Приложение N 1. Правила работы пользователей в читальном зале архивного отдела администрации Балаковского муниципального района

Приложение N 1

к административному регламенту оказания

муниципальной услуги "Организация предоставления

информации по документам архивных фондов,

находящихся на архивном хранении в архивном отделе

администрации Балаковского муниципального района"

Правила
работы пользователей в читальном зале архивного отдела администрации Балаковского муниципального района

1. Общие положения

1.1. Правила работы пользователей в читальном зале архивного отдела администрации Балаковского муниципального района (далее - Правила) устанавливают порядок работы пользователей с открытыми документами в читальном зале архивного отдела.

1.2. Все пользователи обладают равными правами на доступ к документам архивных фондов, находящихся на архивном хранении в архивном отделе.

1.3. Плата за посещение читального зала архивного отдела и пользование архивными документами не взимается.

1.4. Режим работы читального зала: понедельник и среда - с 10.00 до 12.00 и с 14.00 до 16.00; вторник, четверг и пятница с 14.00 до 16.00; суббота, воскресенье - выходные дни.

2. Порядок допуска пользователей в читальный зал архивного отдела

2.1. Пользователи допускаются в читальный зал на основании личных заявлений. Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, могут представлять письма направивших их организаций.

2.2. В личных заявлениях или письмах указываются фамилия, имя, отчество пользователей, должность, ученое звание, ученая степень, тема и хронологические рамки исследования.

2.3. Разрешение на работу в читальном зале дается руководством архивного отдела на необходимый пользователям срок. При необходимости продления срока вопрос согласовывается с руководством архивного отдела.

2.4. Все пользователи знакомятся с настоящими Правилами и заполняют анкету установленного образца (Приложение к настоящим Правилам).

2.5. Оформление допуска в читальный зал осуществляется при предъявлении пользователями документов, удостоверяющих личность.

3. Права, обязанности и ответственность пользователей

3.1. Пользователям предоставляются имеющиеся в архивном отделе справочники (описи, каталоги, обзоры), дела и документы.

3.2. Пользователи, работающие в читальном зале архивного отдела, имеют право:

3.2.1. Получать информацию о порядке работы читального зала.

3.2.2. Получать консультации сотрудников архивного отдела о составе и содержании документов в соответствии с темой исследований, имеющихся в архивном отделе справочниках.

3.2.3. Получать информацию, в том числе в письменной форме, о причине отказа (отсрочки) в выдаче дел (документов), существующих ограничениях на выдачу и копирование документов по теме исследования, а также о сроках, в течение которых они будут действовать.

3.2.4. Обжаловать отказ в выдаче архивных документов или справочников по теме исследования в соответствии с действующим законодательством.

3.2.5. Пользоваться печатными изданиями и рукописными материалами из справочно-информационных фондов.

3.2.6. Заказывать копии архивных документов по теме исследования, делать выписки из предоставленных им дел, документов, архивных справочников.

3.2.7. При наличии технических возможностей по специальному разрешению руководства архивного отдела использовать собственные технические средства (персональный компьютер, магнитофон, диктофон). Использование технических средств допускается, если это не мешает работе других пользователей. Не разрешается применение технических средств, имеющих сканирующее устройство (кроме случаев, предусмотренных пунктом 5.7 настоящих Правил).

3.2.8. Проносить в читальный зал по согласованию с его сотрудником машинописный и печатный текст, гранки научной работы.

3.3. Пользователей могут сопровождать переводчики или помощники.

3.4. Пользователи обязаны:

3.4.1. Соблюдать настоящие Правила работы пользователей в читальном зале архивного отдела администрации Балаковского муниципального района.

3.4.2. Регистрироваться при каждом посещении в журнале посещений читального зала.

3.4.3. Регистрировать просмотренные дела в журнале выдачи дел из архивохранилища, указывая дату использования, фамилию и инициалы (разборчиво).

3.4.4. После окончания работы при каждом посещении сдавать предоставленные ему описи, дела (единицы хранения), печатные издания сотруднику читального зала.

3.4.5. Соблюдать распорядок работы читального зала, тишину и порядок во время работы.

3.5. Предоставлять архивному отделу экземпляр рукописной выбранной информации и библиографическую справку или экземпляр издания, подготовленного на основе архивных документов, с указанием реквизитов (номера фонда, описи, дела, листов).

3.6. Вопросы, связанные с хищением или порчей архивных документов пользователями, решаются в соответствии с действующим законодательством.

3.7. Пользователи, совершившие действия, нанесшие материальный ущерб архивному отделу, несут ответственность в установленном действующим законодательством порядке.

4. Порядок выдачи дел, документов, печатных изданий, предоставления научно-справочного аппарата

4.1. Дела и другие материалы предоставляются пользователям на основании анкеты-заявления.

Дела и другие материалы выдаются пользователям под расписку в журнале выдачи дел из архивохранилища за каждую единицу предоставленного материала.

4.2. Единовременно для пользования может быть выдано 5 описей, 10-20 дел.

4.3. Экземпляры описей, справочно-информационные и другие печатные издания, хранящиеся в читальном зале, выдаются пользователям в день посещения читального зала.

4.4. Экземпляры описей, справочно-информационные и другие печатные издания, хранящиеся в читальном зале, выдаются вновь при каждом посещении.

4.5. При наличии фонда пользования выдаются подлинные документы в читальном зале.

4.6. В целях обеспечения сохранности архивных документов не разрешается:

4.6.1. В читальном зале курить, употреблять продукты питания и напитки.

4.6.2. Выносить архивные документы из читального зала, передавать их третьим лицам; оставлять открытые дела и архивные документы не защищенными от солнечного или электрического света продолжительное время; писать на листах бумаги, положенных поверх документов; загибать углы листов, калькировать документы, вкладывать в дела посторонние предметы, перекладывать листы в несброшюрованных делах, а также из одного дела в другое.

4.6.3. Пользоваться при непосредственной работе с архивными документами клеем, скотчем, маркером, штрихом для пишущей машинки, чернильной авторучкой, ножницами, другими режущими предметами.

4.7. Запрещается вносить изменения в тексты документов, делать на документах и обложках дел пометки, исправления, подчеркивания.

4.8. При получении описей, дел, других материалов пользователи проверяют их состояние и сохранность в присутствии сотрудника читального зала.

При обнаружении повреждения или дефектов дел, документов, отсутствия листов в деле, неправильной нумерации пользователи должны сообщить об этом сотруднику читального зала.

4.9. Отказ или отсрочка в выдаче дел и документов допускается в случаях:

их плохого физического состояния;

ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение;

необходимости выполнения служебных заданий сотрудниками архивного отдела (справочная работа, тематическая разработка фондов, подготовка информационных материалов по запросам органов государственной власти и органов местного самоуправления, подготовка сборников документов, изготовление страхового фонда или фонда пользования, проведение проверки наличия документов, реставрация или копирование документов, оформление рассекреченных дел и др.);

выдачи дел и документов во временное пользование другим учреждениям;

экспонирования заказанных материалов на выставке;

выдачи их другому пользователю.

В читальный зал не выдаются дела (документы), не прошедшие научного описания и технического оформления.

5. Копирование и выдача копий архивных документов, изготовленных по заказам пользователей

5.1. По заказам пользователей в зависимости от технических возможностей архивного отдела и физического состояния документов изготавливаются ксерокопии документов. Качество изготавливаемых копий обеспечивается архивным отделом.

5.2. Заказы на копирование найденной информации оформляются пользователями в виде запроса.

5.3. Копирование документов личных фондов производится в соответствии с порядком, установленным фондообразователями или их правопреемниками (наследниками), передавшими документы на постоянное хранение.

При отсутствии ограничений на копирование, установленных при передаче документов, оно осуществляется на общих основаниях.

5.4. Объем и сроки изготовления копий устанавливаются в соответствии с "Правилами работы архивов..", с учетом технических возможностей и физического состояния документов.

5.5. Не принимаются заказы на копирование документов, при исполнении которых может быть нанесен ущерб их физическому состоянию, а также документов, находящихся в плохой физической сохранности.

5.6. Копирование неопубликованных описей, каталогов, картотек, а также баз и банков данных и других архивных справочников в полном объеме по заказам пользователей не производится.

5.7. В исключительных случаях при отсутствии технических возможностей у архивного отдела допускается копирование документов техническими средствами пользователей.

Копирование техническими средствами пользователей, в том числе сканерами, фотоаппаратами, видеокамерами и др., производится только с "Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов..." в его помещениях и под контролем сотрудников читального зала.

Ответственность за качество копирования документов, проведенное техническими средствами пользователей, архивный отдел не несет.

5.8. По устному согласованию с руководством архивного отдела пользователи могут самостоятельно копировать изобразительные и графические материалы, карты, планы и чертежи или приглашать для этой работы специалистов (чертежника, фотографа, художника). В этих случаях копирование производится в помещении архивного отдела под контролем его сотрудников с соблюдением правил обеспечения сохранности документов.

5.9. Копии документов выдаются пользователям или их доверенным лицам под расписку.