Глава 7. Правила оформления документов

Глава 7. Правила оформления документов

7.1. Документы, направляемые в органы государственной власти, подписываются главой администрации, направляемые в другие организации - главой администрации, его заместителями, а также руководителями структурных подразделений в пределах их компетенции.

7.2. Докладные записки, справки и другие внутренние документы справочного характера - руководителем структурного подразделения или исполнителем, если разрешаемые при этом вопросы не выходят за пределы его полномочий.

Подписываются первый и второй экземпляры направляемого в адрес и оставляемого в деле документа. При направлении нескольким адресатам - подписываются все экземпляры.

7.3. За своевременную подготовку, содержание и правильное оформление документа несет ответственность исполнитель.

7.4. Подписанные главой администрации документы передаются специалисту центра обслуживания граждан администрации муниципального образования для регистрации и отправки. Лицо, ответственное за отправку документов, проверяет правильность их оформления и наличие приложений, указанных в основном документе. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю для доработки.

7.5. Исходящие документы, подписанные руководителями подразделений администрации муниципального образования, которым предоставлено право переписки, регистрируются в соответствующем подразделении.

7.6. Все исходящие и большинство внутренних служебных документов оформляются на бланках установленного образца.

7.7. На каждом документе (за исключением письма) должно быть указано наименование вида документа (справка, информация, акт и т.п.).

7.8. В любом документе ниже реквизитов указывается адресат (в состав реквизита входит почтовый адрес, виза исполнителя и номер его служебного телефона).

7.9. Письмо не должно содержать больше четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатом не указывается.

7.10. Документы следует адресовать, как правило, в учреждение или его структурное подразделение. Должностному лицу документ может адресоваться в тех случаях, когда точно известно, что он должен быть рассмотрен этим лицом.

7.11. Документ, составленный на основании другого документа, должен иметь ссылку на него, с указанием вида документа, даты и исходящего номера. Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименование необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров.

7.12. На документах, направляемых в правительственные учреждения, постоянным корреспондентам или учреждениям своей системы, почтовый адрес не проставляется. Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым адресатам.

7.13. На документах, направляемых частному лицу, вначале указывается почтовый адрес, затем фамилия и инициалы адресата.