работники которых являются штатными сотрудниками администрации Балаковского муниципального района:

6.1.1. Запрашивает и получает в установленном порядке информацию, необходимую для выполнения функций, возложенных на Отдел;

6.1.2. Осуществляет контроль за их деятельностью по вопросам, входящим в круг задач и функций, возложенных на Отдел.

6.2. С другими подразделениями, входящими в утвержденную Собранием Балаковского муниципального района, структуру администрации Балаковского муниципального района.

6.2.1. Осуществляет контроль за их деятельностью по вопросам, входящим в круг задач и функций, возложенных на Отдел.

6.3. С предприятиями, организациями, учреждениями, находящимися на территории Балаковского муниципального района и финансируемыми полностью или частично за счет средств бюджета Балаковского муниципального района:

6.3.1. Запрашивает и получает в установленном порядке информацию, необходимую для выполнения функций, возложенных на Отдел;

6.3.2. Привлекает к работе, связанной с выполнением функций, возложенных на Отдел, в том числе и на договорной основе;

6.3.3. Осуществляет контроль за их деятельностью по вопросам, входящим в круг задач и функций, возложенных на Отдел.

6.4. С представительством Губернатора и Правительства Саратовской области в Саратовской областной Думе:

6.4.1. Представляет отчеты, справки по вопросам, входящим в круг задач и функций, возложенных на отдел.

6.5. С прокуратурой города Балаково:

6.5.1. Представляет отчеты, справки, информации, отвечает на запросы по вопросам, входящим в круг задач и функций, возложенных на Отдел.

6.6. С управлением делопроизводства управления делами Правительства Саратовской области:

6.6.1. Получает консультации, рекомендации по вопросам, входящим в круг задач и функций, возложенных на Отдел.

6.6.2. Предоставляет отчеты, справки и иную информацию по вопросам, входящим в круг задач и функций, возложенных на Отдел.

6.6.3. Осуществляет взаимодействие по иным вопросам, входящим в круг задач и функций, возложенных на Отдел.

6.7. Представляет отчеты, справки и иную информацию, входящую в круг задач и функции Отдела, в Собрание Балаковского муниципального района.

6.8. С иными учреждениями и организациями и физическими лицами:

6.8.1. Запрашивает и получает в установленном порядке информацию, необходимую для выполнения функций, возложенных на Отдел;

6.8.2. Привлекает к работе, связанной с выполнением функций, возложенных на Отдел, учреждения, организации, предприятия, отдельных специалистов, в том числе и на договорной основе.

7. Упразднение Отдела

Упразднение Отдела может быть осуществлено по решению главы администрации Балаковского муниципального района в установленном законодательством Российской Федерации порядке и обеспечением служащим отдела гарантий, предусмотренных законодательством о труде и о муниципальной службе.