Глава 3. Функции Секретариата (п. 5)

Глава 3. Функции Секретариата

5. В соответствии с возложенными задачами Секретариат осуществляет следующие функции:

Информация об изменениях:

Подпункт 1 изменен с 19 декабря 2017 г. - Постановление Правительства Калининградской области от 19 декабря 2017 г. N 684

См. предыдущую редакцию

1) в сфере документационного обеспечения деятельности заместителя Председателя Правительства:

- прием, обработка и регистрация в системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "Дело" (далее - система "Дело") документов, направленных в адрес заместителя Председателя Правительства и не зарегистрированных в центральной картотеке системы "Дело";

- предварительное ознакомление с входящей корреспонденцией, определение срочности ее исполнения и разработка предложений по своевременной реализации:

поручений (резолюций) Губернатора Калининградской области или уполномоченного им лица;

поручений, указаний и рекомендаций федеральных органов исполнительной власти, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Северо-Западном федеральном округе;

докладов и обращений членов Правительства, руководителей органов исполнительной власти и структурных подразделений аппарата Правительства, руководителей органов местного самоуправления, руководителей территориальных органов федеральных органов исполнительной власти;

обращений граждан, представителей общественных объединений и иных организаций;

иных входящих документов, поступивших в адрес заместителя Председателя Правительства;

- внесение информации, содержащейся в поручениях (резолюциях) заместителя Председателя Правительства, в соответствующие электронные регистрационные карточки документов в системе "Дело";

- направление документов на рассмотрение и исполнение должностным лицам в соответствии с поручениями (резолюциями) заместителя Председателя Правительства;

- проверка служебных (докладных) записок по исполнению поручений (резолюций) заместителя Председателя Правительства на соответствие требованиям Регламента Правительства, утвержденного постановлением Правительства от 24 июня 2011 года N 450 (далее - Регламент Правительства), правил делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Калининградской области, установленных постановлением Правительства от 16 февраля 2017 года N 61 (далее - правила делопроизводства), и инструкции по делопроизводству в Правительстве, утвержденной постановлением Правительства от 10 апреля 2017 года N 180 (далее - инструкция по делопроизводству);

- подготовка совместно с органами исполнительной власти и структурными подразделениями аппарата Правительства, координацию работы которых осуществляет заместитель Председателя Правительства, аналитических, справочных материалов, а также материалов к докладам и выступлениям для мероприятий с участием заместителя Председателя Правительства;

- подготовка проектов поручений (резолюций) по итогам совещаний, встреч, визитов, приемов и других мероприятий, проводимых заместителем Председателя Правительства;

- регистрация утвержденных заместителем Председателя Правительства поручений в системе "Дело" и их рассылка в адрес исполнителей;

- разработка номенклатуры дел Секретариата, оформление, учет, хранение дел в процессе делопроизводства, подготовка дел и своевременная передача дел на хранение в архив или на уничтожение в установленном порядке;

2) в сфере контроля и организационно-технического обеспечения деятельности заместителя Председателя Правительства:

- в рамках осуществления контроля за исполнением поручений (резолюций) заместителя Председателя Правительства:

постановка поручений (резолюций) на контроль в системе "Дело"; обеспечение эффективного функционирования системы упреждающего контроля за ходом исполнения поручений (резолюций);

обеспечение контроля за своевременным и надлежащим исполнением документов, поступивших на имя заместителя Председателя Правительства; анализ результатов исполнения поручений (резолюций); подготовка заместителю Председателя Правительства еженедельной сводной информации об исполнении и нарушениях сроков исполнения поручений (резолюций);

снятие с контроля поручений (резолюций) в системе "Дело" согласно резолюции заместителя Председателя Правительства;

ведение актуального реестра поручений (резолюций), находящихся на исполнении;

взаимодействие с сотрудниками органов исполнительной власти, координацию деятельности которых осуществляет заместитель Председателя Правительства, с курируемыми государственными учреждениями, координационными и совещательными органами Правительства в целях обеспечения эффективного исполнения возложенных на них полномочий, своевременного и полного исполнения поручений (резолюций);

внесение предложений по повышению эффективности системы контроля за исполнением поручений (резолюций) заместителя Председателя Правительства, в том числе по внедрению и использованию современных информационных систем;

- на основании сводной информации от органов исполнительной власти, деятельность которых координирует заместитель Председателя Правительства, не позднее 20 числа каждого месяца представление:

в Административное управление Правительства (далее - Административное управление) - предложений в план мероприятий Правительства на очередной месяц - координационный план работы Правительства (далее - координационный план);

в Отдел протокола Правительства (далее - Отдел протокола) - предложений в сводный план основных мероприятий в экономической, социальной, политической и культурной жизни Калининградской области на 2 месяца, следующих за наступающим (далее - сводный план);

- на основании сводной информации от органов исполнительной власти, курируемых заместителем Председателя Правительства, не позднее 10 числа каждого месяца представление:

в Административное управление - отчета об исполнении мероприятий координационного плана за прошедший месяц;

в Отдел протокола - отчета об исполнении мероприятий сводного плана за прошедший месяц;

- обеспечение контроля и принятие мер по своевременному формированию и представлению в Секретариат предложений в сводный план органами исполнительной власти, координацию деятельности которых осуществляет заместитель Председателя Правительства;

- организация подготовки и проведения мероприятий с участием заместителя Председателя Правительства;

- обеспечение направления в аппарат Правительства информации по актуализации сведений, публикуемых на официальном сайте Правительства и в электронном телефонном справочнике Правительства, об органах исполнительной власти, координацию деятельности которых осуществляет заместитель Председателя Правительства;

- обеспечение соблюдения режима секретности и сохранности служебной тайны;

- организация и обеспечение приема граждан, осуществляемого заместителем Председателя Правительства в соответствии с утвержденным графиком;

- обеспечение реализации предусмотренных действующим законодательством антикоррупционных стандартов.