Раздел V. Хранение, комплектование, учет и использование архивных документов (ст. 17 -22)

Раздел V. Хранение, комплектование, учет и
использование архивных документов

Статья 17. Обязанность собственников по обеспечению сохранности документов Архивного фонда Калининградской области

Собственники документов, отнесенных к составу Архивного фонда Калининградской области, обязаны обеспечивать их сохранность.

На особо ценные и уникальные архивные документы создаются страховые копии. Отнесение архивных документов к особо ценным и уникальным, а также создание и хранение их страховых копий осуществляется комитетом по делам архивов администрации Калининградской области, облгосархивом, областным Центром хранения и изучения документов новейшей истории в порядке, установленном Государственной архивной службой России.

Органы государственной власти и прокуратуры области, органы местного самоуправления, учреждения, организации и предприятия обеспечивают сохранность, учет, отбор и подготовку документов государственной части Архивного фонда Калининградской области для передачи на постоянное хранение в соответствии с государственными стандартами, а также правилами и инструкциями Государственной архивной службы России, нормативно-методическими документами комитета по делам архивов администрации области, облгорархива; разрабатывают и утверждают по согласованию с экспертно-проверочной методической комиссией (ЭПМК) комитета по делам архивов администрации области нормативно-методические документы, определяющие работу архивных и делопроизводственных служб и ведомственных архивов.

Органы государственной власти и прокуратура области, органы местного самоуправления, учреждения, организации и предприятия не могут уничтожать документы, срок хранения которых истек, до утверждения экспортно-проверочной методической комиссией комитета по делам архивов администрации области описей на дела постоянного хранения и согласования описей на дела по личному составу.

Собственники документов негосударственной части Архивного фонда Калининградской области не могут уничтожить эти документы без согласования с экспертно-проверочной методической комиссией комитета по делам архивов администрации области.

В случае уничтожения документов без соблюдения указанных требований наступает ответственность, предусмотренная законодательством.

Статья 18. Постоянное хранение документов Архивного фонда Калининградской области

Постоянное хранение документов государственной части Архивного фонда Калининградской области осуществляет:

а) Государственный архив Калининградской области, областной Центр хранения и изучения документов новейшей истории - архивных фондов и архивных документов органов государственной власти, прокуратуры области, органов местного самоуправления; учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к государственной собственности Калининградской области, муниципальной собственности; учреждений, организаций и предприятий, находящихся на территории области, и отнесенных к федеральной собственности, ранее принятых на хранение архивных фондов и архивных документов;

б) государственные музеи и библиотеки - архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, поступающих в государственную собственность Калининградской области на законном основании, ранее принятых на хранение архивных фондов и архивных документов.

Собственники документов негосударственной части Архивного фонда Калининградской области обеспечивают их постоянное хранение в создаваемых для этих целей архивах или структурных подразделениях организаций.

Статья 19. Временное хранение документов Архивного фонда Калининградской области

Временное хранение документов государственной части Архивного фонда Калининградской области осуществляют органы государственной власти Калининградской области и прокуратуры, органы местного самоуправления, учреждения, организации и предприятия в создаваемых ими ведомственных архивах;

а) архивных документов органов государственной власти и прокуратур области, государственных учреждений, организацией и предприятий областного подчинения в течение 10 лет;

б) архивных документов органов местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий городского и районного подчинения, предприятий сельского хозяйства в течение 5 лет;

в) записей актов гражданского состояния, документов по личному составу, записей нотариальных действий и судебных дел, похозяйственных книг в течение 75;

г) архивных документов, образовавшихся при осуществлении деятельности совместных (с участием Калининградской области) предприятий, организаций и объединений смешенных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля государственной собственности Калининградской области, в течение 10 лет;

д) научной, технологической и патентной документации в течение 10 лет;

е) конструкторской документации в течение 15 лет;

ж) проектной документации по капитальному строительству в течение 25 лет;

з) кинодокументов, фонодокументов и видеофонограмм не более 3 лет со времени изготовления;

и) фотодокументов в течение 3 лет.

В необходимых случаях сроки временного хранения указанных документов могут быть изменены экспертно-проверочной методической комиссией комитета по делах архивов администрации области.

При ликвидации или реорганизации органов государственной власти Калининградской области и местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий, а также в случае изменения формы собственности этих учреждений, организаций и предприятий образовавшиеся в их деятельности архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам при сохранении федеральной, государственной собственности Калининградской области или муниципальной собственности на указанные документы. При отсутствии правопреемника документы передаются в соответствующие государственные архивы. В целях сохранности документов и для решения вопроса о месте их дальнейшего хранения в состав комиссий, образуемых для передачи дел и имущества, включаются представители архивных учреждений.

Временное хранение документов государственной части Архивного фонда Калининградской области осуществляют архивные отделы городских, районных администраций, являющиеся одновременно архивами с переменным составом документов. При этом сроки временного хранения документов определяются соглашением (договором) между государственных архивом Калининградской области и соответствующим органом местного самоуправления.

Временное (75 лет) централизованное хранение документов по личному составу как государственной, так и негосударственной части Архивного фонда Калининградской области осуществляют также областной, городские и районные междуведомственное архивы по личному составу.

Архивные учреждения, музеи и библиотеки могут осуществлять временное, в том числе депозитарное, хранение документов негосударственной части Архивного фонда Калининградской области. Порядок и условия передачи документов негосударственной части архивного фонда Калининградской области на временное, в том числе депозитарное, хранение определяются в соглашениях (договорах) между собственниками документов и архивными учреждениями, музеями и библиотеками.

Статья 20. Комплектование архивов, музеев, библиотек

Государственный архив Калининградской области, областной Центр хранения и изучения документов новейшей истории, архивные отделы городских, районных администраций комплектуются документами, образующимися в деятельности органов государственной власти и прокуратуры, местного самоуправления, государственных и муниципальных учреждений, организаций и предприятий Калининградской области или приобретенными указанными архивными учреждениями, а также документами, переданными им негосударственными учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами.

По истечении предельных сроков временного хранения документы государственной части Архивного фонда Калининградской области в упорядоченном состоянии, с соответствующим научно-справочным аппаратом передаются на постоянное хранение в Государственный архив Калининградской области. Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, в том числе обработка и транспортировка документов, выполняются за счет средств органов государственной власти и прокуратуры Калининградской области, органов местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий.

Комплектование государственных музеев и библиотек, а также архивов общественных, религиозных объединений и организаций и частных архивов подлинными документами государственной части Архивного фонда Калининградской области запрещается.

В случае продажи документов негосударственной части Архивного фонда Калининградской области государство имеет преимущественное право на их приобретение,

Статья 21. Государственный учет документов Архивного фонда Калининградской области

Все документы государственной и негосударственной части Архивного фонда Калининградской области независимо от места хранения, вида носителя, техники и способа закрепления информации подлежат государственному учету в порядке, установленном Государственной архивной службой России.

Документы государственной части Архивного фонда Калининградской области учитываются в комитете по делам архивов администрации области, учреждениях архивной службы области, государственных музеях и библиотеках, ведомственных архивах по фондам, коллекциям, единицам хранения (делам).

Органы государственной власти и прокуратура Калининградской области, органы местного самоуправления, учреждения, организации и предприятия несут в установленном порядке ответственность за полноту, достоверность и соблюдение сроков предоставления сведений по учету документов государственной части Архивного фонда Калининградской области в учреждениях архивной службы области.

При смене собственника или места хранения документов негосударственной части Архивного фонда области собственники информируют госархивы о новом владельце или месте дальнейшего хранения этих документов.

Статья 22. Использование архивных документов

Документы государственной части Архивного фонда Калининградской области и справочники к ним предоставляются для использования всем юридическим и физическим лицам. Использование архивных документов в учреждениях архивной службы Калининградской области осуществляется в порядке, установленном Государственной архивной службой России.

Порядок использования документов государственной части Архивного фонда области, находящихся на временном хранении в органах государственной власти, прокуратуры области, органах местного самоуправления, учреждениях, организациях и на предприятиях, определяется им по согласованию с комитетом по делам по делам архивов администрации области и учреждениями государственной архивной службы области.

Использование архивных документов, находящихся в собственности общественных, религиозных и иных государственных объединений и организаций или в частной собственности, осуществляется только с согласия собственника.

Учреждения архивной службы области имеют право при выдаче пользователям для использования в коммерческих целях копий архивных документов и справочников к указанным документам устанавливать условия их использования (заключать лицензионные договоры) в соответствии с установленным порядком.

Использование документов государственной части Архивного фонда Калининградской области, содержащих государственную или иную охраняемую законом тайну, разрешается по истечении 30 лет со времени их создания, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

Рассекречивание документов государственной части Архивного фонда Калининградской области, утративших секретный характер в связи с истечение срока секретного хранения или на основании законодательных актов Российской Федерации, проводится Государственным архивом Калининградской области, областным Центром хранения и изучения документов новейшей истории, государственными музеями и библиотеками, ведомственными архивами в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Допускаются ограничения на допуск к подлинникам особо ценных и уникальных документов государственной части Архивного фонда области, а также к документам, имеющим неудовлетворительное физическое состояние. В этих случаях музеи и библиотеки области, ведомственные архивы обязаны создавать фонд пользования указанными документами.

Ограничения в использовании архивных документов, содержащих сведения о личной жизни граждан (об их здоровье, семейных и интимных отношениях, имущественном положении), а также создающих угрозу для их жизни и безопасности, жилища устанавливаются на срок 75 лет со времени создания документов, если иное не предусмотрено законом Российской Федерации. Ранее этого срока доступ к таким документам может быть разрешен самим гражданином, а после его смерти - его наследниками.

Юридические и физические лица имеют право получать заверенные копии из архивных документов и выписки из архивных документов, хранящихся в архивных учреждениях, государственных музеях и библиотеках, архивах государственных или муниципальных учреждений, организаций и предприятий, или самостоятельно изготавливать копии этих документов и делать выписки из них, если это не угрожает физической сохранности документов.

Пользователи документов Архивного фонда области несут ответственность за их использование и сохранность в установленном порядке.

Пользователи архивных документов могут обжаловать решение комитета по делам архивов администрации области, архивных учреждений по вопросам использования указанных документов в Государственной архивной службе России, а в случае несогласия с ее решением - в судебном порядке в соответствии с законодательством.