Глава 6. Порядок работы со служебными документами

Глава 6. Порядок работы со служебными документами

6.1. Прием и отправка корреспонденции, адресованной главе администрации и подписанной им, осуществляется центром обслуживания граждан администрации.

6.2. Корреспонденция, поступившая в нерабочее время, а также в выходные и праздничные дни, принимается оперативными дежурными, с последующей передачей специалисту центра обслуживания граждан администрации.

6.3. Организация доставки входящих, исходящих и внутренних документов в администрации муниципального образования осуществляется управлением по организации деятельности аппарата администрации.

6.4. Документы, требующие срочного решения, с грифом "Срочно", "Весьма срочно", правительственные документы и телеграммы доставляются главе администрации немедленно.

6.5. Регистрация документов администрации муниципального образования осуществляется специалистом центра обслуживания граждан администрации.

6.6. Зарегистрированные документы, как правило, в тот же день направляются адресатам.

6.7. Прием телефонограмм, телефаксов, адресованных главе администрации и его заместителям, производится помощником главы администрации с регистрацией в специальных журналах

6.8. Оформление резолюций.

В резолюцию должны входить следующие элементы:

- исполнитель (ф.и.о.);

- содержание поручения;

- срок исполнения;

- дата подписания поручения;

- подпись лица, дающего поручение.

6.9. Кроме главы администрации, давшего поручение по исполнению документа, резолюции имеет право накладывать от своего имени должностное лицо, официально его замещающее.

6.10. Рассмотрение документа (ознакомление с содержанием документа и подготовка резолюции) должно проводиться ежедневно, но не более двух дней с момента регистрации.

6.11. Срок исполнения документов не должен превышать 30 дней (если в резолюции не указан другой срок исполнения) со дня регистрации документа.

Для служебных документов - срок исполнения может быть увеличен в зависимости от сложности и хода решения вопроса, для писем граждан - не более чем один месяц (с уведомлением об этом заявителя).

Ответы по запросам и представлениям прокуратуры направляются за подписью главы администрации или лица, его замещающего.

6.12. Если исполнение документа поручено нескольким лицам и в резолюции не указан ответственный исполнитель, ответственным за подготовку ответа является лицо, указанное в резолюции первым.

6.13. Соисполнители не позднее, чем за 5 дней до истечения срока исполнения документа представляют ответственному исполнителю справки для обобщения и составления отчета либо сообщают свое мнение по поднятому в документе вопросу в другой форме, устраивающей ответственного исполнителя. Ответственному исполнителю дается право созыва соисполнителей. Соисполнители в равной степени несут ответственность за своевременную и качественную подготовку проектов документов.

6.14. Ответы из организаций по исполнению документов, зарегистрированных в администрации, должны направляться в тот отдел, где осуществляется контроль за ходом исполнения документа.

6.15. Справки (информация) о ходе и результатах исполнения поручений главы администрации должны подписываться руководителями структурных подразделений администрации муниципального образования, которым даны поручения, или лицами, исполняющими их обязанности и представляться в срок, указанный в поручении, либо в месячный срок со дня его подписания.

6.16. Ответы на предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие в администрацию городского округа, могут быть даны как в письменной, так и в устной формах (если такая форма ответа устраивает заявителя). При устном ответе делается запись об этом на письме заявителя.

Ответы на служебные документы даются, как правило, в письменном виде.