Постановление Губернатора Саратовской области от 6 августа 2013 г. N 304 "О внесении изменений и дополнений в постановление Губернатора Саратовской области от 1 июня 2006 года N 88"

На основании Устава (Основного Закона) Саратовской области постановляю:

1. Внести в постановление Губернатора Саратовской области от 1 июня 2006 года N 88 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Саратовской области" следующие изменения:

в приложении:

раздел "Основные термины, употребляемые в делопроизводстве" дополнить абзацами следующего содержания:

"система электронного документооборота (СЭД) - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы;

электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронной форме;

сканирование документа - получение электронного образа документа;

электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе.";

пункт 5.11 раздела V дополнить частью четвертой следующего содержания:

"В целях учета документов в системе электронного документооборота органов исполнительной власти области используются обязательные сведения о документах:

адресант;

адресат;

должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

вид документа;

дата документа;

номер документа;

дата поступления документа;

входящий номер документа;

ссылка на исходящий номер и дату документа;

наименование либо аннотация документа;

индекс дела;

сведения о переадресации документа;

количество листов основного документа;

количество приложений;

общее количество листов приложений;

указания по исполнению документа;

должность, фамилия и инициалы исполнителя;

отметка о конфиденциальности.

В системе электронного документооборота органов исполнительной власти области также могут использоваться дополнительные сведения о документах.";

часть четвертую считать частью пятой;

в разделе VI:

в пункте 6.3.7:

часть третью изложить в следующей редакции:

"Над наименованием структурного подразделения (управления, комитета) указывают наименование органа исполнительной власти области.";

в пункте 6.4.2:

абзац шестнадцатый изложить в следующей редакции:

"бланк постановления органа исполнительной власти Саратовской области";

часть вторую исключить;

часть третью после слов "в цветном и черно-белом исполнении." дополнить словами "Бланки писем органов исполнительной власти области, их структурных подразделений и самостоятельных государственных органов изготавливаются в черно-белом изображении.";

пункт 6.4.4 дополнить частью третьей следующего содержания:

"При подготовке документов в системе электронного документооборота в органах исполнительной власти области могут использоваться электронные шаблоны бланков документов.";

пункт 6.4.6 изложить в следующей редакции:

"6.4.6. Для бланков применяются следующие поля (мм):

левое - 30;

правое - 15;

верхнее - 7;

нижнее - 20.

Второй и последующие листы документа должны иметь следующие поля (мм):

левое - 30;

правое - 15;

верхнее - 20;

нижнее - 20.";

в части шестой пункта 6.6.1 слова "подлиннике и" исключить;

в разделе VII:

в части второй пункта 7.33 слова "или в секретариат заместителя Председателя Правительства области - руководителя аппарата Губернатора области" исключить;

в пункте 7.36 после слов "сети Правительства области" дополнить словами ", а также вносятся в систему электронного документооборота "Практика", откуда автоматически рассылаются заинтересованным органам исполнительной власти области";

пункт 7.39 признать утратившим силу;

в разделе XI:

наименование раздела изложить в новой редакции:

"XI. Документальный фонд органа исполнительной власти области";

дополнить новым пунктом 11.1 следующего содержания:

"11.1. Формирование документального фонда органа исполнительной власти области осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив органа исполнительной власти области.";

пункты 11.1-11.10 считать соответственно пунктами 11.2-11.11;

дополнить разделом XVI следующего содержания:

"XVI. Особенности работы с электронными документами в органах исполнительной власти области

16.1. В органах исполнительной власти области создаются и используются:

электронные документы, созданные в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе и подписанные электронной подписью;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.

Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

16.2. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте органа исполнительной власти области могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в органе исполнительной власти области, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.

16.3. Орган исполнительной власти области с учетом Рекомендаций по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 29 апреля 2011 года N 32, а также в соответствии с методическими рекомендациями по осуществлению работ по переходу органов исполнительной власти области на электронный документооборот, разработанными уполномоченным органом исполнительной власти области в сфере архивного дела, разрабатывает перечни документов:

создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов;

при создании, хранении и использовании которых процессы частично автоматизированы;

подлежащих вводу в систему электронного документооборота путем сканирования.

Перечни документов утверждаются руководителем соответствующего органа исполнительной власти области по согласованию с уполномоченным органом исполнительной власти области в сфере архивного дела.

Перечни документов пересматриваются ежегодно, а также в течение года при существенном изменении структуры, функций органа исполнительной власти области. Дополнение перечней, исключение документов из перечней осуществляется органом исполнительной власти области по согласованию с уполномоченным органом исполнительной власти области в сфере архивного дела.

16.4. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота органа исполнительной власти области. Система электронного документооборота органа исполнительной власти области должна соответствовать требованиям к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающим в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения, утвержденным приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 2 сентября 2011 года N 221.

16.5. Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.

16.6. При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной подписи.

16.7. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя органа исполнительной власти области, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям органа исполнительной власти области, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.

16.8. Документы, создаваемые в органе исполнительной власти области и (или) поступившие в орган исполнительной власти области на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его сравнения с подлинником документа.

Несовпадение данных подлинника документа на бумажном носителе и его электронной копии (электронного образа) недопустимо. Ответственность за идентичность подлинника документа на бумажном носителе и его электронной копии несет лицо, осуществляющее сканирование. Электронный образ документа, включаемый в систему электронного документооборота, прикрепляется к регистрационно-контрольной форме соответствующего зарегистрированного документа на бумажном носителе.

16.9. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота органа исполнительной власти области.

16.10. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

Документы, включенные в перечень документов, при создании, хранении и использовании которых процессы частично автоматизированы, а также в перечень документов, подлежащих вводу в систему электронного документооборота путем сканирования, формируются в дела на бумажном носителе.

16.11. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в органе исполнительной власти области в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

Документы, включенные в перечень документов, при создании, хранении и использовании которых процессы частично автоматизированы, а также в перечень документов, подлежащих вводу в систему электронного документооборота путем сканирования, подлежат хранению в системе электронного документооборота до истечения сроков хранения соответствующих подлинников документов на бумажном носителе.

16.12. После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем органа исполнительной власти области.";

в приложении N 3 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти области наименование приложения изложить в следующей редакции: "Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации";

в приложении N 4 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти области наименование приложения изложить в следующей редакции: "Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации".

2. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания.

Губернатор области

В.В.Радаев