Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов (С.Р.Акчурина, "Финансовые и бухгалтерские консультации", N 1, январь 2000 г.)

Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов

Согласно Закону о бухгалтерском учете для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются наличие, состояние и оценка этих имущества и обязательств. Так как перед составлением годовой бухгалтерской отчетности инвентаризация обязательна, у многих организаций возникают вопросы о порядке оформления документов по результатам инвентаризации.

С 1 января 1999 г. результаты инвентаризации необходимо оформлять в формах, установленных Постановлением Госкомстата России "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" от 18 августа 1998 г. N 88.

Сроки и основание составления

Как следует из Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49, сличительная ведомость применяется для отражения результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, готовой продукции и прочих материальных ценностей, по которым в ходе проведения инвентаризации выявляются расхождения между показателями бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей (фактическим наличием).

Сличительную ведомость могут потребовать налоговые органы при проведении документальных проверок. Ее отсутствие в случае, когда в бухгалтерском учете были сделаны проводки на недостачи или излишки основных средств, может быть истолковано как:

1) неисполнение требований нормативных актов по бухгалтерскому учету;

2) безосновательное отражение хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета.

Вследствие этого может быть занижена налогооблагаемая прибыль, если в бухгалтерском учете сумма недостачи была списана на финансовые результаты.

В соответствии с Законом о бухгалтерском учете первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации. Поскольку все записи в бухгалтерском учете должны производиться только на основании первичных документов, в случае расхождений между данными бухгалтерского учета и фактическим наличием при отсутствии таких документов оснований для отражения результатов проведенной инвентаризации в бухгалтерском учете не будет.

Требования к составлению и хранению

До составления сличительных ведомостей и определения результатов инвентаризации бухгалтерия организации должна тщательно проверить правильность всех подсчетов, приведенных в инвентаризационных описях. Обнаруженные ошибки в ценах, таксировке и подсчетах должны быть исправлены и оговорены за подписями всех членов комиссии, участвующих в инвентаризации, и материально ответственных лиц.

На последней странице инвентаризационной описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировке и подсчете итогов за подписями лиц, проводивших эту проверку.

Сличительная ведомость составляется бухгалтером в двух экземплярах, один из которых хранится в бухгалтерии, другой передается материально ответственному лицу. При заполнении сличительной ведомости (N ИНВ-18) для отражения результатов инвентаризации нематериальных активов графы 3, 8, 10 не заполняются.

Данная ведомость заполняется либо на компьютере, либо вручную автоматической или шариковой ручкой, четко и ясно, без помарок и подчисток. Наименования объектов, по которым составляется сличительная ведомость, нужно показывать в сличительной ведомости по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. Стоимость излишков и недостач объектов основных средств и нематериальных активов приводится в соответствии с их оценкой в учетных регистрах.

По ценностям, принадлежащим другим организациям, составляются отдельные сличительные ведомости. Данные в этих ведомостях приводятся по организациям, которым эти ценности принадлежат. Результаты инвентаризации сообщаются справкой владельцам ценностей с приложением копии инвентаризационной описи.

Условный пример.

Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств, материальных активов

По состоянию на "15" декабря 1999 г. проведена инвентаризация фактического наличия ценностей, находящихся на ответственном хранении

                       Нач.отдела       Петрова Анна Николаевна

                      -------------  ------------------------------------

                       должность        фамилия, имя, отчество

При инвентаризации установлено следующее:

 /---------------------------------------------------------------------\

 |Номер|Наиме-|Арен-|Год  |      Номер      |Результаты инвентаризации |

 |по   |нова- |дода-|выпу-|-----------------+--------------------------|

 |поря-|ние и |тель,|ска  |инве-|заво-|пас- |излишек     |  недостача  |

 |дку  |крат- |срок |(пос-|нтар-|дской|порта|------------+-------------|

 |     |кая   |арен-|трой-|ный  |     |(до- |коли-|стои- |коли-|стои-  |

 |     |хара- |ды   |ки,  |     |     |куме-|чест-|мость,|чест-|мость, |

 |     |ктери-|     |прио-|     |     |нта о|во,  |руб.  |во,  |руб.   |

 |     |стика |     |бре- |     |     |реги-|шт.  |коп.  |шт.  |коп.   |

 |     |объек-|     |те-  |     |     |стра-|     |      |     |       |

 |     |та    |     |ния) |     |     |ции) |     |      |     |       |

 |-----+------+-----+-----+-----+-----+-----+-----+------+-----+-------|

 |  1  |   2  |  3  |  4  |  5  |  6  |  7  |  8  |  9   |  10 |   11  |

 |-----+------+-----+-----+-----+-----+-----+-----+------+-----+-------|

 |1    |Конди-|  -  |1995 | 25  |0275 |  -  |  -  |  -   |  1  | 11 000|

 |     |ционер|     |     |     |     |     |     |      |     |       |

 |-----+------+-----+-----+-----+-----+-----+-----+------+-----+-------|

 |2    |Прин- |  -  |1998 | 83  |097  |  -  |  -  |  -   |  1  |  9 000|

 |     |тер   |     |     |     |     |     |     |      |     |       |

 |     |НР 5Р |     |     |     |     |     |     |      |     |       |

 \---------------------------------------------------------------------/

                                   Итого                    2    20 000

                                      -----------------------------------

                                                     Смирнова М.С.

     Бухгалтер --------------  ------------  ----------------------------

                                 подпись       расшифровка подписи

     С результатами сличения согласен(ны):

     Материально ответственное(ые) лицо(а)

               Нач.отдела                            Петрова А.Н.

               -------------   ------------- ----------------------------

               должность         подпись       расшифровка подписи

С.Р.Акчурина,

эксперт департамента бухгалтерского учета

и аудита фирмы "ФБК"