Глава 3. Последовательность административных действий при оказании муниципальной услуги

Глава 3. Последовательность административных действий при оказании муниципальной услуги

3.1. Оказание муниципальной услуги включает в себя следующие административные действия:

1) прием и первичную обработку запросов;

2) регистрацию запросов;

3) исполнение запросов;

4) предоставление справочной информации о ходе рассмотрения запроса;

5) выдачу копий документов, выписок из документов, справок по документам, находящимся на архивном хранении;

6) контроль исполнения запросов.

3.2. Прием и первичная обработка запросов

Запрос в Архивный отдел осуществляется следующими способами:

1) почтовым отправлением;

2) нарочными;

3) лично гражданами;

4) с использованием факсимильной связи.

При направлении запроса, не имеющего подтверждения подлинности документа (по факсу), обязательным является направление заявителем оригинала запроса в течение 10 календарных дней с момента направления по факсу.

Запрос осуществляется в установленной форме (приложение N 2).

Прием корреспонденции в архивном отделе производится централизованно страшим делопроизводителем архивного отдела, с последующей их передачей архивариусам и старшим архивариусам соответствующих архивов.

При приеме запросов от нарочных на копии документа заявителя ставятся штамп, дата и подпись сотрудника архивного отдела, принявшего документ.

При приеме запросов от физических лиц на копии запроса, при ее наличии, по просьбе физического лица ставятся штамп, дата и подпись сотрудника архивного отдела, принявшего документ.

Поступившие в архивный отдел запросы, регистрируются архивариусами и старшими архивариусами архивного отдела в день поступления. Каждому запросу присваивается индивидуальный номер. Регистрация запроса в архивном отделе является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.

Регистрация запросов ведется в журналах регистрации и учета запросов по каждому архиву архивных документов самостоятельно.

В журналы заносится следующая информация:

фамилия, имя, отчество заявителя (наименование организации);

почтовый адрес, по которому в случае необходимости следует направить ответ, контактный телефон заявителя;

суть обращения (в краткой форме);

результат рассмотрения обращения.

При выполнении запроса вносится исходящий номер, дата исполнения и фамилия, имя, отчество исполнителя.

3.3. Исполнение запросов

3.3.1. Исполнение запросов осуществляется по научно-справочному аппарату и документам, находящимся на архивном хранении в архивном отделе. Исполнение запросов производится сотрудниками архивного отдела, ответственными за выполнение данной работы согласно должностным инструкциям. Определение исполнителей осуществляется начальником архивного отдела.

3.3.2. Архивная справка и архивная выписка составляются с обозначением названия информационного документа: "Архивная справка", "Архивная выписка".

3.3.3. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так написано в документе", "Так в тексте оригинала").

Сведения о работе в нескольких организациях могут включаться в одну справку.

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, использовавшихся для составления архивной справки.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть пронумерованы, прошиты и скреплены печатью "Архивный отдел".

Архивная справка, предназначенная для использования на территории Российской Федерации, подписывается начальником архивного отдела, исполнителем и заверяется печатью архивного отдела. Архивная справка, предназначенная для направления за пределы территории Российской Федерации, подписывается начальником архивного отдела и заверяется печатью администрации Балаковского муниципального района.

При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

3.3.4. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечании к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие поврежденного текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так написано в документе", "Так в тексте оригинала". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью начальника и печатью архивного отдела.

3.3.5. На обороте архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа, удостоверяются подписью начальника и печатью архивного отдела. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления удостоверяются подписью начальника и заверяются печатью архивного отдела. Архивная копия, предназначенная для направления за пределы территории Российской Федерации, заверяется гербовой печатью и подписью начальника архивного отдела.

3.3.6. Если в Архивном отделе отсутствуют документы и сведения по теме запроса, но известно местонахождение документов, ведущий специалист приемной архивного отдела пересылает запрос в соответствующую организацию, архивное учреждение, где хранятся документы. Заявителю направляется уведомление о переадресации запроса.

Если в Архивном отделе отсутствуют документы, сведения по теме запроса и неизвестно местонахождение документов, заявителю направляется отказ в предоставлении муниципальной услуги.

Если в запросе отсутствуют необходимые для поиска сведения, заявителю направляется письмо с просьбой уточнить необходимые для выполнения запроса данные. После получения ответа с уточненными данными прием и первичная обработка документов осуществляются на общих основаниях.

3.3.7. Справочная информация предоставляется архивариусами и старшими архивариусами архивного отдела по следующим вопросам:

1) о получении запроса и присвоении ему регистрационного номера;

2) о сроках исполнения запроса;

3) о результатах рассмотрения запроса (положительный/отрицательный ответ).

3.3.8. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответ на запрос высылаются по почте простым письмом.

3.3.9. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответ на запрос по желанию заявителя в случае личного обращения заявителя или его доверенного лица в Архивный отдел выдаются под расписку заявителю при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; доверенному лицу заявителя - при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и доверенности, оформленной в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Получатель архивной справки, архивной выписки, архивной копии и ответа на запрос расписывается в журнале регистрации запросов, указывая дату получения документа.