Приложение N 2. Административный регламент Комитета по обеспечению деятельности мировых судей Саратовской области по исполнению государственной функции "Рассмотрение обращений граждан по вопросам, отнесенным к компетенции комитета по обеспечению деятельности мировых судей Саратовской области"

Приложение N 2

к приказу комитета по обеспечению

деятельности мировых судей

Саратовской области

от 25 августа 2009 г. N 46

Административный регламент
Комитета по обеспечению деятельности мировых судей Саратовской области по исполнению государственной функции "Рассмотрение обращений граждан по вопросам, отнесенным к компетенции комитета по обеспечению деятельности мировых судей Саратовской области"

I. Общие положения

1.1. Наименование государственной функции

Настоящий административный регламент комитета по обеспечению деятельности мировых судей Саратовской области по исполнению государственной функции "Рассмотрение обращений граждан по вопросам, отнесенным к компетенции комитета по обеспечению деятельности мировых судей Саратовской области" (далее - Регламент) разработан в целях:

1.1.1. Повышения результативности и качества, открытости и доступности исполнения государственной функции "Рассмотрение обращений граждан по вопросам, отнесенным к компетенции комитета по обеспечению деятельности мировых судей Саратовской области" (далее - государственная функция) в комитете по обеспечению деятельности мировых судей Саратовской области (далее - Комитет).

1.1.2. Создания комфортных условий для участников отношений, возникающих при исполнении государственной функции. Настоящий Регламент определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при осуществлении полномочий Комитета по рассмотрению обращений граждан.

1.2. Нормативно-правовое регулирование исполнения государственной функции

1.2.1. Исполнение Комитетом государственной функции осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

1.2.1.1. Конституция Российской Федерации.

1.2.1.2. Федеральный закон от 17 декабря 1998 г. N 188-ФЗ "О мировых судьях в Российской Федерации".

1.2.1.3. Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

1.2.1.4. Устав Саратовской области.

1.2.1.5. Закон Саратовской области от 16 марта 1999 г. N 12-ЗСО "О порядке назначения и деятельности мировых судей в Саратовской области".

1.2.1.6. Постановление Правительства Саратовской области от 9 апреля 2009 года N 134-П "О реорганизации управления по обеспечению работы мировых судей Правительства Саратовской области".

1.3. Органы, участвующие в исполнении государственной функции

1.3.1. Рассмотрение обращений граждан по вопросам, отнесенным к компетенции Комитета, осуществляется Комитетом.

Местонахождение Комитета: 410002, г. Саратов, ул. Бабушкин взвоз, д. 1.

Часы работы Комитета:

понедельник - четверг 9.00-18.00;

пятница 9.00-17.00;

суббота-воскресенье выходные дни.

1.3.2. Сведения о местонахождении Комитета, почтовый адрес Комитета, контактные телефоны, телефоны для справок, требования к письменным обращениям граждан и обращениям, направляемым по электронной почте, размещаются на странице Комитета официального интернет-сайта Правительства Саратовской области.

1.3.3. Рассмотрение обращений граждан осуществляется председателем Комитета, ею заместителями, руководителями и работниками структурных подразделений Комитета.

1.3.4. В Комитете рассматриваются обращения граждан по вопросам, находящимся в ведении Комитета в соответствии с федеральными законами, законами Саратовской области и Положением о Комитете.

1.3.5. Рассмотрение обращений граждан включает рассмотрение письменных обращений граждан и обращений, направленных по электронной почте.

1.3.6. Организацию работы по рассмотрению обращений граждан в Комитете осуществляет организационно - правовой отдел Комитета.

1.3.7. Контроль за соблюдением законодательства в сфере рассмотрения обращений граждан осуществляет председатель Комитета.

1.3.8. Информация о порядке исполнения государственной функции предоставляется:

- непосредственно в структурных подразделениях Комитета;

- с использованием средств телефонной связи, электронной техники;

- посредством размещения в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе в сети Интернет), публикации в средствах массовой информации, издания информационных материалов.

1.3.9. Результатом исполнения государственной функции является разрешение по существу всех поставленных в обращении вопросов, принятие необходимых мор и направление заявителю письменного ответа.

II. Административные процедуры

2.1. Описание последовательности действий при исполнении государственной функции

2.1.1. Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные действия (процедуры):

- предоставление информации о порядке исполнения функции по рассмотрению обращений граждан и справочной информации о ходе рассмотрения обращения;

- прием и первичная обработка обращений граждан;

- регистрация поступивших обращений;

- направление обращения на рассмотрение;

- установление срока рассмотрения обращения, продление срока рассмотрения и постановка обращений граждан на контроль;

- рассмотрение обращений в структурных подразделениях Комитета;

- оформление ответа на обращение граждан и отправка ответа;

- порядок и формы контроля за исполнением государственной функции;

- оформление дела по обращению;

- анализ обращений граждан.

2.1.2. Прием и первичная обработка письменных обращений граждан

2.1.2.1. Основанием для начала исполнения государственной функции является поступление обращения гражданина в Комитет или поступление обращения гражданина с сопроводительным документом из других органов государственной власти для рассмотрения по принадлежности или по поручению.

2.1.2.2. Обращение может поступить в Комитет одним из следующих способов;

- доставлено непосредственно гражданином либо его представителем;

- по почте;

- посредством факсимильной связи;

- посредством электронной почты.

2.1.2.3. Обращения граждан поступают в приемную Комитета.

2.1.2.4. Работник Комитета, ответственный за прием документов (далее - работник, ответственный за прием документов):

- проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки, возвращает на почту невскрытыми ошибочно поступившие (не по адресу) письма;

- вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письма прилагает конверт;

- составляет акт в двух экземплярах на письма, поступившие с денежными знаками (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), на почтовые отправления, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых в обращении. Один экземпляр акта хранится у работника, ответственного за прием документов, второй приобщается к поступившему обращению.

2.1.2.5. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится работником, ответственным за прием документов. Не принимаются обращения, не содержащие фамилии гражданина и почтового адреса для ответа. По просьбе обратившегося гражданина ему выдается расписка о получении письменного обращения гражданина (граждан) (приложение 1) с указанием даты приема обращения, количества принятых листов. Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается.

2.1.2.6. Обращения с пометкой "лично", поступившие на имя председателя или работников Комитета, передаются адресатам невскрытыми.

В случае если обращение, поступившее с пометкой "лично", не является письмом личного характера, получатель должен передать его для регистрации работнику, ответственному за прием документов.

2.1.2.7. Результатом выполнения действий по приему и первичной обработке обращений граждан являются принятие документов и подготовка их к регистрации.

2.1.3. Регистрация поступивших обращений

2.1.3.1. Поступившие в Комитет обращения регистрируются работником, ответственным за прием документов, в Журнале учета обращений граждан Комитета по обеспечению деятельности мировых судей Саратовской области (далее - Журнал учета обращений граждан) (приложение 2) в течение 3 дней с момента поступления.

2.1.3.2. Работник, ответственный за прием документов, осуществляя регистрацию обращений граждан:

- в правом нижнем углу первой страницы письма проставляет регистрационный штамп с указанием присвоенного письму регистрационного номера. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином место, обеспечивающем его прочтение;

- в Журнале учета обращений граждан указывает фамилию и инициалы заявителя (в именительном падеже) и его адрес. Если письмо подписано двумя и более авторами, то регистрируются первые два или три, в том числе автор, в адрес которого просят направить ответ. Такое обращение считается коллективным. Коллективными являются также обращения, поступившие от имени коллектива организации;

- отмечает тип доставки обращения (письмо, телеграмма, электронная почта, доставлено лично и т.п.). Если письмо переслано, то указывает, откуда оно поступило (из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Саратовской областной Думы, Правительства Саратовской области и т.д.), проставляет дату и исходящий номер сопроводительного письма;

- отделяет от письма поступившие деньги, ценные бумаги, иные подлинные документы (при необходимости с них снимаются копии), составляет акт о вложении и возвращает их заявителю. Деньги возвращаются почтовым переводом, при этом почтовые расходы относятся на счет заявителя. В случае если заявитель прислал конверт с наклеенными на него знаками почтовой оплаты и надписанным адресом, этот конверт может быть использован для отправления ответа. Чистые конверты с наклеенными знаками почтовой оплаты возвращаются заявителю;

- прочитывает обращение, определяет ею тематику и тип, выявляет поставленные заявителем вопросы;

- проверяет обращение на повторность, при необходимости сверяет с находящейся в архиве предыдущей перепиской. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения исток установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен полученным ответом;

- на поручениях о рассмотрении, в которых содержится просьба проинформировать о результатах, проставляет штамп "Контроль", на поручениях Президента Российской Федерации, председателей палат Федерального Собрания Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации и его первых заместителей - штамп "Особый контроль". В случае если в поручении указан срок рассмотрения обращения, проставляет штамп "Контроль. Срок ___".

2.1.3.3. Результатом выполнения действий по регистрации обращений является регистрация обращения в Журнале учета обращений граждан и подготовка обращения гражданина к направлению председателю Комитета.

2.1.4. Требования к письменному обращению граждан

2.1.4.1. Письменное обращение гражданина в обязательном порядке должно содержать наименование Комитета, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего должностного лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации обращения, изложение сути предложения, заявления или жалобы, личную подпись заявителя и дату.

В случае необходимости к письменному обращению прилагаются документы (подлинники или копии).

2.1.4.2. Обращение, направленное по электронной почте, должно содержать наименование Комитета или фамилию, имя, отчество должностного лица, которому оно адресовано, изложение существа обращения, фамилию, имя, отчество обращающегося, почтовый адрес заявителя (место жительства), контактный телефон, адрес электронной почты.

2.1.4.3. Обращение остается без ответа или не рассматривается по существу, если:

- в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- текст письменного обращения не поддается прочтению и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

- в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в Комитет; о данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение;

- ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну; гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений;

- в нем содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, но при этом гражданин, направивший обращение, должен быть уведомлен о недопустимости злоупотребления правом.

В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

2.1.4.4. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

2.1.5. Направление обращения на рассмотрение

2.1.5.1. Работник, ответственный за прием документов, после выполнения всех необходимых действий по регистрации обращения в тот же день направляет его председателю Комитета для принятия решения о направлении обращения в структурное подразделение Комитета на рассмотрение.

2.1.5.2. Решение о направлении обращения в структурное подразделение Комитета на рассмотрение принимается в форме поручения и исключительно исходя из содержания обращения, независимо от того, на чье имя оно адресовано.

2.1.5.3. Поручение должно содержать: наименование подразделения(ий), фамилию и инициалы исполнителя(ей) (руководителя(ей) структурного подразделения), которому(ым) дается поручение, кратко сформулированный текст, предписывающий действие, порядок и срок исполнения, подпись председателя Комитета с расшифровкой и датой, а также ссылку на регистрационный номер прилагаемого обращения. Поручение может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю самостоятельное действие, порядок и срок исполнения поручения.

2.1.5.4. В тексте поручения могут быть указания "срочно" или "оперативно", которые предусматривают соответственно 3-дневный или 10-дневный срок исполнения поручения, считая от даты его подписания.

2.1.5.5. Решение о направлении обращения на рассмотрение принимается с учетом следующих особенностей:

- письма граждан, поступившие из редакций средств массовой информации, руководящих органов политических партий и некоммерческих организаций (в том числе с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения), рассматриваются как обычные обращения;

- в случае если вопрос, поставленный в обращении, не находится в компетенции Комитета, то обращение в течение семи дней со дня регистрации пересылается по принадлежности в орган, компетентный решать данный вопрос, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения;

- в случае если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копии обращений в течение семи дней со дня регистрации пересылаются по принадлежности в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения;

- обращение может не рассматриваться по существу по основаниям, указанным в пункте 2.1.4.3 Регламента;

- на обращения, не являющиеся заявлениями, жалобами, не содержащие конкретных предложений или просьб (в том числе стандартные поздравления, соболезнования, письма, присланные для сведения, и т.д.), ответы, как правило, не даются;

- если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение направляется в правоохранительные органы.

2.1.5.6. После оформления поручения обращение возвращается работнику, ответственному за прием документов.

2.1.5.7. Работник, ответственный за прием документов, в день получения обращения с поручением:

- вводит в Журнал учета обращений граждан содержание поручения;

- вводит фамилию и инициалы исполнителя (исполнителей) рассмотрения обращения в соответствии с поручением, содержание поручения, сроки его выполнения;

- осуществляет передачу обращений в соответствии с поручением под расписку в структурные подразделения.

2.1.5.8. Документы, направляемые на исполнение нескольким соисполнителям, передаются им поочередно или в копиях. При этом необходимое количество копий документов для передачи подготавливается работником, ответственным за прием документов.

2.1.5.9. Результатом выполнения действий по направлению обращений на рассмотрение являются оформление поручения и передача обращений в структурные подразделения Комитета.

2.1.6. Рассмотрение обращений в структурных подразделениях Комитета

2.1.6.1. Поступившие в структурные подразделения Комитета письменные обращения граждан рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации в приемной Комитета, если не установлен более короткий контрольный срок рассмотрения обращения.

2.1.6.2. Контроль за сроками исполнения, а также подготовку ответа осуществляет исполнитель, указанный в поручении первым (далее - ответственный исполнитель по рассмотрению обращения). Соисполнители не позднее семи дней до истечения срока исполнения письма обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.

2.1.6.3. Обращения могут рассматриваться непосредственно в Комитете или с выездом на место.

2.1.6.4. Ответственный исполнитель по рассмотрению обращения, которому поручено рассмотрение обращения:

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения;

- по согласованию с председателем Комитета вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить в случае необходимости в установленном законодательством порядке дополнительные материалы и получить объяснения у заявителя и иных юридических и физических лиц;

- по согласованию с председателем Комитета в необходимых случаях привлекает к рассмотрению обращения переводчиков и экспертов;

- по согласованию с председателем Комитета принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;

- готовит письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

2.1.6.5. В случае если вопросы, поставленные в обращении, выходят за рамки его должностных обязанностей и на них не может быть дан квалифицированный ответ, он в двухдневный срок после передачи обращения в подразделение Комитета может представить лицу, давшему поручение, мотивированную докладную записку, указывая при этом структурное подразделение Комитета, в которое, по его мнению, следует передать обращение. По результатам рассмотрения докладной записки поручение может быть оставлено в силе, изменено или отменено с оформлением нового поручения.

2.1.6.6. По поступившим в структурные подразделения Комитета письменным обращениям граждан по вопросам, не входящим в компетенцию Комитета, в течение 7 дней со дня их регистрации готовится сопроводительное письмо о направлении обращения по принадлежности в орган, компетентный решать данный вопрос, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.

2.1.6.7. По поступившим в структурные подразделения Комитета запросам государственного органа, органа местного самоуправления, должностного лица, рассматривающих обращение, в течение 15 дней со дня их регистрации готовятся сопроводительное письмо, документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.

2.1.6.8. Результатом рассмотрения обращений в структурных подразделениях Комитета является разрешение поставленных в обращениях вопросов и подготовка ответов заявителям, либо подготовка сопроводительных писем о направлении обращений по принадлежности и уведомлений заявителям, либо подготовка сопроводительных писем о возвращении обращений, присланных не по принадлежности;

2.1.7. Срок рассмотрения обращения, продление срока рассмотрения и постановка обращений граждан на контроль

2.1.7.1. Исполнение функции по рассмотрению обращений граждан осуществляется в течение 30 дней со дня регистрации письменною обращения, если не установлен более короткий контрольный срок исполнения указанной функции.

В исключительных случаях срок исполнения функции по рассмотрению обращений граждан может быть продлен председателем Комитета или первым заместителем председателя Комитета, но не более чем на 30 дней, с обязательным уведомлением гражданина о продлении срока рассмотрения обращения.

2.1.7.2. Для решения вопроса о продлении срока рассмотрения обращения ответственный исполнитель по рассмотрению обращения готовит докладную записку с обоснованием необходимости продления срока и представляет председателю Комитета.

2.1.7.3. Председатель Комитета на основании докладной записки ответственного исполнителя по рассмотрению обращения принимает решение о продлении срока рассмотрения обращения и направлении заявителю уведомления о продлении срока рассмотрения обращения. Если за рассмотрением обращения установлен контроль федеральным органом или органом исполнительной власти Саратовской области, то исполнитель обязан заблаговременно согласовать продление срока рассмотрения обращения.

2.1.7.4. Председатель Комитета вправе устанавливать сокращенные сроки рассмотрения отдельных обращений граждан.

2.1.7.5. На контроль ставятся обращения, в которых сообщается о конкретных нарушениях законных прав и интересов граждан, а также обращения по вопросам, имеющим большое общественное значение.

2.1.7.6. В обязательном порядке осуществляется контроль за исполнением поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации и его первых заместителей, председателей палат Федерального Собрания Российской Федерации, руководителя Администрации Президента Российской Федерации, Губернатора Саратовской области, его заместителей, Председателя Саратовской областной Думы о рассмотрении обращений граждан.

2.1.7.7. Решение о постановке обращения на контроль вправе принять председатель Комитета или лицо, его замещающее. На обращениях, взятых на контроль, проставляется штамп "Контроль. Срок_________".

2.1.7.8. В случае если в процессе рассмотрения обращения выявлена невозможность его рассмотрения в установленный контрольный срок, ответственный исполнитель докладной запиской информирует об этом лицо, поставившее обращение на контроль. При этом в докладной записке должны быть указаны причины невозможности рассмотрения обращения в установленный срок, а также срок, в течение которого оно может быть рассмотрено. После рассмотрения докладной записки такое обращение может быть поставлено на дополнительный контроль с указанием контрольною срока для подготовки ответа об окончательном решении вопроса.

2.1.7.9. Обращение может быть возвращено председателем Комитета ответственному исполнителю для повторного рассмотрения, если из подготовленного ответа следует, что рассмотрены не все вопросы, поставленные в обращении, или ответ не соответствует предъявляемым к нему требованиям.

2.1.7.10. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан осуществляет ответственный исполнитель по рассмотрению обращения, также работник, ответственный за прием документов.

2.1.7.11. Результатом осуществления процедуры постановки обращений граждан на контроль является постановка на контроль особо значимых обращений граждан и поручений вышестоящих органов по рассмотрению обращений граждан.

2.1.8. Оформление ответа на обращение граждан и отправка ответа

2.1.8.1. Ответы на обращения граждан, сопроводительные письма о переадресации обращений, уведомления гражданам, а также ответы на поручения, поступившие в адрес Комитета, подписывает председатель Комитета.

В случае если поручение было адресовано конкретному должностному лицу Комитета, ответ подписывается этим должностным лицом.

2.1.8.2. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать пояснения на все поставленные в письме вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие меры приняты по обращению гражданина.

2.1.8.3. В ответе в адрес федеральных органов государственной власти или органов государственной власти Саратовской области должно быть указано, что заявитель проинформирован о результатах рассмотрения его обращения. В ответах по коллективным обращениям указывается, кому именно из заявителей дан ответ.

2.1.8.4. К ответу прилагаются подлинники документов, приложенные заявителем к письму. Если в письме не содержится просьбы об их возврате, они остаются в деле.

2.1.8.5. Ответы заявителям, ответы на поручения, сопроводительные письма и уведомления гражданам печатаются на бланках установленной формы в соответствии с Инструкцией по делопроизводству. В левом нижнем углу ответа обязательно указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.

2.1.8.6. Подлинники обращений граждан в федеральные органы государственной власти или органы государственной власти Саратовской области возвращаются только при наличии на них штампа "Подлежит возврату" или специальной отметки в сопроводительном письме.

2.1.8.7. Если на обращение дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса.

2.1.8.8. После завершения рассмотрения письменного обращения и оформления (подписания) ответа подлинник обращения и все материалы, относящиеся к рассмотрению, передаются работнику, ответственному за прием документов, который проверяет правильность оформления ответа и краткое содержание ответа заносит в Журнал учета обращений граждан. В случае если в ходе проверки выявлено, что ответ не соответствует требованиям, предусмотренным настоящим Регламентом, он вместе с докладной запиской первого заместителя председателя Комитета - начальника организационно-правового отдела Комитета направляется председателю Комитета для принятия решения о возвращении исполнителю для доработки.

2.1.8.9. В правом нижнем углу на копии ответа исполнитель делает надпись "В дело", указывает результат рассмотрения ("Удовлетворено", "Разъяснено", "Отказано"), проставляет дату, указывает свои фамилию, инициалы и телефон, заверяет их личной подписью. Контроль за правильностью списания письма в дело осуществляет организационно-правовой отдел Комитета.

2.1.8.10. После регистрации ответа работник, ответственный за прием документов, осуществляет его отправку. Отправление ответов без регистрации не допускается. Отправление ответов осуществляется заказным письмом с уведомлением.

2.1.8.11. При необходимости исполнитель может составить справку о результатах рассмотрения обращения (например, в случаях, если ответ заявителю был дан по телефону или при личной беседе, если при рассмотрении обращения возникли обстоятельства, не отраженные в ответе, но существенные для рассмотрения дела).

2.1.8.12. Итоговое оформление дел для архивного хранения осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству.

2.1.9. Предоставление информации о порядке исполнения государственной функции и справочной информации о ходе рассмотрения обращения

2.1.9.1. Информация о порядке исполнения государственной функции предоставляется:

- непосредственно в структурных подразделениях Комитета;

- с использованием средств телефонной и факсимильной связи, посредством электронной почты;

- посредством размещения в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе в сети Интернет), публикации в средствах массовой информации, издания информационных материалов.

2.1.9.2. В любое время с момента регистрации обращения заявитель имеет право знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

2.1.9.3. Справки по вопросам исполнения государственной функции предоставляются работником, ответственным за прием документов. Справки предоставляются при личном обращении или посредством телефона.

2.1.9.4. Справки предоставляются по следующим вопросам:

- о получении обращения и направлении его на рассмотрение в уполномоченный орган;

- об отказе в рассмотрении обращения;

- о продлении срока рассмотрения обращения;

- о результатах рассмотрения обращения.

2.1.9.5. Телефонные звонки от заявителей по вопросу получения справки об исполнении государственной функции принимаются по рабочим дням: в понедельник - четверг с 9.00 до 13.00 и с 14.00 до 18.00, в предвыходной и предпраздничный день - с 9.00 до 13.00 и с 14.00 до 17.00.

2.1.9.6. При получении запроса по телефону работник, ответственный за прием документов:

- называет наименование органа, в который позвонил гражданин;

- представляется, назвав свою фамилию, имя, отчество;

- предлагает позвонившему представиться;

- выслушивает и уточняет при необходимости суть вопроса;

- вежливо, корректно и лаконично дает ответ по существу вопроса;

- при невозможности в момент обращения ответить на поставленный вопрос предлагает обратившемуся с вопросом гражданину перезвонить в конкретный день и в определенное время;

- к назначенному сроку работник подготавливает ответ.

2.1.9.7. Во время разговора работник, ответственный за получение и регистрацию обращений, должен произносить слова четко, избегать "параллельных разговоров" с окружающими людьми и не прорывать разговор по причине поступления звонка на другой аппарат.

2.1.9.8. Организационно-правовой отдел Комитета готовит информационные и статистические материалы, отчеты об исполнении функции по рассмотрению обращений граждан и представляет их председателю Комитета.

2.1.9.9. Результатом предоставления справочной информации при личном обращении гражданина или по справочному телефону является информирование гражданина по существу обращения в устной форме.

2.1.10. Порядок и формы контроля за исполнением государственной функции

2.1.10.1. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной функции включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.

2.1.10.2. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по рассмотрению обращений граждан, и подготовкой ответов в структурных подразделениях Комитета осуществляется руководителями структурных подразделений Комитета.

2.1.10.3. Контроль за соблюдением и исполнением работниками Комитета положений Регламента осуществляется председателем Комитета совместно с организационно-правовым отделом Комитета путем проведения периодических проверок структурных подразделений Комитета.

Периодичность осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением работниками Комитета положений Регламента устанавливается председателем Комитета.

2.1.11. Ответственность работников Комитета при исполнении государственной функции

2.1.11.1. Работники Комитета, работающие с обращениями, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за сохранность находящихся у них на рассмотрении обращений и документов, связанных с их рассмотрением.

Персональная ответственность работников Комитета закрепляется в их должностных регламентах.

2.1.11.2. Сведения, содержащиеся в обращениях, а также персональные данные заявителя могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращением. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных вопросов.

2.1.11.3. При утрате ответственным исполнителем по рассмотрению обращения письменных обращений председателем Комитета назначается служебное расследование.

2.1.11.4. При уходе в отпуск ответственный исполнитель по рассмотрению обращения обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные обращения другому работнику по поручению руководителя структурного подразделения Комитета. При переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности в Комитете ответственный исполнитель по рассмотрению обращения обязан сдать все числящиеся за ним обращения работнику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении Комитета.

2.2. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе исполнения государственной функции

2.2.1. В соответствии со статьей 4 Закона Российской Федерации от 27 апреля 1993 г. N 4866-1 "Об обжаловании в суд действий и решений, нарушающих права и свободы граждан" гражданин вправе обратиться с жалобой на действия (решения), нарушающие его права и свободы, либо непосредственно в суд, либо к вышестоящему в порядке подчиненности органу исполнительной власти Саратовской области, должностному лицу, государственному гражданскому служащему.

В данном случае вышестоящий орган и должностное лицо обязаны рассмотреть жалобу в месячный срок. Если гражданину в удовлетворении жалобы отказано или он не получил ответа в течение месяца со дня ее подачи, он вправо обратиться с жалобой в суд по месту жительства гражданина или месту нахождения Комитета.