Приложение N 6. Положение об отделе координации, контроля и учета комитета муниципального имущества г. Калининграда

Приложение N 6

к распоряжению

Мэра г. Калининграда

от 28 июня 2002 г. N 460-р

Положение
об отделе координации, контроля и учета комитета
муниципального имущества г. Калининграда

1. Общие положения

1.1. Отдел координации, контроля и учета является структурным подразделением комитета муниципального имущества г. Калининграда, подчиняется непосредственно председателю комитета.

1.2. В своей деятельности руководствуется действующим законодательством, Законом Калининградской области "Об основах муниципальной службы в Калининградской области", Уставом города Калининграда, Регламентом мэрии г. Калининграда, Положением о комитете муниципального имущества, постановлениями и распоряжениями мэра и главы администрации (губернатора) Калининградской области, приказами и распоряжениями председателя комитета муниципального имущества, настоящим Положением.

1.3. Структура отдела определяется штатным расписанием муниципальных служащих мэрии г. Калининграда.

1.4. Отдел возглавляет начальник отдела, который назначается и освобождается от должности распоряжением мэра города.

Начальник отдела несет ответственность за результаты работы отдела.

2. Цели и задачи отдела координации, контроля и учета

2.1. Отдел создан с целью организации, руководства, координации, контроля и реализации работ по документационному обеспечению управления; документирования трудовых правоотношений и оценки труда работников комитета, создания благоприятных условий для эффективной работы работников комитета.

2.2. Отдел решает следующие задачи:

2.2.1. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно - поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и действующими нормативами;

2.2.2. Совершенствование форм и методов работы с документами;

2.2.3. Сокращение документооборота;

2.2.4. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию делопроизводства в комитете;

2.2.5. Внедрение прогрессивных технологий документационного обеспечения на базе применения вычислительной и организационной техники;

2.2.6. Регулирование трудовых отношений в соответствии с КЗОТ РФ;

2.2.7. Своевременное и качественное хозяйственное обслуживание работников комитета.

3. Функции отдела координации, контроля и учета

3.1. В соответствии с возложенными задачами отдел осуществляет следующие функции:

3.1.1. Экспедиционная обработка, регистрация поступающей и исходящей корреспонденции, учетно-информационно-справочная работа по документам;

3.1.2. Контроль за правильностью оформления документов;

3.1.3. Регулирование хода исполнения документов, контроль прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок, обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование председателя комитета по этим вопросам;

3.1.4. Копирование и оперативное размножение документов;

3.1.5. Разработка номенклатуры дел комитета, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

3.1.6. Организация работы по обращениям граждан;

3.1.7. Контроль за работой с документами в структурных подразделениях комитета;

3.1.8. Разработка (совместно со структурными подразделениями комитета) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;

3.1.9. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями комитета дел, подлежащих сдаче в архив;

3.1.10. Организация работы ведомственного архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями;

3.1.11. Координирование кадровых вопросов с отделом кадров мэрии;

3.1.11. Организация хозяйственного обслуживания (обеспечение канцелярскими принадлежностями к предметами хозяйственного обихода, своевременный ремонт мебели, контроль за ремонтными работами и др.).

4. Права

4.1. Работники отдела имеют право:

4.1.1. Контролировать и требовать от работников комитета выполнения установленных в комитете правил работы с документами;

4.1.2. Запрашивать от структурных подразделений комитета сведения, необходимые для работы отдела;

4.1.3. Проводить проверки состояния дел по организации делопроизводства в структурных подразделениях комитета и доводить итоги проверки до председателя комитета для принятия соответствующих мер;

4.1.4. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных правил;

4.1.5. Совместно с управлением информационных ресурсов мэрии определять задачи документационного обеспечения, подлежащие автоматизации;

4.1.6. Вносить предложения председателю комитета о применении административных мер во всех случаях нарушений структурными подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами;

4.1.7. Участвовать в обсуждении с председателем комитета и начальниками подразделений вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними.

5. Ответственность

5.1. Работники отдела несут ответственность за:

5.1.1. Необеспечение установленного порядка работы с документами в комитете муниципального имущества и мэрии города;

5.1.2. Невыполнение указаний и поручений председателя комитета;

5.1.3. Необеспечение сохранности служебных документов;

5.1.4. Несоблюдение ограничений, связанных с муниципальной службой, установленных статьей 19 Закона Калининградской области "Об основах муниципальной службы в Калининградской области".