Приложение 16. Положение об общем отделе комитета городского хозяйства администрации городского округа "Город Калининград"

Приложение 16
к распоряжению
Главы администрации
от 8 сентября 2008 г. N 338-р

Положение
об общем отделе комитета городского хозяйства администрации городского округа "Город Калининград"

I. Общие положения

1.1. Общий отдел (далее - Отдел) является структурным подразделением комитета городского хозяйства (далее - Комитет) администрации городского округа "Город Калининград" (далее - Администрация городского округа).

1.2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, законами Российской Федерации, законодательными и иными нормативно-правовыми актами Российской Федерации и Калининградской области, нормативными актами министерств и ведомств, отнесенных к их компетенции, Уставом городского округа "Город Калининград", правовыми актами органов местного самоуправления, Регламентом Администрации городского округа, Положением о Комитете и настоящим Положением.

1.3. Работой Отдела руководит начальник Отдела, непосредственно подчиняющийся председателю Комитета.

II. Задачи Отдела

Отдел решает следующие задачи:

2.1. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, контроля исполнения документов;

2.2. совершенствование форм и методов работы с документами;

2.3. построение информационно-поисковых систем контроля за исполнением документов;

2.4. сокращение документооборота;

2.5. разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию делопроизводства в Комитете;

2.6. внедрение прогрессивных технологий и документационного обеспечения на базе применения вычислительной и организационной техники;

2.7. Подготовка материалов к приему граждан по личным вопросам.

III. Функции Отдела

В соответствии с возложенными задачами Отдел осуществляет следующие функции:

3.1. прием, учет, отправка и хранение документов, поступивших в Комитет;

3.2. доклад поступивших документов и передача их на исполнение в соответствии с указаниями председателя Комитета;

3.3. ведение и оформление дел;

3.4. выдача исполнителям документов и дел для работы;

3.5. контроль за соблюдением исполнителями правил хранения документов, обращения с ними, а также за своевременным возвращением их в делопроизводство;

3.6. подготовка и передача служебных документов в архив, а также отбор и уничтожение документов с истекшими сроками хранения в соответствии с номенклатурой дел Комитета;

3.7. учет, хранение и выдача бланков Администрации городского округа;

3.8. контроль исполнения документов и поручений в Комитете;

3.9. анализ хода выполнения документов и поручений;

3.10. организация в Комитете и управлениях Комитета приема граждан по личным вопросам;

3.11. ведение и учет карточек приема граждан по личным вопросам;

3.12. контроль выполнения поручений по приему граждан по личным вопросам;

3.13. осуществление иных функций в соответствии с поручениями руководства Комитета.

IV. Права

Отделу для осуществления функций, предусмотренных разделом 3 настоящего Положения, предоставляются следующие полномочия:

4.1. возврата исполнителям на доработку документов, подготовленных с нарушением Регламента, со ссылкой на конкретные нарушения;

4.2. представления председателю Комитета предложений о применении мер административного воздействия к исполнителям, нарушивших установленные сроки и правила оформления документов в соответствии с Регламентом Администрации городского округа

4.3. проведения проверки состояния дел по организации делопроизводства в структурных подразделениях Комитета с доведением итогов проверки до председателя Комитета для принятия соответствующих мер;

4.4. внесения предложений по совершенствованию форм и методов работы с документами;

4.5. подготовки проектов приказов председателя Комитета по основной

V. Структура отдела

5.1. Отдел состоит из:

- начальника отдела;

- главных специалистов;

- ведущих специалистов.

5.2. На период временного отсутствия (отпуск, болезнь, командировка и т.п.) обязанности начальника Отдела исполняет один из главных специалистов Отдела, назначаемый распоряжением главы Администрации городского округа по рекомендации первого заместителя главы администрации, председателя Комитета.

ГАРАНТ:

Нумерация разделов приводится согласно источнику

IV. Ответственность

6.1. Начальник Отдела несет персональную ответственность за выполнение задач, возложенных на Отдел, в соответствии с должностной инструкцией.

6.2. Сотрудники отдела несут ответственность:

- за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, нарушение требований действующего законодательства, положений Устава городского округа "Город Калининград", Регламента администрации;

- за качество и сроки исполнения документов, полученных на исполнение;

- за несоблюдение служебной тайны;

- за несоблюдение ограничений, связанных с муниципальной службой;

- за сохранность и правильную эксплуатацию закрепленной за Отделом оргтехники.