Раздел 8. Организация работы со Служебными документами

Раздел 8. Организация работы со Служебными документами

1. Поступающая в администрацию муниципального образования корреспонденция принимается, регистрируется в приемной администрации муниципального образования.

2. Прием телефонограмм в администрацию осуществляется секретарем главы муниципального образования.

3. Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в том случае, когда только по ним можно установить адрес отправителя, или когда дата почтового штемпеля имеет значение в качестве доказательства времени отправки и получения документа.

4. Зарегистрированные документы в тот же день передаются в управление делами, а затем главе муниципального образования, его заместителям для рассмотрения по существу содержащихся в них вопросов, с учетом должностных обязанностей между ними.

Почта, адресованная главе муниципального образования, в его отсутствие просматривается первым заместителем главы администрации муниципального образования.

5. Документы рассматриваются, как правило, в день их поступления.

6. Результаты рассмотрения поступивших документов отражаются в резолюциях руководителей администрации муниципального образования, оформляются на специальном бланке или на самом документе в верхней его части, на свободном от текста месте.

Резолюция должна содержать:

- фамилии и инициалы исполнителей;

- поручение и сроки его исполнения;

- личную подпись автора резолюции;

- дату наложения резолюции.

7. Телеграммы и другие срочные документы передаются исполнителям в первую очередь.

8. Служебные документы, которые поступили, минуя управление делами, непосредственно главе муниципального образования или его заместителям, после рассмотрения должны передаваться в управление делами для регистрации и направления исполнителям.

9. Если исполнение документа поручается нескольким исполнителям, то его подлинник передается первому из указанных лиц, остальным управление делами направляет копии.

10. Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции таковым и которое обязано организовать исполнение документа в установленный срок.

Соисполнители документа должны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы. Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременное и качественное исполнение документов.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится согласно источнику

10. Исполненные документы передаются в управление делами для соответствующего оформления. Исполненные документы проверяются и визируются заместителями главы администрации муниципального образования, и юристом, и после подписания документа главой муниципального образования решается вопрос об их снятии с контроля, делая метку "В дело" либо дает дополнительные поручения.