Статья 6. Формирование и хранение дел по результатам контрольных, аналитических мероприятий

Статья 6. Формирование и хранение дел по результатам контрольных, аналитических мероприятий

Сотрудники Счетной палаты несут ответственность за сохранность служебных документов. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку сотрудник передает находящиеся у него на исполнении документы непосредственному начальнику, а в его отсутствие - лицу, ответственному за хранение дел и ведение архива. Сотрудник, осуществляющий секретное делопроизводство, в этих случаях передает документацию аудитору, имеющему соответствующее разрешение по работе с секретной документацией.

При увольнении сотрудник передает находящиеся у него на исполнении документы своему непосредственному начальнику. При увольнении руководитель структурного подразделения передает находящиеся у него на исполнении документы сотруднику, отвечающему за хранение дел и ведение архива. Об утрате документа сотрудники немедленно доводят до сведения руководства Счетной палаты или руководителя контрольного, аналитического мероприятия письменно в виде служебной записки.

Инструкция по делопроизводству в Счетной палате утверждается председателем. Инструкция регламентирует вопросы документационного обеспечения Счетной палаты и обязательна для исполнения. Неисполнение сотрудником Счетной палаты требований вышеуказанной инструкции является нарушением условий служебного контракта.

Документы по результатам контрольного, аналитического мероприятий группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Счетной палаты.

Материалы, сформированные по результатам мероприятий в отдельное дело, сдаются лицу, ответственному за хранение дел и ведение архива, и регистрируются по мере их поступления в "Книге регистрации проведенных мероприятий" с присвоением им порядкового номера.

После сдачи дела на хранение лицу, ответственному за хранение дел и ведение архива, дальнейший контроль за его формированием обеспечивает сотрудник, осуществляющий ведение архива. Указанному сотруднику для формирования дела исходящие документы представляют сотрудники, непосредственно подготовившие данные документы, которые передаются в срок не позднее следующего дня со дня их подписания председателем Счетной палаты. Входящие документы для формирования дела передаются, как правило, сотрудником секретариата не позднее следующего дня после ознакомления с ним председателя Счетной палаты. В случае наличия прилагаемых к сопроводительному письму документов они также передаются для формирования дела.

В дело подшиваются:

- ответы на предписания и представления Счетной палаты по результатам контрольного, аналитического мероприятий (в дальнейшем - мероприятий) от руководителей учреждений, организаций и органов исполнительной власти о принятых мерах по устранению выявленных нарушений;

- информация правоохранительных органов о принятых мерах по материалам мероприятий;

- переписка с организациями по вопросам мероприятий.

Дела хранятся у лица, ответственного за хранение дел и ведение архива, которое несет ответственность за сохранность документов и дел.

Дела и иные документы передаются в архив в соответствии с требованиями законодательства об архивном делопроизводстве.

Документы по итогам мероприятий, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, оформляются в дела в соответствии с инструкцией по работе с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Дела с документами по итогам мероприятий подлежат постоянному хранению.

При выявлении в ходе мероприятий Счетной палатой обстоятельств, имеющих признаки состава преступления или административного правонарушения, материалы мероприятий направляются в правоохранительные органы по решению председателя Счетной палаты.