Приложение. Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в аппарате Губернатора области и иных органах исполнительной власти области

Приложение
к постановлению Губернатора Саратовской области
от 22 января 2014 г. N 22

Положение
о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в аппарате Губернатора области и иных органах исполнительной власти области

С изменениями и дополнениями от:

20 июня 2016 г., 19 апреля 2017 г., 2 февраля 2018 г.

I. Общие положения

1. Настоящее Положение определяет общий порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в аппарате Губернатора области и иных органах исполнительной власти области.

2. Настоящее Положение разработано на основании Федерального закона от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", постановления Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 года N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти и уполномоченном органе управления использованием атомной энергии".

3. Положение не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющими государственную тайну.

4. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности Губернатора области и Правительства области, органов исполнительной власти области, ограничение на распространение которой предусмотрено законодательством Российской Федерации или диктуется служебной необходимостью.

5. Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения:

акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;

описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;

порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;

решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;

сведения об исполнении бюджета и использовании других государственных ресурсов, о состоянии экономики и потребностей населения;

документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах организаций, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

6. На документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования" или "ДСП" (далее - "ДСП").

7. Сведения, указанные в документе с пометкой "ДСП", разглашению (распространению) не подлежат.

8. Требования настоящего Положения обязательны для исполнения всеми должностными лицами органов исполнительной власти области.

9. При поступлении на государственную гражданскую службу или приеме на работу в органы исполнительной власти области каждый государственный гражданский служащий или работник должен быть ознакомлен с настоящим Положением под личную роспись и предупрежден об ответственности за разглашение служебной информации ограниченного распространения, ставшей ему известной в связи с выполнением своих служебных обязанностей.

10. В случае прекращения деятельности органа исполнительной власти области, его структурного подразделения или подведомственных ему организаций вследствие ликвидации решение о дальнейшем использовании служебной информации ограниченного распространения принимает ликвидационная комиссия.

II. Должностные лица, уполномоченные относить служебную информацию к категории ограниченного распространения

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Саратовской области от 19 апреля 2017 г. N 86 в пункт 11 настоящего приложения внесены изменения, вступающие в силу со дня подписания названного постановления

См. текст пункта в предыдущей редакции

11. Должностными лицами, уполномоченными относить служебную информацию к категории ограниченного распространения, являются:

Губернатор области;

вице-губернатор области;

первый заместитель Председателя Правительства области;

заместители Председателя Правительства области;

министр области - руководитель аппарата Губернатора области;

заместители руководителя аппарата Губернатора области;

руководители структурных подразделений аппарата Губернатора области;

руководители органов исполнительной власти области;

заместители руководителей органов исполнительной власти области.

III. Порядок принятия решения об отнесении документов к категории ограниченного распространения

12. Служебные документы Губернатора области, Правительства области и иных органов исполнительной власти области (входящая и исходящая корреспонденция, внутренние документы), содержащие информацию ограниченного распространения, относятся к категории "ДСП".

13. Отнесение входящей корреспонденции к категории "ДСП":

13.1. Входящая корреспонденция относится к категории "ДСП" если на входящих документах и приложениях к ним в правом верхнем углу проставлены соответствующие пометки: "для служебного пользования", "служебная тайна", "ограниченного распространения", "конфиденциально".

13.2. Если указанные пометки проставлены только на приложении к документу, то указанный документ (сопроводительное письмо) также относится к категории "ДСП".

14. Отнесение исходящей корреспонденции и внутренних документов к категории "ДСП":

14.1. Необходимость отнесения исходящей корреспонденции и внутренних документов, содержащих информацию ограниченного распространения, к категории "ДСП" определяется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

14.2. Для принятия решения об отнесении исходящей корреспонденции и внутренних документов к категории "ДСП" должностным лицам, указанным в пункте 11 настоящего Положения, направляются предложения и обоснования (служебная записка).

14.3. Решением об отнесении исходящей корреспонденции и внутренних документов к категории "ДСП" является письменное указание (резолюция) должностных лиц, указанных в пункте 11 настоящего Положения, например:

Отнести документ к категории      "Для служебного пользования"

Дата                              Подпись

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Саратовской области от 19 апреля 2017 г. N 86 настоящее приложение дополнено пунктом 14.4, вступающим в силу со дня подписания названного постановления

14.4. Работа с проектом исходящего или внутреннего документа до отнесения его к категории "ДСП" осуществляется в порядке, установленном для документов общего делопроизводства.

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Саратовской области от 19 апреля 2017 г. N 86 настоящее приложение дополнено пунктом 14.5, вступающим в силу со дня подписания названного постановления

14.5. Допускается по требованию организации, направившей в орган исполнительной власти области документ-запрос с пометкой "ДСП", не производить отнесение исходящего документа-ответа к категории "ДСП", если исходящий документ-ответ не содержит служебную информацию ограниченного распространения. В журнале регистрации входящей корреспонденции категории "ДСП" в графе "Сведения об исполнении" или "Примечание" об этом делается соответствующая запись.

IV. Общий порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

15. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в аппарате Губернатора области и иных органах исполнительной власти области осуществляется в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, установленных настоящим Положением.

Обращение со служебной информацией ограниченного распространения в отделе специальной документальной связи Правительства области осуществляется в порядке, предусмотренном руководящими документами департамента специальной документальной связи управления информационного и документационного обеспечения Президента Российской Федерации Администрации Президента Российской Федерации.

Информация об изменениях:

Пункт 16 изменен с 2 февраля 2018 г. - Постановление Губернатора Саратовской области от 2 февраля 2018 г. N 54

См. предыдущую редакцию

16. В аппарате Губернатора области и иных органах исполнительной власти области внутренние и исходящие документы, содержащие информацию ограниченного распространения, печатаются исполнителем на персональном компьютере рабочего места.

17. Оформление внутренних и исходящих документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляют исполнители в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Саратовской области, утвержденной постановлением Губернатора Саратовской области от 1 июня 2006 года N 88 (далее - Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти области), и с учетом особенностей, установленных настоящим Положением.

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Саратовской области от 19 апреля 2017 г. N 86 пункт 18 настоящего приложения изложен в новой редакции, вступающей в силу со дня подписания названного постановления

См. текст пункта в предыдущей редакции

18. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа с пометкой "ДСП" в левом нижнем углу указываются фамилия, инициалы и служебный телефон исполнителя.

19. После подписания внутреннего или исходящего документа с пометкой "ДСП" ему присваивается соответствующий регистрационный номер. При регистрации указанных документов используется валовая нумерация с добавлением к регистрационному номеру пометки "дсп".

20. Количество экземпляров внутреннего или исходящего документа с пометкой "ДСП" определяется исполнителем по согласованию с должностными лицами, указанными в пункте 11 настоящего Положения.

В правом верхнем углу первой страницы каждого экземпляра документа и приложениях к нему, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам, исполнителем проставляются пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра, например:

                                       Для служебного пользования

                                       Экз. N ____

или

                                       ДСП

                                       Экз. N ____

При этом N 1, как правило, присваивается оригиналу документа, последний номер присваивается визовой копии (проекту), которая приобщается в дело согласно номенклатуре дел.

21. Если документ с пометкой "ДСП" имеет приложение, то об этом делается отметка, оформляемая в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти области и включающая в себя наименование прилагаемого документа (если это не оговорено в тексте сопроводительного письма), его учетный номер, номер экземпляра, количество листов, например:

Приложение: Перечень сведений, относящихся  к конфиденциальной информации

            (выписка), уч. N 3 дсп, экз. N 2, на 4 л.

Если приложениями являются издания, сброшюрованные материалы, содержащие информацию ограниченного распространения, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом, например:

Приложение: Специальные требования  и рекомендации  по технической защите

            конфиденциальной  информации,  1 брошюра, инв. N 31 дсп, экз.

            N 5.

22. Регистрации (учету) подлежит вся входящая и исходящая корреспонденция, внутренние документы, а также издания, содержащие информацию ограниченного распространения (далее - документы ДСП). При этом документы учитываются по количеству листов, а издания (книги, брошюры, журналы) - по экземплярам.

23. Регистрацию и учет документов ДСП осуществляют назначенные приказом руководителя органа исполнительной власти области должностные лица структурных подразделений аппарата Губернатора области или органов исполнительной власти области, ответственные за регистрацию документов соответствующего вида.

При смене работника, ответственного за учет и хранение документов ДСП, вследствие увольнения или перевода в другое структурное подразделение, составляется акт приема-передачи этих документов, который утверждается руководителем соответствующего структурного подразделения.

В случае ухода в отпуск, длительного отсутствия на работе по болезни и иным причинам работников, ответственных за учет и хранение документов ДСП, их обязанности возлагаются на других работников с разрешения руководителя соответствующего структурного подразделения с соблюдением требований трудового законодательства и (или) законодательства о государственной гражданской службе.

24. Документы ДСП учитываются совместно с другими служебными документами по видам документов.

25. Учет документов ДСП ведется в журналах регистрации и учета входящих, внутренних и исходящих документов ДСП по формам согласно приложениям N 1, 3 и 4 к настоящему Положению соответственно.

26. При незначительном количестве (до 10 в год) документов ДСП допускается ведение их учета в журналах регистрации и учета документов общего делопроизводства. При этом в соответствующий журнал должны быть внесены необходимые сведения о документе ДСП.

27. На документы ДСП в системе электронного документооборота в целях соблюдения последовательного порядка регистрации заполняются регистрационные карточки с обязательным проставлением в соответствующем поле отметки "ДСП".

Запрещается сканировать и вводить в систему электронного документооборота графический образ документов ДСП.

Информация об изменениях:

Пункт 28 изменен с 2 февраля 2018 г. - Постановление Губернатора Саратовской области от 2 февраля 2018 г. N 54

См. предыдущую редакцию

28. Подписанные внутренние и исходящие документы ДСП и их завизированные проекты передаются для регистрации без черновиков, которые уничтожаются исполнителем путем измельчения до степени, исключающей возможность прочтения текста.

После подписания и регистрации внутренних и исходящих документов ДСП файлы проектов указанных документов удаляются исполнителем с персонального компьютера рабочего места.

29. Движение документов с пометкой "ДСП" с момента их получения или подготовки до завершения исполнения и подшивки в дело, отправки адресатам или уничтожения должно своевременно отражаться в учетных формах, документы с пометкой "ДСП" передаются только под роспись.

V. Особенности обращения с входящей корреспонденцией, содержащей служебную информацию ограниченного распространения

30. При вскрытии поступивших Губернатору области, в Правительство области и органы исполнительной власти области конвертов с входящими документами ДСП проверяется их целостность, наличие и целостность в них документов и приложений к документам, соответствие вложенных документов описи или ссылке на приложения.

31. При поступлении поврежденного конверта или документа, при обнаружении признаков несанкционированного вскрытия конверта, при отсутствии документов, указанных в описи, или при отсутствии приложений, указанных в документе, при несоответствии вложенных документов описи или приложению составляется акт по форме согласно приложению N 5 к настоящему Положению. На акте проставляется печать "Для документов".

Акт составляется в двух экземплярах: один экземпляр акта высылается корреспонденту, а второй экземпляр прилагается к поступившим документам.

Кроме того, при поступлении поврежденного документа на оборотной стороне его последнего листа в правом нижнем углу делается надпись: "Документ поступил в поврежденном виде".

32. Конверты с входящими документами ДСП с пометкой "лично" не вскрываются, а передаются по назначению.

33. При регистрации входящего документа ДСП в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа ставится штамп для регистрации входящих документов. К порядковому регистрационному номеру добавляется пометка "дсп". В случае необходимости указывается количество листов основного документа и приложений к нему, например:

Вх. N 4-25 дсп

Осн. док. ______ л., прил. ________ л.

Кроме того, этот же регистрационный штамп проставляется в правом нижнем углу первого листа каждого приложения к входящему документу.

34. При поступлении сброшюрованных приложений (книги, журналы, инструкции) регистрационный штамп и соответствующие реквизиты регистрации проставляются на обложке брошюры (издания), дела (папки) или на титульном листе издания, или на первой странице дела.

Если такое приложение с пометкой "ДСП" не подлежит подшивке в дело, оно берется на инвентарный учет по журналу учета изданий согласно приложению N 2 к настоящему Положению, о чем делается отметка на сопроводительном письме.

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Саратовской области от 19 апреля 2017 г. N 86 в пункт 35 настоящего приложения внесены изменения, вступающие в силу со дня подписания названного постановления

См. текст пункта в предыдущей редакции

35. Зарегистрированные входящие документы ДСП передаются на рассмотрение Губернатору области, первому заместителю Председателя Правительства области, заместителям Председателя Правительства области, министру области - руководителю аппарата Губернатора области, руководителям органов исполнительной власти области (в случае их отсутствия - заместителям руководителей органов исполнительной власти области).

36. Передача зарегистрированных входящих документов ДСП на рассмотрение указанных в пункте 35 настоящего Положения руководителей осуществляется под роспись должностных лиц, ответственных за регистрацию документов указанного вида в соответствующих структурных подразделениях аппарата Губернатора области и органов исполнительной власти области, в реестре по форме согласно приложению N 6 к настоящему Положению.

37. Решения по рассмотренным входящим документам ДСП фиксируются в резолюциях, которые пишутся непосредственно на самом документе.

38. Входящие документы ДСП с резолюциями руководителей передаются на исполнение лицами, ответственными за регистрацию документов данного вида.

39. Регистрация, учет и прохождение входящих документов ДСП в структурных подразделениях аппарата Губернатора области или органа исполнительной власти области ведется в журналах учета документов ДСП структурных подразделений по форме согласно приложению N 7 к настоящему Положению.

40. Передача входящих документов ДСП с резолюциями руководителей исполнителям осуществляется под роспись в графе журнала регистрации и учета входящих документов ДСП, а дел (изданий) - в журнале учета выдачи изданий по форме согласно приложению N 8 к настоящему Положению.

41. Запрещается направлять для исполнения входящие документы ДСП в электронном виде по незащищенным открытым каналам связи, в том числе посредством локальной сети Правительства области и электронной почты, сети Интернет, а также с использованием факсимильной связи.

VI. Особенности обращения с внутренними документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

42. Регистрация внутренних документов ДСП осуществляется после принятия решения об отнесении документа к категории "ДСП" в соответствии с пунктом 14 настоящего Положения.

43. Передача внутренних документов ДСП из одного структурного подразделения аппарата Губернатора области или органа исполнительной власти области в другое разрешается только с письменного согласия должностного лица, принявшего решение об отнесении документа к категории "ДСП", и осуществляется в порядке, определенном настоящим Положением.

44. При необходимости направления внутренних документов ДСП нескольким структурным подразделениям составляется лист (список) рассылки, оформленный согласно приложениям N 10, 11 к настоящему Положению, который подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, подготовившего документ.

45. Регистрация, учет и прохождение внутренних документов ДСП в структурных подразделениях аппарата Губернатора области или органа исполнительной власти области ведется в журналах учета документов ДСП структурных подразделений согласно приложению N 7 к настоящему Положению.

46. Зарегистрированный внутренний документ ДСП передается исполнителю под роспись в журнале регистрации и учета внутренних документов ДСП, а дела (издания) - в журнале учета выдачи изданий согласно приложению N 8 к настоящему Положению.

47. Запрещается направлять для исполнения внутренние документы ДСП в электронном виде по незащищенным открытым каналам связи, в том числе посредством локальной сети Правительства области и электронной почты, сети Интернет, а также с использованием факсимильной связи.

VII. Порядок работы исполнителей с документами, содержащими информацию ограниченного распространения

48. Во время работы исполнителя с документами ДСП они должны располагаться так, чтобы исключить возможность ознакомления с ними других лиц.

Выданные для работы документы ДСП могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения задания, с разрешения руководителя соответствующего структурного подразделения аппарата Губернатора области или органа исполнительной власти области и при условии полного обеспечения сохранности и соблюдения правил их хранения.

49. Выданные для работы документы с пометкой "ДСП" подлежат возврату лицу, ответственному за регистрацию документов указанного вида.

50. Передача документов с пометкой "ДСП" от одного исполнителя другому внутри структурного подразделения осуществляется с разрешения руководителя соответствующего структурного подразделения с обязательным уведомлением об этом лица, ответственного за регистрацию документов указанного вида.

51. Размножение (тиражирование, копирование) внутренних документов и исходящей корреспонденции с пометкой "ДСП" производятся только с письменного разрешения должностного лица, подписавшего или утвердившего документ, входящей корреспонденции с пометкой "ДСП" - с письменного разрешения должностного лица, указанного в пункте 11 настоящего Положения.

В органах исполнительной власти области размножение (тиражирование, копирование) документов с пометкой "ДСП" осуществляется в условиях, исключающих несанкционированный доступ к копируемым документам.

В аппарате Губернатора области размножение (тиражирование, копирование) документов с пометкой "ДСП" осуществляется в условиях, исключающих несанкционированный доступ к копируемым документам:

исполнителем - если требуется изготовить 10 и менее копий;

в копировально-множительном бюро управления делопроизводства и контроля Правительства области на основании бланка-заказа по форме согласно приложению N 9 к настоящему Положению - если требуется изготовить более 10 копий.

52. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно. Дополнительно размноженные копии также учитываются, их нумерация производится от последнего ранее учтенного номера. На копиях под номером экземпляра ставится номер копии, например:

     Экз. N 1                             Экз. N 35

     Копия N 10            или            Копия N 2

Отметка о количестве и адресатах размноженных экземпляров и копий документов с пометкой "ДСП" вносится в соответствующие журналы учета.

VIII. Особенности обращения с исходящей корреспонденцией, содержащей служебную информацию ограниченного распространения

53. Регистрация исходящих документов ДСП осуществляется после принятия решения об отнесении документа к категории "ДСП" в соответствии с пунктом 14 настоящего Положения.

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Саратовской области от 19 апреля 2017 г. N 86 пункт 54 настоящего приложения изложен в новой редакции, вступающей в силу со дня подписания названного постановления

См. текст пункта в предыдущей редакции

54. При направлении исходящих документов ДСП не более четырем адресатам на оборотной стороне последнего листа экземпляра, направляемого в дело, оформляется указатель рассылки, в котором поадресно указываются номера экземпляров отправляемых документов, например:

Отп. - 2 экз.

Экз. N 1 - в адрес

Экз. N 2 - в дело

Иванов И.И.

72-72-72

или

Отп. - 3 экз.

Экз. N 1 - в министерство финансов области

Экз. N 2 - в контрольно-аналитический комитет области

Экз. N 3 - в дело

Иванов И.И.

72-72-72.

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Саратовской области от 19 апреля 2017 г. N 86 в пункт 55 настоящего приложения внесены изменения, вступающие в силу со дня подписания названного постановления

См. текст пункта в предыдущей редакции

55. Если корреспондентов пять и более, то на оборотной стороне последнего листа экземпляра, направляемого в дело, указатель рассылки может оформляться следующим образом:

Отп. - 10 экз.

Экз. N 1-9 - согласно списку рассылки

Экз. N 10 - в дело

Иванов И.И.

72-72-72.

В этом случае исполнителем на отдельном листе составляется лист (список) рассылки по форме согласно приложениям N 10, 11 к настоящему Положению.

Лист (список) рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, подготовившего документ.

Лист (список) рассылки подшивается в дело вместе с визовым экземпляром.

56. После этого исходящие документы ДСП передаются на отправку должностным лицам структурных подразделений аппарата Губернатора области или органа исполнительной власти области, ответственным за отправку документов.

IX. Порядок отправки и рассылки документов, содержащих информацию ограниченного распространения

57. Документы с пометкой "ДСП" отправляются получателям фельдъегерской или специальной связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями (с уведомлением о вручении адресату), а также могут быть переданы нарочным (курьером).

58. При отправке документов с пометкой "ДСП" запрещается использовать факсимильную и телеграфную связь, электронную почту, сеть Интернет.

59. Для отправки документов с пометкой "ДСП" используются конверты (пакеты), изготовленные из плотной бумаги. На лицевой стороне конверта (пакета) в правом верхнем углу проставляется штамп или пометка "ДСП", при необходимости ниже этого штампа проставляется пометка "Лично". Отправляемые документы с пометкой "Лично" передаются для отправки в опечатанном конверте (пакете).

На конверте (пакете) в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи, указываются элементы почтового адреса, наименования получателя и отправителя, регистрационные номера вложенных документов с добавлением пометки "ДСП".

При направлении нескольких экземпляров одного документа на конверте (пакете) и в реестре после регистрационного номера документа в скобках указываются номера экземпляров.

Адресат и другие надписи на конвертах (пакетах) четко и разборчиво пишутся от руки шариковой ручкой (черного, синего или фиолетового цвета).

60. Должностное лицо органа исполнительной власти области, ответственное за отправку документов с пометкой "ДСП", сверяет номера и экземпляры, указанные на отправляемых документах, с номерами и экземплярами, указанными на конвертах (пакетах), и вкладывает в конверт (пакет).

Конверт (пакет) запечатывается, а на его скрепляющий клапан проставляются оттиски печати "Для документов".

61. При отправке документа ДСП нарочным (курьером) он передается должностным лицом, ответственным за отправку документов ДСП, курьеру под роспись в журнале регистрации и учета исходящих документов ДСП с реестром доставки, в кото