Приложение N 1. Временный порядок электронного документооборота в органах исполнительной власти Саратовской области при проведении эксперимента

Приложение N 1

к постановлению Губернатора Саратовской области

от 4 февраля 2010 г. N 13

Временный порядок
электронного документооборота в органах исполнительной власти Саратовской области при проведении эксперимента

I. Общие положения

1. Настоящий порядок регулирует электронный документооборот между заместителем Председателя Правительства Саратовской области Щербаковым А.А., его секретариатом и органами исполнительной власти области, участвующими в эксперименте (далее - участники обмена) посредством системы электронной почты органов исполнительной власти области с помощью электронных сообщений.

2. Организация обмена электронными сообщениями направлена на повышение эффективности документооборота между участниками обмена, оперативности обработки данных, обеспечение достоверности информации и усиление контроля исполнительской дисциплины.

3. Управление информационных технологий и связи управления делами Правительства области является ответственным за внедрение, сопровождение и общую координацию процедур обмена электронными сообщениями (далее - администратор обмена).

II. Процедура обмена электронными сообщениями

4. Участники обмена при взаимодействии друг с другом:

приостанавливают работу со следующими типами документов, поступившими на бумажных носителях:

запросы (между органами исполнительной власти области);

промежуточные отчеты;

справки;

ответы на запросы;

служебные письма по основным вопросам деятельности участников обмена;

проекты ответов на обращения граждан за подписью заместителя Председателя Правительства области Щербакова А.А.;

проекты запросов за подписью заместителя Председателя Правительства области Щербакова А.А.;

проекты информационных писем за подписью заместителя Председателя Правительства области Щербакова А.А.;

служебные письма, содержащие различную информацию (статистические данные и др.);

телефонограммы;

обеспечивают организацию отправки указанных типов документов в виде электронных сообщений посредством системы электронной почты органов исполнительной власти области от имени руководителя органа исполнительной власти области;

при отправке электронного сообщения запрашивают подтверждение о его получении;

при приеме электронных сообщений проверяют правильность адресации;

направляют отправителю электронного сообщения уведомление о принятии сообщения либо, в случае нарушения правильности адреса или подлинности сообщения, уведомление об отказе в приеме с указанием причины отказа;

несут ответственность за подготовку, прием, отправку и сохранение вложения электронного сообщения в виде файла;

хранят входящие и исходящие электронные сообщения и их вложения в течение срока, установленного для хранения соответствующих им документов на бумажных носителях.

5. Администратор обмена:

организует дублирование электронных сообщений участников обмена средствами системы электронной почты органов исполнительной власти области;

обеспечивает возможность обмена электронными сообщениями с рабочих мест, определяемых участниками обмена;

готовит и рассылает участникам обмена руководства, инструкции и рекомендации по обмену электронными сообщениями;

консультирует участников обмена по работе с электронными сообщениями.