Приложение N 1. Регламент администрации муниципального образования "Озерский городской округ"

Приложение N 1

к постановлению

Главы администрации

МО "Озерский городской округ"

от 30 мая 2006 г. N 300

Регламент
администрации муниципального образования "Озерский городской округ"

1. Общие положения

1.1. В соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" и Уставом администрации муниципального образования "Озерский городской округ", администрация муниципального образования, является исполнительным органом местного самоуправления и действует под непосредственным руководством главы администрации.

1.2. Регламент является основополагающим нормативным документом, регулирующим деятельность администрации муниципального образования, определяющим порядок организационного, документационного и информационного обеспечения деятельности администрации.

1.3. Глава администрации руководит деятельностью администрации на принципах единоначалия.

Исполнительные функции глава администрации осуществляет путем издания распорядительных документов. Порядок подготовки распорядительных документов и их исполнение определяются настоящим Регламентом.

Гербовая печать и факсимильная подпись главы администрации хранятся в сейфе административно-правового отдела.

Порядок применения печати и факсимильной подписи главы администрации на распорядительных документах определяется распоряжением главы администрации.

1.4. В случае отсутствия главы администрации его полномочия осуществляет первый заместитель главы администрации, либо по распоряжению главы администрации одно из должностных лиц администрации.

1.5. Первый заместитель и заместитель главы администрации по социальным вопросам, руководители структурных подразделений администрации осуществляют руководство в соответствии с распределением обязанностей, установленных главой администрации.

1.6. Штатное расписание утверждается главой администрации муниципального образования.

1.7. Положения о комитетах, комиссиях, отделах администрации и их организационная структура утверждаются главой администрации.

Должностные инструкции и функциональные обязанности муниципальных служащих и технических работников разрабатываются руководителями соответствующих структурных подразделений и утверждаются главой администрации.

Утвержденные должностные инструкции и функциональные обязанности муниципальных служащих и технических работников направляются делопроизводителю административно-правового отдела для хранения.

Комитет по управлению муниципальным имуществом с правом юридического лица может иметь свою печать и угловой штамп. Эскизы печатей и штампов согласовываются в административно-правовом отделе, юристом. Отделы администрации без права юридического лица могут иметь штампы для внутреннего пользования, эскизы которых должны быть согласованы в административно-правовом отделе. Административно-правовой отдел администрации ведет учет утвержденных эскизов печатей и штампов.

Ответственность за сохранность и порядок применения печатей и штампов несут руководители соответствующих структурных подразделений.

1.8. Руководители структурных подразделений издают приказы по внутриорганизационным вопросам.

Председатель комитета по управлению муниципальным имуществом по вопросам, связанным с управлением муниципальным имуществом, издает распоряжения.

1.9. Глава администрации вправе отменять приказы руководителей структурных подразделений администрации, если они не соответствуют действующему законодательству и настоящему Регламенту, правовым актам главы администрации.

1.10. Размер расходов на содержание администрации муниципального образования утверждается окружным Советом депутатов по представлению главы администрации.

1.11. Информация о работе администрации, организационно-распорядительные документы, а также правовые акты главы администрации, затрагивающие интересы граждан, при необходимости доводятся до сведения населения через печать начальниками отделов, структурных подразделений по согласованию с главой администрации.

2. Общие основы делопроизводства

2.1. Ответственность за организацию делопроизводства в аппарате и структурных подразделениях администрации возлагается на административно-правовой отдел администрации муниципального образования.

2.2. В администрации установлена смешанная система делопроизводства, при которой централизованно:

2.2.1. У секретаря приемной администрации осуществляются:

- прием, регистрация поступающей и отправка исходящей корреспонденции, регистрация документов, адресованных главе администрации, контроль и анализ хода их исполнения;

- регистрация писем граждан, адресованных главе администрации;

- регистрация и контроль исполнения поручений главы администрации по письмам граждан;

- регистрация граждан на прием к главе администрации по личным вопросам;

- оформление и регистрация удостоверения на командировки работникам администрации муниципального образования;

- контроль, за организацией документооборота в администрации;

2.2.2. Делопроизводитель административно-правового отдела администрации муниципального образования ведет:

- регистрацию и выпуск постановлений и распоряжений подписанных главой администрации;

- учет постановлений и распоряжений главы администрации, подлежащих контролю;

2.2.3. Юрист административно-правового отдела администрации муниципального образования ведет:

- анализ проектов нормативных и ненормативных актов органа местного самоуправления, распорядительных документов главы администрации на предмет соответствия их действующему законодательству;

- учет и ведение реестра утвержденных эскизов печатей и штампов и уничтожение в установленном порядке пришедших в негодность печатей и штампов;

- систематизацию поступивших новых законодательных актов РФ, области.

2.2.4. Специалистами архива осуществляется:

- комплектование и учет архивных документов структурных подразделений администрации муниципального образования.

2.3. Децентрализовано:

в структурных подразделениях осуществляется регистрация, рассмотрение, контроль исполнения и справочная работа по документам и письмам организаций и граждан, адресованным в эти структуры непосредственно, и прием граждан по личным вопросам.

2.4. Требования данного Регламента распространяются на все служебные документы администрации несекретного характера и обязательны для всех сотрудников.

Секретное делопроизводство возлагается на ведущего специалиста по мобилизационной работе администрации и осуществляется в соответствии с действующими нормативными актами.

2.5. Нарушение требований данного Регламента влечет дисциплинарную ответственность сотрудников администрации.

3. Порядок подготовки и оформление распорядительных документов

3.1. Виды распорядительных документов:

3.1.1. Распорядительными документами администрации являются постановления, распоряжения, приказы и поручения.

Постановление - правовой акт, принимаемый главой администрации муниципального образования для решения наиболее важных оперативных и стратегических вопросов социально-экономического развития и обеспечения жизнедеятельности городского округа в соответствии с его компетенцией, определенной Уставом муниципального образования, требующий координации деятельности различных структурных подразделений администрации, муниципальных предприятий и других организаций.

(Образец оформления прилагается).

Распоряжение - правовой акт, принимаемый главой администрации по вопросам организационной деятельности структурных подразделений администрации, муниципальных предприятий и других организаций и направленных на решение вопросов оперативного характера в пределах компетенции, определенной Уставом муниципального образования.

(Образец оформления прилагается).

Приказ - распорядительный документ, издаваемый руководителями структурных подразделений администрации муниципального образования в пределах их компетенции по вопросам организации работы аппарата и т.д.

(Образец оформления прилагается).

Поручение - распорядительный документ главы администрации, его заместителей по решению срочных вопросов руководства хозяйственной деятельностью на территории муниципального образования, его социально-экономического развития, а также организационного, материально-технического обеспечения деятельности администрации.

(Образец оформления прилагается).

3.1.2. Постановления и распоряжения главы администрации вступают в силу с момента их подписания, если иное не определено самим актом или действующим законодательством. Регистрация постановлений и распоряжений осуществляется делопроизводителем административно-правового отдела администрации в день их подписания.

3.1.3. Постановления главы администрации, затрагивающие права населения муниципального образования, вступают в силу с момента их опубликования, если иное не определено самим постановлением.

3.1.4. Постановления главы администрации, принятые в пределах его компетенции, обязательны для исполнения всеми юридическими и физическими лицами, расположенными на территории муниципального образования, независимо от форм собственности.

3.2. Порядок подготовки проектов постановлений и распоряжений главы администрации муниципального образования:

3.2.1. Право внесения проектов постановлений и распоряжений главы администрации предоставляется должностным лицам, структурным подразделениям администрации, юридическим лицам, депутатам окружного Совета депутатов. При этом ведущим подразделением администрации, организующим подготовку и первоочередное согласование проекта, является структурное подразделение, наиболее близкое по своим функциональным обязанностям к существу рассматриваемого в проекте вопроса.

3.2.2. При необходимости проект должен быть сопровожден справкой, в которой автором проекта обосновывается необходимость принятия постановления или распоряжения, проводятся расчеты и ссылки на нормативные документы.

На лицевой стороне проекта (внизу) указывается исполнитель документа и контактный телефон.

3.3. Порядок согласования:

3.3.1. Проекты распорядительных документов должны быть согласованы лицом, вносящим проект распорядительного документа:

- с первым заместителем и заместителем главы администрации, курирующими данное направление;

- с начальниками структурных подразделений администрации, и исполнителями распоряжений в компетенции которых находится данный вопрос;

- с административно-правовым отделом;

- с юристом#

Проекты распорядительных документов по отводу земельных участков под строительство объектов должны быть согласованы с первым заместителем главы администрации.

3.3.2. Проекты постановлений по подготовке и проведению праздничных мероприятий должны готовиться ответственным структурным подразделением за 7 рабочих дней до проведения мероприятия и визироваться в соответствии с п. 3.3.1.

Согласованные проекты распорядительных документов передаются для последующего подписания их главой администрации.

3.3.3. Срок рассмотрения проектов распорядительных документов, представленных на согласование, не должен превышать одного рабочего дня. Для проектов распорядительных документов нормативно-правового характера и регламентирующих земельные отношения - до 3-х дней.

3.3.4. Распорядительный документ после согласования визируется (личной подписью) на обратной стороне последнего листа предлагаемого проекта постановления или распоряжения, где указываются должность, фамилия, подпись должностного лица, согласующего проект и дата согласования.

3.3.5. Замечания структурных подразделений и заинтересованных организаций, не учтенные исполнителем, излагаются на обратной стороне постановления или распоряжения.

По замечаниям, имеющим принципиальное значение, структурное подразделение делает подробное обоснование своего заключения и прилагает к проекту распорядительного документа.

3.3.6. Внесение в проект незначительных, не меняющих сути документа изменений не влечет за собой повторного визирования.

При появлении замечаний, имеющих принципиальное значение, ответственный исполнитель должен заново согласовать проект.

3.3.7. Обеспечение качества составления и оформления проектов распорядительных документов, ответственность за точность их содержания и правильность согласования, а также соответствие внесенных изменений и дополнений в проект по замечаниям согласующих организаций и структурных подразделений возлагается на руководителей структурных подразделений администрации, подведомственных организаций, представивших проект.

3.3.8. Проекты постановлений о результатах ревизий финансово-хозяйственной деятельности структурных подразделений администрации, муниципальных предприятий, организаций и учреждений, а также предприятий, организаций и учреждений всех форм собственности, проведенных специалистами финансового отдела, готовит финансовый отдел администрации, визирует их в соответствии с пунктом 3.3.1.

3.3.9. Согласованные в установленном порядке проекты постановлений и распоряжений передаются главе администрации на подпись.

3.3.10. Каждый из указанных проектов должен иметь краткий заголовок, отражающий основное содержание документа.

3.3.11. Проекты постановлений должны иметь лаконичную констатирующую часть, содержащую краткое описание ситуации и причин, вызвавших ее, ссылки на нормативные документы, которая должна завершиться словом "постановляю".

3.3.12. Проекты распоряжений, как правило, могут и не иметь констатирующей части, а состоять из последовательно пронумерованных пунктов, начинающихся с глаголов в повелительном наклонении, например: "разрешить", "утвердить", "установить" и т.п.

3.3.13. Проекты постановлений и распоряжений могут иметь приложения, которые должны быть завизированы автором проекта или руководителем структурного подразделения - исполнителя этого проекта на лицевой стороне последнего листа.

3.3.14. Пункты проектов, имеющих целью установить поручения тем или иным исполнителям, должны содержать точное и полное наименование структурного подразделения, сроки исполнения поручений.

3.3.15. В завершающем пункте проекта постановления обязательно определяется подразделение администрации или должностное лицо, на которое возлагается организация контроля за исполнением постановления.

3.3.16. В постановлениях и распоряжениях, которые должны быть доведены до сведения населения, должен быть пункт, поручающий начальнику структурного подразделения довести его до сведения населения через средства массовой информации.

3.3.17. В целях контроля правильности оформления и предотвращения дублирования с ранее принятыми распорядительными документами в проекты постановлений и распоряжений, по которым были приняты ранее аналогичные решения, если они исполнены, необходимо включать пункты, в которых ранее принятое решение или его часть по вносимому проекту постановления или распоряжения объявляются утратившими силу либо отмененными.

3.3.18. Проекты постановлений и распоряжений о приватизации или сдаче в аренду подвальных помещений и центров досуга населения, задействованных для обеспечения мероприятий гражданской обороны по эвакуации и защите населения, подлежат обязательному визированию у главного специалиста по делам ГО и ЧС администрации.

3.3.19. Если по проекту распорядительного документа имеются замечания заместителей главы администрации, административно-правового отдела, то документ возвращается на доработку исполнителю. В этом случае проводится повторное согласование (визирование).

3.4. Порядок оформления:

3.4.1. Подписанные главой администрации постановления и распоряжения с необходимыми визами должностных лиц передаются секретарем приемной в течение дня делопроизводителю административно-правового отдела администрации для регистрации.

3.4.2. Внесение каких-либо исправлений в принятые (подписанные) постановления и распоряжения запрещено.

3.4.3. Присвоение постановлениям и распоряжениям порядкового номера производится в раздельных журналах по единой в течение года нумерации.

3.4.4. Дата вступления в силу указанных видов документов определяется п. 3.1.2 настоящего Регламента.

3.4.5. Подписанные распорядительные документы тиражируются делопроизводителем административно-правового отдела администрации в соответствии с реестром рассылки, содержащим список структурных подразделений администрации, которые обеспечивают исполнение документа и контроль, а также организации, которым записаны поручения. Каждый экземпляр рассылаемого документа должен быть заверен печатью и факсимильной подписью главы администрации.

Рассылка производится секретарем приемной администрации в течение дня после регистрации документа.

3.4.6. В реестре рассылки исполнитель документа обязан указать почтовый адрес организации, куда рассылается документ, подписывает реестр и указывает дату.

3.4.7. Замена разосланных документов или их отдельных частей в случаях обнаружения орфографических или технических ошибок может быть произведена только с разрешения административно-правового отдела. В этом случае исполнителем ранее разосланные экземпляры отзываются и аннулируются, о чем делопроизводитель административно-правового отдела делает запись в журнале регистрации.

3.4.8. С целью формирования автоматизированной базы правовых актов органов местного самоуправления, проекты постановлений и распоряжений готовятся в электронном виде с использованием персональных ЭВМ.

3.4.9. Реквизиты, которыми заполняются при формировании проекты документов в электронном виде, заносятся в поля по стандартной форме.

3.4.10. Ежемесячно до 10 числа оформленные копии изданных постановлений главы администрации направляются делопроизводителем административно-правового отдела в прокуратуру района.

3.4.11. Постановления и распоряжения главы администрации могут быть опубликованы полностью в печати по согласованию с главой администрации.

3.4.12. Постановления и распоряжения главы администрации, принятые для обеспечения жизнедеятельности района, направляются начальниками структурных подразделений, которые готовили эти правовые документы, для доведения до населения через средства массовой информации.

4. Порядок подготовки решений окружного Совета депутатов по вопросам,
выносимым для рассмотрения администрацией муниципального образования

4.1. Вопросы для обсуждения на заседании окружного Совета депутатов с проектами решений вносятся только главой администрации или лицом замещающим его.

Инициатор внесения вопроса составляет справку по данному вопросу с обоснованием необходимости рассмотрения.

Материалы направляются в окружной Совет депутатов с сопроводительным письмом за подписью главы администрации или лица замещающего его, через секретаря приемной администрации.

4.2. В случае необходимости разработки нормативно-правового акта, утверждаемого решением окружного Совета депутатов, по инициативе администрации, заинтересованное структурное подразделение администрации за подписью руководителя представляет на рассмотрение главы администрации проект нормативно-правового акта.

4.3. Подготовка проектов нормативно-правовых актов на основании решения окружного Совета депутатов о разработке нормативно-правового акта производится структурными подразделениями администрации в соответствии с устным распоряжением главы администрации.

4.4. Письмо, с согласованным в соответствии с Регламентом администрации проектом, передается в окружной Совет депутатов.

4.5. Структурные подразделения администрации по вопросам, заблаговременно внесенным в план работы окружного Совета депутатов, принимают участие в работе очередных заседаний постоянных комиссий. В ходе обсуждения могут вноситься поправки, предложения, рекомендации, которые должны быть отражены в решениях комиссии. Выписка из протокола заседания комиссии по этому вопросу прилагается к проекту. Инициатор внесения вопроса своевременно представляет материалы на заседание комиссии.

4.6. Вопросы, подготовленные с нарушением установленного порядка, окружным Советом депутатов, могут не рассматриваться и в проект повестки дня заседания окружного Совета депутатов, не включаться. В течение недели до заседания окружного Совета депутатов, аппарат окружного Совета оформляет повестку дня, согласованную с главой администрации, и список приглашенных, тиражирует проекты решений для депутатов окружного Совета.#

5. Организация контроля исполнения документов в администрации

5.1. Виды контролируемых документов

5.1.1. В администрации контролю подлежит исполнение:

- поручений главы администрации по исполнению законодательных, нормативных и распорядительных документов уполномоченных органов и должностных лиц (указы, распоряжения и поручения Президента России, Федеральные законы Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства России, постановления и решения областной Думы, постановления и распоряжения Губернатора области, решения окружного Совета депутатов);

- постановлений и распоряжений главы администрации;

- поручений главы администрации, заместителей главы администрации;

- поручений руководителей структурных подразделений администрации по исполнению служебных документов и писем граждан (резолюции);

- поручений по критическим выступлениям в адрес администрации в средствах массовой информации.

5.1.2. Контроль исполнения включает в себя контроль за своевременным (сроки исполнения) и качественным (полнота и точность ответов) исполнением документов и поручений, обобщение результатов исполнения и информирование об этом руководства.

5.1.3. Персональная ответственность за несвоевременное и некачественное исполнение распорядительных документов возлагается на должностных лиц администрации, руководителей структурных подразделений в соответствии с распределением обязанностей.

5.2. Контрольные службы

5.2.1. Контроль исполнения распорядительных документов администрации возлагается на структурное подразделение или должностное лицо, которому это поручено и зафиксировано в самом документе.

Контрольно-аналитическую деятельность по исполнению вышеназванных распорядительных документов администрации осуществляют соответствующие подразделения администрации: секретарь приемной администрации, административно-правовой отдел.

В том случае, если в документе не указано должностное лицо, которому поручен контроль исполнения, то это означает, что контроль исполнения осуществляют подразделения администрации в соответствии с распределением функциональных обязанностей.

5.2.2. На административно-правовой отдел администрации возлагается:

- контроль за соблюдением настоящего Регламента должностными лицами, структурными подразделениями администрации;

- контроль за состоянием трудовой и исполнительской дисциплины в аппарате, структурных подразделениях;

- методическое руководство по вопросам организации контроля за ходом исполнения распорядительных документов администрации;

- контроль за исполнением поручений главы администрации по распоряжениям и постановлениям Губернатора области;

- контроль за выполнением постановлений и распоряжений главы администрации;

- контроль за сроками подготовки проектов распоряжений и постановлений, если было дано соответствующее поручение главой администрации;

- организация контроля за исполнением поручений главы администрации по входящим документам и по результатам аппаратных совещаний;

- контроль за исполнением поручений главы администрации и его заместителей по письмам граждан;

- контроль за исполнением поручений, высказанных главой администрации на личном приеме граждан.

- контроль за соблюдением действующего законодательства при оформлении договоров и распорядительных документов, вносимых на подпись главе администрации;

- контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации, области и за ходом исполнения указов Президента, постановлений и распоряжений Правительства России в части, касающейся органов местного самоуправления.

5.3. Сроки исполнения распорядительных документов

5.3.1. Сроки исполнения распорядительных документов администрации (постановлений, распоряжений, поручений) указываются в тексте самих документов.

При указании времени исполнения поручения в днях отсчет ведется от даты подписания поручения.

В случаях, если в распорядительных документах не указывается срок исполнения, то контрольный срок исполнения определяется в один месяц и информация по нему представляется по истечении месяца.

5.3.2. Увеличение сроков исполнения либо снятие с контроля постановлений и распоряжений главы администрации осуществляется на основании мотивированной письменной информации, представляемой на имя главы администрации.

5.3.3. Сроки исполнения заданий, установленных в приказах и поручениях руководителями структурных подразделений, могут изменяться только этими руководителями самостоятельно, а также курирующими их заместителями главы администрации.

5.3.4. Поручения главы администрации на запросы из областной администрации, областной Думы должны исполняться в срок, указанный в поручении, запросе, или в месячный срок со дня его поступления в администрацию.

5.4. Система контроля

5.4.1. Система контроля в аппарате и его отделах обеспечивает постоянный контроль и безусловное исполнение в установленные сроки заданий, содержащихся в нормативных документах. Система контроля предусматривает активное участие в работе по исполнению документов всех структурных подразделений администрации.

В общую систему контроля входит администрация муниципального образования.

5.4.2. Административно-правовой отдел администрации муниципального образования, осуществляющий контроль за ходом исполнения документов в соответствии с п. 5.2.2, обеспечивает руководителей и исполнителей информацией о поручениях:

- срок исполнения, которых истекает в предстоящем периоде (ежемесячно);

- исполнение, которых возложено на то или иное структурное подразделение (по мере необходимости);

- не исполненных своевременно или исполненных с нарушением срока - по мере необходимости (ежеквартально).

5.4.3. Руководители структурных подразделений несут персональную ответственность за исполнение документов и организуют контроль исполнения в подчиненных им организациях, периодически анализируют состояние исполнения документов и принимают меры по выполнению заданий в установленные сроки.

5.4.4. В структурных подразделениях администрации приказами назначаются работники, ответственные за контроль и исполнение документов, и ведение делопроизводства по усмотрению руководителя.

5.5. Организация работы по контролю за исполнением распорядительных документов

5.5.1. Постановка на учет:

- по одному экземпляру постановлений и распоряжений главы администрации вместе с приложениями, подлежащими контролю исполнения, секретарь приемной направляет исполнителям, указанным в рассылке;

- копии постановлений и распоряжений администрации области, подлежащие контролю исполнения, с резолюцией главы администрации направляются секретарем приемной исполнителям и делопроизводителю административно-правового отдела.

5.5.2. Контроль хода исполнения, порядок переноса сроков:

- контроль за сроками исполнения постановлений и распоряжений осуществляется административно-правовым отделом совместно с работниками структурных подразделений администрации, ответственными за контроль исполнения;

- в случаях, когда исполнение документа или поручения возложено на двух или более исполнителей, ответственность за исполнение несет исполнитель, указанный в резолюции первым. Он обязан обеспечить исполнение документа или поручения в установленные сроки;

- исполнителю предоставляется право привлекать для исполнения документа других должностных лиц и организации;

- замена исполнителя или передача исполнения документа, поручения другому лицу или организации может быть осуществлена только с разрешения секретаря приемной или по письменному указанию должностного лица, поручившего исполнять документ, с обязательной отметкой в журнале учета документов в приемной администрации.

5.5.3. Все поручения должны быть исполнены в указанные сроки:

- о нарушении сроков представления документов, докладов и информации секретарь приемной незамедлительно информирует и докладывает главе администрации лично;

- предупреждение исполнителю о приближении или наступлении сроков исполнения документов осуществляется секретарем приемной:

- в случае нарушения срока исполнения поручения к информации прилагается объяснение руководителя соответствующего структурного подразделения на имя главы администрации и по его резолюции может быть установлен новый срок исполнения;

- если при рассмотрении представляемых материалов не принято решение о переносе срока или снятии задания с контроля, документы возвращаются исполнителю для принятия мер по исполнению.

5.6. Снятие с контроля

5.6.1. Документ считается исполненным тогда, когда решены все поставленные в нем задачи и вопросы.

Исполненный распорядительный документ снимается с контроля на основании подробной информации о проделанной работе структурным подразделением администрации, с резолюцией руководителя, подписавшего документ или давшего по нему поручение "Снять с контроля. В дело".

6. Порядок работы со служебными документами

6.1. Порядок оформления исходящих документов

6.1.1. Все исходящие и большинство внутренних служебных документов оформляются на бланках установленного образца.

6.1.2. На каждом документе (за исключением письма) должно быть указано наименование вида документа (справка, информация, акт и т.п.).

6.1.3. В любом документе ниже реквизитов указывается адресат (в состав реквизита входит почтовый адрес, заголовок, кратко и четко отражающий основное содержание документа, виза исполнителя и номер его служебного телефона).

6.1.4. Письмо не должно содержать больше четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом# не указывается.

6.1.5. Документы следует адресовать, как правило, в учреждение или его структурное подразделение. Должностному лицу документ может адресоваться в тех случаях, когда точно известно, что он должен быть рассмотрен этим лицом.

6.1.6. Документ, составленный на основании другого документа, должен иметь ссылку на него с указанием вида документа, даты и номера исходящего. Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименование необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров.

6.1.7. На документах, направляемых в правительственные учреждения, постоянным корреспондентам или учреждениям своей системы, почтовый адрес не проставляется. Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым адресатам.

6.1.8. На документах, направляемых частному лицу, вначале указывается почтовый адрес, затем фамилия, инициалы адресата.

6.2. Служебные документы подписываются:

6.2.1. Направляемые в органы государственной власти - главой администрации или лицом его замещающим.

Направляемые в другие организации - главой администрации, заместителями главы администрации, а также руководителями структурных подразделений в пределах их компетенции.

6.2.2. Докладные записки, справки и другие внутренние документы справочного характера - руководителем структурного подразделения или исполнителем, если разрешаемые при этом вопросы не выходят за пределы его полномочий.

Подписываются первый и второй экземпляры направляемого в адрес и оставляемого в деле документа. При направлении в несколько адресов подписываются все экземпляры.

6.2.3. За своевременную подготовку, содержание и правильное оформление документа несет ответственность исполнитель.

Подготовленные проекты документов, согласованные исполнителем с соответствующими должностными лицами и учреждениями, подписываются у главы администрации или его заместителей.

6.2.4. Подписанные главой администрации документы передаются исполнителем секретарю приемной для регистрации и отправки.

Секретарь приемной проверяет правильность их оформления и наличие приложений, указанных в основном документе. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям для доработки.

6.2.5. Исходящие документы, подписанные руководством подразделений администрации, которым предоставлено право переписки, регистрируются в соответствующем подразделении.

7. Организация работы с обращениями граждан

7.1. Письменные обращения граждан регистрируются и представляются через секретаря приемной для рассмотрения главе администрации. Глава администрации дает поручения по рассмотрению писем граждан. Рассмотрение вопросов поручается соответствующему структурному подразделению. Сроки рассмотрения не должны превышать законодательно установленных сроков. В отдельных случаях срок рассмотрения письма может быть продлен должностным лицом, давшим поручение, но не более чем на один месяц, о чем сообщается заявителю.

7.2. Обращения граждан не направляются для рассмотрения организациям и должностным лицам, действия которых обжалуются.

7.3. Письма граждан снимаются с контроля, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, заявителю дан ответ в письменной или устной форме.

7.4. Прием граждан осуществляется должностными лицами согласно разработанному графику, а в отдельных случаях - по мере необходимости.

Секретарь приемной ведет запись на личный прием к главе администрации и его заместителям.

7.5. Порядок приема граждан в структурных подразделениях администрации определяется их руководителями.

7.6. Анализ работы с обращениями граждан, выдача информации руководству администрации, контроль за сроками рассмотрения возлагается на секретаря приемной.

8. Организация кадровой работы

8.1. Глава администрации формирует администрацию муниципального образования.

8.2. Муниципальные служащие, служащие и работники по техническому обеспечению администрации назначаются на должность и освобождаются от нее главой администрации.

8.3. Наложение дисциплинарных взысканий и поощрение работников администрации является компетенцией главы администрации.

8.4. Оформление приема на работу муниципальных служащих и работников по техническому обеспечению администрации осуществляется административно-правовым отделом согласно личному заявлению на имя главы администрации с резолюцией о согласии главы администрации и начальника соответствующего подразделения, с предъявлением паспорта, трудовой книжки, военного билета, диплома об образовании, в установленных случаях с протоколами конкурсной комиссии.

Лица, принимаемые на работу, знакомятся с должностными инструкциями под роспись.

8.5. Увольнение производится согласно личному заявлению работника администрации с резолюцией главы администрации и начальника структурного подразделения или на основании действующего законодательства.

В структурных подразделениях с правом юридического лица увольнение производится руководителем соответствующего структурного подразделения.

8.6. Отпуска муниципальных служащих и работников по техническому обеспечению планируются в структурных подразделениях и представляются в административно-правовой отдел администрации до 20 декабря текущего года. График отпусков муниципальных служащих и других работников администрации составляется административно-правовым отделом на каждый календарный год не позднее 15 января текущего года и представляется на утверждение главе администрации.

Отпуск муниципальным служащим и другим работникам администрации предоставляется на основании личных заявлений и графика отпусков по согласованию с руководителем структурного подразделения. В структурных подразделениях с правом юридического лица график отпусков составляется самостоятельно, кроме отпусков руководителей.

8.7. Удостоверение работникам администрации оформляется при приеме на работу с предъявлением фотокарточки размером 3 х 4 см с уголком, а при увольнении с работы они сдаются в административно-правовой отдел.

В случае утери удостоверения, работник администрации наказывается в дисциплинарном порядке и ему выписывается новое удостоверение.

8.8. Больничные листы муниципальных служащих и работников по техническому обеспечению администрации, оформленные в структурном подразделении, сдаются в административно-правовой отдел администрации, где учитываются и передаются под роспись в бухгалтерию для оплаты не позднее пяти дней перед выдачей аванса и заработной платы, кроме структурных подразделений с правом юридического лица.

8.9. Для оформления пенсии работник администрации за 15 дней до пенсионного возраста обращается к начальнику административно-правового отдела, имея при себе паспорт, где пишет заявление и знакомится со своим стажем.

ГАРАНТ:

Текст предыдущего абзаца приводится в соответствии с источником

10. Организация работы архива

10.1. Порядок составления и утверждения сводной номенклатуры дел администрации, формирование дел в подразделениях и передача их в архив администрации определяется Положением о структурных подразделениях администрации муниципального образования.

10.2. Документы, находящиеся на хранении в ведомственном архиве администрации, представляются сотрудникам администрации для работы делопроизводителем.

10.3. Если документы, находящиеся на хранении в ведомственном архиве администрации, требуются для других организаций, то они выдаются по письменному запросу этой организации для просмотра в административно-правовом отделе.

Выписка из этих документов заверяется в административно-правовом отделе.

10.4. В ведомственный архив администрации поступают документы постоянного хранения через 5 лет после завершения делопроизводством от секретаря приемной, делопроизводителя административно-правового отдела, бухгалтерии и структурных подразделений администрации.

Хранение документов, подтверждающих трудовой стаж и заработную плату сотрудников администрации, осуществляет бухгалтерия.

10.5. Дела постоянного хранения и по личному составу аппарата администрации через 5 лет после завершения их делопроизводством передаются в ведомственный архив. Передача документов производится в установленном порядке.

10.6. Дела временного хранения (до 5 лет включительно) передаче в ведомственный архив не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях. По истечении срока хранения в структурных подразделениях согласно номенклатуре дел, дела подлежат уничтожению в установленном порядке по акту.

              Образцы оформления распорядительных документов

                                                                (Образец)

                           Российская Федерация

                              Постановление

              Главы администрации муниципального образования

                        "Озерский городской округ"

                         Калиниградской# области

                    от ___ ____________200__ г. N ___

                                г. Озерск

                                Заголовок        

     Текст постановления.

Глава администрации

муниципального образования

"Озерский городской округ"        (подпись)           (фамилия, инициалы)

                         (при наличии приложений)

                                                               Приложение

                                                          к постановлению

                                                      главы администрации

                                            МО "Озерский городской округ"

                                        от ___ ____________200__ г. N ___

                                                                (Образец)

                           Российская Федерация

                               Распоряжение

              Главы администрации муниципального образования

                        "Озерский городской округ"

                         Калининградской области

                    от ___ ____________200__ г. N ___

                                г. Озерск

                                Заголовок

     Текст распоряжения.

Глава администрации

муниципального образования

"Озерский городской округ"        (подпись)           (фамилия, инициалы)

                         (при наличии приложений)

                                                               Приложение

                                                           к распоряжению

                                                      главы администрации

                                            МО "Озерский городской округ"

                                        от ___ ____________200__ г. N ___

                                                                (образец)

                           Российская Федерация

                                 Приказ

                 администрации муниципального образования

                        "Озерский городской округ"

                _________________________________________

                (наименование структурного подразделения)

                    от ___ ____________200__ г. N ___

                          Наименование приказа

     Преамбула (в  соответствии  с  чем  издается  приказ)  заканчивается

словами

     Приказываю:

     Приказная часть.

Руководитель структурного

подразделения                        (подпись)        (фамилия, инициалы)

                                                                (образец)

                           Российская Федерация

                                Поручение

              Главы администрации муниципального образования

                        "Озерский городской округ"

                         Калининградской области

     Текст

       (Подпись)

___ ____________200__ г.