Откройте актуальную версию документа прямо сейчас
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Вход
Купить систему ГАРАНТ
Получить демо-доступ
Узнать стоимость
Информационный банк
Подобрать комплект
Семинары
- Главная
- Постановление Главы администрации Советского городского округа Калининградской области от 30 июня 2008 г. N 843 "О регламенте администрации Советского городского округа" (утратило силу)
- Приложение 1. Регламент администрации Советского городского округа
Приложение 1. Регламент администрации Советского городского округа
Приложение 1
администрации
Советского городского округа
от 30 июня 2008 г. N 843
Регламент
администрации Советского городского округа
1. Общие положения
1.1. В соответствии с Конституцией РФ, Федеральным законом "Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ" и Уставом Советского городского округа (далее - Устав округа) администрация Советского городского округа(далее - администрация округа) является исполнительно-распорядительным органом местного самоуправления и действует под непосредственным руководством главы Советского городского округа (далее - глава округа).
1.2. Регламент администрации округа (далее - Регламент) является основополагающим нормативно-правовым документом, регулирующим деятельность администрации округа и определяющим порядок организационного, документационного и информационного обеспечения ее работы.
1.3. Регламент утверждается постановлением администрации округа.
1.4. Администрация округа осуществляет свою деятельность в соответствии с Конституцией РФ, законодательными и иными нормативно-правовыми актами РФ, Калининградской области, Уставом округа, иными правовыми актами органов местного самоуправления.
1.5. Администрация округа в интересах населения решает вопросы местного значения - вопросы непосредственного обеспечения жизнедеятельности населения, решение которых в соответствии с Конституцией РФ, Федеральным законом "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" осуществляется населением и (или) органами местного самоуправления самостоятельно.
1.6. Администрация округа в интересах населения в установленном законом порядке вправе осуществлять международную, в том числе внешнеэкономическую деятельность.
1.7. Глава округа руководит деятельностью администрации округа на принципах единоначалия.
Исполнительные функции администрация округа осуществляет путем издания распорядительных документов. Порядок подготовки распорядительных документов и их исполнения определяются настоящим Регламентом.
Администрация округа имеет гербовую печать. Печать администрации хранится в сейфе начальника управления делами, факсимильная подпись главы округа хранится в сейфе помощника главы округа, при отсутствии одного из указанных должностных лиц действует принцип их взаимозаменяемости.
1.8. В случае отсутствия главы округа его полномочия осуществляет один из заместителей главы округа, либо по распоряжению главы округа иное должностное лицо администрации округа.
1.9. Заместители главы округа, начальники управлений и отделов администрации округа осуществляют руководство структурными подразделениями в соответствии с Положениями о соответствующих структурных подразделениях, трудовыми договорами и должностными инструкциями.
1.10. Структура администрации округа утверждается окружным Советом.
Штатное расписание администрации округа утверждается главой округа в форме распоряжения администрации округа.
1.11. Положения об управлениях и отделах утверждаются постановлением администрации округа.
Должностные инструкции муниципальных служащих разрабатываются руководителями соответствующих структурных подразделений и утверждаются главой округа одновременно с Положениями о структурных подразделениях.
Должностные инструкции технического персонала разрабатываются руководителями соответствующих структурных подразделений и утверждаются главой округа одновременно с Положениями о структурных подразделениях.
Копии утвержденных должностных инструкций муниципальных служащих и технического персонала направляются специалисту 2 категории - инспектору по кадрам для хранения.
1.12. Управления, отделы администрации округа могут иметь печати и штампы для внутреннего пользования, эскизы которых должны быть согласованы с начальником управления делами.
Ответственность за сохранность и порядок применения печатей и штампов несут руководители соответствующих структурных подразделений.
1.13. В администрации округа издаются распорядительные документы, ведется работа по рассмотрению обращений юридических и физических лиц, заключению договоров, в том числе в целях обеспечения муниципальных нужд, в порядке, установленном действующим законодательством, настоящим Регламентом, другими правовыми актами.
1.14. Размер расходов на содержание администрации округа утверждается решением окружного Совета депутатов по представлению главы округа в бюджете округа на соответствующий год.
1.15. Информация о работе администрации округа, организационно-распорядительные документы, а также правовые акты администрации округа, затрагивающие интересы и права граждан, доводятся до сведения населения помощником главы округа по связям с общественностью через средства массовой информации.
1.16. Требования настоящего Регламента распространяются на все служебные документы администрации округа несекретного характера и обязательны для всех сотрудников администрации округа.
Секретное делопроизводство возлагается на ведущего специалиста по мобилизационной подготовке отдела по делам ГО, ЧС и мобилизационной подготовки администрации округа и осуществляется в соответствии с действующими нормативными актами.
1.17. Нарушение требований настоящего Регламента влечет дисциплинарную и иную ответственность, установленную законодательством.
2. Штатное расписание администрации округа
2.1. Штатное расписание администрации округа определяется главой округа в пределах бюджетных средств и в рамках структуры администрации округа, утвержденных решениями окружного Совета депутатов.
3. Общие основы делопроизводства
3.1. Основы делопроизводства в администрации округа устанавливаются настоящим Регламентом.
3.2. Ответственность за организацию делопроизводства в аппарате и структурных подразделениях администрации округа возлагается на начальника управления делами.
3.3. В администрации округа установлена смешанная система делопроизводства, при которой централизованно:
3.3.1. Начальник управления делами осуществляет:
- учет и постановку на контроль поручений главы округа по правовым актам губернатора области, Правительства области, областной Думы и окружного Совета в части, касающейся администрации округа;
- подготовку проектов поручений по исполнению документов, поступивших в адрес главы округа;
- регистрацию и учет поручений главы округа по итогам аппаратных совещаний;
- координацию и контроль за организацией документооборота в администрации округа;
- подведение итогов работы по исполнению документов в управлениях и отделах администрации округа каждую пятницу в 10.00 часов с участием представителей вышеперечисленных структур.
3.3.2. В секретариате управления делами осуществляются:
- регистрация и выпуск распорядительных документов и договоров, подписанных главой округа;
- прием и регистрация поступающей корреспонденции, регистрация документов, адресованных в администрацию округа и главе округа, контроль и анализ хода их исполнения, формирование дел и их хранение, а также методическая и координационная работа по вопросам организации документационного обеспечения в аппарате администрации округа;
- регистрация писем граждан, адресованных в администрацию округа и главе округа;
- регистрация граждан на прием к заместителям главы округа по личным вопросам.
3.3.3. Специалист 2 категории - инспектор по кадрам управления делами :
- подготовку проектов распорядительных документов по личному составу администрации округа, их регистрацию и выпуск;
- подготовку проектов распорядительных документов по директорам (начальникам, заведующим) муниципальных предприятий и учреждений, их регистрацию и выпуск;
- оформление и регистрацию распорядительных документов и удостоверений на командировки работников администрации округа в пределах Российской Федерации.
3.3.4. В юридическом отделе управления делами осуществляется:
- правовая экспертиза проектов нормативных и ненормативных актов органов местного самоуправления, распорядительных документов главы округа, договоров, заключаемых органами местного самоуправления, муниципальными предприятиями и учреждениями;
- систематизация законодательных актов.
3.3.5. В архивном отделе управления делами осуществляется комплектование и учет архивных документов.
3.3.6. В контрольно-ревизионном отделе осуществляется учет постановлений и распоряжений администрации округа, подлежащих финансовому контролю.
3.3.7. В управлении градостроительства и недвижимости осуществляется:
- ведение реестра муниципальных контрактов по муниципальным заказам;
- подготовка докладов главе округа об итогах проведенных конкурсов, аукционов, запросов котировок цен;
- ведение реестра муниципальной собственности, в т.ч. муниципальной казны.
3.3.8. В управлении по бюджету и финансам ведется реестр муниципальных услуги юридически значимых действий, оказываемых органами местного самоуправления и муниципальными учреждениями за плату.
3.3.9. В отделе бухгалтерского учета и отчетности ведется подготовка и реестр данных персонифицированного учета, предоставляемых в Пенсионный фонд РФ.
3.3.10. Секретарь главы округа осуществляет:
- регистрацию исходящей корреспонденции;
- контроль за отправкой исходящей корреспонденции;
- регистрацию граждан на прием к главе округа и контроль за рассмотрением устных обращений граждан;
- обслуживание и мониторинг электронного почтового ящика входящей и исходящей корреспонденции, а также электронной почты администрации округа.
3.4. В структурных подразделениях администрации округа децентрализовано осуществляется регистрация, рассмотрение, контроль исполнения и справочная работа по документам и письмам организаций и граждан, адресованным в эти структуры непосредственно, а также прием граждан по личным вопросам.
4. Планирование работы администрации округа
4.1. Администрация округа осуществляет свою работу в соответствии с утвержденными главой округа основными направлениями деятельности по социально-экономическому развитию округа на год и координационным планом мероприятий на месяц.
4.2. Структурные подразделения администрации округа по согласованию с соответствующими заместителями главы округа и должностными лицами представляют предложения в координационный план мероприятий на месяц в управление делами ежемесячно до 25 числа.
Начальник управления делами обобщает предложения и представляет их для рассмотрения главе округа.
4.3. Основные направления деятельности, план мероприятий после утверждения главой округа в течение 3-х дней рассылаются заместителям главы округа, должностным лицам, всем структурным подразделениям для исполнения и использования в работе.
4.4. Отчеты о выполнении месячных планов мероприятий представляются в управление делами в 3-дневный срок после отчетного месяца.
Контроль за выполнением плана мероприятий администрации осуществляется начальником управления делами.
4.5. Управление делами осуществляет подготовку отчетов о реализации основных направлений деятельности администрации округа и координационного плана за прошедший месяц на основании информации, представляемой структурными подразделениями до 3-го числа ежемесячно, и 5-го направляет отчеты главе округа.
4.6. Ежегодно в декабре месяце управлениями и отделами готовятся письменные отчеты о проделанной работе за истекший год и представляются в управление делами для подготовки итогового отчета главы округа.
5. Порядок подготовки и оформления распорядительных документов
5.1. Виды распорядительных документов:
5.1.1. Распорядительными документами являются постановления, распоряжения, поручения и приказы.
Постановление - правовой акт, принимаемый администрацией округа для решения наиболее важных оперативных и стратегических вопросов социально-экономического развития и обеспечения жизнедеятельности округа в соответствии с ее компетенцией, определенной Уставом округа, требующий координации деятельности различных структурных подразделений администрации округа, муниципальных предприятий и других организаций.
(Образец оформления прилагается).
Распоряжение - правовой акт, принимаемый администрацией округа по вопросам организационной деятельности структурных подразделений администрации округа, муниципальных предприятий и учреждений и направленный на решение вопросов оперативного характера в пределах компетенции, определенной Уставом округа.
(Образец оформления прилагается).
Приказ - распорядительный документ, издаваемый руководителями структурных подразделений администрации округа в пределах их компетенции по вопросам организации работы аппарата и т.д.
(Образец оформления прилагается).
Поручение - распорядительный документ главы округа, его заместителей по решению срочных вопросов руководства хозяйственной деятельностью на территории округа, его социально-экономического развития, а также организационного, материально-технического обеспечения деятельности администрации округа.
(Образец оформления прилагается).
5.1.2. Постановления и распоряжения администрации вступают в силу с момента их подписания, если иное не определено самим актом или действующим законодательством. Регистрация постановлений и распоряжений осуществляется секретариатом управления делами администрации в день их подписания.
5.1.3. Постановления администрации округа, затрагивающие права населения округа, вступают в силу с момента их опубликования, если иное не определено самим постановлением или действующим законодательством.
5.1.4. Постановления администрации округа, принятые в пределах ее компетенции, обязательны для исполнения всеми юридическими и физическими лицами, расположенными на территории округа, независимо от форм собственности.
5.2. Порядок подготовки проектов постановлений и распоряжений администрации округа:
5.2.1. Право внесения проектов постановлений и распоряжений администрации округа предоставляется должностным лицам, структурным подразделениям администрации округа, юридическим лицам, депутатам окружного Совета депутатов, гражданам, проживающим в Советском городском округе. При этом ведущим подразделением администрации округа, организующим подготовку и первоочередное согласование проекта, является структурное подразделение, наиболее близкое по своим функциональным обязанностям к существу рассматриваемого в проекте вопроса.
5.2.2. При необходимости проект должен быть сопровожден служебной запиской(справкой, заключением), в которой автором проекта обосновывается необходимость принятия постановления или распоряжения, приводятся расчеты и ссылки на нормативные документы.
На оборотной стороне проекта (внизу) указывается автор документа, наименование структурного подразделения администрации либо иной организации, подготовившей документ, контактный телефон.
5.3. Порядок согласования:
5.3.1. Проекты постановлений и распоряжений должны быть согласованы лицом, приносящим проект распорядительного документа:
- с заместителем главы округа, курирующим данное направление;
- с начальниками структурных подразделений администрации округа, в компетенции которых находятся данные вопросы;
- с организациями, учреждениями, предприятиями, указанными в проекте в качестве исполнителей.
- с начальником управления по бюджету и финансам - если проект предусматривает выделение дополнительного финансирования;
- с юридическим отделом управления делами;
- с начальником управления делами;
- с помощником главы округа;
Проекты распорядительных документов, подлежащих финансовому контролю, должны быть согласованы с контрольно-ревизионным отделом.
5.3.2. Срок рассмотрения проектов распорядительных документов, представленных на согласование, не должен превышать одного рабочего дня. Для проектов распорядительных документов нормативно-правового характера - до 3-х дней.
5.3.3. Распорядительный документ при согласовании визируется (личной подписью) на обратной стороне последнего листа предлагаемого проекта постановления или распоряжения, где указываются должность, фамилия, подпись должностного лица, согласующего проект и дата согласования.
5.3.4. Замечания структурных подразделений и заинтересованных организаций, не учтенные исполнителем, излагаются на обратной стороне постановления или распоряжения.
По замечаниям, имеющим принципиальное значение, визирующее лицо делает их подробное обоснование в форме служебной записки (заключения) и прилагает ее(его) к проекту распорядительного документа.
5.3.5. Внесение в проект незначительных, не меняющих сути документа изменений, влечет за собой повторное визирование.
При появлении замечаний, имеющих принципиальное значение, ответственный исполнитель должен заново согласовать проект.
5.3.6. Обеспечение качества составления и оформления проектов распорядительных документов, ответственность за грамотность и точность их содержания, правильность согласования, а также соответствие внесенных изменений и дополнений в проект по замечаниям согласующих организаций и структурных подразделений возлагается на руководителей структурных подразделений администрации округа, организаций, представивших проект.
5.3.7. Проект постановления об утверждении актов государственных приемочных комиссий при приемке домов-новостроек и зданий всех ведомств готовится:
- отделом архитектуры и градостроительства управления градостроительства недвижимости администрации округа - если строение является нежилым (кроме объектов коммунального назначения);
- управлением ЖКХ, ТЭК, дорожного хозяйства - если строение является жилым или объектом коммунального назначения.
5.3.8. Проекты постановлений (распоряжений) о результатах ревизий финансово-хозяйственной деятельности муниципальных предприятий и учреждений, проведенных специалистами контрольно-ревизионного отдела, готовит контрольно-ревизионный отдел администрации округа.
5.3.9. Согласованные в установленном порядке проекты постановлений и распоряжений передаются главе округа на подпись.
5.3.10. Каждый из указанных проектов должен иметь краткий заголовок, отражающий основное содержание документа.
5.3.11. Проекты постановлений должны иметь лаконичную констатирующую(мотивировочную) часть, содержащую краткое описание ситуации и причин, вызвавших ее, ссылки на нормативные документы, которая должна завершиться словом "постановляю".
5.3.12. Проекты распоряжений, как правило, могут и не иметь констатирующей (мотивировочной) части, а состоять из последовательно пронумерованных пунктов, начинающихся с глаголов в повелительном наклонении, например: "разрешить", "утвердить", "установить" и т.п.
5.3.13. Проекты постановлений и распоряжений могут иметь приложения, которые должны быть завизированы автором проекта или руководителем структурного подразделения - исполнителя этого проекта, а также начальником управления делами на оборотной стороне каждого листа.
5.3.14. Пункты проектов, имеющих целью установить поручения тем или иным исполнителям, должны содержать точное и полное наименование структурного подразделения, сроки исполнения поручений.
5.3.15. В завершающем пункте проекта постановления обязательно определяется подразделение администрации округа или должностное лицо, на которое возлагается организация контроля за исполнением постановления.
5.3.16. В постановлениях и распоряжениях, которые должны быть доведены до сведения населения, должен быть пункт, поручающий помощнику главы округа по связям с общественностью довести его до сведения населения через средства массовой информации. В случае необходимости структурным подразделениям администрации округа дается поручение о доведении его до заинтересованных лиц непосредственно.
5.3.17. С целью контроля правильности оформления и предотвращения дублирования с ранее принятыми распорядительными документами в проекты постановлений и распоряжений, по которым были приняты ранее аналогичные решения, если они исполнены, необходимо включать пункты, в которых ранее принятое постановление или распоряжение или его часть по вносимому проекту постановления или распоряжения объявляются отмененными.
5.3.18. Проекты постановлений и распоряжений о приватизации или сдаче в аренду помещений, задействованных для обеспечения мероприятий гражданской обороны по эвакуации и защите населения, подлежат обязательному визированию у начальника отдела по делам ГО и ЧС и мобилизационной подготовки.
5.3.19. Если по проекту распорядительного документа имеются замечания заместителей главы округа, юридического отдела, контрольно-ревизионного отдела, помощника главы округа или начальника управления делами, то документ возвращается на доработку исполнителю. В этом случае проводится повторное согласование (визирование).
Исполнитель самостоятельно тиражирует копии проектов правовых актов для всех лиц, указанных в реестре рассылки.
5.4. Порядок оформления:
5.4.1. Подписанные главой округа постановления и распоряжения с необходимыми визами должностных лиц и реестром рассылки передаются в течение дня в управление делами для регистрации.
5.4.2. Внесение каких-либо исправлений в принятые (подписанные) постановления и распоряжения запрещено, кроме случаев, предусмотренных п. 5.4.7. настоящего Регламента.
5.4.3. Присвоение постановлениям и распоряжениям порядкового номера производится в раздельных журналах по единой в течение года нумерации.
5.4.4. Дата вступления в силу указанных видов документов определяется п.п. 5.1.2., 5.1.3. настоящего Регламента.
5.4.5. Подписанные распорядительные документы рассылаются секретариатом управления делами администрации округа в соответствии с реестром рассылки, содержащим список структурных подразделений администрации округа, которые обеспечивают исполнение документа и контроль, а также организаций, которым написаны поручения. Каждый экземпляр рассылаемого документа должен быть заверен печатью и подписью начальника управления делами.
В число обязательных адресатов реестра включаются заместители главы округа по направлениям деятельности и структурное подразделение - исполнитель.
Рассылка производится секретариатом управления делами администрации округа в течение дня со времени поступления документа на регистрацию.
5.4.6. Исполнитель подписывает реестр и указывает дату.
5.4.7. Замена разосланных документов или их отдельных частей в случаях обнаружения орфографических или технических ошибок может быть произведена только с разрешения начальника управления делами. В этом случае исполнителем ранее досланные экземпляры отзываются и аннулируются, о чем делается запись в журнале регистрации.
5.4.8. Ежемесячно до 5 числа оформленные копии изданных постановлений администрации округа направляются управлением делами в Правительство Калининградской области и прокуратуру города Советска, распоряжения администрации округа - в прокуратуру города Советска.
5.4.9. Постановления и распоряжения администрации округа могут быть опубликованы полностью в печати по согласованию с главой округа.
5.4.10. Постановления и распоряжения администрации округа, принятые для обеспечения жизнедеятельности округа, направляются помощнику главы округа по связям с общественностью для доведения до населения через средства массовой информации.
6. Порядок подготовки проектов решений окружного Совета - депутатов по вопросам, выносимым для рассмотрения администрацией округа
6.1. Вопросы для обсуждения на заседании окружного Совета с проектами решений вносятся только главой округа.
6.2. В случае необходимости разработки нормативно-правового акта, утверждаемого решением окружного Совета, заинтересованное структурное подразделение администрации округа за подписью руководителя представляет на рассмотрение главы округа справку с обоснованием необходимости принятия нормативно-правового акта.
6.3. Подготовка проектов нормативно-правовых актов на основании решения окружного Совета о разработке нормативно-правового акта производится структурными подразделениями администрации округа в соответствии с поручением главы округа.
6.4. Проекты нормативно-правовых актов, а также иных решений окружного Совета по вопросам, выносимым администрацией округа, направляются в окружной Совет депутатов с сопроводительным письмом за подписью главы округа через управление делами.
6.5. Указанные в п. 6.4. настоящего Регламента документы передаются в Совет депутатов на бумажном и электронном носителях через управление делами.
6.6. Структурные подразделения администрации округа по вопросам, заблаговременно внесенным в план работы окружного Совета, принимают участие в работе очередных заседаний постоянных комиссий окружного Совета. В ходе обсуждения могут вноситься поправки, предложения, рекомендации, которые должны быть отражены в решениях комиссии. Выписка из протокола заседания комиссии по этому вопросу прилагается к проекту и справке. Инициатор внесения вопроса своевременно представляет материалы на заседание комиссии.
6.7. Проекты решений по внеплановым, срочным вопросам должны представляться в окружной Совет не менее чем за 10 календарных дней до заседания окружного Совета для обсуждения в постоянных комиссиях на внеочередных заседаниях с согласия председателей комиссий.
6.8. За 5 календарных дней до заседания окружного Совета подготовленные и согласованные проекты решений, справки к ним и выписки из решений комиссий представляются главе округа.
6.9. Вопросы, подготовленные с нарушением установленного порядка, главой округа могут не рассматриваться и в проект повестки дня заседания окружного Совета не включаться.
7. Организация контроля исполнения документов в администрации округа
7.1. Виды контролируемых документов
7.1.1. В администрации округа контролю подлежит исполнение:
- поручений главы округа по исполнению законодательных, нормативных и распорядительных документов уполномоченных органов и должностных лиц, Президента России, Правительства России, областной Думы, Губернатора области, Правительства области, окружного Совета депутатов);
- постановлений и распоряжений администрации округа;
- поручений главы округа, заместителей главы округа;
- поручений руководителей структурных подразделений администрации округа по исполнению служебных документов и писем граждан (резолюции);
- поручений по критическим выступлениям в адрес администрации округа в средствах массовой информации.
7.1.2. Контроль исполнения включает в себя контроль за своевременным (сроки исполнения) и качественным (полнота, грамотность и точность ответов) исполнением документов и поручений, обобщение результатов исполнения и информирование об том руководства.
7.1.3. Персональная ответственность за несвоевременное и некачественное исполнение распорядительных документов возлагается на должностных лиц администрации округа, руководителей структурных подразделений в соответствии с распределением обязанностей.
7.2. Контрольные службы
7.2.1. Контроль исполнения распорядительных документов администрации округа, как правило, возлагается на структурное подразделение или должностное лицо, которому это поручено и зафиксировано в самом документе.
Контрольно-аналитическую деятельность по исполнению вышеназванных распорядительных документов администрации округа осуществляют начальник управления делами и контрольно-ревизионный отдел.
В том случае, если в документе не указано должностное лицо, которому поручен контроль исполнения, то это означает, что контроль исполнения осуществляют подразделения администрации округа в соответствии с распределением функциональных обязанностей.
7.2.2. На начальника управления делами возлагается:
- контроль за соблюдением настоящего Регламента должностными лицами, структурными подразделениями администрации округа;
- контроль за состоянием трудовой и исполнительской дисциплины в аппарате, структурных подразделениях;
- контроль за исполнением распорядительных документов окружного Совета в части выполнения поручений, данных органам местного самоуправления;
- контроль за исполнением поручений главы округа по распоряжениям и постановлениям Губернатора области, Правительства области;
- контроль за сроками исполнения распорядительных документов органов государственной власти в части поручений исполнительным органам местного самоуправления;
- обеспечение организации контроля за выполнением протоколов совещаний;
- организация контроля за исполнением поручений главы округа по входящим документам и по итогам аппаратных совещаний;
- контроль за выполнением поручений, данных главой округа по итогам приема руководителей предприятий, учреждений, организаций;
- контроль за исполнением поручений главы округа и его заместителей по письмам организаций и граждан;
- контроль за своевременной подготовкой материалов к совещанию главы округа.
7.2.3. На контрольно-ревизионный отдел возлагается:
- контроль за выполнением постановлений и распоряжений администрации округа в части обеспечения правомерного, целевого, эффективного использования бюджетных средств;
- контроль за сроками подготовки проектов распоряжений и постановлений, если было дано соответствующее поручение главой округа.
7.2.4. На юридический отдел возлагается:
- контроль за соответствием действующему законодательству проектов договоров и распорядительных документов, вносимых на подпись главе округа;
- контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации, области и за ходом исполнения указов Президента, постановлений и распоряжений Правительства России в части, касающейся органов местного самоуправления.
7.2.5. На помощника главы округа по связям с общественностью возлагается:
- контроль за своевременным поступлением ответов от должностных лиц на критические выступления, высказанные в адрес администрации округа в СМИ;
- контроль за полнотой и своевременностью размещения материалов на сайте администрации округа в сети Интернет.
7.3. Сроки исполнения распорядительных документов
7.3.1. Сроки исполнения распорядительных документов администрации округа называются в тексте самих документов.
При указании времени исполнения поручения в днях отсчет ведется со дня, следующего за днем подписания поручения.
В случаях, если в распорядительных документах не указывается срок исполнения, то контрольный срок исполнения определяется в один месяц и информация по нему представляется не позднее последнего дня месячного срока.
7.3.2. Увеличение сроков исполнения либо снятие с контроля постановлений и распоряжений администрации осуществляется на основании мотивированной письменной информации, представляемой на имя главы округа, начальника контрольно-ревизионного отдела.
7.3.3. Сроки исполнения заданий, установленных в приказах руководителями структурных подразделений, могут изменяться только этими руководителями самостоятельно, а также курирующими их заместителями главы округа.
7.3.4. Поручения главы округа на запросы из Правительства области, областной Думы должны исполняться в срок, указанный в поручении, запросе, или в месячный срок со дня его поступления в администрацию округа.
7.4. Система контроля
7.4.1, Система контроля в администрации округа и ее структурных подразделениях обеспечивает постоянный контроль и безусловное исполнение в установленные сроки заданий, содержащихся в нормативных документах. Система контроля предусматривает активное участие в работе по исполнению документов всех структурных подразделений администрации округа.
7.4.2. Начальник управления делами, осуществляющий контроль за ходом исполнения документов в соответствии с п. 7.2.2. настоящего Регламента, обеспечивает руководителей и исполнителей информацией о поручениях:
- срок исполнения которых истекает в предстоящем периоде (ежемесячно);
- исполнение которых возложено на то или иное структурное подразделение (по мере необходимости);
- не исполненных своевременно или исполненных с нарушением срока - по мере необходимости (ежеквартально).
Начальник управления делами и начальник контрольно-ревизионного отдела анализируют информацию, поступающую от исполнителей, о результатах исполнения поручений, находящихся на контроле. На основании этих сведений оценивается уровень исполнительской дисциплины в администрации округа. Полученные сведения представляются руководству администрации округа и учитываются при решении вопросов поощрения по итогам работы за квартал, аттестации и оценки деятельности должностных лиц и структурных подразделений администрации округа.
7.4.3. Глава округа, его заместители, руководители структурных подразделений организуют работу по исполнению исполнительно-распорядительных документов в подведомственных организациях и подразделениях администрации округа, анализируют состояние исполнения документов и принимают меры по повышению исполнительской дисциплины.
Начальник управления делами информирует аппарат администрации округа о состоянии трудовой и исполнительской дисциплины на аппаратных совещаниях.
7.4.4. Руководители структурных подразделений несут персональную ответственность за исполнение документов и организуют контроль исполнения в подчиненных им организациях, периодически анализируют состояние исполнения документов и принимают меры по выполнению заданий в установленные сроки.
7.4.5. В структурных подразделениях администрации округа приказами назначаются работники, ответственные за контроль и исполнение документов и ведение делопроизводства.
7.5. Организация работы по контролю за исполнением распорядительных документов
7.5.1. Постановка на учет:
- по одному экземпляру постановлений и распоряжений администрации округа вместе с приложениями, подлежащих контролю исполнения, секретариат управления делами направляет исполнителям, указанным в реестре рассылки;
- копии постановлений, распоряжений, поручений Губернатора, Правительства области, подлежащие контролю исполнения, с резолюцией главы округа направляются секретариатом управления делами исполнителям.
7.5.2. Контроль хода исполнения, порядок переноса сроков:
- контроль за сроками исполнения постановлений и распоряжений осуществляется начальником управления делами совместно с работниками структурных подразделений администрации округа, ответственными за контроль исполнения;
- в случаях, когда исполнение документа или поручения возложено на двух или более исполнителей, ответственность за исполнение несет исполнитель, указанный в резолюции первым. Он обязан обеспечить исполнение документа или поручения в установленные сроки;
- исполнителю предоставляется право привлекать для исполнения документа других должностных лиц и организации;
- замена исполнителя или передача исполнения документа, поручения другому лицу или организации может быть осуществлена только по письменному указанию должностного лица, поручившего исполнять документ, с обязательной отметкой в журнале учета документов.
7.5.3. Все поручения должны быть исполнены в указанные сроки:
- о нарушении сроков представления документов, докладов и информации контрольно-ревизионный отдел незамедлительно информирует начальника управления делами;
- предупреждение исполнителю о приближении или наступлении сроков исполнения документов осуществляется начальником управления делами или специалистом контрольно-ревизионного отдела;
- в случае нарушения срока исполнения поручения к информации прилагается объяснение руководителя соответствующего структурного подразделения на имя главы округа и по его резолюции может быть установлен новый срок исполнения;
- если при рассмотрении представляемых материалов не принято решение о переносе срока или снятии задания с контроля, документы возвращаются исполнителю для принятия мер по исполнению.
7.6. Снятие с контроля
7.6.1. Документ считается исполненным тогда, когда решены все поставленные в нем задачи и вопросы.
Исполненный распорядительный документ снимается с контроля на основании подробной информации о проделанной работе структурным подразделением администрации округа, с резолюцией руководителя, подписавшего документ или давшего по нему поручение "Снять с контроля. В дело".
7.6.2. Распорядительные документы снимаются с контроля главой округа, а в его отсутствие - исполняющим обязанности главы округа.
7.6.3. Отметка об исполнении делается на самом документе, в журнале регистрации документов и в карточке контроля.
7.7. Организация контроля за исполнением документов в структурных подразделениях администрации округа
7.7.1. Работа по контролю исполнения распорядительных документов и поручений руководства администрации округа включает:
- рабочие планы по выполнению распорядительных документов соответствующих структурных подразделений администрации округа;
- непосредственно проверку хода и качества исполнения;
- обобщение результатов контроля и представление руководителям структурных подразделений необходимой информации для принятия мер по обеспечению своевременного и качественного исполнения решений соответствующими организациями;
- представление руководителям администрации округа сведений о состоянии исполнительской дисциплины в структурных подразделениях для анализа и разработки мероприятий по ее улучшению;
- подготовку материалов для снятия документа с контроля.
7.7.2. Обобщение результатов контроля производится на основании:
- результатов проверок хода выполнения документов на местах;
- докладов исполнителей (устных и письменных).
Обобщенные материалы вместе с предложениями по обеспечению исполнения документов представляются соответствующему руководителю в установленные им сроки, при необходимости принятия экстренных мер - немедленно.
7.7.3. Состояние исполнительской дисциплины в структурных подразделениях администрации округа анализируется ежемесячно. К нарушителям исполнительской дисциплины принимаются меры воздействия.
По результатам анализа разрабатываются планы мероприятий по повышению исполнительской дисциплины, которые после утверждения руководителем доводятся до соответствующих исполнителей.
7.7.4. При поступлении от исполнителя ходатайства о переносе срока снятия с контроля документа руководитель структурного подразделения обязан:
- изучить причины неисполнения;
- затребовать от исполнителей в случае необходимости дополнительные материалы, подтверждающие необходимость удовлетворения ходатайства о продлении срока исполнения;
- доложить руководителю вышестоящего структурного подразделения предложения по решению данного вопроса;
- направить в управление делами справку с визой заместителя главы округа о продлении срока исполнения постановлений, распоряжений и поручений.
7.7.5. Для снятия с контроля исполненного распорядительного документа исполнитель готовит справку, докладывает начальнику управления делами, после чего последний докладывает главе округа, который решает вопрос о снятии документа с контроля.
7.7.6. По исполненным решениям контролируемый документ, справка о его исполнении с резолюцией главы округа и материалы, характеризующие ход исполнения, направляются в контрольно-ревизионный отдел или управление делами, где документ снимается с контроля, о чем делаются специальные отметки в учетных документах.
7.8. Организация ревизионной деятельности в администрации округа
7.8.1. Контрольным органом главы округа является контрольно-ревизионный отдел администрации округа, который по его поручению выполняет функции контроля в пределах полномочий, установленных Положением о контрольно-ревизионном отделе, и проводит ревизии финансово-хозяйственной деятельности муниципальных предприятий и учреждений.
7.8.2. Ревизии финансово-хозяйственной деятельности муниципальных предприятий и учреждений округа осуществляются на основании "Порядка проведения и оформления ревизий финансово-хозяйственной деятельности муниципальных учреждений и предприятий" и планов, утвержденных главой округа. Периодичность проведения ревизий установлена не реже 1 раза в 2 года.
Рекомендации по итогам проведенных проверок и ревизий обязательны для принятия мер по устранению выявленных нарушений в финансово-хозяйственной деятельности.
7.8.3. По итогам проведенной ревизии по требованию главы округа руководители проверяемых муниципальных предприятий и учреждений обязаны представить письменное объяснение по фактам, выявленным в ходе проведенных проверок и ревизий, в десятидневный срок.
По материалам проверок и ревизий глава округа подписывает постановления и распоряжения.
Руководители муниципальных предприятий и учреждений обязаны в установленные главой округа сроки представлять информацию об устранении нарушений и принятых мерах по материалам проверок и ревизий в контрольно-ревизионный отдел для доклада главе округа.
7.8.4. Ответственность за реализацию материалов проверок и ревизий возлагается на руководителей муниципальных предприятий, учреждений,
Контроль за устранением выявленных нарушений возлагается на контрольно-ревизионный отдел администрации округа.
8. Порядок работы со служебными документами
8.1. Прием, доставка и отправка корреспонденции
8.1.1. Прием и регистрация корреспонденции, адресованной в администрацию округа и главе округа, осуществляется секретариатом управления делами.
8.1.2. Регистрация и отправка исходящей документации осуществляются секретарем главы округа и курьером.
8.1.3. В структурных подразделениях администрации округа осуществляется прием и отправка документов и корреспонденции, адресованной непосредственно этим структурам и их руководителям.
8.1.4. Работники секретариата управления делами распределяют полученную почту по адресатам:
- почта главы округа;
- почта заместителей главы округа;
- почта структурных подразделений.
8.1.5. Организация доставки входящих, исходящих и внутренних документов в аппарате администрации округа осуществляется секретариатом управления делами.
8.1.6. Документы, требующие срочного решения, с грифами "Срочно", "Весьма срочно", правительственные документы и телеграммы доставляются главе округа немедленно.
8.1.7. Входящие и исходящие документы передаются в структурные подразделения администрации округа под роспись в реестрах или разносных книгах.
Ответственные лица за ведение делопроизводства в структурных подразделениях администрации округа ежедневно получают корреспонденцию для структурных подразделений в секретариате управления делами администрации с 16.00 до 17.00 под роспись в разносной книге.
8.2. Регистрация документов
8.2.1. Регистрация документов администрации округа осуществляется:
- адресованных в администрацию округа и главе округа - в секретариате управления делами;
- адресованных заместителям главы городского округа - через секретарей приемных;
- поступивших по электронной почте - в секретариате управления делами.
8.2.2. Прием телефонограмм, телефаксов, адресованных главе округа, его заместителям, производится секретарями администрации с регистрацией в специальных журналах.
8.2.3. Полученные справки, извещения, информационные и обзорные письма, не требующие направления заявителям письменного ответа, регистрируются в отдельном журнале.
8.2.4. Зарегистрированные документы, как правило, в тот же день направляются адресатам:
- адресованные главе округа - через секретаря главы округа;
- адресованные заместителям главы округа - через секретарей приемных заместителей;
- поступившие без указания конкретного адресата - по принадлежности в соответствии с функциональными обязанностями структурных подразделений.
8.3. Оформление резолюций
8.3.1. На документы, адресованные в администрацию округа и главе округа, помощник главы округа готовит проекты его резолюций по их исполнению.
8.3.2. Резолюции оформляются по установленному образцу.
8.3.3. В проект резолюции должны входить следующие элементы:
- исполнитель (с указанием Ф.И.О.);
- содержание поручения;
- срок исполнения;
- дата подписания поручения;
- подпись лица, дающего поручение.
8.3.4. Кроме главы округа, давшего поручение по исполнению документа, резолюции имеет право подписывать от своего имени должностное лицо, официально его замещающее.
8.3.5. Право подписи на резолюциях от имени и по поручению руководителей имеют:
- от имени главы округа - один из заместителей главы округа;
- от имени заместителей главы округа - должностные лица, которым это право предоставлено.
8.3.6. Право, предоставленное должностным лицам от имени руководителей давать поручения по исполнению документов, должно быть зафиксировано в соответствующих нормативных документах (положениях, должностных инструкциях).
8.4. Исполнение документов
8.4.1. Рассмотрение документа (ознакомление с содержанием документа и подготовка резолюции) должно производиться ежедневно, но не более двух дней с момента регистрации.
8.4.2. Все документы с резолюциями главы округа регистрируются в секретариате управления делами администрации округа и направляются исполнителям.
8.4.3. Срок исполнения документов не должен превышать 30 дней (если в резолюции не указан другой срок исполнения) со дня регистрации документа.
Исключение составляют документы по следующим вопросам:
- предоставление жилой площади;
- приватизация муниципальной собственности и аренда нежилых помещений;
- отвод земельных участков, выделяемых под коллективное садоводство;
- экономико-правовое регулирование земельных отношений на территории округа, в том числе отвод земельных участков под застройку;
- качество архитектурных и градостроительных проектов и их реализация.
Срок исполнения поручения по этим проблемам составляет не более 2-х месяцев (за исключением документов, поступивших из органов государственной власти, либо по которым срок рассмотрения установлен поручением), с обязательным письменным уведомлением заявителя о продлении установленного законом месячного срока.
Если в установленный срок исполнение документа невозможно, то исполнитель по согласованию с руководителем подразделения администрации округа, давшим поручение об исполнении, готовит справку с обоснованием необходимости продления срока и не позднее, чем за 2 дня до истечения срока исполнения, представляет ее в управление делами.
Для служебных документов срок исполнения может быть увеличен в зависимости от сложности и хода решения вопроса, для писем граждан - не более, чем на один месяц (с письменным уведомлением об этом заявителя).
Информация по депутатским запросам подписывается главой округа или лицом, его замещающим. Ответы направляются в 2-недельный срок.
Ответы по запросам и представлениям прокуратуры направляются за подписью главы округа или лица, его замещающего, в 30-дневный срок, если иное не предусмотрено самим запросом или представлением.
Ответы на протесты прокуратуры направляются за подписью главы округа или лица, его замещающего, в 10-дневный срок.
8.4.4. Если исполнение документа поручено нескольким лицам и в резолюции не указан ответственный исполнитель, ответственным за подготовку ответа является лицо, указанное в резолюции первым.
8.4.5. Соисполнители не позднее чем за пять дней до истечения срока исполнения документа представляют ответственному исполнителю справки для обобщения и составления отчета либо сообщают свое мнение по поднятому в документе вопросу в другой форме, устраивающей ответственного исполнителя. Ответственному исполнителю дается право созыва соисполнителей. Соисполнители в равной степени несут ответственность за своевременную и качественную подготовку проектов документов.
8.4.6. Ответы из организаций по исполнению документов, зарегистрированных в секретариате управления делами администрации округа, должны направляться в то структурное подразделение администрации округа, где осуществляется контроль заходом исполнения документа.
8.4.7. Справки (информации) о ходе и результатах исполнения поручений должны подписываться руководителями структурных подразделений администрации округа, которым даны поручения, или лицами, исполняющими их обязанности, и представляться в срок, указанный в поручении, либо в месячный срок со дня его подписания.
Оригиналы документов, направленные исполнителю, возвращаются в секретариат управления делами администрации округа вместе со справками о результатах исполнения.
8.4.8. Ответы на устные предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие в администрацию округа, могут быть даны как в письменной, так и в устной форме.
Ответы на служебные документы даются в письменном виде.
8.5. Порядок оформления исходящих документов
8.5.1. Все исходящие и большинство внутренних служебных документов оформляются на бланках установленного образца.
8.5.2. На каждом документе (за исключением письма) должно быть указано наименование вида документа (справка, информация, акт и т.п.).
8.5.3. В любом документе указывается адресат, почтовый адрес, заголовок, кратко и четко отражающий основное содержание документа, инициалы, фамилия и виза исполнителя, номер его служебного телефона.
8.5.4. Письмо не должно содержать больше четырех адресатов. Слово "копия"перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывается.
8.5.5. Документы следует адресовать, как правило, в учреждение или его структурное подразделение. Должностному лицу документ может адресоваться в тех случаях, когда точно известно, что он должен быть рассмотрен этим лицом.
8.5.6. Документ, составленный на основании другого документа, должен иметь ссылку на него с указанием даты и номера исходящего. Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименование необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров.
8.5.7. На документах, направляемых в правительственные учреждения, постоянным корреспондентам или учреждениям своей системы, почтовый адрес не проставляется. Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым адресатам.
8.5.8. На документах, направляемых частному лицу, вначале указывается почтовый адрес, затем фамилия и инициалы адресата.
8.6. Служебные документы подписываются:
8.6.1. Направляемые в органы государственной власти - главой округа.
Направляемые в другие организации - главой округа, заместителями главы округа, а также руководителями структурных подразделений в пределах их компетенции.
8.6.2. Докладные записки, справки и другие внутренние документы справочного характера - руководителем структурного подразделения или исполнителем, если разрешаемые при этом вопросы не выходят за пределы его полномочий.
Подписываются первый и второй экземпляры направляемого в адрес и оставляемого в деле документа. При направлении в несколько адресов, количество подписанных экземпляров увеличивается соответственно количеству адресатов, превышающих одного.
Каждый отправляемый документ визируется на втором экземпляре исполнителем с указанием даты.
8.6.3. За своевременную подготовку, содержание и правильное оформление документа несет ответственность исполнитель.
Подготовленные проекты документов, согласованные исполнителем с соответствующими должностными лицами и учреждениями, подписываются главой округа или его заместителем.
8.6.4. Подписанные главой округа документы передаются исполнителем(ответственным за ведение делопроизводства) в секретариат управления делами для регистрации и отправки.
Лицо, ответственное за отправку документов, проверяет правильность их оформления и наличие приложений, указанных в основном документе. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям для доработки.
8.6.5. Исходящие документы, подписанные руководством подразделений администрации округа, которым предоставлено право переписки, регистрируются в соответствующем подразделении.
9. Организация работы с обращениями граждан
9.1. Письменные обращения граждан регистрируются в секретариате управления делами администрации округа и секретарем главы округа и представляются для рассмотрения главе округа. Глава округа дает поручения по рассмотрению писем граждан. Рассмотрение вопросов поручается соответствующему структурному подразделению. Сроки рассмотрения не должны превышать законодательно установленных сроков. В отдельных случаях срок рассмотрения письма может быть продлен должностным лицом, давшим поручение, но не более чем на один месяц, о чем письменно сообщается заявителю.
9.2. Обращения граждан не направляются для рассмотрения организациям и должностным лицам, действия которых обжалуются.
9.3. Письма граждан снимаются с контроля, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, заявителю дан ответ в письменной форме.
9.4. Прием граждан осуществляется должностными лицами согласно разработанному графику, а в отдельных случаях - по мере необходимости.
Секретари приемных главы округа и заместителей главы округа ведут запись на личный прием к главе округа и его заместителям.
9.5. График приема граждан структурными подразделениями администрации округа утверждается распоряжением администрации округа.
9.6. Анализ работы с обращениями граждан, выдача информации руководству администрации округа, контроль за сроками рассмотрения возлагается на начальника управления делами.
9.7. Специалисты администрации округа имеют право запрашивать из других структурных подразделений администрации округа, подведомственных администрации округа учреждений и предприятий материалы, необходимые при рассмотрении обращений граждан.
10. Организация кадровой работы
10.1. Глава округа формирует администрацию округа.
10.2. Муниципальные служащие и технический персонал администрации округа назначаются на должность и освобождаются от нее главой округа.
10.3. Наложение дисциплинарных взысканий и поощрение работников администрации округа является компетенцией главы округа.
10.4. Оформление приема на работу муниципальных служащих и технического персонала администрации округа осуществляется специалистом 2 категории - инспектором по кадрам согласно личному заявлению на имя главы округа с резолюцией о согласии главы округа и начальника соответствующего подразделения, с предъявлением паспорта, трудовой книжки, военного билета, диплома об образовании, а для муниципальных служащих еще и справки о состоянии здоровья, из органов налоговой службы о своем имущественном положении, с предыдущей работы о доходах и декларации об имущественном положении.
Лица, принимаемые на работу, знакомятся с должностными инструкциями под роспись.
10.5. Увольнение производится согласно личному заявлению работника администрации округа с резолюцией главы округа или на основании действующего законодательства.
10.6. Отпуска муниципальных служащих и технического персонала планируются в структурных подразделениях и представляются начальнику управления делами до 20 декабря текущего года.
График отпусков муниципальных служащих и других работников администрации составляется начальником управления делами и представляется на утверждение главе округа до 30 декабря текущего года.
Отпуск муниципальным служащим и другим работникам администрации округа предоставляется на основании личных заявлений и графика отпусков по согласованию с руководителем структурного подразделения.
10.7. Удостоверение работникам администрации округа оформляется при приеме на работу с предъявлением фотокарточки размером 3x4 см с уголком. При увольнении с работы удостоверения сдаются инспектору по кадрам.
В случае утери удостоверения работник администрации округа наказывается в дисциплинарном порядке и ему выписывается новое удостоверение.
10.8. Больничные листы муниципальных служащих и технического персонала, оформленные в структурном подразделении, подписанные ведущим табель должностным лицом, сдаются инспектору по кадрам администрации округа, где учитываются и передаются под роспись в отдел бухгалтерского учета и отчетности для оплаты не позднее пяти дней перед выдачей аванса и заработной платы.
10.9. Для оформления пенсии работник администрации округа за 15 дней до наступления пенсионного возраста обращается к специалисту 2 категории - инспектору по кадрам, имея при себе паспорт, где знакомится с документами, подтверждающими трудовой стаж, пишет заявление о их представлении для назначении пенсии.
Специалист 2 категории - инспектор по кадрам оформляет документы на работника администрации округа и передает в территориальную службу Пенсионного фонда РФ для назначения государственной пенсии.
10.10. Учеба муниципальных служащих администрации округа для повышения квалификации планируется начальником управления делами по представлению должностных лиц, руководителей структурных подразделений администрации округа.
10.11. Контроль подготовки резерва кадров должностных лиц администрации округа осуществляется начальником управления делами.
10.12. Планирование и проведение аттестации муниципальных служащих администрации округа проводится аттестационной комиссией в соответствии с Положением об аттестации.
11. Командировки работников администрации округа
11.1. Командировки муниципальных служащих и технического персонала администрации округа планируются структурными подразделениями администрации округа.
11.2. Командировочное удостоверение, в бланке которого четко формулируется цель выезда, оформляется специалистом 2 категории - инспектором по кадрам и подписывается главой округа или заместителем главы округа на основании распоряжения.
11.3. Командировочное удостоверение со всеми необходимыми отметками сдается специалисту 2 категории - инспектору по кадрам в 3-дневный срок после возвращения из командировки.
11.4. Зарубежные командировки планируются в соответствии с планом международной деятельности администрации округа. Распоряжения о загранкомандировке готовятся главным специалистом отдела промышленной политики и инвестиционной деятельности и подписываются главой округа.
13. Организация проведения совещаний аппарата
13.1. Совещания аппарата администрации округа проводятся под руководством главы округа каждый вторник месяца с 9.00 часов.
13.2. Совещания под руководством главы округа готовятся начальником управления делами, помощником главы округа, оповещение аппарата и других участников совещания возлагается на секретаря главы округа.
13.3. В аппаратном совещании участвуют заместители главы округа, начальники структурных подразделений, помощники главы округа и должностные лица, установленные главой округа. Оформление поручений по итогам аппаратного совещания осуществляет начальник управления делами.
13.4. Контроль за выполнением поручений, данных на аппаратных совещаниях, осуществляется начальником управления делами.
13.5. Совещания под руководством заместителей главы округа курируемых ими подразделений администрации округа проводятся еженедельно. Заместители главы округа самостоятельно определяют сроки и регламент проведения этих совещаний.
14. Организация работы архива
14.1. Порядок составления и утверждения сводной номенклатуры дел администрации округа, формирование дел в подразделениях и передача их в архивы структурных подразделений и архивный отдел администрации округа определяется действующими нормативными актами.
14.2. Документы, находящиеся на хранении в ведомственном архиве администрации округа, представляются сотрудникам администрации округа для работы архивным отделом.
14.3. Если документы, находящиеся на хранении в ведомственном архиве администрации округа, требуются для других организаций, то они выдаются по письменному запросу этой организации для просмотра в архивном отделе.
Выписка из этих документов заверяется начальником управления делами.
14.4. В ведомственный архив администрации округа поступают документы постоянного хранения через 2 года после завершения делопроизводством от структурных подразделений.
Хранение документов, подтверждающих трудовой стаж и заработную плату сотрудников администрации округа, осуществляют соответственно инспектор по кадрам и управление по бюджету и финансам.
14.5. Дела постоянного хранения и по личному составу аппарата администрации округа через 2 года после завершения их делопроизводством передаются в ведомственный архив. Передача документов производится в установленном порядке.
14.6. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаче в ведомственный архив не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях. По истечении срока хранения в структурных подразделениях согласно номенклатуре дел дела подлежат уничтожению в установленном порядке по акту.
15. Выполнение машинописных работ
15.1. Секретариат выполняет машинописные работы для главы округа, сотрудников аппарата администрации округа.
15.2. На документе, сдаваемом в печать, необходимо указывать:
- дату;
- количество экземпляров;
- полностью написанную фамилию исполнителя с утверждением руководителя;
- форму бланка и отметку "срочно", если есть необходимость.
15.3. Принимаются в печать документы, написанные разборчиво, чернилами (за исключением написанных зелеными, красными чернилами).
15.4. Машинописные работы, сданные в секретариат после 17.00, считаются принятыми для печати на следующий день.
15.5. Сверка отпечатанного материала производится: предварительно - оператором ПЭВМ секретариата, окончательно - исполнителем, подготовившим документ. Исправления в напечатанный материал во всех экземплярах вносятся на электронном техническом средстве.
15.6. Все документы печатаются только с разрешения начальника управления делами, за исключением документов главы округа и его заместителей.
Очередность машинописных работ определяется начальником управления делами.
15.7. Срочные материалы принимаются к исполнению немедленно и исполняются в первую очередь.
16. Копирование документов
16.1. Копирование материалов служебного характера в секретариате производится должностными лицами администрации округа самостоятельно либо по заявкам, подписанным главой округа, руководителями структурных подразделений администрации округа, за исключением тех отделов, где имеется множительная техника. В верхнем левом углу первой страницы исполнитель указывает количество экземпляров, свою фамилию, номер телефона, дату и время сдачи на копирование.
16.2. На копирование передаются первые экземпляры (оригиналы) материалов, отвечающие необходимым техническим требованиям и стандартам.
16.3. Копирование документов осуществляется с 8.00 до 13.00; с 14.00 до 17.00.
17. Оформление телеграмм и телефаксовых сообщений
17.1. Право подписи телеграмм и телефаксовых сообщений имеют глава округа, заместители главы округа, а также руководители подразделений, имеющие право переписки.
17.2. Подписанные главой округа телеграммы и телефаксовые сообщения передаются исполнителем в управление делами администрации округа для регистрации.
17.3. Если телеграмма или телефаксовое сообщение являются ответом на контрольный документ, то исполнитель обязан приложить этот документ для отметки.
17.4. Передача по телефаксу администрации округа документов от других организаций осуществляется с письменного разрешения главы округа или его заместителей.
18. Порядок соблюдения мер информационной безопасности
18.1. Разработка документов должна производиться в строгом соответствии с "Временным перечнем сведений конфиденциального характера в администрации города Советска", введенном в действие распоряжением главы администрации N 117-р от 21 апреля 2003 года.
18.2. Разработка документов, осуществляемая на ПЭВМ, должна соответствовать "Порядку соблюдения мер по технической защите информации в администрации города Советска", введенному в действие распоряжением главы администрации N 117-р от 21 апреля 2003 года.
- зарегистрированных "Для служебного пользования" дискетах;
- при работе с дискетой пользователь каждый раз перед началом работы обязан проверять ее на наличие вирусов с использованием штатных антивирусных программ, установленных на ПЭВМ, в соответствии с "Правилами по проведению антивирусного контроля...". В случае обнаружения вирусов на дискете пользователь обязан немедленно сообщать Администратору сети.
- 18.8. В процессе работы пользователю запрещается:
- осуществлять попытки несанкционированного доступа к ресурсам системы других пользователей;
- знакомиться и обрабатывать информацию, доступ к которой пользователю не предоставлен;
- оставлять дискету в ПЭВМ на время даже самого кратчайшего перерыва в работе;
- передавать дискеты лицам, непосредственно не связанным с информацией на данной дискете;
- неофициально обмениваться программным обеспечением и информационными ресурсами с другими пользователями без соответствующего разрешения начальника подразделения;
- хранить конфиденциальную информацию в виде файлов ни временно, непостоянна на сетевых ресурсах общего пользования;
- допускать работу на компьютере родственников и знакомых;
- работать во внешних сетях, в том числе в сети "Интернет" с рабочих мест, на которых обрабатывается конфиденциальная информация;
- использовать "чужие" дискеты и другие сменные носители информации без их предварительной проверки на наличие вирусов и регистрации.
19. Образцы оформления организационно-распорядительной документации
(Образец)
Российская Федерация
администрация Советского городского округа
Калининградской области
Постановление
"____" ________ 200__г. N ____
Заголовок к тексту
Текст констатирующей части постановления. Приводятся факты, послужившие основанием для издания постановления.
ПОСТАНОВЛЯЮ:
Распорядительная часть текста составляется по пунктам, каждый из которых нумеруется арабскими цифрами и начинается с красной строки, по примерной речевой модели: кому-что сделать-срок.
Пункт о контроле за исполнением постановления строится по образцу:
Контроль за исполнением постановления возложить на (наименование должности и Фамилия И.О. лица, на которое возложен контроль).
Глава
городского округа ( подпись) И.О.Фамилия
(при наличии приложений)
Приложение
к постановлению
администрации
Советского городского округа
"____" ____ 200__г. N ____
(Образец)
Российская Федерация
администрация Советского городского округа
Калининградской области
Распоряжение
"____" ________ 200__г. N ____
Заголовок к тексту
Текст распоряжения.
Глава
городского округа ( подпись) И.О.Фамилия
(при наличии приложений)
Приложение
к распоряжению
администрации
Советского городского округа
"____" ____ 200__г. N ____
(Образец)
Российская Федерация
администрация Советского городского округа
Калининградской области
(наименование структурного подразделения)
Приказ
"____" ________ 200__г. N ____
Заголовок к тексту, выраженный
отглагольным существительным в
предложном падеже, начинается
с предлога "О"
Текст констатирующей части приказа. Приводятся факты, послужившие основанием для издания приказа. Констатирующая часть приказа начинается с предлогов: В соответствии ...", "На основании...", "В связи...", "Во исполнение...", "Для...", "С целью...". Распорядительная часть начинается словом:
ПРИКАЗЫВАЮ:
Распорядительная часть текста составляется по пунктам, каждый из которых нумеруется арабскими цифрами и начинается с красной строки. Пункты формулируются по примерной речевой модели: кому-что сделать-срок.
Специальный пункт о контроле исполнения строится по образцу:
"Контроль за исполнением приказа возложить на (наименование должности и И.О.Фамилия лица, на которое возлагается контроль).
Руководитель структурного
подразделения (подпись) И.О.Фамилия
(Образец)
Российская Федерация
администрация Советского городского округа
Калининградской области
Поручение
"____" ________ 200__г. N ____
Заголовок к тексту
Текст поручения
Глава городского округа И.О. Фамилия
(образец)
Наименование организации адресата
наименование должности адресата
И.О.Фамилия
почтовый адрес
Уважаемый Имя Отчество!
Письма оформляют на бланках для писем. Письма могут быть адресованы в организацию, ее структурное подразделение, конкретному должностному лицу, руководителю организации. При направлении письма частному лицу вначале пишут адрес, затем фамилию, инициалы. Адресуя письмо нескольким получателям, адрес основной организации пишут первым, затем указывают другие. Если письмо направляют в более чем в четыре организации, то составляют список рассылки, на каждом экземпляре указывают один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.
Текст письма должен быть простым, лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Письмо освещает один вопрос. Это упрощает работу с документом (регистрация, исполнение, контроль). Несколько вопросов излагают в одном письме только, если они взаимосвязаны.
Текст письма состоит из вводной и основной частей. В вводной части указываются причины, послужившие основанием для составления письма, приводят ссылки на факты, документы и т.д. В основной части письма излагают цель: просьбу, предложение, сообщение, отказ и т.д. Письмо может состоять только из основной части. Все логические элементы письма выделяют абзацами. Письмо оформляют в трех экземплярах (факс - в двух). Первый экземпляр подготавливают на бланке и отправляют адресату, второй - направляют в дело, а третий остается для исполнителя. К тексту письма могут прилагаться документы. В этом случае после текста пишут слово Приложение, текст приложения пишут столбиком. Если приложений несколько, то их нумеруют арабскими цифрами.
Приложение: 1. Наименование приложения, кол-во листов и
экземпляров (на 2 л., в 3 экз.)
2. Наименование приложения, кол-во листов и
экземпляров.
Наименование должности лица,
подписавшего документ И.О.Фамилия
Фамилия исполнителя
и номер телефона
(образец)
Начальнику ОВД по
Советскому городскому округу
полковнику милиции
В.Е.Васюкову
ул. Ленина, 11, г. Советск,
Калининградской области
Уважаемый Василий Евгеньевич!
В соответствии с Вашим запросом, направляем Вам копии документов по
факту проверки финансово-хозяйственной деятельности МП "Жилсервис".
Приложение; Справка от 02.11.2004 г. с приложением, всего на 14 л.
Глава Советского
городского округа В.Э.Смильгин
Таранюк Л.М.
3-24-77
(образец)
ул. Красная, д. 8, кв.6,
г. Советск, Калининградская
обл.
Ивановой Т.И.
Уважаемая Татьяна Ивановна!
Ваше заявление, относительно предоставления жилой площади,
рассмотрено на жилищной комиссии администрации Советского городского
округа.
Вы состоите в списках очереди на улучшение жилищных условий при
администрации Советского городского округа 11.06.2008 года. Ваша
очередь N 1645.
Улучшить Ваши жилищные условия в настоящее время администрация
Советского городского округа не имеет возможности из-за отсутствия жилья.
Жилая площадь Вам будет предоставлена в порядке очередности.
Глава Советского
городского округа В.Э.Смильгин
Маскаева Л.Н.
3-24-35