Постановление администрации Пугачевского муниципального района Саратовской области от 14 августа 2009 г. N 1481 "Об утверждении Положения об архивном отделе администрации Пугачевского муниципального района"

На основании статьи 33 Устава Пугачевского муниципального района, администрация Пугачевского муниципального района постановляет:

1. Утвердить прилагаемое Положение об архивном отделе администрации Пугачевского муниципального района.

2. Признать утратившим силу постановление администрации объединенного муниципального образования Пугачевского района Саратовской области от 22 июня 2001 года N 125 "Об утверждении Положения "Об архивном отделе администрации объединенного муниципального образования Пугачевского района".

3. Настоящее постановление вступает в силу с момента его подписания.

Глава администрации муниципального района

Д.А.Бондарь

Положение
об архивном отделе администрации Пугачевского муниципального района
(утв. постановлением администрации Пугачевского муниципального района Саратовской области от 14 августа 2009 г. N 1481)

1. Общие положения

1.1. Администрация Пугачевского муниципального района в целях эффективной организации архивного дела в муниципальном районе реализует полномочия по:

Организации и содержанию архивного отдела администрации;

Обеспечению хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, образовавшихся и образующихся в их деятельности, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность;

Решению вопросов о передаче права собственности на архивные фонды и архивные документы, за исключением отнесенных к ведению Российской Федерации, совместному ведению Российской Федерации и Саратовской области.

Для решения задач по реализации полномочий в области архивного дела администрация района образует в своем составе архивный отдел (далее - Отдел), выполняющий функции муниципального архива.

1.2. Архивный отдел является отделом администрации района без статуса юридического лица. Отдел пользуется печатью администрации района в установленном порядке, имеет угловой штамп или бланки со своим наименованием, для заверения архивных справок, копий, выписок из документов имеет печать с изображением герба Пугачевского муниципального района.

1.3. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральными законами Российской Федерации, Указами Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об архивном фонде Российской Федерации и архивах, Законом Саратовской области "Об архивном фонде Саратовской области и архивах", а также нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, управления по делам архивов Правительства Саратовской области, Уставом Саратовской области, законами Саратовской области, постановлениями областной Думы, правовыми актами Губернатора Саратовской области, органов местного самоуправления Пугачевского муниципального района, Уставом муниципального района Саратовской области, постановлениями и распоряжениями главы администрации Пугачевского муниципального района, настоящим Положением, а также другими нормативными актами, касающимися деятельности отдела.

1.4. Финансирование и материально-техническое обеспечение отдела осуществляется администрацией района.

1.4.1. Дополнительными источниками финансирования могут быть: целевые средства из бюджета Саратовской области (при реализации программы развития архивного дела, включающих мероприятия в муниципальном образовании, реализации отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела администрации, в том числе полномочий на хранение архивных фондов и архивных документов организаций, отнесенных к государственной собственности и расположенных на территории муниципального образования).

1.5. Администрация района обеспечивает отдел помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов; его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание и создание необходимых условий труда работников.

1.6. В состав архивного отдела входит архив документов по личному составу, структура и штатное расписание отдела утверждаются главой администрации района.

2. Задачи и функции

Основными задачами и функциями архивного отдела являются:

2.1. Обеспечение сохранности и учета архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в том числе:

хранение и учет документов, принятых в отдел, представление в установленном порядке учетных данных в управление по делам архивов Правительства Саратовской области;

проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;

подготовка, представление администрации и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в отделе.

2.1.1. Архивный отдел обеспечивает хранение:

архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав архивного фонда Саратовской области, в том числе образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении муниципального района и области;

архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью, входящих в состав архивного фонда Саратовской области, образовавшихся в процессе деятельности органов местного самоуправления по реализации отдельных государственных полномочий администрации, которыми она наделена;

архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в том числе личного происхождения, входящих в негосударственную часть Архивного фонда Саратовской области;

документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории муниципального района;

печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды отдела;

учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности.

2.1.2. Архивный отдел по согласованию с администрацией Пугачевского муниципального района может принимать на депозитарное хранение при наличии свободных площадей и необходимых условий, документы действующих муниципальных и государственных организаций, общественных организаций и граждан на договорных условиях.

2.1.3. Документы негосударственной части Архивного фонда области поступают на хранение в отдел в порядке и на условиях договоров между собственниками документов и отделом, действующим от имени администрации района при наличии доверенности.

2.2. Комплектование отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурно значение для муниципального района, в том числе:

составление списков организаций - источников комплектования отдела, утвержденных администрацией района и согласовываемых с управлением по делам архивов Правительства Саратовской области, систематическая работа по их уточнению;

отбор и прием документов постоянного (долговременного) хранения в отдел;

проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в отделе.

2.3. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций, содействие организациям других форм собственности в порядке реализации отдельных государственных полномочий администрации в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, включая:

проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в том числе по личному составу;

ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории муниципального района;

рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций - источников комплектования отдела и инструкций по делопроизводству;

рассмотрение и представление в управление по делам архивов Правительства Саратовской области поступивших от организаций описей дел постоянного хранения;

рассмотрение и представление описей дел по личному составу организаций, документы которых подлежат приему в архивный отдел в порядке, установленном управлением по делам архивов Правительства области;

изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;

оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;

разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации, повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.

2.4. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в том числе:

информирование органов местного самоуправления, иных организаций муниципального образования о составе и содержании документов архивного отдела по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документацию, в том числе: на договорной основе;

организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч и общественностью и публикаторская деятельность;

исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов, рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;

создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам архивного отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.

2.5. Реализация отдельных государственных полномочий администрации муниципального района в сфере архивного дела при наделении ими Правительством области в установленном порядке, в том числе контроль за соблюдением юридическим и физическими лицами архивного законодательства Российской Федерации и Саратовской области.

3. Права

Архивному отделу для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:

3.1. Представлять администрацию Пугачевского муниципального района по всем вопросам, входящим в компетенцию архивного отдела.

3.2. Вносить на рассмотрение администрации Пугачевского муниципального района и управления по делам архивов Правительства области предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций, участвовать в подготовке и рассмотрении администрацией района вопросов архивного дела и делопроизводства, готовит по ним проекты распорядительных документов.

3.3. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.

3.4. Проверять исполнение организациями, расположенными на территории муниципального района, независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности, требований федерального и регионального архивного законодательства.

3.5. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории муниципального района, указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

3.6. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых администрацией района и ее структурными подразделениями, участвовать в работе экспертных комиссий организаций.

3.7. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций для участия в решении вопросов сохранности документов.

3.8. Ставить перед администрацией района вопросы о привлечении к ответственности за нарушение архивного законодательства должностных лиц и лиц, выполняющих управленческие функции в коммерческих и иных организациях, а также физических лиц.

3.9. Осуществлять в установленном порядке отдельные виды приносящей доход деятельности, заключать договоры и производить расчеты с организациями за выполнение договорных работ и платных услуг при наличии доверенности от администрации.

3.10. Взаимодействовать в своей деятельности с органами местного самоуправления, организациями муниципального района, управлением по делам архивов Правительства области, отделением Российской общества историков-архивистов, другими общественными организациями; создавать на общественных началах совет, утвержденный администрацией района, для рассмотрения организационно-методических и практических вопросов архивного дела.

4. Организация работы

4.1. Архивный отдел возглавляет начальник.

Начальник архивного отдела является муниципальным служащим и входит в Реестр муниципальных должностей.

Начальник архивного отдела назначается и освобождается от должности главой администрации муниципального района, по согласованию с управлением по делам архивов.

При смене начальника архивного отдела прием-передача дел проводится специально созданной комиссией, включающей представителей администрации муниципального района, а также управления по делам архивов Правительства области. Акт приема-передачи утверждается администрацией муниципального района и представляется в управление по делам архивов Правительства области.

4.2. Начальник архивного отдела:

4.2.1. Организует деятельность архивного отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций.

4.2.2. Отчитывается о работе архивного отдела и состоянии архивного дела в муниципальном районе перед администрацией района и в установленном порядке - перед управлением по делам архивов Правительства области.

4.3. Деятельность архивного отдела организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Федеральной архивной службы России, на основе целевых программ, планов работы, утверждаемых администрацией района с учетом рекомендаций управления по делам архивов Правительства области.

4.4. Реорганизация или ликвидация отдела осуществляется главой района в установленном порядке.

Архивные фонды и архивные документы при реорганизации отдела передаются учреждению - правопреемнику. При его ликвидации или отсутствии правопреемника документы передаются на постоянное хранение в один из государственных архивов Саратовской области в установленном порядке.