Приложение. Примерная должностная инструкция ответственного за делопроизводство в органе исполнительной власти области

Приложение

к постановлению Губернатора Саратовской области

от 2 февраля 2005 г. N 15

ГАРАНТ:

См. форму инструкции в редакторе MS-Word

                     Примерная должностная инструкция

ответственного за делопроизводство в органе исполнительной власти области

                            I. Общие положения

     1. Ответственный за делопроизводство в органе исполнительной  власти

области  (министерстве,  комитете,   управлении)   назначается   приказом

руководителя органа исполнительной власти области из  числа  сотрудников,

имеющих высшее образование и опыт работы в делопроизводстве.

     2. Ответственный   за   делопроизводство   в   своей    деятельности

руководствуется Инструкцией по делопроизводству в органах  исполнительной

власти  области,  Регламентом   Правительства   области,     положением о

соответствующем  органе  исполнительной  власти  и  настоящей   примерной

должностной инструкцией.

               II. Права ответственного за делопроизводство

     3. Ответственный за делопроизводство имеет право:

     требовать  от  работников  соответствующего  органа   исполнительной

власти области  строгого  соблюдения  Инструкции  по   делопроизводству в

органах  исполнительной  власти  области,  других  нормативных   правовых

документов, устанавливающих правила и порядок работы с документами;

     не принимать к регистрации и не отправлять документы, оформленные  с

нарушением Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти

области;

     осуществлять проверки ведения  делопроизводства  в  подведомственных

структурных подразделениях;

     вносить предложения по совершенствованию системы делопроизводства.

           III. Обязанности ответственного за делопроизводство

     4. Для    выполнения    возложенных    задач        ответственный за

делопроизводство обязан:

     знать  необходимые   нормативные   правовые   акты,     иметь навыки

пользования персональным компьютером;

     принимать входящую корреспонденцию, в  том  числе  нормативные  акты

Губернатора  области  и  Правительства  области,      регистрировать ее и

передавать в день  получения  на  рассмотрение  руководителю,  направлять

после рассмотрения под роспись исполнителю в соответствии с резолюцией;

     проверять правильность оформления входящих и исходящих документов;

     осуществлять  контроль  за   прохождением   и   сроками   исполнения

документов, проставлять необходимые отметки на регистрационных  карточках

и в регистрационных журналах,  своевременно  докладывать   руководителю о

документах с нарушением сроков исполнения, еженедельно сверять данные  об

исполнении документов с управлением  делопроизводства  управления  делами

Правительства области;

     обеспечивать строгий учет и хранение служебных документов,  бланков,

печатей,  штампов,  копий  нормативных  правовых  актов     Губернатора и

Правительства области;

     обеспечивать  подготовку  и  отправку  исходящих  документов   через

почтовое отделение  или  отдел  учета,  контроля  и  рассылки  документов

управления делопроизводства управления делами Правительства области;

     осуществлять контроль за порядком размножения служебных  документов,

не допуская завышенных объемов тиражирования;

     формировать дела в соответствии с номенклатурой дел;

     подготавливать документы к последующей сдаче в архив;

     ежегодно,  не  позднее   1   декабря   текущего   года,   составлять

номенклатуру   дел    органа    исполнительной    власти    (структурного

подразделения) на следующий год;

     вести информационно-справочную работу по вопросам делопроизводства.

                           IV. Ответственность

     5. Ответственный за  делопроизводство  в  рамках  своей  компетенции

персонально отвечает за выполнение возложенных  на  него   обязанностей в

соответствии с действующим законодательством.