Документооборот как составная часть
учетной политики предприятия
Учетная политика - это выбранная предприятием совокупность способов ведения бухгалтерского учета. В настоящее время она формируется на основе Положения по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" (ПБУ 1/98), утвержденного приказом Минфина России от 9.12.98 г. N 60н. На каждом участке бухгалтерского учета выбирают один из нескольких способов его ведения.
Нет смысла записывать в учетной политике формулировки из нормативных актов по участкам учета, которые не имеют вариантов. Так, нет необходимости подробно указывать, как может исчисляться НДС при строительстве объекта хозяйственным способом. В этом случае существует только один вариант исчисления НДС, и он подробно описан в письме Минфина России от 12.11.96 г. N 96 "О порядке отражения в бухгалтерском учете отдельных операций, связанных с налогом на добавленную стоимость и акцизами".
Если по конкретному вопросу в нормативных документах не установлены способы ведения бухгалтерского учета, то при формировании учетной политики в нее включают соответствующий способ исходя из ПБУ 1/98 и иных положений по бухгалтерскому учету. Например, ни в одном нормативном акте не предусмотрен принцип распределения НДС, уплаченного за основные средства, нематериальные активы и МБП, предприятиями, занимающимися несколькими видами деятельности, в том числе и не облагаемыми НДС.
Предприятие может само решить, скажем, что НДС, уплаченный за приобретаемые активы, будет списываться пропорционально полученной выручке.
Учетная политика организации формируется главным бухгалтером предприятия и утверждается руководителем. Основные моменты, на основании которых формируется учетная политика:
имущественная обособленность (активы и обязательства организации существуют обособленно от активов и обязательств собственников этой организации, а также других организаций);
непрерывность деятельности (организация будет продолжать свою деятельность в будущем и у нее не будет намерений и необходимости в ликвидации или в существенном сокращении деятельности, и следовательно, обязательства будут погашаться в установленном порядке);
последовательность применения учетной политики (принятая организацией учетная политика применяется последовательно от одного отчетного года к другому);
временная определенность факторов хозяйственной деятельности (факты хозяйственной деятельности организации относятся к тому отчетному периоду, в котором они имели место, независимо от фактического времени поступления или выплаты денежных средств, связанных с этими фактами).
Изменение учетной политики организации возможно только в следующих случаях:
изменения законодательства Российской Федерации или нормативных актов по бухгалтерскому учету;
разработки организацией новых способов ведения бухгалтерского учета.
Применение нового способа предполагает более достоверное отражение фактов хозяйственной деятельности в учете и отчетности организации или меньшую трудоемкость учетного процесса без снижения степени достоверности информации;
существенного изменения условий деятельности (реорганизация, смена собственников, изменение видов деятельности и т.п.).
Если на предприятии возникают новые факты хозяйственной деятельности, то новшества, вносимые в учетную политику, не считаются изменениями. В этом случае издается приказ о внесении в учетную политику дополнений.
Например, предприятие раньше не имело нематериальных активов и соответственно в учетной политике не было о них упоминания. Когда предприятие приобретет нематериальный актив, возникнет необходимость внести дополнение в учетную политику.
При формировании учетной политики утверждаются:
рабочий план счетов бухгалтерского учета предприятия, содержащий синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета;
формы первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной деятельности, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности;
порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации;
методы оценки активов и обязательств;
правила документооборота и технология обработки учетной информации;
порядок контроля за хозяйственными операциями;
другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.
Рабочий план счетов разрабатывается на основе действующего Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий, утвержденного приказом Минфина СССР от 1.11.91 г. N 56 (с последующими изменениями и дополнениями), в зависимости от специфики деятельности предприятия. Так, организация, занимающаяся торговой деятельностью, для учета производственных расходов должна применять счет 44 "Издержки обращения", а производственное предприятие - счет 20 "Основное производство".
Формы первичных учетных документов. С 1 января 1999 г. первичные учетные документы принимаются к учету в том случае если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом России в 1997-1998 гг. по согласованию с Минфином России, Минэкономики России и другими заинтересованными федеральными органами исполнительной власти по следующим разделам учета:
учет сельскохозяйственной продукции и сырья;
учет труда и его оплаты;
учет основных средств и нематериальных активов;
учет материалов;
учет малоценных и быстроизнашивающихся предметов;
учет работ в капитальном строительстве;
учет работы строительных машин и механизмов;
учет работ в автомобильном транспорте;
учет результатов инвентаризации;
учет кассовых операций;
учет торговых операций.
Если предприятие применяет самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов, то они должны быть утверждены в учетной политике.
Порядок проведения инвентаризации на предприятии регулируется Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.95 г. N 49.
Предприятие может самостоятельно устанавливать сроки проведения и количество инвентаризаций в отчетном году (кроме обязательных по законодательству), перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них.
Технология обработки учетной информации. Здесь оговариваются способы и формы ведения бухгалтерского учета:
формы бухгалтерского учета для организаций малого предпринимательства;
мемориально-ордерная;
журнально-ордерная;
журнал-главная;
машинно-ориентированная.
Правила документооборота.
Согласно Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденному Минфином СССР от 29.07.83 г. N 105, под документооборотом понимается создание или получение от других предприятий, принятие к учету, обработка и передача в архив первичных документов. Движение же первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота.
Графиком устанавливается рациональный документооборот, т.е. предусматривается оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определяется минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота может быть оформлен в виде схемы, таблицы или приказа с перечнем работ по созданию, проверке и обработке документов в каждом подразделении предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие их и подписавшие. Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер предприятия. В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным приказом Минфина России от 29.07.98 г. N 34н, требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерскую службу документов и сведений обязательны для всех работников организации.
Покажем на конкретном примере стоматологической клиники "Зуболит", что представляет соб
