Приложение. Инструкция по ведению делопроизводства в администрации муниципального образования город Балашов

Приложение
к постановлению администрации МО г. Балашов
Балашовского муниципального района
Саратовской области
от 24 февраля 2014 г. N 20-п

Инструкция
по ведению делопроизводства в администрации муниципального образования город Балашов

Основные термины, употребляемые в делопроизводстве

Делопроизводство; документационное обеспечение управления - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами;

документ; документированная информация - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

внешние признаки документа - признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления;

текстовой документ - документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи;

письменный документ - текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма;

автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке;

служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности организации;

подлинный документ - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения;

подлинник (официального) документа - первый или единичный экземпляр официального документа;

дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы;

заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам;

правила документирования - требования и нормы, устанавливающие порядок документирования;

унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности;

организационно-распорядительный документ - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц;

реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа;

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения;

документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления;

объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;

входящий документ - документ, поступивший в учреждение;

исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения;

внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации;

регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения;

регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации;

контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;

срок исполнения документа - срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией;

дело - совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку;

формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;

номер дела - цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку;

архив - организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования город Балашов (далее Инструкция) регламентирует организацию делопроизводства и рационального документооборота, порядок создания и оформления документов, порядок работы с документами в администрации муниципального образования город Балашов и структурных подразделениях. Инструкция определяет основные правила приема, учета, подготовки, оформления, размножения, хранения, рассылки документов, контроля за их прохождением и списания "В дело". Контроль за исполнением документов осуществляется на основании соответствующего нормативного акта.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с нормативно-правовыми актами РФ, Саратовской области, основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), действующими государственными и национальными стандартами.

1.3. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применение современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляются руководителями отделов администрации муниципального образования город Балашов.

Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работ с документами и обращениями граждан в структурных подразделениях администрации муниципального образования город Балашов возлагается на их руководителей.

1.4. Выполнение требований настоящей Инструкции обязательно для всех работников администрации муниципального образования город Балашов. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией.

Разделы и отдельные пункты Инструкции, касающиеся общих принципов организации делопроизводства, имеют характер прямого действия и подлежат обязательному исполнению должностными лицами.

Работники администрации муниципального образования город Балашов, независимо от занимаемых должностей, несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов и содержащейся в них информации.

Разделы и отдельные пункты Инструкции, содержание которых отражает специфику работы администрации муниципального образования город Балашов, применяются в органах исполнительной власти муниципального образования в соответствии с практикой и спецификой работы этих органов с обязательным соблюдением основных положений общих принципов организации делопроизводства.

Изменения в Инструкцию могут быть внесены отделом по правой, кадровой работе и делопроизводству только по согласованию с главой администрации муниципального образования город Балашов.

1.5. Об утрате служебных документов, проектов постановлений и распоряжений администрации муниципального образования город Балашов, корреспонденции, находящейся на контроле, сообщается главе администрации и организуется проведение служебного расследования.

В целях сохранности и своевременного исполнения документов при увольнении работника или уходе в отпуск, на учебу и т.д. все находящиеся в его ведении служебные документы, по указанию соответствующего руководителя передаются другому лицу.

1.6. Передача служебных документов и материалов в средства массовой информации осуществляется по согласованию с главой администрации. Передача информации другим путем запрещается.

1.7. Проекты писем, постановлений, распоряжений, поручений, наградных листов администрации муниципального образования город Балашов на стадии их подготовки, в период отсутствия главы администрации муниципального образования город Балашов, являются конфиденциальными.

1.8. Требования настоящей Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство на бумажных носителях, так и на электронное.

1.9. Правила ведения делопроизводства, приведенные в Инструкции, распространяются только на служебные документы несекретного характера.

2. Прием поступающих документов

2.1. Корреспонденция, адресованная главе администрации муниципального образования город Балашов, принимается к регистрации и дальнейшей обработке в отделе по правовой, кадровой работе и делопроизводству администрации.

2.2. Входящая корреспонденция поступает фельдъегерской, заказной и обычной почтой, нарочным, через отдел по правовой, кадровой работе и делопроизводству администрации, а также в электронном виде, в виде телеграмм, телефонограмм и факсимильных сообщений. Вся корреспонденция регистрируется единым установленным порядком как входящий документ, независимо от вида поступления.

2.3. Вся входящая корреспонденция принимается с соблюдением необходимых требований: получение заказной корреспонденции под роспись в почтовом отделении по оформленной доверенности, соответствующих росписях в реестрах, росписью в журнале специальной документальной связи, на квитанциях телеграмм и т.д.

2.4. При приеме документов от нарочных, в разносной книге отправителя или на втором экземпляре (копии) документа ставятся дата и подпись работника, принявшего документ.

К корреспонденции, доставляемой нарочным, устанавливаются следующие требования:

доставляемая до 14 часов, принимается с исходящей датой текущего дня или предыдущего дня;

доставляемая после 14 часов, принимается с исходящей датой только текущего дня;

в пятницу корреспонденция от нарочных принимается до 14 часов.

2.5. При приеме корреспонденции проверяются правильность ее адресации и доставки, целостность конвертов и, после вскрытия, наличие вложенных в них документов, правильность оформления (наличие регистрационных номеров, подписи, печати, приложений). При обнаружении отсутствия документов или других нарушений, если невозможно их оперативное устранение (мятые, подмоченные, рваные), составляется акт, один экземпляр которого направляется отправителю, другой - приобщается к поступившему документу. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю или по назначению. Если нарушение возможно устранить в течение 1-3 дней путем оперативной доставки недостающих (испорченных) документов, заполнения реквизитов исполнителем или другим способом оперативного реагирования, документ регистрируется после устранения нарушений.

2.6. Корреспонденция на иностранном языке незамедлительно передается для перевода соответствующим структурам.

3. Регистрация входящих документов

3.1. Регистрация служебных документов - это фиксация факта поступления документа от корреспондента адресату.

3.2. Входящие документы делятся на регистрируемые и нерегистрируемые. К нерегистрируемым относятся периодические издания, книги, рекламные материалы, поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты, анонимная корреспонденция. Они передаются по принадлежности без обработки. Вся остальная корреспонденция регистрируется в установленном порядке.

3.3. Пакеты с надписью "Лично" не вскрываются и регистрируются по данным, имеющимся на конверте, с последующей передачей адресату.

3.4. Вся регистрируемая корреспонденция делится на две категории:

регистрируемая с постановкой на контроль со сроком исполнения (контрольные документы);

регистрируемая без постановки на контроль.

3.5. К регистрируемым документам с постановкой на контроль относятся письма Президента Российской Федерации, членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы, Губернатора Саратовской области, Правительства Саратовской области, депутатов Саратовской областной Думы, руководителей федеральных и областных органов исполнительной власти, министерств комитетов и ведомств, депутатов всех уровней, а также письма, содержащие указание, просьбу и предполагающие получение ответа.

3.6. К регистрируемым документам без постановки на контроль относятся ответы, информационные письма, повестки и другие документы, не требующие получения ответа.

В случае затруднений в определении целесообразности постановки письма на контроль допускается его передача адресату и принятие решения о постановке на контроль исходя из содержания резолюции.

3.7. Конверты сохраняются и прилагаются к документам в том случае, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов по почтовому штемпелю. Во всех остальных случаях они уничтожаются.

Все приложения в развернутом виде скрепляются вместе с основным документом. Конверт, в случае его сохранения, скрепляется с документом с левой стороны (на месте углового штампа).

3.8. Все входящие документы регистрируются путем проставления в нижнем правом углу первой страницы документа регистрационного штампа с указанием даты поступления, порядкового регистрационного номера и при необходимости заводится карточка учета документа, которая хранится в картотеке администрации муниципального образования город Балашов.

3.9. Служебная корреспонденция с пометкой "Лично" регистрируется путем проставления входящего штампа на конверте, записывается в журнал входящих документов и передается под роспись в соответствующий отдел в нераспечатанном виде.

3.10. Принимая во внимание, что большая часть документов, независимо от содержания, адресуется главе администрации муниципального образования город Балашов, специалист, занимающийся вопросами обращений граждан, имеет право распределять корреспонденцию в соответствующем порядке, вне зависимости от фамилии должностного лица, которому адресована корреспонденция, а зарегистрированная надлежащим образом корреспонденция, направленная конкретному должностному лицу или начальнику отдела администрации муниципального образования город Балашов, разносится непосредственно адресату.

3.11. Главе администрации муниципального образования город Балашов для рассмотрения направляется корреспонденция от:

Губернатора области;

Правительства области;

депутатов Государственной Думы;

депутатов областной Думы;

депутатов Собрания Балашовского муниципального района;

депутатов Совета муниципального образования город Балашов;

иерархов религиозных конфессий;

руководителей партий и крупных общественных организаций и т.д.;

письма, исполнение которых предполагает координацию действий нескольких отделов либо должностных лиц;

письма, содержащие личное приглашение для участия в каких-либо мероприятиях;

письма, в которых содержится ссылка на имевшуюся ранее личную договоренность;

письма, касающиеся вопросов обеспечения безопасности в сфере правопорядка, радиационной и химической защиты, экологии, природопользования, мобилизационной подготовки и др.

3.12. В период отсутствия главы администрации муниципального образования город Балашов, его обязанности исполняет другой работник администрации муниципального образования город Балашов, в соответствии с возложенными на него обязанностями, согласно принятого в данный период распоряжения и в соответствии с п. 3.10 рассматривает полученную корреспонденцию и подписывает нормативные и правоприменительные акты.

Если необходимы личное ознакомление главы администрации муниципального образования город Балашов с некоторыми документами и принятие по ним соответствующих решений (при условии соблюдения сроков рассмотрения), то документ возвращается с пометкой "Ознакомить главу" с указанием даты и подписи замещающего главу работника администрации муниципального образования город Балашов. В день, когда глава администрации приступит к исполнению своих обязанностей, эти документы передаются ему вместе с текущей корреспонденцией в отдельной папке.

Если документ требует незамедлительного исполнения, а исполняющий в данный момент обязанности главы администрации муниципального образования город Балашов, считает целесообразным личное ознакомление главы администрации с этим документом, после его рассмотрения исполнителю направляется копия документа, а подлинник остается у исполняющего обязанности главы администрации, для личного доклада главе администрации.

3.13. На документы без постановки на контроль регистрационные карточки не заводятся. Такие документы записываются в "Журнал входящих документов" с указанием порядкового номера и даты поступления, наименования отправителя, исходящего номера, даты и краткого содержания. Зарегистрированные таким образом документы передаются под роспись в журнале в соответствующие отделы, секторы.

3.14. Договоры и соглашения, связанные с трудовыми правоотношениями, заключенные с администрацией муниципального образования город Балашов, подписываются главой администрации и регистрируются у консультанта по кадровой работе и делопроизводству администрации, путем присвоения порядкового номера и записи в "Журнале регистрации договоров и соглашений", номер и дата регистрации располагаются под подписью должностного лица, подписавшего документ.

3.15. Муниципальные контракты и договоры, заключенные с администрацией муниципального образования город Балашов, подписываются главой администрации и регистрируются отделом по финансам, путем присвоения порядкового номера и записи в "Реестре муниципальных закупок", номер и дата регистрации располагаются под подписью должностного лица, подписавшего документ.

4. Порядок и сроки рассмотрения документов

4.1. Корреспонденция, поступившая в администрацию муниципального образования город Балашов и в структурные подразделения, должна рассматриваться в день ее получения.

4.2. На документе, подлежащем возврату, в правом верхнем углу первой страницы ставится штамп "Подлежит возврату", либо надпись "Подлежит возврату" с датой, должностью, подписью и расшифровкой подписи должностного лица.

4.3. Запрещается направлять в подведомственные организации подлинники документов, поступивших из Администрации Президента РФ, Губернатора области, Правительства области, а также подлежащие возврату.

4.4. Порядок и сроки представления документов для рассмотрения и принятия по ним решения определяются главой администрации. В ежедневных планах работы глава администрации муниципального образования город Балашов обязан предусмотреть время, необходимое для работы с документами. Срок рассмотрения документа не должен превышать, как правило, одни сутки.

4.5. Документы должны исполняться в сроки, указанные в этих документах или в резолюциях. Если не указан срок исполнения, документ должен исполняться в соответствии с законодательством в тридцатидневный срок со дня его поступления. В случае, если окончание срока приходится на выходной день, то окончанием срока для исполнения документа является первый, следующий за ним рабочий день. Продление срока исполнения разрешается соответствующим руководителем по письменному ходатайству.

4.6. Контроль за своевременным исполнением документов осуществляется руководителями отделов. Информация предоставляется главе администрации муниципального образования город Балашов по пятницам в случае необходимости.

Если окончание срока исполнения приходится на выходные дни, то срок исполнения приходится на первый, следующий за ним рабочий день.

4.7. Если документ с резолюцией главы администрации муниципального образования город Балашов адресован нескольким должностным лицам, координацию по исполнению и контролю за ним осуществляет должностное лицо, фамилия которого стоит первой.

4.8. При получении главой администрации муниципального образования город Балашов информации от исполнителя о выполнении резолюции, глава администрации вправе дать указание о закрытии делопроизводством документа или же о его направлении на повторное рассмотрение.

4.9. Закрытие документа и его списание "В дело" производится главой администрации муниципального образования город Балашов.

5. Регистрация и отправка документов

5.1. Исходящие документы, изготовленные на бланках администрации, подлежат регистрации в отделе по правовой, кадровой работе и делопроизводству администрации муниципального образования город Балашов в журнале регистрации учета исходящей корреспонденции.

5.2. Перед регистрацией и отправкой документов исполнитель обязан проверить наличие всех страниц документов и правильность их расположения, оформления и адресования, наличие подписей, приложений, ссылки на номер и дату запроса (если дается ответ на запрос) и только после этого передать документ в отдел по правовой, кадровой работе и делопроизводству.

При получении документов для отправки консультант отдела, проверяет наличие всех необходимых подписей, а также приложений, о которых указано в основном или сопроводительном документе.

5.3. Исходящая корреспонденция регистрируется в отделе по правовой, кадровой работе и делопроизводству в журнал "Исходящая документация".

5.4. Ксерокопия зарегистрированного документа с указанием исполнителя остается в отделе. Первичные материалы к письму (проекты письма, соответствующие визы, тексты изменений и дополнений и т.д.) хранятся в установленном порядке у исполнителя.

После регистрации документ передается консультанту отдела для отправки адресату. Способ отправки документа адресату (фельдсвязь, спецсвязь, заказная или простая почта) определяется сотрудником отдела, отвечающим за данное направление в работе по согласованию с исполнителем. Если документ отправляется адресату нарочным, то на втором экземпляре документа, остающегося в отделе по правовой, кадровой работе и делопроизводству, делается запись "Первый экземпляр получил..." с указанием фамилии и инициалов, должности, даты, а в необходимых случаях, по требованию работника отдела, времени получения документа.

Копии вторых экземпляров писем, хранящихся в отделе по правовой, кадровой работе и делопроизводству или переданных на хранение в архив, в случае необходимости могут выдаваться по требованию начальников отделов или исполнителем соответствующего письма. Другим лицам передавать копии писем не разрешается.

5.5. В предприятия, учреждения и организации, находящиеся в черте города, документы рассылаются почтой в течение двух дней.

Исходящая корреспонденция, передаваемая в отдел по правовой, кадровой работе и делопроизводству для отправки простой и заказной почтой, должна быть запечатана исполнителем в конверты с указанием адресата и номера отправляемого документа.

Адрес оформляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи и включает в себя: почтовый индекс, наименования населенного пункта, улицы, номер дома, фамилию, имя и отчество адресата; в необходимых случаях - полные наименования организации и должности адресата.

В случае отправки одновременно трех и более писем отправителем составляется реестр с перечнем организаций и лиц, указанных на конвертах.

При отправке корреспонденции через отделение почтовой связи N 9 составляется реестр по форме, утвержденной органами почтовой связи.

5.6. Телеграммы за подписью должностных лиц отправляются в случаях крайней необходимости передачи срочных сообщений или поздравлений, когда другие виды отправки не обеспечивают своевременного получения корреспонденции.

Элементы телеграммы оформляются в порядке и последовательности, установленной Правилами оказания услуг телеграфной связи.

Право подписи телеграмм принадлежит главе администрации муниципального образования город Балашов. Телеграммы без личной подписи указанных должностных лиц к отправке не принимаются.

При направлении телеграмм в несколько адресов за подписью исполнителя прикладывается реестр рассылки с указанием полных адресов, фамилий, имен и отчеств получателей.

6. Общие требования к составлению и формированию документов

6.1. Нормативные, организационно-распорядительные информационные и иные документы (постановления, распоряжения, поручения, протоколы, акты, письма и др.) (далее - документы), которые готовятся отделами администрации муниципального образования город Балашов и регламентируют административные и организационные вопросы, а также вопросы управления, взаимодействия, обеспечения регулирования деятельности отделов администрации, должны иметь необходимые реквизиты и быть оформлены в соответствии с действующими государственными и национальными стандартами по оформлению организационно-распорядительных документов и настоящей Инструкцией.

6.2. При подготовке и оформлении служебных документов в соответствии с Государственным стандартом Российской Федерации Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации" могут использоваться следующие реквизиты:

01 - герб города Балашов;

02 - код администрации муниципального образования город Балашов, подготовившей документ;

03 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН юридического лица);

04 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

05 - код формы документа;

06 - наименование организации, подготовившей документ;

07 - справочные данные об организации, подготовившей документ;

08 - наименование вида документа;

09 - дата документа;

10 - регистрационный номер документа;

11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 - место составления или издания документа;

13 - адресат;

14 - гриф утверждения документа;

15 - резолюция;

16 - заголовок к тексту;

17 - отметка о контроле;

18 - текст документа;

19 - отметка о наличии приложения;

20 - подпись;

21 - гриф согласования документа;

22 - визы согласования документа;

23 - оттиск печати;

24 - отметка о заверении копии;

25 - отметка об исполнителе;

26 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

27 - отметка о поступлении документа в организацию;

28 - идентификатор электронной копии документа.

6.3. Требования к оформлению обязательных реквизитов документов (приложения N 2, 3):

6.3.1. Для изготовления документов администрации муниципального образования город Балашов используются бланки с использованием герба города Балашова. Проекты документов изготавливаются на обычных листах.

6.3.2. Воспроизведение Государственного герба Российской Федерации, в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации", герба Саратовской области на бланках администрации муниципального образования город Балашов не допускается.

6.3.3. Код подразделения муниципального образования город Балашов, подготовившего документ, проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), а также Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

6.3.4. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, а также идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

6.3.5. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

6.3.6. Наименование организации, подготовившей документ, должно соответствовать наименованию, закрепленному в Уставе (Основном Законе) муниципального образования город Балашов.

Сокращенное наименование организации приводится на бланке документа (в скобках, после указания полного наименования данного подразделения) только в тех случаях, когда оно закреплено в Уставе данной организации.

6.3.7. Справочные данные об организации - авторе документа включают почтовый адрес, номера телефона и другие сведения (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты, адрес (WWW - сервер) в сети Интернет и др.). Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

6.3.8. Наименование вида документа указывается на всех, кроме писем, документах: постановлениях, распоряжениях, протоколах, справках, заключениях и т.д. - и печатается прописными буквами.

6.3.9. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 15 мая 2005 года следует оформлять 15.05.2005 (в конце точка не ставится). Допускается словесно-цифровой способ оформления даты (приложение N 4), например: 15 мая 2005 года, а также оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2005.05.15.

6.3.10. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях, номером журнала регистрации исходящих документов, индексом тематического классификатора вопросов, содержащихся в документе (если в соответствующем подразделении такой классификатор утвержден) и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

6.3.11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

6.3.12. Место составления или издания документа указывают, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование автора документа" и "Справочные данные об авторе документа". В таком случае указывают, как правило, город Балашов.

В случае, если документ составлен в ином населенном пункте, находящемся вне границ города Балашова, в документе указывают наименование соответствующего населенного пункта.

6.3.13. Гриф ограничения доступа к документу ("Секретно", "Конфиденциально" и др.) свидетельствует об особом характере информации, ограничивает круг пользователей. Определяется исполнителем, проставляется без кавычек на первом листе документа и при необходимости дополняется данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне или конфиденциальной информации.

6.3.14. Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу документа. В качестве адресата могут быть органы государственной власти (Российской Федерации, Саратовской области, иных субъектов Российской Федерации), их структурные подразделения; органы местного самоуправления, их структурные подразделения; предприятия, учреждения организации, их структурные подразделения; должностные лица; граждане. Адресат, как правило, выделяется жирным шрифтом или курсивом. При направлении документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией, физическому лицу - после фамилии.

Допускаются центрирование каждой строки реквизита "Адресат" по отношению к его самой длинной строке.

Один документ не должен содержать более четырех адресатов.

Если документ направляется нескольким разным адресатам, то адресаты указываются в документе один под другим и основной адресат подчеркивается чертой. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указываются.

При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.

Если документ является ответным, первым (основным) адресатом указывается автор инициативного документа, на который дается ответ, вне значимости остальных адресатов.

Документ печатается в количестве экземпляров, соответствующем количеству адресатов, плюс один (последний экземпляр документа). Последний экземпляр документа, подписанный исполнителем, изготавливается одновременно с подлинником (оригиналом) документа, содержит все его реквизиты (за исключением реквизитов бланка документа, если документ оформляется на бланке) и остается в деле отправителя.

Наименование органа государственной власти, органа местного самоуправления, предприятия, учреждения, организации, соответствующего структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

Минюст России Управление систематизации законодательства

Должность и фамилию лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

	ЗАО "Торговый мир" Бухгалтерия Главному бухгалтеру Л.П.Николаевой
	или
	Генеральному директору ОАО "Энергия" А.А.Галкину

Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Начальникам отделов администрации муниципального образования город Балашов

В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.

Если документ адресуется органу государственной власти, органу местного самоуправления, предприятию, учреждению, организации, соответствующему структурному подразделению, указывают его (ее) наименование, а затем почтовый адрес.

При адресации документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, а затем почтовый адрес, например:

Борисову В.А. ул. Московская, д. 45, кв. 4 г. Балашов, 412309

6.3.15. Гриф утверждения - реквизит, придающий нормативный или правовой характер содержанию документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слов УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ Директор ОАО "Плюс К" ____________ В.С.Попов (личная подпись) 7 августа 2005 года

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:

УТВЕРЖДЕНО постановлением администрации муниципального образования город Балашов от 15.05.2005 N 12

Допускается в реквизите "Гриф утверждения" центрирование элементов относительно его самой длинной строки.

6.3.16. Резолюция является организующим началом рассматриваемого документа. Резолюция пишется соответствующим должностным лицом на документе в верхней его части на свободном поле между реквизитами "Адресат" и "Текст" и содержит принятое им решение. При отсутствии свободного поля на документе резолюция оформляется на отдельном листе (специальный бланк формата А6), скрепляемом с документом.

Резолюция обязательно включает фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения (при необходимости), подпись и дату, например:

Н.Н.Жукову Прошу подготовить проект распоряжения администрации муниципального образования город Балашов по данному вопросу к 24.08.2005 Личная подпись 20.08.2005

Если резолюция оформляется на специальном бланке, то в левом верхнем углу бланка резолюции указываются реквизиты (регистрационный номер и дата либо заголовок) документа, к которому относится данная резолюция.

При наличии в резолюции нескольких исполнителей ответственным исполнителем является должностное лицо, названное в резолюции первым. Ему предоставляются право созыва соисполнителей и координация их работы.

Если документ направляется на исполнение в подведомственное подразделение, в резолюции обязательно указывается наименование этого подразделения (управления, комитета).

На документах, не требующих указаний по исполнению, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

6.3.17. Заголовок составляется исполнителем документа.

Все документы, оформленные на бланке формата А4 должны иметь заголовок к тексту. На документах формата А5, телефонограммах, извещениях заголовок к тексту не составляется.

Заголовок к тексту должен кратко, в нескольких словах, раскрывать содержание документа и предназначен для эффективного поиска проведения регистрации документа без предварительного прочтения всего текста.

Заголовок начинается с указания управленческого действия, затем указывается объект, на который оно направлено. Используется конструкция с предлогом "о" или "об" и отглагольным существительным, например: "О направлении договора", "Об изменении штатного расписания".

Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа, например: приказ (о чем?) "О создании комиссии", распоряжение (о чем?) "О назначении Петрова Н.И."

Заголовок, начиная с заглавной, печатается строчными буквами от границы левого поля. Объем заголовка не должен превышать 5 строк машинописного текста по 28 печатных знаков. Допускается продлевать заголовок при большом его объеме до границы правого поля.

Расстояние между заголовком и текстом при выполнении документа машинописным способом должно быть равно 2-3 интервалам, при выполнении рукописным способом - 15 мм.

В заголовке допускается сокращение слов и словосочетаний, соответствующее правилам орфографии и пунктуации, требованиям государственных стандартов. Рекомендуется избегать переносов слов. В конце заголовка точка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через один межстрочный интервал.

6.3.18. Отметка о контроле - это отметка за исполнением документа, которую обозначают буквой "К" или штампом "КОНТРОЛЬ".

6.3.19. Текст документа составляется на русском языке (с учетом особенностей составления документов, отправляемых за рубеж) и, как правило, оформляется в виде связного текста.

Содержание и структура текста документа определяются функциональным назначением документа.

Общими требованиями к тексту документа являются лаконичность, ясность и точность его изложения, недопустимость двоякого толкования. Текст документа должен быть изложен грамотно в соответствии с Федеральным законом "О государственном языке Российской Федерации", действующими правилами орфографии и пунктуации, в официально-деловом стиле.

При подготовке документа в электронном виде применяется текстовый редактор Microsoft Word for Windows версия 6.0 и выше с использованием шрифта Times New Roman размером 14 через 1 интервал.

При оформлении текста документа (приложения к документу) на двух и более страницах первая страница документа (имеющегося приложения) не нумеруется, а вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами по центру верхнего (нижнего) поля или в правом верхнем (нижнем) углу документа без знака точки. Многостраничное приложение к документу нумеруется, как самостоятельный документ.

Терминология, употребляемая в документах, должна соответствовать терминологии, установленной законодательными и другими нормативными актами. К терминам, которые могут быть непонятны адресату и применение которых необходимо в тексте документа, должны быть даны разъяснения в скобках. Следует избегать неоправданного употребления иностранных слов.

В тексте документа допускается использование общепринятых сокращений, установленных действующими правилами орфографии, стандартами. Также допускается использование сокращений и аббревиатуры наименований федеральных органов государственной власти, органов государственной власти Саратовской области и иных субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления образования, предусмотренных в соответствующих правовых актах (Положениях).

Инициалы располагаются перед фамилией в реквизитах "Адрес" (юридическому лицу), "Подпись". В протоколах при перечислении фамилий в порядке алфавита инициалы следует располагать после фамилии.

Текст документа состоит, как правило, из двух частей. В первой (вводной, констатирующей) части указывают причины, основания и цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбу, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну заключительную часть. Например: письма, заявления - просьбы без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации, подготовившей документ, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами, цифрами со скобкой, буквами, буквами со скобкой.

В положениях, программах, инструкциях и других подобных документах подразделы нумеруют в пределах раздела парой чисел, разделенных точкой, первая из которых - номер соответствующего раздела, вторая - номер подраздела. Перечисления внутри пунктов, подпунктов (например, действия одного характера) не нумеруются.

В распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу" и т.п.).

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил" и т.п.).

В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("решили", "постановили" и т.п.).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили" и т.п.).

В документах, устанавливающих права и обязанности администрации муниципального образования город Балашов, ее структурных подразделений (положения, инструкции), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (справки, акты, заключения), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("администрация осуществляет функции", "в состав отдела входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

от первого лица единственного числа ("прошу подготовить", "прошу предоставить");

от третьего лица единственного числа ("администрация муниципального образования город Балашов направляет").

Документ с ограниченным сроком действия должен иметь соответствующую ссылку в тексте.

Сведения о сроке исполнения каких-либо действий (мероприятий) помещаются, как правило, в конце текста и могут быть выделены самостоятельным предложением (без абзаца).

Оформление рукописного текста документов должно соответствовать установленным требованиям к оформлению правовых документов. Рукопись пишется четко и разборчиво на стандартных листах бумаги, не допускается писать карандашом, очень мелким почерком и делать многочисленные вставки, сноски, исправления.

6.3.20. Отметка о наличии приложения, названного в тексте, печатается от левого поля через 2 интервала после основного текста и включает в себя указание количества листов и количества экземпляров, например:

приложение: на 4 л. в 2-х экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об отделе по управлению муниципальным имуществом администрации муниципального образования город Балашов на 12 л. в 1 экз.

2. Структура и штатная численность администрации муниципального образования город Балашов на 3 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: Инструкция по пожарной безопасности в администрации муниципального образования город Балашов и приложения к ней, всего на 3 л. в 1 экз.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 2-х экз. в первый адрес.

В приложении к постановлениям, распоряжениям администрации муниципального образования город Балашов на первом его листе в правом верхнем углу пишут: "Приложение" (без кавычек) с указанием наименования вида документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение к распоряжению администрации муниципального образования город Балашов от 14 июля 2005 года N 458-р

Допускается слово "ПРИЛОЖЕНИЕ" печатать прописными буквами, а также центрировать это слово, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки реквизита.

Приложения подписываются и визируются в порядке, определенном в пункте 6.3.23.

6.3.21. Подпись является обязательным реквизитом документа и располагается с интервалом не менее двух сантиметров под текстом документа. Подпись, как правило, выделяется жирным шрифтом или курсивом.

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи. Наименование должности печатается от левого поля. Допускается центрировать наименование должности относительно самой длинной строки.

Проекты документов представляются на подпись соответствующим должностным лицам полностью оформленными, проверенными, согласованными, вместе с приложениями и материалами, на основании которых документ готовился.

Документы информационно-справочного или аналитического характера могут быть подписаны непосредственным составителем документа, если решаемые вопросы не выходят за пределы его компетенции.

Подписывается только экземпляр документа, отсылаемый адресату, а экземпляр документа, который остается в деле отправителя, визируется исполнителем.

При оформлении документа, направляемого нескольким адресатам, или совместного документа, издаваемого от имени двух или нескольких органов (организаций), подписываются все экземпляры документа.

При массовой рассылке копий документа подписывается только экземпляр документа, оставляемый в деле отправителя, а адресатам рассылаются размноженные и заверенные его копии.

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в реквизите "Подпись" не указывается, а если документ оформлен не на бланке, приводится полное наименование должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Председатель комитета	Личная подпись	В.А.Карпов
Заместитель председателя комитета	Личная подпись	Е.И.Кривко

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне, например:

Директор ООО "Экран"	Директор ОАО "Восток"
г. Балашова	г. Балашова
Личная подпись	Личная подпись
А.В.Сидоров	В.М.Петров

В документе, составленном комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии	Личная подпись	Б.Д.Никольский
Заместитель председателя
комиссии	Личная подпись	И.Е.Миронова
Члены комиссии	Личная подпись	А.И.Алексеев
	Личная подпись	Б.Б.Бочкарев
	Личная подпись	В.В.Комарова

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии.

При этом перед наименованием должности не допускается ставить предлог "ЗА" или косую черту.

В подписанные документы не допускается вносить какие-либо изменения или дополнения.

6.3.22. Подготовленный проект документа (с имеющимися приложениями) подлежит при необходимости согласованию.

Согласование (предварительное рассмотрение и оценка проекта документа) проводится до подписания (утверждения) проекта.

Цель согласования - подготовить качественный документ, соответствующий действующему законодательству, имеющий организационное, финансовое и материально-техническое обеспечение.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа. Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).

Обязательному согласованию подлежат проекты постановлений, распоряжений вносимых администрацией муниципального образования город Балашов, а также договоров и соглашений, заключаемых от имени администрации муниципального образования город Балашов.

Согласование проекта документа оформляется грифом согласования. Гриф согласования состоит из слова "СОГЛАСОВАНО" без кавычек, визы, которая включает наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилий) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО Заместитель главы администрации муниципального образования город Балашов Личная подпись В.В.Горбунов 26.08.2003

Для согласования проектов документов может оформляться лист согласования. Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

6.3.23. Виза включает должность и подпись визирующего документ, расшифровку подписи и дату подписания.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны проекта (копии) отправляемого документа.

В необходимых случаях осуществляется полистное визирование документа и его приложения.

6.3.24. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

Документы заверяются печатью администрации муниципального образования город Балашов.

6.3.25. Копию документа заверяют штампом "Копия верна" подписью или факсимиле главы администрации муниципального образования город Балашов. Администрация муниципального образования город Балашов и ее структурные подразделения могут выдавать копии только принимаемых ими документов.

6.3.26. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер телефона, по которому с ним можно связаться.

Отметка об исполнителе располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

6.3.27. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер исходящего документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении: слова " В дело" N ..." (указывается номер дела, в котором будет храниться документ).

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована главой администрации муниципального образования город Балашов или заместителем.

6.3.28. Отметка о поступлении документа содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Отметку о поступлении документа располагают в правом нижнем углу первого листа документа. Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа.

6.3.29. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла, дату и другие необходимые поисковые данные.

6.4. Бланки документов.

6.4.1. Документы оформляются на бланках установленного образца формата А4.

6.4.2. Устанавливаются следующие виды бланков:

бланк постановления (по основной деятельности) администрации муниципального образования город Балашов (приложение N 5);

бланк распоряжения (по основной деятельности) администрации муниципального образования город Балашов (приложение N 6);

бланк распоряжения (по личному составу) администрации муниципального образования город Балашов (приложение N 7);

бланк письма администрации муниципального образования город Балашов (приложение N 8).

6.4.3. Бланки документов администрации муниципального образования город Балашов могут быть в цветном и черно-белом исполнении на белой бумаге или бумаге светлых тонов формата А4. Бланки изготавливаются типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводятся с помощью компьютера непосредственно при изготовлении конкретного документа.

6.4.4. Макеты бланков документов проектируют в соответствии с формами (образцами) бланков, утвержденными главой администрации муниципального образования город Балашов. Макеты разрабатываются отделом по правовой, кадровой работе и делопроизводству.

При разработке макетов бланков должны быть соблюдены требования действующих государственных и национальных стандартов.

6.4.5. При оформлении многостраничных документов на бланке печатается первый лист документа, последующие - на обычной бумаге одинакового с бланком формата, цвета и качества.

6.4.6. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее (мм):

левое - 30

правое - 10

верхнее - 20

нижнее - 20.

6.4.7. На бланках постановлений и распоряжений применяется продольный вариант расположения реквизитов, на бланках писем и бланках резолюций допускаются два варианта расположения реквизитов - угловой и продольный.

6.5. Особенности оформления документов по исполнению поручений, данных главой администрации муниципального образования город Балашов на постоянно действующих, выездных и других совещаниях:

6.5.1. Заголовок к тексту должен содержать номер поручения, вид совещания, дату его проведения, номер протокола, например: "О ходе исполнения п. 1.2 протокола постоянно действующего совещания у главы администрации муниципального образования город Балашов от 15 апреля 2006 года N 25".

6.5.2. В первой части документа необходимо указать содержание поручения, например: "Во исполнение поручения "Подготовить предложения о_" сообщаю".

6.5.3. Заключительная часть текста документа должна содержать ходатайство о снятии поручения с контроля или о продлении срока исполнения поручения, например: "Прошу снять поручение с контроля" или "Прошу продлить срок исполнения поручения до 1 июня 2006 года". Исключением является документ по исполнению поручения о периодическом предоставлении информации (еженедельно, ежеквартально и т.д.).

6.5.4. По всем внутренним, служебным вопросам администрации муниципального образования город Балашов составляются служебные и докладные записки (приложения N 9, 10).

6.6. Особенности оформления документов, направляемых за рубеж.

6.6.1. Служебные письма.

В переписке с иностранными адресатами (в том числе с посольствами и представительствами иностранных государств) оформление служебных и личных писем имеет одинаковый характер.

Служебные письма оформляются на бланках установленной формы либо на стандартных листах бумаги.

Служебное письмо состоит из следующих частей: реквизитов бланка (при оформлении на бланке) или названия города и даты отправления (при оформлении на стандартных листах бумаги), наименования и адреса получателя письма, вступительного обращения, основного текста, заключительной формы вежливости, указания на приложение, если оно имеется.

При переписке без применения бланков оформление писем осуществляется следующим образом.

В правом верхнем углу письма печатаются название города и дата отправления, например: Балашов, 8 августа 2005 года; Варшава, 23 августа 2003 года. Длина максимальной строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правым полем. Регистрационный номер проставляется на подлиннике и копии письма, остающейся в деле.

Текст письма начинается с обращения. Если оно адресовано министру, то в зависимости от конкретного случая и местной практики следует писать - Господин Министр, Ваше Превосходительство. В обращении иногда принято добавление слова "Уважаемый" (особенно в порядке взаимности, например: Уважаемый господин Министр). В зависимости от местной практики и в порядке взаимности слово "господин" на иностранных языках может писаться полностью или сокращенно.

После обращения идет текст, в большинстве случаев начинающийся словами: "Имею честь...".

Письмо заканчивается комплиментом, т.е. выражением уважения. Могут использоваться следующие комплименты:

Президенту, Послу или Министру иностранных дел - Прошу Вас, господин Президент (господин Посол, господин Министр), принять уверения в моем весьма (самом) высоком уважении;

Генеральному директору Германского фонда международного развития - Прошу Вас, господин Хайнц Бюлер, принять уверения в моем высоком (или глубоком) уважении (или почтении).

Если пишется ответное письмо, то комплимент формулируется в порядке взаимности. Например, если в полученном письме обращаются с уверениями "... в весьма высоком уважении", то и отвечать рекомендуется аналогичным комплиментом.

Письма могут заканчиваться другими видами комплиментов, а именно: "С искренним уважением", "С глубоким уважением", "Искренне Ваш", "С уважением". В ответном письме в порядке взаимности целесообразно употребить такой же комплимент.

Под текстом письма следуют личная подпись лица, от имени которого посылается письмо, его должность, инициал имени и фамилия.

Если в тексте письма дается ссылка на прилагаемые документы (программа, мероприятия и т.д.), то в конце текста указывается приложение.

В соответствии с принятыми в большинстве зарубежных стран стандартами адрес зарубежного корреспондента располагается, как правило, в левом нижнем углу первой страницы, независимо от количества страниц письма. Адрес включает инициал (инициалы) имени, фамилию, полное наименование официальной должности лица, которому направляется письмо, и название города, например:

Господину К.Брауну Председателю Правления фонда "Призыв совести" г. Вашингтон

В ряде случаев, в зависимости от местной практики и на основе взаимности, перед фамилией лица, которому посылается письмо, указывается его титул, например:

Его Превосходительству господину М.Андерсу Чрезвычайному и Полномочному Послу (официальное название страны) г. Балашов

На конверте указывается адрес, напечатанный на письме.

При переписке с использованием бланков оформление писем осуществляется следующим образом.

Адрес зарубежного корреспондента располагается в правом верхнем углу первой страницы письма. Длина максимальной строки реквизита не должна превышать 9-10 см и ограничивается правым полем.

Реквизит "Адресат" должен включать в себя следующие составные части: слова "Господину" ("Госпоже") или титул (например, "Его (Ее) Превосходительству"), имя и фамилию адресата, наименование организации, фирмы, должность адресата, название города и страны.

Титул или имя и фамилия в адресате пишутся через 2 интервала от должности. Другие составные части печатаются через 1 интервал.

Составные части реквизита "Адресат" допускается печатать как строчными, так и прописными буквами.

Обращение и первая строка текста письма начинаются с красной строки.

6.6.2. Частные письма полуофициального характера.

Такого рода письма посылаются знакомым официальным лицам в случаях, связанных с оказанием какого-либо личного одолжения (благодарность за приглашение, просьба о содействии), либо по вопросам, являющимся предметом официальной переписки или переговоров, с целью подчеркнуть заинтересованность автора в данном деле или для ускорения решения какого-либо вопроса путем использования влияния лица, которому направляется письмо. Переписка может осуществляться и по другим вопросам, постановка которых в официальном порядке нежелательна по тем или иным причинам.

Частные письма полуофициального характера пишутся на обычной почтовой бумаге (в пол-листа), иногда на бланке. Оборотная сторона листа не используется.

Обращение в таком письме обычно бывает следующим:

Уважаемый господин Министр,

Уважаемый господин Директор,

Уважаемый господин Сенатор

и т.п.

Заключительный комплимент в письме обязателен, и он зависит от служебного или общественного положения адресата и характера отношений автора с адресатом.

Наименование должности и полная фамилия адресата пишутся только на конверте.

К каждому письму зарубежному адресату прилагается сопроводительное письмо в Исполнительный секретариат Министерства иностранных дел Российской Федерации.

Упомянутые виды писем являются официальными документами. Необходимо выбрать подходящий для конкретного случая вид письма, исходя при этом из содержания.

Не допускаются исправления и подчистки в тексте подлинника. Документы требуют к себе надлежащего внимания и предполагают ответ со стороны того, кому они направлены.

6.6.3. Оформление документов, направляемых по линиям факсимильной связи, производится на чистом листе бумаги без использования бланка. Текст печатается прописными буквами на русском языке либо языке адресата.

Название страны может быть полным (Соединенные Штаты Америки) или кратким (США), но обязательно должно быть официально принятым (нельзя вместо Федеративная Республика Германия или ФРГ писать Германия).

6.6.4. Заголовок к тексту не составляется.

6.6.5. При ответе на документ, поступивший от зарубежного партнера, целесообразно в тексте сделать ссылку на этот документ, например: "На Ваше письмо от ... числа".

6.6.6. При регистрации документа, отправляемого за рубеж, регистрационный номер проставляется на втором экземпляре, остающемся в деле. Первый экземпляр документа имеет только дату подписания.

6.6.7. Одновременно с документом исполнитель готовит конверт для отправки данного документа с указанием адресных данных адресата и адреса отправителя. При этом адрес может быть написан как на английском языке, так и на языке страны-адресата.

7. Подготовка проектов постановлений, распоряжений администрации муниципального образования город Балашов

7.1. Правовые акты администрации муниципального образования город Балашов издаются на основе и во исполнение федерального законодательства, законов Саратовской области, а также иных нормативных правовых актов в соответствии с действующим законодательством.

7.2. Под нормативным правовым актом принимается письменный официальный документ, принятый в определенной форме органом исполнительной власти в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм. Он содержит правовые нормы, общие установления, рассчитанные, как правило, на длительное применение, и распространяется на широкий круг лиц. Нормативно-правовым актом является постановление администрации муниципального образования город Балашов.

7.3. Под ненормативным (правоприменительным) правовым актом понимается правовой акт, адресованный конкретному субъекту - это распоряжение, применяющееся однократно и не сохраняющее свое действие после того, как прекратились конкретные отношения, предусмотренные данным актом.

7.4. Проекты постановлений, распоряжений администрации муниципального образования город Балашов вправе вносить начальники отделов, специалисты администрации муниципального образования город Балашов. Ответственность за качество проектов, их согласование несут должностные лица, вносящие проект.

7.5. Если правовые акты принимаются на основе (в развитие, во исполнение) правовых актов федеральных органов государственной власти, законов Саратовской области, правовых актов Губернатора и Правительства области, то вводная часть правового акта должна содержать ссылку на соответствующий правовой акт с указанием даты, номера и наименования.

В случае упоминания в проекте правового акта какой-либо организации - юридического лица, при его согласовании начальнику отдела по правовой, кадровой работе и делопроизводству вместе с проектом акта представляются учредительные документы этой организации, а в случае необходимости - нотариально заверенная копия учредительных документов этой организации.

7.6. Проекты правовых актов, направляемые на соответствующее согласование, изготавливают на чистом листе бумаги с использованием реквизитов 08, 10, с обязательным указанием в правом верхнем углу слова "Проект".

7.7. Текст правового акта содержит, как правило, вводную (преамбулу) и распорядительную части. Если содержание правового акта не нуждается в пояснении, то вводная часть отсутствует.

Тексты правовых актов администрации муниципального образования город Балашов (постановлений, распоряжений) в распорядительной части должны содержать пункты, предусматривающие:

конкретные задания исполнителям с указанием реальных сроков их исполнения (при длительных сроках исполнения необходимо указывать промежуточные (контрольные) сроки). При указании срока используется словесно-цифровой способ оформления даты;

точное наименование организаций - исполнителей задания;

порядок обеспечения выполнения заданий материально-технической базой и финансированием;

поручения по контролю исполнения правового акта или его отдельных пунктов с указанием, на кого возложен контроль;

указания о снятии с контроля ранее принятого правового акта в случае его выполнения или принятия нового правового акта взамен ранее принятого;

указание об отмене, изменении или дополнении действующих правовых актов, если издаваемый правовой акт отменяет действующий или принимается в дополнение (изменение) действующего акта;

указание о сроке вступления в силу правового акта, если такое оказание необходимо.

7.8. Предписания, адресуемые подведомственным подразделениям, формулируются в категоричной форме. Текст распоряжений как правовых актов, издаваемых на основе единоначалия, излагается от первого лица единственного числа и начинается словами: "В целях...", "В связи с...", "В соответствии". В отношении организаций, не находящихся в подчинении администрации муниципального образования город Балашов, но расположенных на подведомственной территории, применяются глаголы типа "предложить", "рекомендовать". В отдельных случаях возможна и категоричная форма обращения, если правовой акт (распоряжение) издается по тем вопросам компетенции главы администрации муниципального образования город Балашов, по которым он вправе давать общеобязательные указания.

Каждый пункт, как правило, должен начинаться с предписываемого действия, выраженного глаголом неопределенной формы (утвердить, внести, предложить, указать, считать и т.д.). Использовать формулировки: "решить вопрос", "обратить внимание" и т.д. в правовых актах не рекомендуется.

7.9. Содержание издаваемых правовых актов администрацией муниципального образования город Балашов не должно противоречить изданным ранее или дублировать их, если при этом не изменяется (отменяется) ранее изданный акт.

7.10. Пункт об отмене действующих правовых актов начинается со слов: "Признать утратившим силу...".

7.11. Перечень отменяемых правовых актов приводится с указанием даты, номера и заголовка каждого правового акта в хронологической последовательности. Перечень, содержащий более 4 отменяемых правовых актов, может быть оформлен как приложение к основному правовому акту. В этом случае пункт об отмене правовых актов формулируется следующим образом: "Признать утратившими силу постановления (распоряжения) администрации муниципального образования город Балашов согласно приложению".

7.12. Пункт об изменении отдельного положения действующего правового акта строится по схеме:

"Пункт 3 распоряжения администрации муниципального образования город Балашов от... N ... "О ..." изложить в новой редакции:

"3. ...(текст новой редакции пункта).".

7.13. Пункт о дополнении отдельного положения действующего правового акта строится по схеме:

"Пункт 4 распоряжения администрации муниципального образования город Балашов от... N ... "О ..." после слов "..." дополнить словами "...".

7.14. При существенных и многочисленных изменениях (дополнениях) действующий правовой акт администрации муниципального образования город Балашов, как правило, подлежит отмене и издается новый правовой акт, в который включаются все необходимые положения из ранее действовавшего.

7.15. В случае, когда к правовому акту администрации муниципального образования город Балашов приобщается другой документ, он указывается в тексте этого правового акта как приложение и может быть оформлен как таблица, перечень, список и др.

7.16. Если правовым актом администрации муниципального образования город Балашов утверждается какой-то документ (положение, устав, правила, инструкция), ссылка на такой документ в тексте правового акта оформляется следующим образом: "Утвердить Положение о ...".

7.17. Проекты нормативно-правовых актов проходят процедуру согласования документа, путем оформления визы. Визы проставляются на листе согласования, который оформляется на обратной стороне первого листа проекта.

Перед направлением проекта на согласование в листе согласования делается запись с указанием даты, отдела, сектора администрации муниципального образования город Балашов или структурного подразделения администрации муниципального образования город Балашов, который вносит проект на рассмотрение. Например: "Проект внесен юридическим отделом".

7.18. Проекты нормативно-правовых актов администрации муниципального образования город Балашов согласовываются в следующей последовательности в обязательном порядке (приложение N 11):

начальником отдела по финансам;

руководителем структурного подразделения;

исполнителем.

7.19. Проекты распоряжений по личному составу проходят согласование (приложение N 12):

начальника отдела по финансам;

руководителя структурного подразделения;

исполнителя.

7.20. При необходимости проекты нормативных и правоприменительных актов администрации муниципального образования город Балашов в установленном порядке согласовываются со следующими должностными лицами:

начальником отдела по управлению имуществом;

начальником отдела по правовой, кадровой работе и делопроизводству.

Согласованные в установленном порядке проекты постановлений и распоряжений передаются в отдел по правовой, кадровой работе и делопроизводству для подписания главой администрации муниципального образования город Балашов, регистрации, доведения до исполнителей.

7.21. При необходимости к проекту документа прилагаются:

перечень законов или других правовых актов, изменения, дополнения или принятия которых потребует принятие такого проекта;

пояснительная записка с обоснованием необходимости принятия проекта постановления администрацией муниципального образования город Балашов, характеристикой их целей и основных положений;

финансово-экономическое обоснование проекта.

7.22. В случаях, когда проект предусматривает обращения с ходатайством в другие органы государственной власти, к нему прилагается проект письма по данному вопросу. Письмо после подписания вместе с постановлением (распоряжением) администрации муниципального образования город Балашов направляется соответствующему адресату.

7.23. Проекты, подготовленные во исполнение документов вышестоящих органов государственной власти, должны в обязательном порядке в преамбуле содержать ссылку на эти документы, при этом указываются дата принятия, номер и полное наименование в настоящей последовательности.

7.24. Срок согласования проектов распоряжений администрации муниципального образования город Балашов не должен превышать 3 рабочих дня.

Срок согласования срочных проектов постановлений, распоряжений администрации муниципального образования город Балашов составляет от 3 часов до 1 рабочего дня (срочность определяется главой администрации муниципального образования город Балашов). Данное положение не распространяется на проекты целевых программ.

При направлении с учетом приказа Генеральной прокуратуры Российской Федерации от 2 октября 2007 года N 155 "Об организации прокурорского надзора за законностью нормативных правовых актов органов государственной власти субъектов Российской Федерации и местного самоуправления" администрацией муниципального образования город Балашов копии проекта в органы прокуратуры проект возвращается разработчику. После получения из прокуратуры города Балашова заключения о соответствии указанного проекта законодательству администрация муниципального образования город Балашов направляет копию заключения разработчику. Составитель проекта принимает меры по устранению обоснованных замечаний, изложенных в заключении (при их наличии), и представляет доработанный проект на согласование и подпись главе администрации муниципального образования город Балашов.

7.25. В случае выезда за пределы города должностного лица, сроки согласования продляются, но не более одного дня.

Имеющиеся у должностного лица возражения и замечания по тексту проекта излагаются в заключении, которое прилагается к проекту.

В тексте проекта допускаются правки стилистических и грамматических ошибок.

7.26. Подготовленные, согласованные и подписанные главой администрации муниципального образования город Балашов проекты постановлений и распоряжений поступают в отдел по правовой, кадровой работе и делопроизводству администрации муниципального образования город Балашов для регистрации, оформления в установленном порядке, тиражирования и доведения копий нормативно-правовых актов до исполнителей. Порядок регистрации осуществляется путем присвоения порядкового номера и литера. Постановлениям присваивается литер "П", распоряжениям по основной деятельности литер "Р", распоряжениям по личному составу присваивается литер "ЛС", распоряжениям по командировкам присваивается литер "К". Нумерация ведется с начала и до конца года раздельно, для каждого вида документов. Зарегистрированные, оформленные и размноженные копии документов в трехдневный срок доводятся до исполнителей.

8. Машинописные и копировально-множительные работы. Звукозапись мероприятий

8.1. Служебные документы печатаются непосредственно в отделах администрации муниципального образования город Балашов с соблюдением установленных правил печатания.

8.2. Для печатания принимаются только служебные материалы, направленные главой администрации муниципального образования город Балашов. Печатание под диктовку не допускается.

8.3. Все документы должны быть тщательно отредактированы. Исполнитель обязан проверить рукопись документа. Особое внимание должно быть обращено на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов, географических названий, наименований организаций, цифр, дат. Сокращения слов применяются только общепринятые.

8.4. Документы должны быть изготовлены на компьютере и переданы в отдел по правовой, кадровой работе и делопроизводству, для оформления документов вместе со сменными (внешними) носителями (дискета, флеш-накопитель, диск) с записью текста в последнем варианте, или электронной почтой.

8.5. Служебные документы, подлежащие размножению, должны быть тщательно подготовлены. Оригиналы печатаются на белой бумаге.

9. Порядок подготовки, рассмотрения и внесения проектов решений в Совет муниципального образования город Балашов

9.1. Согласно регламенту Совета депутатов муниципального образования город Балашов, правом внесения в Совет проектов решений, подготовленных администрацией муниципального образования город Балашов, обладает глава администрации муниципального образования город Балашов или лицо, замещающее данную должность.

9.2. Вносимые проекты решений для рассмотрения на заседании Совета предоставляются в Совет для их регистрации только после заключения юриста аппарата Совета о соответствии действующему законодательству и принятым правовым актам Совета.

9.3. Проекты, предлагаемые к рассмотрению на очередном заседании Совета, вносятся не позднее 10 дней до проведения очередного заседания Совета.

9.4. Проекты, предлагаемые к рассмотрению на внеочередном заседании Совета, вносятся для рассмотрения не позднее 4 дней до проведения внеочередного заседания Совета.

9.5. Ко всем вносимым в Совет проектам прикладывается пояснительная записка, содержащая краткое изложение существа проекта, необходимые обоснования (справки о фактическом состоянии дел, экспертные заключения правового, экономического или иного характера, финансовые расчеты, иные материалы, соответствующие специфике вопроса, подлежащего рассмотрению). К проектам, вносимым в порядке реализации правотворческой инициативы граждан, дополнительно прикладываются документы, определенные Положением "О правотворческой инициативе граждан".

9.6. Проекты решений Совета с соответствующими документами предоставляются в общий отдел администрации муниципального образования город Балашов для обобщения материалов, согласования их с главой администрации муниципального образования город Балашов и предоставления их в Совет, для рассмотрения на заседании.

10. Подготовка и оформление документов заседаний совещаний

10.1. В протоколе указываются дата, время и место проведения, состав участников, обсуждаемые вопросы, фамилия и должность председательствующего.

10.2. По каждому рассмотренному вопросу в протоколе указываются выступающие, содержание принятого решения, ответственные за исполнение, срок реализации.

10.3. Общие требования к оформлению протокола совещания и протокола заседания администрации муниципального образования город Балашов (приложение N 13).

10.4. В заголовок текста протокола следует включать наименование совещательного органа, которым проводится совещание, или указание на то, что данный документ является протоколом заседания администрации муниципального образования город Балашов.

10.4.1. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

10.4.2. Вводная часть текста располагается под реквизитом "Заголовок", состоит из разделов: "Председатель", "Присутствующие", "Повестка дня", в тексте протокола заседаний могут быть также разделы "Постоянные участники заседаний" и "Приглашенные".

В разделе "Председатель" указываются инициалы и фамилия, должность председателя совещания.

В разделе "Присутствовали" протокола совещания при количестве участников свыше 15 человек указывается, как правило, общее количество присутствующих. К протоколу прилагается список. При количестве участников до 15 человек в протоколе совещания в разделе "Присутствовали" перечисляются фамилии всех участников совещания в последовательности, соответствующей занимаемой должности, и с разбивкой по вопросам повестки.

Если на соответствующее заседание администрации муниципального образования город Балашов приглашаются постоянные участники заседаний, то в разделе "Постоянные участники заседаний" указываются в алфавитном порядке их фамилии и инициалы, а справа от фамилий должности участников. Остальные присутствующие на заседании указываются в разделе "Приглашенные".

В разделе "Повестка дня" перечисляются вопросы, подлежащие рассмотрению на совещании. Вопросы располагаются в порядке их важности или сложности и установленного времени рассмотрения. Формулируется вопрос, как правило, в именительном падеже или с использованием обобщающей фразы, отвечающей на вопрос "О чем?", "Об итогах_", "О деятельности_".

10.4.3. Основная часть текста протокола делится на разделы, нумерация которых должна соответствовать нумерации пунктов повестки дня совещания (заседания). Разделы строятся по единой схеме:

1. СЛУШАЛИ - ВЫСТУПАЛИ - РЕШИЛИ;

2. СЛУШАЛИ - ВЫСТУПАЛИ - РЕШИЛИ и т.д.

Содержание разделов зависит от формы изложения протокола, которая бывает краткой или полной